Dietas Vinculación a Estancias Breves en BDC. Metodología de trabajo en la vinculación de dietas a Estancias Breves

Transcripción

1 Introducción Se pretende con la nueva metodología de trabajo que se presenta a continuación, que una dieta cuando corresponde a una Estancia Breve se vincule a la información que de la misma existe en la Base de Datos Corporativa, con el fin de integrar los distintos Sistemas corporativos del CSIC y que la información esté en un solo sitio. Las fechas y los importes definitivos pasarán de SAICI a BDC. La dieta correspondiente a la estancia breve podrá liquidarse una vez esté aprobada por el Departamento de Postgrado. Estancia Breve. La gestión previa al pago de una Estancia Breve (Convocatoria, aprobación, ) nace en la Base de Datos Corporativa. Para cualquier duda de una dieta vinculada a una Estancia Breve, ponerse en contacto con el Departamento de Postgrado. Metodología de trabajo en la vinculación de dietas a Estancias Breves No se podrá asociar una estancia breve a una Orden de Servicio ya liquidada, puesto que es el Departamento de Postgrado quien tiene que validar la liquidación y autorizar su pago. La pantalla que aparecerá al acceder a la opción de Orden de Servicio es la siguiente: SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 1 / 5

2 Ahora podemos bien rellenar la orden de servicio y luego seleccionar la estancia breve, o bien seleccionar la estancia breve y luego rellenar la orden de servicio. En el caso de que no tengamos los datos de la estancia breve, y queramos hacer un anticipo o tener hecha la orden, se puede rellenar la orden de servicio, sin liquidarla, y más tarde cuando tengamos la estancia breve, asociarla. Para seleccionar la estancia breve se pulsará el botón: y aparecerá la pantalla que se muestra a continuación para seleccionar la estancia breve: Parte izquierda Estancia Al pinchar en el desplegable se presentarán todos aquellas Estancias que están en BDC como concedidas. Si hay una persona seleccionada en la dieta, en este desplegable solo aparecerán las correspondientes a esa persona. Aparecerá el código asignado en BDC, el nombre de la persona y la convocatoria. Situación Estado en el que se encuentra la orden de servicio. Puede tener los siguientes estados: - Concedida - Liquidación Provisional - Liquidación Aceptada - Liquidación No Aceptada - Liquidación Provisional Revisada SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 2 / 5

3 - Pagada Comentarios de postgrado Mensajes del Departamento de Postgrado al Centro. En la mayoría de los casos se presentará el motivo del rechazo de una dieta vinculada a una Estancia Breve. Parte derecha A título informativo aparecen los datos de la Estancia Breve obtenidos de la Base de Datos Corporativa. Sólo se podrá asociar una Estancia Breve si su estado es Concedida. Una vez se ha aceptado la vinculación de la dieta a la Estancia Breve aparecerá el código de dicha estancia en Código estancia breve y se rellenarán los campos de persona, categoría, grupo de dieta, NIF y localidad si la estancia breve lo tiene. Cuando tengamos todos los datos rellenos y estemos seguros de que queremos que postgrado revise la orden de servicio, tendremos que pulsar el botón. Esta acción la tendremos que repetir cada vez que queramos que postgrado revise la estancia. Solo lo podremos realizar cuando la estancia esté en los estados de Concedida y liquidación no aceptada. Una vez enviado a postgrado, la orden de servicio no se podrá modificar hasta que postgrado la haya revisado. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 3 / 5

4 Cuando se pulsa el botón pueden producirse los siguientes errores: - Es necesario completar las fechas de la manutención en el detalle. Alguna de las líneas en el detalle de la liquidación a la persona que tiene como tipo manutención, no tiene las fechas rellenas. Hay que rellenarlas. - Es necesario completar las fechas del desplazamiento en el detalle. Alguna de las líneas en el detalle de la liquidación a la persona que tiene como tipo desplazamiento, no tiene las fechas rellenas. Hay que rellenarlas. - El número de días de la orden de servicio supera el permitido por la estancia breve. El máximo es de X días. Se ha superado el límite de días que permite la estancia breve. Hay que modificar las fechas de la manutención del detalle de la liquidación a la persona para que sumen los mismos o menos días que los permitidos. - La fecha final de la estancia breve tiene que ser menor que la de la orden de servicio. La fecha final mayor correspondiente a la manutención nunca puede ser mayor o igual a la introducida como fecha de final en la orden de servicio. Hay que modificar una de las dos fechas para cumplir esta condición. - La fecha inicial de la estancia breve tiene que ser mayor que la del inicio de la orden de servicio. La fecha menor correspondiente a la manutención nunca puede ser menor o igual a la introducida como fecha de inicio en la orden de servicio. Hay que modificar una de las dos fechas para cumplir esta condición. - La fecha inicial de desplazamiento en la liquidación a la persona tiene que ser menor que la fecha inicial de manutención. Todas las fechas iniciales de desplazamiento en el detalle de la dieta tienen que ser menores que la fecha inicial menor correspondiente a la manutención. - La fecha final de desplazamiento en la liquidación a la persona tiene que ser mayor que la fecha final de manutención. Todas las fechas finales de desplazamiento en el detalle de la dieta tienen que ser mayores que la fecha final mayor correspondiente a la manutención. - El número de días de interrupción la orden de servicio supera el permitido por la estancia breve. El máximo es de X días. En el caso en el que la estancia breve tenga autorizada una interrupción, los días de la interrupción no pueden superar los permitidos por la estancia. Hay que modificar las fechas de la manutención en el detalle de la liquidación a la persona para adecuarlas a estos días. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 4 / 5

5 - El coste final de la estancia es mayor que el coste previsto, la cantidad máxima es: X La suma de los importes en el detalle de la liquidación a la persona de las líneas de manutención y alojamiento no puede superar el valor indicado. Hay que modificar los importes del detalle. - El coste final del viaje es mayor que el coste previsto, la cantidad máxima es: X La suma de los importes en el detalle de la liquidación a la persona de las líneas de desplazamiento no puede superar el valor indicado. Hay que modificar los importes del detalle. Estados de la Estancia Breve Cuando se envía por primera vez la dieta, el estado de la Estancia Breve pasa a ser Liquidación Provisional. A través de correo electrónico automático, dirigido al correo corporativo del gerente, se informará a los centros de las dietas vinculadas a Estancias Breves que se pueden pagar o hay que modificar. También se informará mediante correos automáticos al Departamento de Postgrado de las dietas vinculadas a Estancias Breves realizadas o revisadas por los centros. Si el Departamento de Postgrado acepta la liquidación, el estado cambiará a Liquidación aceptada y el centro podrá liquidar la Orden de Servicio igual que en una dieta normal. El centro tendrá constancia de ello a través de un correo electrónico. En el caso de que el Departamento de Postgrado no acepte la liquidación propuesta, el estado será Liquidación no aceptada. En Comentarios de Postgrado de la ventana de Estancias Breves aparecerán los motivos por los que la estancia breve no ha sido aceptada. También se avisará al centro a través de un correo electrónico automático. El centro deberá modificar la Orden de Servicio siguiendo las directrices marcadas por el Departamento de Postgrado y volver a enviarla de nuevo a postgrado. Cuando se hayan realizado las modificaciones el estado cambiará a Liquidación Provisional Revisada y se enviará un correo electrónico automático al Departamento de Postgrado informando del cambio. Una vez que el Departamento de Postgrado ha revisado las modificaciones en la Orden de Servicio, puede volver a rechazarla retornando al paso anterior, o aceptarla con lo que el centro podrá liquidar la dieta. La aplicación presupuestaria será la SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 5 / 5