POLITICAS DE COMPROBACION DE RECURSOS ECONOMICOS

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1 DESSETEC DESARROLLO DE SISTEMAS SA DE CV POLITICAS DE COMPROBACION DE RECURSOS ECONOMICOS OBJETIVO: Definir los lineamientos y características que deben reunir las comprobaciones de anticipos que Dessetec desarrollo de sistemas S.A. de C.V., otorga a Usuarios Internos y externos para los objetivos y propósitos asignados por la propia empresa. El conocimiento y cumplimiento de ésta política permitirá un trámite eficiente y expedito en solicitudes de recursos, derivado en que realicen las comprobaciones de los propios en tiempo y forma en consecuencia el logro de los planes y objetivos planteados por la administración. ALCANCE: Esta política es de observancia general, y será aplicada a todos los usuarios del SIAC Dessetec en el desarrollo de sus actividades realizadas a nombre de Dessetec. GLOSARIO: SIAC Dessetec: Dessetec: Significa Sistema Integral de Administración de Cartera, es un programa electrónico de control administrativo, desarrollado para manejar las solicitudes de recursos a nivel nacional de forma centralizada. Dessetec Desarrollo de sistemas S.A. de C.V. Usuario Interno: Personal interno que cuenta con clave SIAC con la cual atiende las necesidades de Dessetec Usuario Externo: Proveedores y Acreedores Diversos autorizados por Dessetec CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet GENERALES - 1 -

2 1. Los recursos proporcionados como partidas de Anticipos por parte de Dessetec a los diferentes Usuarios internos; se ejercerán atendiendo a los intereses de la empresa, y deberán ser solicitados exclusivamente para los fines especificados por la propia. 2. Se deberá elaborar y capturar las solicitudes de recursos, que se requieran mediante el SIAC Dessetec previamente con anticipación de cinco días hábiles antes de la fecha en la que se requerirán los recursos para que se les otorguen con oportunidad. 3. El pago de recursos se efectuará exclusivamente mediante cheque y/o transferencia electrónica a las cuentas bancarias de los Usuarios Internos o Usuarios Externos autorizados y registrados como titulares por Dessetec 4. Bajo ninguna circunstancia se tramitaran pagos de préstamos personales a través de las solicitudes del SIAC Dessetec, ni pagos de nomina derivado que Dessetec no cuenta con trabajadores. 5. Es importante realizar las comprobaciones de los Anticipos en las fechas establecidas en esta política, así mismo realizar su descarga de comprobantes y adjuntar los archivos electrónicos de estas antes de enviar al Área de Cuentas por Cobrar en cada solicitud del SIAC Dessetec, anexando la caratula que emite el propio sistema, evitando utilizar y mezclar los comprobantes de una solicitud con otra. 6. Cualquier desviación de Recursos, proporcionados por Dessetec a sus Usuarios Internos, para fines ajenos a los encomendados por la misma empresa y/o para fines personales, se deberá reportar con Dirección General y a su Jefe Inmediato correspondiente para que se tomen las medidas necesarias; asimismo se le solicitara al Usuario Responsable del folio, la reposición inmediata de los recursos económicos a la cuenta bancaria establecida por Dessetec. Dependiendo de la falta cometida se procederá a reportarlo al Área de Recursos Humanos para lo que proceda a lugar. TIPOS DE ANTICIPOS Dessetec, para el funcionamiento de las operaciones solo considerara Anticipos Jurídicos si existieran gastos de viaje deberán ser subidos al SIAC de CPC. Anticipos Jurídicos: Son los recursos que se requieren en el proceso jurídico, gastos judiciales como; avalúos, copias, RPP, edictos, notarios, incluyendo visitas domiciliarias y gasolina para gestionar directamente con los acreditados un caso, etc. Estos recursos serán depositados a los Usuarios Internos a su cuenta bancaria o a la de los Usuarios Externos que se especifican en las Solicitudes elaboradas, revisadas y pagadas en el SIAC Dessetec. Serán comprobados con CFDI (Facturas, recibos, comprobantes expedidos por el gobierno, etc.,) a nombre de Dessetec. Plazo de Comprobación: 15 a 20 días naturales a partir del depósito en su Cuenta Bancaria del Usuario Interno o Externo. Modo de Comprobación: Cargar los archivos PDF y XML en el sistema SIAC DESSETEC en el folio correspondiente a dicha solicitud o bien enviarlos por mail al encargado de cuentas por cobrar correspondiente. En caso de comprobantes no deducibles se deberá cargar PDF únicamente. Responsable de la comprobación: Usuario Interno - 2 -

3 COMPROBANTES FISCALES: Los comprobantes deberán reunir los requisitos fiscales que contemplan las leyes fiscales, y que se especifican en el 29-A del Código de la Federación, a partir del 01 de enero del 2014 la Reforma Hacendaria estableció lo siguiente: 1) CFDI COMPROBANTE FISCAL UNICO Y OBLIGATORIO PARA TODOS LOS CONTRIBUYENTES a. No se aceptaran facturas que sean CFD o Facturas Impresas CON Códigos Bidimensionales b. No confundir Facturas Impresas con imprimir sus comprobantes CFDI 2014 para envío a Corporativo c. Deberán solicitar forzosamente a sus Usuarios Externos sin excepción alguna sus archivos electrónicos.pdf y.xml Las características de estos comprobantes se especifican en el Anexo 1 de esta política Tales comprobantes deben venir facturados con los siguientes datos: DATOS DE LA EMPRESA: NOMBRE: DESSETEC DESARROLLO DE SISTEMAS, S.A. DE C.V. DOMICILIO: AV PASEOS DE LAS PALMAS # 405 PISO 3 INT 301 COLONIA LOMAS DE CHAPULTEPEC SECCION I DELEGACION MIGUEL HIDALGO CP MEXICO DF RFC: DD101011GPA Por ningún motivo se aceptara comprobantes que no reúnan los requisitos fiscales, ni se aceptaran notas de remisión, vales azules o fotocopias para comprobación de gastos o cualquier otro tipo de comprobante que no sea deducible. Se deberá observar y cumplir con las siguientes indicaciones en cuanto a las comprobaciones de anticipos: Es responsabilidad del Usuario Interno solicitar a sus Usuarios Externos los archivos PDF y XML de las facturas electrónicas (CFDI) ya que sin estos archivos no se puede hacer la revisión de sus comprobaciones ni la deducción del gasto, deberán enviarlos al correo electrónico asignado a la plaza que le corresponda, así como adjuntar los archivos en el folio correspondiente en SIAC Dessetec, cuando se envíen los archivos electrónicos al correo asignado, se deberá realizar mediante una carpeta Zip y colocando como nombre de esta el folio al que pertenecen. Deberán cerciorarse de que los cálculos aritméticos tanto de los comprobantes como de los generados en la caratula del SIAC Dessetec estén correctos. Sin excepción alguna se debe anexar la caratula de comprobación que se genera del mismo sistema. En aquellos folios de anticipos que hayan sobrado recursos y no se utilizaron para el gasto requerido inicialmente deberán ser depositados sin excepción alguna en la cuenta de Dessetec: BANAMEX Sucursal:7008 Cuenta: Clabe:

4 NO se deberá utilizar recursos proporcionados para cubrir requerimientos diferentes a los establecidos en la solicitud original, serán única y exclusivamente utilizados para los conceptos que fueron autorizados. Deberán conservar una copia legible de la comprobación, ya sea de manera física o escaneada preferentemente. Esta copia servirá de soporte para deslindar cualquier responsabilidad y/o aclaración posterior, así mismo deberán llevar el control de los números de guía en los cuales se manda la documentación, anotando el destinatario y fecha en la que se envió la comprobación. RESTRICCION DE SOLICITUDES DE RECURSOS POR FALTA DE COMPROBACION (BLOQUEO CLAVE SIAC) En virtud de asegurar los recursos de la empresa de aquellos Usuarios Internos o Externos que no realicen su comprobación a tiempo se estará lo siguiente: a) No se autorizara solicitudes de recursos adicionales en el caso de: I. Que se cuente con anticipos pendientes de comprobación con una antigüedad mayor a 30 días. II. Que a la fecha tenga recursos pendientes por comprobar superiores a $30,000.00, pagados a cuenta propia de Gerentes, Directores y Coordinadores, y/o que cuenten con folios pendientes por comprobar pagados a la cuenta de sus Usuarios Externos. b) Se restringirá al Usuario Interno la realización de nuevas solicitudes de recursos, quedando sujeto a la autorización de Contraloría, Dirección de Operación y Dirección General la necesidad de algún pago extraordinario. c) En caso de no cumplir con la comprobación de los recursos en los plazos y términos establecidos en la presente política, se procederá a dar aviso al Usuario Interno, que en caso de no entregar los comprobantes correspondientes de forma inmediata, se reportara a su Jefe Inmediato junto con el Área de Recursos Humanos, para que se aplique la retención de nomina correspondiente. d) En caso de reincidir en no enviar las comprobaciones de los anticipos vencidos, se solicitara a el Área de Cuentas Por Pagar que proceda al bloqueo preventivo de la clave SIAC para que exclusivamente permita realizar comprobaciones para disminuir las partidas pendientes y se evaluara si se cancela definitivamente la Clave SIAC. OBLIGACIONES DEL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR El Área de Cuentas Por Cobrar como responsables de asegurar, validar y revisar los comprobantes de los recursos que se autorizaron por Cuentas Por Pagar tiene dentro de sus obligaciones lo siguiente: a) Asegurar en tiempo y forma la comprobación de los recursos, cuales quiera que fueran, que Dessetec haya proporcionado a los Usuarios Internos o Externos en función de las necesidades que requiera para llevar a cabo su operación. b) Se requerirá oportunamente la o las comprobaciones de los recursos pagados al Usuario Interno que los haya solicitado, a través de un reporte quincenal el cual será enviado mediante correo electrónico a la cuenta de correo que se le ha asignado y así mismo se realizaran las llamadas necesarias. c) Dará seguimiento a las comprobaciones realizadas por los Usuarios Internos y que fueron enviados vía paquetería o electrónicamente a la oficina de Corporativo (Hamburgo) reportando lo que se recibió para evitar una contingencia futura o perdida de documentos. d) Validar y Revisar a detalle los comprobantes que se reciben en un plazo no mayor de 3 días a partir de su recepción para informar al Usuario Interno que realiza la comprobación si hay alguna observación que requiera algún cambio o corrección de carácter fiscal que afecte su deducción a aceptación del comprobante. e) En los casos que no se tenga una respuesta del Usuario Interno de la comprobación de los recursos en la forma y tiempo establecidos en la presente política, se enviara un segundo correo solicitando el - 4 -

5 apoyo de su jefe inmediato antes de aplicar las sanciones correspondientes y/o bloquear su clave SIAC Dessetec. f) Efectuar una conciliación Mensual de los recursos pagados pendientes por comprobar con el Área de Contabilidad asegurando que no hayan desviaciones que tuvieran que corregirse. g) Efectuar los balances de Adeudos de los Usuarios Internos que por alguna razón se les dará de baja su cuenta SIAC con la finalidad de proporcionar al Área Operativa y de Recursos Humanos el importe global que se adeude a la fecha sobre importe pagado y no comprobado que fueron solicitados por este para deposito propio o a sus Usuarios Externos. h) Reportar inmediatamente al Área de Contraloría cualquier anomalía o desvió de recursos del que se tenga conocimiento y/o pruebas sustentables para que se proceda informar al Área Operativa y de Recursos Humanos para que procedan y se tomen las medidas correspondientes. OBLIGACIONES DE LOS USURIOS INTERNOS EN LA COMPROBACION DE RECURSOS. Para el mejor desempeño de los Usuarios Internos en el manejo de los recursos que se le proporcionan por parte de la empresa tendrá que cumplir con lo siguiente: a) Realizar en tiempo y forma a lo establecido en esta política las comprobaciones de aquellos recursos que han sido pagados o depositados a su cuenta propia o a sus Usuarios Externos. Las comprobaciones se deberán realizar obligatoriamente en el sistema SIAC Dessetec adjuntando los archivos electrónicos. b) El Usuario Interno deberá conservar copia legible y electrónicamente de todas las comprobaciones realizadas, para poder hacer cualquier aclaración al Área de Cuentas por Cobrar. c) Es obligación del Usuario Interno llevar un control detallado de las comprobaciones que hayan realizado así mismo el asegurar que sean enviados al Área de Cuentas Por Cobrar, especificando claramente el nombre del Enlace Contable que lleve el control de sus recursos. d) Es responsabilidad de cada Usuario Interno llevar el control estricto de los números de guía en las cuales se envía las comprobaciones físicas al Área de Cuentas Por Cobrar, dicho control debe al menos incluir la fecha, numero de Guía, numero de Folios de los cuales se envía la comprobación y destinatario. e) De renunciar a sus funciones y separarse de la empresa, deberá informar con anticipación a su Jefe Inmediato, al Área de Recursos Humanos y al Área de Cuentas por Cobrar para verificar su salida que no cuente con saldos pendientes, y se libere de cualquier partida por comprobar de recursos. SANCIONES Todo Usuario Interno que se le haya proporcionado Recursos Económicos derivados de las necesidades que requiera Dessetec tiene la obligación estricta de comprobar y/o devolver los Recursos no utilizados, en caso de no cumplirse con esto se aplicaran las siguientes sanciones: 1. En el caso de No comprobar los recursos pagados en los términos y tiempos establecidos que establece la presente política se bloqueara preventivamente la clave SIAC asignada. Esta medida es para que no se le puedan proporcionar más recursos y realicen sus comprobaciones de manera inmediata. 2. Después de bloquear la clave SIAC preventivamente se le enviara un reporte vía correo electrónico con copia a su Jefe Inmediato de los folios que urge sean comprobados dándole un plazo de 3 días - 5 -

6 hábiles para que envié estos comprobantes al Área de Cuentas Por Cobrar, y si no se obtiene una respuesta favorable del Usuario Interno se reportara al Área de Recursos Humanos para que se apliquen las retenciones de nomina correspondientes de estos recursos. Cabe mencionar q con esto no se comprueban los folios, ya que solo es una sanción en lo que se comprueban debidamente los folios 3. Si el Usuario Interno vuelve a Reincidir en NO comprobar los folios aun se le estén aplicando los descuentos se procederá a solicitar al Área de Sistemas que bloquee la clave SIAC definitivamente de lo cual se informara previamente a su Jefe Inmediato y al Director de Operación. 4. Aquellos Usuarios Internos que soliciten Recursos Económicos y le sean pagados para llevar a cabo la finalidad que establecieron en la misma solicitud en sistema, y utilicen estos Recursos para fines diferentes y/o personales se les bloqueara inmediatamente la clave SIAC, reportando a su Jefe Inmediato y al Director de Operación para que soliciten y aseguren la devolución de los Recursos a la cuenta bancaria de Dessetec y procedan conforme a lugar. 5. Así mismo aquellos Usuarios Internos que hagan mal uso de los Recursos proporcionados se reportaran al Área de Recursos Humanos para que tome las medidas necesarias correspondientes. 6. En los casos que el Usuario Interno no realice definitivamente la comprobación de los recursos que se le hayan proporcionado, se dará aviso al Director Operativo, al Área de Recursos Humanos, al Departamento Jurídico así como a Dirección General, para que se proceda mediante la fianza de fidelidad a la que están sujetos los Usuarios Internos y a cualquier otra sanción aplicable. VIGENCIA Y APLICACIÓN Esta política será vigente hasta ser modificada, actualizada o sustituida expresamente por el Área de Contraloría, y/o de Dirección General. La aplicación es general y de observancia obligatoria a todos los Usuarios Internos y Externos que se le proporcione algún recurso por parte de la empresa

7 ANEXO.1 Factura Electrónica 2014 (CFDI) - 7 -

8 REQUISITOS DE LAS REPRESENTACIONES IMPRESAS DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS (CFDI) Las impresiones de las facturas electrónicas (CFDI) deben cumplir con los siguientes requisitos: I. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expida. II. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR. (Consulte el procedimiento para obtener el régimen fiscal). III. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas. IV. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT. V. Sello digital del contribuyente que lo expide. VI. Lugar y fecha de expedición. VII. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. VIII. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso y goce que amparen. IX. Valor unitario consignado en número. X. Importe total señalado en número o en letra. XI. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. XII. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. XIII. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico que autorice el SAT). XIV. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Además de los requisitos contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente: a) Código de barras generado conforme al rubro I.E del Anexo

9 b) Número de serie del CSD del emisor y del SAT. c) La leyenda Este documento es una representación impresa de un CFDI. d) Fecha y hora de emisión y de certificación de la Factura Electrónica (CFDI) en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción III del CFF. e) Cadena original del complemento de certificación digital del SAT