DEFINICIÓN DE LOS INDICADORES DE LA CARTA DE SERVICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL EDIFICIO DE INGENIERÍAS

Transcripción

1 Fecha de cómputo Definición del Indicador Número 1 Porcentaje de impresos normalizados disponibles en la página web de la AEI. Valorar el grado de actualización que tiene la página web de la AEI. Compromiso 1: Facilitar el acceso de los usuarios a la información administrativa a través de la atención personalizada, la reducción de tiempos de espera y la flexibilización de los horarios de atención al público en los periodos de mayor afluencia y la difusión puntual de la información en los lugares y por los medios más idóneos para ello. Compromiso 2: Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para acercar la Administración al usuario (90% de impresos normalizados disponibles en la página web del edificio, registro de usuarios ante Entidad Certificadora para la emisión de certificados electrónicos de identidad de persona física, utilización del correo electrónico, gestión de trámites a través de la Sede Electrónica ULPGC). División entre el número de impresos normalizados usados en la Unidad publicados en la web de la AEI y el número de impresos normalizados usados en la Unidad. El cociente obtenido se multiplicará por 100. (INP / INU) x 100 INP: Impresos normalizados usados en la Unidad publicados en la web de la AEI. INU: Impresos normalizados usados en la Unidad que procede publicar. 31 de diciembre de cada año. Para ambas variables (INU e INP): documento Registro de impresos normalizados que se utilizan en la AEI. Valor estándar 90% El documento Registro de impresos normalizados que se utilizan en la AEI contiene la lista ordenada alfabéticamente de los mismos, con especificación de los siguientes datos: fecha de emisión o modificación, fecha de publicación en la web de la AEI y área de gestión AEI relacionada. Además, el documento incluirá en su última página el del valor alcanzado por el indicador número 1 conforme a la fórmula establecida a tales efectos. A efectos de constancia documental el Administrador emitirá este documento actualizado a fecha 31 de diciembre de cada año. Dicho documento se custodiará en el Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Registro de impresos normalizados que se utilizan en la AEI.

2 Fecha de cómputo Definición del Indicador Número 2 Porcentaje de certificaciones académicas personales emitidas en el plazo definido en los compromisos. Valorar la capacidad de respuesta y la simplificación administrativa en el procedimiento de emisión de las certificaciones académicas personales. Compromiso 3: Agilizar y simplificar los trámites administrativos mediante la racionalización de todos los procedimientos, la emisión del 75% de las certificaciones académicas personales en las 24 horas siguientes a la justificación del pago de las tasas, la autorización del 90% de las solicitudes de uso de locales (aulas, Salón de Actos, Salas de Grados, Sala de Juntas) en las 24 horas siguientes a su solicitud y la confirmación del 90% de las contrataciones de servicio de alquiler de guaguas en las 72 horas siguientes a su solicitud. División entre el número de certificaciones académicas personales (CAP) que son emitidas en las 24 horas siguientes a la justificación del pago de tasas y el número de solicitudes de CAP. El cociente obtenido se multiplicará por 100. (CAPE / CAPSP) x 100 CAPE: Certificaciones académicas personales emitidas en las 24 horas siguientes a la justificación del pago de tasas. CAPSP: Certificaciones académicas personales solicitadas y pagadas. 31 de diciembre de cada año. Para ambas variables (CAPE y CAPSP): Archivador de Certificaciones Académicas Personales emitidas. Valor estándar 75% Este indicador se refiere a CAP sin texto libre y solicitadas de manera presencial (quedan por tanto excluidas las solicitadas a través del correo electrónico o vía Sede Electrónica). Para facilitar el cómputo de este indicador, una vez imprimido el papel de pago de tasas universitarias por concepto de certificado, se estampará en el mismo una tabla que facilitará la anotación de las fechas de la justificación del pago, la de la emisión y la de la entrega del CAP. Se entiende como fecha de emisión aquella en la que se incorpora la última firma preceptiva en el documento. A efectos de constancia documental el Administrador emitirá un informe anual que recogerá el valor alcanzado por este indicador. Dicho informe se custodiará en el Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Solicitudes de CAP.

3 Definición del Indicador Número 3 Porcentaje de autorizaciones de uso de espacios y dependencias dentro del plazo definido en los compromisos. Valorar la capacidad de respuesta y la simplificación administrativa en el procedimiento de reserva y uso de locales del edificio (aulas, Salones de Actos, Salas de Juntas, ). Compromiso 3: Agilizar y simplificar los trámites administrativos mediante la racionalización de todos los procedimientos, la emisión del 75% de las certificaciones académicas personales en las 24 horas siguientes a la justificación del pago de las tasas, la autorización del 90% de las solicitudes de uso de locales (aulas, Salón de Actos, Salas de Grados, Sala de Juntas) en las 24 horas siguientes a su solicitud y la confirmación del 90% de las contrataciones de servicio de alquiler de guaguas en las 72 horas siguientes a su solicitud. Compromiso 4: Velar por la disponibilidad de las instalaciones y por la calidad de los servicios que se prestan mediante concesión administrativa (cafetería, limpieza, reprografía, máquinas expendedoras, jardinería, seguridad, control de plagas, etc.). División entre el número de autorizaciones de uso de locales efectuadas en las 24 horas siguientes a la solicitud y el número de solicitudes de autorización de uso de locales recibidas. El cociente obtenido se multiplicará por 100. (AULE / SAUR) x 100 AULE: Autorizaciones de uso de locales efectuadas en las 24 horas siguientes a la solicitud. SAUR: Solicitudes de autorización de uso de locales recibidas. Fecha de cómputo 31 de diciembre de cada año. Para ambas variables (AULE y SAUR): Planillas de control de uso de aulas + Libro de control de reserva y uso de la Sala de Grados 1 + Libro de control de reserva y uso de la Sala de Grados 2 + Libro de control de reserva y uso de la Sala de Juntas + Libro de control de reserva y uso del Salón de Actos del EI. (Ver ) Valor estándar 90% Los documentos que se usan como fuente de datos se custodian en la Conserjería del edificio. Cuando una autorización de uso de local se efectúe pasadas las 24 horas desde la solicitud, se hará constar tal circunstancia en la correspondiente planilla o libro de control. A efectos de constancia documental la Conserje emitirá un informe anual que recogerá los valores relativos a la utilización de las aulas, Salas de Grados, Sala de Juntas y Salón de Actos del edificio. Dicho informe se custodiará en el Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Uso de espacios y locales comunes del EI. En el cómputo del número de usos de las aulas del edificio no se incluirá el empleo habitual de las mismas derivado de la ordenación académica oficial de la EIIC.

4 Definición del Indicador Número 4 Número de acciones para impulsar la mejora de la gestión universitaria. Valorar el grado de implicación que tiene la Unidad con la cultura de la calidad y la mejora continua. Compromiso 5: Favorecer las iniciativas de mejora de la calidad de los servicios (gestión de quejas, sugerencias y felicitaciones, realización de sondeos periódicos de satisfacción de los usuarios, reunión de grupos de calidad, actualización de la carta de servicios y elaboración de informe anual). Cómputo directo del número de documentos (normalmente se trata de actas de reunión) que acrediten la realización de acciones para impulsar la mejora de la gestión universitaria (habitualmente se trata de reuniones de grupos de calidad) por parte de algún miembro de la AEI. Número de reuniones. El valor se obtiene contando directamente el número de actas de reunión (o documentos que procedan), obteniéndose un valor concreto (número entero positivo), por lo que no hay que aplicar ninguna fórmula para su. Fecha de cómputo 31 de diciembre de cada año. Entre otros: archivador de Reuniones de Coordinación de la AEI + archivador de Carta de Servicios de la AEI + archivador de Junta de Centro EIIC + archivador de Comisión de Garantía de Calidad EIIC + archivador de CPIRA-EIIC (Ver ) Valor estándar 3 reuniones al año. Este indicador incluye todo tipo de acciones que tengan como objetivo mejorar la gestión en la Universidad; por ejemplo, participación en reuniones con la Gerencia, Vicerrectorados, OTeA, etc., así como reuniones de Junta de Centro, Comisión de Garantía de Calidad, CPIRA y otras Comisiones del Centro; Grupos de Autoevaluación, Evaluaciones externas, otros grupos y reuniones de calidad, coordinación, debate de normativas para su aplicación en la Unidad, etc. Se entenderá Grupo de calidad en un sentido amplio (equipos de mejora, grupos de coordinación, reuniones de debate y en general cualquier reunión cuyo objetivo sea analizar y resolver incidencias y/o mejorar la información, la coordinación y la gestión de los procedimientos y actuaciones propias en la Unidad). A efectos de constancia documental se entenderán válidos no sólo los documentos emitidos con formato normalizado de acta, sino también con cualquier otro formato, siempre que haya constancia del órgano emisor y contenga al menos la relación de participantes, la fecha y lugar de reunión, así como un extracto de los asuntos tratados y decisiones adoptadas. A efectos de constancia documental el Administrador emitirá un informe anual que recogerá el valor alcanzado por este indicador. Dicho informe se custodiará en el Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Acciones para impulsar la mejora de la gestión universitaria.

5 Definición del Indicador Número 5 Informes sobre el nivel de satisfacción de los usuarios determinado a partir de sondeos. Valorar el grado de implicación que tiene la Unidad con la cultura de la calidad y la mejora continua. Compromiso 4: Velar por la disponibilidad de las instalaciones y por la calidad de los servicios que se prestan mediante concesión administrativa (cafetería, limpieza, reprografía, máquinas expendedoras, jardinería, seguridad, control de plagas, etc.). Compromiso 5: Favorecer las iniciativas de mejora de la calidad de los servicios (gestión de quejas, sugerencias y felicitaciones, realización de sondeos periódicos de satisfacción de los usuarios, reunión de grupos de calidad, actualización de la carta de servicios y elaboración de informe anual). Cómputo directo del número de informes emitidos sobre el nivel de satisfacción de los usuarios basados en sondeos realizados. Número de informes. El valor se obtiene contando directamente el número de informes emitidos, obteniéndose un valor concreto (número entero positivo), por lo que no hay que aplicar ninguna fórmula para su. Fecha de cómputo La del informe anual de de la Carta de Servicios de la Unidad. Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Informes anuales sobre satisfacción usuarios de la AEI vía sondeos. Valor estándar 1 informe al año. Se procurará que al menos uno de los informes sea emitido por el Gabinete de Evaluación Institucional (GEI) de la ULPGC. También serán computables para este indicador los informes emitidos por otras instancias, siempre que se basen en sondeos realizados entre los usuarios, hayan sido elaborados y aprobados por equipos con formación adecuada para ello, se cuente con la documentación relacionada correspondiente y se adjunte el acta de la reunión en la que aquellos fueron aprobados. A efectos de constancia documental se custodiará un ejemplar de cada uno de estos informes en el Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Informes sobre satisfacción de usuarios a partir de sondeos.

6 Definición del Indicador Número 6 Informe anual de acerca del cumplimiento de los compromisos asumidos en la Carta de Servicios. Valorar el grado de implicación que tiene la Unidad con la cultura de la calidad y la mejora continua. Compromiso 5: Favorecer las iniciativas de mejora de la calidad de los servicios (gestión de quejas, sugerencias y felicitaciones, realización de sondeos periódicos de satisfacción de los usuarios, reunión de grupos de calidad, actualización de la carta de servicios y elaboración de informe anual). Comprobación de la existencia del informe anual de de la Carta de Servicios de la Unidad. Número de informes. El valor se obtiene contando directamente el número de informes emitidos, obteniéndose un valor concreto (número entero positivo), por lo que no hay que aplicar ninguna fórmula para su. Fecha de cómputo La del informe anual de de la Carta de Servicios de la Unidad. Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Informes anuales de Seguimiento de la Carta de Servicios AEI. Valor estándar 1 informe anual. El Informe Anual de Seguimiento de la Carta de Servicios de la AEI es elaborado y aprobado por el Equipo de Trabajo constituido en la Unidad a tales efectos. Se levanta acta de las reuniones que celebre dicho equipo. A efectos de constancia documental se custodiará un ejemplar de cada uno de estos informes en el Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Informes de Seguimiento de la CSAEI.

7 Definición del Indicador Número 7 Porcentaje de confirmaciones de contratación de servicio de alquiler de guagua realizadas en el plazo definido en los compromisos. Valorar la capacidad de respuesta y la simplificación administrativa en el procedimiento de contratación de servicio de alquiler de guaguas (área de gestión económica). Compromiso 3: Agilizar y simplificar los trámites administrativos mediante la racionalización de todos los procedimientos, la emisión del 75% de las certificaciones académicas personales en las 24 horas siguientes a la justificación del pago de las tasas, la autorización del 90% de las solicitudes de uso de locales (aulas, Salón de Actos, Salas de Grados, Sala de Juntas) en las 24 horas siguientes a su solicitud y la confirmación del 90% de las contrataciones de servicio de alquiler de guaguas en las 72 horas siguientes a su solicitud. División entre el número de contrataciones de servicio de alquiler de guagua que han sido confirmadas en el plazo de 72 horas siguientes a su solicitud y el número de solicitudes de contratación de servicio de alquiler de guagua recibidas. El cociente obtenido se multiplicará por 100. (CC / CS) x 100 CC: Contrataciones de servicio de alquiler de guagua que han sido confirmadas en las 72 horas siguientes a la solicitud. CS: Solicitudes de contratación de servicio de alquiler de guagua recibidas. Fecha de cómputo 31 de diciembre de cada año. Para ambas variables (CC y CS): Documentación custodiada en los archivadores del despacho de Gestión Económica de la AEI. (Ver ) Valor estándar 90% Para el cómputo de este indicador solamente se tendrán en cuenta las solicitudes que hayan sido cursadas correctamente conforme al procedimiento oficialmente establecido. A efectos de constancia documental la Gestora del área económica emitirá, en cada mes de enero, un informe anual en el que se detallarán los datos de las solicitudes de alquiler de guagua tramitadas en el ejercicio presupuestario anterior, así como los valores alcanzados por las variables CC y CS. Dicho informe se custodiará en el Archivador de Seguimiento de Indicadores de la Carta de Servicios de la AEI: apartado de Solicitudes de alquiler de guagua.