HELPPEOPLE SOFTWARE MAIL SERVICE Manual de usuario de la Versión 1.0

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Alfonso Sosa Botella
hace 6 años
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1 HELPPEOPLE SOFTWARE MAIL SERVICE Manual de usuario de la Versión 1.0 Elaborado por: Dirección de Aplicaciones y Servicios Helppeople Software

2 Tabla de Contenido Qué es helppeople Mail Service?... 3 Diagrama de funcionamiento... 3 Instalación de helppeople Mail Service... 4 Configuración de helppeople Mail Service... 4 Configuración de un servidor de correo... 5 Ficha Técnica del Producto... 7

3 Qué es helppeople Mail Service? helppeople Mail Service es una funcionalidad que hace parte de helppeople SWAP y es la encargada de leer el correo electrónico para crear solicitudes de servicio a partir de su contenido, helppeople Mail Service se adapta a la funcionalidad de helppeople SWAP como una medida para agrupar las funcionalidades en un solo sistema más fácil de mantener e instalar. Diagrama de funcionamiento Helppeople Capacity Management es un funcionalidad de helppeople SWAP que sincroniza los datos desde un servidor que tenga instalado el componente helppeople Cloud Service de helppeople SWAP, esta sincronización le indica al agente instalado en el cliente cuales servidores y que palabra clave debe buscar en el asunto para poder filtrar la información y luego crear la solicitud, luego de que el agente ya tiene información de los servidores a consultar, este procede a verificar cada correo en busca de la palabra clave asignada a ese servidor, si la encuentra, marca el correo como leído, descarga los adjuntos y por medio de la dirección de correo del remitente busca el usuario dentro de la base de datos de helppeople que quedara como solicitante del servicio.

4 Instalación de helppeople Mail Service Helppeople Mail Service se instala junto a helppeople SWAP y no requiere ningún tipo de instalación extra (para más información ver el manual de helppeople Agent Cloud). Configuración de helppeople Mail Service La configuración de helppeople Mail Service se hace desde helppeople Core, para configurarlo vaya al menú configuraciones -> parámetros del sistema, vaya a la pestaña Gestión de servicio->configuración Mail Service En esta consola de configuración permite configurar dos aspectos: 1. Servidores de correo: Permite agregar, editar y clonar servidores de correo los cuales estas asociados a una palabra clave.

$soporte\archivos donde esté instalado helppeople Core) y si desea o no activar el Mail Service a nivel general.$

5 2. Opciones generales: Permite configurar las opciones de intervalo de consulta (cada cuanto se pregunta al servidor por correo nuevo), la ruta donde se pondrán los adjuntos (la ruta es la carpeta soporte\archivos donde esté instalado helppeople Core) y si desea o no activar el Mail Service a nivel general. Configuración de un servidor de correo Para configurar un servidor de correo siga los siguientes pasos: 1. Primero que todo diríjase a la pestaña Opciones Generales y configure sus opciones, asigne un intervalo de consulta que se ajuste a sus necesidades, así como también configure la ruta de helppeople Core donde se almacenaran los adjuntos enviados, finalmente active el servicio haciendo clic en Activar Mail Service 2. Haga clic en la pestaña Servidores de correo y haga clic en el botón agregar localizado en la barra de herramientas, vera la siguiente pantalla. 3. Haga clic en la pestaña Opciones de solicitud y llene los siguientes datos: Activar: Permite activar o desactivar este servidor de correo Servicio: Seleccione el servicio al que pertenecerá la solicitud creada Equipo: Seleccione el servidor que contendrá el agente con la funcionalidad del mail service que se encargara de revisar continuamente los correos entrantes. Naturaleza: El tipo de naturaleza que tendrá la solicitud que se cree. Tipo de solicitud: Esta opción permite definir qué tipo de solicitud se creará, si será una solicitud normal o a través de una plantilla. Palabra clave sin plantilla: Esta palabra clave se buscara en el asunto del correo y si es encontrada se entenderá que ese correo es una solicitud de servicio y se creara la misma a partir de los datos de ese correo

6 Palabra clave con plantilla: esta palabra clave al igual que la palabra clave sin plantilla, permite crear un solicitud pero utilizando una plantilla como base de la misma, para que helppeople Mail Service tome un correo como base de una solicitud con plantilla, el usuario siempre debe poner en el asunto del correo el código de la plantilla al lado derecho de la palabra clave y luego dejar un espacio, por ejemplo si se desea usar como palabra clave con plantilla la palabra solicitud: si alguien desea crear un correo a partir de esos datos, el asunto debería ser escrito de la siguiente forma: solicitud:1 Problemas con equipo servidor de aplicaciones. 4. Haga clic en la pestaña Servidor de correo y llene los siguientes datos: Servidor: Dirección url del servidor de correo Puerto: puerto de consulta para protocolo IMAP SSL: si se desea activar la capa de seguridad Usuario anónimo: activar si al servidor no necesita contraseña Usuario: usuario o dirección a consultar en búsqueda de correos. Contraseña: Contraseña de autenticación para ingreso al servidor. 5. Haga clic en guardar y luego cerrar. 6. Haga clic en uno de los registros ingresados y luego haga clic en clonar si desea usar ese servidor para crear solicitudes con otra palabra clave. Todos aquellos correos electrónicos que contengan la palabra clave dentro del asunto serán utilizados como base para la creación de una solicitud y al mismo tiempo marcados como leídos, de esta forma se evita la duplicación de las solicitudes mismas. Nota: Los correos que contengan el prefijo re:, rv: o fwd: serán ignorados.

7 Ficha Técnica del Producto Tipo Ámbito Requisitos de hardware mínimos Requisitos de software Mínimo Puertos Utilizados Versión 1 funcionalidades Prerequisitos generales AddOn Cloud Agent Procesador de 2Ghz 64 bits. 4GB de RAM. 100 MB de espacio libre en disco. NIC 1000GB o Arreglo de NICS. Procesador de 2.5 Ghz 64 bits. 4GB de RAM. 100 MB de espacio libre en disco. NIC 1000GB..NET framework 3.5, 4.0, 4.5 Windows 2008 R2 o superior 64 bits. Base de Datos de Helppeople 7.0 (SQL Server). Microsoft Installer. Cloud Agent. NET framework 3.5, 4.0, 4.5 Windows 7 SP1 o superior 64 bits. Microsoft Installer TCP/IP Escuchar peticiones de sincronización de funcionalidades. Escuchar y recibir datos de cada funcionalidad configurada en el Cloud Agent. Cloud Agent. Contenedor de funciones varias Sincronización de datos de cada función incorporada Scan Cloud Service CS SWAP Instalado en el servidor Cloud Agent CA SWAP - Solo para equipos Windows.

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