1. servicio de servicios generales

Transcripción

1 dirección general de administración y proyectos 1. servicio de servicios generales 1

2 INDICE 1. Asesoría jurídica del Departamento 2. Asesoría y gestión económica 3. Gestión Departamental 4. Sistemas de gestión y tramitación. Herramientas informáticas 5. Centro de documentación 6. Plan Informático Foral 2

3 El Servicio de Servicios Generales tiene asignadas las funciones propias de la asesoría jurídica del departamento, la gestión económico-presupuestaria, el mantenimiento de las dependencias, la administración del personal adscrito al departamento, la gestión de su sistema de información y las labores de gestión interna de carácter horizontal. Como hecho más trascendental a lo largo del año 2016, cabe señalar la ejecución de obras de habilitación de Uribitarte 15, en Bilbao, con el fin de trasladar a la Sección de Valoración de la Discapacidad a dicha ubicación en Con el fin de facilitar el análisis de la actividad desplegada en el año 2016, se establecen los siguientes apartados. 1. ASESORÍA JURÍDICA DEL DEPARTAMENTO Dentro de este apartado destacan: El Asesoramiento jurídico del Departamento, así como solicitud de informes de legalidad. El asesoramiento en la redacción de Normas Forales y Decretos Forales, así como los convenios, contratos, estatutos y reglamentos que promueva el Departamento. La remisión al Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales de todos los expedientes y asuntos que hayan de ser elevados a la consideración y decisión del Consejo de Gobierno. El mantenimiento y actualización de la guía de procedimientos administrativos vigentes del Departamento. La emisión de informes jurídicos de carácter departamental ACTIVIDADES Nº Antecedentes e Informes enviados al Juzgado 323 Solicitud de Informes de Legalidad de las acciones proyectadas 17 Solicitudes de informes económicos 14 Asesoramiento en la elaboración de Convenios, Contratos, Decretos y otra documentación jurídica

4 ACTIVIDADES Nº Remisión de Asuntos para su aprobación por el Consejo de Gobierno 156 Elaboración de Decretos Forales 17 Emisión de informes jurídicos de carácter departamental ASESORÍA Y GESTIÓN ECONÓMICA Elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos del Departamento. Análisis y control de la ejecución presupuestaria. Así, a lo largo del ejercicio 2016, y en base a la evolución de los gastos y el seguimiento de nuevas necesidades, se han realizado diversas actuaciones dirigidas a la tramitación y control de modificaciones presupuestarias. Así mismo se han realizado las operaciones de ejecución del presupuesto con la gestión de los siguientes movimientos contables: Solicitudes totales: Expedientes totales: Y con el fin de facilitar el seguimiento y evolución del presupuesto, se han realizado los siguientes informes de análisis de las estadísticas presupuestarias. 4

5 EVOLUCION PRESUPUESTOS TOTALES PRTO TOTAL

6 EVOLUCION PRESUPUESTO POR CAPITULOS 6

7 Var % Remuneraciones personal ,06% Compra de bienes y servicios ,04% Intereses Transferencias corrientes ,06% Inversiones reales Transferencias de Capital ,25% Variación Activos Financieros ,86% Variación Pasivos Financieros Total ,20% 7

8 EJECUCION PRESUPUESTO 2016 POR CAPITULOS 8

9 Capítulo Créditos iniciales Créditos totales Obligaciones reconocidas (En miles de ) (En miles de ) % (1:0) (En miles de ) % (3:1) 1.- Remuneración del personal ,6% ,8% 2.- Compra de bienes y servicios ,5% ,4% 3.- Intereses 4.- Transferencias ,5% ,5% Total operaciones corrientes ,4% ,1% 6.- Inversiones reales ,3% ,9% 7.- Transferencias de capital ,5% ,7% Total operaciones de inversión ,9% ,3% 8.- Variación activos financieros 9.- Variación pasivos Total operaciones financieras Total Departamento % ,1% 9

10 10

11 Programas EJECUCION PRESUPUESTO 2016 POR PROGRAMAS Créditos totales Obligaciones reconocidas (En miles de ) (En miles de ) 1 2 % (2:1) Administración General ,0 Plan Informático Foral ,0 Infancia ,7 Personas Mayores ,1 Personas con Discapacidad ,1 Actuaciones Institucionales y Proyectos Sociales ,7 Valoración y Orientación ,8 Prestaciones y Subvenciones de la Dependencia ,0 Total Departamento ,1 11

12 12

13 PROGRAMAS Administración General 90,3 92,8 97,4 94,6 94,0 Plan Informático Foral 95,7 100,0 100,0 100,0 100,0 Planif. estudios e inspección 95,1 0,0 0,0 0,0 0,0 Infancia 95,2 94,8 96,0 93,6 96,7 Personas mayores 97,2 98,9 98,7 95,6 94,1 Mujer y familia 96,0 94,3 97,5 0,0 0,0 Personas con discapacidad 96,1 97,9 97,9 94,5 97,1 Act. Instituc. y Proyectos Sociales 99,4 98,1 85,1 96,1 90,7 Valoración Y Orientación 93,5 88,6 91,3 92,9 96,8 Prestaciones y Subvenciones de la Dependencia 0,0 97,6 98,6 95,8 96,0 Lucha contra la exclusión 97,1 91,4 96,3 0,0 0,0 Prom.Igualdad Mujeres y Hombres 95,5 98,6 98,8 0,0 0,0 Derechos Ciudadanos y Cooperación 97,8 98,1 98,2 0,0 0,0 TOTAL DEPARTAMENTO 95,2 96,6 97,9 95,2 95,1 13

14 3. GESTIÓN DEPARTAMENTAL Además de las acciones relativas al apoyo a las unidades del departamento así como a la gestión de personal y de los asuntos internos departamentales, respecto de este apartado cabe destacar las siguientes acciones: Recepción, clasificación, distribución y registro de entrada y salida de documentos: Se han mantenido abiertos al público los tres registros del departamento en las diferentes dependencias asignadas al mismo, si bien a mediados del año se trasladó el registro central a Lersundi 14, verificándose: Documentos de entrada registrados: Documentos de salida registrados: Gestión informática de las notificaciones del Departamento a través de la aplicación NT: Notificaciones enviadas a través de la aplicación NT à Emisión de los certificados de prestaciones económicas. La atención telefónica a las personas usuarias se presta mediante un servicio combinado de primer nivel, a través del número gratuito que se atiende por la empresa pública Zugaztel que cuando se trata de consultas de carácter especializado, transfiere las llamadas a través del sistema solidus a personal del departamento. En el año 2016 se recibieron llamadas (un 2,12% más que en el año anterior), de las que no correspondían al departamento. Del resto, llamadas (un 9,55% más que en el año 2015) fueron resueltas por la primera línea de Zugaztel, y (un incremento del 11% respecto del año anterior), en segunda línea por personas del departamento. 14

15 Por otro lado la web del departamento contiene información actualizada respecto a los servicios y prestaciones que se gestionan en el departamento y a su vez se pueden tramitar consultas, quejas o sugerencias a través de la herramienta laguntzaile. En cuanto a la atención presencial, la misma se presta en las distintas oficinas departamentales. Coordinación con otros Departamentos Forales en las actuaciones generales, fundamentalmente el de Hacienda y Finanzas y el de Administración Pública y Relaciones Institucionales. 15

16 4. SISTEMAS DE GESTIÓN Y TRAMITACIÓN. HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 4.1. GESTIÓN DE LA CALIDAD En esta área, el Departamento de Acción Social tiene certificados por la norma ISO 9001 los siguientes procesos: Autorización, Inspección y Control de centros (Servicio de Inspección y Control) desde el año 2003, Adopción Internacional (Servicio de Infancia) desde el 2009 y el proceso Valoración de la Dependencia (Servicio de Valoración y Orientación), desde el año PROYECTO ARDATZ (SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO) El proyecto dirigido a definir el Sistema de Información Integrado del Departamento, está definitivamente estructurado. Durante el año 2016 se ha continuado trabajando en el análisis e implantación de herramientas transversales y en el sistema de indicadores. Por otro lado se ha continuado definiendo e incorporando más procedimientos de tramitación al sistema. Se puede destacar en este año 2016 la implantación del Proyecto 3 en1 para simplificar la tramitación administrativa de la dependencia y la mejora en el control de notificaciones. En cuanto al intercambio de datos con otras administraciones, se ha avanzado en la implantación de desarrollos, en colaboración con la Fundación Biscaytik, para interoperar las solicitudes de valoración de dependencia, tarjeta de estacionamiento y derivación de infancia con los ayuntamientos de Bizkaia, así como la publicación en la plataforma de interoperabilidad de la DFB de los servicios de certificados de prestaciones y atención en centros orientados al consumo por Lanbide, Etxebide, Educación y otros. 16

17 4.3. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA La herramienta de comunicación básica es la intranet del departamento que se mantiene actualizada tanto con noticias internas y externas como con procedimientos internos. De alguna manera es el portal de acceso a todas las aplicaciones ya que en es en la intranet donde se ubican actualmente todos los accesos. Igualmente se lleva a cabo un plan de acogida al nuevo personal que accede al Departamento donde se difunden las principales líneas de trabajo, las directrices y protocolos generales en materia de LOPD, actuaciones medioambientales, igualdad En cuanto a la web del departamento, la misma se ha adaptado a la nueva imagen del portal de la Diputación Foral de Bizkaia MEJORA DE LOS SISTEMAS DE TRABAJO La implantación de Ardatz y la tramitación de los procedimientos mediante la aplicación T4 requiere que los documentos tanto aportados por las personas usuarias como generados por la propia administración estén identificados y digitalizados individualmente. Por ello cada vez más, la digitalización de los documentos provenientes del exterior se realiza internamente a medida que se va tramitando. En cualquier caso, durante el 2016 la empresa pública Zugaztel ha seguido prestando sus servicios en esta área para determinados fondos documentales. Asimismo, Zugaztel presta sus servicios para la atención telefónica del primer nivel, derivando las llamadas que no pueden resolver a personal interno. En el ámbito de la de medición de la satisfacción de las personas usuarias para conocer sus expectativas y necesidades en relación a los servicios que se les prestan desde el Departamento, las mediciones se limitan a los procesos certificados. Durante el 2016 se han analizado los resultados de las encuestas del proceso de Valoración de la Dependencia realizadas en 2015, y se han realizado las mediciones del proceso de adopción. 17

18 5. CENTRO DE DOCUMENTACIÓN La gestión del centro de documentación sobre servicios sociales supone adquirir, organizar, catalogar, archivar y administrar documentos técnicos sobre servicios sociales, así como facilitar su difusión interna y el préstamo y consulta de los mismos al personal del Departamento. 18

19 6. PLAN INFORMÁTICO FORAL 6.1. EVOLUCIÓN Y DISTRIBUCIÓN POR CAPÍTULOS PRESUPUESTARIOS Gráfico de distribución por capítulos presupuestarios del año 2016: 19

20 Comparativa Detallada por Capítulo Presupuestario: 20

21 6.2. DESCRIPCIÓN DE LA EVOLUCIÓN PRESUPUESTARIA POR CAPÍTULO Se observa en la gráfica, para el Capítulo II, en 2016 se ha roto la tendencia de los últimos años y se ha incrementado el presupuesto en un 62%, es decir, en euros: El aumento del presupuesto se ha realizado sobre el apartado de Explotación del Sistema de Información ya que desde este año 2016 se ha comenzado a facturar los accesos a las aplicaciones Web. En cuanto al capítulo VII los últimos años los presupuestos rondan los / euros para únicamente adquirir equipamiento informático. En cuanto al capítulo VI, es el capítulo que más ha sufrido este año 2016: Del total del PIF, una parte importante se ha dedicado al incremento del Capítulo II para lo comentado de la facturación de las aplicaciones Web, con lo que ha supuesto una detracción de los recursos del capítulo VI. Este año 2016 se ha situado en niveles algo inferiores a los del año

22 6.3. INFORMACIÓN MÁS RELEVANTE SOBRE EL P.I.F Capítulo II Presupuestario: Gastos en Bienes Corrientes y Servicios Podemos ver que la evolución presupuestaria de los Servicios de Internet e Cabe 22

23 Lo más destacado, como ya comentábamos en la evolución general del presupuesto, es el significativo aumento que ha tenido el apartado de Explotación del Sistema de Información, ya que ha aumentado en un 68% respecto al año anterior, cambiando así la tendencia a la baja de los últimos años. Se ha reducido la ejecución del área de CAU Telefónico este año Ha habido un menor número de incidencias y consultas respecto al año Las áreas de Puesto de Trabajo y Equipamiento Informático han sufrido un ligero descenso respecto al año pasado. 23

24 Capítulo VI Presupuestario: Inversiones Reales 24

25 Como se puede observar en el gráfico anterior, el grueso del Capítulo VI corresponde al Servicio de Desarrollo e Innovación, y en el caso del Sistema de Información de Acción Social dado el peso que tienen los procedimientos administrativos mecanizados, también el área de Consultoría. Concretamente, Desarrollo e Innovación, ha seguido una línea ascendente desde el año 2012, siendo la misma tendencia que el del total del PIF, el año 2014 como el año de mayor dotación presupuestaria y también para el apartado de Desarrollo e Innovación. Este año 2016, ha supuesto una bajada considerable respecto al año anterior, dado que el total del PIF se ha mantenido parecido, pero la necesidad de dotar de más recursos el Capítulo II ha hecho que se minore la del Capítulo VI. El área que también ha aumentado su presupuesto respecto al año pasado es Consultoría, debido a que cada vez es más necesario su trabajo para el mantenimiento y modelización de procedimientos, aunque sin llegar por poco, a los niveles de ejecución del año El resto de Servicios, se han mantenido bastantes estables o han descendido su dotación presupuestaria. 25

26 Capítulo VII Presupuestario: Inversiones en Inmovilizado Inmaterial Equipos Informáticos 100% Desviación

27 2016 (Acción Social) Este año 2016, se ha ejecutado menos que el año 2015, debido a que el año anterior hubo que ampliar el presupuesto a mediados del año para hacer frente a nuevas adquisiciones de equipamiento para el nuevo departamento de Empleo. 27

28 Lo que se ha comprado ha sido: Elementos Nº de Elementos CPU 71 Impresora 29 Escáner 24 Monitor Plano 14 Ordenador Portátil 3 Proyector 2 Adobe 2 Total general 145 Notas: Cabe destacar el esfuerzo que se ha realizado para realizar de forma ordenada y planificada durante el año la renovación de PCs. 28