REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

Transcripción

1 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL FONDO DE MATRÍCULA Y BIENESTAR ESTUDIANTIL DEL FONDO DE AUTOGESTIÓN INCORPORADO AL PRESUPUESTO (INAC) Noviembre 2009 BORRADOR PARA COMENTARIOS

2 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR CARLOS A. VALLARINO R. Contralor General LUIS C. AMADO Subcontralor General JORGE L. QUIJADA V. Secretario General DIRECCIÒN DE MÈTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP Directora GEONIS BORRERO Subdirector DEPTO. DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS ARMANDO ÁLVAREZ G. Jefe Departamental. DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN MANUEL SANTAMARÍA Director IVÁN MARTÍNEZ Subdirector LUIS A. VERGARA Asistente Ejecutivo MAYANÍN MORENO DE GARCÍA Jefe II - INAC JOSÉ VARGAS M. Analistas

3 REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA ANEL OMAR RODRÍGUEZ Director General GENARO VILLALÁZ Subdirector General CARLOTA ARAÚZ GRIMALDO Secretaria General ALCIBIADES LÓPEZ Director Administrativo KRISHNA CAMARENA DE MENACHO Directora Nacional de Dirección Artística RUTH DE REYES Administradora de Educación Artística BORRADOR PARA COMENTARIOS

4 iv Incorporado al Presupuesto (INAC) ÍNDICE INTRODUCCIÓN v I. ASPECTOS GENERALES 1 A. Objetivo del Procedimiento 1 B. Base Legal 1 II. NORMAS DE CONTROL INTERNO APLICADAS 3 A. Normas de Responsabilidad del Diseño 3 B. Normas Generales 3 C. Normas de Control Específicas 4 D. Normas de Control para el Área de Tesorería 5 E. Normas de Control para el Área de Almacén 6 F. Normas de Control para el Área de Contabilidad 9 III. PROCEDIMIENTOS 10 A. Procedimiento para la Ejecución de los Ingresos de Gestión 10 generados por las Escuelas del Instituto Nacional de Cultura, producto de sus Actividades de Gestión (cursos y carreras) B. Procedimiento para la Adquisición de Bienes y Servicios a través de Órdenes de Compra al Contado 15 C. Procedimiento para la Adquisición de Bienes y Servicios a través de Órdenes de Compra al Crédito 20 D. Procedimiento para la Recepción de Bienes 24 E. Procedimiento para la Recepción de Servicios 26 F Procedimiento para el Despacho de Bienes 29 RÉGIMEN DE FORMULARIOS 31

5 v Incorporado al Presupuesto (INAC) INTRODUCCIÓN La, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, y en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Cultura (INAC), han desarrollado estos Procedimientos Administrativos con el propósito de establecer los mecanismos necesarios para la administración, operación y control de los bienes, servicios u obras recibidos y despachados a través de los Almacenes de la Institución en las distintas partes del territorio nacional. Estos procedimientos constituyen una herramienta de apoyo a la Administración para efectuar la labor de recepción y despacho de bienes, servicios u obras, de una manera eficiente. En consecuencia, los procesos son presentados por documentos de afectación fiscal, en los que se incluyen los controles internos generales y específicos, que lo sustentan, con la finalidad de propiciar un nivel de comprensión expedito sobre las responsabilidades ejecutivas y las acciones operativas que deberán realizarse para lograr el producto requerido. El apropiado y oportuno cumplimiento de las pautas presentadas, ya que permitirá garantizar resultados óptimos a nuestros clientes, así como un adecuado uso de recursos humanos y tecnológicos institucionales. No obstante, se quiere dejar plasmado que los cambios en el quehacer gubernamental obligan a que los diferentes entes, se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas, procesos, procedimientos y controles contenidos en este producto. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General, recomendaciones que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

6 1 I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Procedimiento Proveer a la Institución, de los mecanismos para el control presupuestario y financiero del Fondo de Bienestar Estudiantil y Matrícula, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en la adquisición, recepción y despacho de los bienes y servicios, adquiridos por el INAC, a través del Almacén Central y los Almacenes de las Direcciones Regionales o Provinciales a nivel nacional, que cuente la entidad. B. Base Legal 1. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República. 2. Ley Núm.22, de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones. 3. Normas de Administración Presupuestaria Vigente. 4. Ley Nº 63 de 6 de junio de 1974, por la cual se crea el Instituto Nacional de Cultura. 5. Ley N 14 de 5 de mayo de 1982, por la cual se dictan medidas sobre custodia, conservación y administración del Patrimonio Histórico de la Nación. 6. Ley N 16 de 22 de enero de 2003, que modifica el artículo 10 de la Ley N 63 de 1974, que crea el Instituto Nacional de Cultura. 7. Ley N 13 de 22 de enero de 2003, que integra al personal docente de los centros educativos dependientes o adscritos al Instituto Nacional de Cultura al régimen de la Ley Orgánica de Educación. 4. Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones. 5. Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. 6. Decreto Núm DGCP, por el cual se reglamenta el procedimiento para contrataciones menores apremiantes.

7 2 10. Decreto Núm del 14 de marzo de 2006, por el cual se aprueba el documento titulado Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas Cuarta Versión. 11. Decreto Núm DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M Decreto Núm. 234 de 22 de diciembre de 1997, por el cual se adopta las Normas de Contabilidad Gubernamental. 13. Decreto Ejecutivo N 193 de 5 de noviembre de 1997, por el cual se reglamenta el funcionamiento de los Centros de Educación Post media Oficial y particular y se dictan otras disposiciones. 14. Resolución N 17 de 26 de diciembre de 1978, por el cual se establecen cursos de verano en las Escuelas de Educación Artísticas del Instituto Nacional de Cultura.

8 3 II. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS (Decreto Núm. 214-DGA, de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá ). A. Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de control interno. CI G El Titular de la institución será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones. CIE 1.1 CIE 1.2 La entidad fiscalizada por medio de su oficina de Fiscalización de la CGR, a través de las unidades pertinentes deberán implementar y hacer cumplir, en lo que les competa, los controles internos plasmados en este documento. La Dirección de Auditoría Interna de la Entidad, revisará y evaluará periódicamente la efectividad del control interno que se implemente en la Unidad de Contabilidad institucional, así como en la de registro del SRPG, sin perjuicio de las atribuciones fiscalizadoras conferidas por Ley a otras unidades de la Contraloría General de la República. B. Normas Generales Este título agrupa normas generales relativas a cada uno de los componentes de la estructura del Control Interno, como lo es el Ambiente de Control, el cual especifica las acciones, políticas y procedimientos que reflejan la actitud global de la administración, directivos y demás servidores públicos acerca de la importancia del control interno en una entidad. Las adquisiciones de bienes, servicios u obras que realicen los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, con recursos de los diferentes Fondos con que cuenten estos centros, se ajustarán a lo establecido en la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, en el Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 y en los Procedimientos descritos en el presente documento. Las adquisiciones de bienes, servicios u obras que realicen los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, deben ser ejecutadas a través de Panamá Compra. (Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 Contrataciones Públicas).

9 4 Todo pago que efectúen los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, para cancelar la adquisición de bienes, servicios u obras, deben estar justificado por medio de la Orden de Compra o Contrato y los otros documentos de uso permitido en el INAC como despacho de almacén, Recepción de almacén, Requisición de materiales y cualquier otro documento de uso común y aceptado en la entidad. Toda adquisición de bienes, servicios u obras, independientemente del método de selección utilizado, deberá estar sustentada por documento contractual (Orden de Compra o Contrato) previo a la recepción del bien, servicio u obra solicitado. Para lo cual deberá utilizar los procedimientos vigentes sobre la materia. Toda Orden de Compra, Contrato u Orden de Desembolso que no esté firmada por las personas autorizadas por los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, estará exento de valor fiscal y validez jurídica. C. Normas de Control Específicas Las contrataciones para la adquisición de bienes, servicios u obras, serán autorizados por el Director General, la Dirección Nacional de Educación Artística, en representación de la Entidad y refrendadas por la Contraloría General de la República. Toda Orden de Compra o Contrato que no esté refrendado por la Contraloría General de la República, estará exento de valor fiscal y validez jurídica. La Contraloría General ejercerá el control previo a través de sus fiscalizadores, mediante el refrendo. Sin perjuicio de los controles concurrentes y posteriores que ésta implemente. La Orden de Compra al crédito, que no ha sido retirada por el Proveedor o Casa Comercial o entregada por el Departamento de Compras, durante los primeros cinco (5) días hábiles, le corresponderá al Jefe del departamento tomar las medidas, que permitan comunicarle a la Dirección de Administración y Finanzas, para que se proceda con su anulación y a la vez comunicarle a las autoridades de la Dirección General de Contrataciones Públicas, por el incumplimiento. Todas las adquisiciones de bienes, servicios u obras que se realicen a través de los fondos de los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, estarán sujetas a las auditorías sorpresivas y frecuentes, de parte del personal de Auditoría Interna de la

10 5 Institución, sin el perjuicio de las que realice la Contraloría General de la República. Las entradas y salidas de inventarios, serán manejadas a través de la información que se suministre del Almacén Central, en el caso de las entradas y salidas efectuadas en los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, serán registradas en dichas áreas, en el caso contrario, los documentos que sustentan dichas transacciones (Despacho de Almacén, Recepción y la Factura Comercial), serán enviadas a la Dirección Nacional de Educación Artística, para ser registradas en el Almacén Central y posteriormente remitidas al Departamento de Contabilidad. Las adquisiciones realizadas en el área metropolitana, que incluyan Servicio e Instalación, serán recibidas en el Almacén Central en el INAC, luego se procederá a su instalación por parte de la Casa Comercial, en coordinación con un funcionario público de Servicios Generales. Las adquisiciones realizadas en las provincias, que incluyan Servicio e Instalación, serán recibidas en el área correspondiente (Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC), con la recepción de almacén firmada a conformidad por funcionario público responsable. Esta disposición se llevará a cabo, cuando el funcionario de almacén, encargado de las recepciones, por algún motivo de fuerza mayor no pueda trasladarse a lugar de los hechos (esta decisión debe de ser de conocimiento del Director de Administración y Finanzas, quien exigirá el envío de la Recepción a la Unidad de Almacén para sus respectivos registros y pago de tratarse de una compra al crédito). D. Normas de Control para el Área de Tesorería Los recursos disponibles a través de los diferentes fondos de los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, deben estar sujetos a las normas de control interno para el área de tesorería. Las mismas tienen el propósito de brindar seguridad razonable, sobre el buen manejo de los fondos y valores públicos. En este sentido, la Administración del INAC, por intermedio de la Dirección Nacional de Educación Artística y la Dirección de Administración y Finanzas, deben centralizar sus esfuerzos de manera que todos los recursos manejados en la Institución, sean reconocidos y registrados por los Departamentos de Tesorería y Contabilidad, con el objeto de optimizar el uso y manejo de dichos fondos.

11 6 La utilización del flujo de caja, le facilitaría la preparación a la Dirección Artística, de las proyecciones de los gastos para un período determinado. El flujo de caja de las entidades debe tener una proyección mensual, de acuerdo con las necesidades de los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC. Las Cuentas de los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, deben ser objeto de conciliación, con los estados de cuentas o balances remitidos por el Banco en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los registros contables. La Unidad de Auditoría Interna del INAC, debe revisar periódicamente dentro del examen, el área de fondos, las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realización en forma oportuna y correcta. Igualmente los responsables del Manejo de Cuentas, Fondos, Valores o Custodios, deben contar con una garantía o fianza de manejo, para el caso que nos atiende. E. Normas de Control para el Área de Almacén El Almacén como unidad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por la administración. La verificación periódica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prácticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles internos de esta área. En toda transacción de bienes, servicios u obras, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía, el cual significa administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir, orden en el gasto de las actividades que debe atender los centros, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros. La adquisición económica implica, adquirir bienes, servicios u obras, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

12 7 Todos los bienes que adquiera la entidad, deben ingresar a través del Almacén Central o los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de éstos, por unidades de iguales características. Sólo las personas responsables o el Director de los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según el requerimiento. Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el Director de los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, de los tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente. Para efectuar una adecuada toma física de inventarios, es necesario que la Unidad de Administración o quien haga sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse, y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable. La Dirección de Administración y Finanzas debe aprobar los procedimientos que permitan a los responsables del manejo de los bienes, emitir informes respecto al estado de uso y conservación de éstos, lo que fortalecerá el control interno y mejorará la eficiencia en su utilización. Ésta debe mostrar en todo momento una actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad, mediante la práctica de inventarios parciales. El Auditor Interno, debe participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. Esta norma es también aplicable para la realización de los inventarios físicos de almacén, se aplicarán los mismos criterios antes establecidos, en base a la

13 8 información que suministre el Director del centro, lo que le permita a la Institución llevar un inventario de los suministros, de forma actualizada. Estos procesos (recepción y despacho) deberán comunicarse estrictamente a la Dirección Nacional de Educación Artística, la cual a su vez, remitirá por medio de nota al Departamento de Contabilidad por parte de los diferentes Centros del INAC. Todo bien adquirido por los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, debe ingresar físicamente al Almacén Central o los Centros Educativos Regionales, a través del Formulario Recepción de Almacén. En el caso de los servicios, estos serán recibidos por la Unidad de Servicios Generales, por intermedio del Recibido Conforme, apoyados por los empleados de la Unidad Técnica especializada en dicha materia (plomería, electricidad, informática, electrónica, refrigeración, carpintería, etc.). Para las obras se recibirán las mismas, una vez las partes involucradas, personal idóneo por la Dirección Nacional de Educación Artística, los funcionarios de la Contraloría General y Contratista, firmen el Acta de Aceptación Final. Los Almacenes o depósitos asignados en los centros educativos, deben estar ubicados de manera que facilite el recibo y entrega de mercancía, al igual que la comunicación directa y expedita con la Unidad de Compras; contar con una correcta identificación de los bienes con sus respectivos marbetes. Es responsabilidad de la Dirección Nacional de Educación Artística, el manejo de los Institutos Superiores de Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, verificar periódicamente los bienes que adquiere el INAC, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y determinar si se encuentran en condiciones adecuadas que no impliquen riesgo de deterioro o despilfarro. Los Directores de los centros, tienen la responsabilidad de acreditar en documentos Recepción de Almacén, Despacho de Almacén, Orden de Compra o Contrato, Recibido Conforme y Acta de Aceptación Final, la conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución), así como los que se despachan. Los formularios descritos deben presentar una secuencia numérica, completarse de forma clara y legible, sin borrones, tachones, alteraciones y contar con las firmas de las personas autorizadas. Sólo podrán solicitar bienes los Directores de los Institutos Superiores de

14 9 Bellas Artes, Centros Superiores, Escuelas y Centros Culturales del INAC, a Los encargados del Departamento de Almacén que tengan la responsabilidad de certificar su conformidad, de acuerdo a las especificaciones contenidas en la Orden de Compra o Contrato, (en los casos de especificaciones técnicas, se apoyará con la unidad gestora). F. Normas de Control para el Área de Contabilidad El sistema de contabilidad del Instituto Nacional de Cultura (INAC) debe implantar la validación, clasificación, registro e informe sobre los resultados de las operaciones patrimoniales y presupuestarias, mediante un plan de Cuentas, Procedimientos Contables, Libros Oficiales, Libros Auxiliares, Registros y los Archivos Correspondientes. La Entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el área Contable, con la situación real. Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser adecuadamente controladas, con el objeto de velar por la apropiada rendición documentada o, devolución de montos no utilizados. Las transacciones contables deben registrarse en el momento que ocurren. Todo registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación que evidencie la transacción de ingresos y gastos. Dichos documentos (Informes de ingresos, Orden de Compra, Contrato, Despacho de Almacén, Recepción de Almacén, Factura, etc.), son enviados a la Sección de Contabilidad, para su respectivo registro de la recepción del bien tal cual lo especifica en las Normas Generales de Administración Presupuestaria. Los documentos sustentadores de dichas transacciones, deben ser un original y dos copias y estar debidamente sustentados.

15 10 III. PROCEDIMIENTOS A. PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE LOS INGRESOS DE GESTIÓN, GENERADOS POR LAS ESCUELAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA, PRODUCTO DE SUS ACTIVIDADES DE GESTIÓN (cursos y carreras) CONTROLES INTERNOS ESPECÍFICOS Y DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS REFERENTES A LOS INGRESOS DE GESTIÓN Los ingresos de gestión recaudados por las diferentes actividades desarrolladas por las escuelas del Instituto Nacional de Cultura, por ley, tienen la particularidad de que son depositados en una cuenta financiera especifica (Fondo de Matricula o Fondo de Bienestar Social), distinta al Fondo General; sin embargo, la contrapartida de gasto está dentro del presupuesto general del INAC. Esta situación complica la ejecución de los distintos programas de las escuelas, ya que las mismas se encuentran físicamente diseminadas en las diferentes provincias en donde se encuentran las dos cuentas financieras descritas y el componente presupuestario está centralizado en la sede principal del INAC. Se recomienda la adopción de un sistema informático, que permita la descentralización presupuestaria y la creación de un ente contable, en las provincias, que de manera estratégica sirvan de acopio y registros de las diferentes transacciones relacionadas con documentos de afectación fiscal realizadas por las escuelas del entorno. De esta forma se agilizarían los procesos de adquisición de bienes y servicios. En lo referente a los controles y disposiciones administrativas referentes a los Fondos de Bienestar Estudiantil y Matrícula, se debe considerar lo siguiente: 1. Aunque toda educación pública es gratuita, el Órgano Ejecutivo queda facultado para establecer un derecho de matrícula anual para cursar estudios secundarios, profesionales, vocacionales. 2. El setenta y cinco por ciento (75%) del producto de la matrícula se destinará de preferencia al fomento de la biblioteca, a la adquisición de materiales didácticos y a la provisión de equipo y materiales para laboratorios, gabinetes museo y talleres de los respectivos planteles. 3. En casos especiales, este fondo también podrá usarse para el pago de materiales necesarios para instalaciones y reparaciones menores urgentes, previa autorización de la Dirección Nacional de Educación Artística.

16 11 4. En ningún caso la suma gastada en instalaciones y reparaciones menores urgentes podrá pasar del diez por ciento (10%) del fondo de matricula. 5. El veinticinco por ciento (25%) será destinado al Fondo de Bienestar Estudiantil. 6. El Fondo de Matrícula estará a órdenes de los Directores de los planteles respectivos. 7. El objeto del Fondo de Bienestar Estudiantil, es auxiliar a los alumnos necesitados en caso de enfermedad o de accidente, a fin de que tengan la debida atención médica, incluyendo costos de medicamentos, hospitalización, operación, cuidado de los ojos y de la dentadura, en caso necesarios; así como auxiliar aquellos que por incapacidad económica no pueden continuar sus estudios y son acreedores, por su conducta, inteligencia y consagración, a este auxilio. 8. El auxilio será conferido a los estudiantes en calidad de préstamos a un modestísimo interés y quien lo reciba debe comprometerse a reintegrarlo al Fondo de Bienestar Estudiantil apenas tenga posibilidad para ello. Una junta compuesta de profesores y de representantes de los alumnos examinará las solicitudes de auxilio y hará la debida recomendación a la Dirección. 9. Además de los beneficios obtenidos por los estudiantes mediante la Ley 47 de 1946, orgánica de Educación, se utilizará el Fondo de Bienestar Estudiantil para la compra de materiales y equipo didáctico, de uso individual o colectivo, así como también, la compra de libros, revistas, materiales para las bibliotecas, laboratorios especializados de Artes Plásticas, Fotografía, Danzas, Música, Teatro, folklore y Cerámica. 10. El Fondo de Bienestar Estudiantil estará administrado por una Junta de Bienestar Estudiantil, que estará compuesta por cinco miembros que serán escogidos de la siguiente manera: a. Dos (2) profesores elegidos por los docentes del plantel. b. Un (1) profesor elegido por la Dirección. c. Dos (2) estudiantes, con sus respectivos suplentes, que serán elegidos por los estudiantes con la anuencia de la Dirección. Esta Junta elegirá, entre los tres docentes, al presidente de la misma.

17 El Fondo de Bienestar Estudiantil será supervisado por: a. La Dirección Nacional de Educación Artística. b. El Departamento de Auditoria Interna. c. La Oficina de Fiscalización de la Contraloría General. 12. Los cheques girados contra la cuenta del Fondo de Bienestar Estudiantil, serán firmados por: a. El Director del plantel. b. El Presidente de la Junta de Bienestar Estudiantil. c. El Jefe de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General. 13. Toda ayuda a los estudiantes deberá contar con la aprobación unánime de la Junta de Bienestar Estudiantil y refrendada por la Dirección del Plantel. 14. Las Juntas de Bienestar Estudiantil establecerán, dentro del Reglamento Interno de cada plantel y de forma independiente, los procedimientos a seguir para la consecución de la ayuda estudiantil solicitada. 15. Deberán incentivarse las actividades propicias y coadyuvantes para engrosar los Fondos de Bienestar Estudiantil, propuestas por las distintas Escuelas de Bellas Artes, siempre que cuenten con la anuencia de la Dirección Nacional de Educación Artística. 16. Los cheques girados contra la cuenta del Fondo de Matrícula, serán firmado por: a. El Director del plantel. b. El jefe de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

18 13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESCUELA Caja: El Cajero recibe al estudiante o acudiente de tratarse de un menor de edad. Se elabora el Recibo de Caja (Formulario No. 1) en original y dos copias, el mismo es debidamente sellado y firmado por el Cajero. Entrega al estudiante el original y archiva ambas copias temporalmente. Al finalizar la jornada el Director de la Escuela realiza el arqueo, se retiran las copias que se adjuntarán al Informe Diario de Ingresos (Formulario No. 2) y de acuerdo al movimiento de los diferentes servicios o conceptos de ingresos (matricula, carné, laboratorio, bienestar estudiantil créditos y certificaciones, otro). Desglosados los Recibos de Caja, el Cajero procede a la elaboración del Informe Diario de Ingresos en original y tres copias. Se elaboran las dos boleta de deposito (Bienestar Estudiantil y Fondo de Matrícula-Banco Nacional de Panamá). El Cajero firmará el Informe Diario de Ingresos como constancia de su elaboración. Para asunto de balances y verificación de la gestión realizadas en las escuelas, por parte de las Unidades de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto; en el Informe Diario de Ingresos se informará sobre los cheques girados Se adjuntan los Recibos de Caja y las Boletas de Depósitos al Informe Diario de Ingresos y se remiten al Director de la escuela respectiva. Verifica que lo plasmado en el informe guarde concordancia con los documentos sustentadores, en especial el balance de la cifras recaudadas contra los Recibos de Caja y la Boleta de Depósito. Procede a firmar el Informe Diario de Ingresos, de no encontrar anomalías. En presencia del Cajero, introduce los valores (efectivo o cheque) y la Boleta de Depósito en su respectivo sobre.

19 14 Realizado el Depósito, el Cajero verifica el sello de depositado por parte del Banco Nacional y lo adjunta al Informe Diario de Ingresos como sustento. Es importante señalar que el depósito de lo recaudado se hará de manera expedita y exacta, en las primeras horas del siguiente día laboral. El Informe Diario de Caja es remitido a la Dirección Nacional de Educación Artística, con sus documentos sustentadores. SEDE PRINCIPAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE EDUCACIÓN ARTÍSTICA 1. Dirección Nacional de Educación Artística Recibe el Informe Diario de Caja, verifica las cifras y coloca visto bueno. Remite el Informe Diario de Caja con sus respectivos documentos sustentadores a la Unidad de Presupuesto. 2. Unidad de Presupuesto Realiza el registro presupuestario del ingreso en el sistema institucional y en SRPI. 3. Unidad de Contabilidad Recibe los documentos y realiza el registro financiero. Sella y firma el Informe Diario de Caja y lo remite con sus respectivos Recibos de Ingresos y Boleta de Depósito a la Unidad de Tesorería. 4. Unidad de Tesorería Recibe el expediente sustentador del ingreso y procede a registrar en el Libro de Banco el ingreso recaudado. Remite el expediente con los documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización Regional. 5. Oficina de Fiscalización Regional Recibe expediente con los documentos sustentadores (Recibos de Caja, Informe Diario de Caja y Boleta de Depósito con su respectivo sello), revisa los cálculos aritméticos y documentos sustentadores.

20 15 Sella y firma como muestra del control previo establecido en las instituciones y remite los documentos a la Unidad de Contabilidad para su archivo final. B. Procedimiento para la Adquisición de Bienes y Servicios a través de Órdenes de Compra al Contado 1. Escuela Completa la forma Solicitud de Materiales (Formulario Núm.3), especificando los bienes o suministros solicitados. Luego el Director de la escuela solicitante, firma y remite a la Dirección Nacional de Educación Artística. 2. Dirección Nacional de Educación Artística Revisa la Solicitud de Materiales, se realiza el registro del documento ya sea manual o por sistema informático. De no tener objeción, firma autorizando que se puede proceder con la solicitud, y remite los documentos a la Dirección de Administración y Finanzas. 3. Dirección de Administración y Finanzas Recibe y verifica documentación remitida por la Dirección Nacional de Educación Artística, y da el visto bueno correspondiente para su trámite respectivo. 4. Unidad de Almacén Verifica existencia de los bienes solicitados, de contar en inventario procede al despacho de manera expedita. En caso que el almacén no cuente con los materiales solicitados, ya sea en su totalidad o de algún renglón del formulario Num. 1, procede a la elaboración de la Requisición de Materiales (Formulario Núm.4), en original y copia. Como este nuevo formulario nace del Almacén es necesario adjuntar una copia de la solicitud de materiales con la finalidad de sustentar el desabastecimiento de los bienes solicitados y la debida compilación del expediente que sustentará la compra.

21 16 Remite expediente a la Unidad de Compras, con los precios referenciales, según datos históricos del sistema de almacén. Luego procede a archivar temporalmente copia de la Requisición de Materiales y de la Solicitud, como constancia de lo actuado y para verificar los subsiguientes procesos de recepción y despacho de los bienes solicitados. Despacho de Almacén (Formulario Núm.5). 5. Unidad de Compras Revisa que la Requisición de Materiales contenga el detalle de los bienes o suministros autorizados por la Dirección de Administración y Finanzas. Consulta el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. Verifica el registro de los Contratistas Inhabilitados, que emite la Dirección General de Contrataciones Públicas. Asigna los precios referenciales y registra la información en el sistema, tipo de fondo, tipo de adquisición, forma de pago y otros detalles. Verifica si los bienes o suministros a adquirir están incluidos en el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, administrado por la Dirección General de Contrataciones Públicas. De lo contrario se selecciona el tipo de acto de contratación correspondiente: a. Contratación Menor. b. Licitación Pública. c. Licitación por Mejor Valor. d. Licitación para Convenio Marco (Proceso exclusivo de la Dirección General de Contrataciones). e. Licitación de Subasta en Reversa. Luego sella la Requisición de Materiales, firma la misma y envía físicamente a la Unidad de Presupuesto. Nota: Este proceso aplica únicamente para las adquisiciones de bienes, servicios u obras que excedan los mil balboas (B/.1,000.00). Cotiza y confecciona el cuadro correspondiente.

22 17 6. Unidad de Presupuesto Recibe Requisición de Materiales, verifica la disponibilidad presupuestaria y asigna partida; de existir reserva, firma y remite a la Unidad de Compras. De no tener recursos, se objeta y se inician los pasos respectivos para establecer las decisiones pertinentes, orientadas a subsanar la carencia de recursos, a través de la redistribución o traslado de partida. 7. Unidad de Compras Publica el acto de contratación pública en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas Panamá-Compra y en el tablero que para tales efectos mantenga el INAC. Realiza el acto público de contratación, se adjudica y confecciona Orden de Compra (Formulario Núm.6), adjunta documentos sustentadores (Requisición, Solicitud, Cuadro de Cotización o Resolución Motivada dependiendo del monto). El jefe de compras firma la Orden de Compra y demás documentos sustentadores. Notifica los resultados en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas Panamá-Compras y en tablero. Remite los documentos físicamente a la unidad de Presupuesto. Este proceso aplica únicamente para las adquisiciones de bienes, servicios u obras que excedan los mil balboas (B/.1,000.00). Cuando se trata de adquisiciones que excedan los treinta mil balboas (B/.30,000.00), se adjudica por medio de la Resolución Motivada, la que será firmada por la máxima autoridad o quien delegue. 8. Unidad de Presupuesto Recibe la Orden de Compra, realiza el compromiso presupuestario. Sella la Orden de Compra y remite a la Unidad de Contabilidad. 9. Unidad de Contabilidad Recibe documentos sustentadores (Orden de Compra y Requisición de Materiales, otros), efectúa el registro contable correspondiente.

23 Dirección de Administración y Finanzas Recibe documentos y verifica que cuenten con los registros y autorizaciones respectivas, firma la orden de compra y remite a la Dirección Nacional de Educación Artística. 11. Dirección Nacional de Educación Artística Retiene documentación, informa a las escuelas, a través de fax u otro medio expedito y confiable la confección del Comprobante de Pago-Cheque (Formulario Núm.7). 12. Escuela Elabora el Comprobante de Pago-Cheque. Luego el Director encargado da su visto bueno y remite a la Dirección Nacional de Educación Artística. 13. Dirección Nacional de Educación Artística Recibe Comprobante de Pago-Cheque, adjunta documentos sustentadores, da visto bueno y remite al Departamento de presupuesto. 14. Unidad de Presupuesto Recibe documentación y realiza compromiso del pago del Comprobante de Pago-Cheque. 15. Unidad de Contabilidad Recibe documentación y realiza los trámites contables del pago del Comprobante de Pago-Cheque. 16. Unidad de Tesorería Realiza los registros pertinentes al desembolso de los fondos del centro. 17. Oficina de Fiscalización General Realiza el examen previo de fiscalización, refrenda la Orden de Compra, firma el Comprobante de Pago-Cheque, en atención de los montos (para refrendo autorizado por el Contralor General). Luego remite físicamente el Comprobante de Pago-Cheque.

24 Unidad de Tesorería Recibe Comprobante de Pago-Cheque, desglosa y archiva hasta el momento de la adquisición de los bienes. MAPA DE PROCESOS

25 20 C. Procedimiento para la Adquisición de Bienes y Servicios a través de Órdenes de Compra al Crédito 1. Escuela Completa la forma Solicitud de Materiales (Formulario Núm.3), especificando los bienes o suministros solicitados. Luego el Jefe de la unidad solicitante firma y remite a la Dirección Nacional de Educación Artística. 2. Dirección Nacional de Educación Artística Verifica la Solicitud de Materiales, firma autorizando proceder con la solicitud y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 3. Dirección de Administración y Finanzas Recibe documentación remitida por la Dirección Artística, y da el visto bueno correspondiente para su trámite respectivo. 4. Unidad de Almacén Verifica la existencia de los bienes o suministros solicitados, si hay en existencia, completa la forma Despacho de Almacén (ver anexo), de lo contrario, prepara la Requisición de Materiales (ver anexo). Remite a la Unidad de Compras, con los precios referenciales, en caso de contar con información referente a los datos históricos del sistema de almacén. Luego procede a archivar temporalmente la Requisición de Materiales hasta el momento de la Recepción y el Despacho de los bienes solicitados. 5. Unidad de Compras Revisa que la Requisición de Materiales contenga el detalle de los bienes o suministros autorizados por la Dirección de Administración y Finanzas. Consulta el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. Verifica el registro de los Contratistas Inhabilitados, que emite la Dirección General de Contrataciones Públicas. Asigna los precios referenciales y registra la información en el sistema, tipo de fondo, tipo de adquisición, forma de pago y otros detalles.

26 21 Verifica si los bienes o suministros a adquirir están incluidos en el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, administrado por la Dirección General de Contrataciones Públicas, de lo contrario se selecciona el tipo de acto de contratación correspondiente: a. Contratación Menor. b. Licitación Pública. c. Licitación por Mejor Valor. d. Licitación para Convenio Marco (Proceso exclusivo de la Dirección General de Contrataciones). e. Licitación de Subasta en Reversa. Luego sella la Requisición de Materiales, firma la misma y procede a enviarla físicamente a la Unidad de Presupuesto. Nota: Este proceso aplica únicamente para las adquisiciones de bienes, servicios u obras que excedan los mil balboas (B/.1,000.00). Cotiza y confecciona los cuadros. 6. Unidad de Presupuesto Recibe requisición de materiales, verifica la disponibilidad presupuestaria, de existir reserva, firma y remite a la Unidad de Compras. De no tener recursos, se objeta y se inician los pasos respectivos para establecer las decisiones pertinentes, orientadas a subsanar la carencia de recursos, a través de la redistribución o traslado de partida. 7. Unidad de Compras Publica el acto de contratación pública en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas Panamá-Compra y en el tablero que para tales efectos mantenga el INAC. Realiza el acto público de contratación, se adjudica y confecciona Orden de Compra, adjunta Cuadro de Cotización o Resolución Motivada (dependiendo del monto de la contratación) y demás documentos sustentadores de la adquisición. El jefe de Compras firma la Orden de Compra y demás documentos sustentadores.

27 22 Notifica los resultados en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas Panamá-Compras y en tablero. Luego remite los documentos físicamente a la unidad de Presupuesto. Este proceso aplica únicamente para las adquisiciones de bienes, servicios u obras que excedan los mil balboas (B/. 1,000.00). Cuando se trata de adquisiciones que excedan los treinta mil balboas (B/. 30,000.00), se adjudica por medio de la Resolución Motivada, la que será firmada por la máxima autoridad o quien delegue. 8. Unidad de Presupuesto Recibe la Orden de Compra, realiza el compromiso presupuestario. Sella la Orden de Compra y remite a la Unidad de Contabilidad. 9. Unidad de Contabilidad Recibe documentos sustentadores (Orden de Compra y Requisición de Materiales), efectúa el registro contable correspondiente. 10. Dirección de Administración y Finanzas Recibe documentos y verifica que cuenten con las autorizaciones respectivas, firma la orden de compra y remite a la Oficina de Fiscalización. 11. Oficina de Fiscalización General Recibe la Orden de Compra, refrenda la misma en atención de los montos autorizado por el Contralor General. Luego remite físicamente la Orden de compra, requisición y demás documentos sustentadores a la Unidad de Compras. 12. Unidad de Compras Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores, distribuye y archiva: ORDEN DE COMPRA Original. Proveedor o Casa Comercial. 1ra. copia Unidad de Compras. 2 da. copia Almacén Central. 3 ra. Copia Unidad de Contabilidad con los documentos sustentadores. 4 ta. copia. Dirección de Finanzas.

28 23 5 ta. Copia. Oficina de Fiscalización General. Luego se le comunica al proveedor seleccionado, para que retire la Orden de Compra. MAPA DE PROCESOS

29 24 D. Procedimiento para la Recepción de Bienes 1. Casa Comercial o Proveedor Entrega original de la orden de compra, factura y bienes en el Almacén Central o los otros Almacenes (Almacenes de las Direcciones Provinciales, Regionales o Escuelas), dependiendo del lugar de entrega especificado en la Orden de Compra correspondiente. 2. Almacén Central o los Almacenes de las Direcciones Provinciales, Regionales o Escuelas Recibe los bienes, coteja contra la información contenida en la Orden de Compra y Factura, para confirmar que los bienes recibidos son los requeridos. Luego sella, firma (Orden de Compra y Factura), genera la Recepción de Almacén (Formulario Núm.8), firman ambas personas (el que recibe y el que entrega), registra la información en el Sistema de Almacén, actualiza y mantiene una copia de la Recepción de Almacén el cual adjunta al expediente de la orden de compra respectiva. Remite la Factura de la Casa Comercial y el original de la Recepción de Almacén a la Unidad de Contabilidad. Nota: En aquellos casos en que los bienes recibidos, requieran de la aceptación previa de alguna unidad técnica especializada (informática, electricidad, carpintería, refrigeración, etc.), se solicitará la participación de dicha unidad técnica, para confirmar las especificaciones técnicas descritas en la orden de compra. 3. Unidad de Contabilidad Recibe el original de la Recepción de Almacén y la factura del Proveedor o Casa Comercial, confecciona el comprobante de diario, el Jefe de la Unidad firma como constancia del registro y archiva. En este paso se debe crear la cuenta por pagar, para evitar al final de la vigencia fiscal, contratiempos con aquellos documentos que no se le ha registrado el devengado.

30 25 MAPA DE PROCESO INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA FONDO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Y MATRICULA DEL FONDO DE AUTOGESTIÓN INCORPORADO AL PRESUPUESTO PROCESO PARA LA RECEPCIÓN DE BIENES CASA COMERCIAL O PROVEEDOR ALMACEN CENTRAL SECCIÓN DE CONTABILIDAD DESCRIPCION DEL PROCESO 1 2 ENTREGA ORIGINAL DE LA ORDEN DE COMPRA, FACTURA Y BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL O LOS OTROS ALMACENES ( ALMACÉN DE LAS DIRECCIONES PROVINCIALES, REGIONALES O ESCUELAS) RECIBE LOS BIENES, COTEJA CONTRA LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA ORDEN DE COMPRA Y FACTURA, PARA CONFIRMAR QUE LOS BIENES RECIBIDOS SON LOS REQUERIDOS. LUEGO SELLA, FIRMA (ORDEN DE COMPRA Y FACTURA), GENERA LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN, FIRMAN AMBAS PERSONAS REGISTRA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE ALMACÉN, ACTUALIZA LA TARJETA DE ENTRADA Y SALIDA, MANTIENE UNA COPIA DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN Y REMITE LA FACTURA DE LA CASA COMERCIAL Y EL ORIGINAL DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD. 3 RECIBE EL ORIGINAL DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN Y LA FACTURA DEL PROVEEDOR O CASA COMERCIAL, CONFECCIONA EL COMPROBANTE DE DIARIO, EL JEFE DE LA SECCIÓN FIRMA COMO CONSTANCIA DEL REGISTRO Y ARCHIVA.

31 26 E. Procedimiento para la Recepción de Servicios 1. Dirección Nacional de Educación Artística Concluido el proceso de la orden de compra, se recibe copia de la misma, la cual será archivada temporalmente, como medida de control de los servicios que prestará el proveedor. De ser necesario y dependiendo del servicio a prestar, esta unidad debe coordinar con la escuela solicitante el momento o el día en que el proveedor brindará el servicio. De esta forma la unidad técnica tendrá todos los elementos de juicio para dar fe que el servicio fue dado a satisfacción. Coordinado el día exacto, que el proveedor brindará el servicio, se elabora memorando dirigido a Servicios Generales, o la Unidad Técnica especialista en el servicio solicitado y se adjunta copia de la orden de compra, con la finalidad que inspeccionen el trabajo a realizar. Nota: Cuando nos referimos a la Unidad Técnica, es aquella que cuenta, dentro de la institución, con los conocimientos técnicos para dar fe o avalar el servicio prestado por el proveedor, ejemplo: taller de mecánica, unidad de informática, servicios generales, protocolo u otra unidad que represente la actividad operativa de la institución. 2. Proveedor o Contratista Realiza su labor en los términos y condiciones establecidas en la orden de compra o contrato. Presenta al Departamento de Servicios Generales o la Unidad Técnica respectiva, el original de la orden de compra o contrato y original y copia de la factura comercial. 3. Servicios Generales o Unidad Técnica Verifica el cumplimiento del servicio contratado en los términos y condiciones pactados en la contratación, completa y firma la Acta de Aceptación de Servicios (Formulario N 9) en original y dos copia. Como se trata de un acta, debe llevar la firma de los participantes (responsable por parte de la unidad técnica, proveedor del servicio u otra persona involucrada). El formulario N 7, solamente contempla dos firmas; de existir otras la institución podrá anexarla(s). Sella: El original y la copia de la factura comercial, presentadas por el proveedor. El sello debe decir que el servicio se recibió a satisfacción.

32 27 El original y copia de la orden de compra. Original y copias del Acta de Aceptación de Servicios. Retiene la copia de la factura comercial, copia de la orden de compra y original y copia del Acta de Aceptación de Servicios. Entrega al proveedor: Original de la factura comercial, debidamente sellada. Original de la orden de compra, debidamente sellada. Copia del Acta de Aceptación de Servicios, sellada. Adjunta las copias de la Factura comercial y la orden de compra, debidamente selladas, al Acta de Aceptación de Servicios y remite expediente al Departamento de Contabilidad. También se debe remitir copias del Acta de Aceptación del Servicio y factura a la Dirección Nacional de Educación Artística para su control interno. Archiva copia del expediente. 4. Unidad de Contabilidad Recibe expediente y realiza el asiento contable respectivo (devengado). Imprime, firma y archiva el comprobante de diario, con su respectivo expediente. 5. Proveedor o Contratista Presenta su Gestión de Cobro en el Departamento de Tesorería, para el pago por el servicio prestado.

33 28 MAPA DE PROCESO INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA FONDO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Y MATRICULA DEL FONDO DE AUTOGESTIÓN INCORPORADO AL PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE SERVICIOS DIRECCIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN ARTÍSTICA PROVEEDOR O CONTRATISTA SERVICIOS GENERALES O UNIDAD TÉCNICA UNIDAD DE CONTABILIDAD DESCRIPCION DEL PROCESO RECIBE COPIA DE LA O/C Y COORDINA CON LA ESCUELA EL DIA QUE EL PROVEEDOR PRESTARA EL SERVICIO. REALIZA EL SERVICIO SOLICITADO. VERIFICA EL SERVICIO PRESTADO, ELABORA EL ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS Y DISTRIBUYE DOCUMENTOS. REALIZA REGISTRO CONTABLE RESPECTIVO. PRESENTA GESTIÓN DE COBRO.