Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. Manual de la Oficina Virtual

Transcripción

1 Versión: v04r00 Fecha: 09/01/2009

2 HOJA DE CONTROL Título Entregable Nombre del Fichero Autor SOL001E_MUS_Manual_Usuario Oficina_JCCM_v01r00.docx everis Versión/Edición v01r00 Fecha Versión 24/11/2009 Aprobado por Fecha Aprobación DD/MM/AAAA Nº Total Páginas 040 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Área Fecha del Cambio v01r00 Creación del documento everis 24/11/2009 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Nombre y Apellidos Cargo Área Nº Copias v01r00 Página 2 de 40

3 ÍNDICE 1 Descripción del sistema Objeto Alcance Funcionalidad Mapa del sistema Operativa del sistema Acceso a la Oficina Trabajar con un procedimiento para realizar un trámite ANEXOS Ref. Proceso / Requisito Ref. Proceso / Validación Incidencias frecuentes Mensajes de error Términos y acrónimos FAQ Ayudas GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS v01r00 Página 3 de 40

4 1 Descripción del sistema 1.1 Objeto El objetivo del presente documento es exponer los conceptos básicos necesarios, para operar y utilizar fácilmente la Oficina de Solicit@ v Alcance Este documento está dirigido a: Administradores del Sistema. Ciudadanía. 1.3 Funcionalidad Funcionalidad sustituida N/A Funcionalidad aportada Desde la Oficina la ciudadanía podrá realizar la cumplimentación, firma y posterior registro telemático de los trámites administrativos publicados en esta por parte del Organismo que la gestione. 1.4 Mapa del sistema El sistema completo se compone de los siguientes módulos: Generador de Formularios: módulo que agrupa todas las funcionalidades necesarias para realizar el diseño y la gestión de los formularios que se presentan al Ciudadano. Administración: gestión completa de los procedimientos publicados por el Organismo, así como de los trámites presentados por el Ciudadano. Oficina : portal Web desde el cual, el Ciudadano realiza la cumplimentación, firma y presentación telemática de los trámites publicados por el Organismo. v01r00 Página 4 de 40

5 2 Operativa del sistema En este apartado se describirá la forma en la que se debe actuar para la correcta utilización de la aplicación. 2.1 Acceso a la Oficina La ciudadanía puede acceder a la Oficina sin ningún tipo de restricción, si bien, es conveniente que disponga de un Certificado Digital expedido por la FNMT ya que sin él las opciones disponibles dentro de la aplicación estarán limitadas. La ciudadanía puede acceder a la Oficina en modo general, con la posibilidad de elegir el procedimiento administrativo o mediante el acceso a un procedimiento determinado configurado por el Organismo, tal y como se describe en este manual en el punto Si se accede en modo general la primera pantalla que se muestra es la siguiente: Figura 1: Pantalla principal de la Oficina v01r00 Página 5 de 40

6 En la pantalla mostrada en la figura 1, se observan los dos tipos de acceso a la Oficina : Realizar un trámite Acceso sin Certificado Digital: desde esta opción, la ciudadanía tendrá varias opciones: o o o Descargar los formularios establecidos por el Organismo, para rellenarlos en papel y presentar en el registro físico: Rellenar los formularios desde la aplicación, imprimirlos y entregarlos físicamente en el registro del Organismo. Rellenar los formularios desde la aplicación para posteriormente acceder al acceso con certificado para la firma y presentación de los mismos. Figura 2: Botón para acceder sin Certificado Digital Acceso con Certificado Digital: desde esta opción, tras la comprobación de que el Certificado Digital del Ciudadano es correcto, se accederá a la Oficina con todas las funcionalidades: firma digital, presentación telemática, alta en la plataforma de notificaciones, seguimiento del estado del trámite, etc. Las operaciones que se realicen quedarán guardadas usando la identificación que proporciona el certificado y estarán accesibles en cualquier momento. Figura 3: Botón para acceder con Certificado Digital Si el acceso a la Oficina se realiza desde el procedimiento configurado por el Organismo responsable y únicamente esté permitido acceder con Certificado Digital, la primera pantalla que se muestra, es la siguiente: v01r00 Página 6 de 40

7 Figura 4: Pantalla de la Oficina accediendo a un procedimiento determinado v01r00 Página 7 de 40

8 2.1.1 Acceso con Certificado Digital. Para acceder a Oficina con Certificado Digital, es necesario pulsar sobre el botón que se muestra en la Figura 3, y que nos llevará a la pantalla que se muestra a continuación: Figura 5: Pantalla de acceso al sistema con Certificado Digital Si sobre esta pantalla se pulsa en el enlace se accederá a la pantalla que se muestra a continuación en la Figura 5, desde la que aparecerá el listado de Certificados Digitales instalados en el navegador del equipo. El usuario deberá seleccionar uno para poder acceder a la aplicación. v01r00 Página 8 de 40

9 Seleccionar el certificado Figura 6 Selección de Certificado Digital Acceso directo a un procedimiento Si el Organismo ha configurado el acceso a la aplicación de manera que el Ciudadano únicamente pueda acceder a la presentación de un procedimiento determinado, y no tenga que acceder a todos los que están configurados en la Oficina, se mostrará la documentación requerida para cumplimentar el trámite tal y como se recoge a continuación en la figura 7. v01r00 Página 9 de 40

10 Rellenar Solicitud Adjuntar Documentación Requerida Adjuntar Documentación Adicional Habilitación de Firma a Terceros Figura 7: Pantalla de documentación requerida accediendo con Certificado Digital Tanto la solicitud como el resto de documentos que deben completarse, se encuentran recogidos en esta pantalla. Una vez se hayan completado y validado que cumplen los requerimientos para realizar los trámites (por ejemplo: obligatoriedad de firma), el Ciudadano deberá pulsar aportado. para que se realice el registro telemático de la información que ha v01r00 Página 10 de 40

11 Acceso en modo general Si accedemos a Oficina en modo general, se mostrará una pantalla con el listado de procedimientos con los que podemos iniciar un trámite administrativo. Nombre del usuario Opciones principales Figura 8: Listado de procedimientos administrativos En la misma línea del nombre del procedimiento, podemos ver que además de poder crear un nuevo trámite, se puede acceder al BOJA para visualizar en una nueva ventana la publicación de este procedimiento. También se puede acceder a información adicional sobre el procedimiento; esta información se recoge en el documento que abre el enlace + Info. En la figura 8 junto al nombre del usuario que está usando la aplicación, se encuentra el enlace, que se utilizará para salir de la Oficina. Las tres opciones principales de la aplicación son las siguientes: : esta opción mostrará la pantalla descrita en la Figura 7. : esta opción mostrará los trámites que actualmente se encuentran en proceso de realización, tanto los propios como en los que estamos autorizados, tal y como recoge a continuación la figura 9: v01r00 Página 11 de 40

12 Figura 9: Borradores de los trámites en realización : esta opción mostrará los trámites que ya han sido presentados, propios o de otro Ciudadano que nos haya autorizado como tercero. La siguiente figura 10 lo recoge: v01r00 Página 12 de 40

13 Figura 10: Trámites Presentados Para consultar el detalle de un Trámite presentado, el Ciudadano pulsará sobre el nombre del Procedimiento, y visualizará una pantalla informativa (Figura 10b) del trámite, donde se especifica: Código de Registro Fecha de Registro DNI del Presentador Documentación aportada en el procedimiento: o Solicitud o Anexos o Documentación a aportar Subsanaciones v01r00 Página 13 de 40

14 Figura 10b: Detalle del Trámite Presentado Acceso sin Certificado Digital Acceso directo a un procedimiento Si se accede a la Oficina sin Certificado Digital, mediante un procedimiento determinado, la pantalla que se muestra es la siguiente: v01r00 Página 14 de 40

15 Figura 11: Acceso sin certificado a un procedimiento determinado La pantalla que mostrará la aplicación una vez se acceda al sistema sería la siguiente: v01r00 Página 15 de 40

16 Figura 12: Documentación requerida accediendo sin certificado a un procedimiento Con este tipo de acceso, se permite editar, guardar los formularios de la Solicitud y/o Anexos a entregar a la Oficina de Registro correspondiente. El proceso para la edición y guardado de los formularios (solicitud y anexos) se realizará de forma análoga al que se describe en el apartado Del mismo modo, para adjuntar documentación se procederá según el proceso que se describe en el apartado Una vez guardado los documentos correctamente se finalizará la solicitud para obtener el PDF. v01r00 Página 16 de 40

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18 Figura 13: PDF de la solicitud/anexo para imprimir y entregar en la Oficina de Registro A continuación, se imprimirá el PDF mostrado en la imagen, que nos servirá para entregarlo en la oficina de registro correspondiente. Otra opción de la ciudadanía, es acceder en el acceso con certificado, a la pestaña de borradores para recuperar esta solicitud para firmarla y presentarla por vía telemática Acceso en modo general Si se accede a la Oficina sin Certificado Digital, se muestra la siguiente pantalla. Figura 14: Acceso a Oficina sin Certificado Digital En la pantalla que muestra la figura 14 se permite introducir el NIF (obligatorio), y una vez se acceda a la aplicación, se mostrará el listado de procedimientos disponibles: v01r00 Página 18 de 40

19 Figura 15: Listado de procedimientos disponibles accediendo sin certificado Cuando pulsamos sobre el nombre del procedimiento, podemos editar e imprimir la documentación requerida del procedimiento en cuestión. El resto de la funcionalidad que se muestra en esta pantalla está recogido en este manual en el apartado Acceso directo a un procedimiento. 2.2 Trabajar con un procedimiento para realizar un trámite Acceso con Certificado Digital Realizamos todos los pasos descritos en el apartado Acceso directo a procedimientos o en el apartado Acceso en modo general, entonces se nos muestra la pantalla de Documentación Requerida que recogen las Figuras 7 y 8 respectivamente. v01r00 Página 19 de 40

20 Documentos que componen un trámite Un trámite está compuesto por los siguientes documentos: Solicitud: formulario que se debe rellenar y firmar por uno o varios Ciudadanos. Anexos: anexo o anexos que puede tener un trámite y que es posible que tengan que firmarse. Documentación requerida: otro tipo de documentos, que sean requeridos para presentar un trámite y que deben firmarse para presentarlo. Otros Documentos: documentos adicionales que pueden adjuntarse al trámite Rellenar un documento En primer lugar, pulsamos sobre una Solicitud/Anexo en la pantalla de documentación requerida recogida en la Figura 7 lo que nos lleva a la siguiente pantalla. v01r00 Página 20 de 40

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22 Figura 16: Pantalla para rellenar un documento En la pantalla de la figura 16 se muestra el formulario que el Ciudadano desea rellenar. En la cabecera del formulario se nos muestra un texto informativo ( La información contenida en este formulario será almacenada en los sistemas de la Consejería. Pulse guardar para continuar ) junto con el comando. De esta forma, la ciudadanía tiene conocimiento de que los datos que está introduciendo quedarán almacenados en los sistemas de la Consejería. Dará su conformidad pulsando sobre el botón, o bien pulsando sobre el botón para salir del formulario y no guardar el documento. Debajo del comando guardar, como se ve en la figura 16 aparecerá una casilla tipo check, con la leyenda, Permitir avisar de fin de procedimiento, que nos permitirá, si el procedimiento así se configura, recibir un aviso por correo electrónico (información disponible desde el certificado digital), cuando tengamos sin presentar algún trámite, y queden unos días (configurable desde administración) para que finalice el periodo de presentación, de tal solicitud. Por otro lado, en la parte superior derecha de la pantalla estará siempre visible el botón, que explicará los pasos del procedimiento correcto a seguir. Cuando el Ciudadano rellene todos los datos de la Solicitud y pulse sobre el botón Guardar, se mostrará un mensaje de confirmación que indique que la solicitud se ha guardado correctamente, y se posibilitará volver al procedimiento actual. Figura 17: Solicitud guardad correctamente Si el documento tiene validaciones (ejemplo, NIF correcto), y las casillas no se rellenan correctamente, el sistema lo indicará de la siguiente manera: v01r00 Página 22 de 40

23 Figura 18: Mensaje de error de Validaciones al guardar un documento Y hasta que no lo hagamos correctamente no dejará guardar el documento. Una vez guardado correctamente el documento (anexo/solicitud), aparecerá de nuevo la pantalla de documentación requerida (figura 7) pero mostrando la posibilidad de editar, firmar o visualizar el documento Firmar un documento La firma permite validar y certificar la identidad de la persona que está rellenado los datos, y corrobora que éstos se pueden enviar correctamente. En el caso de que se haya rellenado una solicitud, esta debe ser firmada para que el trámite pueda ser presentado. Debe indicarse que, para que una solicitud/anexo se pueda firmar, este debe estar correctamente guardado. La firma de una solicitud/anexo puede ser simple o múltiple, es decir, que puede ser firmada sólo por una persona o por varias. Una solicitud/anexo tendrá firma múltiple cuando junto al botón proceso de firmar una solicitud/anexo es el que se expone a continuación. aparezca un asterisco. El En la pantalla de documentación requerida (Figura 7), pulsamos sobre el botón en la solicitud/anexo que queremos firmar. A continuación aparecerá una pantalla con el documento y un botón para firmarlo, tal y como se muestra en la siguiente figura: v01r00 Página 23 de 40

24 Figura 19: Firma de un documento v01r00 Página 24 de 40

25 A continuación, pulsaremos sobre el botón y al igual que al acceder a la Oficina aparecerá un cuadro de diálogo con los Certificados Digitales (figura 6) con los que podemos firmar el documento. Figura 20: Elección de Certificado Digital para firmar un documento (Anexo II) Seleccionaremos el Certificado Digital (el mismo que con el que se accedió a la Oficina ) y pulsamos aceptar. A continuación aparecerá un mensaje, a través del cual se informará de que la firma del documento se ha realizado correctamente. Figura 21: Firma correcta de un documento Pulsamos y volvemos a la pantalla de documentación requerida (Figura 7). Ahora el documento que hemos firmado aparecerá con estado. Puede ocurrir que el documento a firmar tenga casillas obligatorias, y si estas no se han completado, el sistema nos lo indicará con el mensaje que se muestra en la siguiente imagen: v01r00 Página 25 de 40

26 Figura 22: Mensaje de error de Campos Obligatorios al firmar un documento Una vez llegada esta situación, se pulsará volver, y nos tendremos que dirigir a editar el documento en cuestión para corregir los errores que se nos han mostrado con anterioridad: Autorización a terceros Para autorizar a terceros que puedan rellenar, firmar o presentar los documentos del procedimiento, es necesario que a éste se le haya habilitado la opción Autorización a Terceros desde la Administración, y haber rellenado antes alguna solicitud/anexo o haber adjuntado algún documento. Cumpliéndose estas condiciones pulsamos el botón con el que nos aparecerá la pantalla que se muestra a continuación: v01r00 Página 26 de 40

27 Figura 23: Pantalla para autorizar a terceros Para poder autorizar a un tercero, deben introducirse los siguientes campos: NIF de la persona a la que se autoriza. Nombre de la persona a la que se autoriza. 1º Apellido de la persona a la que se autoriza. 2º Apellido de la persona a la que se autoriza. Al pulsar en el botón, los datos que hemos introducido se guardarán y, a partir de ese momento, la persona habilitada podrá acceder al trámite y rellenar o firmar los documentos en los que esté autorizado Adjuntar otros documentos. En algunas ocasiones, los procedimientos requieren una serie de documentación de la ciudadanía con el objetivo de complementar dichos procedimientos. Para ello, se debe seleccionar el archivo solicitado y adjuntarlo. En la pantalla de documentación requerida pulsaremos sobre el botón en la documentación a aportar o en otros documentos. En este caso se mostrará la pantalla de la figura 24 que tenemos a continuación: v01r00 Página 27 de 40

28 Figura 24: Adjuntar documentos : permite volver a la página de documentación requerida (Figura 7) : permite examinar los directorios para buscar aquel archivo o documentos a adjuntar : una vez seleccionado el archivo a adjuntar, lo hace de forma definitiva Presentar el trámite Para presentar un trámite, los documentos requeridos deben estar firmados por el firmante (firma simple) o número de firmantes mínimos (firma múltiple) definidos en la Administración del sistema. Cumplido este requerimiento se pulsará sobre el botón. v01r00 Página 28 de 40

29 Figura 25: Presentación del Trámite Si la presentación de la solicitud ha sido satisfactoria, se mostrará al Ciudadano un resumen de la operación realizada, mostrándose los siguientes datos de resumen: Procedimiento telemático presentado. Número de Registro de la presentación telemática Fecha y Hora de la presentación telemática v01r00 Página 29 de 40

30 Figura 26: Resumen de la Presentación Telemática El ciudadano tendrá la opción de Visualizar el resguardo, pulsando sobre el botón vez que finalice, podrá realizar cualquiera de las siguientes opciones:, y una v01r00 Página 30 de 40

31 Adjuntar documentación complementaria Una vez se ha presentado el trámite, tenemos la opción de adjuntar documentación complementaria a los datos de los documentos presentados. Para ello debemos pulsar sobre documentación presentada (Figura 29). Esta acción nos lleva la siguiente pantalla: en la Figura 30: Adjuntar documentación complementaria En el área de texto libre, el solicitante introducirá un texto descriptivo relacionado con la documentación que adjunta. Aquí se indica el motivo por el cual se adjunta la documentación, por ejemplo si se quiere subsanar documentación anteriormente presentada. v01r00 Página 31 de 40

32 Si pulsamos sobre examinar, aparecerá un cuadro de diálogo desde dónde podemos seleccionar el fichero que deseamos. Al pulsar adjuntar iremos de nuevo a la pantalla de documentación presentada dónde aparecerá que el documento de subsanación ha sido añadido, tal y como se muestra en la siguiente figura: Figura 31: Documentación Presentada Desde esta pantalla podremos eliminar el documento de subsanación adjunto, visualizarlo o firmarlo. Para poder presentar la subsanación ésta debe estar firmada. v01r00 Página 32 de 40

33 Para firmar pulsamos sobre el botón y elegiremos el Certificado Digital (Figura 6) con el que queremos firmar. Si todo es correcto, se mostrará de nuevo la pantalla de documentación presentada con la información actualizada de las operaciones realizadas: Figura 32: Documentación Presentada, con subsanación, firmada v01r00 Página 33 de 40

34 Para presentar las subsanaciones firmadas pulsaremos el botón que nos llevará a la pantalla de documentación presentada con los datos actualizados, tal y como se muestra en la siguiente figura: v01r00 Página 34 de 40

35 Figura 33: Actualización de documentación complementaria presentada v01r00 Página 35 de 40

36 En esta pantalla se muestra el identificador de la firma, el identificador del registro, la fecha del registro y el DNI de la persona que ha presentado la subsanación. Para visualizar el recibo de la presentación de la documentación complementaria adjuntada y firmada, se pulsará sobre el enlace. A continuación se muestra el recibo: Figura 36: Recibo de la documentación complementaria presentada v01r00 Página 36 de 40

37 2.2.2 Acceso sin Certificado Digital Rellenar formulario Todo el proceso está explicado en el punto Acceso directo a un procedimiento Descargar formulario en formato PDF Si se accede a la Oficina sin Certificado Digital (Figura 13), mediante un procedimiento determinado se muestra directamente la documentación requerida del procedimiento en cuestión (Figura 14). Está permitida la opción para cada uno de los documentos requeridos según el procedimiento del que se trate, teniendo en cuenta que este debe añadirse desde la administración. La opción permite descargar el formulario en nuestro ordenador para completarlo manualmente y presentarlo en papel en el Organismo pertinente. v01r00 Página 37 de 40

38 3 ANEXOS 3.1 Ref. Proceso / Requisito N/A 3.2 Ref. Proceso / Validación N/A 3.3 Incidencias frecuentes N/A 3.4 Mensajes de error N/A 3.5 Términos y acrónimos N/A 3.6 FAQ N/A 3.7 Ayudas N/A v01r00 Página 38 de 40

39 4 GLOSARIO Término BBDD JBoss Base de Datos Descripción Eclipse v01r00 Página 39 de 40

40 5 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS Referencia Título Código v01r00 Página 40 de 40