Seminario 44. Correo Electrónico y Telefonía IP

Transcripción

1 Seminario 44. Correo Electrónico y Telefonía IP

2 Contenidos 1. Introducción 2. Correo Electrónico 3. Telefonía IP 4. Jabber 5. E-Fax 6. Otras herramientas: - Skype - Webex/Gotomeeting

3 1. Introducción Las nuevas tecnologías de la información están permitiendo a las empresas y organizaciones ofrecer nuevas herramientas y canales de comunicación a sus empleados y clientes, con el fin de mejorar su productividad y eficacia. Ventajas: Movilidad Flexibilidad Escalabilidad Ahorro de costes Colaboración Multidispositivo

4 2. Correo Electrónico 2.1. Microsoft Exchange Las nuevas características de Microsoft Exchange Online permiten aumentar la productividad de los usuarios manteniendo la seguridad en la organización y ofreciendo el control necesario a los administradores de la plataforma. Control: Permite adaptar la solución según las propias necesidades de la empresa y garantizar que las comunicaciones siempre estén disponibles. Acceso basado en roles que permite administrar Exchange de forma eficaz y delegar tareas. Seguridad: Exchange ayuda a proteger la comunicación empresarial y la información confidencial al tiempo que simplifica el cumplimiento interno y normativo. Las comunicaciones están protegidas constantemente con defensas integradas contra virus, correo no deseado y ataques de suplantación de identidad (phishing).

5 2. Correo Electrónico Qué ventajas ofrece al usuario? 2.1. Microsoft Exchange Exchange permite ser más productivo y facilita la administración de un gran volumen de comunicaciones en varios dispositivos. Su bandeja de entrada prioriza los mensajes relevantes e importantes y permite configurar las reglas que mejor se adaptan a la forma de trabajar del empleado. Sincronización con equipos de Office 365 con calendarios compartidos y conversaciones en grupo que agilizan y facilitan el trabajo en equipo. Acceso a contenido, conversaciones, tareas o programaciones desde diferentes dispositivos con la aplicación Outlook para ios y Android o desde Outlook en la Web.

6 2. Correo Electrónico 2.1. Microsoft Exchange Compartir calendario Escogemos la persona dentro de nuestra organización con la que queremos compartir nuestro calendario, así como el nivel de detalle de nuestros eventos El destinatario recibirá un correo electrónico para abrir nuestro calendario, que se mostrará junto con el suyo

7 2. Correo Electrónico 2.1. Microsoft Exchange Otras funcionalidades Crear y Asignar Tareas - Creación y seguimiento de tareas propias. - Asignación de tareas: Integración con Aplicaciones Office - Previsualización de adjuntos de MS office directamente desde Outlook: - Visualización de tareas asignadas:

8 3. Telefonía IP Introducción Es importante diferenciar entre Telefonía sobre IP y Voz sobre IP (VoIP: Voice Over Internet Protocol ). Telefonía sobre IP: servicio telefónico con numeración E.164, realizado con tecnología de VoIP. VoIP: conjunto de normas, dispositivos y protocolos que definen y regulan la tecnología que permite comunicar voz sobre el protocolo IP. La voz se debe digitalizar y enviar en paquetes de datos utilizando el protocolo IP. El protocolo IP es la base fundamental de Internet y se encarga de la entrega de paquetes de datos entre un origen y un destino.

9 3. Telefonía IP Características Se utiliza y administra una única red. Las llamadas de VoIP a VoIP no ocasionan gastos por encima de los que el servicio de Internet representa. Brinda multitud de servicios que la telefonía tradicional no puede ofrecer. Con VoIP de última generación se consigue prácticamente la misma calidad en el emisor y en el receptor. Permite ser implementado tanto en software como en hardware. El hecho de que existan teléfonos físicos VoIP ayuda a eliminar el rechazo inicial por parte del usuario común. La demanda va en aumento, gracias a la disminución de precios en proveedores y fabricantes de hardware para VoIP. Futuro garantizado, se basa en estándares abiertos e internacionales.

10 3. Telefonía IP Ventajas de VoIP Permite optimizar recursos a través del uso de una misma red para la transmisión de datos y de la voz. Evita la obsolescencia de la línea telefónica, evitando ampliaciones físicas de línea, extensiones, etc. Permite mejorar la productividad al hacer uso de las aplicaciones y servicios que ofrece, inimaginables en la telefonía convencional. Facilita la movilidad, haciendo uso del número personal desde cualquier punto en el que exista una conexión a Internet. Desventajas Requiere de conexión eléctrica, en caso de corte eléctrico no son operativos. Depende en gran medida de la calidad de la línea de datos. Puede llegar a ser vulnerable a virus.

11 3. Telefonía IP Funciones y servicios destacados Conferencias múltiples. Permite mantener reuniones telefónicas sin límite de participantes ni límite de tiempo. Servicio Número Virtual Entrante. Puede a través de internet, disponer de un número geográfico de cualquier parte del mundo. Discriminación de llamadas. Se identifica el número del llamante y se realizan distintas acciones (mandarlo a un buzón, pasarlo a una extensión, en espera, etc.). Sistema Follow Me (Sígueme). Permite al usuario mantener su extensión en cualquier puesto de trabajo. Grabación de llamadas, tanto entrantes como salientes. CallBack o retrollamada, tras una llamada entrante, la centralita cuelga y llama de vuelta al origen. Muy útil para llamadas al extranjero o para evitar mantener en espera a un usuario demasiado tiempo. Llamadas de emergencia. Llamada a los servicios de emergencia 112 como una línea fija. Planes de Numeración Privada dentro de la organización. Se puede disponer de números de extensión privada. Llamada en espera

12 3. Telefonía IP Tareas comunes en terminales CISCO series 7800 y Realizar llamadas descolgando el auricular antes o después de la marcación. Rellamada a un número. Cambiar entre auricular o altavoz durante la llamada. Silenciar y activar el sonido. Colocar una llamada en espera y recuperarla. Transferir una llamada. Iniciar una conferencia estándar. Silenciar el timbre en una llamada entrante. Agregar a otra persona a una llamada. Escuchar los mensajes de voz. Desviar todas las llamadas.

13 3. Telefonía IP Portal de autoayuda de CISCO URL de Acceso: El usuario es uxxxx donde XXXX es la extensión de cada usuario. La página dispone de 3 pestañas en la parte superior. Cada pestaña contiene un enlace a diferentes opciones que el usuario puede configurar: - Teléfonos permite ver y configurar las opciones de tu teléfono como las marcaciones rápidas, timbre de llamada, historial, y desvíos. - MI y disponibilidad Permite configurar la opción No molestar. - Configuración general permite configurar parámetros generales como la contraseña.

14 3. Telefonía IP Portal de autoayuda de CISCO Permite a cada usuario controlar las funciones y la configuración del teléfono: Números de marcación rápida. Servicios. Configuración de timbre. Configuración de notificación del buzón de voz. Historial de llamadas. Teléfonos de contacto. También presenta información sobre los teléfonos del usuario, y permite configurar la disponibilidad en cada uno de ellos. Ofrece una zona de configuración general del teléfono (Idioma, PIN, Contraseña del Portal, etc.)

15 4. Jabber Aplicación de comunicaciones unificadas que combina capacidades de mensajería instantánea, presencia, mensajería de voz, y herramientas para compartir archivos de escritorio sobre plataformas PC, Mac, tablets y smartphones. Funcionalidades: Personalización de cliente. Añadir y gestionar contactos. Múltiples opciones de chat (Envío de archivos, iconos, capturas de pantalla, etc.) Chats de grupo con dos os más contactos.

16 5. E-Fax Qué es? Se trata de un servicio digital que sustituye el fax tradicional por el envío y recepción mediante el uso de una cuenta de correo electrónico y una conexión a internet. Supone un ahorro sustancial al no necesitar los requerimientos tradicionales, como máquina de fax, línea telefónica, ni consumibles. Se envía como un correo normal y permite adjuntar archivos de distinto tipo. Una vez que el fax llega a su destinatario, el usuario recibirá un mail de confirmación. El fax se recibe en el buzón de correo, con un fichero adjunto con formato tiff multipágina.

17 5. E-Fax Ventajas Movilidad: Puede recibir/enviar fax sin necesidad de encontrarte junto al fax, únicamente con acceso a Internet y a una cuenta de correo. Ahorro en costes: Sin elementos tradicionales que mantener. Al imprimir sólo los fax que desea en formato tradicional, la empresa ahorra una gran cantidad de costes de papel y tinta. Ahorro en tiempo: Muy fácil de utilizar, únicamente se trata de enviar y recibir correos. Ecológico: Evita la utilización de papel innecesaria. Se disminuye la utilización de productos químicos como la tinta.

18 5. E-Fax Funcionamiento Envío Recepción El fax se envía desde las cuentas dadas de alta en el servicio, como si fuese un correo electrónico normal. Se asignará un número 98342XYZA al cual se enviarán los fax. Este número está redirigido a una o varias cuentas de correo. Se adjunta el fichero que se quiere enviar. Si es un documento en papel, es necesario escanearlo. El fax se recibe en el buzón de correo, con un fichero adjunto con formato tiff multipágina. Destinatario: fax xy@fax.vodafone.es Cuando el fax llega a su destino (10-15 min), el usuario recibe un mail de confirmación.

19 6. Otras Herramientas 6.1. Skype Es el referente en cuanto a comunicación personal y profesional se refiere. Permite la comunicación entre varias personas simultáneamente, compartir archivos, compartir pantalla, etc. La experiencia de usuario en reuniones por Skype no difiere a las reuniones presenciales. Versión vía navegador. Ejemplo

20 6. Otras Herramientas 6.2. Webex / Gotomeeting Son muy buenas herramientas de comunicación profesional. Disponen de diferentes productos como los enfocados a impartir clases online o los que sirven para realizar reuniones de hasta 100 miembros, por poner algunos ejemplos.

21 7. Referencias Telefonía IP: - Guías Telefonía IP Intranet Diputación de Valladolid Portal Autoayuda ToIP: - Portal ToIP E-Fax: - Guías E-Fax Diputación de Valladolid

22 Preguntas y Dudas?

23 Muchas Gracias!!