Novedades versión. 1. Cuadro de Mando. Las novedades de la versión son las siguientes:

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1 Novedades versión Información versión: Fecha: 15 de marzo de 2017 Entrega: JGE17A1 Versión: 4.0 Versión mínima de Base de Datos: jgestión / jea: 15.0 / 13.6 Las novedades de la versión son las siguientes: 1. Cuadro de Mando: Nuevo tratamiento para el análisis de la facturación del despacho. 2. Cargos Periódicos: Nuevas opciones de configuración de los cargos periódicos 3. Forma de Pago: Nuevo campo Forma de Pago en Cliente/Expediente 4. Gestión documental: Nueva opción importación masiva de documentos 1. Cuadro de Mando Se añade un nuevo tratamiento llamado Cuadro de Mando. Este tratamiento permitirá que la gerencia del despacho pueda obtener, de una forma rápida, información analítica de la facturación del despacho segmentada por distintos apartados: Áreas, Clientes, Ejercicios, Tipos de Expedientes y tipos de Gestiones.

2 A continuación se explicará cada elemento de este tratamiento, que ofrece muchas opciones para filtrar y combinar la información. Cabecera: Los campos Desde Mes y Hasta Mes tendrán los valores del 1 al 12 para ver la información de todo el año, pero se podrán modificar para por ejemplo si queremos comparar lo que se lleva facturado el año actual comparado con otros años. Los campos Año, Cliente, Área, Tipo, serán campos de consulta y no editables, ya que se modificarán con los botones de cada ventana que veremos más adelante. Áreas: Por Tipo de Expediente, Por Tipo de Gestión, estas opciones según la que esté marcada, nos mostraran la información por Tipo de Expediente o por Tipo de Gestión, en las correspondientes ventanas de Por Áreas y de Por tipo. En el caso de que no se utilicen los Expedientes y que se facture por cliente deberá marcar siempre la opción de por Tipo de Gestión. * La definición del apartado Área se explicará más adelante cuando se explique la ventana Áreas Top Clientes por: Cód Cliente, NIF/CIF, Cód Cliente+Clientes Relacionados, estas opciones permiten determinar si en la ventana clientes la agrupación se realizará por código de cliente, NIF/CIF o por Cliente+Clientes relacionados, esta última opción permite agrupar varios clientes en uno utilizando la opción existente en la ficha del cliente de añadirle clientes relacionados. El botón buscar ejecutará la consulta de acuerdo con los parámetros indicados. Ventana Por Áreas En esta ventana podremos ver los honorarios facturados agrupados por Áreas, en función de lo definido en la cabecera, la información mostrada será por Tipos de Expedientes o por Tipo de Gestiones. Estas Áreas primero se han de definir y para ello lo haremos en el Despacho - pestaña Servicios. Después iremos a la pestaña de Gestiones y Trámites y asociaremos a cada gestión el Área a la que pertenece. Lo mismo haremos en la pestaña T.de expedientes (esto, en el caso de trabajar con expedientes).

3 En la pestaña Servicios del tratamiento del Despacho, podrá añadir y modificar tantas áreas como desee crear con el fin de poder agrupar los distintos tipos de expedientes o tipos de gestiones. Ventana Por Clientes La ventana Por Clientes, nos mostrará de todos los clientes el total facturado de honorarios ordenados por el que ha facturado más al que menos. Ventana Por Años La ventana Por Años, nos mostrará de todos los Años el total facturado de honorarios. También existirá la columna % que mostrará el incremento o el decremento porcentual respecto el año anterior.

4 Ventana Por Tipo de Expediente o Tipo de Gestión La ventana Por Tipo de Expediente o Tipo de Gestión mostrará por cada tipo el facturado de honorarios, ordenado por del tipo que más se ha facturado al que menos. También existirá la columna % que nos mostrará que porcentaje de facturación tiene ese tipo respecto el total de tipos. En las 4 ventanas existirán dos acciones al pie de cada una: Filtrar Por Al clicar sobre alguna de estas opciones hará que actualice lo que se está filtrando en el resto de ventanas, vamos a poner unos ejemplos 1. Nos situamos en la ventana de años, i seleccionaos el registro del año 2016 y le damos a la opción 5. Filtrar por Año, en ese momento se ejecutará un proceso que actualizará los valores de las otras ventanas, Áreas, Clientes y Tipos y su información será la del año Siguiendo el ejemplo 1, nos situamos en la ventana clientes, seleccionamos el cliente código y clicamos el botón 3. Filtrar por cliente, en ese momento se ejecutará un proceso que actualizará los valores de las otras ventanas y veremos en las ventas de Áreas, Años y Tipos lo facturado de este cliente. Para conocer que filtros se están ejecutando, lo podremos ver tanto en la cabecera como en los títulos de cada ventana. Para volver a filtrar por todas las Áreas, Clientes o Tipos nos situaremos en el primer registro TODOS y clicaremos en Filtrar por.. Por Meses En cada una de las 4 ventanas dispondremos del botón Por Meses que al clicar abrirá una nueva ventana, que mostrará desglosado por los 12 meses del año los honorarios facturados, ya sea por Áreas, Clientes, Años y Tipos.

5 2. Nuevas opciones en cargos Periódicos En el tratamiento de cargos periódicos se han añadido una serie de campos nuevos, que permitirá tener una mayor capacidad de configuración, a continuación explicaremos cuales son, pero cabe remarcar que en caso de que no se cumplimenten estos campos la aplicación continuara funcionando de la misma manera. Los campos Desde Fecha Hasta Fecha permitirán establecer un inicio y fin del cargo periódico según la fecha de la factura, de este modo por ejemplo, se podría crear un cargo periódico y especificar cuándo debe ser el primer y último mes que se deben facturar. En Importe Especifico por meses, estarán los 12 meses para poder especificar si en un mes en concreto, el importe a facturar de honorarios será distinto del que se configura en el campo Honorarios del cargo periódico. Si nos fijamos en el ejemplo de la imagen, el cargo periódico que está definido en 78, cuando se facture en el mes de enero la aplicación aplicará el importe de 90, en Julio 60, y en Agosto al estar especificado un 0, no se facturara nada de ese cargo periódico. 3. Forma de Pago En los formatos de facturas, la variable FORMA_COBRO permite que si la factura esta domiciliada aparezca el literal DOMICILIADO y en caso contrario aparece EN EFECTIVO. A partir de esta versión se podrá especificar a nivel de cliente si se desea una forma de pago distinta que se configurará en el apartado de Despacho

6 En el apartado de Despacho se ha creado una nueva pestaña, FORMAS DE PAGO, donde podremos configurar las Formas de Pago que se desee por cada Despacho. Y ya en el cliente, en el nuevo campo Forma de pago abrimos el desplegable y elegimos entre las distintas opciones de pago que se hayan definido. El mismo campo existirá a nivel de Expediente por si se factura a nivel de expediente. Una vez facturado, en el pestaña de Resto Datos del tratamiento de la factura emitida podrá visualizarlo y si desea modificarlo. 4. Gestión Documental - Importación de documentos Actualmente sólo se podía crear documentos de uno en uno, ya fuera seleccionando un archivo de disco utilizando la opción examinar o escaneándolo con la opción escanear

7 Se crea un nuevo proceso dentro del tratamiento de documentos, que permitirá realizar una importación masiva de documentos. Directorio de Importación: por defecto siempre aparecerá la ubicación que se haya especificado en el campo carpeta documentos del tratamiento Despacho, pestaña documentos, allí se creará la carpeta Importacion, con la idea si se desea de ir dejando los ficheros que posteriormente se querrán importar. Copiar los ficheros a directorio documental: esta opción hará que aparte de crear el registro en Gestión documental, el proceso copie los ficheros origen a la ubicación de carpeta documentos. En caso que la carpeta de importación ya sea el destino final de los ficheros no se deberá marcar esta opción. Eliminar los ficheros Origen: Esta opción estará habilitada solo si se marca la opción anterior y borrará los ficheros origen tras finalizar el proceso.. Opciones de Importación: 1. Importación de fichero de una carpeta fijo a un cliente Expediente Al marcar esta opción se activarán los campos Cliente y Expediente y hará que al procesar la importación, todos los ficheros existentes en la carpeta de importación se asignen a un mismo cliente y/o Expediente. Esta opción será útil por ejemplo cuando un cliente nuevo nos envía varios documentos, se podrán copiar a la carpeta de importación y adjuntarlos a la gestión documental rápidamente.

8 2. Importación de ficheros de una carpeta, variable según nombre de fichero Esta opción permitirá que en la carpeta de origen de importación puedan existir varios ficheros de distintos clientes o expedientes, pero que por el nombre del fichero se pueda asignar a cada uno automáticamente. Por ejemplo un fichero llamado contrato marzo2017.pdf si en nuestra base de datos tenemos un cliente con el código el proceso de importación lo asignará automáticamente a este cliente. Para finalizar, encontramos la mayoría de campos que se pueden definir en un registro de gestión documental, en caso de cumplimentarse, el proceso de importación asignará esta información a todos los documentos importados. Esperando que la nueva versión sea de su agrado, quedo a su disposición para cualquier consulta o aclaración. Pau Sabatés Responsable Aplicación de jgestión pau.sabates@geyce.es