Universidad de Colima Fecha Edición Clave Fecha de revisión Implantación

Transcripción

1 No. Descripción 1 OBJETIVO: Describir las actividades y criterios que deben cumplir los Planteles y Dependencias de la Institución para efectuar el registro de los aspirantes aceptados de manera que su estatus cambie a alumnos de la en cualquiera de sus niveles educativos con base en la normatividad vigente. 2 ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a todos los aspirantes aceptados y al personal involucrado de los Planteles y Dependencias de la Institución. 3 DEFINICIONES: SICEUC: Sistema de Control Escolar de la, en operación desde Inscripciones de primer ingreso: Inscripciones que se realizan por primera vez en cualquier escuela o facultad después de haber cumplido con los requisitos de admisión que señalen los Reglamentos Escolares de educación Media Superior, Superior y de Posgrado. También se consideran Inscripciones de primer ingreso aquellas que se realizan a alumnos que provengan de otra institución educativa y que mediante revalidación o equivalencia de materias, ingresen a cualquiera de los semestres de alguna de las escuelas o facultades de esta Universidad. Equivalencia: Reconocimiento que esta universidad hace de estudios parciales realizados en otras instituciones educativas del país, y podrá otorgarse por ciclos completos (semestres), ciclos en forma parcial o por asignaturas Revalidación: Declaración de validez de los estudios realizados en el extranjero reconocidos por la Secretaría de Educación Pública y que constan en los certificados, diplomas o constancias, siempre y cuando sean equiparables con los programas de todos los niveles educativos que ofrece la Universidad, y podrá otorgarse por ciclos completos (semestres) o por asignaturas. Folio: Conjunto de letras y números asignada en el encabezado del documento para su identificación y control. Ficha de Inscripción: Cédula en la que se recopilan los datos necesarios para llevar a cabo la inscripción del alumno. Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Arancel: Costo oficial establecido para el pago de servicios. Expediente Escolar: Carpeta identificada con el número de cuenta y nombre del alumno que integra los documentos escolares generados durante el ingreso, permanencia y egreso del alumno que permite llevar la trazabilidad de sus estudios. Calendario de Actividades SICEUC: Distribución de determinadas actividades en distintas fechas a lo largo de un semestre. Aspirante Aceptado: Persona que ha obtenido derecho a realizar el proceso de inscripción.

2 Alumno: Persona que se encuentra inscrita en algún plantel de la institución. Número de Cuenta: Código numérico asignado al alumno de nuevo ingreso a la institución para su identificación y control. Forma Migratoria: Documento con el que el extranjero acredita la calidad y característica migratoria con que se interna y permanece en el país. La forma migratoria es evidencia del estatus migratorio de un extranjero. Certificación de Inscripción de Nacimiento: Trámite para inscribir en el país el registro de los actos del estado civil de las personas ocurridos en el extranjero Carta de Naturalización: Documento que se expide a los extranjeros cuando adquiere la nacionalidad de un segundo país, con el cual ha adquirido algunos vínculos producto de la estadía mantenida de manera legal en dicho país Acta de Reconocimiento de Hijos: Documento que se expide cuando se reconoce al menor o adulto registrado anteriormente, por alguno de los padres. Dictamen: Documento que valida los estudios realizados por el alumno. 4 REFERENCIAS: Ley Orgánica de la. Reglamentos Escolares de: o Educación Media Superior o Educación Superior o Posgrado. Manual General de Políticas y Procedimientos. Procedimiento para la elaboración y control de los documentos. Calendario escolar de cada nivel. Calendario de actividades SICEUC. Dictamen de revalidación o equivalencia. Oficio Circular de Aranceles. Acuerdo No. 1/SPC publicado en el Diario Oficial de la Federación del 17 de diciembre de Oficios complementarios emitidos por la autoridad correspondiente. Normas complementarias al Reglamento Escolar de Posgrado, expedidas en la, en diciembre de 2010 Administración del expediente escolar en las Delegaciones Regionales (Instructivo de trabajo) 5 RESPONSABLES: Rectoría. Secretaría General. Coordinación General Administrativa y Financiera. Dirección General de Administración Escolar Delegaciones Regionales. Coordinación General de Docencia. Direcciones Generales de los niveles académicos.

3 Planteles. Dirección Regional de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica 6 Desarrollo del Procedimiento 6.1 Desarrollo No. Responsable Actividad Aspirante aceptado Consultar la lista oficial de aspirantes aceptados en el periódico El Comentario o en el sitio web oficial de la Universidad y realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la carrera elegida. 2. Identificar su nombre y seleccionarlo. 3. Ingresar su folio asignado en el proceso de admisión Aspirante aceptado Imprimir documentos requeridos para su inscripción según se indica: 1. Ficha de inscripción a primer ingreso a. Niveles medio superior y superior (FOAIUC-0011) dos tantos b. Nivel posgrado (FOAIUC-0025) tres tantos. (se deben registrar las asignaturas a cursar durante el semestre). 2. Formato de pago referenciado Aspirante aceptado Registrar información solicitada de los documentos originales para obtener Acuse de recibo de documentos entregados (FOAIUC- 0032), imprimirlo Aspirante aceptado Depositar en la cuenta bancaria correspondiente el importe de los aranceles de inscripción Aspirante aceptado Entregar al plantel: 1. Ficha de Inscripción de primer Ingreso (pegar fotografía). 2. Documentos oficiales requeridos según el nivel de estudios correspondiente. 3. Acuse de recibo de documentos entregados Plantel Recibir y verificar los documentos del aspirante aceptado y: 1. Firmar y sellar el Acuse de recibo de documentos entregados 2. Entregar al aspirante la sección correspondiente Plantel Verificar y actualizar en SICEUC los datos del aspirante aceptado para después: 1. Asignar el grupo (carrera y plan de estudios) 2. Emitir Recibo de pago (FOAIUC-0012) por concepto de Inscripción (firmar, sellar y separar para plantel y delegación)

4 A partir de este momento el aspirante está formalmente inscrito y debe realizar los trámites complementarios: Toma de foto para credencial Obtener su correo universitario (llave de ingreso a los servicios escolares) Alta al seguro facultativo (tramite que hace la institución ante IMSS). Nota: los primeros dos se pueden realizar al momento o en los 5 días siguientes. El tercero es un trámite que puede durar más tiempo Plantel Crear el expediente escolar del alumno e integrar los siguientes documentos (tramites en fechas posteriores al registro de altas) 1. Ficha de inscripción de primer ingreso al nivel correspondiente 2. Recibo de pago 3. Copia de los documentos oficiales requeridos (política 6.2.3). 4. Acuse de recibo de documentos entregados, mismo que debe ser firmado al momento de entregarse los documentos originales al alumno Plantel Generar el Reporte de control de inscripciones (FOAIUC-0033) en SICEUC ordenado por número de cuenta consecutivo ascendente y enviarlo a la Delegación Regional mediante oficio, acompañado de bloques de 50 alumnos que contienen: 1. Un tanto de las fichas de Inscripción de primer Ingreso 2. Recibos de pago correspondientes 3. Fotocopia de la CURP 4. Documentación oficial requerida Delegación Regional Recibir la documentación, verificarla y firmar de recibido Delegación Regional Digitalizar los documentos recibidos conforme al procedimiento Expediente Digital Delegación Regional Crear (o integrar según corresponda) el expediente escolar del alumno con: 1. Ficha de inscripción de primer ingreso al nivel correspondiente 2. Recibo de pago 3. Copia de la CURP Delegación Regional Remitir al plantel mediante oficio los documentos oficiales (en el orden recibido), los cuales deben ser entregados al alumno Plantel Entregar al alumno los documentos oficiales y recabar firma de recibido en el Acuse de recibo de documentos entregados (FOAIUC-0032)

5 6.2. Políticas No. Descripción Las actividades del presente procedimiento deben apegarse al Calendario de Actividades SICEUC que es elaborado por el Comité de Administración Escolar con el fin de hacer homogéneas las tareas y fechas de captura (en los casos que aplique), de cierre o de reportes en los procesos escolares Los aspirantes aceptados al momento de adquirir la condición de alumnos (con todos los derechos y obligaciones que establece la Legislación Universitaria) deben apegarse a los lineamientos del presente procedimiento Documentos oficiales que debe presentar el alumno: Para todos los niveles: 1. Acta de Nacimiento (original y copia legible). 2. Certificado Total de Estudios del nivel educativo previo(original y copia). Nota: Si se cursó en el extranjero se debe presentar Revalidación de Estudios del antecedente académico emitida por la Secretaría de Educación Pública. 3. CURP (2 copias legibles en tamaño carta). 4. Fotografías tamaño infantil blanco y negro (2 para nivel medio superior y superior, 3 para nivel posgrado). Para Nivel Superior: 5. En caso de ser necesario el certificado de estudios de bachillerato deberá estar legalizado. Para Nivel Posgrado: 5 Constancia de comprensión de lectura del idioma inglés o algún otro idioma emitida por la (si se requiere según el plan de estudios). 6. De los documentos listados a continuación se debe presentar uno, dando preferencia de acuerdo al orden mostrado: Cédula Profesional o de grado (original y copia). Título o grado académico según corresponda (2 copias). Acta de Examen Profesional o de Grado (2 copias legibles tamaño carta certificadas por el plantel) Los aspirantes extranjeros para su ingreso y permanencia en la institución también deben presentar los siguientes documentos: 1. Original del Acta de Nacimiento legalizada y apostillada por el Consulado de México en el país de origen del

6 aspirante/alumno. 2. Certificado total de estudios antecedentes (original y copia legible) siempre y cuando haya cursado sus estudios en el país, en caso contrario deberá presentar revalidación de estudios del antecedente académico correspondiente emitida por la Secretaría de Educación Pública. ( Este aparece en el punto anterior ) 3. Documentos de su situación migratoria vigente: I. Forma Migratoria (copia). II. Pasaporte (copia). III. Oficio de Autorización para su estancia en el país Los documentos oficiales que son requisito para la inscripción se deben presentar sin tachaduras ni enmendaduras y en el caso de estar manchados la información debe ser legible Documentos que acreditan el Registro de Nacimiento (para todos los niveles): Acta de Nacimiento. Certificación de Inscripción de Nacimiento. Carta de Naturalización Acta de Reconocimiento de Hijos Características Oficiales que deben incluir el certificado de estudios y el título: 1. Sello de la Institución. 2. Firma de Autoridades. 3. Registro correspondiente de la Institución Los certificados de todos los niveles educativos deben presentarse legalizados por el Gobierno del Estado de procedencia, excepto si fueron emitidos por alguna de las siguientes instituciones o dependencias: Sistema Educativo Nacional. Instituto Politécnico Nacional (IPN). Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) En el nivel posgrado cuando un alumno presente para su inscripción el Acta de Examen o Certificado de Estudios, también debe entregar constancia de término de estudios emitida por la Institución de egreso y una carta compromiso donde se establezca el plazo para la entrega de uno de los siguientes documentos: 1. Cédula Profesional o de Grado. 2. Título o grado académico Debido a la importancia de los documentos que comprueban los estudios de nivel previo (Cédula Profesional y Acta de Examen Profesional), estos deben certificarse por el Secretario Administrativo del Plantel Para los aspirantes extranjeros, el Director del Plantel donde fue

7 aceptado debe obtener el Oficio de Autorización para su estancia en el país a través de la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica de la. Cumpliendo con los trámites requeridos. Este oficio debe tramitarse cada año mientras el alumno extranjero permanezca estudiando en la institución La Constancia de Comprensión de Lectura del Idioma Inglés (TOEFL ITP) que no haya sido emitida por la, debe ampararse con una validación de la misma emitida por la Facultad de Lenguas Extranjeras de la Institución Cuando un aspirante aceptado no cuente con el Certificado de estudios del nivel anterior, pero cuente con una constancia de termino de estudios emitida por la Institución de egreso, podrá inscribirse presentando una Carta compromiso (de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No. 1/SPC publicado en el Diario Oficial de la Federación del 17 de Diciembre de 1997), mediante la cual se compromete a entregar el Certificado de Estudios antecedentes en un plazo no mayor a 6 meses contados a partir de la fecha de inicio del ciclo escolar. En el caso de no cumplir con la disposición anterior, el trámite de inscripción se anulará (de conformidad con lo establecido en los artículos 15, 17 y 63 de los Reglamentos Escolares vigentes de Educación Media Superior, Educación Superior y Posgrado respectivamente) Las inscripciones por Equivalencia o Revalidación de Estudios serán tramitadas en el momento que se cuente con el Dictamen de aprobación emitido por la Dirección de Nivel correspondiente. Será la Delegación Regional quien validará los documentos recibidos y a continuación dará de alta al alumno en SICEUC Las carreras impartidas en la Universidad cuentan con un plan de estudios aprobado por la Secretaría Académica, con una clave de identificación, la cual es asignada al alumno al momento de su inscripción a primer ingreso El Reporte de Alumnos Inscritos FOAIUC-0033 se debe acompañar de los documentos relativos a la inscripción de los alumnos separándolos en dos bloques de la siguiente forma: 1. Documentos originales y CURP. 2. Fichas de Inscripción y recibos de pago Todo lo anterior debe trasladarse del plantel a delegación y viceversa en dentro de caja(s) de archivo muerto, debidamente protegidos y organizados Los alumnos beneficiados por la Beca de Inscripción relativa al Contrato Colectivo de Trabajo vigente en la (trabajadores, sus hijos o cónyuge) no realizan el depósito bancario; se les expide un recibo oficial de pago exento de los aranceles de

8 inscripción a través de SICEUC Los documentos originales que son recibidos al momento de la inscripción permanecerán en trámite hasta por un periodo de cinco meses a partir de la recepción de los mismos en el plantel. Posterior a esto serán concentrados en los expedientes de las Delegaciones para su resguardo y estarán disponibles para el interesado en el momento que los solicite Existen trámites complementarios al proceso de inscripción como son: Toma de foto para credencial universitaria Obtención de Correo Electrónico Afiliación al Seguro Facultativo de Estudiantes Los cuales se realizan a través de instrucciones de trabajo de manera ordinaria La falsedad parcial o total de algún documento oficial tendrá como consecuencia la anulación de la inscripción Cualquier documento que no cumpla con los requisitos del presente procedimiento será devuelto al plantel mediante oficio para su atención y seguimiento Los documentos solicitados (conforme al presente procedimiento) se deben verificar para asegurar que: 1. Sean los correctos. 2. Cumplan con los requisitos correspondientes 3. Coincida el nombre exhibido en ellos con el registrado en SICEUC Todo aspirante aceptado de nacionalidad Mexicana por nacimiento o por naturalización cubrirá los aranceles correspondientes en moneda nacional, caso contrario debe de pagar en dólares conforme a la lista de aranceles oficiales.

9 7 Anexos 7.1 Ficha de inscripción de primer ingreso No. Descripción Nombre: Ficha de inscripción de primer ingreso Clave: FOAIUC-0011 para nivel medio superior y superior y FOAIUC-0025 para nivel posgrado Objetivo: Estandarizar el formato en el que se concentran los datos de referencia, socioeconómicos y antecedentes académicos del alumno que ingresa a la institución. Alcance: Su salvaguarda son las Delegaciones Regionales y es utilizada por los planteles universitarios. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones Técnicas: Electrónico. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Diseño, distribución y actualización Sistema de Control Escolar (SICEUC). a cargo del responsable del Uso: Recopilar la información de los alumnos de primer ingreso que será integrada al sistema de control escolar (SICEUC). Establecido en el procedimiento de inscripciones de primer ingreso. Se encuentra disponible en línea. Costo: Variable. Se anexa formato.

10 Ficha de Inscripción de Primer Ingreso niveles medio superior y superior.

11 Ficha de inscripción de primer ingreso a posgrado

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13 7.2 Formato de pago referenciado No. Descripción Formato NOMBRE: Formato de pago referenciado Objetivo: Estandarizar el formato en el que se proporciona información al alumno o egresado de los planteles universitarios en la Universidad de Colima para realizar el pago de arancel del servicio solicitado en la institución bancaria. Alcance: Formato aplicable para planteles y dependencias de la. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Forma oficial en tamaño carta autorizada por la Contaduría General y Secretaría de Gestión, intervienen la Dirección General de Administración Escolar, Subdirección General de Administración Escolar y Delegaciones Regionales. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Dirección General de Administración Escolar, Delegaciones Regionales, además por la Contaduría General, Secretaría de Gestión y SICEUC. Uso: Instrumento que proporciona información para el pago de arancel del servicio solicitado en la institución bancaria. Costo: variable. Se anexa formato.

14 Formato de pago referenciado

15 7.3 Recibo de pago No. Descripción Formato NOMBRE: Recibo de pago. Clave: FOAIUC-0012 Objetivo: Estandarizar el formato en el que se comprueba el pago de un servicio prestado por la. Alcance: Formato electrónico aplicable para planteles y dependencias de la que ofrezcan servicios. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Contaduría General y Secretaría de Gestión. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Contaduría General y Secretaría de Gestión, SICEUC. Uso: Instrumento que comprueba el pago de un servicio. Costo: Variable. Se anexa formato.

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17 1 NÚMERO de recibo de pago 2 Nombre de la DEPENDENCIA 3 DATOS PERSONALES del interesado (Cuenta, Nombre, Carrera, Semestre y Grupo) 4 DATOS BANCARIOS (Banco, Convenio, Cuenta, Referencia y A nombre de ) 5 Descripción de ARANCELES (Número, Número de Folio (en caso de ser formato valorado, Cantidad a pagar, Concepto e Importe por arancel) 6 Importe TOTAL de los aranceles 7 CANTIDAD CON LETRA del importe total de los aranceles 8 NOMBRE Y FIRMA de la persona que elaboró el recibo de pago, así como sello de la dependencia 9 LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÓN del recibo de pago

18 7.4 Acuse de recibo de documentos entregados No. Descripción Formato NOMBRE: Acuse de recibo de documentos entregados. Clave: FOAIUC-0032 en diferente letra conforme a las características y nivel académico del alumno. Objetivo: Estandarizar el formato en el que se comprueba la recepción y posterior entrega de documentos en original, del aspirante al plantel y viceversa. Alcance: Formato electrónico aplicable para todos los aspirantes a ingresar a uno de los planteles de la. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Electrónico. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Diseño, distribución y actualización a cargo del responsable del Sistema de Control Escolar (SICEUC). Uso: Instrumento que comprueba la recepción y entrega de documentos en original. Costo: Variable. Se anexa formato.

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22 Nota: El formato del Acuse de Recibo de documentos entregados se genera con datos diferentes dependiendo el nivel de estudios y la nacionalidad, quedando de la forma siguiente: 1. Para Nivel medio superior y nivel superior 2. Para el nivel de posgrado 3. Para los alumnos extranjeros Acuse de recibo de documentos alumno 1 Número de folio del documento. 2 Nombre y Firma de quien recibe documentos y sello del plantel 3 de recepción de los documentos Acuse de recibo de documentos expediente plantel 4 Número de folio del documento. 5 Nombre y Firma de quien recibe documentos y sello del plantel 6 de recepción de los documentos 7 Nombre y firma del alumno que recibe los documentos 8 en el que entregan los documentos al alumno

23 7.5 Listado de control de inscripciones No. Descripción Formato Nombre: Listado de control de inscripciones Clave: FOAIUC-0033 Objetivo: Estandarizar el formato en el que se reportan los registros de alumnos inscritos en el SICEUC para su validación con los diferentes estatus. Alcance: Reporte electrónico generado por SICEUC y utilizado por las Delegaciones Regionales y planteles universitarios. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Electrónico. Características especiales: Oficial sin ser forma valorada Control: Responsable de su reproducción SICEUC; de su diseño y actualización son las Delegaciones Regionales. Uso: Establecido en el procedimiento de inscripciones. Su dotación es variable. Costo: Variable. Se anexa copia del formato electrónico.

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25 10. Diagrama de Flujo ASPIRANTE PLANTEL DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR ALUMNO Inicio Recibe documentación para su revisión Recibe documentación para su revisión 1 Recibe documentos originales y firma constancia de recepción en el plantel Ubicado en la lista de aspirantes aceptados. Ingresa a su información actualizando los datos requeridos No Documentación correcta No Documentación correcta Almacena en siceuc Realiza pago en banco Formato pago bancario, ficha de inscripción y acuse de recibo de doctos. entregados Comprobante de pago bancario SI SI Entrega Certificado No Generación de carta compromiso conforme al Acuerdo No. 1/SPC de DOF 17 Dic 97 Carta compromiso SI Ingresa a Control de inscripciones/reinscripciones cada alumno recibido Formato de control de inscripciones SI Cuenta con expediente Fin Recabar para su entrega, la documentación solicitada de acuerdo a convocatoria y procedimiento de primer ingreso de los tres niveles educativos Expediente alumno plantel Firmar y sellar el Acuse de recibo de documentos entregados entregando al alumno la parte superior Elige grupo al aspirante e imprime su recibo de pago, dejando al aspirante como alumno del ciclo correspondiente. Recibo de Alumno pago inscrito Abre e integra expediente de Alumno Inscrito incorporando la documentación solicitada No Crea nuevo folder, de acuerdo a Instrucción de Trabajo de Administración de Expedientes Digitaliza e integra expediente con la documentación conforme Instrucción de Trabajo de Administración de Expedientes Expediente digital Expediente alumno delegación Integra documentación de alumnos inscritos ordenados por numero de cuenta para entregar a la DRAE Envía a plantel los documentos en original para su regreso al alumno 1 Entrega al alumno sus documentos en original, firmando Acuse de recibo de documentos entregados Aprobó C.P. JUAN CARLOS VARGAS LEPE COORDINADOR GENERAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Firma