Manual Anexo Configuración & Administración

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1 Manual Anexo Configuración & Administración Versión v.2.1 Página 1 de 12 Versión actualizada al

2 Índice 1 Introducción Estructuras Funcionales y de Administración Interna del SEPA Administración Local Grupos Funcionarios Banco Organismos Contactos Organismos Métodos de Adquisición Métodos de Selección Tipos de Transferencias Documentos de Licitación Base Jurisdicciones Reportes de Administración Configuración Regional Parámetros Generales Regiones Sucursales Sectores Sub-sectores Componentes Formatos de Contrato por Categoría de Gasto Beneficiarios de Subsidios Estados de Contrato Tipo de Consultoría Roles de Consultores Individuales Formas de Contrato Versión de Normas de Adquisiciones Versión de Normas de Consultoría Esquemas de Revisión Glosario Glosario Misceláneos Diccionario Funcionarios Regionales Contactos de Organismos Regionales Mensajes y Avisos del Sistema Avisos de Generación de s Avisos de Cambio de Estados de PAs Auditoria de Mensajes Página 2 de 12 Versión actualizada al

3 1 Introducción El Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) es una plataforma que gestiona y brinda acceso a información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados. Dichos contratos son presentados en Planes de Adquisiciones (PA) adentro de los s, donde las Unidades Ejecutoras -en sus distintos niveles 1 - planifican las adquisiciones que serán llevadas a cabo durante un período definido. En consecuencia, esta información permite conocer los planes previstos para cada proyecto, el progreso en la ejecución del plan, y el detalle específico de cada uno de los contratos financiados bajo el proyecto. El SEPA es útil no sólo para los expertos en adquisiciones sino también para todos los actores vinculados al proyecto, dado que presenta además de información técnica datos de gran utilidad para la gestión. Permite planificar las actividades y hacer el seguimiento al presupuesto global del proyecto, como así también obtener indicadores 2 sobre la implementación de proyectos, eficiencia en los procesos de adquisiciones y administración de los contratos. Asimismo, el SEPA es útil para la sociedad civil, la comunidad de negocios y el público en general. La información que el sistema entrega agrega una gran dosis de transparencia a la gestión de los proyectos financiados. El SEPA tiene una estructura conformada por los siguientes componentes: Extranet de Administración del Sistema: es de acceso restringido para funcionarios del Banco y de las Unidades Ejecutoras de s. A través de la misma se pueden crear y administrar los PA de los distintos proyectos (tanto en lo referente a planificación como a ejecución de los distintos procesos a lo largo de toda la vida del proyecto). El acceso a la Extranet se realiza a través de la Web: 1 Organismos Prestatarios, Agentes Financieros y Unidades Ejecutoras y Sub-Ejecutoras, Centralizadas y Descentralizadas. 2 Ver Anexos. Página 3 de 12 Versión actualizada al

4 Portal Regional: es de acceso público y libre. A través del mismo la sociedad civil, los organismos de control y los representantes del sector privado, entre otros, obtienen información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados a nivel regional, multi-organismo y multiidioma. Se puede acceder al mismo en la siguiente dirección: Micrositio de País: es de acceso público y libre. A través del mismo la sociedad civil, los organismos de control y los representantes del sector privado, entre otros, obtienen información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados de cada país, contando adicionalmente Página 4 de 12 Versión actualizada al

5 con información general y de contacto del país multi-idioma. Se puede acceder al mismo en la siguiente dirección: Todos estos componentes trabajan sobre una Base de Datos que cuenta con un diseño de programación sólida y segura, con esquemas de integración con otros sistemas a través del Framework de Integración del SEPA. Cabe destacar que el SEPA ha sido diseñado para múltiples Browsers, actualmente está homologado para IExplorer-v8.x y Chrome-v24.x o superiores 3. En este anexo se describen y detallan todas las funcionalidades de administración y configuración del SEPA. 3 Recomendamos actualizar su navegador si está ingresando con una versión anterior. Página 5 de 12 Versión actualizada al

6 2 Estructuras Funcionales y de Administración Interna del SEPA 2.1. Administración Local Grupos Las funciones de configuración de Grupos tienen que ver con los distintos grupos, sectores y/o gerencias del Banco que trabajen sobre el SEPA Funcionarios Banco Las funciones de configuración de Funcionarios tienen que ver con todos los recursos internos del Banco, su pertenencia a Grupo & Sucursal, sus datos y los permisos dentro de los distintos procesos en el SEPA. A priori los permisos se definen con los siguientes roles generales que son: o Funcionario TIPO Director. o Funcionario TIPO Gerente de. o Funcionario TIPO Líder de Sector. o Funcionario TIPO Oficial de País. o Funcionario TIPO Oficial de Gobierno. o Funcionario TIPO Consultor. o Administrador. De la misma manera se define en este menú los roles para cambio de estado: o Estado ENVIAR CON OBSERVACIONES. o Estado ACEPTAR PARA N.O.. o Estado APROBAR Y PUBLICAR (Gerente s). Finalmente una funcionalidad definida en esta opción es la posibilidad de asignación automática a todos los s para un usuario determinado, esto es para los usuarios que por los motivos que sea tienen que acceder a todos los proyectos Organismos Las funciones de configuración de Organismos tienen que ver con todos los Organismos de los s que trabajen sobre el SEPA y sus datos Contactos Organismos También se tienen las funciones de configuración de Contactos de Organismos, que tienen que ver con todos los contactos de los Organismos y de las Unidades de Coordinación y Ejecución, su pertenencia, sus datos y los permisos dentro de los distintos procesos en el SEPA. A priori los permisos se definen con los siguientes roles generales que son: o Contacto TIPO Aprobación. o Contacto TIPO Consulta. o Contacto TIPO Edición. De la misma manera se define en este menú los roles para cambio de estado: o Estado ENVIAR. Página 6 de 12 Versión actualizada al

7 Métodos de Adquisición Las funciones de configuración de Métodos de Adquisición tienen que ver con todos los métodos de adquisición que se trabajen sobre el SEPA Métodos de Selección También se tienen las funciones de configuración de Métodos de Selección, que tienen que ver con todos los métodos de selección que se trabajen sobre el SEPA Tipos de Transferencias Las funciones de configuración de los distintos Tipos de Transferencias tienen que ver con las sub-categorías de transferencias de los préstamos a administrarse en el SEPA Documentos de Licitación Base Las funciones de configuración de Documentos de Licitación Base tienen que ver con todos los documentos de licitación base que se trabajen sobre el SEPA Jurisdicciones Las funciones de configuración de Jurisdicciones (Provincias, Estados, etc.) tienen que ver con todos los tipos de jurisdicciones en que se segmenten los proyectos que se trabajen sobre el SEPA Reportes de Administración El SEPA brinda en este módulo una serie de reportes de administración: Página 7 de 12 Versión actualizada al

8 2.2. Configuración Regional Parámetros Generales Las funciones de configuración de los Parámetros Generales tienen que ver con los parámetros o valores preestablecidos del sistema SEPA en el Banco. Se definen los valores predeterminados de todo el sistema (Grupos predeterminados, valores predeterminados de umbrales, etc ) Regiones Las funciones de configuración de las Regiones tienen que ver con la definición de las distintas Regiones en que se organicen los distintos países del Banco Sucursales Las funciones de configuración de las Sucursales tienen que ver con la definición de las distintas Sucursales del SEPA Sectores Las funciones de configuración de Sectores tienen que ver con todos los sectores en que se segmenten los proyectos que se trabajen sobre el SEPA Sub-sectores También se tienen las funciones de configuración de Sub-sectores, que tienen que ver con todos los sub-sectores en que se segmenten los sectores de los proyectos que se trabajen sobre el SEPA Componentes En esta sección se listan los distintos Componentes utilizados en distintos s del SEPA Formatos de Contrato por Categoría de Gasto Las funciones de configuración de Formatos de Contrato tienen que ver con los formatos de contrato que por tipo de categoría de gasto se requiere para que se trabajen sobre el SEPA. La organización del SEPA en cuanto a Categoría de Gasto se define a priori en: Código O B S SC SG CF CI TS TP TO Categoría Obras Bienes Servicios Servicios - Capacitación Servicios - Gastos Operativos Consultoría - Firmas Consultoría - Individuos Subsidios s Comunitarios Otras Transferencias Página 8 de 12 Versión actualizada al

9 Beneficiarios de Subsidios Las funciones de configuración de Beneficiarios de Transferencias tienen que ver con todos los tipos de beneficiarios de las categorías de transferencias que se trabajen sobre el SEPA Estados de Contrato Las funciones de configuración de Estados de Contrato tienen que ver con los estados posibles de los contratos que se trabajen sobre el SEPA Tipo de Consultoría Las funciones de configuración de Tipos de Consultoría tienen que ver con todos los tipos que se trabajen sobre el SEPA Roles de Consultores Individuales Las funciones de configuración de Roles tienen que ver con todos los roles posibles con los que los Consultores Individuales contratados se desee que se trabajen sobre el SEPA Formas de Contrato Las funciones de configuración de Sistemas de Contratación tienen que ver con todos los sistemas de contratación que se trabajen sobre el SEPA Versión de Normas de Adquisiciones Las funciones de configuración de Normas de Adquisiciones tienen que ver con todas las versiones de normas que se definen Versión de Normas de Consultoría También se tienen las funciones de configuración de Normas de Consultoría, que tienen que ver con todas las versiones de normas que se definen Esquemas de Revisión Las funciones de configuración de Esquemas de Revisión tienen que ver con todos los requerimientos de esquemas de revisión ex ante que se definen por categoría de gasto Glosario Las funciones de configuración de Glosario tienen que ver con todos los contenidos de las páginas de Ayuda de cada una de las pantallas del SEPA, que permiten y tienen como objetivo ayudar y asistir a los usuarios en sus distintas funciones y perfiles de trabajo Glosario Misceláneos También se tienen funciones de configuración de Glosario Misceláneos, que tienen que ver con todos los términos y definiciones que nos están incluidos en si en el resto de menús de Página 9 de 12 Versión actualizada al

10 configuración del SEPA y que son necesarios tanto para la EXTRANET como para el MICROSITIO Diccionario Las funciones de configuración del Diccionario tienen que ver con la administración de los distintos términos del sistema y su traducción a distintos idiomas Funcionarios Regionales Las funciones de configuración de Funcionarios Regionales tienen que ver con la gestión más simple de acceso a todos los Recursos Internos del Banco en los distintos países Contactos de Organismos Regionales Las funciones de configuración de Contactos de Organismos Regionales tienen que ver con la gestión más simple de acceso a todos los Contactos en los distintos países. Página 10 de 12 Versión actualizada al

11 2.2 Mensajes y Avisos del Sistema Avisos de Generación de s El sistema permite parametrizar envíos de mensajes salientes relacionados con los tiempos de no movimientos en s y PA Avisos de Cambio de Estados de PAs El sistema permite parametrizar envíos de mensajes salientes relacionados con los cambios de estado de los PAs. De esta manera estos eventos reflejados en el work-flow permiten definir destinatarios de estos avisos. Pudiendo parametrizar formatos, destinatarios, plazos, etc., aparte de poder agregar un contenido puntual el usuario que esta disparando un cambio de estado y su aviso: Estado Asunto Mail Organismo Mail Gerente de Mail Revisor de EN PROCESO ENVIADO CON OBSERVACIONES #Cod# - Nuevo estado #Estado# El Banco ha revisado el ISA correspondiente al #Cod# - ## y lo ha enviado con observaciones para su revisión. CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al #Cod# - ## y lo ha enviado con observaciones para su revisión. CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al #Cod# - ## y lo ha enviado con observaciones para su revisión. ENVIADO #Cod# - Nuevo estado #Estado# El #Cod# - ## ha enviado un ISA nuevo para su no objeción. (+ nota al pie: Favor de remitir este mensaje al Especialista en Adquisiciones que corresponda) ACEPTADO PARA N.O. #Cod# - Nuevo estado #Estado# El ISA correspondiente al #Cod# - ## ha sido revisado por #FichaM# y se considera aceptable para otorgar la No Objeción. CC: El ISA correspondiente al #Cod# - ## ha sido revisado por #FichaM# y se considera aceptable para otorgar la No Objeción. APROBADO #Cod# - Nuevo estado #Estado# El Banco ha revisado el ISA correspondiente al #Cod# - ## y no tiene objeciones a su implementación. CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al #Cod# - ## y no tiene objeciones a su implementación. CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al #Cod# - ## y no tiene objeciones a su implementación. Página 11 de 12 Versión actualizada al

12 Estado Asunto Mail Organismo Mail Gerente de Mail Revisor de ARCHIVADO Auditoria de Mensajes Este reporte muestra los mensajes internos de la plataforma, contando con un esquema de filtrado para poder monitorear los mensajes enviados y no enviados. Página 12 de 12 Versión actualizada al