INSTRUCCIONES PARA CIERRE 2015

Transcripción

1 INSTRUCCIONES PARA CIERRE 2015 Y APERTURA CONTABLE 2016 Plataforma VB6 y.net

2 PASOS PREVIOS ANTES DE COMENZAR EL PROCESO, ES RECOMENDABLE SOLICITAR AL ENCARGADO DE INFORMÁTICA GENERAR RESPALDO DE LAS BASES DE DATOS: VB6 COMUN TESORERÍA GUBERNA.NET COMUN_NOMBRE-MUNICIPIO.NET FINANZAS_NOMBRE-MUNICIPIO.NET

3 CÓMO GENERAR UN NUEVO AÑO CONTABLE?

4 PASO 1: REVISIÓN DEL PLAN DE CUENTAS VB6 DEBE REVISAR QUE LA CONFIGURACIÓN DE CUENTAS CORRESPONDA A LO DEFINIDO POR LA CONTRALORÍA GENERAL. PARA ESTO DEBE IR A LA OPCIÓN DEL MENÚ CONFIGURADOR DE CUENTAS.

5 PASO 1A: REVISIÓN DEL PLAN DE CUENTAS.NET DEBE REVISAR QUE LA CONFIGURACIÓN DE CUENTAS CORRESPONDA A LO DEFINIDO POR LA CONTRALORÍA GENERAL. PARA ESTO DEBE IR A LA OPCIÓN DEL MENÚ CONFIGURADOR DE CUENTAS.

6 PASO 1.1: REVISIÓN DEL PLAN DE CUENTAS VB6 SI LA CONFIGURACIÓN NO ESTA DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA DADA POR LA CONTRALORÍA, EL SISTEMA DESTACARÁ CON COLOR AMARILLO LAS INCORRECTAS QUE DEBEN CORREGIR. CELDAS SE

7 PASO 1.1A: REVISIÓN DEL PLAN DE CUENTAS.NET SI LA CONFIGURACIÓN NO ESTA DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA DADA POR LA CONTRALORÍA, EL SISTEMA DESTACARÁ CON COLOR VERDE LAS CELDAS INCORRECTAS QUE SE DEBEN CORREGIR.

8 PASO 2: GENERACIÓN DEL NUEVO AÑO CONTABLE VB6 UNA VEZ CORREGIDO EL PLAN DE CUENTAS, ESTAMOS EN CONDICIONES DE GENERAR EL NUEVO AÑO CONTABLE EN LA OPCIÓN DEL MENÚ GENERAR NUEVO AÑO CONTABLE.

9 PASO 2A: GENERACIÓN DEL NUEVO AÑO CONTABLE.NET UNA VEZ CORREGIDO EL PLAN DE CUENTAS, ESTAMOS EN CONDICIONES DE GENERAR EL NUEVO AÑO CONTABLE EN LA OPCIÓN DEL MENÚ GENERAR NUEVO AÑO CONTABLE.

10 PASO 2.2: GENERACIÓN DEL NUEVO AÑO CONTABLE VB6 EN EL CASO DE QUERER MANTENER EL MISMO PLAN DE CUENTA ACTUAL PARA EL NUEVO AÑO, SE DEBE PRESIONAR EL BOTÓN COPIA IDÉNTICA, LUEGO PRESIONAR BOTÓN GRABAR Y PARA FINALIZAR EL BOTÓN PROCESAR 2016.

11 PASO 2.2A: GENERACIÓN DEL NUEVO AÑO CONTABLE.NET EN EL CASO DE QUERER MANTENER EL MISMO PLAN DE CUENTA ACTUAL PARA EL NUEVO AÑO, SE DEBE PRESIONAR EL BOTÓN COPIA IDÉNTICA, LUEGO PRESIONAR BOTÓN GRABAR Y PARA FINALIZAR EL BOTÓN PROCESAR 2016.

12 CONSIDERACIONES IMPORTANTES ANTES DE REALIZAR EL CIERRE Y APERTURA CONTABLE

13 PASO 1: VALIDAR LOS COMPROBANTES CONTABLES EL OBJETIVO ES VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN ENTRE OBLIGACIONES Y DEVENGADOS, DEVENGADOS Y DECRETOS SEA CONSISTENTE, PARA HACER EL TRASPASO DE INFORMACIÓN PENDIENTE DE AÑO A OTRO, ESTE PROCESO SE REALIZA EN EL MENÚ PROCESO VALIDA COMPROBANTES.

14 PASO 1.1: VALIDAR LOS COMPROBANTES CONTABLES EN ESTA VENTANA DEBERÁ SELECCIONAR TODAS LAS OPCIONES DE PROCESO Y TODOS LOS MESES DEL AÑO, CON EL FIN DE QUE EL SISTEMA REALICE UNA VALIDACIÓN COMPLETA. LUEGO SE PRESIONA EL BOTÓN PROCESAR, (TENER PRESENTE QUE ESTE PROCESO PUEDE TARDAR VARIOS MINUTOS).

15 PASO 1.2: VALIDAR LOS COMPROBANTES CONTABLES ESTE PROCESO ENTREGARÁ UN INFORME SIMILAR AL QUE SE MUESTRA, EN DONDE INDICARÁ TODO TODOS LOS COMPROBANTES QUE PRESENTEN PROBLEMAS, DE NO REALIZAR LA CORRECCIÓN DE ESTOS, LA INFORMACIÓN QUE SE TRASPASARÁ AL PRÓXIMO AÑO CORRECTA. NO SERÁ LA

16 PASO 2: GENERAR NUEVAMENTE SALDO OBLIGADO MENOS DEVENGADO ESTE PROCESO ACTUALIZA EL SALDO PENDIENTE POR DEVENGAR DE LAS OBLIGACIONES, EN EL CASO DE HABER REALIZADO OBLIGACIONES DEVENGADAS EN FORMA PARCIAL. (ESTE PROCESO PUEDE TARDAR VARIOS MINUTOS Y SE REALIZA SOLO EN VB6).

17 PASO 3: LISTAR OBLIGACIONES NO DEVENGADAS SE DEBEN REVISAR TODAS LAS OBLIGACIONES QUE NO FUERON DEVENGADAS (PARCIAL O TOTAL), YA QUE EN EL PROCESO DE CIERRE LAS TRASPASARÁ AL NUEVO AÑO. ESTO LO PODRÁ REALIZAR A TRAVÉS DE LA CONSULTA LISTADO DE OBLIGACIONES NO DEVENGADAS.

18 PASO 4: REVISIÓN DE EGRESOS DEVENGADOS NO PAGADOS PARA REALIZAR ESTA REVISIÓN DEBE EMITIR LOS SIGUIENTES INFORMES: SALDO DEVENGADOS SIN PAGOS. DEVENGADOS SIN EGRESO PAGADO CON FECHA TOPE.

19 SALDO DEVENGADOS SIN PAGOS EL SALDO DE ESTE INFORME DEBE COINCIDIR CON EL LISTADO DEVENGADOS SIN EGRESO PAGADO CON FECHA TOPE.

20 PASO 5: DECRETOS SIN EGRESO PAGADO PARA REALIZAR LA REVISIÓN DE LOS DECRETOS NO PAGADOS EL SISTEMA CUENTA CON LA OPCIÓN DECRETOS SIN EGRESOS PAGADOS. ESTA DESPLEGARÁ CONSULTA TODOS AQUELLOS DECRETOS QUE TRASPASARÁ EN EL PROCESO DE CIERRE.

21 PASO 6: LISTADO DE VALIDACIÓN DE ÁREA DE GESTIÓN SE DEBE EMITIR ESTE INFORME EN EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREAS DE GESTIÓN, YA QUE DE EXISTIR ALGÚN PROBLEMA Y TRASPASAR OBLIGACIONES NO DEVENGADAS AL PRÓXIMO AÑO; ESTAS INCONSISTENCIAS SERÁN TRASPASADAS EN EL PROCESO DE CIERRE.

22 PASO 6.1: LISTADO DE VALIDACIÓN DE ÁREA DE GESTIÓN VB5 SE DEBEN SELECCIONAR TODAS LAS OPCIONES PRESENTES EN ESTA VENTANA. EN EL CASO DE ENCONTRAR INCONSISTENCIAS, ESTAS DEBEN CORREGIDAS ANTES DEL PROCESO DE CIERRE.

23 PASO 6.1A: LISTADO DE VALIDACIÓN DE ÁREA DE GESTIÓN.NET SE DEBEN SELECCIONAR TODAS LAS OPCIONES PRESENTES EN ESTA VENTANA. EN EL CASO DE ENCONTRAR INCONSISTENCIAS, ESTAS DEBEN CORREGIDAS ANTES DEL PROCESO DE CIERRE.

24 PASO 7: RELACIÓN DE CTAS. DE INGRESO Y GASTO PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO SE DEBE CONFECCIONAR LA RELACIÓN DE LAS CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE TRASPASO DE OBLIGACIONES, DEVENGADOS Y DECRETOS PENDIENTES DE UN AÑO A OTRO. PARA ESTO DEBE UTILIZAR LA OPCIÓN RELACIÓN DE CTAS. DE INGRESOS Y GASTOS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO.

25 PASO 7.1: RELACIÓN DE CTAS. DE INGRESOS Y GASTOS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO EN LA COLUMNA TRASPASAR ESTA CUENTA SE DEBEN INGRESAR LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES A: EN EL CASO DE LOS INGRESOS DEL AÑO EN CURSO SERÁN TRASPASADOS A LA CUENTA DEL PRÓXIMO. PARA PODER BUSCAR LA CUENTA DEL PRÓXIMO AÑO PUEDE PRESIONAR F6 SOBRE LA CELDA DESEADA. PARA LOS GASTOS DEL AÑO SERÁN TRASPASADOS A LA CUENTA DEL PRÓXIMO AÑO. AL NO ESPECIFICAR NINGUNA CUENTA SERÁN TRASPASADAS A LA MISMA CUENTA DE ORIGEN.

26 PASO 8: PROCESO DE CIERRE Y APERTURA DE CUENTAS DE INGRESO Y GASTOS UNA VEZ CORREGIDAS TODAS LAS INCONSISTENCIAS, ESTAMOS EN CONDICIONES DEL REALIZAR EL PROCESO DE CIERRE. EN ESTA OPCIÓN EL SISTEMA PERMITIRÁ REALIZAR EN FORMA AUTOMÁTICA EL CIERRE Y APERTURA DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTO SE DEBE TENER PRESENTE QUE TODOS LOS AJUSTES CONTABLES NECESARIOS SE DEBEN REALIZAR ANTES DE GENERAR ESTE PROCESO.

27 PASO 8.1: GENERAR COMPROBANTE DE CIERRE (TRASPASO) DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTOS PARA ESTE AÑO. ESTE PROCESO GENERARÁ EL CIERRE DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTO. CREANDO PARA EL CASO DE LOS INGRESOS UN COMPROBANTE DE TRASPASO DE CIERRE DE LAS CUENTAS 115 CON SALDO NEGATIVO AL DEBE, CONTRA LA CUENTA Y PARA LOS GASTOS OTRO COMPROBANTE DE TRASPASO CON LAS CUENTAS 215 AL HABER CON SALDO NEGATIVO, CONTRA LA CUENTA

28 PASO 8.1.1: COMPLETAR COMPROBANTE DE CIERRE (TRASPASO) DE LAS CUENTAS GASTOS PARA ESTE AÑO TENER PRESENTE QUE EN EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREAS DE GESTIÓN SE DEBE EMITIR EL INFORME LISTADO DE SALDOS POR ÁREA DE GESTIÓN PARA CIERRE, EL CUAL NOS ENTREGARÁ UN DETALLE DE CADA UNA DE LAS CUENTAS DE GASTOS INCLUIDAS EN EL CIERRE CON SU CORRESPONDIENTE SALDO Y ÁREAS DE GESTIÓN. ESTE LISTADO DEBE SER UTILIZADO PARA COMPLETAR EL COMPROBANTE DE TRASPASO DE CIERRE DE LAS CUENTAS DE GASTO. (SOLO VB6)

29 PASO 8.1.2: COMPLETAR COMPROBANTE DE CIERRE (TRASPASO VB6) DE LAS CUENTAS GASTOS PARA ESTE AÑO.

30 PASO 8.2: GENERAR COMPROBANTE DE APERTURA (TRASPASO) DE LAS CUENTAS DE INGRESO PARA EL NUEVO AÑO. ESTE PROCESO GENERARÁ UN COMPROBANTE DE TRASPASO DE APERTURA DE LAS CUENTAS DE INGRESO CONTRA LA CUENTA EN EL NUEVO AÑO.

31 PASO 8.3: GENERAR COMPROBANTE DE APERTURA (TRASPASO) DE LAS CUENTAS DE GASTOS PARA EL NUEVO AÑO. EN EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREA DE GESTIÓN ESTA OPCIÓN SE DESHABILITA EN FORMA AUTOMÁTICA, YA QUE LA INFORMACIÓN GENERADA DEBE SER COMPROBANTE A COMPROBANTE.

32 PASO 8.4: GENERAR CIERRE DE LAS CUENTAS DE INGRESOS DE GESTIÓN, GASTOS DE GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE BIENES. ESTA OPCIÓN GENERAR UN COMPROBANTE DE CIERRE DE LAS CUENTAS DE GESTIÓN ECONÓMICA DENTRO DEL AÑO ACTUAL.

33 PASO 8.5: TRASPASO DE OBLIGACIONES, DEVENGADOS Y DECRETOS PENDIENTES AL NUEVO AÑO. ESTE PROCESO PERMITIRÁ, TRASPASAR UNA A UNA LAS OBLIGACIONES NO DEVENGADAS, DEVENGADOS NO DECRETADOS Y DECRETOS NO PAGADOS. ES RECOMENDABLE GENERAR ESTE PROCESO UNO POR UNO, YA QUE DEPENDIENDO DE LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN A PROCESAR PUEDE TARDAR MUCHO TIEMPO.

34 PASO 9: RELACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO. SE DEBE PREPARAR LA CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA LUEGO GENERAR LA APERTURA AL NUEVO AÑO. ESTO SE REALIZA EN EL MENÚ RELACIÓN DE CTAS. COMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO.

35 PASO 9.1: RELACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO BOTÓN COPIA IDÉNTICA, ESTE BOTÓN REALIZARÁ UNA COPIA IDÉNTICA DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS DEL AÑO ACTUAL, QUE SERÁN TRASPASADAS COMO COMPROBANTE DE APERTURA AL AÑO NUEVO. EN EL CASO DE NO CORRESPONDER REALIZAR UNA COPIA IDÉNTICA DE LAS CUENTAS, POR HABER CREADO UNA PLAN DE CUENTAS DISTINTO PARA EL PRÓXIMO AÑO, PUEDE IR DIGITANDO EN LA COLUMNA DE CUENTAS DE APERTURA O PRESIONAR F6 PARA OBTENER AYUDA DE LAS CUENTAS DISPONIBLES. PRESIONE BOTÓN GRABAR ANTES DE SALIR DE ESTA VENTA.

36 PASO 10: GENERAR APERTURA AL NUEVO AÑO UNA VEZ LISTA LA CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA LA APERTURA DEL NUEVO AÑO, ESTAMOS EN CONDICIONES DE GENERAR ESTE PROCESO GENERAR APERTURA AL NUEVO AÑO.

37 PASO 10.1: GENERAR APERTURA AL NUEVO AÑO ESTE PROCESO GENERA UN COMPROBANTE DE APERTURA EN EL NUEVO AÑO CON LOS SALDOS DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS. ESTE COMPROBANTE PUEDE SER MODIFICADO, ELIMINADO Y GENERANDO CUANTAS VECES SEA NECESARIO. TENER PRESENTE QUE SOLO DEBE EXISTIR UN COMPROBANTE DE APERTURA POR AÑO.

38 PASO 11: REPROCESO DE LA CONTABILIDAD UNA VEZ FINALIZADOS TODOS LOS PROCESOS ANTES DESCRITOS, SE DEBE REALIZAR UN REPROCESO CONTABLE (SOLO SISTEMA VB6) TANTO EN EL AÑO ACTUAL COMO EN EL AÑO NUEVO Y CON ESTO, SE DA COMO TERMINADO UN PROCESO DE CIERRE. SISTEMAS.NET LO REALIZA AUTOMÁTICAMENTE.

39 PASO 12: CONFIGURACION CUENTAS EN TESORERIA EN ESTE MENÚ SE CONFIGURARÁN LOS ÍTEMS DE INGRESOS PARA TESORERÍA, INCLUYENDO LOS INGRESOS POR PERCIBIR DE AÑOS ANTERIORES

40 PASO 13: CONFIGURACION INGRESOS EN TESORERIA EN ESTA OPCIÓN SE ELIGE EL ÍTEM AL CUAL SE PASARÁN LAS ORDENES DE INGRESOS PENDIENTES DE PAGO, EN EL RECUADRO CAMBIO DE AÑO EN EL ÍTEM SE COLOCA EL N DEL ÍTEM CORRESPONDIENTE A LOS INGRESOS POR PERCIBIR DE AÑOS ANTERIORES.

41 PASO 14: CAMBIO DEVENGADO AÑOS ANTERIORES ESTE PROCESO ENVIARÁ AL NUEVO AÑO, TODOS LOS INGRESOS DEVENGADOS (ORDENES DE INGRESOS ENVIADAS A TESORERÍA) PENDIENTES DE PAGO, CAMBIANDO EL ÍTEM DE ORIGEN AL NUEVO ÍTEM INGRESOS POR PERCIBIR AÑOS ANTERIORES. SEGÚN CONFIGURACIÓN ITEMS PARA LA TESORERÍA EN CONTABILIDAD.

42 PASO 15: CAMBIO DEVENGADO AÑOS ANTERIORES ESTE PROCESO SE REALIZA EN EL NUEVO AÑO CONTABLE 2016

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