Manual Sap Business Planning and Consolidation (Sap BPC Consolidación) Manual Sap Business Planning and Consolidation (SAP BPC Consolidación)

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1 Manual Sap Business Planning and Consolidation (SAP BPC Consolidación) Enero 2015 Página 1 de 86

2 Propiedades del documento Estado Fecha Versión Última Modificación En proceso Enero, Autorizado Historial de cambios Tema Sección Fecha Autor Creación del documento Patricio Salgado Martinez Página 2 de 86

3 INDICE 1. Habilitación del proceso de consolidación Carga de datos maestros Ajuste manual de datos maestros Verificación de malla societaria Cálculo de participación neta Ingreso de tipo de cambio Cierre de actividades de consolidación Carga de datos transaccionales Verificación de cuadratura Ajustes a balances Verificación de cuadratura luego de ajuste Arrastre de saldos Ingreso de prorrateo de gastos directos Ejecutar ajuste FUPEF Verifica Ajuste FUPEF Detalle de cuentas afectadas por prorrateo Estado de situación financiera clasificado individual Estado de resultados individual Verificación de cuadratura de datos Bloqueo de datos Administrador de consolidación Estado de situación financiera consolidado Estado de resultados por función consolidado Reporte de eliminaciones con empresas relacionadas Reporte Sábana Estado de situación financiera consolidado Página 3 de 86

4 27. Estado de resultado consolidado Página 4 de 86

5 Manual Sap Business Planning and Consolidation 1. Habilitación del proceso de consolidación. Pasos a seguir: i) En la página de inicio, perteneciente a SAP BPC, se debe ingresar al menú Planning and consolidation administration, tal como se muestra en la imagen. Página 5 de 86

6 ii) Luego Ingresar al submenú flujo de proceso de negocio. iii) Posteriormente hacer click en el título instancias de proceso. Página 6 de 86

7 iv) Se debe generar un nuevo proceso de consolidación. v) Seleccionar el proceso, de manera que aparezcan las tres actividades de la consolidación y clickear en siguiente. Página 7 de 86

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9 vi) Seleccionar nombre de usuario que podrá finalizar la instancia. Página 9 de 86

10 vii) Seleccionar el periodo que se va a consolidar. Página 10 de 86

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12 viii) Comprobar datos pertenecientes al proceso de consolidación Página 12 de 86

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14 2. Carga de datos maestros. Pasos a seguir: i) En la pestaña de inicio del sistema se debe ingresar al menú actividades. Página 14 de 86

15 ii) Ingresar al proceso de consolidación generado en el punto 1. iii) Ingresar a la actividad Preparación para la consolidación en el detalle del proceso de consolidación. Página 15 de 86

16 iv) Luego se debe ingresar en el submenú Carga de maestros de cuentas contables v) Posteriormente se dará apertura a un libro Excel con la siguiente pantalla, en la cual se debe presionar siguiente. Página 16 de 86

17 vi) Luego marcar flag ejecutar y presionar finalizar. vii) Realizado todo lo anterior se dará apertura definitiva a un libro Excel en blanco, el cual servirá para corroborar si el proceso se llevó a cabo correctamente como se muestra en la figura siguiente. Página 17 de 86

18 3. Ajuste manual de datos maestros. Pasos a seguir: i) Se debe ingresar a la página de inicio, luego clickear en el menú Planning and Consolidation Administration ii) Luego se debe ingresar al submenú dimensiones. Página 18 de 86

19 iii) En este paso se debe seleccionar el atributo que se quiere modificar. En este ejemplo se modificará el nombre de una cuenta. iv) Se desplegará un listado con las cuentas de los estados financieros, se deberá seleccionar la cuenta que se quiere modificar. En este ejemplo se modificará el rubro efectivo y equivalente al efectivo, agregándose la palabra prueba. Página 19 de 86

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22 4. Verificación de malla societaria. Pasos a seguir: i) En el menú preparación para la consolidación, se debe ingresar al submenú Verificación de Malla Societaria. Página 22 de 86

23 ii) Luego se desplegará un Excel, en el cual es necesario corroborar la fecha e ingresar los porcentajes de participación. iii) Se debe completar con 100% debido a que representa el porcentaje de participación, directa e indirectamente, de ACHS sobre las controladas. Nota: El porcentaje de control siempre será 100%, en el caso de que se modifique la participación en una sociedad, se debe reflejar en el porcentaje de propiedad Página 23 de 86

24 iv) Para guardar los cambios se debe ingresar en la pestaña EPM y pinchar el icono guardar datos. Página 24 de 86

25 5. Cálculo de participación neta. Pasos a seguir: i) En el menú Preparación para la consolidación, se debe entrar al submenú Calculo de Participación Neta Página 25 de 86

26 ii) Se debe proceder a cambiar la fecha por una que contenga datos. Página 26 de 86

27 iii) Una vez cambiado el periodo se debe proceder a copiar la estructura de participación, para eso es necesario seleccionar el botón modificar. iv) Posteriormente se debe clickear en el comando copiar a y seleccionar el periodo al cual se desea traspasar. Página 27 de 86

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29 6. Ingreso de tipo de cambio. Pasos a seguir: i) Se debe entrar al submenú ingreso de tipo de cambio ii) Posteriormente se dará apertura a un libro Excel, el cual es necesario verificar la fecha que se encuentra escogida para luego ingresar los datos. Página 29 de 86

30 iii) Debido a que en el momento de confección de este manual, la organización no cuenta con estados financieros en moneda extranjera, es necesario ingresar el dígito 1 para que el sistema automáticamente multiplique, conservando el importe establecido anteriormente. iv) Finalmente se procede a guardar los datos ingresados. Página 30 de 86

31 7. Cierre de actividades de consolidación. Pasos a seguir: i) Es necesario situarse dentro de la actividad que deseamos cerrar. ii) Luego se debe hacer click sobre el botón completado Página 31 de 86

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33 8. Carga de datos transaccionales. Pasos a seguir: i) Para continuar con la carga de datos transaccionales es necesario situarse en la segunda actividad de consolidación que corresponde a Carga de datos transaccionales y ajuste de información ii) Posteriormente se debe ingresar en el submenú Carga de Datos Transaccionales Página 33 de 86

34 iii) Luego se debe seleccionar el proceso y presionar el botón Set prompt como se muestra en la figura siguiente. Página 34 de 86

35 iv) Se debe seleccionar el periodo que se quiere cargar del sistema SAP ERP y aceptar. Página 35 de 86

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39 v) Se debe comprobar en el Excel si el proceso se ejecutó con éxito. Página 39 de 86

40 9. Verificación de cuadratura. Pasos a seguir: i) Se debe seleccionar el submenú Verificación de Cuadratura ii) Clickear en el botón ejecutar controles. Página 40 de 86

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42 10. Ajustes a balances. Pasos a seguir: Para demostrar la correcta aplicación del ajuste, se presentan los siguientes antecedentes: Estado de resultado por función CEM. Detalle de la cuenta que se procederá a ajustar. Página 42 de 86

43 El ajuste tiene como objeto reclasificar las ventas de servicio tercero de CEM a otros ingresos ordinarios. i) Para realizar el ajuste es necesario ingresar al submenú ajustes a balances. Página 43 de 86

44 ii) La siguiente pantalla corresponde al lugar donde se debe ingresar el respectivo asiento contable. INPUT 11: Corresponde a la categoría de ajuste que se está desarrollando. ACTUAL: Corresponde a le versión del sistema. G_NONE: Corresponde a lo que no se encuentra consolidado. LC: Corresponde a la moneda local MAY: Corresponde al año y al mes que se quiere realizar el ajuste. C200: Corresponde a la sociedad donde se quiere realizar el ajuste. iii) Se requiere en esta celda ingresar una pequeña glosa acerca de lo que se está ajustando. Página 44 de 86

45 iv) Las columnas del asiento se deben llenar de la siguiente forma. ACCOUNT: Se debe ingresar el número de cuenta que corresponde a Sap. FLOW: F99 para cuentas que pertenezcan al estado de situación financiera; PL99 para cuentas que pertenecen al estado de resultado. INTERCO: Este campo se debe completar cuando las cuentas que se modifican pertenecen a un ajuste por consolidación, cuando no son de esta naturaleza se debe colocar I_NONE. Débito/Crédito: Se ingresa el importe del asiento. Página 45 de 86

46 v) Una vez finalizado el asiento, es necesario Guardar el asiento. vi) Finalmente el ajuste se debe publicar para que quede contabilizado. Página 46 de 86

47 vii) Comprobación de la correcta aplicación del ajuste. Página 47 de 86

48 11. Verificación de cuadratura luego de ajuste. Pasos a seguir: i) Para verificar la cuadratura el necesario entrar al subnivel que se muestra a continuación. ii) Luego es necesario clickear en el botón ejecutar controles. Página 48 de 86

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50 12. Arrastre de saldos. Pasos a seguir: i) Es necesario ingresar al submenú, arrastre de saldos. ii) Posteriormente se procederá a expandirse un libro Excel con la siguiente pantalla. Página 50 de 86

51 CATEGORY: Siempre actual CURRENCY: Corresponde al tipo de moneda LC si pertenecen a estados financieros individuales y/o CLP si corresponden a estados financieros consolidados. ENTITY: Corresponde a las sociedad que deseo arrastrar el saldo del periodo anterior. TIME: Corresponde al periodo en que me encuentro consolidando. iii) Luego se revisan los datos y se hace click en finalizar. Página 51 de 86

52 Nota: Este proceso genera un saldo de inicio de manera interna. Página 52 de 86

53 13. Ingreso de prorrateo de gastos directos. Pasos a seguir: i) Para proseguir es necesario abrir el submenú Ingreso Coeficientes Ajuste FUPEF. ii) Posteriormente se dará inicio a la apertura de un libro Excel el cual es necesario completarlos con los datos solicitados. Página 53 de 86

54 iii) Los porcentajes ingresados varían según el prorrateo informado en el estado financiero individual de ACHS. iv) Para que los datos se almacenen de manera correcta, es necesario abrir la pestaña EPM y pinchar en guardar datos. Página 54 de 86

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56 14. Ejecutar ajuste FUPEF. i) Ingresar al submenú Ejecutar Ajuste FUPEF. Pasos a seguir: ii) Posteriormente se abrirá un Excel con la siguiente ventana. Página 56 de 86

57 iii) En este punto se debe confirmar los datos y ejecutar el proceso. Página 57 de 86

58 iv) El siguiente punto se adopta para confirmar que el proceso se desarrolló correctamente. Página 58 de 86

59 15. Verifica Ajuste FUPEF. Pasos a seguir: i) Ingresar al submenú Verifica Ajusta FUPEF ii) Posteriormente una pantalla Excel desplegará los importes en pesos del prorrateo de los gastos directos. Nota: La organización en la cual se genera el prorrateo es la Asociación chilena de seguridad (ACHS). Página 59 de 86

60 16. Detalle de cuentas afectadas por prorrateo. Pasos a seguir: i) Se debe ingresar al submenú Detalle de Cuentas Afectadas por FUPEF. ii) El siguiente informe muestra el detalle de las cuentas a nivel base afectadas por el prorrateo. Página 60 de 86

61 17. Estado de situación financiera clasificado individual. Pasos a seguir: i) Ingresar al submenú Verificar Estado Financiero Clasificado ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar los estados de situación financiera individual por sociedad. Página 61 de 86

62 Corresponde a la sociedad que se quiere visualizar A000 Asociación Chilena de Seguridad Siempre es Actual ACTUAL Actual Corresponde a estados financieros individuales G_NONE Sin Grupo de Consolidación Tipo de moneda LC Moneda local Periodo 2012.MAY Mayo 2012 Página 62 de 86

63 18. Estado de resultados individual. Pasos a seguir: i) Ingresar al submenú Verificar Estado de Resultados por Función ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar los estados de resultado individual por sociedad. Página 63 de 86

64 Nota: Los estados financieros extraídos de los puntos 17 y 18 son reportes de análisis que permiten llegar al nivel base de las cuentas. 19. Verificación de cuadratura de datos. Pasos a seguir: i) Este punto corresponde al último control de cuadratura antes del proceso de consolidación. Con todo, es necesario ingresar al submenú Verificar Cuadratura de datos Página 64 de 86

65 ii) Luego se procede a seleccionar G_ACHS y presionar la pestaña ejecutar controles iii) En la siguiente pantalla es para confirmar los datos que se está comprobando la cuadratura. Página 65 de 86

66 20. Bloqueo de datos. Pasos a seguir: i) Ingresar al submenú Actualización Workstatus Página 66 de 86

67 ii) Completar con la información de los datos que requieren ser bloqueados. Nota: Una vez bloqueado los saldos no se pueden ingresar asientos de ajustes, para desbloquearlos el nuevo estado debe ser inicial Página 67 de 86

68 21. Administrador de consolidación Pasos a seguir: i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú Administrador de consolidación ii) La siguiente pantalla corresponde al proceso de consolidación en sí mismo. Página 68 de 86

69 iii) Posteriormente se debe seleccionar el grupo completo, ejecutar el proceso de traducir divisas y luego el proceso de consolidar Página 69 de 86

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72 22. Estado de situación financiera consolidado. Pasos a seguir: i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú Balances consolidados ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar el estado de situación financiera consolidado. Página 72 de 86

73 23. Estado de resultados por función consolidado. Pasos a seguir: i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú Estado de resultados consolidado ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar el estado de resultados por función consolidado. Página 73 de 86

74 24. Reporte de eliminaciones con empresas relacionadas. Pasos a seguir: i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú Reporte de Eliminaciones ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel compuesto de 6 hojas con información referente a los tipos de eliminaciones por consolidación. Página 74 de 86

75 iii) La hoja AR & AP corresponde al ajuste de las cuentas por pagar y por cobrar de empresas relacionadas y se muestra como una matriz de doble entrada. iv) La hoja AR & AP (Detalle) corresponde al detalle del ajuste de las cuentas por pagar y por cobrar de empresas relacionadas. Este reporte sirve para visualizar las transacciones económicas que existen entre dos sociedades que consolidan. Página 75 de 86

76 v) La hoja Resultados corresponde al ajuste de las ventas y compras intercompañías que afectan al estado de resultados. vi) La hoja Resultados (Detalle) corresponde al detalle de las eliminaciones correspondiente a las ventas y compras intercompañías que afectan al estado de resultados. Este reporte sirve para visualizar las transacciones económicas que existen entre dos sociedades que consolidan. Página 76 de 86

77 vii) La hoja Patrimonio corresponde a la eliminación de la inversión de la controlante con los patrimonios de las controladas. viii) La hoja Patrimonio (Detalle) corresponde un análisis más específico de la eliminación de la inversión de la controlante con los patrimonios de las controladas. Página 77 de 86

78 25. Reporte Sábana. Pasos a seguir: i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú Reporte Sábana Página 78 de 86

79 ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel compuesto de 4 hojas con información detallada de la consolidación de saldos por sociedad. iii) La hoja balance se refiere a la hoja de trabajo perteneciente al estado de situación financiera, la cual entrega el detalle, por sociedad, de los saldos de las cuentas que componen la consolidación. Página 79 de 86

80 iv) La hoja Resultados se refiere a la hoja de trabajo perteneciente al estado de resultados, la cual entrega el detalle, por sociedad, de los saldos de las cuentas que componen la consolidación. v) La hoja Sabana Específica Balance corresponde un análisis más específico de las eliminaciones del estado de situación financiera, mirando dos entidades de manera paralela. Página 80 de 86

81 vi) La hoja Sabana Específica Resultados corresponde un análisis más específico de las eliminaciones del estado de resultados, mirando dos entidades de manera paralela. Página 81 de 86

82 26. Estado de situación financiera consolidado Pasos a seguir: i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú Reporte FINAL Estado de Situación Financiera Consolidado Página 82 de 86

83 ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel compuesto de 2 hojas con información correspondiente al estado de situación financiera consolidado. Página 83 de 86

84 Página 84 de 86

85 27. Estado de resultado consolidado Pasos a seguir: i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú Reporte FINAL Estado de Resultados por función Página 85 de 86

86 ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel con información correspondiente al estado de resultado consolidado. Página 86 de 86