10 de Marzo del Señores ASOCIACIÓN CREDIMUJER Presente. Estimados señores:

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2 10 de Marzo del Señores ASOCIACIÓN CREDIMUJER Presente Estimados señores: Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la visita de la auditoría externa del período 2003 a la ASOCIACION CREDIMUJER y con base en el examen efectuado notamos ciertos aspectos referentes al control interno y procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a consideración de ustedes en esta carta de gerencia CG Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen basado en pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad. DESPACHO CARVAJAL Y COLEGIADOS CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS Lic. Gerardo Montero Martínez Contador Público Autorizado No.1649 Póliza de Fidelidad No. R Vence el 30 de Setiembre del 2004 Exento del timbre de Ley número 6663, del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por disposición de su artículo número 8" 2

3 TRABAJO REALIZADO En nuestra evaluación de control interno y pruebas sustantivas, al menos realizamos el siguiente trabajo: Lectura Actas de Junta Directiva. Lectura Reglamentos Aplicables. Lectura y análisis de convenios y correspondencia. a. Caja y Bancos Actualizamos el cuestionario de control interno. Revisamos conciliaciones bancarias al 31 de diciembre del Prueba de ingresos y egresos. Arqueo de Caja Chica. Revisión de las liquidaciones diarias de caja. Solicitud de Confirmaciones sobre saldos. b. Inversiones Temporales Actualizamos el cuestionario de control interno. Realizamos una prueba de intereses ganados. Revisamos las liquidaciones de los fondos de inversión. 3

4 c. Cartera de Crédito Analizamos las bases de datos de la cartera crediticia. Actualizamos el cuestionario de control interno. Practicamos un cálculo global sobre intereses. Analizamos la antigüedad sobre saldos. Determinamos la recuperabilidad de las cuentas. Analizamos las cuentas pendientes en cobro judicial. Revisamos una prueba de intereses ganados para determinar su razonabilidad. Realizamos una prueba de expedientes de préstamos. Analizamos la suficiencia de la estimación para cuentas incobrables. Analizamos la categorización de la cartera de préstamos. Verificamos el cumplimiento con base a lo estipulado en los convenios con los organismos prestatarios. d. Cuentas por Cobrar Actualizamos el cuestionario de control interno. Revisamos cobros posteriores. 4

5 e. Propiedad, Planta y Equipo Actualizamos el cuestionario de control interno. Realizamos análisis comparativo mensualmente. Revisamos movimientos importantes. Realizamos una prueba del registro de la depreciación. Verificamos según Registro de la Propiedad. f. Otros Activos Evaluamos el estado de las cuentas por cobrar en cobro judicial. Revisamos transacciones de importancia. g. Documentos por Pagar Actualizamos el cuestionario de control interno. Realizamos una prueba de intereses pagados para determinar su razonabilidad. Revisamos los últimos recibos de pago y los cuadros de pagos en el período Solicitamos confirmaciones sobre los saldos. 5

6 h. Provisiones Realizamos el análisis comparativo mensual y revisamos movimientos importantes. Aplicamos pruebas aritméticas para verificar la razonabilidad del saldo a la fecha de corte. i. Cuentas por Pagar Cotejamos registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del Revisamos pagos posteriores. j. Patrimonio Realizamos el análisis comparativo mensual y revisamos movimientos importantes. k. Resultados Comparamos las planillas internas con los reportes de salarios enviados a la C.C.S.S. y al I.N.S. en el período de revisión. Aplicamos pruebas aritméticas para verificar la razonabilidad de los gastos originados por pago de salarios como, cargas sociales, aguinaldo, prestaciones legales, vacaciones, entre otros. Revisamos la liquidación presupuestaria del período sujeto a revisión. 6

7 HALLAZGO 1: LOS EXPEDIENTES DE CREDITO NO SE ENCUENTRAN FOLIADOS. CONDICIÓN: Por medio de la revisión y análisis de los expedientes de créditos pudimos constatar que la documentación que en estos expedientes se archiva no se encuentra foliada. CRITERIO: Los expedientes de crédito forman los archivos de la información que anteriormente a la aprobación de los préstamos fue analizada, por lo tanto es importante que se deban foliar, para detectar la falta de documentación o el desprendimiento de documentos del expediente oportunamente. CAUSA: La Asociación no ha visualizado la necesidad y el beneficio de foliar la documentación que se archiva en los expedientes de crédito. EFECTO: Al no estar los expedientes de crédito foliados, a la Asociación se le dificultará llevar un control de la documentación que en el se mantiene, además no se podría determinar si un documento se desprendió del expediente. RECOMENDACIÓN: Girar las instrucciones necesarias para que se siga una política de foliar los documentos que se mantienen en los expedientes de crédito. 7

8 HALLAZGO 2: DIFERENCIAS DETECTADAS EN EL REGISTRO AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS CON EL MAYOR GENERAL. CONDICIÓN A la fecha de revisión se detectaron diferencias entre los datos del registro auxiliar de activos fijos y el balance de la Asociación, las cuales detallamos a continuación: CRITERIO: Depreciación Acum. Equipo Cómputo Saldo según balance al Saldo según registro auxiliar Diferencia Depreciación Mob. y Equipo de Oficina Saldo según balance al Saldo según registro auxiliar Diferencia Según las prácticas sanas de contabilidad los datos presentados en el registro auxiliar de activos fijos deben coincidir con la información presentada en los balances de la Asociación mensualmente. CAUSA: No se ha realizado una conciliación entre el registro auxiliar de activos con los balances mensualmente. EFECTO: Origina diferencias sobre el saldo correcto de los datos arriba presentados. RECOMENDACIÓNES: Girar instrucciones necesarias para que se corrijan estas diferencias con mayor brevedad. 8

9 HALLAZGO 3: DIFERENCIAS ENTRE EL SALDO REFLEJADO EN LOS ESTADOS DE CUENTA DEL CREDITO DE OIKOCREDIT Y EL SALDO PRESENTADO EN EL BALANCE. CONDICIÓN: Al 31 de diciembre del 2003, la cuenta documentos por pagar presenta una diferencia de , debido al diferencial cambiario del préstamo realizado con Oiko Credit en euros, a continuación se muestra dicha diferencia: Saldo según balance al Saldo según registro auxiliar Diferencia (1) (1) Dicha diferencia según la carta de entendimiento enviada por la Lic. Teresa Murillo, Gerente Regional de OikoCredit, éste ente acepta realizar una conversión de la deuda a dólares estadounidenses, reconociendo la suma de $ por concepto de diferencial cambiario, que al tipo de cambio al 31 de diciembre del 2003, alcanza un valor en colones de , disminuyendo la diferencia a CRITERIO: Según las prácticas sanas de contabilidad el saldo reflejado en los estados de cuenta emitidos en euros por Oikocredit, deben coincidir con el saldo presentado por la Asociación equivalente en colones. CAUSA: Pese al registro de por concepto de diferencial cambiario en el periodo 2003 y los constantes esfuerzos de la Administración para disminuir dicha diferencia, le fue imposible ajustarla durante el presente período, esta situación se debe a la fuerte devaluación del dólar con respecto al euro. 9

10 EFECTO: Los estados financieros de la Asociación, no presentan razonablemente los resultados del período, debido a que se deja de registrar un gasto por diferencial cambiario y además el saldo de la cuenta por pagar se presenta subvaluado. RECOMENDACIÓN: Seguir con el plan de amortización del diferencial cambiario, para lograr conciliar los saldos presentados en el balance de situación con el mayor general, para que ajuste dicha diferencia con la mayor brevedad. 10

11 HALLAZGO 4: NO EXISTE UN METODO DE CALCULO PARA LA ESTIMACIÓN PARA CRÉDITOS INCOBRABLES CONDICIÓN A la fecha de revisión se detectó, que Credimujer no cuenta con una herramienta que permita definir los criterios para lograr una estimación del calculo para créditos incobrables. CRITERIO: Como parte de nuestras pruebas de auditoría, efectuamos un análisis sobre el comportamiento de la estimación para créditos incobrables que posee la Asociación. Para efectuar dicha prueba tomamos como criterio los porcentajes establecidos por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) para una cartera con parámetros muy similares a los que posee la Asociación, a continuación se muestran dichos criterios y el resultado de nuestra prueba: Categoría Plazo Porcentaje SUGEF A De 1 a % B1 De 31 a % B2 De 61 a % C De 91 a % D De 121 a % E Más de % 11

12 Una vez aplicando dichos parámetros por Auditoría, se obtuvo el siguiente resultado: CAUSA: Estimación para Incobrables Saldo según Contabilidad al 31/12/ Saldo según Cálculo de Auditoría al 31/12/ Diferencia No se ha definido una política para realizar el respectivo cálculo de la estimación para créditos. EFECTO: El saldo presentado en los estados financieros al 31 de diciembre del 2003, según el resultado obtenido se encuentra subvaluado. RECOMENDACIÓN: Evaluar los resultados obtenidos en el recálculo de la estimación a través del parámetro expuesto, con el objetivo de que la Administración aplique dicha herramienta para el cálculo de la estimación para créditos. 12

13 SEGUIMIENTO A CARTA DE GERENCIA CG Pendiente En Proceso HALLAZGO 3: NO SE REGISTRAN LOS INTERESES DEVENGADOS CADA CIERRE MENSUAL. CONDICIÓN: Al momento de nuestra revisión se determinó que la Asociación no registra los intereses devengados de las inversiones y de los préstamos cada cierre mensual, sino que los registra cuando se cobran. X HALLAZGO 5: INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA. CONDICIÓN: Al momento de revisión del fondo de caja chica por , se detectó que en ocasiones el mismo reintegro se solicita cuando se ha consumido más del 50% de dicho fondo, lo cual concuerda con el arqueo practicado durante nuestra revisión el pasado 12 de marzo, ya que en ese instante el efectivo existente en el fondo ascendía a 156 (ciento cincuenta y seis). X 13