REGISTRES ENTRADA/EIXIDA (En castellano más adelante, páginas 4 a 6)

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1 REGISTRES ENTRADA/EIXIDA (En castellano más adelante, páginas 4 a 6) Amb la incorporació del mòdul de Registre d'entrades i Eixides a ITACA es pretén integrar en una mateixa aplicació les diferents eines informàtiques que es poden utilitzar en un Centre Educatiu. D'esta manera l'usuari podrà registrar d'una forma ràpida tant les Entrades com les Eixides dels documents oficials del Centre. Pretén substituir a l'antic mòdul de Registre d'entrades i Eixides de GESCEN. L'ús d'este nou mòdul dins d'itaca, encara que és intuïtiu, es veu documentat per este manual que a continuació es desenrotlla. Des de la Pestanya Centre Registres s'accedix al Registre d'entrada/eixida Pantalla General Entrada/Eixida: Mostra: Any natural Botons: Actualitzar, Buscar i Exportar ( Excel o HTML ) Informació de cada registre ( Número, Data, Hora, Tipus, etc... ) Botó Imprimir Botó Inicialitzar Numeració del Registre. Botó Nou Botó Guardar.

2 LES MATEIXES VISTES I FUNCIONS EXPLICADES PER A ENTRADES, SERAN VÀLIDES PER A EIXIDES Funcionalitat: Abans de començar, hem d'inicialitzar la numeració del Registre, tant d'entrada com d'eixida. Per a això, polsem el Botó Inicilizar Numeració Registre i anotem el següent a l'últim número de registre que tinguem en el nostre Llibre de Registre actual. Si l'últim número que tenim registrat és el 257/2014 anotarem el 258/2014 Polsem el botó Guardar. Encara que no vegem cap reacció, eixe número ha quedat guardat i a partir d'aquest, començarem a numerar els nostres nous registres. NOUS REGISTRES Polsant sobre el botó Nou S'habiliten els camps de la part inferior per a omplir-los. Començarem emplenant el camp Tipus, per al que s'aconsella tindre alguns tipus predeterminats: Exemples: Correu, Certificat, Notificació, Instància, etc. (No cal omplir el camp Reg. ni D. Registre, són automàtics) Una vegada definit el Tipus, inclourem la Data d'entrada, que no podrà ser posterior al dia de la data, encara que si anterior. En l'assumpte farem una definició, el més ajustada possible, al document. Omplirem Origen, Lloc d'origen Organisme i Destinació. Acabarem polsant el botó Guardar. Obtenint com resultat una línia en la graella de registres: Ja que és el primer registre introduït, començarà la seua numeració amb el què hem introduït en el pas anterior ( 258, en format de Registre serà 2014/00258 Any/Número ) Totes les dades registrades per primera vegada, així com posteriors modificacions si les haguera, quedaran registrades en un històric del registre, així com el DNI de l'usuari que els cree/modifique.

3 IMPRESSIÓ DEL LLIBRE DE REGISTRE D'ENTRADES/EIXIDES Polsant el botó Imprimir situat en la part inferior esquerra de la pantalla tindrem dos opcions: 1º.- El llibre de registre anual: Esta opció imprimirà tots els registres de l'any en curs ordenats per número de registre. 2º.- Filtre de registres: Esta opció imprimirà una selecció de l'usuari, que podrà ser per dates, assumptes, procedències, destinacions. Usant el filtre podrem triar els registres a imprimir. Exemples: Procediment: 1º.- Triar el Menú ( Entrades o Eixides ) 2n.- Triar l'any 3º.- Per al primer tipus, polsar imprimir: 4º.- Per al segon, polsar el botó filtre i introduir la condició, dates, filtrat, polsar imprimir assumptes, procedències, destinacions, etc. i una vegada 3º.- Impressió per dates: 1.- Marquem Impr. Entre Dates 2º.- Introduir data Inicial i Final 3º.- Polsar el Botó Imprimir.

4 REGISTROS ENTRADA/SALIDA Con la incorporación del módulo de Registro de Entradas y Salidas a ITACA se pretende integrar en una misma aplicación las diferentes herramientas informáticas que se pueden utilizar en un Centro Educativo. De esta forma el usuario podrá registrar de una forma rápida tanto las Entradas como las Salidas de los documentos oficiales del Centro. Pretende sustituir al antiguo módulo de Registro de Entradas y Salidas de GESCEN. El uso de este nuevo módulo dentro de ITACA, aunque es intuitivo, se ve documentado por este manual que a continuación se desarrolla. Desde la Pestaña Centro Registros se accede al Registro de Entrada/Salida Pantalla General Entrada/Salida: Muestra: Año natural Botones: Actualizar, Buscar y Exportar ( Excel o HTML ) Información de cada registro ( Número, Fecha, Hora, Tipo, etc... ) Botón Imprimir Botón Inicializar Numeración del Registro. Botón Nuevo Botón Guardar.

5 LAS MISMAS VISTAS Y FUNCIONES EXPLICADAS PARA ENTRADAS, SERÁN VÁLIDAS PARA SALIDAS Funcionalidad: Antes de comenzar, debemos Inicializar la numeración del Registro, tanto de Entrada como de Salida. Para ello, pulsamos el Botón Inicilizar Numeración Registro y anotamos el siguiente al último número de registro que tengamos en nuestro libro de Registro actual. Si el último número que tenemos registrado es el 257/2014 anotaremos el 258/2014 Pulsamos el botón Guardar. Aunque no veamos reacción alguna, ese número ha quedado guardado y a partir de éste, empezaremos a numerar nuestros nuevos registros. NUEVOS REGISTROS Pulsando sobre el botón Nuevo Se habilitan los campos de la parte inferior para rellenarlos. Empezaremos rellenado el campo Tipo, para lo que se aconseja tener algunos tipos predeterminados: Ejemplos: Correo, Certificado, Notificación, Instancia, etc. (No hay que rellenar el campo Reg. ni D. Registre, son automáticos) Una vez definido el Tipo, incluiremos la Fecha de Entrada, que no podrá ser posterior al día de la fecha, aunque si anterior. En el Asunto haremos una definición, lo más ajustada posible, al documento. Rellenaremos Origen, Lugar de Origen Organismo y Destino. Terminaremos pulsando el botón Guardar. Obteniendo como resultado una línea en el grid de registros: Puesto que es el primer registro introducido, empezará su numeración con la que hemos introducido en el paso anterior ( 258, en formato de Registro será 2014/00258 Año/Número ) Todos los datos registrados por primera vez, así como posteriores modificaciones si las hubiese, quedarán registradas en un histórico del registro, así como el DNI del usuario que los cree/modifique.

6 IMPRESIÓN DEL LIBRO DE REGISTRO DE ENTRADAS/SALIDAS Pulsando el botón Imprimir situado en la parte inferior izquierda de la pantalla tendremos dos opciones: 1º.- El libro de registro anual: Esta opción imprimirá todos los registros del año en curso ordenados por número de registro. 2º.- Filtro de registros: Esta opción imprimirá una selección del usuario, que podrá ser por fechas, asuntos, procedencias, destinos. Usando el filtro podremos elegir los registros a imprimir. Ejemplos: Procedimiento: 1º.- Elegir el Menú ( Entradas o Salidas ) 2º.- Elegir el Año 3º.- Para el primer tipo, pulsar imprimir: 4º.- Para el segundo, pulsar el botón filtro e introducir la condición, fechas, pulsar imprimir asuntos, procedencias, destinos, etc. y una vez filtrado, 3º.- Impresión por fechas: 1º.- Marcamos Impr. Entre Fechas 2º.- Introducir fecha Inicial y Final 3º.- Pulsar el Botón Imprimir.