PROYECTO FORTALECIMIENTO DE SERVICIOS ACTIVIDAD REGISTRAL A NIVEL NACIONAL ÍNDICE

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1 ÍNDICE 1. DATOS INICIALES DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Código Único del Proyecto Tipo de solicitud de dictamen: Entidad (UDAF) Entidad operativa desconcentrada (EOD) Ministerio coordinador Sector, subsector y tipo de inversión Plazo de ejecución Monto total DIAGNÓSTICO Y PROBLEMA Descripción de la situación actual del sector, área en zona de intervención y de influencia por el desarrollo del proyecto Identificación, descripción y diagnóstico del problema Línea base del proyecto Análisis de oferta y demanda Identificación y caracterización de la población objetivo Tamaño o capacidad en proyectos de dotación de bienes y servicios Ubicación geográfica e impacto territorial ARTICULACIÓN CON LA PLANIFICACIÓN Alineación objetivo estratégico institucional Contribución del proyecto a la meta del Plan Nacional para el Buen Vivir alineada al indicador del objetivo estratégico institucional. 21 Indicador meta Alcanzar un índice de gobierno electrónico de El proyecto de Fortalecimiento de los Servicios de Actividad Registral a nivel nacional aporta a la meta con el % en dicho periodo MATRIZ DE MARCO LÓGICO Objetivo General y objetivos específicos Indicadores de resultado Marco Lógico Anualización de las metas de los indicadores del propósito ANALISIS INTEGRAL Viabilidad técnica Viabilidad financiera fiscal 53 Página 1 de 77

2 5.2.1 Metodologías utilizadas para el cálculo de la inversión total, costos de operación y mantenimiento e ingresos. 53 Se han considerado las siguientes: 53 Valor Actual Neto (VAN): Este criterio se estima debido a que mide la repercusión económica del proyecto a través de la variación de capital que va a producir el mismo. 53 Tasa interna de retorno (TIR): Este proyecto mide la repercusión económica del proyecto a través de la rentabilidad y /o beneficio obtenido. 53 El análisis de costo-beneficio (C/B): Se considera como una técnica importante dentro del ámbito de la teoría de la decisión. Pretende determinar la conveniencia de proyecto mediante la enumeración y valoración posterior en términos monetarios de todos los costos y beneficios derivados directa e indirectamente de dicho proyecto. Este método se aplica a obras sociales, proyectos colectivos o individuales, empresas privadas, planes de negocios, etc., prestando atención a la importancia y cuantificación de sus consecuencias sociales y/o económicas identificación y valoración de la inversión total, costos de operación y mantenimiento e ingresos Flujo Financiero Fiscal 54 Flujo Financiero Fiscal indicadores Financiero fiscales (TIR,VAN y otros) Viabilidad económica Viabilidad Ambiental y sostenibilidad social 61 6 FINANCIAMIENTO Y PRESUPUESTO ESTRATEGIA DE GESTIÓN Y EJECUCIÓN ESTRATEGIA DE GESTIÓN Nivel Estratégico ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN Estructura operativa Arreglos institucionales y modalidad de ejecución Cronograma valorado por componentes y actividad Demanda pública nacional plurianual Determinación de la demanda pública nacional plurianual ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Seguimiento a la ejecución Evaluación de resultados e impactos Actualización línea base 76 9 ANEXOS 77 Página 2 de 77

3 1. DATOS INICIALES DEL PROYECTO. 1.1 Nombre del Proyecto: Fortalecimiento de los servicios de actividad registral a nivel nacional. 1.2 Código Único del Proyecto Tipo de solicitud de dictamen: Actualización del Dictamen de Prioridad para los Años , del proyecto de arrastre, e incremento al techo presupuestario por Usd ,00 por efecto de implementación de Registro Mercantil en el Cantón Zamborondón Guayaquil. 1.4 Entidad (UDAF) Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos 1.5 Entidad operativa desconcentrada (EOD) Coordinación de Gestión, Registro y Seguimiento Dirección de Gestión 1.6 Ministerio coordinador La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, Coordinador de Sectores Estratégicos (MICSE). 1.7 Sector, subsector y tipo de inversión. es coordinada por el Ministerio de Macro Sector: Sector Estratégico. Sector: Telecomunicaciones. Código Sub-Sector: Tipología de Intervención definida B1202 Comunicaciones. Servicios - Fortalecimiento Institucional 1.8 Plazo de ejecución El proyecto tendrá un tiempo de ejecución de 48 meses. Fecha Inicio: Enero del 2014 Fecha Fin: Diciembre 2017 Página 3 de 77

4 1.9 Monto total. El monto para su ejecución es de US $ ,52 (Tres millones trescientos noventa y cinco mil seiscientos cincuenta y cuatro con cincuenta y dos centavos). 2. DIAGNÓSTICO Y PROBLEMA 2.1 Descripción de la situación actual del sector, área en zona de intervención y de influencia por el desarrollo del proyecto. La Economía Ecuatoriana, desde los años 2000, ha exhibido un crecimiento continuo y consistente, especialmente en los últimos años, no obstante la situación de crisis evidenciada en el escenario internacional, especialmente a partir del año El comportamiento puede ser considerado en dos momentos: el primero, evidente en el primer lustro, un proceso de recuperación en torno a la severa crisis que prácticamente se prolongó desde inicios de los años ochenta y culminó, con la excesiva liberalización de la economía, el feriado bancario y el congelamiento de los depósitos de los ecuatorianos y la desacertada decisión de adoptar como unidad monetaria el dólar. Un segundo momento, que transcurre en un persistente crecimiento de la economía, con un corto período de desaceleración del crecimiento, como consecuencia del impacto de la crisis internacional que se inició en el sistema financiero y demostró sus efectos del sector real de esas economías; se manifestó en reducciones del consumo por parte de la población de los países centrales, afectando por tanto el comercio de exportación ecuatoriano, que constituye la base para el funcionamiento del modelo monetario, así como para el flujo de importaciones. Gráfico No.01 Producto Interno Bruto Fuente: Banco Central del Ecuador, Boletín 1927, septiembre No obstante, las políticas económicas del Gobierno Nacional, han permitido permear los impactos de la crisis, especialmente que se han generado en Europa. En el cuadro a continuación se puede observar el comportamiento de la economía ecuatoriana para Página 4 de 77

5 el período señalado, tanto a nivel de valores absolutos como en tasas de crecimiento: Años Cuadro No.01 Producto Interno Bruto En miles de dólares PIB (Producto Interno Bruto) Tasa de Crecimiento , , , , , , , , , , ,39 Fuente: Banco Central del Ecuador, Boletín 1927, septiembre El proceso de expansión de la economía, concuerda con un aumento en las transacciones e inversiones, el desarrollo empresarial y, por tanto, evidencia la misma dinámica el marco institucional público que presta servicios de toda índole a estos sectores. El entorno productivo, tiene una base demográfica de 5,8 millones de personas, que corresponde a la población económicamente activa PEA, la cual se concentra en mayor medida en actividades tales como agricultura con un 20,8%, seguido de comercio con el 17,6%, industria el 9,7% y construcción el 5%, que en conjunto agrupa más de la mitad de la PEA. La disposición de utilizar servicios de registro, es concomitante al aumento de la población activa, que posibilita su inserción en actividades mercantiles y la adquisición de inmuebles. Cabe recordar que el Ecuador es el país con mayor densidad demográfica de América del Sur, con una relación de 56,6 habitantes por kilómetro cuadrado, su población alcanza al año 2012 los habitantes. En el gráfico a continuación se destaca el comportamiento de la población en el período censal y la proyección poblacional realizada por el INEC Página 5 de 77

6 Gráfico No.02 Tendencia de la Población Fuente: Instituto Nacional de Estadística y Censo INEC El comportamiento de la población, su tasa de crecimiento, así como el aumento de la esperanza de vida al nacer, y la reducción en el tamaño del hogar (promedio de alrededor de 3,8 miembros), constante aumento en la demanda y la oferta inmobiliaria, y en forma paralela la gestión registral. ocasiona un En el gráfico a continuación, se confirman las dos etapas relacionadas con el comportamiento de la economía ecuatoriana: la primera enfocada a la década de los años noventa respecto al crecimiento del sector inmobiliario la cual refleja el mismo que es muy modesto, considerando como efecto el poder adquisitivo de las familias sumado a los principales determinantes en los precios de las viviendas y su respectivo impacto del mismo, considerando posibles determinantes de precios en el mercado inmobiliario tanto por la demanda como la oferta falta de un sistema de crédito hipotecario, debido a la magnitud y volatilidad de las tasas de interés, además es un período que las inversiones bajaron a su mínima expresión, ; la década de los dos mil, evidencia un importante aumento en el número de viviendas, lo cual determinó que prácticamente aumenten alrededor de un 50%. Gráfico No.03 Comportamiento Viviendas Urbanas Fuente: INEC, Instituto Nacional de Estadística y Censo. Página 6 de 77

7 El comportamiento creciente que observa la economía, el aumento de la población activa, así como el importante aumento en el número de viviendas a nivel nacional, ha incidido en el incremento de la actividad registral de los últimos años. Situación institucional La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP) según lo establece la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos en su art. 3, tiene como competencias el vigilar y controlar la correcta administración de la actividad registral, y en art. 28, se especifica el alcance de sus responsabilidades respecto a su interacción con los registros de la propiedad y mercantil. Hasta el mes de julio del año 2012, se encuentra inter - operando en el siguiente marco institucional: a. Registros Mercantiles Los registros mercantiles, conforme la Ley de Registro Nacional de Datos Públicos, constituyen unidades administrativas desconcentradas, sujetas a control, auditoría y vigilancia de la DINARDAP, respecto a la aplicación de políticas, resoluciones y disposiciones que tienen que ver con la gestión de los registros e información pública; de ser entidades de derecho privado, han pasado a ser de derecho público. Están en operación 12 registros mercantiles y 209 registros de la propiedad que conforme a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Públicos en su Art. 19, han asumido atribuciones y funciones para el registro de actos mercantiles 1. Se localizan en igual número de ciudades, los cuales constan en el cuadro que se registra a continuación: Cuadro No.02 Registros Mercantiles del Ecuador Región Registro Mercantil Provincia 1 Esmeraldas Esmeraldas 3 Ambato Tungurahua Santo Domingo Santo Domingo de los Tsáchilas 4 Manta Manabí Portoviejo Manabí Santa cruz Galápagos 5 Babahoyo Los Ríos 6 Cuenca Azuay 7 Machala El Oro Loja Loja 8 Guayaquil Guayas 9 Quito Pichincha Fuente: DINARDAP Dirección Gestión y Registro 1.Los Registros de la Propiedad asumirán las funciones y facultades del Registro Mercantil, en los cantones en los que estos últimos no existan y hasta tano la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos disponga de su creación y funcionamiento.. Página 7 de 77

8 El tipo de trámite que se efectúa es, básicamente, inscripción de actos mercantiles y societarios, así como su respectiva certificación (ver ANEXO No.01: Catálogo de servicios de registros de la propiedad y registros mercantiles). Las actividades registrales realizadas están supeditadas, tanto al volumen de actividades económicas que se efectúan en una circunscripción territorial, como al peso relativo que puede tener dicho territorio, en el contexto de los actos de comercio nacional. Es por ello que la tramitación de actos mercantiles, comparativamente con el resto del país, se efectúan en mayor medida en Quito y Guayaquil, seguido por ciudades como Ambato y Cuenca, y, en un tercer grupo, el resto de registros mercantiles. En el Cuadro No.03 se destaca la participación de las provincias en la generación del valor agregado nacional y, por tanto, evidencia el nivel de actividad que se expresa en forma comparada en cada provincia, y que acredita la necesidad de contar con registros mercantiles que coadyuven a la formalización e institucionalización de las actividades mercantiles en los ámbitos locales y sus respectivas circunscripciones provinciales. Cuadro No.03 Valor agregado* Miles de dólares año 2007 No. Provincias Monto % 1 Guayas ,79% 2 Pichincha ,07% 3 Francisco de Orellana ,61% 4 Sucumbíos ,92% 5 Manabí ,38% 6 Azuay ,89% 7 Los Ríos ,07% 8 Esmeraldas ,03% 9 El Oro ,93% 10 Tungurahua ,61% 11 Loja ,90% 12 Imbabura ,73% 13 Cotopaxi ,71% 14 Chimborazo ,65% 15 Cañar ,01% 16 Pastaza ,98% 17 Napo ,67% 18 Carchi ,65% 19 Bolívar ,58% 20 Morona Santiago ,32% 21 Zamora Chinchipe ,25% 22 Galápagos ,24% 23 Santo Domingo de los Tsáchilas 24 Santa Elena Total ,00% Otros Elementos del PIB** Producto Interno Bruto Fuente: Dirección de Estadísticas Económicas BCE Página 8 de 77

9 * La última información de cuentas nacionales provinciales corresponden al año 2007, por tanto, los datos de valor agregado permiten evidenciar la importancia relativa que posee cada circunscripción territorial provincial en la generación del valor agregado nacional, pero no tendencias económicas ** Incluye impuestos indirectos netos + derechos arancelarios + impuestos netos sobre + importaciones + impuestos al valor agregado (IVA). En este sentido, en el caso de la no existencia de registros mercantiles exclusivos, los registros de la propiedad asumen a nivel del cantón dichas funciones y facultades, de conformidad con el Art. 19 de la Ley. - Registros de la Propiedad El Art. 19 de la Ley, establece que el registro de la propiedad sea administrado conjuntamente entre las municipalidades y la Función Ejecutiva a través de la Dirección Nacional de Registros de Datos Públicos. Por lo tanto, el Municipio de cada cantón o Distrito Metropolitano se encargará de la estructuración administrativa del registro y su coordinación con el catastro, y la DINARDAP dictará las normas que regularán la actividad registral. El registro de la propiedad está dotado de autonomía administrativa, y registral; tiene por objeto la inscripción de actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles, además brinda seguridad jurídica a los actos realizados sobre los inmuebles del cantón. En el cuadro a continuación, se puede observar la localización de los registros de la propiedad: Cuadro No.04 Registros de la Propiedad Región Registro Propiedad Provincia 1 Esmeraldas Esmeraldas 3 Ambato Tungurahua Santo Domingo Santo Domingo de los Tsáchilas 4 Manta Manabí Portoviejo Manabí Santa cruz Galápagos 5 Babahoyo Los Ríos 6 Cuenca Azuay 7 Machala El Oro Loja Loja 8 Guayaquil Guayas 9 Quito Pichincha Fuente: DINARDAP Dirección Gestión y Registro En 209 cabeceras cantonales operan registros de la propiedad, que conforme al Art.19 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos en su parte pertinente manifiesta: los registros de la propiedad asumirán funciones y facultades del registro mercantil, en los cantones en los que estos últimos no existan y hasta tanto la DINARDAP disponga de su creación y funcionamiento En el siguiente cuadro se puede apreciar la ubicación de los registros de la propiedad clasificados por regiones: Página 9 de 77

10 Cuadro No.05 Registros de la Propiedad Región Provincia Cantones No. Esmeraldas Quinindé, Río Verde, Muisne, San Lorenzo, Atacames, Eloy Alfaro, La Concordia. 7 Carchi San Pedro Huaca, Mira, Espejo-El Ángel, Bolívar, Montufar-San Gabriel, Tulcán. 6 Región 1 Imbabura Pimampiro, San Miguel Urcuqui, Antonio Ante-Atuntaqui, Cotacachi. Ibarra, Otavalo. 6 Sucumbíos Sucumbíos-Bonita, Putumayo, Cuyabeno, Gonzalo Pizarro, Cascales, Shushufindi, Lago Agrio. 7 Pedro Vicente Maldonado, San Miguel de los Bancos, Puerto Quito, Pedro Moncayo- Pichincha 7 Tabacundo, Mejía-Machachi, Rumiñahui-Sangolquí, Cayambe. Región 2 Francisco de Orellana Aguarico, Loreto, Joya de los Sachas, Francisco de Orellana. 4 Napo Carlos Julio Arosemena, Quijos-Baeza, El Chaco, Archidona, Tena. 5 Cotopaxi Latacunga, Pangua Corazón, Sigchos, Saquisilí, La Mana, Salcedo, Pujilí. 7 Tungurahua Mocha, Cevallos, Tisaleo, Patate, Baños de Agua Santa, Quero, Píllaro, Pelileo. 8 Región 3 Riobamba, Penipe, Cumandá, Chambo, Pallatanga, Chunchi, Guamote, Guano, Chimborazo Alausí, Colta. 10 Pastaza Santa Clara, Arajuno, Mera, Puyo. 4 Manabí Chone, Olmedo, Jaramillo, Puerto López, Junín, San Vicente, Jama, Flavio Alfaro, 24 de Mayo, Rocafuerte, Pichincha, Tosagua, Bolívar-Calceta, Paján, Montecristi, Santa 20 Región 4 Ana, Pedernales, Sucre-Bahía de Caráquez, Jipijapa, El Carmen. Santo Domingo de los Tsáchilas 0 Santa Elena Santa Elena, Salinas, La Libertad. 3 Guayas Milagro, Isidro Ayora, Gral. Antonio Elizalde-Bucay, Marcelino Maridueña, Palestina, Lomas de Sargentillo, Nobol, Balao, Alfredo Baquerizo Moreno-Juján, Simón Bolívar, Colimes, Gral. Villamil Playas, Naranjito, Santa Lucía, El Triunfo, Pedro Carbo, San 22 Región 5 Jacinto de Yaguachi, Balzar, Urbina Jado (Salitre), Naranjal, El Empalme, Daule. Los Ríos Quevedo, Quinsaloma, Montalvo, Palenque, Catarama-Urdaneta, Pueblo Viejo, Mocache, Valencia, Baba, Buena Fe, Vinces, Ventanas. 12 Bolívar Las Naves, Echeandía, Caluma, Chimbo, Chillanes, San Miguel, Guaranda. 7 Galápagos Isabela, San Cristóbal, 2 Cañar Suscal, Deleg, El Tambo, Biblián, La Troncal, Cañar, Azogues. 7 El Pan, Guachapala, Oña, San Fernando, Sevilla de Oro, Pucara, Chordeleg, Girón, Azuay Región 6 Camilo Ponce Enríquez, Nabón, Santa Isabel, Paute, Sígsig, Gualaceo. 14 Morona Santiago Pablo Sexto, San Juan Bosco, Logroño, Twintza, Huamboya, Palora, Santiago Méndez, Limón Indaza, Taisha, Sucua, Gualaquiza, Macas. 12 El Oro Chilla, Las Lajas, Marcabelí, Balsas, Atahualpa, Portovelo, Arenillas, Piñas, Zaruma, Huaquillas, El Guabo, Santa Rosa, Pasaje. 13 Región 7 Loja Quilanga, Olmedo, Pindal, Chaguarpamba, Sozoranga, Zapotillo, Celica, Gonzanama, Puyango, Espíndola, Macara, Paltas, Catamayo, Calvas - Cariamanga, Saraguro. 15 Zamora Chinchipe Paquisha, Nangaritza, Yacuambi, Centinela del Cóndor, Palanda, El Pangui, Chinchipe, Yantzaza, Zamora. 9 Región 8 Cantones Samborondón y Durán. 2 SUMAN TOTAL CANTONES 209 Fuente: DINARDAP: Dirección de Gestión y Registro Para un mejor detalle respecto a los servicios que prestan los registros de la propiedad 2 ver ANEXO No.01: Catálogo de servicios de registros de la propiedad y registros mercantiles. 2.2 Identificación, descripción y diagnóstico del problema La información primaria obtenida de los registros, ha permitido identificar y medir la situación de cada establecimiento; con ella fue posible realizar un proceso de selección de aquellos registros que tienen 2 De acuerdo al Código Civil, cuando hace relación a bienes inmuebles es requisito la inscripción en el Registro de la Propiedad Página 10 de 77

11 problemas de atención, así como los que presentan mayor déficit en cuanto a equipamiento, infraestructura y calificación del personal. Hasta el mes de julio del 2012, existen un total de 221 registros de la propiedad y mercantil a nivel nacional; 209 que efectúan registros de actos de la propiedad y de actos mercantiles de los cuales 133 registros carecen de una apropiada infraestructura física y tecnológica, lo cual determina poca institucionalización de la actividad mercantil, tan compleja y de tanta importancia para la gestión empresarial que requiere capacidades instaladas tecnológicas que permitan su interconexión y el servicio al usuario en tiempo real; y no se garantiza en forma apropiada los procesos de inscripción, certificación y custodia de libros que documentan la actividad mercantil. Cuadro No.06 Registros de la propiedad con escaso equipamiento Región Registro Propiedad No. Registros Esmeraldas 5 1 Carchi 5 Imbabura 1 Sucumbíos 4 2 Orellana 3 Napo 5 Tungurahua 2 3 Cotopaxi 3 Chimborazo 8 Pastaza 3 4 Manabí 12 Guayas 17 Los Ríos 9 5 Bolívar 5 Santa Elena 2 Galápagos 1 Cañar 1 6 Azuay 11 Morona Santiago 10 El Oro 4 7 Loja 14 Zamora Chinchipe 8 Total 133 Fuente: DINARDAP Dirección Gestión y Registro Para un mejor detalle de los registros de la propiedad que carecen de infraestructura tecnológica ver ANEXO No.02 Adicional se pudo constatar que registros como los de Ibarra, Durán y Quevedo, que realizan en forma simultánea el registro de actos mercantiles y el registro de actos de la propiedad, tienen dificultad de inter operar con los dos tipos de registros, evidenciando dificultades de atención en forma especializada, principalmente por las particularidades que demuestran las inscripciones de actos mercantiles. La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos en cumplimiento a lo establecido en la Constitución de la Página 11 de 77

12 República, en el Plan Nacional para el Buen Vivir, en la Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) y su reglamento y la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, contempla como una estrategia de fortalecimiento la capacitación de los servidores tanto de los registros mercantiles como de la propiedad, a través de diseños de mallas curriculares de cursos, talleres y/o seminarios especializados con la finalidad de generar destrezas y habilidades en materia registral, así como aportar con la profesionalización y especialidad en Derecho Registral y puedan acceder a futuros concursos de méritos y oposición. No existe normas específicas que regulen la calidad del proceso registral, la adecuada administración de base de datos y la interoperabilidad de las bases de datos de los entes registrales con el Sistema Nacional en función de los nuevos procesos generados por la DINARDAP a través de la creación del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, los diferentes entes registrales, no manejan patrones de seguridad que permitan administrar bases de datos en forma segura y confiable, los cuales deben ser debidamente estructurados para evitar registros falsos o erróneos, esto de conformidad al cumplimiento del Art. 31 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos establece entre las atribuciones de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP) dictar las resoluciones y normas necesarias para la organización y funcionamiento del sistema así como promover, dictar y ejecutar a través de los diferentes registros normas generales para el seguimiento y control, por lo tanto, la institución al momento carece de la capacidad operativa para desarrollar este tipo de normativas y por ende es necesario contar con profesionales en materia jurídica que analicen, investiguen y elaboren los proyectos de normas que permitan regular los procesos claves de la actividad registral, así como formar a peritos registrales que intervengan en las actividades de control o las requeridas por procesos judiciales. Existen procesos de administración de Registros de Datos Públicos en diferentes instituciones que están incorporados en Dato Seguro y que se incorporarán a futuro, los mismos que se encuentran dispersos que no garantizan la seguridad jurídica del ciudadano, para lo cual es imperante la implementación de normativa de procesos estandarizados y de mejora continua en la actividad registral, con la finalidad que la captura de información sea con fuentes validadas que no distorsionen el registro de dato público, para que la información presentada en el Sistema Nacional sea de calidad y de utilidad para los usuarios, generando una satisfacción a los ciudadanos que hacen uso de los servicios registrales. Previa a la implementación del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos SINARDAP, a través de la Dirección de Gestión y Control de la DINARDAP se realiza el seguimiento y control de la actividad registral a nivel nacional. En la tabla siguiente se muestra el problema central sus causas y efectos que se registran en la problemática Página 12 de 77

13 descrita: 1. Servicios de registro, persisten en un esquema de gestión convencional y con bajos estándares de calidad. Tabla No.01 Árbol de Problemas Matriz de Problema Causas Efectos Problema Causas Efectos - Infraestructura tecnológica y equipamiento de los registros, no garantiza el derecho a una atención de calidad hacia ciudadanos y ciudadanas, así como la emisión de reportes en forma oportuna. - Modelo organizacional de los registros, no garantiza la especialización y diferenciación en la inscripción de actos mercantiles y de la propiedad. - Los documentos emitidos por los registros, constituyen insumos para escalar en otros tipos de tramitación, por tanto, la demora ocasiona dificultad en términos de oportunidad de gestión para usuarias y usuarios. - Registros no se articulan al SINARDAP, por tanto, ciudadanos y ciudadanas no pueden acceder a su información registral en tiempo real. - Limitada institucionalización del acto de registro por parte de los ciudadanos y ciudadanas. - Escasa capacitación de personal en los Registros Mercantiles y de la Propiedad del país - Servicios registrales ineficientes 2.3 Línea base del proyecto. La línea de base del proyecto, se circunscribe a los problemas, tanto el problema central, como de sus respectivas causas. A continuación, se incorpora un cuadro analítico que permite caracterizar la línea de base: Tabla No.02 Línea Base Problemas Variables Indicadores Línea de Base Problema central: En los servicios de registro, Gestión convencional El esquema de gestión convencional es medido a través de indicadores que relacionan trámites 100% de trámites, con base en a procesos y archivos manuales persiste un esquema de Estándar de calidad El 5,4% de los cantones disponen, en forma gestión convencional y con Modelo dual de registro separada, unidades administrativas para la bajos estándares de calidad inscripción de actos mercantiles y la inscripción de actos respecto a inmuebles. Causa 1: Infraestructura tecnológica y equipamiento de los registros, no garantiza el derecho a una atención de calidad hacia ciudadanos y ciudadanas, así como la emisión de reportes en forma oportuna. Causa 2: Esquema de gestión organizacional de los registros, no garantiza la especialización y diferenciación en la inscripción de actos mercantiles y de la propiedad Infraestructura y equipamiento obsoleta Establecimientos que registran actos mercantiles Establecimientos que registran actos de la propiedad Establecimientos que registran en forma simultánea actos mercantiles y actos de la propiedad Número de registros con infraestructura y equipamiento obsoleto. Porcentaje de registros con equipamiento e infraestructura obsoletas Número y porcentaje de establecimientos que registran actos mercantiles. Número y porcentaje de establecimientos que realizan registros de actos de la propiedad Número y porcentaje de establecimientos que realizan en forma simultánea registros de actos mercantiles y de la propiedad 133 registros disponen de infraestructura y equipamiento obsoletos. En el caso del equipamiento tecnológico, no permite la interconexión con el SINARDAP Corresponde a una tasa del 57,8% de los registros. 12 establecimientos que realizan en forma exclusiva registros de actos mercantiles que corresponde al 5,2%. 12 establecimientos que realizan en forma exclusiva registros de actos de la propiedad y corresponden al 5,2%. 209 establecimientos que realizan a su vez los dos registros Página 13 de 77

14 Causa 3: Escasa capacitación de personal en los Registros Mercantiles y de la Propiedad del país Personal especializado en materia en materia registral Normas y regulaciones para estandarización de procesos Porcentaje de funcionarios de los entes registrales capacitados y/o especializados en materia registral. Número de normas y regulaciones creadas para la estandarización de procesos y mejoramiento continuo 0% de funcionarios capacitados en materia registral Control de aplicación de normas de regulación expedidas por la DINARDAP Los indicadores de línea base descritos en la tabla, permitirán mejorar los procesos registrales de los Registros de la Propiedad y Mercantiles, con la adecuada infraestructura tecnológica, equipamiento y gestión organizacional de los registros, la especialización del talento humano, implementación de normativa y seguimiento continuo a los procesos de los distintos entes registrales. 2.4 Análisis de oferta y demanda. Con este proyecto se pretende fortalecer la actividad registral en entidades mercantiles y de la propiedad con la dotación de infraestructura y equipamiento tecnológico, además de la apertura de nuevos registros exclusivamente mercantiles. Adicional se procura capacitar a los funcionarios de los Registros Mercantiles y de la Propiedad en materia registral, formar y crear programas de certificación de Peritos Registrales dentro de la DINARDAP, estandarizar los procesos a nivel de generación de registro de dato público, con la finalidad de fortalecer la seguridad jurídica del registro, y levantar y promulgar las normas y regulaciones necesarias para la interoperación de las bases de datos con el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, que garanticen la entrega de un servicio registral de calidad. Demanda Población de Referencia Los registros a nivel nacional suman 235, de los cuales 14 corresponden a registros mercantiles, 14 registros de la propiedad y 207 registros que realizan en forma simultánea inscripciones y certificaciones de actos de la propiedad y de actos mercantiles. Prácticamente están cubiertos por actividades registrales todos los cantones del País, se exceptúan zonas no delimitadas como Las Golondrinas, La Manga Del Cura y El Piedrero. Los registros de la propiedad se encuentran en todas las cabeceras cantonales en las 24 provincias del país, por tanto su trascendencia es nacional, lo cual explica que la población de referencia contemple a la población total 3 del Ecuador, según los resultados del censo 2010 ascienden a de habitantes. 3 INEC, Censo Poblacional Estos datos no consideran a las zonas no delimitadas. Página 14 de 77

15 Gráfico No.04 Población Total del Ecuador La actividad registral, en torno al número de establecimientos señalados, se agrupan los siguientes universos de referencia: La población totaliza personas de 18 años y más, que están acreditados para realizar registros de actos; Contempla viviendas que son objeto de registro de propiedad; En términos económicos se considera establecimientos a nivel nacional. Los funcionarios de los entes registrales sean capacitados y/o especializados en materia registral, por tanto la población de referencia corresponde al tamaño del personal que presta sus servicios en sus dependencias que es de funcionarios. En el cuadro a continuación se detalla el total de funcionarios que trabajan en cada institución: Cuadro No.07 Funcionarios de trabajan en cada institución Establecimientos Personal Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos 124 Registros Mercantiles 165 Registros de la Propiedad 899 Total Fuente: DINARDAP Las normas y regulaciones creadas para la estandarización de procesos, y mejoramiento continúo de los servicios registrales; y normas para la generación de bases de datos de registro de datos públicos, con seguridad jurídica e informática en los distintos entes registrales. En este caso, las normas tienen un carácter universal y permiten regular el servicio de los entes registrales, lo cual tiene un grado de incidencia en todos los ámbitos de la población. Página 15 de 77

16 Población Demandante Potencial Se considera demanda potencial del proyecto a la población ecuatoriana mayor de 18 años que es considerada capaz para las actividades del comercio, por lo tanto, son usuarios potenciales de los servicios de los registros tanto mercantiles como de la propiedad. Esta población asciende a que equivale al 62,7% del total de la población del Ecuador. Fuente: INEC, Censo de Población y Vivienda 2010 Población demandante efectiva La incidencia en términos de cobertura poblacional es la siguiente: Se calcula en 133 registros el mejoramiento de la infraestructura y el equipamiento, que tiene una cobertura de servicios para una población de habitantes de 18 años y más que están facultados para inscribir actos mercantiles; viviendas que deben constar inscritas en el registro de la propiedad; y establecimientos económicos que pueden realizar, así mismo, actos mercantiles. Cuadro No.08 Proyección Cobertura de Registros de la Propiedad y Mercantil Años Población 18 y más* Viviendas* Establecimientos** * Para las estimaciones de población y vivienda, se procedió a realizar una extrapolación, teniendo como base de cálculo los dos últimos censos de población y vivienda. ** Se estimó un incremento anual en el número de establecimientos económicos, considerando una tasa promedio anual del 4,5%, del crecimiento de la economía durante la última década. Fuente: Banco Central del Ecuador, Boletín No. 1927, septiembre 2012; e INEC, Censos de Población y Vivienda 2001 y Página 16 de 77

17 Tres establecimientos registrales, en los cuales serán redefinidas sus competencias, atribuciones y funciones, para de esta manera contar con un nuevo modelo de gestión en las ciudades de Ibarra, Durán y Quevedo, con el siguiente alcance en términos de cobertura de prestación de servicios: - Ibarra, en registro de la propiedad, se cuentan viviendas; y en registro de mercantil, personas de 18 años y más, y establecimientos económicos. - Durán, en registro de la propiedad la cobertura es de viviendas; y en registro de mercantil, personas de 18 años y más, y establecimientos económicos. - Quevedo, registro de la propiedad con viviendas; y registro mercantil con personas de 18 años y más y establecimientos. Cuadro No.09 Estimaciones: Usuarios de Servicios de Registro Descripción 2001* 2010* 2011** Ibarra Vivienda Población: 18 y más Establecimientos Durán Vivienda Población: 18 y más Establecimientos Quevedo Vivienda Población: 18 y más Establecimientos * Población y vivienda: para las estimaciones de población y vivienda, se procedió a realizar una extrapolación, teniendo como base de cálculo los dos últimos censos de población y vivienda ** Se estimó un incremento anual en el número de establecimientos económicos, considerando una tasa promedio anual del 4,5% del crecimiento de la economía durante la última década. Fuente: INEC, Censo de Población y Vivienda; Censo Económico Finalmente 808 funcionarios de los registros de la propiedad y mercantil, que requieren capacitación especializada en materia registral. Página 17 de 77

18 Cuadro No.10 Funcionarios requirentes de capacitación Método de Capacitación Demanda Potencial Capacitaciones por cursos de especialización 23 Certificación de peritos registrales 23 Capacitaciones en materia registral 762 Total 808 Fuente: DINARDAP El detalle de la población por cantones se puede ver en el ANEXO No.03 Oferta Según el informe de evaluación respecto a la situación de los registros que realizan inscripciones de actos de la propiedad y actos mercantiles, existe un total de 209 establecimientos, de los cuales tan solo 76, que corresponde al 36%, disponen de una infraestructura tecnológica que garantiza una prestación de servicios de calidad, así como responden al perfil tecnológico que permita su interconexión al Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos SINARDAP. Respecto a establecimientos de registro mercantil, su número es de 221, no obstante, en forma exclusiva se cuentan 14 establecimientos, y en forma combinada de la propiedad y mercantil, totaliza 207 registros. En la caracterización de la oferta, se destaca que en tres cantones, Ibarra, Durán y Quevedo, no hay expectativas de gestión registral bajo un concepto especializado, en consonancia con la dinámica que registran estas circunscripciones territoriales. Así mismo en los Registros de la Propiedad, Mercantiles y la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP), existen funcionarios públicos tomando en cuenta todos los trabajadores bajo cualquier modalidad de contrato. De este total, 380 están cualificados en materia registral, en correspondencia con sus respectivos ámbitos laborales, esto es en la DINARDAP, el registro de actos mercantiles y en el registro de actos de la propiedad. Por tanto, este grupo de funcionarios tienen adiestramiento en los temas señalados. No se dispone de la normatividad, por tanto si se enuncia en lenguaje de mercado, se puede señalar que no existe oferta de normas pertinentes, que constituya un beneficio institucionalizado para la población legalmente calificada para realizar un acto de registro mercantil o de la propiedad. En este sentido, la normativa está dirigida a toda la población mayor de 18 años. Página 18 de 77

19 Estimación del Déficit o Demanda Insatisfecha (Oferta Demanda) Como resultado del análisis de la demanda y la oferta, se establece como resultados, tres segmentos de demanda insatisfecha: De los 207 establecimientos de registro de propiedad y mercantil, solo 74 aseguran condiciones de calidad tanto en su infraestructura tecnológica como física, por tanto objetivamente 133 requieren de dotación de equipamiento como el mejoramiento de la infraestructura tecnológica, lo cual permitirá su interconexión al SINARDAP, lo que permitirá que el universo de usuarios, tanto en registros de la propiedad como mercantil, puedan disponer de información de sus registros en tiempo real. Tres establecimientos de los 207, que por sus condiciones de operatividad y la intensidad y rigurosidad técnica de la tramitología en el ámbito del derecho mercantil, requieren un modelo de servicio especializado, por tanto disponer de nuevos entes registrales dedicados exclusivamente al registro de actos mercantiles. Funcionarios no calificados y el déficit de normas: Cuadro No.11 Demanda Insatisfecha de funcionarios no calificados Método de capacitación Demanda Oferta Demanda insatisfecha Capacitaciones por cursos de especialización Capacitaciones a peritos registrales Capacitaciones en materia registral Total Identificación y caracterización de la población objetivo. La población objetivo está clasificada en tres segmentos de intervención del proyecto: Dotación de infraestructura tecnológica para 133 registros de 133 cantones: - Población, habitantes de 18 años y más - Propietarios de viviendas - Propietarios de establecimientos económicos Creación de tres registros mercantiles en tres ciudades: Ibarra: - Población, habitantes de 18 años y más - Propietarios de viviendas - Propietarios de establecimientos económicos Página 19 de 77

20 Durán: - Población, habitantes de 18 años y más - Propietarios de viviendas - Propietarios de establecimientos económicos Quevedo: - Población, habitantes de 18 años y más - Propietarios de viviendas - Propietarios de establecimientos económicos Adicionalmente de los 2 puntos anteriores la población beneficiaria de este proyecto se encuentra concentrada en los funcionarios de los Registros de la Propiedad, de los Registros Mercantiles y de la DINARDAP. Específicamente a la población objetivo se la identifica a los 762 funcionarios de los Registros de la Propiedad y Registros Mercantil que recibirán capacitaciones en materia registral, los 17 Registradores Mercantiles y 6 funcionarios de la DINARDAP que recibirán cursos de especialización en materia registral y los 23 peritos registrales que serán capacitados en materia registral a nivel nacional. Se identifica como demanda insatisfecha también a los entes registrales que se encuentran incorporados y se incorporaran al Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, quienes actualmente no cuentan con procesos y normativa que regule la administración de los registros de datos públicos. 2.6 Tamaño o capacidad en proyectos de dotación de bienes y servicios. Para la prestación de servicios a favor de los Registros Mercantiles y de la Propiedad a través de la consolidación de datos en la plataforma SINARDAP, se han considerado los siguientes aspectos. Página 20 de 77

21 - Dotación de infraestructura tecnológica para 133 registros mercantiles y propiedad con facultades mercantiles desplegados a nivel nacional. - Previo diagnóstico realizar la creación y/o cierre de Registros Mercantiles a nivel nacional. Específicamente, la población objetivo determinada en 762 funcionarios de los Registros de la Propiedad y Registros Mercantil que recibirán capacitaciones específicas en materia registral, así como los Registradores Mercantiles. 2.7 Ubicación geográfica e impacto territorial. El presente proyecto tiene cobertura a nivel nacional para registros de la propiedad, mercantil y Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. Además de la automatización de procesos en 133 registros y nuevo modelo de gestión registral para 3 registros (Ibarra, Durán y Quevedo) 3. ARTICULACIÓN CON LA PLANIFICACIÓN 3.1 Alineación objetivo estratégico institucional. OE5.- Incrementar el acceso a los servicios de la institución Incrementar el Registro e interoperación de las instituciones con bases de datos públicos con el SINARDAP, MEDIANTE la mejora en los procesos para la prestación de los servicios principalmente INFODIGITAL, SINE, capacitación y gestión interinstitucional. Indicadores: Número de Instituciones Públicas usuarias del SINARDAP Número de instituciones proveedoras del SINARDAP 3.2 Contribución del proyecto a la meta del Plan Nacional para el Buen Vivir alineada al indicador del objetivo estratégico institucional. Objetivo 11: Asegurar la soberanía y eficiencia de los sectores estratégicos para la transformación industrial y tecnología. Política 11.3 Democratizar la prestación de servicios públicos de telecomunicaciones y de tecnologías de información y comunicación (TICS), incluyendo radiodifusión, televisión y espectro radioeléctrico y profundizar su uso y acceso universal. Página 21 de 77

22 Literal (i), Impulsar el gobierno electrónico transaccional y participativo para que la ciudadanía acceda en línea a datos, información, trámites y demás servicios. Indicador meta Alcanzar un índice de gobierno electrónico de 0.55 Meta Anualizada Meta PNBV Línea Base Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año % ,505% 0,52% 0,535% 0,55% Proyecto 1 0,0017% 0,0018% 0,0016% 0,0000% El proyecto de Fortalecimiento de los Servicios de Actividad Registral a nivel nacional aporta a la meta con el % en dicho periodo. 4. MATRIZ DE MARCO LÓGICO 4.1 Objetivo General y objetivos específicos A continuación se detallan los objetivos generales y específicos del proyecto Fortalecimiento de los Servicios de Actividad Registral a Nivel Nacional. Objetivo General o Propósito: Contar con un esquema de gestión moderno y especializado, en establecimientos registrales exclusivos para actos mercantiles y de la propiedad, con infraestructura tecnológica y personal capacitado en materia registral, para brindar un servicio oportuno y de calidad. Objetivos Específicos o Componentes: Los objetivos específicos del proyecto son: Disponer de infraestructura tecnológica y equipamiento que garantice el derecho a una atención de calidad a ciudadanos, ciudadanas y establecimientos económicos. Disponer de un esquema organizacional para el registro de actos mercantiles y actos de la propiedad en forma exclusiva en las ciudades priorizadas, de conformidad al estudio de mercado. Disponer de funcionarios capacitados en materia registral, normativa y su aplicación a los procesos registrales. Página 22 de 77

23 4.2 Indicadores de resultado A continuación se señalan los resultados esperados por el objetivo general: Al finalizar el tercer año del proyecto: En el 100% de los establecimientos gestionan trámites y brindan servicios, en espacios ergonómicos y con tecnologías acordes para el correcto funcionamiento de los Sistemas instalados, lo que garantizan el derecho a una atención oportuna y de calidad. Se amplía la cobertura de los servicios de actividad mercantil con la apertura de 3 nuevos Registros Mercantiles. El 70% de los ciudadanos que realizan actos en materia registral tanto Mercantiles como de la Propiedad a nivel nacional, alcanzan un nivel de satisfacción bueno (80%) sobre el servicio percibido. El 100% de los Registros Mercantiles y el 30% de la Propiedad han sido evaluados con resultados satisfactorios, en función del plan de control registral realizado por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. El 100% de los funcionarios involucrados en actividad mercantil capacitados en materia registral. A continuación se señalan los resultados esperados por cada objetivo específico: 1. Disponer de infraestructura tecnológica y equipamiento que garantice el derecho a una atención de calidad a ciudadanos, ciudadanas y establecimientos económicos. Al finalizar el segundo año de ejecución del proyecto el 100% de los registros, disponen de infraestructura y equipamiento que garantiza una atención de calidad. 2. Disponer de unidades administrativas con un esquema de soporte organizacional para el registro en forma exclusiva de actos mercantiles en las ciudades priorizadas. Al finalizar el primer año del proyecto se apertura 3 nuevos registros mercantiles Al finalizar el proyecto 15 cantones, disponen de establecimientos para el registro de forma exclusiva de actos mercantiles. 3. Disponer de funcionarios calificados en materia registral, normativa y su aplicación a los procesos registrales. Al finalizar el segundo año del proyecto 17 registradores mercantiles y 6 funcionarios de la DINARDAP se encuentran especializados en materia registral Al finalizar el primer año de proyecto se cuenta con al menos 2 cursos virtuales de capacitación en materia registral, disponibles para funcionarios de los entes registrales a nivel nacional. Página 23 de 77

24 Al finalizar el proyecto 762 funcionarios de los entes registrales a nivel nacional participan de capacitaciones continuas (al menos 6 al año) en temas relacionados con la actividad registral mercantil. Página 24 de 77

25 4.3 Marco Lógico Resumen Narrativo de Objetivos Fin: Garantizar un servicio al público de calidad, eficaz, eficiente y de buen trato Indicadores Verificables Objetivamente Al finalizar el segundo año de ejecutado el proyecto: * Se cuenta con al menos el 80% de satisfacción por parte de los usuarios de los registros mercantiles públicos. * Los servicios de la actividad regitral tienen una cobertura nacional a través de los 223 Registros de la Propiedad y 15 Registros Mercantiles Medios de Verificación Supuestos * De conformidad con el * Informe de estudio de satisfacción del marco jurídico, los municipios cliente facilitan el proceso de * Resolución DINARDAP, para la creación transferencia de información y de tres unidades administrativas para el registros, para la registro mercantil. especialización de los registros en mercantiles y de * Informes de gestión sobre la actividad la propiedad mercantil en los registros de la propiedad * Se cuenta con informes de procesos de evaluación y control en materia registral estandarizados para los entes registrales a nivel nacional * Normativa de la DINARDAP para auditorías registrales implementada * El Gobierno mantiene como * Se establece un sistema permanente de control de errores en las áreas claves del proceso registral mercantil en todos los Registros Mercantiles y de prioritaria la política pública de la Propiedad a nivel nacional * Reportes sobre el control de la gestión apoyo al acceso a la de los Registros Mercantiles y de la información y comunicación * Se cuenta con funcionarios capacitados en materia registral mercantil en los entes registrales Propiedad emitidos por la DINARDAP Al finalizar el proyecto: * Actas de finiquito de mejoramiento de la * Se garantiza el * En el 100% de establecimientos gestionan trámites y brindan servicios, en espacios ergonómicos con tecnologías acordes para el correcto infraestructura y actas de entrega financiamiento mediante funcionamiento de los sistemas instalados, lo que garantiza el derecho de una atención oportuna y de calidad. recepción de equipo y software para los fuente registros. * Los gobiernos locales coadyuvan en la transferencia * Resolución DINARDAP, para la creación de archivos, base de datos y * Se amplia la cobertura de los servicios de actividad mercantil, con la apertura de 3 nuevos Registros Mercantiles. de tres unidades administrativas para el recursos requeridos para el registro mercantil. Propósito: Contar con un esquema de gestión establecimiento de los moderno y especializado, en establecimientos registros mercantiles. registrales exclusivos para actos mercantiles y de la propiedad, con infraestructura tecnológica y * Reportes del sistema de control de personal calificado en materia registrs para brindar * El 70% de los ciudadanos que realizan actos en materia registral tanto Mercantiles como de la Propiedad a nivel nacional, alcanzan un nivel de calidad en el servicio implementado en los un servicio opotuno y de calidad. satisfacción bueno (80%) sobre el servicio percibido. Registros que realizan actividades * Existe apertura de los mercantiles. Registros Mercantiles y de la Propiedad para realizar las * El 100% de los Registros Mercantiles y el 30% de la Propiedad han sido evaluados con resultados satisfactorios, en función del plan de control * Informes de los controles registrales mejoras necesarias registral realizado por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. realizados por la DINARDAP. * El 100% de los funcionarios involucrados en actividad mercantil capacitados en materia registral. * Los Registros Mercantiles y * Títulos y certificados obtenidos por cada de la Propiedad no son funcionario en los procesos de formación. renuentes a los controles registrales Página 25 de 77

26 Componentes: Descripción Medios de Verificación Supuestos 1. Disponer de infraestructura tecnológica y equipamiento que garantice el derecho a una atención de calidad a ciudadanos, ciudadanas y establecimientos económicos. * Disponer de infraestructura y equipamiento que garantice el derecho a una atención de calidad a ciudadanos, ciudadanas y establecimientos económicos. * Al finalizar el segundo año de ejecución del proyecto el 100% de los Registros, disponen de infraestructura y equipamiento que garantiza una atención de calidad. Disponer de unidades administrativas con un esquema de soporte organizacional para el Registro en forma exclusiva de actos mercantiles en las ciudades priorizadas. * Actas de finiquito de mejoramiento de la * Los gobiernos locales infraestructura y actas de entrega municipales se involucran en recepción de equipo y software para los la dotación de infraestructura 133 registros. tecnológica y equipamiento. * Se cuenta con el apoyo de los Municipios para * Medición de audiencia del medio de complementar las comunicación utilizado para la campaña necesidades de los Registros de la Propiedad * Instancias de control Contar con Unidades Administrativas aprueban la creación y desconcentradas que realicen actos financiamiento de las nuevas mercantiles. unidades administrativas de la DINARDAP 2. Disponer de un esquema organizacional para el registro de actos mercantiles y actos de la propiedad en forma exclusiva en las ciudades Al finalizar el primer año del proyecto se apertura 3 nuevos Registros Mercantiles priorizadas, de conformidad al estudio de mercado. * Al finalizar el proyecto 15 cantones, disponen de establecimientos para el registro en forma exclusiva de actos mercantiles. Disponer de funcionarios calificadados en materia registral, normativa y su aplicación a los procesos registrales. * Instancias de control * Resolución DINARDAP, para la creación aprueban la creación y de tres unidades administrativas para el financiamiento de las nuevas registro mercantil. unidades administrativas de la DINARDAP * Convenios con municipios para la eliminación del registro de actos * Suscripción de convenios mercantiles, que son realizados en los con los gobiernos municipales registros de la propiedad Todos los servidores que laboran en los Registros * Listado de servidores que han aprobado Mercantiles cumplan los los cursos especializados en materia requerimientos de aprobación registral. de los cursos en materia registral propuestos. * Las Universidades 3. Disponer de funcionarios capacitados en materia * Al finalizar el segundo año de ejecución del proyecto 17 registradores mercantiles y 6 funcionarios de la DINARDAP se encuentran especializados en * Comprobantes de matrícula de la nacionales e internacionales registral, normativa y su aplicación a los procesos materia registral. Unviersidad que provee los cursos están en condiciones de registrales ofertar cursos de * Se cuenta con un espacio web y un especialización en materia * Al finalizar el primer año del proyecto se cuenta con al menos 2 cursos virtuales de capacitación en materia registral, disponibles para funcionarios de manual como herramientas de registral según lo requerido los entes registrales a nivel nacional. capacitación en la DINARDAP por la DINARDAP * Al finalizar el proyecto 762 funcionarios de los entes registrales a nivel nacional participan de capacitaciones continuas (al menos 6 al año) en temas relacionados con la actividad registral mercantil. * Listado de participantes de las * Existe estabilidad laboral en capacitaciones la institución Página 26 de 77

27 Componentes / Actividades / Tareas Total Mes Período Componente 1: Disponer de infraestructura tecnológica y equipamiento que garantice el derecho a una atención de calidad a ciudadanos, , , , ,51 ciudadanas y establecimientos económicos. 1.1 Implementación de infraestructura tecnológica para la gestión de los Registros de la Propiedad Elaborar especificaciones técnicas Realizar proceso de contratación Ejecución de la contratación Entrega de producto final (Suscripción de acta entrega - recepción) Gestión operativa del proyecto , , , , Contratación de personal , , , , Realizar gastos varios de gestión , , , , Equipamiento y mobiliario 5.122, , , , Viáticos 3.846, , , , Pasajes 3.473, , , , Materiales de oficina 2.000, , , , Varios 2.100, , , ,00 Componente 2: Disponer de un esquema organizacional para el registro de actos mercantiles y actos de la propiedad en forma exclusiva en las ciudades priorizadas, de conformidad al estudio de mercado , , , Adecuaciones al espacio físico para los nuevos Registros Mercantiles Elaborar especificaciones técnicas Realizar proceso de contratación Ejecución de la contratación Entrega de producto final (Suscripción de acta entrega - recepción) Implementación de infraestructura tecnológica para los nuevos Registros Mercantiles , , , Elaborar especificaciones técnicas Realizar proceso de contratación , , , Ejecución de la contratación Entrega de producto final (Suscripción de acta entrega - recepción) Componente 3. Disponer de funcionarios capacitados en materia registral, normativa y su aplicación a los procesos registrales , , , , ,13 Subcomponente 1: Contar con peritos registrales a nivel nacional Subcomponente 2: Formación a funcionarios de entes registrales y DINARDAP en materia registral y participación en coloquios sobre actividad registral. Subcomponente 3: Contar con servicios registrales de calidad, en torno a su simplificación, estandarización y accesibilidad a los ciudadanos y disminución de tiempos en los trámites 3.1 Determinación de requerimientos de regulación y auditoría Desarrollo e implementación de normativa para realizar auditorias en materia registral Desarrollo e implementación de normativa regulatoria Subcomponente 4: Disponer de normas y regulación para los procesos registrales que intervengan en el Sistema Nacional de Registro de Datos , , , , ,13 Públicos 4.1 Desarrollo y validación de la norma de los procesos registrales Definición de procesos registrales a mejorar , , , , , Revisión de procesos registrales a mejorar , , , , , Elaborar cronograma para implementar plan piloto de mejora continua 2.400, , Desarrollo visitas técnicas para implementar el plan piloto , , Elaborar informe final del desarrollo de la visita 6.629, , Estandarización y sistematización de los procesos registrales normados , , , , , Implementación del cronograma de visitas técnicas - Aplicación Infraestructura de procesos y tecnológica , , , , , Desarrollo visitas técnicas , , Elaborar informe final del desarrollo de la visita , , Socialización de los procesos registrales normados Elaborar convocatorias a asistentes Contar con local y material para el desarrollo del taller Desarrollo del taller Elaborar informe final de la ejecución del taller Monitoreo de la efectividad de los procesos mejorados en Registros Mercantiles y de la Propiedad a nivel nacional Realizar visitas técnicas Reuniones de trabajo Elaborar informes Presupuesto Proyecto , , , , ,52 Página 27 de 77

28 4.3.1 Anualización de las metas de los indicadores del propósito. Indicadores de Propósito En el 100% de establecimientos gestionan trámites y brindan servicios, en espacios ergonómicos con tecnologías acordes para el correcto funcionamiento de los sistemas instalados, lo que garantiza el derecho de una atención oportuna y de calidad. Se amplía la cobertura de los servicios de actividad mercantil, con la apertura de 3 nuevos Registros Mercantiles. El 70% de los ciudadanos que realizan actos en materia registral tanto Mercantiles como de la Propiedad a nivel nacional, alcanzan un nivel de satisfacción bueno (80%) sobre el servicio percibido. El 100% de los Registros Mercantiles y el 30% de la Propiedad han sido evaluados con resultados satisfactorios, en función del plan de control registral realizado por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. El 100% de los funcionarios involucrados en actividad mercantil capacitados en materia registral. Unidad de Medida Meta Propósito Ponderación (%) Año 2014 Año 2015 Año 2016 TOTAL Porcentaje Unidad Porcentaje Porcentaje 100 RM 30 RP 20 Porcentaje Meta Anual Ponderada 24.93% 34.37% % Territorialización de las metas de los indicadores del propósito. El proyecto en ejecución tiene presencia territorial desplegada a Nivel Nacional en los 221 cantones orientado directamente a la prestación de los servicios a los ciudadanos y ciudadanas mayores de 18 años. Territorialización de las metas de los indicadores de propósito Indicadores de Propósito En el 100% de establecimientos gestionan trámites y brindan servicios, en espacios ergonómicos con tecnologías acordes para el correcto funcionamiento de los sistemas instalados, lo que garantiza el derecho de una atención oportuna y de calidad. Se amplía la cobertura de los servicios de actividad mercantil, con la apertura de 3 nuevos Registros Mercantiles. Unidad de Medida Porcentaj e Año Tipología Mont o de cada servi cio o prod ucto Monto Total 2015 Servicio - - Unidad 2017 Servicio - - Zona Provincia Cantón Parroquia Beneficiarios 1 a 9 Distributivo - SENPLADES 1 a 9 Distributivo - SENPLADES Azuay Bolivar Cañar Carchi Chimborazo Cotopaxi El Oro Esmeraldas Galápagos Guayas Imbabura Loja Los Rios Manabí Morona Santiago Napo - - * * Página 28 de 77

29 El 70% de los ciudadanos que realizan actos en materia registral tanto Mercantiles como de la Propiedad a nivel nacional, alcanzan un nivel de satisfacción bueno (80%) sobre el servicio percibido. Porcentaj e 2016 Servicio a 9 Distributivo - SENPLADES Orellana Pastaza Pichincha Santa Elena Santo Domingo de los Tsáchilas Sucumbíos - - * El 100% de los Registros Mercantiles y el 30% de la Propiedad han sido evaluados con resultados satisfactorios, en función del plan de control registral realizado por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. Porcentaj e 2016 Servicio a 9 Distributivo - SENPLADES Tungurahua Zamora Chinchipe - - * El 100% de los funcionarios involucrados en actividad mercantil capacitados en materia registral. Porcentaj e 2016 Servicio a 9 Distributivo - SENPLADES - - * ANALISIS INTEGRAL 5.1 Viabilidad técnica La dotación de infraestructura tecnológica a los registros de la propiedad con funciones y facultades de registro mercantil permitirá que estos puedan interconectarse al SINARDAP y formar parte de la red registral a nivel nacional, cumpliendo con lo dispuesto en el artículo 31, literal 1 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de datos Públicos que señala Presidir el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, cumpliendo y haciendo cumplir sus finalidades y objetivos. Los Gobiernos Autónomos Descentralizados Municipales de cada cantón han realizado la transición de los registros de privados a públicos de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley del SINARDAP que menciona: De conformidadcon la Constitución de la República, el Registro de la Propiedad será administrado conjuntamente entre las municipalidades y la Función Ejecutiva a través de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. Por lo tanto, el Municipio de cada cantón o Distrito Metropolitano se encargará de la estructuración administrativa del registro y su coordinación con el catastro. La Dirección Nacional dictará las normas que regularán su funcionamiento a nivel nacional. Página 29 de 77

30 Los Registros de la Propiedad asumirán las funciones y facultades del Registro Mercantil, en los cantones en los que estos últimos no existan y hasta tanto la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos disponga su creación y funcionamiento. Los planes de capacitación y fortalecimiento de conocimientos en material registral direccionado a los funcionarios de los Registros Mercantiles y de la Propiedad a nivel nacional son vitales, el SINARDAP requiere de un talento humano capacitado para utilizar las herramientas tecnológicas y sobre todo el conocimiento en materia registral para proporcionar un servicio de calidad, la DINARDAP podrá cumplir con este objetivo de acuerdo a las atribuciones que le otorga la Ley del SINARDAP en su artículo 31, literal 11, que señala: Promover, organizar y ejecutar programas de capacitación de las registradoras o registradores públicos y demás personal de los registros. Por lo expuesto, la DINARDAP de acuerdo a lo dispuesto en la Ley del SINARDAP y su reglamento podrá cumplir con la ejecución de los objetivos del proyecto, el cual precisa de tres componentes: el primero relacionado con la implementación de la infraestructura tecnológica; el segundo con la creación de tres unidades administrativas registrales en tres ciudades; y un tercer componente relacionado con disponer de talento humano capacitado en materia registral. El primer componente prevé que en 133 cantones, los registros cuenten con infraestructura y equipamiento apropiado para una atención de calidad, así como proveer servicios de consulta en tiempo real, desde el SINARDAP. El procedimiento que se prevé para alcanzar el objetivo, es el siguiente: Determinación de estándares, para garantizar una buena atención Elaboración de perfiles de diseño técnico respecto a los requerimientos Constituye la elaboración de un perfil ideal, respecto a las condiciones indispensables que permitan garantizar una calidad de atención a los usuarios. Así mismo, en el caso del software y hardware, se determina aquel requerido para la implantación de los sistemas respecto a los flujos documentales para el proceso de registro de actos y el proceso de certificación; de otra parte, se requiere que puedan cumplir una tipología de características para el funcionamiento del SINARDAP. Los perfiles técnicos constituyen estándares de referencia o líneas de base, que acreditan Página 30 de 77

31 conceptos y variables para el levantamiento de información en los registros. Evaluación de la capacidad instalada de los 133 registros Se prevé un levantamiento de información respecto a la situación de cada uno de los registros a ser intervenido, lo cual consiste en confrontar demandas con capacidad instalada, así mismo determinar técnicamente el estado físico de los inmuebles en los cuales funcionan, y definir su correspondiente valoración definitiva para su ulterior intervención; determinar el estado de los equipos, así como de programas y licencias en base a estándares en cuanto a los requerimientos de software y hardware, considerando su interconexión al SINARDAP. Elaboración de instrumentos técnicos para el levantamiento de información respecto a la situación de los registros Metodológicamente contempla el diseño de formularios y las respectivas memorias descriptivas, para lo cual se requiere establecer componentes de evaluación, variables respecto a estándares de referencia, indicadores y, el diseño formatos de preguntas y flujos de patrones de salteo. Las memorias comprenden la elaboración de una guía conceptual y los procedimientos para el llenado con información primaria de los registros. Es imprescindible la validación del procedimiento y de los formularios, mediante pruebas piloto que permiten realizar los ajustes respectivos. Levantamiento de información en cada uno de los registros Para el levantamiento de información se organizan equipos de trabajo, que agrupan profesionales en temas relacionados con infraestructura tecnológica y equipamiento. Logísticamente, se prevé organizar el levantamiento considerando facilidades y proximidades geográficas, lo cual permite reducir tiempos y abaratar costos. Sistematización de la información Una vez realizado el levantamiento de información, se realiza el ingreso de información para la configuración de una base de datos, respecto al estado de cada uno de los registros, así como el diseño de una ficha técnica por establecimiento. Aplicación de programa de dotación de infraestructura y de equipamiento Página 31 de 77

32 El procedimiento está predefinido a través de reglamentos establecidos por las respectivas instancias de control, en este sentido, se incluye a continuación las etapas requeridas para la implementación de la infraestructura tecnológica y el equipamiento: - Elaboración de términos de referencia en función de estándares - Diseño de bases para los procesos de contratación - Elaboración de cronogramas de procesos INCOP - Implementación de procesos INCOP - Contratación de proveedores de bienes y servicios - Supervisión y fiscalización - Recepción de bienes y servicios Características técnicas de la infraestructura tecnológica para los registros A continuación se exponen las características técnicas del equipamiento tecnológico requerido por los registros, para lo cual se ha determinado una tipología de establecimientos que responden a un perfil de necesidades de equipamiento, los cuales se exponen a continuación: Tipo I: Registros de la propiedad que utiliza infraestructura propia a) Requerimientos de software Servidor de base de datos Windows Server 2008 SP2 x86 o x64 bits SQL Server 2012 Estándar o superior NET Framework 4.0 o superior Software de red Acceso a internet, para replicación vía HTTPS Servidor Web Windows Server 2008 SP2 Web Edition (Recomendado) Internet Information Server 7.0 b) Requerimientos de hardware Servidor de base de datos Disco SQL Server requiere 80 GB de espacio libre para la instalación en la partición del sistema Página 32 de 77

33 operativo. Adicionalmente se necesita de un HDD con capacidad para almacenar al menos 1GB por año para las bases de datos. Se recomienda sean discos independientes para DataFiles, LogFiles, Temps e índices. Memoria RAM: mínimo 8GB o más Procesador Mínimo: Intel Xeon compatible con Intel EM64T, con soporte para múltiples cores. Velocidad del procesador: mínimo 2 GHz o más Servidor Web Disco Mínimo 80 GB o superior considerando únicamente las necesidades del sistema operativo En relación a esta característica, es importante considerar que en el dispositivo se almacenarán principalmente archivos generados por el sistema, en relación a certificados y razones de inscripción; además de los documentos escaneados que forman parte de la solicitud. Si se considera los peores escenarios para procesos más comunes se puede tener las siguientes opciones: Considerando que una página con imágenes en un documento PDF puede llegar a un tamaño de 50Kb (DOC-TIPA). Considerando que una página con texto en un documento PDF puede llegar a un tamaño de 10Kb (DOC-TIPB). A continuación en la siguiente tabla se muestra una estimación en un escenario extremo de cantidad de documentos almacenados por trámite: Tipo de trámites Inscripción Certificación Tabla No.03 Estimación de documentos almacenados por trámite Documentos generados Tamaño estimado 1 Proforma 10 kb 1 Factura (con anulación y reimpresión) 30 kb 10 Documentos digitalizados 500kb 1 Razón de inscripción 10 kb 1 Proforma 10 kb 1 Factura (con anulación y reimpresión) 30 kb 1 Documento digitalizado 50 kb Con esta información se asume que un trámite de inscripción podría ocupar aproximadamente 550 KB y un trámite de certificación 90 KB. Si se considera un registro de la propiedad que gestione inscripciones y certificados por día, entonces: Página 33 de 77

34 El espacio requerido para un día es aproximadamente x 550KB x 90 KB = 625 MB. Si se realiza un cálculo por mes, se concluye que se requiere un espacio aproximado para almacenar el documento en el disco del servidor de 1.5 GB. Los datos presentados generarán distintos valores, dependiendo de la cantidad de inscripciones y certificaciones que se realicen, principalmente en la cantidad de documentos digitalizados; más aún, cuando el software de digitalización se convertirá en un factor clave, dependiendo del software, el tamaño de los archivos podría variar. Memoria RAM: mínimo 12GB o más Procesador Tipo de procesador: mínimo Intel Xeon compatible con Intel EM64T, con soporte para múltiples cores. Velocidad del procesador: mínimo 2 GHz o más Servicio de Internet Acceso a internet mínimo de 512 Kbps, simétrico. Equipo clientes Procesador: Intel i3 Velocidad: 2.2 Ghz RAM: DDR3 de 4 GB HDD: SATA de 500 GB (5400 rpm) Red: Interfaz de red 10/100/1000 base-t Navegador Web: Internet Explorer, Firefox Sistema Operativo: Windows Home Basic Scanner Software OCR integrado; Enviar a correo electrónico; Enviar a Internet y fax LAN; Guardar en carpeta de red; Guardar en unidad USB; Administración de libreta de direcciones (red [LDAP] local personal); Conjuntos rápidos; Visualización previa de imagen y edición de página; Aviso de trabajo; Enviar a mí; campos de correo electrónico controlados por administrador. Soporte Eléctrico UPS Dispositivo de Red Router Accespoint Página 34 de 77

35 Tipo II: Registros de la propiedad que pueden adquirir un equipo para que sea servidor Servidor Software en servidor de base de datos y Web Windows Server 2008 SP2 x86 o x64 bits SQL Server 2012 Express NET Framework 4.0 o superior Software de red Acceso a internet, para replicación via HTTPS Internet Information Server Hardware en Servidor de base de datos y Web HD :ITb RAM de 6 GB o más Procesador Mínimo: Intel i7 compatible con MainBoard Intel, con soporte para múltiples núcleos. - Servicio de Internet Acceso a internet mínimo de 512 Kbps, simétrico o superior. Clientes por Número de usuarios en el Registro Software de los equipos clientes Sistema Operativo: Windows 7 Home Basic Explorador Web: Firefox, Internet Explorer 8 Hardware de los equipos clientes Procesador: Intel Core 2 Duo o superior (i3,i5,i7). Velocidad: 2.0 Ghz RAM: DDR3 de 3 GB HDD: SATA de 500 GB (5400 rpm) Red: Interfaz de red 10/100/1000 base-t O verificar que el equipo soporte las ultimas versiones de los exploradores mencionados Scanner Software OCR integrado; Enviar a Internet y fax LAN; Guardar en carpeta de red; Guardar en unidad USB; Soporte Eléctrico UPS Página 35 de 77

36 Dispositivos de Red (Si es más de un equipo) Router Accespoint Tipo III: Registros de la propiedad que accedan vía internet al Sistema Nacional de Registro de la Propiedad. Servicio de Internet Acceso a internet mínimo de 512 Kbps, simétrico o superior Clientes por número de usuarios en el Registro Software de los equipos clientes Sistema Operativo: Windows 7 Home Basic Explorador Web: Firefox, Internet Explorer 8 Hardware de los equipos clientes Procesador: Intel Core 2 Duo o superior (i3,i5,i7). Velocidad: 2.0 Ghz RAM: DDR3 de 3 GB HDD: SATA de 500 GB (5400 rpm) Red: Interfaz de red 10/100/1000 base-t O verificar que el equipo soporte las últimas versiones de los exploradores mencionados Scanner Software OCR integrado; Enviar a Internet y fax LAN; Guardar en carpeta de red; Guardar en unidad USB. Soporte Eléctrico UPS Dispositivos de Red (Si es más de un equipo) Router Accespoint Tipo: IV En el caso de que existan variaciones de voltaje y/o cortes de energía eléctrica frecuentes, se requiere la provisión de una fuente alterna de energía eléctrica cuya característica técnica debe ser determinada por el personal técnico municipal o del registro, dependiendo de la estructura administrativa de este último. Página 36 de 77

37 El segundo componente contempla, la apertura de tres nuevos registros se basa en criterio de selección (Ver ANEXO No.05) respecto a prioridades territoriales y la creciente demanda de registro de actos mercantiles, como consecuencia de la intensificación de las actividades económicas. La experiencia construida en torno a la interacción y administración desde DINARDAP con los registros mercantiles, ha permitido estandarizar diseños organizacionales, así como pre determinar los recursos materiales y financieros para su ulterior proceso de inversión. En este sentido, se exponen a continuación dichos diseños, que acreditan la necesidad de disponer recursos de inversión para la implementación de los tres registros mercantiles. Determinación de características y alcance de los registros - Determinación de flujos de usuarios - Identificación y selección de opciones de localización del establecimiento registral - Determinación de la capacidad instalada requerida Determinación de recursos - Formulación de una estructura organizacional - Identificación de requerimientos materiales, humanos y financieros - Elaboración de presupuestos de inversión y operación de los registros - Gestión en entidades de control para su aprobación Implementación del registro - Selección y contratación de personal, conforme manual de puestos - Elaboración de términos de referencia en función de estándares - Diseño de bases para los procesos de contratación - Elaboración de cronogramas de procesos INCOP - Implementación de procesos INCOP - Contratación de proveedores de bienes y servicios - Supervisión y fiscalización - Recepción de bienes y servicios Con el fin de contribuir a la implementación de servicios públicos de calidad, con eficiencia, eficacia y buen trato para la ciudadanía, este proyecto busca la implementación de planes de capacitación, creación de herramientas virtuales para formación continua e intercambio de experiencias internacionales que permitan a Página 37 de 77

38 los funcionarios inmersos en materia registral fortalecer sus conocimientos dentro del marco jurídico registral, con el propósito de contar con talento humano capacitado. La emisión y promulgación de normas permitirán regular los procesos en el ámbito registral, los mismos que serán simplificados y estandarizados con la finalidad de reducir los tiempos de entrega de trámites registrales y garantizarán la seguridad en el registro de datos públicos. La regulación propuesta permitirá establecer los lineamientos de seguridad adecuados para la generación de bases de datos fiables, seguros y veraces a través del establecimiento de procesos registrales eficientes. La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP) consciente de la problemática que existe en la ineficiencia del servicio, especialmente en el tiempo de atención al usuario y el tiempo de demora de entrega de trámites, ha considerado como objetivo primordial la dotación de un servicio registral de calidad, por medio de la implementación de un proceso registral mejorado, conjuntamente y enlazado al Sistema Nacional de Registros Mercantiles, al Sistema Nacional de Registros de la Propiedad y al Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. Se realizó un análisis donde se detalla la situación actual, en cuanto a tiempos de ejecución y entrega de trámites, tanto de los registros mercantiles como de la propiedad, en cuanto a inscripciones, certificaciones y otros tipos de trámites. A continuación se presenta un resumen del análisis realizado de los tiempos de entrega de trámites de los Registros Mercantiles, realizado por la Dirección de Control y Evaluación de la DINARDAP con información levantada de 11 de los 14 registros mercantiles del país, el cual se describe a continuación: Cuadro No.12 Entrega de trámites de los Registros Mercantiles COORDINACION DE GESTIÓN, REGISTRO Y SEGUIMIENTO DIRECCIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN MATRIZ DE TIEMPOS DE TRÁMITES ( REGISTROS MERCANTILES) TIPO DE TRÁMITE # DE REGISTROS QUE APLICAN EL SERVICIO PROMEDIO GENERAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO TIEMPO ESTABLECIDO PARA LA ENTREGA DEL TRÁMITE AL CLIENTE TIEMPO PROMEDIO (horas) TIEMPO PROMEDIO (horas) CERTIFICADOS: 12 1,53 20,16 INSCRIPCIONES: 12 1,97 21,96 OTROS TRÁMITES 12 3,36 24,27 Observando el análisis de tiempos de ejecución y entrega de trámites actual en los Registros Mercantiles se Página 38 de 77

39 constata la ineficiencia en los trámites realizados, especialmente en la entrega de los mismos, lo cual deriva en una insatisfacción en el cliente. Con la implementación de un proceso registral mejorado (detallado en el siguiente punto del documento Descripción de la ingeniería del proyecto ) y basados en un análisis de disminución de tiempos en cada punto del mismo, la ejecución y entrega de trámites en los Registros Mercantiles de Quito, Guayaquil, Cuenca y Ambato, disminuirán solamente en un 10% gracias a que los mismos ya poseen un sistema eficiente de apoyo y un proceso relativamente establecido. Respecto a los demás Registros Mercantiles del país, los cuales presentan indicadores más desalentadores, la entrega de trámites disminuirá en un 25%, generando una mejora considerable en el servicio y mayor satisfacción en los clientes de los Registros Mercantiles. La Matriz completa de tiempos detallando cada trámite que se genera en los diferentes Registros Mercantiles se muestra en el ANEXO No.06 A continuación se presenta un resumen del análisis realizado de los tiempos de entrega de trámites de los Registros de la Propiedad, realizado por la Dirección de Control y Evaluación de la DINARDAP con información levantada de 15 Registros de la Propiedad del país, el cual se describe a continuación: Cuadro No.13 Entrega de trámites de los Registros de la Propiedad COORDINACION DE GESTIÓN, REGISTRO Y SEGUIMIENTO DIRECCIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN MATRIZ DE TIEMPOS DE TRÁMITES (REGISTROS DE LA PROPIEDAD) PROMEDIO GENERAL TIPO DE TRÁMITE # DE REGISTROS QUE APLICAN EL SERVICIO (Información recibida de 15 registros) TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO TIEMPO PROMEDIO (horas) TIEMPO ESTABLECIDO PARA LA ENTREGA DEL TRÁMITE AL CLIENTE TIEMPO PROMEDIO (horas) CERTIFICADOS: ,74 47,4 INSCRIPCIONES: ,13 89,21 OTROS TRÁMITES: ,02 52,66 Observando el análisis de tiempos de ejecución y entrega de trámites actual en los Registros de la Propiedad del país se constata una total ineficiencia tanto en la ejecución como en la entrega de trámites, dando como resultado del análisis un promedio de dos día para la entrega de certificados y un promedio de casi cuatro días para la entrega de un certificado, lo cual deriva en una total insatisfacción en el cliente. Con la implementación de un proceso registral mejorado (detallado en el siguiente punto del documento Descripción de la ingeniería del proyecto ) y basados en un análisis de disminución de tiempos en cada punto del mismo, la ejecución y entrega de trámites en los Registros de la Propiedad de Quito, Guayaquil y Página 39 de 77

40 Cuenca, disminuirá en un 20%, ya que dichos registros, al igual que en los Registros Mercantiles de los mismos cantones, se han preocupado por mejorar sus servicios y procesos registrales pero sin ser todavía del todo eficientes. En cuanto a los demás Registros de la Propiedad, tanto medianos como pequeños, los tiempos de ejecución y entrega de trámites disminuirán en un 35%, ya que los mismos no poseen un proceso registral eficiente ni estandarizado. La Matriz completa de tiempos detallando cada trámite que se genera en los diferentes Registros de la Propiedad se muestra en el ANEXO No.06 El tercer componente contempla, la formulación de planes de capacitación y fortalecimiento de conocimientos en material registral direccionado a los funcionarios de los Registros Mercantiles y de la Propiedad; diseñar los perfiles y pensum para la certificación de peritos registrales, estableciendo metodologías de certificación y parámetros de evaluación mediante pruebas de aptitud para la correspondiente aprobación. Para la implementación de planes de capacitación y fortalecimiento de conocimientos en materia registral la DINARDAP establecerá una matriz de necesidades de formación que permita exponer los requerimientos de capacitación a los diferentes organismos que oferten los servicios de formación, así como acceder a las universidades nacionales e internacionales, públicas y privadas mediante convenios de cooperación interinstitucional, siempre eligiendo aquellos establecimientos educativos que puedan garantizar la formación eficaz de los funcionarios y agotando en primera instancia a entes de capacitación y formación del Estado Ecuatoriano. De igual forma recibirán formación los funcionarios de los entes registrales del país, así como los de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, por medio de la organización de coloquios con expertos nacionales e internacionales, organización de talleres de capacitación en temas registrales y cursos de especialización. Al finalizar el proyecto los registradores y funcionarios elegidos de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, estarán inmersos en el plan de formación en materia registral. Una actividad importante será la creación de herramientas de capacitación virtuales, las cuales serán preparadas por equipos de expertos técnicos y especialistas en materia registral. Estas actividades serán debidamente socializadas y promocionadas para obtener los resultados efectivos y Página 40 de 77

41 se difundirá el fortalecimiento del talento humano a cargo del registro de datos públicos. El Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, en el que estarán integrados los distintos registros públicos, exige la emisión de normas regulatorias que ordenen su funcionamiento. Sin ellas no es posible organizar el sistema; garantizar que la información sea proveída oportunamente, con la continuidad y calidad necesaria para poder trabajar y tomar decisiones en base a ella. La regulación es necesaria a fin de dar las pautas técnicas y jurídicas para que la interoperabilidad de los registros, conforme lo dispone la ley, se vuelva una realidad. Esto y mucho más, sólo es posible mediante la emisión de normas regulatorias. Pero para esto, es necesario conocer cada registro que será parte del Sistema Nacional, y así determinar sus particulares requerimientos regulatorios, a más de los otros que puedan ser generales a todos los registros. Igualmente, se necesita fijar los procedimientos de auditoría que garanticen que este gran engranaje funcione en el tiempo y no se desarticule en el corto y mediano plazo. El desarrollo, definición y validación de la norma de los procesos registrales a mejorar, formando equipos de trabajo con gente especializada en procesos con conocimientos bastos de la normativa registral vigente. Además, estos equipos de trabajo estandarizarán dichos procesos de mejora normados y se sistematizarán. Se realizará un monitoreo constante de la efectividad de los procesos mejorados en los entes registrales, por medio de la Dirección de Gestión, Registro y Seguimiento y la Dirección de Planificación de la DIANARDAP, tomando en cuenta un plan de control definido y aprobado por la máxima autoridad. Por último, dichos procesos normados, se socializarán por medio de talleres de capacitación Descripción de la Ingeniería del programa y proyecto de inversión Especificaciones Técnicas Analizando los servicios de los Registros Mercantiles y de la Propiedad se identificaron los siguientes procesos de primer nivel, estos procesos generadores de valor corresponden a los procesos de negocio de los diferentes entes registrales del país. 1. GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN 2. GESTIÓN DE CERTIFICACIONES 3. GESTIÓN DE ARCHIVO Página 41 de 77

42 Registros mercantiles A continuación se muestran los procesos ideales para que el servicio de los Registros Mercantiles del país pase a ser eficiente y satisfactorio para el cliente: Gestión de inscripción Se inicia en el subproceso recepción de solicitudes de actos mercantiles para su inscripción que incluye la documentación de respaldo, la revisión legal y otras etapas que concluyen en la inscripción del acto. A continuación se incorpora un detalle de procesos y flujos relacionados con el proceso de inscripción: Cuadro No.14 Gestión del proceso de inscripción Actividad Descripción Responsable Subproceso: recepción de documentos Si se trata de un reingreso de un trámite, el asistente procederá a realizar la búsqueda del trámite que ha sido previamente ingresado y que se encuentra en estado Observado. El trámite pasa a estado Reingresado. Buscar el trámite Si el repertorio está caducado (sobrepasó el plazo de 60 días), se debe generar un nuevo repertorio. Solamente para los casos en los cuales existe orden judicial se puede usar el mismo repertorio aunque este se encuentre caducado. El cliente se acerca a la ventanilla y el Asistente de Recepción le solicita el tipo de trámite que desea inscribir, Identificar tipo de trámite con lo cual selecciona de los tipos de trámites existentes, aquel que corresponde al trámite que el cliente desea inscribir. El Asistente de Recepción recibe los documentos que le entrega el cliente y revisa que todos los documentos Recibir y revisar habilitantes que se requieren estén completos para el tipo de trámite que se está inscribiendo. documentos habilitantes Si estos están completos, se seguirá con la actividad de ingresar información de facturación, caso contrario se seguirá con la actividad de imprimir la lista de documentos habilitantes. Imprimir lista de documentos y entregarla al cliente Ingresar información de facturación Ingresar información del beneficiario Completar de pago información Comunicar valor a pagar al cliente Imprimir proforma Imprimir ticket con el número de trámite Si los documentos entregados por el cliente no están completos, el Asistente de Recepción imprime la lista de documentos habilitantes correspondientes al tipo de trámite, indicando cuáles tiene y cuáles no y se la entrega al cliente para que los complete. Esta lista se la entrega siempre y cuando el cliente la solicite. Si los documentos habilitantes están completos, se ingresan los siguientes datos del cliente para la facturación: - tipo de documento de identificación (CI, RUC, Otro), - número de documento de identificación, - nombre y apellido - dirección de domicilio, - número de teléfono convencional, - número de celular (opcional), - dirección de la persona a la que se envía la notificación (opcional) Se ingresan los siguientes datos del beneficiario: - tipo de documento de identificación (CI, RUC, Otro), - número de documento de identificación, - nombre y - apellido. Dependiendo del tipo de trámite, se tienen diferentes actos y rubros a cobrar. Se debe ingresar la cantidad de documentos que está solicitando el cliente por cada acto o rubro a cobrar. Así también, dependiendo del tipo de trámite se debe ingresar la cuantía. Para calcular los costos basados en cuantía, se aplica la tabla de aranceles vigente para el Registro Mercantil. También se pueden tener descuentos aplicables al Registro Mercantil o a nivel nacional. El valor total será calculado sumando los valores de los ítems de actos y rubros, menos el valor de descuentos. Una vez que se tiene el valor total a pagar, el Asistente de Recepción debe informar el valor a cancelar al cliente. El cliente puede decidir pagar ese momento o solamente pedir una proforma del valor a cancelar. Subproceso: Devolver / entregar documentos al cliente Devolver / entregar documentos al cliente Subproceso: Facturación Ingresar / recuperar número de trámite Si el cliente solamente desea la proforma del valor del trámite que desea inscribir o no tiene el valor a pagar, el Asistente de Recepción procederá a imprimir la proforma para entregarla al cliente. Si el cliente tiene el valor a pagar y el Asistente de Recepción no tiene rol de cajero, deberá imprimir el ticket con el número de trámite y entregarlo al cliente para que éste se acerque a caja a cancelar. Si el cliente no tuvo los documentos completos o si no tuvo el valor a cancelar y solamente se le entregó una proforma, se le devuelven sus documentos. Si existen observaciones de tipo jurídico, se devuelven los documentos al cliente junto con las observaciones emitidas por el Revisor Legal, para que realice las correcciones respectivas. Si el trámite fue inscrito correctamente, el Asistente de Recepción busca el trámite y entrega al cliente los documentos respectivos. El trámite queda en estado Finalizado. Para trámites nuevos el cajero deberá ingresar el número del trámite para recuperar la información del trámite para la factura y los valores a pagar. Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Sistema Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Cajero / Sistema Página 42 de 77

43 Actividad Descripción Responsable Seleccionar la forma de pago Cobrar valores al cliente Registrar el pago Generar repertorio Generar nota de referencia provisional El cajero selecciona las formas de pago con las que se va a cancelar la factura, e ingresa los valores por cada forma de pago. Se calculan los valores a cobrar, sumando todos los valores por cada forma de pago y verificando que el total sea igual al total del detalle de la factura. Si todo está correcto, se realiza el cobro al cliente. Una vez que el cliente cancela el valor respectivo, el cajero registra el pago, con lo que el trámite pasa del estado Nuevo/Reingreso al estado Pagado. Una vez registrado el pago, el sistema automáticamente genera el número de repertorio correspondiente, el cual es un número secuencial acompañado del año. Este número tiene un tiempo de validez de sesenta (60) días y en el caso de un reingreso el repertorio caducará si no se ha reingresado dentro de este plazo. Si se trata de un remplazo de factura, se asigna a la nueva factura el mismo número de repertorio de la factura que se está remplazando. En el repertorio se genera una nota provisional, en la cual se indica nombre del trámite, número de repertorio y año Cajero Cajero Cajero Sistema Sistema Imprimir factura Se imprime la factura, la cual contiene el número de trámite y el número de repertorio en código de barras. Cajero Remplazar factura Entregar la factura al cliente Ingresar documentos para digitalización Buscar número de trámite Verificar fecha de emisión de la factura Verificar estatus del trámite Anular la factura y repertorio Devolver el dinero al cliente Indicar al cliente que no es factible anular la factura ni devolver el dinero Cobrar / Devolver excedente al cliente Subproceso: Digitalización Tomar trámite de la bandeja de trabajo Si se trata de una reliquidación o existe un error en la factura, la factura original se anula y se la remplaza con una nueva factura. El mismo número de repertorio de la factura original es asociado a la nueva factura. El cajero entrega la factura al cliente quien deberá revisar que los datos sean correctos. Una vez que se entrega la factura al cliente y el trámite ha pasado a estado pagado, se debe entregar los documentos para que sean digitalizados. Si existe una solicitud de anulación de una factura, debido a un error en la factura o por desistimiento del cliente, o si se trata de una reliquidación, el cajero procede a buscar el número de trámite para recuperar la información del trámite y el valor a pagar. Si se trata de la anulación de una factura, se debe verificar que la fecha de emisión de la factura no pase los 30 días. De ser el caso no se podrá anular la factura y esto se deberá informar al cliente. Si se trata de una anulación, se debe verificar que el trámite no haya pasado la Revisión Legal, ya que si este es el caso no podrá ser anulada. Si se trata de una anulación, la factura cambia de estado a Anulado y el repertorio pasa al estado Observado para luego de 60 días pasar a Anulado por desistimiento del cliente. Luego de anular la factura, se genera una nota de crédito y se devuelve el dinero al cliente. Si la factura no se puede anular, ya sea porque su fecha de emisión pasó de 30 días o porque el trámite pasó la Revisión Legal, se indica al cliente que no se puede anular la factura y por lo tanto no se le puede devolver el dinero. Si se trata de una reliquidación, si el valor que se cobró al cliente fue menor, se debe cobrar el excedente al cliente. Caso contrario, si el valor que se cobró fue mayor, se debe devolver el excedente al cliente. Cada trámite será asignado automáticamente a los Digitalizadores, considerando la disponibilidad de los mismos y la complejidad del trámite. El Digitalizador deberá revisar su bandeja de trabajo para ir tomando los trámites que le han sido asignados. Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Digitalizador Escanear documentos El Digitalizador tomará los documentos pertenecientes al trámite que le ha sido asignado y los escaneará. Digitalizador Asociar documentos al trámite Registrar observaciones de digitalización Archivar digitalmente los documentos Subproceso: Revisión Legal Asignar un trámite a un Revisor Legal Tomar trámite de la bandeja de trabajo Solicitar libro al archivo físico Una vez que los documentos se encuentran digitalizados, se pone a cada uno el número de trámite al que corresponden. Si el Digitalizador detecta algún problema en los documentos escaneados, deberá registrar sus observaciones. Los documentos son archivados en una estructura de directorios definida. Cada trámite será asignado automáticamente a los revisores legales, considerando la disponibilidad de los mismos y el nivel de dificultad del trámite. Si se trata de un reingreso, el trámite deberá ser asignado al mismo Revisor Legal al que le fue asignado la primera vez. El Revisor Legal deberá revisar su bandeja de trabajo para ir tomando los trámites que le han sido asignados. Una vez que el Revisor Legal toma un trámite, solicita al archivo físico el libro en el cual se encuentra toda la información del trámite. Digitalizador Digitalizador Digitalizador Sistema Revisor Legal Revisor Legal Generar nota de Cuando un Revisor Legal toma un trámite, éste se marca automáticamente indicando que está en revisión, de referencia física manera que si ingresa un nuevo trámite sobre el mismo trámite, no se pueda trabajar hasta que el primer Sistema provisional revisor que lo tomó termine. Verificar liquidación del Se verifica que los montos que fueron cobrados al cliente fueron correctos. Revisor Legal Página 43 de 77

44 trámite Actividad Descripción Responsable Enviar notificación al cajero y al cliente con el nuevo monto Revisar jurídicamente los documentos Ingresar la información del trámite Registrar observaciones Enviar notificación al cliente con las observaciones Imprimir nota con observaciones Subproceso: Inscripción Tomar trámite de la bandeja de trabajo Verificar información del trámite Completar / Corregir la información del trámite Generar número de inscripción Grabar inscripción Generar e imprimir acta de inscripción o negativa Generar e imprimir razón de inscripción o negativa Completar nota de referencia provisional Completar nota de referencia física provisional Subproceso Revisar trámite completo Firmar acta y razón Firmar observaciones Anular inscripción Subproceso: Gestión de archivo En caso de que haya una diferencia entre el monto que se cobró al cliente y el que debía cobrarse, el sistema envía una notificación al cajero y al cliente, vía o sms, indicando si el monto cobrado fue de más o de menos, de manera que al momento que el cliente se acerque a retirar sus documentos pague o le devuelvan la diferencia. El Revisor Legal verifica que los documentos del trámite cumplan con todas las regulaciones legales. En caso de existir cualquier detalle que reste carácter legal al trámite, éste será negado. El Revisor Legal ingresa la siguiente información, de acuerdo al acto seleccionado: intervinientes, bienes muebles, información adicional, capital y representante Si los documentos tienen errores, el Revisor Legal deberá registrar las correcciones que deben hacerse a los mismos para poder realizar la inscripción. Si el Revisor Legal ha registrado observaciones, el sistema envía una notificación al cliente, de manera que pueda realizar las correcciones respectivas. El Revisor Legal imprime las observaciones que registró, de manera de entregarlas junto con los documentos al cliente, para que realice las correcciones respectivas. El sistema asigna automáticamente los trámites a cada uno de los Inscriptores, de acuerdo a su disponibilidad y al nivel de dificultad del trámite. El Inscriptor deberá revisar su bandeja de trabajo e ir tomando cada uno de los trámites que tiene asignados. El Inscriptor revisa toda la información del trámite para verificar que esté completa. Si la información del trámite no está completa o es incorrecta, el Inscriptor completa/corrige la información correspondiente. El sistema genera automática y secuencialmente el número de inscripción, de acuerdo al tipo de libro y año. El Inscriptor verifica la secuencia de trámite, el año, libro y número de inscripción e ingresa el folio inicial y final. El Inscriptor graba la información y el sistema verifica que toda la información obligatoria haya sido ingresada y graba la información. Se despliega la siguiente información: número del trámite, nombre del trámite, número de inscripción, número de repertorio, fecha de inscripción, hora de inscripción, folio inicial y folio final. Posteriormente si el acto ha sido inscrito, el Inscriptor genera e imprime el acta de inscripción. Si el trámite fue negado, se imprime el acta de negativa. Se despliega la misma información que para el acta y posteriormente el Inscriptor genera con esta información la razón de inscripción y la imprime. Si el acto fue negado, se imprime la razón de la negativa. De aquí se pasa al proceso de firmas. Se actualizan la nota de referencia provisional en el sistema con el número de inscripción generado. Se actualizan la nota de referencia física con el número de inscripción generado. Se envía la información a gestión de archivo. Firmas El Registrador verifica que todos los documentos estén completos, que no existan observaciones ni ningún tipo de impedimento para realizar la inscripción Una vez verificado que el trámite cumple con todos los requerimientos para la inscripción, el Registrador procede a firmar el acta y la razón de inscripción, con lo cual el trámite quedará inscrito y se podrá hacer la entrega de los documentos respectivos al cliente. Si el Revisor Legal registró observaciones al trámite, el Registrador las revisa y luego pone su firma como aprobación a dichas observaciones, para luego poder devolver los documentos al cliente. Si luego de revisar el trámite, el Registrador encuentra errores, procederá a anular la inscripción del trámite. El trámite deberá regresar a Revisión Legal. Sistema Revisor Legal Revisor Legal Revisor Legal Sistema Revisor Legal Inscriptor Inscriptor Inscriptor Sistema Inscriptor / Sistema Inscriptor Inscriptor Inscriptor Inscriptor Registrador Registrador Registrador Registrador Gestión de Archivo Archivar los documentos de los trámites inscritos. Asistente de Archivo Página 44 de 77

45 Gráfico No.05 Gestión del proceso de inscripción 1. Gestión de Inscripción Cuadro No.15 Descripción del proceso de gestión de inscripción Objetivo: Inscribir los movimientos registrales mercantiles. Descripción: La inscripción de los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la Ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes, tiene principalmente los siguientes objetos: a) Servir de medio de tradición del dominio de bienes raíces y de los otros derechos reales constituidos en ellos b) Dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los mismos bienes raíces o imponen gravámenes o limitaciones a dicho dominio; y, c) Garantizar la autenticidad y seguridad de los títulos, instrumentos públicos y documentos que deben registrarse. Gestión de certificación Es un proceso que complementa requerimientos de ciudadanos, respecto a la necesidad de disponer de copias certificadas de registros de inscripciones de actos mercantiles Cuadro No.16 Gestión del proceso de certificación Actividad Descripción Responsable Subproceso: Recepción de solicitud Seleccionar el tipo de certificado De acuerdo a la solicitud hecha por el cliente, el Asistente de Recepción selecciona el tipo de certificado requerido. Se podrán seleccionar aquellos trámites que no han sido señalados como trámites superiores. Asistente de Recepción Página 45 de 77

46 Actividad Descripción Responsable Indicar el número de certificados solicitados por el cliente Ingresar información del solicitante Ingresar motivaciones Ingresar datos particulares al certificado solicitado Imprimir solicitud Solicitar la firma de la solicitud al cliente Ingresar información de facturación Completar información de pago Comunicar valor a pagar al cliente Una vez identificado el tipo de certificado, es importante señalar el número de certificados que el cliente requiere. El Asistente de Recepción ingresa el tipo de documento de identificación (CI, RUC u otro) y el número de documento de identificación del solicitante, con lo cual el sistema busca si existe esa persona y trae la siguiente información: - Nombre, - Apellido, - Dirección de domicilio, - Número de teléfono convencional, - Número de celular (opcional) y - Dirección de la persona que recibe la notificación (opcional) Si no se encuentra registrado el solicitante en el sistema, el Asistente de Recepción deberá ingresar la información anterior en el sistema. El Asistente de Recepción selecciona de la lista de motivaciones atadas al tipo de trámite, aquellas que corresponden al pedido del cliente. De no existir la motivación requerida, el Asistente de Recepción podrá ingresarla dentro de la opción Otra. Los datos posibles de búsqueda se presentarán de acuerdo al tipo de trámite seleccionado. El Asistente de Recepción podrá seleccionar uno o todos los campos de búsqueda para buscar la información del trámite. Si se encuentra el trámite buscado, el sistema desplegará la información de dicho trámite. Caso contrario, se presentará un mensaje indicando que el criterio de búsqueda no dio ningún resultado, por lo que se debe verificar la información en los libros. Adicionalmente se ingresa el número de derechos, según la solicitud del cliente. Una vez encontrado el trámite, el Asistente de Recepción procede a imprimir la solicitud de certificado. El Asistente de Recepción hace firmar la solicitud impresa al cliente, de tal manera que quede registrado que fue la persona que solicito el certificado. El Asistente de Recepción ingresa el tipo de documento de identificación (CI, RUC u Otro) y el número de documento de identificación del cliente, a nombre del cual saldrá la factura, con lo cual el sistema busca si existe esa persona y trae la siguiente información: - Nombre, - Apellido, - Dirección de domicilio, - Número de teléfono convencional, - Número de celular (opcional) y - Dirección de la persona que recibe la notificación (opcional) Si no se encuentra en el sistema registrado el cliente, el Asistente de Recepción deberá ingresar la información anterior en el sistema. Dependiendo el tipo de trámite, se tienen diferentes ítems a cobrar al cliente. El Asistente de Recepción debe ingresar la cantidad de documentos solicitados por el cliente. El valor total se calcula multiplicando el valor unitario de cada acto por la cantidad. Se obtiene un Subtotal sumando todos los items. Pueden existir Descuentos que aplican al Registro Mercantil o a nivel nacional. También pueden haber Recargos por entrega, para lo cual se debe ingresar la dirección de entrega, que por default será la misma de la factura. El valor a cobrar al cliente es el Subtotal menos los Descuentos más los Recargos. Una vez que se tiene el valor a cobrar, el Asistente de Recepción se lo comunica al cliente, para que éste decida si desea cancelar ese momento o solamente requiere una proforma. Si el cliente no desea cancelar en ese momento, el Asistente de Recepción imprime la proforma y Imprimir proforma se la entrega al cliente. Si el cliente tiene el valor a pagar y el Asistente de Recepción no tiene rol de cajero, deberá Imprimir ticket con el imprimir el ticket con el número de trámite y entregarlo al cliente para que éste se acerque a caja número de trámite a cancelar. Subproceso: Facturación Ingresar / recuperar Cuando no se trata de una anulación, el Cajero deberá ingresar el número de trámite para número de trámite recuperar la información del trámite para la factura y los valores a pagar. Seleccionar la forma de pago Cobrar valores al cliente El cajero selecciona las formas de pago con las que se va a cancelar la factura, e ingresa los valores por cada forma de pago. Se calculan los valores a cobrar, sumando todos los valores por cada forma de pago y verificando que el total sea igual al total del detalle de la factura. Si todo está correcto, se realiza el cobro al cliente Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción Asistente de Recepción. Cajero Cajero Cajero Página 46 de 77

47 Actividad Descripción Responsable Registrar el pago Una vez que el cliente cancela el valor respectivo, el Cajero registra el pago. Cajero Imprimir factura Entregar la factura al cliente Enviar solicitud a certificación Remplazar factura Ingresar número de trámite Verificar fecha de emisión de la factura Verificar estatus del trámite Anular la factura Devolver dinero al cliente Indicar al cliente que no es factible anular la factura ni devolver el dinero Subproceso: Certificación Generar certificado Buscar información en los libros Ingresar inscripciones relacionadas en el sistema Subproceso: Firmas El Cajero imprime la factura y verifica que los datos estén correctos. La factura impresa incluye el número de trámite y código. Si no existe ningún error en la factura, el Cajero entrega la factura al cliente. El cliente verifica que no exista ningún error en la factura. Una vez que se ha registrado el pago y entregado la factura al cliente, se ingresa la solicitud de certificación, para que el Certificador proceda con el proceso de certificación. Se adjunta a la solicitud la copia de la factura. Si existe algún error en la factura, se debe anular la factura y generar una nueva para remplazarla y entregarla al cliente. Si se trata de una anulación por error o desistimiento del cliente, se debe ingresar el número de trámite para recuperar la información de la factura. Si se trata de una anulación, el Cajero debe verificar que la fecha de emisión de la factura no haya sobrepasado los 30 días, ya que pasado ese plazo la factura no podrá anularse. Si se trata de una anulación, el Cajero debe revisar el estatus del trámite Si se trata de una anulación la factura no tiene ningún impedimento para ser anulada, se cambia el estatus de la factura a anulada. Si se trata de una anulación, y la factura ya fue anulada, se genera una nota de crédito y se devuelve el dinero al cliente. Si se trata de una anulación, y la factura no se pudo anular ya sea porque su fecha de emisión sobrepaso los 30 días o porque su estatus no se lo permite, se indica al cliente que no se puede anular la factura y por lo tanto no se le puede devolver el dinero. El Certificador selecciona un trámite de su bandeja de trabajo y busca si existen inscripciones relacionadas a dicho trámite. Si existen inscripciones, selecciona una o varias y genera el certificado. Si no existen inscripciones relacionadas al trámite, el Certificador solicita los libros a Archivo para realizar la búsqueda de las inscripciones en los libros. Una vez que el Certificador encuentra las inscripciones relacionadas al trámite, debe añadirlas en el sistema para luego proceder con la generación del certificado. Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Cajero Certificador Certificador Certificador Revisión final El Registrador revisa que la información del certificado generado sea correcta. Registrador Firmar certificado Si todo está correcto, el Registrador firma el certificado, dando de esta manera su aprobación al mismo para que sea entregado al cliente. Registrador Página 47 de 77

48 Gráfico No.06 Gestión del proceso de certificación Cuadro No.17 Descripción del proceso de gestión de certificación 1. Gestión de Certificaciones Objetivo: Certificar los movimientos registrales mercantiles Descripción: La certificación registral, constituye documento público y se expedirá a petición de la interesada o interesado, por disposición administrativa u orden judicial. Gestión de archivo Página 48 de 77

49 3. GESTIÓN DE ARCHIVOS Gráfico No.07 Gestión del proceso de archivo Archivo 3.1 Administración de Libros 3.2 Préstamo de Libros 3.3 Transferencia de Libros 3.4 Control de Inventarios NIVEL 1 1. Gestión de Archivo Cuadro No.18 Descripción del proceso de gestión de archivo Objetivo: Gestionar la administración de los archivos de los registros Mercantiles. Descripción: La gestión de los archivos se encarga de la manera en la que se organizan y se administran los libros, desde su registro, hasta su administración entre los funcionarios usuarios de la información. Registros de la propiedad A continuación se muestran los procesos ideales para que el servicio de los Registros de la Propiedad del país pase a ser eficiente y satisfactorio para el cliente: Gestión de inscripción Gráfico No.08 Gestión del proceso de certificación Página 49 de 77

50 Cuadro No.19 Gestión del proceso de Inscripción 1. Gestión de Inscripción Objetivo: Inscribir los movimientos registrales de la Propiedad. Descripción: La inscripción de los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la Ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes, tiene principalmente los siguientes objetos: a) Servir de medio de tradición del dominio de bienes raíces y de los otros derechos reales constituidos en ellos; b) Dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los mismos bienes raíces o imponen gravámenes o limitaciones a dicho dominio; y, c) Garantizar la autenticidad y seguridad de los títulos, instrumentos públicos y documentos que deben registrarse Gestión de certificaciones Gráfico No.09 Gestión del proceso de certificación 2. GESTIÓN DE CERTIFICACIONES Asistente de Ventanilla Cajero Certificador Registrador Asistente de Archivo INICIO 2.1 Recepción de solicitud 2.2 Facturación y cobro 2.3 Certificación 2.4 Firmas 3 Gestión de archivo 2.5 Entrega de documentos al cliente NIVEL 1 FIN Página 50 de 77