BAC Proveedores. Administración. Material de apoyo

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1 BAC Proveedores Administración Material de apoyo

2 Índice 1. Introducción Alcance Inscripción Ingreso al sistema Modificar clave Configuración Menú Administrador Modificar Datos del Proveedor Solicitar Baja Administrar Usuarios Estado registral BAC - Proveedores Administración de Usuarios 2

3 1. Introducción El presente material describe los pasos para efectuar la inscripción como proveedor en la plataforma Buenos Aires Compras y la administración a nivel sistema. 2. Alcance El documento abarca las gestiones de pre-inscripción en BAC y la administración del usuario proveedor. Este documento incluye las siguientes funcionalidades: Procedimiento de inscripción Documentacion a presentar Ingreso al sistema Modificar clave Modificar informacion del proveedor Baja Usuarios BAC - Proveedores Administración de Usuarios 3

4 3. Inscripción Para realizar la inscripción, ingresar a la página principal del portal Buenos Aires Compras: Desde el menú principal, seleccionar la opción soy proveedor. Se accede a la siguiente pantalla: Seleccionar la opción Inscripción. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 4

5 Visualiza el siguiente menú: Antes de realizar la inscripción es importante: 1. Tomar conocimiento del procedimiento de inscripción, clickear sobre el link y acceder a la consulta. Ingresa a la normativa de inscripción en formato pdf. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 5

6 2. Consultar la documentación a presentar, conforme el tipo de personería. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 6

7 Una vez que se tomó conocimiento del procedimiento de inscripción y de la documentación a presentar, puede iniciar la inscripción en el sistema. Presionar el botón inscribir: y seleccionar el tipo de personería a BAC - Proveedores Administración de Usuarios 7

8 Conforme el tipo de persona ingresada, el formulario habilita una serie de campos específicos y obligatorios. Se utiliza como ejemplo el alta de una persona física. El sistema solicita de manera obligatoria ingresar los datos correspondientes al Nombre de Fantasía, Número de CUIT, Correo Institucional y el Código de validación: Luego de completar dichos datos, presionar sobre y se accede a la siguiente pantalla, en donde el sistema brinda 5 solapas, que a medida que se completan, figurarán en color verde. Es importante dejar en claro, que una vez completa la pantalla anterior, el sistema envía de manera automática un mail al correo institucional ingresado, en donde indicará el número de trámite que se genera por la presente preinscripción y además un link que lo redirecciona a la página para que continúe con la carga En el caso de que el proveedor, tenga que postergar la carga del formulario de preinscripción,podrá guardar la información y volver a ingresar cuando lo necesite. En dicha instancia, el sistema le brindará la siguiente pantalla, una vez que complete el tipo de proveedor, nombre de fantasía, CUIT,correo institucional y código de validación. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 8

9 De esta forma, se brindan dos opciones, en el caso de presionar sobre Aceptar > el sistema solicita lo siguiente: Al presionar sobre Aceptar, se continua con la carga de la información. En el caso de presionar sobre Rechazar > BAC elimina toda la información completa, para que se realice la carga de la empresa desde el inicio. Es importante destacar, que el número de trámite será válido sólo hasta que se confirme la preinscripción. En el caso de acceder directamente desde el link que envía el sistema de forma automática al correo institucional, se accede directamente a la última página cargada y se puede continuar desde allí. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 9

10 Datos a Completar Numero de Ingresos Brutos/Convenio Multilateral: Cargar el número de inscripción a Ingresos Brutos o Convenio Multilateral. Domicilio Legal: Completar los datos del domicilio real asociado a la persona física. País: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Provincia: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Partido: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Localidad: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente. Calle: Ingresar el nombre de la calle. Número: Ingresar la altura de la calle Piso: Campo numérico, no obligatorio Departamento: Campo numérico, no obligatorio BAC - Proveedores Administración de Usuarios 10

11 Código postal. Número de teléfono. Número de teléfono alternativo: Campo numérico, no obligatorio Número de Fax: Campo numérico, no obligatorio Domicilio constituido en la Ciudad Autonóma de Buenos Aires: El sistema permite Utilizar el Domicilio Legal,en el caso de que el mismo se encuentre en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, para seleccionarlo se clickea sobre dicha opción, caso contrario se realiza la carga de los siguientes campos: Calle: Ingresar el nombre de la calle. Número: Ingresar la altura de la calle. Piso: Campo numérico, no obligatorio. Departamento: Campo numérico, no obligatorio. Código postal: Campo numérico, ingresar el código postal de la persona física. Número de teléfono: Cargar contacto telefónico. Número de teléfono alternativo: Campo numérico, no obligatorio Numero de fax: Campo numérico, no obligatorio Categorización del tamaño de la empresa: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 11

12 Colocar si se considera a la empresa como una PyME. En el caso de que se seleccione que la empresa es una PyME, el sistema solicita el ingreso del certificado: Otra información: Indicar si en la empresa trabajan personas con discapacidad. En el caso de que se tilda la opción SI, se habilita la siguiente opción: Una vez completos todos los datos obligatorios, presionar sobre el botón para acceder a la próxima solapa: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 12

13 Para completar el usuario administrador legitimado, se presiona el botón agregar persona legal y los datos a completar son los siguientes: (Tener en cuenta que se carga sólo un administrador legitimado por empresa) Nombre Apellido Sexo Fecha de Nacimiento Nacionalidad Estado Civil Tipo de Documento Número de Documento Número de CUIT BAC - Proveedores Administración de Usuarios 13

14 Nombre de Usuario: Se recomienda que sea alfanumérico para evitar que ya exista en la base de datos. Correo electrónico: Tener en cuenta que no se puede ingresar un mismo mail para más de un usuario. Tiene monto máximo a ofertar?, en el caso de clickear que SI, se coloca cuál es el monto. Una vez que todos los datos se encuentren completos presionar sobre el sistema nos muestra el usuario cargado de la siguiente forma: y En la columna acciones, figuran dos acciones: Editar y Eliminar. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 14

15 En el caso de necesitar ingresar personas legales (apoderado o representante legal), el sistema brinda la opción mediante el menú sobre el mismo se habilita la siguiente pantalla:, presionando Al clickear sobre Agregar persona legal, accedemos a la siguiente ventana en donde se completan los siguientes datos: Los datos a completar en este caso, son todos obligatorios. Importante: En caso de que el proveedor sea una persona jurídica el sistema brindará la opción de completar en esta instancia, un Administrador Legitimado, Personas Legales y Socios y/o directores. Una vez completos los campos, presionar el botón siguiente para acceder a la solapa rubros licitatorios: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 15

16 En esta pantalla, el sistema permite seleccionar los rubros de la empresa de dos maneras: Buscar por rubro y grupo : Se selecciona realizando click en ambas opciones. El sistema brinda una lista con todos los rubros y grupos existentes. Busqueda por producto: Presionando sobre dicho botón, se accede a la siguiente opción: Permite buscar un rubro mediante el ingreso de una palabra. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 16

17 Si se ingresa a menciona una breve descripción de la selección de la clase:, se despliega el siguiente recuadro en donde se Una vez seleccionado el rubro y clase para la empresa, el sistema los trae listados en el siguiente recuadro: El sistema brinda la opción de poder eliminarlos, mediante el botón presente en la columna Acciones. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 17

18 Una vez completos, presionar sobre y se accede a la solapa número 5 : Aquí se visualizan todos los datos ingresados en el formulario, si está todo correcto, presionar sobre el botón y el sistema arroja el siguiente aviso: Importante: Una vez confirmada la preinscripción, es necesario solicitar un turno para realizar la presentación de la documentación de manera personal en el Centro de Atención a Proveedores (CAP) dependiente del Registro Informatizado Único y Permanente de Proveedores (RIUPP). BAC - Proveedores Administración de Usuarios 18

19 Existen dos formas de ingresar al turnero: Desde el botón, el sistema nos dirige directamente a la pantalla para realizar la solicitud de turno; o bien accediendo a la pantalla principal de BAC, en la opción Proveedores, ingresando en la opción Compras electrónicas > Preguntas Frecuentes > Registro de Proveedores > Turnos online. Los documentos deberán ser originales o copia certificada por escribano público, la información será verificada en el CAP y luego conformará el legajo electrónico. Una vez que se digitalicen los documentos, serán devueltos al proveedor. Es obligatorio que el trámite sea ejecutado por el apoderado o representante legal que cumpla las funciones de administrador legitimado, quien a su vez firma en esa misma gestión el acta de acuerdo. Registración para proveedores extranjeros En el caso de que la empresa a pre-registrar sea una empresa radicada en el exterior del país, el trámite se realiza accediendo a buenosairescompras.gob.ar desde el menú: Lo que se realiza es una pre registración y se debe leer atentamente la información presente en la siguiente pantalla: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 19

20 Presionando sobre el link Procedimiento de Inscripción y la Documentación a presentar: Al presionar sobre el menú necesita completar los siguientes datos: el proveedor interesado BAC - Proveedores Administración de Usuarios 20

21 El proveedor debe determinar si es Persona física no residente en el país o si es persona jurídica extranjera sin sucursal en el país. Dependiendo la opción seleccionada, el formulario a completar será distinto. En este caso, a modo de ejemplo, se selecciona como tipo de proveedor la primer opción, y el sistema nos despliega la siguiente pantalla a completar: Se solicita de manera obligatoria el Nombre de Fantasía, Pais (el cual se selecciona presionando la flecha invertida, que despliega todos los países disponibles) asociado BAC - Proveedores Administración de Usuarios 21

22 a dicho dato debe completarse el Tipo de identificador tributario, presionando también sobre la flecha invertida; luego completar el Identificador tributario, (ambos también se ingresan de manera obligatoria), el Correo institucional y el Código de validación. Una vez completa dicha información, BAC brindará 6 solapas a completar de manera obligatoria: En la solapa número 2, solicita completar el Domicilio Legal: Como puede observarse, los únicos datos obligatorios son:pais, Calle, Número, Codigo postal y Número de teléfono. Una vez completos, presionar Siguiente para acceder a la solapa 3 > Personas Legales BAC - Proveedores Administración de Usuarios 22

23 La carga en el sistema de la persona física como la Persona Legal, es igual al procedimiento de carga explicado anteriormente para una empresa nacional. La carga de las próximas solapas también son similares a la carga en una empresa nacional, exceptuando que en el caso de empresa extranjera, se brinda una solapa en particular para la carga de la documentación, la número 5 > Documentación requerida; se visualiza la siguiente pantalla: (Tener en cuenta que los datos obligatorios son sólo los que tienen un asterico de color rojo a la izquierda.) Es importante tener en cuenta, que existen tres tipos de documentos: 1) Documento Modelo: Los que es necesario descargar > imprimir > completar > escanear > volver a subir. 2) Documentos obligatorios 3) Otros documentos: La documentación no obligatoria. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 23

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25 *Como puede visualizarse, en la opción correspondiente a Documento Modelo, el sistema brinda 3 solapas: 1- Descargar el documento: Al presionar sobre, se descarga un pdf para que el proveedor se imprima, lo complete y lo firme. 2- Escanear el documento: Al acceder a dicha solapa, se puede leer lo siguiente: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 25

26 3- Subir el documento: El sistema permite adjuntar el documento debidamente firmado brindando la siguiente pantalla: Una vez completo el punto número 5, presionar sobre solapa 6., se accede a la Se visualizan las restantes solapas en color verde, debido a que están completas. La solapa 6, muestra toda la información que se agregó a lo largo de la pre registración y en la parte inferior derecha de la pantalla, nos solicita presionar sobre para finalizar dicho trámite. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 26

27 3. Ingreso al sistema Una vez que se obtiene el usuario y clave para operar, ingresar en el sistema. Visualiza la siguiente pantalla: 3.1. Modificar clave Desde el perfil de usuario permite modificar la contraseña proporcionada por el sistema, es requisito obligatorio para continuar operando. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 27

28 Accede al siguiente menú y modifica los datos, una vez que realiza esta acción vuelve a ingresar al sistema. 3.2 Configuración BAC permite al usuario configurar el medio de envío de las notificaciones. Tener en cuenta que el sistema no permite la modificación de la notificación interna mientras que el correo electrónico puede editarse. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 28

29 Si selecciona con un tilde la opción resumen diario, BAC envía un correo electrónico con las tareas pendientes y notificaciones durante los días hábiles. El usuario puede actualizar su correo electrónico y el sistema le informa el siguiente paso a seguir: Para confirmar los cambios presionar el botón. Por último, el proveedor puede realizar ajustes en las bandejas de su escritorio modificando el orden de visualización de las mismas. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 29

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31 4. Menú Administrar 4.1. Modificar Datos del Proveedor Para modificar los datos cargados durante el período de inscripción, acceder al menú: Administrar Modificar datos del proveedor. Desde este formulario, procede a modificar los datos cargados y actualizar la información. El sistema brinda 4 índices en los cuales se pueden realizar modificaciones: 1- Inicio 2- Información Básica y domicilio 3- Personas legales 4- Rubros licitatorios Al presionar el botón, el sistema brinda el siguiente aviso: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 31

32 1- Inicio: Se puede editar la siguiente información: Recordar que una vez que se edita la información, es necesario clickear sobre. 2- Información básica y domicilio: Es posible editar los siguientes datos: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 32

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34 3- Personas legales: En este caso, el sistema habilita la edición y eliminación del Administrador Legitimado y los Socios y/o directores: En el caso de necesitar generar un nuevo usuario, ya sea Apoderado o Representante Legal, se accede al menú Agregar persona Legal y se completan los siguientes campos, todos de carácter obligatorio. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 34

35 Una vez completos los datos, se presiona sobre el botón confirma la creación del usuario. y el sistema Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se presiona sobre. 4- Rubros Licitatorios: Desde el menú se accede a la siguiente descripción: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 35

36 Tanto en la opción Rubro, como Grupo, si se presiona la flecha invertida, se accede a la lista total ambos. Según lo seleccionado, el sistema arroja la lista de resultados disponibles para seleccionar y agregar a la empresa. En el caso de realizar la búsqueda por producto, clickear sobre y el sistema habilita un menú de búsquedas: Al ingresar el producto que necesitamos, y clickear sobre la lupa, se visualiza una lista de productos que contienen la palabra ingresada. Por ejemplo, búsqueda de un escritorio: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 36

37 Una vez que presionamos el botón sistema: estos son los resultados que arroja el Al presionar sobre rubro:, se despliega la lista con los productos existentes en dicho BAC - Proveedores Administración de Usuarios 37

38 Al seleccionarla, clickeando sobre el recuadro de la derecha, y sobre, el sistema agrega el rubro y la clase seleccionada; por último, click en. Es importante tener en cuenta que toda modificación realizada en dicho formulario desactualiza el estado registral. El quedar como Desactualizado por formulario, implica solicitar un turno para realizar la presentación personalmente de la documentación que avale dichos datos modificados. En el caso de desconocer específicamente qué documentos deben presentarse por el tipo de cambio realizado, lo recomendable es consultar directamente al Centro de Atención a Proveedores, cuyo mail de contacto es cap@buenosaires.gob.ar En la página existe una opción en donde se accede y se verifica la Documentación a Presentar por tipo de proveedor, la misma se encuentra ubicada en el menú Proveedores > Inscripción > Documentación a Presentar y se visualiza de la siguiente forma: Al ingresar al sistema, se despliega la siguiente ventana emergente que le informa la necesidad de presentar la documentación actualizada en el CAP. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 38

39 4.2. Solicitar Baja En caso de requerir la baja del usuario BAC, ingresar a Administrar Solicitar baja del proveedor. Esta acción sólo puede ser realizada por las personas legales: Accede a la siguiente pantalla: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 39

40 Presionar el botón solicitar baja para generar la solicitud. El sistema informa cuando se haya efectuado la baja. Al momento de realizar esta acción, el sistema inhabilita las siguientes funciones: Búsqueda de procesos de compra. Ingreso de ofertas. Ingreso de garantías. Respuesta de documento contractual. Cabe mencionar que el sistema se encuentra disponible para realizar las siguientes acciones: Administración de usuarios. Modificación de datos del proveedor. Consulta del estado registral. Cancelar solicitud de baja. Una vez que es autorizada la baja, se informa a través del RIUPP al usuario asociado. Queda inhabilitado para todos los procesos de compras y contrataciones con el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. La baja se encuentra sujeta a las siguientes condiciones: Poseer ofertas realizadas en un proceso no concluido. Poseer órdenes de compra pendientes. Facturas pendientes de orden de pago. Sanciones y penalidades en curso. Garantía sin ejecutar. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 40

41 Cancelar solicitud En caso de haber solicitado la baja y la misma aún no fue confirmada, el usuario podrá cancelar la misma. Ingresar a Administrador Solicitar baja del proveedor. Accede al formulario de cancelación: Presionar el botón cancelar solicitud de baja. El sistema despliega un mensaje de éxito y se rehabilitan las funciones operativas dadas de baja con la solicitud: Rehabilitar proveedor En caso de que la baja haya sido autorizada y el proveedor desee volver a operar en BAC, desde el home de BAC ingresar a Soy proveedor Inscripción Reincorporación de proveedores. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 41

42 Presionar el botón Formulario de re-incorporación. El sistema habilita la siguiente pantalla. Completar el número de CUIT/CUIL y presionar el botón solicitar re-incorporación. El sistema re-dirige hacia el formulario de pre-inscripción, desde el cual ingresa los datos correspondientes. Es importante mencionar que el circuito a seguir es similar al proceso de registro, verificar si existe documentación a presentar o actualizar para ser presentada en el RIUPP. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 42

43 4.3. Administrar Usuarios Con el usuario proveedor en BAC se habilita el alta, baja y modificación de usuarios. Es preciso distinguir los perfiles que permite el sistema, diferenciados por las funciones: Proveedor: Persona física o jurídica habilitada para contratar con el GCBA e inscripta en el RIUPP. Administrativo: Persona física que utiliza BAC en representación del proveedor,puede realizar el ingreso de una oferta, pero no podrá ni modificarla ni confirmarla. Administrador legimitado: Persona física que utiliza el sistema BAC en representación del proveedor, encargada de interactuar jurídicamente con el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Es el único habilitado para la confirmación de ofertas. El sistema permite asociar a sólo un usuario apoderado o representante legal para efectuar esta función. Apoderado: Usuario autorizado para actuar en nombre del Proveedor. Inscripto en el RIUPP, habilitado para las funciones de administrador y usuario legitimado. Responsable de la presentación de la documentación física en el CAP. Representante legal: Usuario autorizado para representar jurídicamente al proveedor. Inscripto en el RIUPP, habilitado para las funciones de administrador y usuario legitimado. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 43

44 Accediendo al menú Administrar Administrar usuarios El sistema permite crear, editar, visualizar y eliminar usuarios administrativos, se puede ver la siguiente pantalla: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 44

45 Alta de usuario Para generar un usuario, presionar el botón. Se ingresa a la siguiente pantalla: Campos de ingreso obligatorio: Nombre de usuario para el ingreso al sistema: Campo de texto libre. Completar la denominación del usuario para operar en BAC. Nombre y apellido: Campo de texto libre. Ingresar nombre y apellido del usuario. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 45

46 Correo electrónico de contacto: Cargar la dirección del usuario en la cual recibirá las notificaciones de BAC. Estado: Indicar si el usuario se encuentra activo o inactivo. Esta opción le permite inhabilitar y rehabilitar las funciones en el sistema para un usuario en particular. Campos de ingreso optativo: CUIT/CUIL: Completar el CUIT o CUIL correspondiente al usuario. Es obligatorio para los roles apoderado y representante legal, caso contrario es optativo. Tipo de documento: Ingresar el tipo de documento. Desplegar la flecha invertida y seleccionar la opción correspondiente. No es adicional. Numero de documento: Campo numérico, ingresar número de documento. No es adicional. Una vez que ingresa los campos obligatorios, presionar el botón crear nuevo usuario. Editar usuario Para modificar los datos del usuario, presionar el botón editar usuario: Ingresar a la siguiente pantalla, con los datos del usuario: BAC - Proveedores Administración de Usuarios 46

47 Es importante mencionar el siguiente aspecto: No se puede modificar el nombre de usuario. Eliminar usuario Para otorgar la baja a un usuario, presionar el botón eliminar usuario. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 47

48 El sistema despliega una ventana de confirmación. Presionar aceptar para efectuar la baja: Ver información de usuario Para efectuar la consulta sobre los datos del usuario, presionar el botón ver información del usuario >. El sistema despliega el formulario con los datos de inscripción actualizados, no es editable. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 48

49 Ver historial Para acceder a la consulta de las acciones efectuadas sobre el usuario, presionar el botón ver historial. Ingresa a la siguiente pantalla: Visualiza la siguiente información: Usuario: Nombre de usuario. Rol Estado Historial de acciones realizadas: Acción: Modificación realizada. Fecha acción: Día, mes y año en que se efectúo la modificación. Hora acción: Hora en que se efectúo la modificación. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 49

50 Usuario: Usuario que realizó la acción Estado registral Para consultar los datos cargados al momento de registrarse en la plataforma, ingresar a Administrador Consultar estado registral. Accede a la consulta sobre los datos ingresados en el formulario de pre-inscripción y validados en el CAP BAC - Proveedores Administración de Usuarios 50

51 Desde esta página se visualizan los datos del proveedor, a qué categoría pertenece la empresa, las clases a las cuales se encuentra inscripta, quién es el adminitrador legitimado y las personas legales; además se accede a los socios o miembros del directorio, el estado de la documentación, a qué organismo público se encuentra inscripto y el estado de deudores alimentarios. BAC - Proveedores Administración de Usuarios 51

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