Solicitud de títulos Ordenes de Compra

Transcripción

1 Solicitud de títulos Ordenes de Compra TEMAS: 1. Cuentas de Administrador 2. Códigos de fondos 3. Solicitud de título único a través de Búsqueda Avanzada 4. Solicitud de múltiples títulos a través de diferentes búsquedas, utilizando la Lista de trabajo (Working List) 5. Importación desde Excel de listas de títulos a solicitar, a través de la Lista de trabajo (Working List) 6. Solicitud de títulos por temas/editorial 7. Creación de perfiles para nuevas alertas de títulos 8. Recomendaciones 01/03/2011

2 1. Cuenta de Administrador Primero, es necesario que inicie sesión en su cuenta de estante personal. Si Ud. no tiene una cuenta, por favor seleccione la opción Crear una cuenta. Después de crear una cuenta en la plataforma e libro, por favor escribir a: soporte@e libro.com y/o ayuda@e libro.com para solicitar la habilitación como usuario administrador, informando el nombre de usuario creado y la url de acceso a e libro. 01/03/2011 2

3 Puede elegir dos opciones de permisos administrativos: ÓRDENES: que le permitirá buscar títulos y hacer pedidos. RECOMENDACIONES: que le permitirá realizar búsquedas de títulos, crear listas para recomendar pero no podrá realizar la orden final para solicitar los títulos. Cuando inicie sesión con una cuenta de Administrador, aparecerá una nueva solapa llamada Admin 01/03/2011 3

4 2. Códigos de fondos El uso de la opción de Código de Fondos es completamente opcional. Si se implementa, puede resultar útil para administrar los presupuestos para diferentes bibliotecas de la misma institución. Para visualizar un resumen de sus códigos de fondos seleccionar la solapa Admin y luego la opción Fund Code Para agregar un nuevo Código de Fondo hacer clic en la opción Add Fund Code Los códigos de fondos no pueden ser eliminados pero pueden ser suspendidos en cualquier momento. 01/03/2011 4

5 3. Solicitud de título único a través de Búsqueda Avanzada Seleccionar la solapa Admin y luego la opción Acquisition. Tildar la opción Perpetual Access (purchase), y presionar el botón Advanced Search. Seleccionar Title del cuadro desplegable, e ingresar el nombre del título, luego presionar la opción Search ebrary. También se puede hacer búsqueda por material, campo clave, editorial, año de publicación, etc. Se pueden realizar hasta 9 combinaciones de búsquedas. 01/03/2011 5

6 Por defecto está configurado solamente para hacer búsquedas en los títulos ya comprados o suscriptos. Si desea incluirlos entre los resultados de la búsqueda, cambiar la opción a All. Los títulos adquiribles están marcados con el símbolo: $ Los títulos que ya son de su propiedad no estarán marcados. 01/03/2011 6

7 Seleccionar Long para ver la información del precio Hacer clic sobre el título para ver el contenido 01/03/2011 7

8 Tildar el título, luego hacer clic en Prepare to Order Selection: Luego hacer click en Order available documents: Si ha elegido incluir en la búsqueda títulos que ya son de su propiedad, estos serán automáticamente descartados de la orden en esta etapa. En la próxima pantalla puede modificar el nombre de la orden y seleccionar un Código de Fondo en caso de estar utilizando alguno: 01/03/2011 8

9 Especificar el tipo de licencia, y luego hacer clic en Review Order: Continuar presionando el botón Submit Order: Todas las órdenes pueden ser revisadas en la solapa Orders. La orden que tiene un estado Open significa que todavía no ha sido presentada; cuando la orden se presenta cambia al estado submitted. Poco tiempo después cambiará al estado Approved, lo cual indica que tiene acceso al título y puede descargar el registro MARC desde el sitio de reportes. 01/03/2011 9

10 4. Solicitud de múltiples títulos a través de diferentes búsquedas, utilizando la Lista de trabajo (Working List) Elegir la solapa Search y luego List: Seleccionar todos los títulos con Select All, y luego el botón Remove Selection from working list: 01/03/

11 Ahora la lista de trabajo (working list) está vacía: Ir a la solapa Admin, seleccionar Acquisition, y buscar por título en la búsqueda avanzada: Tildar el título elegido y agregarlo a la lista de trabajo, presionando el botón Add Selection to Working List Hacer una nueva búsqueda tildar los títulos otra vez, y presionar el botón Add Selection to Working List 01/03/

12 Una vez que haya agregado todos los títulos, regresar a la solapa Search >> List: Seleccionar títulos, y luego para preparar la orden hacer clic en Prepare to Order selection y seguir las indicaciones especificadas anteriormente para el proceso de pedido 01/03/

13 5. Importación desde Excel de listas de títulos a solicitar, a través de la Lista de trabajo (Working List) Primero, limpiar la lista de trabajo. Luego, seleccione Import/Export: Copie y pegue la lista de los ISBNs (ISBN papel o ISBN digital) desde su hoja de trabajo Excel, luego seleccione Import: Cuando termine, regrese a la lista de trabajo presionando el botón Return to Working List: 01/03/

14 Para solicitar todos, hacer clic en la opción Select All, luego Prepare to Order Selection y proceda con el proceso de pedido explicado arriba. 01/03/

15 6. Solicitud de títulos por temas/editorial Elegir la solapa Admin >> Acquisition. Tildar la opción Perpetual Access, luego presionar la opción Find by Subject. Seleccionar las materias deseadas, y luego la opción Show Publishers: Usamos clasificación de la Biblioteca del Congreso LC Call. 01/03/

16 Seleccionar las editoriales de su interés o seleccionar todas las editoriales con Select All. Luego hacer clic en Filter para más opciones. Se pueden agregar más opciones de filtrado en la búsqueda avanzada, por ejemplo: Fecha de publicación y precio. Luego seleccionar Show Documents. 01/03/

17 Desde aquí, se pueden seleccionar los títulos que se desean comprar, seleccionar Prepare to Order Selection y luego proceder con el proceso de solicitud ya mencionado. 01/03/

18 7. Creación de perfiles para nuevas alertas de títulos Después del paso 5, cuando se ha llegado a su lista de títulos, también puede optar por guardar la búsqueda realizada y crear un perfil con todos esos títulos. Seleccionar todos los títulos y elegir la opción de la derecha Save Selection to Profile. Ingresar el nombre del perfil e indicar la frecuencia con la que quiere recibir los mails de actualización. 01/03/

19 8. Recomendaciones Los usuarios administradores con el derecho de Recomendación (Recommender) pueden crear listas y enviarlas a sus superiores para revisión. Por ejemplo: Primero, el Recomendador necesita seguir los pasos para limpiar la lista de trabajo (arriba descriptos), luego buscar los títulos y agregarlos a la lista de trabajo. Cuando se obtiene la lista de títulos definitiva, se deberá elegir la opción Select all y luego la opción Import/Export, y luego Export nuevamente para exportar la lista a Excel, y enviarla vía e mail a su superior. 01/03/

20 A continuación el Recomendador puede seleccionar todo (Select all ) y preparar la solicitud con la opción Prepare to Order Selection. Tener en cuenta que El Recomendador no podrá colocar la orden, hacer el pedido. 01/03/

21 En cambio el Comprador puede acceder y autenticarse en el sistema e ir a la solapa Admin >> Orders, ver la orden abierta, borrar títulos y hacer cambios en la licencia, y luego solicitar la orden, pero no podrá agregar títulos. Otra opción es utilizar perfiles. Primero el Recomendador busca los títulos a través de Admin >> Acquisition >> Advanced Search. Luego selecciona el título de opción y elige Save Selection to Profile, y crea un perfil con sus recomendaciones: Se puede convertir la lista de títulos a órdenes, a través de la adhesión de dichas listas a la lista de trabajo (Working List). Cuando se obtiene la lista definitiva, se puede exportar, y luego añadirla al perfil para su recomendación: 01/03/

22 Pueden agregar estos títulos a su perfil de títulos para recomendar: El Administrador puede ingresar al sistema y encontrar las recomendaciones dentro de los perfiles guardados Admin >> Profile. El Usuario Administrador puede seleccionar el perfil y revisarlo a través de la opción View Collection. 01/03/

23 Desde aquí se pueden realizar cambios, eliminando o agregando títulos. Cuando se desea enviar la orden, se deberá seleccionar Select All o seleccionar los títulos elegidos individualmente, luego presionar el botón Prepare to Order selection y continuar con el proceso de solicitud de orden. Los títulos solicitados no desaparecen automáticamente del perfil. Para eliminarlos, el Usuario Administrador deberá ingresar al perfil a través de la solapa Admin >> Profile, elegir el perfil deseado y luego ir a la opción View Collection. Si esto se realiza inmediatamente después de enviar la orden, la selección original de títulos que fueron ordenados seguirá estando allí ya sean todos los títulos o los títulos seleccionados. Por último bastará seleccionar Remove Selection from Profile y solo los títulos no ordenados se mantendrán en el perfil. 01/03/

24 Cualquier duda o problema escribir a: soporte@e libro.com y ayuda@e libro.com 01/03/