Proyecto de Manual de Programación y Presupuestación de las Direcciones del CPTM en el Exterior PRIMERA VERSIÓN

Transcripción

1 Proyecto de Manual de Programación y Presupuestación de las Direcciones del CPTM en el Exterior PRIMERA VERSIÓN CONTENIDO I. INTRODUCCION II. OBJETIVO III. ÁMBITO DE APLICACIÓN IV. OBJETIVO DE LAS DIRECCIONES DEL CPTM EN EL EXTERIOR V. PROGRAMA DE TRABAJO VI. PRESUPUESTO VII. RESPONSABILIDADES, FACULTADES Y OBLIGACIONES 1

2 I. INTRODUCCION Las Direcciones del CPTM en el Exterior tienen entre sus funciones el apoyar las acciones de promoción turística del CPTM, de los Gobiernos Estatales, sus destinos y de la industria nacional en los principales mercados emisores, constituyendo un medio de comunicación y vínculo promocional entre los socios comerciales en el exterior y las empresas prestadoras de servicios y productos turísticos. Para el logro de este objetivo, las Direcciones realizan las siguientes acciones: Generar información de mercadeo e indicadores duros de resultados para sus áreas de cobertura asignada. Detectar oportunidades de promoción y negocio. Negociación, seguimiento y evaluación de programas de publicidad cooperativa. Participan en el desarrollo de estrategias integrales por categoría de producto, a través de una especialización regional. Ejecutar campañas de promoción de venta en sus regiones y participar en ferias internacionales, trade shows, caravanas, muestras gastronómicas, presentaciones en congresos y convenciones, viajes de familiarización y otros eventos. El CPTM cuenta con 17 Direcciones en el Exterior y una Representación en los 4 principales mercados del interés de México, las cuales están distribuidas de la siguiente forma: Norteamérica: Chicago, Houston, Los Ángeles, Miami, Montreal, Nueva York, Toronto, Vancouver,. Latinoamérica: Argentina, Brasil, Chile Europa: Alemania, España, Francia, Italia y Reino Unido. Asia: Japón y China. II. OBJETIVO Establecer un marco normativo que establezca los criterios para la formulación de los presupuestos de las Direcciones del CPTM en el Exterior. III. AMBITO DE APLICACIÓN Este Manual deberá aplicarse en todas las Direcciones y Oficinas de Representación de CPTM en el Exterior. IV. OBJETIVO DE LAS DIRECCIONES DEL CPTM EN EL EXTERIOR Objetivo General: Dirección Regional Conforme el Manual de Organización del CPTM, en vigor a partir del 1º de Diciembre de 2006, los objetivos de las Direcciones Regionales son: Potenciar y multiplicar la presencia de los atractivos y servicios turísticos de nuestro país en el ámbito internacional, mediante la coordinación efectiva de las campañas de publicidad institucional y cooperativa, de relaciones públicas, de mercadeo directo y telemercadeo, de la participación en ferias, congresos y convenciones, y de la ejecución de oportunidades promocionales, caravanas, viajes de familiarización, seminarios de capacitación, entre otros. 2

3 Dirección Conforme el Manual de Organización del CPTM, en vigor a partir del 1º de Diciembre de 2006, los objetivos de las Direcciones Regionales son: Contribuir a potenciar y multiplicar la presencia de los atractivos y servicios turísticos de nuestro país en el ámbito internacional, mediante la supervisión efectiva de las campañas de publicidad institucional y cooperativa, de relaciones públicas, de mercadeo directo y telemercadeo, de la participación en ferias, congresos y convenciones, y de la ejecución de oportunidades promocionales, caravanas, viajes de familiarización, seminarios de capacitación, entre otros. V. PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL Los Programas de Trabajo anuales estarán conformados por tres elementos: a) Documento con los Objetivos, Metas y Estrategias para el año, b) Los presupuestos por partidas, incluyendo la relación de las actividades que desarrollarán las Direcciones del CPTM en el Exterior en el año, y c) Las fichas técnicas de cada actividad. VI. PRESUPUESTO Los presupuestos se cotizarán en dólares americanos, al tipo de cambio que determine la Subdirección General de Administración, por conducto de la Dirección de Recursos Financieros. Todos los presupuestos deberán integrarse en el documento Formato de Presupuesto de las D.E. (Anexo 1) y deberán ser firmados en original por el Director Titular de cada una de las Oficinas del CPTM en el Exterior. Los presupuestos deberán ser acompañados de las Fichas Técnicas (Anexo 2), mismas que deberán llenarse con los datos solicitados. Posteriormente, una vez autorizado el presupuesto de cada una de las Direcciones del CPTM en el Exterior, se deberán remitir las Fichas Técnicas en original, debidamente firmadas en cada una de sus hojas, así como por correo electrónico. Es importante mencionar que las Fichas Técnicas deberán coincidir en términos de fechas, nombres de los eventos y presupuestos por partida (Exposiciones), 3811 (Pasajes Nacionales), 3813 (Pasajes Internacionales), 3817 (Viáticos Nacionales), 3819 (Viáticos en el Extranjero), a fin de que coincidan plenamente con el presupuesto de cada Dirección. Las partidas presupuestales que utilizarán las Direcciones del CPTM en el Exterior, serán exclusivamente las siguientes: 3805 (Exposiciones), 3807 (Gastos de Oficina), 3811 (Pasajes Nacionales), 3813 (Pasajes Internacionales), 3817 (Viáticos Nacionales), 3819 (Viáticos en el Extranjero). A continuación se describen algunos aspectos a considerar relacionados con cada una de las partidas para la elaboración de los presupuestos. Es conveniente referirse a la Instrucción de Trabajo Transferencia de Recursos y Comprobación de gastos de las Oficinas en el Exterior, para tener la descripción precisa de estas partidas: Igualmente, es necesario considerar el oficio número SGA/312/2006 de fecha 30 de marzo de ese año, mediante el cual se notifican los lineamientos que definen los conceptos de gasto que podrán ejercerse con cargo a la partida 3805 Exposiciones, ya que es la utilizada por las Direcciones en el Exterior. Partida 3805 (Exposiciones): Esta partida se refiere a las asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se contrate con personas físicas y morales para la instalación y sostenimiento de exposiciones y cualquier otro tipo de muestra análoga o de características similares, que se organicen en 3

4 cumplimiento de lo previsto en los programas de las dependencias y entidades, o con motivo de las atribuciones que les corresponden. En esta partida se podrán incluir los siguientes conceptos: Ferias Internacionales: Evento promocional cuyo objetivo es promover México, sus destinos y productos turísticos, así como la oferta turística a mayoristas y tour-operadores entre los participantes a dicho evento. Para la participación en Ferias contempladas en el Programa Anual de Ferias Internacionales a cargo de la Dirección de Ferias y Eventos, las Direcciones en el Exterior no deberán presupuestar los conceptos de piso, montaje y desmontaje. En este caso, solamente se presupuestarán las actividades relativas a la decoración del pabellón, la organización de eventos colaterales que apoyen la visita de un mayor número de asistentes al Pabellón Institucional. Respecto a las Ferias Internacionales que realicen totalmente las Direcciones del CPTM en el Exterior, con la organización integral de un pabellón o stand de México se considerarán los gastos inherentes a su propio desarrollo integral del evento. Viajes de Familiarización: Organización de Viajes hacia algún destino de México, dirigido a touroperadores, mayoristas, agencias de viajes o prensa especializada, de los mercados a cargo de cada Dirección del CPTM en el Exterior, cuyo principal objetivo sea el de promover México en general, así como sus productos y servicios turísticos. Estos viajes se coordinan con los Gobiernos de los Estados de la República Mexicana y la industria turística nacional. Para esta actividad, deberán considerarse los viáticos y pasajes del personal de la Dirección del CPTM que vaya a acompañar el viaje, en su caso, conforme a las Políticas para la Solicitud y Comprobación de Viáticos y Pasajes. No se podrá pagar ningún gasto de viáticos o pasajes de los integrantes del viaje de familiarización. Caravana: Evento de promoción que se realiza en diversos lugares sede, por la industria turística nacional y/o los Gobiernos de los Estados de la República Mexicana y cuyo objetivo principal es exponer los destinos y productos turísticos entre los touroperadores, mayoristas, agencias de viajes y consumidor de las ciudades o países visitados. Trade show: Evento local de tipo promocional de la actividad turística, dirigido a un segmento en especial o al publico en general, cuyo objetivo principal es promover alguna categoría de producto, segmento de mercado o producto específico. Seminario: Curso de capacitación diseñado para touroperadores, mayoristas y agencias de viajes de la localidad o área de circunscripción, cuyo objetivo principal es brindar instrucción y adiestramiento a dichos agentes, acerca de nuevos productos y destinos turísticos que ofrece el país, de las acciones de coyuntura que incrementan la competitividad de México respecto de otros mercados. El evento puede ser promovido por la industria turística nacional para incentivar la venta de sus productos. Muestra Gastronómica: Evento que se organiza o participa con el objeto de promover, mediante la degustación de los platillos típicos mexicanos, la cultura de México, particularmente destinos tradicionales o nuevos productos. Dichos eventos pueden ser organizados por las Direcciones del CPTM en el exterior o participar con diversos apoyos tales como la convocatoria de destinos turísticos mexicanos, invitación a socios comerciales, industria y prensa y puede ser organizado por terceros. 4

5 Promoción en los medios de comunicación: Se refiere a contacto o reuniones con representantes de los medios de comunicación especializados en materia turística a los que se les proporciona material informativo de México, sus destinos y productos turísticos en general y se comentan aspectos de coyuntura y oportunidad para los viajeros o turistas para que visiten México. Se incluyen actividades tales como la coordinación y organización de entrevistas, reportajes y entrega de materiales (electrónicos e impresos) de los destinos y productos turísticos de México. Reuniones con la Industria: Se refiere a los gastos relativos a la organización de las reuniones con tour-operadores, directivos de la industria, representantes de autoridades relacionadas con la actividad turística, tales como: renta de salones, equipo audiovisual, alimentos, entre otros. Adicionalmente se podrán considerar los gastos de alimentos en restaurantes y transporte local con motivo de reuniones de trabajo con miembros de la industria turística. El monto mensual a presupuestar es fijo y será aprobado por la SGO. Este monto no puede ser acumulado, ni sobregirado al mes. Presentaciones en Congresos y/o Convenciones: Impartición de pláticas, conferencia con o sin apoyo visual se realizan los Funcionarios de las Direcciones del CPTM en el Exterior, en el marco de Congresos y/o Convenciones de gremios o asociaciones especializadas que se vinculan con la actividad turística, en los que se promueve México, sus destinos y productos turísticos. Otros Eventos: Son aquellos eventos que no se cataloguen con las características de las descripciones antes señaladas y que va en concordancia con los objetivos establecidos en el Programa de Trabajo de la Dirección del CPTM en el Exterior, pero que tampoco se identifique con las actividades programables sustantivas que sistemáticamente realizan las oficinas en el exterior. Reuniones de Consejos Asesores: Para la celebración de estas reuniones se presupuestarán los siguientes rubros: renta de salones, equipo audiovisual, alimentos, entre otros. En caso de las Direcciones Regionales, podrán incorporar viáticos y pasajes para asistir a las Reuniones de los Consejos Asesores en las Ciudades o Países en donde se encuentren las Direcciones del CPTM de su Región. En caso de que alguno de los eventos de la partida 3805 requieran de las partidas de viáticos y pasajes (nacionales e internacionales), deberá indicarse el título o nombre del evento exactamente de la misma forma que se denominó en la partida 3805, incorporando a que número de evento de la partida 3805 esta asociado el pasaje o viático respectivo. Apoyos a eventos: En algunos casos los eventos realizados requieren apoyo de personal externo para participar en la organización y desarrollo de los mismos. En estos casos, se deberá presupuestar el monto del apoyo requerido siguiendo los siguientes criterios: 1) No se deberá solicitar el apoyo a las mismas personas en varios eventos consecutivos. 2) La gratificación que se otorgue no deberá rebasar los montos que serán establecidos por la SGO. 3) Deberá solicitarse el apoyo preferentemente y principalmente de personas de nacionalidad mexicana que se encuentren en la zona por estudios, trabajo temporal u otra causa Gastos de Oficina: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos que requieran las oficinas para el desarrollo de sus funciones. Comprende gastos tales como: arrendamientos, reparaciones de muebles servicio 5

6 postal y telefónico, entre otros. Esta partida no deberá rebasar el 40% del presupuesto total anual de la oficina en el exterior. Para la elaboración del presupuesto de la partida, se podrán considerar, entre otros, los conceptos señalados en el siguiente cuadro, de tal forma que se encuentren incorporados todos los conceptos de gasto de las oficinas en alguno de estos rubros. No. CONCEPTO 1 Adquisición consumibles y accesorios equipo cómputo 2 Adquisición de Material de limpieza 3 Adquisición de Material didáctico y apoyo informativo 4 Adquisición de Papelería y útiles de oficina 5 Arrendamiento de bodega 6 Arrendamiento de Mobiliario y Equipo 7 Arrendamiento de oficinas 8 Gastos menores 9 Seguro daños a terceros 10 Seguros de bienes patrimoniales 11 Servicios de Fletes y maniobras 12 Servicio de comunicación telefonía celular 13 Servicio de comunicación telefónica convencional 14 Servicio de comunicaciones internet 15 Servicio de fotocopiado e impresión 16 Servicio de limpieza 17 Servicio postal y mensajería 18 Servicios bancarios y financieros 19 Servicios básicos (agua, drenaje, gas y electricidad) 20 Servicios de cafetería y agua en la oficina 21 Servicios de Mantenimiento de oficina 22 Servicios de Mantenimiento de equipo 23 Servicios de soporte de informática 24 Suscripciones y adquisición de revistas y publicaciones Gastos Menores: Se deberá contemplar bajo este concepto, las adquisiciones o pagos menores de bajo costo y pago inmediato, por ejemplo: papelería, fotocopias, etc. (Menores a 100 dólares americanos), tal como lo indica el documento denominado Instrucción de Trabajo: Transferencia de Recursos y la Comprobación de Gastos de las Oficinas en el Exterior (Pasajes Nacionales): Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte de comisiones oficiales temporales dentro del país (México) en ligares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios usuales, de servidores públicos de mando de las dependencias y entidades, en cumplimiento de la función pública. 6

7 3813 (Pasajes Internacionales): Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales fuera del país (México) en lugares distintos a los de su adscripción, por cuales quiera de los medios usuales, de servidores públicos de las dependencias y entidades, cuando el desempeño de sus labores o comisiones lo requieran en cumplimiento de la función pública (Viáticos Nacionales): Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de servidores públicos de las dependencias y entidades, en el desempeño de comisiones temporales dentro del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción (Viáticos en el Extranjero) Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de servidores públicos de las dependencias y entidades, en el desempeño de sus labores y comisiones temporales fuera del país (México), en lugares distintos a los de su adscripción. Presupuesto Anual Autorizado: Importe Anual asignado a las Direcciones del CPTM en el Exterior al inicio de cada ejercicio para el desarrollo de sus actividades, integrado por las partidas antes mencionadas. Otros aspectos a considerar para la elaboración del presupuesto: Oportunidades Promocionales: Este rubro no se deberá contemplar en el presupuesto de las Direcciones del CPTM en el Exterior, ya que las Oportunidades Promocionales están sujetas a los lineamientos establecidos en el documento Procedimiento para Atender las Oportunidades Promocionales por las Direcciones del CPTM en el Exterior. (11 dic 2006) Reuniones de Directores del CPTM en el Exterior: Para esta actividad, sólo se presupuestarán los viáticos y pasajes del personal que asistirá a las Reuniones de referencia. Se recomienda considerar 3 (tres) reuniones en México, incluyendo la celebrada en el marco del Tianguis Turístico y 2 (dos) a nivel Regional. Reuniones Regionales para Directores por Mercado: Para esta actividad, sólo se presupuestarán los viáticos y pasajes del personal que asistirá a las Reuniones de referencia. Los Pasajes y Viáticos se deberán considerar en las respectivas partidas Internacionales con un máximo de 3 días de viáticos. VII. RESPONSABILIDADES, FACULTADES Y OBLIGACIONES Las responsabilidades, facultades y obligaciones se encuentran definidas en el los diferentes documentos normativos del CPTM: Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A de C.V. (16 mayo 2003) Instrucción de Trabajo para la transferencia de Recursos y Comprobación de Gasto de las Oficinas en el Exterior (1 septiembre 2006) Manual de Organización del Consejo de Promoción Turística de México, S.A de C.V. (1 diciembre 2006). La Subdirección General de Administración informará a la Subdirección General de Operación el Techo Presupuestal para la operación de las Direcciones del CPTM en el Exterior. 7

8 La Subdirección General de Operación notificará a las Direcciones del CPTM en el Exterior del Techo Presupuestal para la elaboración de los Presupuestos por partidas con base a los Lineamientos establecidos para tal efecto. Las Direcciones Regionales del CPTM ene. Exterior coordinarán la integración del Programa Anual y propondrán los presupuestos por programa de las Direcciones del Consejo en el Exterior de su circunscripción, con base a las necesidades de cada una de las Direcciones del CPTM en el Exterior. Las Direcciones del CPTM en el Exterior propondrán a su Dirección Regional correspondiente, el presupuesto por programa bajo su encargo. Los Asistentes Técnicos Administrativos de las Direcciones del CPTM en el Exterior integrarán el Programa Anual de Trabajo, así como el presupuesto de la Dirección a la que pertenecen. La Unidad de Enlace con el Exterior integrará los presupuestos de las Direcciones del Consejo en el Exterior, con base en los techos presupuestarios que determine la Dirección de Recursos Financieros. Con los presupuestos analizados y revisados se procederá a obtener las autorizaciones de los mismos, conforme al numeral 5. RESPONSABILIDADES del documento denominado Instrucción de Trabajo: Transferencia de Recursos y la Comprobación de Gastos de las Oficinas en el Exterior. Una vez autorizados los presupuestos, se remitirán a la Subdirección General de Administración y a las Direcciones del CPTM en el Exterior con el objeto de dar seguimiento en el ámbito de las competencias respectivas. 8

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