IdeaInvoice Manual de Configuración. Agosto de 2010 IdeaSys Departamento de Documentación

Transcripción

1 IdeaInvoice Manual de Configuración Agosto de 2010 IdeaSys Departamento de Documentación

2 Tabla de contenido INSTALACION DE IdeaInvoice... 3 REQUISITOS DE SISTEMAS... 3 Descarga de Archivo de Instalación... 3 Instalación del Sistema IdeaInvoice... 4 INFORMACION IMPORTANTE:... 7 REGISTRO DEL SISTEMA IdeaInvoice... 8 CONFIGURACION DE LA INSTALACIÓN DEL SISTEMA IdeaInvoice... 9 CONFIGURACION DEL ODBC CONFIGURACION DEL SISTEMA IdeaInvoice Opción Empresa del Menú Sistema

3 INSTALACION DE IdeaInvoice REQUISITOS DE SISTEMAS Tener instalados el sistema AdminPaq Asegúrese de haber ingresado a Windows con la cuenta de administrador. Tener una conexión a Internet y mantenerse conectado a la misma en el proceso de instalación y configuración del sistema. Descarga de Archivo de Instalación Los archivos de instalación de IdeaInvoice se encuentra en el sitio web siguiente: Una vez que ingresa al sitio ubique la sección de Instaladores, es en este apartado donde se coloca la versión más actualizada del sistema IdeaInvoice, puede distinguir el archivo porque siempre comienza con la palabra SetupIdeaInvoice y tiene extensión.zip Ubicado el archivo de un click encima del nombre para descargarlo en su computadora. En la ventana de Descargar, indique la carpeta donde se guardará el archivo de instalación. Puede crear una carpeta en el escritorio de Windows, la carpeta del escritorio está predeterminada, solo cree una carpeta nueva nómbrela temporal entre en esa carpeta y presione el botón de guardar. Ya que termine la descarga de este archivo, cierre todos los programas y aplicaciones que estén abiertos y abra la carpeta de temporal recién creada, ahí encontrará el archivo ábralo dando doble click encima del nombre y encontrará un archivo con el mismo nombre pero con extensión.exe. de doble click a este y comenzará el proceso de instalación. 3

4 Instalación del Sistema IdeaInvoice 1. Inmediatamente comienza a ejecutarse el proceso de instalación observará una pantalla como la siguiente: La cual solo le da la bienvenida al proceso de Instalación presione el botón Siguiente para continuar. El proceso de instalación y configuración requiere de algunos minutos si no está seguro de comenzar por esta u otra razón presione el botón de Cancelar. 2. El paso siguiente es leer el contrato de licencia Una vez terminada la lectura, si está de acuerdo con los términos active la opción: Acepto los términos del contrato de licencia. De lo contrario, la opción: No acepto.los términos del contrato de licencia. Y continúe presionando el botón siguiente 4

5 3. Lo siguiente en el proceso de instalación es indicar la ruta donde se guardarán los archivos que conforman al sistema IdeaInvoice. De forma predeterminada se recomienda la ruta C:\Archivos de programa\ideasys\ideainvoice\ Si prefiere que se guarden en alguna otra ruta presione el botón de Cambiar e indique la misma. Para continuar presione el botón Siguiente 4. A continuación deberá indicar el tipo de instalación que necesite: Se recomienda la instalación Típica, graba todos los componentes y su configuración para el mejor rendimiento del programa. Utilice la opción mínima si no cuenta con el espacio suficiente en el disco de su computadora para almacenar la base de datos del seguimiento. Opción Seguimiento, del Menú Reportes del sistema La opción Personalizada permite decidir que componentes se instalan o no y en que ruta. 5

6 5. La siguiente ventana muestra el detalle de los datos previamente capturados para una revisión En caso que tenga que realizar algún cambio utilice el botón de Atrás para rectificar o si está seguro presione el botón de Instalar. Recuerde que en cualquier momento puede cancelar la instalación presionando el botón Cancelar. 6. Mientras el proceso instala los archivos se muestra el avance en la siguiente pantalla 6

7 7. Una vez que termine el proceso se mostrará la ventana de Finalizar Termine el proceso presionando el botón de Finalizar Se recomienda borrar la carpeta de temporal guardada en el escritorio de Windows cuando inició el proceso de instalación. Para abrir IdeaInvoice encontrará el acceso directo en el escritorio de Windows o ubíquelo en el menú principal de Windows. Para consultar el uso de IdeaInvoice acuda al Manual del Usuario. INFORMACION IMPORTANTE: El proceso de instalación crea 2 importantes directorios dentro de C:\Archivos de programa\ideasys\ideainvoice: Datos y Reportes. Si cambió la ruta en el paso 3 de la instalación encontrará estos directorios en dicha ruta. Directorio de IdeaInvoice: Guarda los componentes, archivos y librerías propias del sistema. Directorio de Datos: Aquí se encuentra la base de datos de IdeaInvoice. Cuando esté realizando el registro de IdeaInvoice solicitará la ruta de este directorio (Ver sección Registro del sistema IdeaInvoice). En caso de ser el servidor será necesario compartir este directorio ya que aquí se almacena la información de configuración del sistema. Directorio de Reportes: Se recomienda guardar en esta carpeta los formatos.rtm generados por el diseñador de IdeaInvoice. Indique esta ruta en el campo formato.rtm de la opción Empresas del menú sistema en el apartado de documentos. (ver apartado configuración del Sistema IdeaInvoice ). En caso de ser el servidor será necesario compartir este directorio ya que aquí se almacenan los formatos de impresión. 7

8 REGISTRO DEL SISTEMA IdeaInvoice Una vez instalado IdeaInvoice se deben realizar algunos pasos para registrar el sistema ante la empresa IdeaSys. El sistema de licenciamiento de IdeaSys para IdeaInvoice opera de la siguiente manera: al comprar el software usted adquiere una licencia de uso, la cual deberá almacenar en el servidor de su empresa y cada vez que realice una instalación del software en otras computadoras podrá tomar de éste la serie de activación. En caso que instale el sistema IdeaInvoice en una sola computadora (terminal) su servidor de licencia será Mono Usuario. Para el registro del sistema IdeaInvoice realice lo siguiente: 1. Ingrese al sistema desde el acceso directo del escritorio, se mostrará la siguiente ventana: Si es la primera vez que instala el software deberá proporcionar algunos datos para crear el registro de la licencia en su Servidor o Estación Mono-Usuario: Tipo de Registro: Seleccione la opción Servidor si va a realizar más de una instalación en otras computadoras (Estación). Mono Usuario si solo se instalará en una Estación. Serie: Teclee la llave de activación que viene en el certificado de compra de software. Serie AdminPaq: Número de serie de activación del programa AdminPaq Nombre de empresa Contacto: nombre del representante de la empresa que registra. Teléfono del contacto. de la persona de contacto Presione el botón de Registrar. 8

9 REGISTRO DE LICENCIA DE UNA ESTACIÓN: Si ya instaló el servidor de licencia y va a requerir de una instalación de IdeaInvoice en otra computadora realice las mismas acciones mencionadas de instalación y cuando valla a ingresar al sistema dando doble click al icono de acceso directo en esta misma pantalla: Solo indique la información de estos datos: Tipo de registro: seleccione la opción Estación. Serie: Teclee el número de licencia asignado a esta estación. IP/Nombre Servidor de Licencia: Indique la dirección IP del servidor de licencias previamente instalado. También puede colocar el nombre si así lo prefiere. Presione el botón de Registrar. Recuerde que los demás datos fueron guardados cuando se instaló el servidor de licencias. Una vez registrado el software realice los siguientes pasos de configuración del sistema. CONFIGURACION DE LA INSTALACIÓN DEL SISTEMA IdeaInvoice En la pantalla que se muestra después que terminó el proceso de registro: Indique la ruta de donde se encuentra el directorio de Datos. Recuerde que esta carpeta se creó en la instalación y se explica en la INFORMACION IMPORTANTE. Indique la ruta donde se guardó el archivo Transformation.xtr, el cual es requerido por IdeaInvoice para que se realice el proceso de Generar y Todo del menú Documentos de IdeaInvoice. Este archivo se guardó en la instalación, en la ruta que se muestra predeterminada. 9

10 Para ambos casos En caso de ser una instalación Monousuario es recomendable poner una ruta como la siguiente. c:\archivos de programas\ideasys\ideainvoice\datos. En Caso de ser una instalación cliente servidor como la siguiente: \\Servidor\DatosIdeaInvoice. CONFIGURACION DEL ODBC Ingrese a la siguiente ruta de opciones del sistema operativo Windows Panel de Control/Herramientas Administrativas/Orígenes de Datos ODBC. En esta opción ingrese a la pestaña DSN Sistema Presione el botón de Agregar. Seleccione la opción Microsoft FoxPro VFP Driver (*.dbf) Presione el botón de finalizar y después Aceptar. A continuación se deberán indicar los parámetros de conexión a la base de datos de adminpaq como se muestra en la siguiente ventana Data Source Name: es el nombre que permitirá identificar la base de datos de Adminpaq la cual permite la conexión con IdeaInvoice. Description: es la descripción de la base de datos de AdminPaq indicada en el punto anterior. 10

11 Database type: El tipo de base de datos requerida para la conexión es Free Table directory, asegurese de seleccionar esta opción. Path: Indique la ruta del directorio donde se encuentra la base de datos requerida. Si no conoce la ruta utilice el botón de Browse para ir indicar dicha ruta. Para finalizar Presione el botón de Ok. Regresará a la ventana de DNS de sistema ya en esta ventana presione el botón de Aceptar. Con esto ya queda configurada la conexión de AdminPaq con IdeaInvoice. La configuración del ODBC es requerida tanto en servidor como en cada una de las terminales. Y realizar una configuración del ODBC por cada empresa que valla a ingresar en el sistema IdeaInvoce. CONFIGURACION DEL SISTEMA IdeaInvoice Opción Empresa del Menú Sistema Realice la captura de las empresas y sus documentos que están almacenadas en AdminPaq y de las cuales se van a generar los documentos digitales. Así como las siguientes configuraciones: Su empresa: teclee el nombre, razón social o comercial de la empresa de la cual se generaran los documentos digitales. Conexión ODBC a AdminPaq : coloque el nombre de la base de datos donde se almacena la información de los documentos de la empresa en el sistema AdminPaq. Dirección de Correo Electrónico: teclee el correo electrónico asignado para el envío de los documentos digitales a su destinatario. Nombre de usuario: indique la clave de acceso para la dirección de correo electrónico indicada en el apartado anterior. Contraseña: escriba la contraseña de acceso correspondiente para la dirección de correo electrónico indicada. Servidor de correo saliente (SMTP): coloque el servidor SMPT correspondiente para el dominio de la cuenta de correo electrónico. Puerto del servidor de salida (SMTP): coloque el puerto correspondiente para el servidor SMTP de la cuenta de correo electrónico. Se precisa una conexión cifrada (SSL): active la palomita si necesita autentificación el dominio de la cuenta de correo electrónico. 11

12 CC: en caso que se necesite enviar copia del correo a otro destinatario escriba el correo electrónico. Puede escribir cuantas cuentas de correo electrónico necesite solo sepárelas con una coma (,). Almacén Digital: Indique la ruta del directorio donde se guardarán los archivos.pdf, creados en la opción Generar del menú Documentos, y los archivos.xml asociados a éstos. Enviar a la impresora por omisión: active esta opción si desea que al ejecutarse el proceso de generar y todos del menú documentos se imprima una copia del archivo.pdf. Enviar por correo electrónico: active esta opción si desea que al ejecutarse el proceso de generar y todos del menú documentos se envíe una copia del archivo.pdf y.xml (en caso de ser DOCUMENTO FISCAL DIGITAL) al destinatario siendo éste la cuenta de correo electrónico que tenga asociada la empresa en el sistema AdminPaq. Enviar a sitio IdeaSys: active esta opción si desea que al ejecutarse el proceso de Generar y Todos del menú Documentos se envíe una copia de respaldo del archivo.pdf y.xml (si es DOCUMENTO FISCAL DIGITAL) al sitio externo IdeaWeb. Ruta WEB Services IdeaSys: Servicio de IdeaSys para registrar los archivos generados por IdeaInvoice en IdeaWeb. Dejar la ruta que aparece predeterminada: Hasta este punto son parámetros de la empresa. Ahora deberá capturar los documentos a generar de dicha empresa. Para ello en la parte inferior de la pantalla se muestra una barra de herramientas presione el botón con el signo de +, para abrir la sección de captura de documentos y configure las siguientes opciones: Tipo de documento de Adminpaq : Indique el código del catálogo de conceptos de AdminPaq que corresponda al documento que captura. Descripción del documento: Indique el nombre que identifique al documento que captura. Es documento Fiscal Digital: si la clasificación indicada anteriormente corresponde a un Documento Fiscal Digital active esta casilla de lo contrario asegúrese de desactivarla. en caso de encontrarse desactivada el sistema determinará que es un documento de AdminPAq y solicitará serie y folio a emitir. ejemplo: Prefijo archivo XML: letra que se antepone al 12

13 nombre de los archivos.xml creados poradminpaq, generalmente es la letra F.ejemplo si tenemos el siguiente archivo FA XML nuestro prefijo será FA generalmente es la letra F mas el Prefijo proporcionado por hacienda. Formato.rtm: Indique la ruta donde se almacenaron los archivos que contienen el formato de imagen corporativa asignado a la empresa que captura y documento, siendo éstos los archivos con extensión.rtm. Recuerde si trabaja en una instalación monousuario (terminal) la ruta es local ejemplo C:\Archivos de programas\ideasys\ideainvoice\datos. Si es el servidor una ruta de red (Cliente servidor) ejemplo \\Servidor\DatosIdeaInvoice Prefijo archivo XML: letra que se antepone al nombre de los archivos.xml creados por Adminpaq, generalmente es la letra F. Directorio Origen XML: Indique la ruta donde se encuentran los archivos.xml generados por AdminPaq para la factura electrónica asociados a la empresa que captura. Mensaje Escriba lo que se incluirá en el contenido del correo electrónico que se envía cuando se ejecuta el proceso de Generar o Todo del menú Documentos. Repita estas acciones cuantos documentos necesite la empresa que captura. Y una vez terminada la captura de documentos repita el proceso de capturar empresa cuantas veces sea necesario para ello presione el botón de + de la barra de herramientas colocada en la parte central de la pantalla. Si requiere de eliminar una empresa o documento solo presione el botón con el signo de de la barra de herramientas que corresponda. 13