CARTA SOBRE ASPECTOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 CARTA SOBRE ASPECTOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO Sr. Presidente de SOCIEDAD DEL ESTADO CASA DE MONEDA Av. Antártida Argentina 2085 Ciudad Autónoma de Buenos Aires La AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en su carácter de auditor externo independiente, efectuó la auditoría de los Estados Contables de SOCIEDAD DEL ESTADO CASA DE MONEDA correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2007, emitiendo el relativo Informe del Auditor con fecha 31 de agosto de Adicionalmente, de la citada auditoría han surgido observaciones y recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativos-contables y de control interno que hemos considerado informar a Uds. para su conocimiento y acción futura. 1 -ALCANCE DEL TRABAJO Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante Resolución Nº 145/93 las cuales, en su conjunto, son compatibles con las aprobadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. 1

2 Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por SOCIEDAD DEL ESTADO CASA DE MONEDA no tuvo como objetivo principal el análisis de su sistema de control interno, ya que nuestra revisión no fue planificada con el propósito de un minucioso estudio y evaluación de ninguno de los elementos del referido sistema y no fue realizada con el objetivo de brindar recomendaciones detalladas o de evaluar la idoneidad de la estructura de control interno de la Sociedad para evitar o detectar errores o irregularidades. El trabajo desarrollado ha consistido básicamente en evaluar los controles que tienen efecto sobre la información contable-financiera generada por el ente y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables. En función de los objetivos definidos, el contenido de este informe respecto a la evaluación del control interno cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen, y por lo tanto no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar. 2 -OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 2.1. SURGIDAS EN EJERCICIOS ANTERIORES Créditos y Pasivos Consolidados Ley Nº Si bien se ha continuado realizando gestiones ante el Ministerio de Economía y Producción, la Sociedad no ha concluido aún las negociaciones relativas a la entrega de bonos de consolidación que efectivicen su crédito con algunas provincias y/o que posibiliten su compensación con los 2

3 pasivos consolidados (el crédito consolidado a valor histórico contabilizado asciende a $ ,38, siendo su valor técnico en bonos de consolidación de $ ,82, mientras que el pasivo consolidado contabilizado a valor histórico es de $ ,15 y su valor técnico de $ ,43) Las últimas notas remitidas al respecto por la Sociedad son la Nº 176/08 del 28/03/2008, la Nº 154/09 del 18/03/09 y la Nº 187/09 de fecha 08/04/2009. Continuar las gestiones ante el Ministerio de Economía y Producción a fin de obtener la entrega de los correspondientes bonos de consolidación. Asimismo, gestionar la posible compensación de esos créditos con los pasivos consolidables que mantiene la Sociedad en el marco de la Ley Nº Accesorios y Repuestos La Sociedad constituyó durante el ejercicio 2003 para estos rubros una previsión por desvalorización, habiendo sido incrementada en los ejercicios 2004, 2005, 2006 y 2007 por un monto poco significativo. La respuesta de la Gerencia de Producción a la nota de fecha 20/11/06 de la Gerencia de Administración y Finanzas solicitando un análisis del estado de los artículos que componen este rubro sólo cita que dicho análisis continúa siendo de aplicación a esa fecha. 3

4 Mediante la nota Nº 185/08 del 09/04/2008, la Sociedad comunicó que realizará una revisión a efectos de determinar que artículos aún pueden utilizarse o si algunos de ellos deben ser dados de baja por obsoletos o por no tener posibilidad de uso. Posteriormente por nota N 318/09 del 12/06/09 se informa que dado la cantidad de Accesorios y Repuestos que posee la Sociedad continúan con la revisión correspondiente a efectos de detectar aquéllos que puedan ser dado de baja. Realizar una revisión periódica de la composición del presente rubro a fin de identificar factores que determinen la constitución de la pertinente previsión por desvalorización u obsolescencia, aplicando a tal efecto un criterio homogéneo y que tenga en cuenta, además de la antigüedad, otros parámetros tales como obsolescencia, cantidades en existencia y efectiva posibilidad de utilización Gestión Cobranza de Créditos Créditos Decretos 1652/86 y 404/90 y Deudores Comunes Atento la antigüedad de los créditos enmarcados en dichos decretos y por los cuales no se habría iniciado oportunamente los trámites de consolidación ante el Ministerio de Economía, se requirió opinión mediante MEMO Nº 11 del a la Gerencia de Asuntos Jurídicos para que evaluara la efectiva recuperabilidad de los mismos. De acuerdo a la respuesta suministrada por dicha Gerencia... los créditos encuadrados en los Decretos 1652/86 y 404/90 se deben 4

5 considerar incluidos en los trámites de consolidación, por los montos en los cuales esta Sociedad del Estado asume el papel de acreedores.... La Sociedad informó que con fechas y se reiteró una nota remitida al Ministerio de Economía de fecha solicitando que se agreguen las acreencias correspondientes a los Decretos 1652/86 y 404/90 por $ ,02 (estos créditos se hallan previsionados en un 100%). La última nota remitida fue la N 187 del 08/04/09. Asimismo, se verifica el mantenimiento de créditos impagos desde hace varios ejercicios, siendo los principales los que se detallan a continuación: Cliente Importe $ Ministerio Relaciones Exteriores ,79 ANSES ,83 Ministerio del Interior ,00 Estos créditos, si bien se hallan previsionados en un 100%, no son objeto de acciones que posibiliten su recupero parcial o total. Continuar impulsando las acciones necesarias para el recupero de las acreencias encuadradas en los decretos 1652/86 y 404/90 y de saldos antiguos de Deudores Comunes. Sobre la base del resultado de las mismas replantear, de corresponder, la previsión por incobrabilidad constituida oportunamente por la Sociedad. 5

6 Previsión para Juicios Los informes del Departamento Jurídico en muchos casos no incluyen una estimación de la posible obligación final (intereses resarcitorios y/o punitorios, multas y gastos judiciales), como así tampoco la descripción de cualquier pasivo contingente que comprenda una reclamación potencial y sus efectos para la Sociedad. Esta información es relevante para el reflejo de situaciones contingentes en los estados contables de la Sociedad de acuerdo con las normas profesionales en la materia. Los informes del Departamento Jurídico debieran informar el estado de la situación de las causas, con una estimación de la obligación final y la descripción de cualquier pasivo contingente que comprenda una reclamación potencial y otros efectos sobre las actividades de la Sociedad y/o su situación financiera Construcciones Taddia SA Dentro del saldo de las cuentas Anticipo a Proveedores y Obras en curso se encuentran incluidos los importes de $ ,86 y $ ,82 respectivamente, correspondientes a pagos efectuados hasta el año 1999 a la firma Construcciones Taddia SA por diversos trabajos 6

7 efectuados en el ámbito de SECM, los cuales, transcurridos más de 8 años, seguirían inconclusos. Se trata de una obra de remodelación total de l local de acuñación con la finalidad de la instalación de una máquina impresora por la cual la Sociedad, conforme lo convenido, integró en concepto de anticipo financiero el 40% del precio estipulado en la orden de compra, pese a lo cual el constructor incumplió con la realización de la obra en un porcentaje estimado en un 74%, y a consecuencia de ello, la impresora no pudo ser instalada por esta vía, por lo que se reclamó el cobro de las garantías otorgadas por el anticipo incumplido y por la parte proporcional de la garantía de adjudicación (se cumplimentaron las obras civiles que apenas alcanzan el 26% del total encomendado, mientras que las instalaciones eléctricas y termomecánicas que constituyeron el grueso de la contratación no fueron realizadas). La obra está sin concluir por el proveedor, no obstante ello SECM realizó por su cuenta algunos trabajos para poder instalar la impresora en cuestión. En los estados contables al 31 de diciembre de 2007 estos saldos no han sido objeto de regularización mediante previsión (incobrables/desvalorización), a la espera de la resolución de la situación legal y de la conclusión de las obras. En relación a las acciones legales contra Construcciones Taddia S.A. por daños y perjuicios ocasionados a Casa de Moneda por incumplimiento de contrato, se ha solicitado se la condene a pagar una suma aproximada de $ ,-. El proceso se encuentra en período de prueba y cabe resaltar que la Empresa está en estado de quiebra. En función de los acreedores ya verificados en el proceso, el cobro de la acreencia de Casa de Moneda es altamente improbable. En estricta relación con Taddia S.A. y sobre la base de las pólizas de caución de los anticipos recibidos y la adjudicación de la obra, Casa de Moneda ha demandado el cobro de $ ,77 a la Cooperativa de Seguros Navieros Ltda. (COSENA SEGUROS S.A). Este proceso está en período de prueba. 7

8 Evaluar la procedencia de los saldos contables relacionados efectuando, de corresponder, los ajustes contables pertinentes. Asimismo, proseguir las acciones legales correspondientes que permitan el cobro resarcitorio por los incumplimientos del proveedor Disponibilidades-Cheques Se verificó en el arqueo correspondiente al cierre del ejercicio 2007 la existencia de cheques propios emitidos vencidos (años 2005, 2006 y 2007). Regularizar a la brevedad la situación de los cheques vencidos de tan antigua data, instrumentando los mecanismos que permitan detectar y resolver oportunamente estos casos en forma periódica Inventario de Bienes de Uso Observaciones: Se ha constatado que se encuentra desactualizado el inventario físico de los bienes de uso de la Sociedad, hallándose pendiente la carga de datos al sistema y resultando muy dificultosa su 8

9 compatibilización con el inventario contable debido a la complejidad de la identificación de los bienes componentes. A este respecto, la Sociedad continúa avanzado en las tareas de relevamiento de bienes de uso y se está cargando en un sistema de control de activos fijos con la asignación de la responsabilidad patrimonial de dichos bienes en la totalidad de los casos a fin de compatibilizar dicho inventario con las respectivas cuentas contables. En tal sentido se ha comenzado con el ingreso de las altas correspondiente al ejercicio 2005 y siguientes, restando aún cargar la totalidad del inventario y su control con las cuentas contables. En la actualidad, para registrar las altas, el Sector de Patrimonio debe requerir a cada sector las órdenes de compra y las facturas respectivas a través del Sistema Contex. Recomendaciones: Continuar con la actualizació n de la totalidad del inventario físico de los bienes de uso y compatibilizar dicho inventario con las cuentas contables, permitiendo una adecuada identificación que facilite su control y seguimiento. Implementar definitivamente los procedimientos y circuitos formales para registrar las altas y bajas, que prevean el envio al Sector Patrimonio de las órdenes de compra y facturas correspondientes Compras y Contrataciones En general la autorización del trámite mediante el cual se aprueba la modalidad de la contratación es realizada por distintos funcionarios que no cuentan con facultades para ello, toda 9

10 vez que los importes involucrados en las autorizaciones de gastos exceden significativamente los determinados en la reunión Nº 726 de Directorio del 12/10/05 mediante la cual se resuelve actualizar los montos jurisdiccionales, conforme lo dispuesto por el Reglamento de Contrataciones de la Sociedad en su art. 3º, 2º párrafo que dispone que...la autoridad facultada por el Directorio autorizará el llamado por medio de acto administrativo que aprobará la modalidad de contratación a utilizar conforme a los procedimientos del Artículo 2º y el Pliego de Bases y Condiciones que regirá la contratación. El trámite mediante el cual se aprueba la modalidad de la contratación conforme lo dispuesto por el Reglamento de Contrataciones de la Sociedad en su art. 3º, 2º párrafo deberá hacerse por funcionario autorizado respetando los montos determinados en la reunión Nº 726 de Directorio del 12/10/05, según la cual ha establecido los montos jurisdiccionales Capital Social El capital suscripto e integrado de la Sociedad asciende a $ 0,44, monto que está por debajo del mínimo actualmente exigido por el artículo 186 de la Ley de Sociedades Comerciales. En la actualidad, la Sociedad está analizando los procedimientos tendientes a adecuar la valuación y la exposición del capital social de acuerdo con las normas en vigencia. 10

11 Evaluar la adecuación del valor del capital social habida cuenta de su desactualización desde la constitución de la Sociedad SURGIDAS EN EL EJERCICIO Provisión vacaciones del ejercicio Como consecuencia del análisis de la cuenta provisión vacaciones se verifica que una gran cantidad de agentes acumulan licencia ordinaria prevista en el art. 150 de Ley (TO Decreto 390/1976) desde el año 2003, cuando conforme a lo dispuesto por el artículo 164 de la misma norma solo puede acumularse a un período de vacaciones la tercera parte de un período inmediatamente anterior que no se hubiese gozado. En los casos de cargos de jefaturas la no observancia de la normativa vigente puede afectar a un adecuado ambiente de control. Recomendación Teniendo en cuenta que las vacaciones previstas en el citado plexo normativo no son compensables en dinero (art. 162), salvo lo dispuesto en el artículo 156 de la misma ley, que es por extinción del contrato de trabajo, corresponde encausar las medidas necesarias para su regularización y efectuar las adecuaciones contables en caso de corresponder. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 31 de agosto