Retos técnicos para la preservación de los repositorios institucionales

Transcripción

1 5as Jornadas OS-Repositorios Bilbao, mayo 2012 Retos técnicos para la preservación de los repositorios institucionales Miquel Térmens; Marina Salse; Anita Locher Universidad de Barcelona Departamento de Biblioteconomía y Documentación Grupo de investigación "Acceso abierto a la ciencia. Pla Nacional CSO C02

2 Sumario Los repositorios institucionales y la preservación de sus contenidos La convivencia de requerimientos Requisitos para asegurar la preservación Modelos de preservación Conclusiones 2

3 Los repositorios institucionales y la preservación de sus contenidos (1) Los repositorios institucionales tienen dos objetivos declarados: 1. Facilitar el libre acceso a los contenidos científicos, en especial las publicaciones 2. Asegurar la preservación a largo plazo de estos contenidos Estado de la ejecucióndel segundo objetivo: Explícito ante los autores Implícito antelosusuarios Obviado en la gestión interna 3

4 Los repositorios institucionales y la preservación de sus contenidos (2) Los repositorios pueden contener muchos tipos distintos de documentos. Su preservación es más fácil en aquellos casos que se asimilan a publicaciones: artículos, tesis, informes Están aumentando los repositorios con contenidos complejo: GIS, modelos 3D, big data Actualmente la mayoría de repositorios están orientados a la reproducción de documentos (ítems), no al almacenamiento y recuperación de expresiones intelectuales. Énfasis en la fijación de los resultados científicos, no en su reutilización. El resultado será una futura demanda de repositorios que sepan transformar los contenidos y ofrecerlos al usuario en múltiples formatos. 4

5 La convivencia de requerimientos En la gestión de un repositorio institucional conviven requerimientos y actuaciones a tres niveles: 1. Gestión y uso corriente Control de formatos de ficheros y de metadatos Funcionamiento 24x7 Interoperabilidad (OAI PMH, Driver ) 2. Seguridad informática Auditoría de seguridad (ISO 27000, ENS ) Plan de contingencias 3. Preservación digital Soluciones a medio y largo plazo Soluciones no necesariamente locales Auditoría de preservación digital (TDR ISO 16363) 5

6 Requisitos para asegurar la preservación 1. Requisitos legales 2. Requisitos organizativos 3. Requisitos económicos 4. Requisitos técnicos 6

7 1. Requisitos legales Obtener la autorización escrita de los autores paraconservar y dar acceso a largo plazo los contenidos depositados. Obtener la autorización ió escrita de los autores para poder transformar a nivel técnico los ficheros (migración ) para asegurar el acceso a los contenidos depositados. Admitir solamente aquellos formatos de ficheros sobre los que se tenga la capacidad legal de efectuar migraciones. 7

8 2. Requisitos organizativos Continuidad, soporte institucional, fiabilidad. Disponer de un mandato institucional para ejecutar la actividad de preservación. Tener bien asignadas las responsabilidades sobre preservación. Los gestores del acceso no siempre comprenden la importancia de la función de preservación. A los informáticos se les ha de dar la visión del mantenimiento de la infraestructura a largo plazo: una visión más allá del servidor low cost y de la rutina de backups. 8

9 3. Requisitos económicos Necesidades: Dotación de personal. Plan de ampliación y renovación de la infraestructura informática. Ejecución Pasar a financiar i la preservación como costes corrientes en lugar de como proyectos con financiación extraordinaria. Disponer de un plan de negocio. Buscar modelos alternativos de financiación. 9

10 4. Requisitos técnicos Controlarlosformatosdeingestión los ingestión. Permite reducirlavariabilidadde de los ficheros y prever las contingencias futuras. Asegurar que los metadatos se puedanexportar exportar en un formato recuperable, idealmente METS. Será necesario cuando se cambia de sistema de repositorio/preservación a otro o en caso de traspasar todo el repositorio a otra institución depositaria. Normalizar los metadatos usados. Disminuye el riesgo de malinterpretación por usuarios y baja el coste de gestión de metadatos. Ejecutar una política de copias de seguridad de metadatos y de contenidos. Evita la perdida accidental de los datos y permite su restauración en dicho caso. Elaborar un plan de preservación integral. Asegura el cambio de sistema y de formatos de ficheros antes de su obsolescencia. 10

11 Modelos de preservación para repositorios Aún no existen modelos claros para la preservación de repositorios, pero se pueden inferir a partir de los que se están aplicando en bibliotecas digitales y en revistas comerciales. Las alternativas: Preservación en solitario Aseguramiento de copias de seguridad Mantenimiento de un servidor de preservación Preservación en cooperación Preservación cruzada, redes peer to peer Mantenimiento de un depósito centralizado 11

12 Conclusiones La preservación de los repositorios es un objetivo declarado pero no asumido en los hechos. Los requisitos iit legales, l organizativos, económicos y técnicos están lejos de cumplirse. Aún no se dispone de un marco de experiencias i técnicas que permita evaluar la bondad de los distintos modelos de preservación. Los repositorios deberán adaptarse a los condicionantes y la variabilidad de sus contenidos A pesar de lo anteriormente expuesto, es posible que los repositorios avancen en su preservación mediante la acumulación de mejoras individuales; y si actúan dentro de una visión concreta y de un marco de planificación a medio plazo. 12

13 Gracias Miquel Térmens; Marina Salse; Anita Locher Universidad de Barcelona Departamento de Biblioteconomía y Documentación 13