Expert PR Taxes Trial Balance. Enero PO Box San Juan PR p f

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Nicolás Ramos Valdéz
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Como importar un Trial Balance Para comenzar a trabajar con un Trial Balance de Corporación: 1. Presione el botón de Importar en la parte superior izquierda de la sección. 2.

2 Trial Balance En esta sección se discutirá como utilizar el trial balance que se encuentra en varias formas de corporación. El Trial Balance siempre será la primera opción que se ve en la lista de anejos y páginas de la planilla en la que se está trabajando. Como importar un Trial Balance Para comenzar a trabajar con un Trial Balance de Corporación: 1. Presione el botón de Importar en la parte superior izquierda de la sección. 2. Luego seleccione la opción de Descargar Plantilla. 3. El sistema le proveerá un navegador para que escoja donde guardar la plantilla. Seleccione la dirección deseada y presione Save. 4. Abra la plantilla que descargó del programa para editarla. 5. La plantilla de Excel tiene tres hojas de trabajo: 2018 COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 2

a. TrialBalance: Utilizada para insertar los records de las cuentas. b. Field Instructions: Se utiliza para obtener la información y el formato de cada campo o columna de Excel. c. Group Code List: Lista de códigos de grupo que se utilizan para parear las cuentas con los campos de la planilla.

Las columnas de AllocCode (Véase Como trabajar con Distribuciones) y SubGroupCode (Véase Como trabajar con Sub Grupos) no son requeridas y serán discutidas más adelante en este manual. 6.

3 a. TrialBalance: Utilizada para insertar los records de las cuentas. b. Field Instructions: Se utiliza para obtener la información y el formato de cada campo o columna de Excel. c. Group Code List: Lista de códigos de grupo que se utilizan para parear las cuentas con los campos de la planilla. Nota: Es importante que el usuario entre al menos los Group Codes de cada cuenta para parear la misma con la línea deseada de la planilla. Las columnas de AllocCode (Véase Como trabajar con Distribuciones) y SubGroupCode (Véase Como trabajar con Sub Grupos) no son requeridas y serán discutidas más adelante en este manual. 6. Luego que edite la plantilla, regrese al programa de Expert PR Taxes. 7. Presione el botón de Importar nuevamente. 8. Esta vez, escoja la opción de Archivo de Excel (.xlsx) COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 3

En la ventana de Hoja de Trabajo, seleccione la hoja de TrialBalance o la que contiene la

4 9. El sistema le proveerá un navegador nuevamente para que escoja donde guardó la plantilla que editó previamente. 10. Seleccione la plantilla deseada y presione Open. 11. En la ventana de Hoja de Trabajo, seleccione la hoja de TrialBalance o la que contiene la información del Trial Balance. 12. Presione Importar 2018 COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 4

5 13. Luego el programa le mostrará las Opciones de Importe. 14. Lea cuidadosamente cada una de ellas y contéstelas según a la acción que desea tomar con la información importada. 15. Presione Importar. 16. El programa le mostrará las Advertencias de Importe las cuales sirven como detalle de los resultados de la importación. 17. Luego de leer las advertencias, presione Cerrar COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 5

6 18. Al cerrar la ventana previa, verá que la tabla de Trial Balance tendrá la información importada exitosamente COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 6

Pantalla de Trial Balance Luego de importar la información de la plantilla verá la pantalla del Trial Balance y sus detalles los cuales se describen a continuación. A B A.

7 Pantalla de Trial Balance Luego de importar la información de la plantilla verá la pantalla del Trial Balance y sus detalles los cuales se describen a continuación. A B A. Menú Trial Balance: Incluye las diferentes opciones que pueden ser utilizadas en el Trial Balance. B. Sección de Búsqueda: Permite filtrar por condiciones (número de cuenta, descripción, etc.) para buscar cuentas en específico. C. Botones de Editar: Permite editar cuentas que han sido añadidos al Trial Balance. C Menú Trial Balance Transferir a la planilla: Permite transferir la información del Trial Balance a las partes correspondiente de la planilla que se está trabajando (Corporación regular). Exportar: Permite exportar la información del Trial Balance del programa a una hoja de Excel. Importar: Sub menú para acciones de Importación. o Archivo de Excel (.xlsx) Importar el Trial balance de una hoja de Microsoft Excel 2007 o mayor versión COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 7

o Descargar Plantilla Genera un archivo de Excel con la plantilla para importar el Trial Balance al programa. Opciones: Sub menú que contiene otras acciones a tomar con el Trial Balance.

8 o Descargar Plantilla Genera un archivo de Excel con la plantilla para importar el Trial Balance al programa. Opciones: Sub menú que contiene otras acciones a tomar con el Trial Balance. o Ajustes: Permite al usuario añadir, editar y ver los ajustes al Trial Balance (Véase sección Como trabajar con Ajustes) o Distribuciones: Permite al usuario añadir, editar y ver las distribuciones al Trial Balance (Véase sección Como trabajar con Distribuciones) o Sub Grupos: Permite al usuario añadir, editar y ver las distribuciones al Trial Balance (Véase sección Como trabajar con Sub Grupos). o Rollover: Esta opción cambia las cantidades de todo el Trial Balance del Balance del año actual a la columna de Cantidad año anterior. o Limpiar Trial Balance: Esta opción elimina toda la información de la pantalla de Trial Balance. Si ya había transferido a la planilla, esto no elimina la información que se transfirió COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 8

Como trabajar con Ajustes Los ajustes pueden ser trabajados bajo la opción de Trial Balance o

A continuación, los pasos a seguir para trabajar con los ajustes: 1.

Presione el botón de Añadir Ajuste para añadir uno manualmente. 4.

9 Como trabajar con Ajustes Los ajustes pueden ser trabajados bajo la opción de Trial Balance o en cada línea de la planilla para la cual transfiere. A continuación, los pasos a seguir para trabajar con los ajustes: 1. Presione el botón de Opciones. 2. Escoja la opción de Ajustes. 3. Presione el botón de Añadir Ajuste para añadir uno manualmente. 4. Adicionalmente, puede importar los ajustes desde una hoja de Excel utilizando la opción de Importar de la misma forma como es discutido en la sección previa de importación COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 9

Nota: El botón rojo al lado derecho del récord se utiliza para eliminar la entrada del ajuste.

10 5. Una vez entre la información del ajuste, presione Guardar Ajuste para continuar a la próxima ventana. Recuerde que todos los ajustes deben tener balance de $0 para poder ser grabados. Nota: El botón rojo al lado derecho del récord se utiliza para eliminar la entrada del ajuste. La línea vacía con el indicador verde es para añadir un nuevo ajuste. 6. Cuando termine de trabajar con los ajustes, los mismos serán mostrados en el Trial Balance 2018 COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 10

11 De igual manera, puede editar los ajustes directamente en la línea de la planilla que desea cambiar. Las líneas afectadas por las cantidades del Trial Balance estarán cerradas y tendrán un símbolo de ajuste dentro del campo de la cantidad. Presione este símbolo de Añadir Ajuste para editarlo directamente en la línea siguiendo los pasos anteriores. Como trabajar con Distribuciones Las Distribuciones permiten transferir ciertos porcientos de las cantidades a distintos anejos según indicados. Las planillas donde mayormente se utiliza esta opción son las de Corporación Regular (Anejo S) y las de Incentivos Industriales. Para añadir, editar y remover distribuciones: 1. Presione el botón de Opciones en la pantalla de Trial Balance. 2. Seleccione la opción de Distribuciones. 3. Presione Añadir Distribución COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 11

4. Entre los detalles de la distribución y presione Guardar Distribución. 5.

Si desea remover una distribución, presione el botón del zafacón.

Como trabajar con Sub Grupos Los sub grupos se utilizan para clasificar aún con más detalle las cuentas.

12 4. Entre los detalles de la distribución y presione Guardar Distribución. 5. Para editar los detalles de la distribución, presione el botón del papel/lápiz. 6. Si desea remover una distribución, presione el botón del zafacón. Nota: Recuerde que el balance del porciento de distribución debe cuadrar al 100%. Como trabajar con Sub Grupos Los sub grupos se utilizan para clasificar aún con más detalle las cuentas. Considere que los sub grupos creados y sus títulos son utilizados en las hojas de detalles adjuntos a través de la planilla. Para añadir, editar y remover sub grupos: 1. Presione el botón de Opciones en la pantalla de Trial Balance. 2. Seleccione la opción de Sub Grupos. 3. En el listado, entre un número para el sub grupo y una descripción COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 12

13 4. Presione Guardar Sub Grupos para guardar los cambios Adicionalmente, puede importar desde una hoja de Excel los Sub Grupos al Trial Balance, presionando el boton de Importar COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 13

Pantalla de impresión La pantalla de impresión puede ser visitada oprimiendo el botón de Print. Se levantará la siguiente pantalla: B A A. Menú de Impresión: a.

14 Pantalla de impresión La pantalla de impresión puede ser visitada oprimiendo el botón de Print. Se levantará la siguiente pantalla: B A A. Menú de Impresión: a. Language : Permite seleccionar el lenguaje (español o inglés) en el que desea imprimir la planilla. b. Automatic Selection : Muestra las formas a imprimirse automáticamente dependiendo de los anejos y formas que tengan información en su planilla. c. Watermark : Marque esta opción para imprimir la planilla con watermarks. El contenido de este puede escribirse en el campo provisto. d. Print : Se luego de escoger todas las opciones de impresión, presione este botón para imprimir la planilla. B. Formas Imprimibles: a. Select All : Permite seleccionar todas las formas de la planilla que está trabajando para imprimirlas. b. Return : Enseña un listado de las páginas de las planillas. Puede marcar las páginas que desee imprimir y luego oprimir el botón de Print Preview para generar un PDF con las paginas seleccionadas COMPUTER EXPERT GROUP, LLC. DBA CEGSOFT. 14

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