Módulo de Convenio Marco Bienes de Ayuda Humanitaria. Manual de Usuario: Proveedor

Transcripción

1 Módulo de Convenio Marco Bienes de Ayuda Humanitaria Manual de Usuario: Proveedor Noviembre

2 INTRODUCCION El Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), es el sistema que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas. Por su parte, el Convenio Marco es la modalidad por la cual se selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y servicios que requieran y que son ofertados a través del Catálogo Electrónico de Convenios Marco. El Catálogo Electrónico de Convenios Marco está a cargo del OSCE. Es publicado y difundido a través del SEACE y contiene las fichas con las características de los bienes y servicios en las que son ofertados bajo la modalidad de Convenio Marco. Dichas fichas incluyen los proveedores adjudicatarios, precios, lugares de entrega y demás condiciones de la contratación. En la fase de ejecución contractual de los Convenio Marco tanto las entidades contratantes y los proveedores adjudicatarios interactúan a través de los Catálogos Electrónicos del SEACE. En tal sentido se ha elaborado el presente manual como instrumento de ayuda dirigido de manera primordial a los proveedores adjudicatarios del Convenio Marco de Bienes de Ayuda Humanitaria a fin de que a través de la zona segura del SEACE interactúen con las entidades contratantes. Subdirección de Procesos Especiales. 1

3 CONTENIDO RODUCCION 1.- CONFIGURACION DEL NAVEGADOR 1.1 Habilitación de Ventanas Emergentes Configuración de Vista de Compatibilidad SOLICITUD DE COTIZACION (SC) DEL COSTO DE ENVIO 2.1 Acceso a la Zona segura del SEACE Acceso al Módulo CM-Proveedor Registro de Costo de Envío (FLETE) Estados de la Solicitud de Cotización (SC) ORDEN DE COMPRA 3.1 Registro de Rechazo de la Orden de Compra Estados de la Orden de Compra Mensajes de Alerta REGISTRO DE MEJORAS 4.1 Registro de mejora en el PRECIO UNITARIO Registro de mejora en el tiempo de GARANTIA de los productos Registro nuevas provincias con costo de envío cero Registro de incremento de stock actual de producto catalogado Inclusión de nuevos departamentos (COBERTURA) y plazos de entrega de productos Registro de descuentos al precio unitario por volumen de compra Registro de modificación del plazo de entrega de productos por departamentos

4 1.- CONFIGURACION DEL NAVEGADOR HABILITACION DE VENTANAS EMERGENTES (POP-UPS) a) Ingresar al INTERNET EXPLORER b) Desplegar el menú herramientas y verificar si la opción bloquear elementos emergentes este desactivada para las direcciones electrónicas y para el efecto desplegamos el menú herramientas y verificamos la opción Bloqueador de elementos emergentes. Pantalla 01: Configuración de elementos emergentes c) En caso se encuentre activado, proceder a desactivar para el efecto ingresar a la opción Configuración del bloqueador de elementos emergentes, haciendo doble clic sobre la opción. Pantalla 02: Configuración del bloqueador de elementos emergentes d) En el casillero deberá digitar el sitio web luego hacer clic sobre el botón a fin de que la dirección registrada sea agregada al listado de sitios permitidos con elementos emergentes, realizar las mismas acciones para la siguiente dirección electrónica Digitar el sitio web aquí Pantalla 03: Ingreso de sitio web 3

5 e) Hacer clic sobre el botón para finalizar la operación. Pantalla 04: Visualización del sitio web a configurar Verificar aquí CONFIGURACION DE LA VISTA DE COMPATIBILIDAD EN EL INTERNET EXPLORER. En caso tener dificultades en la interacción dentro del módulo de Convenio Marco deberá configurar la vista de compatibilidad. a) Hacer clic en el botón Vista de compatibilidad ubicado en la parte superior derecha del navegador, a lado derecho de la barra de dirección o en el menú de herramientas, opción Vista de compatibilidad. ó a) Ingresar al portal del navegador. b) Del menú Herramientas seleccionar Configuración de Vista de compatibilidad. Pantalla 05: Opción configuración de vista de compatibilidad c) En el casillero correspondiente digitar el sitio web: digitar y hacer clic sobre el botón. 4

6 Pantalla 06: Ingreso de sitio web a configurar Digitar el sitio web aquí d) Luego verificar si efectivamente la dirección deseada se agregó a la lista de Sitios web que agregó a Vista de compatibilidad, tal como se muestra en la Pantalla Nº 07, de ser así, hacer clic sobre el botón para culminar el registro. Pantalla 07: Verificación de sitio web a configurar vista de compatibilidad Verificar aquí Adicionalmente para no tener dificultad se recomienda: Tener instalada en su PC la última versión del Java. Para ello puede hacer clic aquí: Finalmente para hacer efectivo los cambios realizados tiene que reiniciar su computador. 5

7 2.- SOLICITUD DE COTIZACION (SC) DEL COSTO DE ENVIO El costo de envío, es el monto determinado por el proveedor adjudicatario por efectuar la entrega del bien o bienes requeridos, en la dirección establecida por la ENTIDAD CONTRATANTE. La Solicitud de Cotización SC, es el formulario electrónico generado en el módulo del Convenio Marco por personal del Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC) de la ENTIDAD CONTRATANTE, a través del cual el PROVEEDOR ADJUDICATARIO comunica a la entidad contratante el costo de envío ACCESO A LA ZONA SEGURA DEL SEACE. a) ACCESO AL PORTAL DEL SEACE.- El PROVEEDOR ADJUDICATARIO deberá ingresar a la siguiente dirección en su navegador: hacer clic sobre el botón tal como se muestra en la siguiente pantalla: Pantalla 08: Acceso a la zona segura del SEACE Pantalla 09: Acceso a la zona segura del SEACE Digitar la información solicitada aquí Iniciar sesión, digitando en los casilleros correspondientes el usuario y contraseña asignado en el Certificado SEACE, y luego hacer clic sobre el botón. 1 Luego hacer clic sobre la pestaña CONVENIO MARCO a fin de ingresar al modulo del Convenio Marco ACCESO AL MÓDULO CM-PROVEEDOR. El PROVEEDOR, una vez ingresado a la zona segura del SEACE deberá acceder al módulo de Convenio Marco, haciendo clic sobre la pestaña CM-PROVEEDOR. 1 Para acceder a la zona segura del SEACE deberá contar con el certificado SEACE, otorgado por la Subdirección de Plataforma (descargar solicitud). 6

8 Pantalla 10: Acceso al módulo CM-Proveedor REGISTRO DE COSTO DE ENVÍO: Dentro del Módulo CM-Proveedor, deberá seleccionar el Catalogo Electrónico y en tipo de documento SOLICITUD DE COTIZACION: a) Hacer clic dentro del casillero ubicado debajo del filtro CATALOGO ELECTRONICO b) Presionar la tecla ENTER c) Seleccionar el Catálogo Correspondiente Pantalla 11: Selección del catálogo electrónico Seleccionar el Catálogo Electrónico d) Seleccionar Solicitud de Cotización haciendo clic en el casillero ubicado debajo del filtro TIPO DE DOCUMENTO. e) Presionar la tecla ENTER. f) Seccionar haciendo clic sobre la opción SOLICITUD DE COTIZACION. Pantalla 12: Selección de Solicitud de Cotización Seleccionar SOLICITUD DE COTIZACION g) Hacer clic en el casillero ubicado debajo del filtro ESTADO DE DOCUMENTO. h) Presionar la tecla ENTER. 7

9 i) Seleccionar el estado PENDIENTE haciendo clic sobre esta opción. Pantalla 13: Selección de Solicitudes de Cotización Pendientes Seleccionar PENDIENTE j) Hacer clic sobre el botón a fin de listar las Solicitudes de Cotización generadas a nombre del proveedor en estado PENDIENTE. Pantalla 14: listado de Solicitudes de Cotización Pendientes El registro de costo de flete en la Solicitud de Cotización se registra uno por uno. k) Para el efecto, deberá consultar el detalle de la Solicitud de Cotización haciendo clic sobre el DOCUMENTO, debiendo tener en cuenta principalmente el lugar de entrega, el tipo de bien y la cantidad, así como alguna otra adicional que estime pertinente. 2 Pantalla 15: Detalle de la Solicitud de Cotización l) Del listado de Solicitudes de Cotización Pendientes, en la columna ACCIONES deberá desplegar la 2 Este documento puede ser impreso. 8

10 acción CONSIGNAR COSTO DE FLETE, y hacer clic sobre esta opción 3. Pantalla 16: Selección CONSIGNAR COSTO DE FLETE m) Registrar en el casillero correspondiente, el costo del flete, teniendo en cuenta las indicaciones establecidas en el formato. Por ejemplo si el costo del flete es de S/ deberá registrar (Sin IGV, en nuevos soles y máximo dos decimales). Pantalla 17: Registro del COSTO DE FLETE Registrar monto Verificar n) Para continuar con el registro hacer clic sobre el botón. Pantalla 18: Envío de formato de COSTO DE FLETE o) Finalmente para confirmar hacer clic sobre el botón. 3 Deberá tener en cuenta que esta opción deberá ser activada sobre la misma solicitud de cotización consultada en el paso k). 9

11 Pantalla 19: Confirmación de envío de formato de COSTO DE FLETE Se recomienda el ingreso al módulo del convenio marco de Bienes de Ayuda Humanitaria por lo menos dos veces al día a fin de verificar si tienen solicitudes de cotización pendientes de atención u órdenes de compra. Asimismo verificar en el portal web del SEACE los comunicados publicados que son de interés para los proveedores. 10

12 2.4.- ESTADOS DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN (SC). De acuerdo a las reglas del negocio establecidas en el Acuerdo de Convenio Marco existen tres estados de las Solicitudes de Cotización: ESTADO PENDIENTE : Este estado se define, cuando la ENTIDAD CONTRATANTE ha generado la Solicitud de Cotización y está a la espera de respuesta por parte del PROVEEDOR. En este estado el PROVEEDOR sólo tiene hasta el segundo día hábil para registrar el precio del flete. ESTADO COTIZADA : Este estado de la SC se define en dos circunstancias: a) Cuando el Proveedor ha registrado el precio del flete. b) Al tercer día hábil de generada la Solicitud de Cotización y el proveedor no registró el costo del flete, en este caso el sistema registra automáticamente cero soles (S/ ) como costo de envío. En ambos casos el PROVEEDOR está obligado a respetar las condiciones registradas en la Solicitud de Cotización en estado COTIZADA. ESTADO ANULADA : Luego de que la Solicitud de Cotización se encuentre en estado COTIZADA, la Entidad tiene plazo para generar la ORDEN DE COMPRA sólo hasta el séptimo (07) día hábil, de no haber efectuado al octavo día el sistema registra de manera automática el estado ANULADA, con éste estado la operación queda concluida. Los estados de la Solicitud de Cotización se pueden visualizar siguiendo los siguientes pasos: a) Repetir los pasos a) hasta el paso f) del numeral 2.3. b) Hacer clic sobre el botón obteniéndose el listado de las Solicitudes de Cotización que las ENTIDADES contratantes generaron a nombre del PROVEEDOR. Pantalla 20: Obtención del listado de Solicitudes de Cotización (SC) c) La tercera columna del listado muestra los estados actuales de las Solicitudes de Cotización (SC), nótese en la columna ACCIONES que sólo las que se encuentran en estado PENDIENTE tienen la opción de CONSIGNAR COSTO DE FLETE. 11

13 Pantalla 21: Listado de Solicitudes de Cotización (SC) Nótese d) Haciendo clic sobre el ESTADO de cada Solicitud de Cotización se puede visualizar el historial de cada una. Pantalla 22: Historial de Solicitud de Cotización (SC) e) Asimismo haciendo clic sobre el DOCUMENTO es posible visualizar el detalle de la Solicitud de Cotización efectuada, también a través de esta consulta es posible su impresión. Pantalla 23: Visualización de la Solicitud de Cotización (SC) para imprimir El PROVEEDOR ADJUDICATARIO tiene sólo hasta el segundo día hábil de generada la SOLICITUD DE COTIZACION para registrar el costo de envío, de no hacerlo en ese lapso el sistema de manera automática registrara cero soles (S/00.00) por este concepto. El PROVEEDOR está obligado a respetar las condiciones registradas en la Solicitud de Cotización en estado COTIZADA. 12

14 3.- ORDEN DE COMPRA: La Orden de Compra se define como el documento, físico o virtual, en el cual el responsable del Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC) de la ENTIDAD CONTRATANTE consigna las condiciones comerciales acordadas, la cantidad y los atributos del bien establecidos en las Bases del proceso de selección respectivo y en la propuesta del PROVEEDOR ADJUDICATARIO, dicho documento formaliza el compromiso presupuestal vinculado a la contratación. Dentro de la fase de ejecución contractual, las órdenes de compra son generadas y publicadas por las ENTIDADES CONTRATANTES, teniendo en cuanta las reglas del negocio establecidas en las bases integradas del proceso de selección que dio origen al Convenio Marco así como los Acuerdos suscritos entre el OSCE y los PROVEEDORES ADJUDICATARIOS. Los registros posteriores que requiere el sistema hasta la culminación de la fase contractual están a cargo de la ENTIDAD CONTRATANTE a excepción del registro de RECHAZO que es de responsabilidad del PROVEEDOR ADJUDICATARIO REGISTRO DE RECHAZO DE UNA ORDEN DE COMPRA: Publicada la orden de compra por la entidad, el proveedor adjudicatario tiene la facultad de rechazo de la orden sólo en los siguientes casos: i) Que, el monto total de la OC incluido el IGV y los gastos de envió - no alcance el monto asignado como Valor Mínimo de Atención VMA de los Catálogos Electrónicos; ii) Que, la ENTIDAD CONTRATANTE generadora de la OC mantenga retraso en el pago de deudas derivadas de cualquier obligación con el PROVEEDOR ADJUDICATARIO; y iii) Que, la orden de compra digitalizada no guarde relación con las condiciones señaladas en la OC. 4 El proveedor adjudicatario tiene sólo el siguiente día hábil de publicada la orden de compra para registrar el rechazo. a) Ingresar al sistema siguiendo los pasos detallados en el numeral 2.1 y 2.2 del manual. b) Seleccionar el catalogo electrónico, haciendo clic sobre el casillero que se encuentra debajo del Filtro CATALOGO ELECTRONICO, presionando la tecla ENTER y seleccionando el catalogo electrónico que contiene los bienes catalogados del PROVEEDOR ADJUDICATARIO. Pantalla 24: Selección del catálogo electrónico Seleccionar el Catálogo Electrónico 4 Dicha orden de compra deberá contar de manera obligatoria con: i) aval presupuestal; y ii) firmas y sellos respectivos de los funcionarios y/o servidores públicos responsables de autorizar la contratación. 13

15 c) Seleccionar la opción Orden de Compra, haciendo clic sobre el casillero que se encuentra en la parte baja del Filtro tipo de documento luego presionando la tecla ENTER y haciendo clic sobre ORDEN DE COMPRA. Pantalla 25: Selección de la opción ORDEN DE COMPRA Seleccionar ORDEN DE COMPRA d) Seleccionar la opción PUBLICADA, haciendo clic sobre el casillero que se encuentra en la parte baja del Filtro ESTADO DEL DOCUMENTO, luego presionando la tecla ENTER y haciendo clic sobre PUBLICADA. Pantalla 26: Selección de la opción ORDEN DE COMPRA PUBLICADA Seleccionar PUBLICADA e) Para obtener el listado de Ordenes de Compra con estado PUBLICADAS hacer clic sobre el botón. Pantalla 27: Visualización del listado de Órdenes de Compra Publicadas Del listado de órdenes de compra en estado PUBLICADA, generadas por las ENTIDADES CONTRATANTES a su nombre, el PROVEEDOR ADJUDICATARIO, de haber decidido por el rechazo de alguna de ellas, teniendo en cuenta las reglas del negocio, deberá registrarla siguiendo los siguientes pasos: 14

16 f) En la columna ACCIONES del listado de Órdenes de Compra Publicadas, seleccionar la opción RECHAZAR LA ORDEN DE COMPRA 5, haciendo clic sobre esta opción. Pantalla 28: Selección de la opción RECHAZAR ORDEN g) En el formato electrónico deberá elegir el sustento del rechazo haciendo clic sobre la opción que corresponda, y seguir las indicaciones detalladas. Cuando el monto de la orden de compra incluido los costos de envío no alcance el monto asignado como Valor Mínimo de Atención en este caso quinientos nuevos soles (S/ ) se habilita la opción VALOR MINIMO DE ATENCION en caso contrario sólo estarán habilitados las otras dos opciones. Pantalla 29: Registro del sustento del rechazo h) Hacer clic sobre el botón para continuar con la operación. 5 Esta opción sólo está habilitada para las órdenes de compra en estado PUBLICADAS. 15

17 Pantalla 30: Envío del formato electrónico i) Hacer clic sobre el botón para culminar el registro. Pantalla 31: Confirmación del registro de rechazo El registro del rechazo de la orden de compra deberá estar debidamente sustentado por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO, las órdenes rechazadas sin sustento generan responsabilidad pasible de sanción ESTADOS DE LAS ORDENES DE COMPRA Durante la fase de ejecución contractual, las Órdenes de Compra tienen varios estados ya sea como resultado del registro automático por el sistema al vencer ciertos plazos o como resultado del registro manual de información por parte de la ENTIDAD CONTRATANTE o PROVEEDOR ADJUDICATARIO. ESTADO PUBLICADA DE LA ORDEN DE COMPRA: Este estado se define cuando la entidad genera la Orden de Compra OC a través del sistema y carga el archivo en formato de documento portátil (pdf) o formato de almacenamiento comprimido (zip) de la orden de compra generada a través del sistema de gestión administrativa utilizado por la entidad. Es el primer estado que toma la Orden de Compra. 16

18 ESTADO RECHAZADA DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando el proveedor, a quien la entidad contratante generó la orden de compra, registra a través del sistema el rechazo siguiendo los pasos establecidos en el numeral anterior y teniendo en cuenta las condiciones establecidas en las reglas del negocio. ESTADO CONFORME DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando la entidad, habiendo recibido el bien o bienes de parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO, de manera satisfactoria y cumpliendo las condiciones pactadas, registra en el sistema la conformidad. ESTADO PENALIZADA DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando la entidad, habiendo recibido el bien o bienes de parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO, con retraso injustificado en su ejecución, registra en el sistema éste estado y carga el documento que sustenta el descuento en el monto de la OC - y el monto de la penalidad que se haya determinado. ESTADO PARCIAL DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando se resuelve de manera parcial la orden de Compra, y la entidad registra en el sistema la conformidad parcial de la orden de compra, en esa oportunidad deberá también adjuntar el documento que sustente el descuento en el monto de la orden de compra y los productos que se haya determinado retirar. ESTADO RESUELTA DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando no se efectuó la prestación por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la entidad resolvió la orden de compra, la entidad registra en el sistema el estado RESUELTA, en esa oportunidad adjunta el documento que sustente la resolución total de la Orden de Compra consentida o arbitrariamente firme, este ultimo caso se da sin perjuicio de la comunicación que deberá hacer la ENTIDAD al Tribunal de Contrataciones de acuerdo a lo normado por el Reglamento. ESTADO PAGADA DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando la entidad, dentro de los veinte días calendarios luego del estado de CONFORME, PARCIAL O PENALIZADA de la orden de compra, registra de manera manual el pago de la prestación. Los estados de la Orden de Compra se pueden visualizar siguiendo los siguientes pasos: a) Efectuar los pasos a), b) y c) del numeral 3.1 del presente manual. b) Hacer clic sobre el botón, obteniéndose el listado de todas las Órdenes de Compra generadas a nombre del PROVEEDOR ADJUDICATARIO. 17

19 Pantalla 32: Visualización del listado de Órdenes de Compra ESTADOS Es posible filtar las Ordenes de Compra por cada estado (PUBLICADA, RECHAZADA, CONFORME, PENALIZADA, PARCIAL, RESUELTA o PAGADA). c) Adicionalmente al paso a) deberá elegir la opción deseada, por ejemplo si deseamos listar las ordenes de compra en estado PUBLICADA, deberá hacer clic sobre el casillero que se encuentra en la parte baja del Filtro ESTADO DEL DOCUMENTO, luego presionando la tecla ENTER y hacer clic sobre PUBLICADA. Pantalla 33: Selección de la opción ORDEN DE COMPRA PUBLICADA Seleccionar PUBLICADA d) Para obtener el listado de Ordenes de Compra con estado PUBLICADAS hacer clic sobre el botón. 18

20 Pantalla 34: Visualización del listado de Órdenes de Compra Publicadas e) Haciendo clic sobre el estado de cada orden de compra se puede visualizar su historial, por ejemplo para si hacemos clic sobre el estado de la Orden OC visualizamos que esta fue PUBLICADA por la ENTIDAD CONTRATANTE el día 13 de agosto, fue registrado su conformidad y modificado su estado a CONFORME el día 22 de agosto asimismo fue pagada y registrado este estado el mismo día 22. Pantalla 35: Visualización del Historial de las Órdenes de Compra. f) Asimismo es posible visualizar e imprimir la Orden de Compra generada a través del sistema, para el efecto hacer clic sobre la nomenclatura de la Orden de Compra que se ubica en la columna DOCUMENTO. Pantalla 36: Visualización del detalle de la Orden de Compra Para imprimir 19

21 g) De igual manera se puede visualizar, guardar y/o imprimir la orden de compra generada a través del sistema de gestión administrativa utilizada por la entidad y cargada al sistema, para el efecto hacer clic sobre el icono que contiene el archivo y seleccionar la opción que corresponda. Pantalla 37: Visualización de la Orden de Compra generada por la entidad Hacer Clic aquí Seleccionar la opción que corresponda En caso se seleccione la opción abrir el sistema mostrará en pantalla la orden de compra generada por la entidad, pudiendo imprimirse MENSAJES DE ALERTA MENSAJE ESPERANDO ENTREGA. Esta alerta visual se mostrará en la columna Conformidad Alertas en el periodo comprendido entre el primer (01) día calendario siguiente de efectuada la generación del estado PUBLICADO y hasta el enésimo (n) día calendario siguiente ofertado por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO como plazo de entrega o el momento previo de publicación de la conformidad de la prestación en el sistema, lo que ocurra primero. La alerta se puede visualizar listando todas las órdenes de compra o sólo las ordenes de compras publicadas (para visualizar el listado deberá seguir los pasos detallados en el numeral 3.2). Pantalla 38: Alerta Esperando Entrega Visualizar aquí ALERTA ESPERANDO CONFORMIDAD. Esta alerta visual se mostrará en la columna Conformidad Alertas en el periodo comprendido entre el primer (01) día siguiente de culminado el plazo de entrega ofertado por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO y hasta el momento previo de publicación de la conformidad de la prestación en el sistema o el décimo (10) día calendario siguiente de culminado el plazo de entrega ofertado por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO, lo que ocurra primero. La alerta se puede visualizar listando todas las órdenes de compra o sólo las ordenes de compras publicadas (para visualizar el listado deberá seguir los pasos detallados en el numeral 3.2). 20

22 Pantalla 39: Alerta Esperando Conformidad Visualizar aquí MENSAJE DE ALERTA ESPERANDO PAGO y ADEUDANDO PAGO. Este estado de la orden de compra se define cuando la entidad, dentro de los veinte días calendarios luego del estado de CONFORME, PARCIAL O PENALIZADA de la orden de compra, registra de manera manual el pago de la prestación, mientras no se efectúe el registro de pago se visualizará el mensaje de alerta ESPERANDO PAGO, a partir del 21avo día calendario el sistema mostrará la alerta ADEUDANDO PAGO. Pantalla 40: Visualización de la alerta ESPERANDO PAGO Visualizar aquí 21

23 4.- REGISTRO DE MEJORAS Se refiere a las mejoras que pueden registrar en los catalogos electronicos los proveedores adjudicatarios como parte de la reglas del negocio, éstas mejoras no causan detrimento a las condiciones inicialmente ofertadas por el proveedor. 4.1 Mejora en el PRECIO Esta referido a la rebaja en el precio unitario de los productos vigentes incluidos en lso catalogos electronicos del Convenio Marco bienes de Ayuda Humanitaria, seguir los siguintes pasos: a) Ingresar al modulo CM-Proveedor siguiendo los pasos establecidos en el los numerales 2.1 y 2.2 del presente manual. Pantalla 41: Acceso al módulo CM-Proveedor b) Seleccionar la pestaña Modificar precio haciendo clic sobre ella. Pantalla 42: Acceso a la pestaña Modificar precios c) Desplegar el listado de catálogos electrónicos, haciendo clic sobre el triangulo invertido que se encuentra en el extremo derecho del casillero y eligiendo a través de un clic el catalogo correspondiente (BIENES DE AYUDA HUMANITARIA SEGÚN ESTÁNDAR INDECI Ó BIENES DE AYUDA HUMANITARIA Y USOS DIVERSOS). 22

24 Pantalla 43: Selección del Catalogo Electrónico d) Desplegar la lista de las categorías y seleccionar la categoría del producto haciendo un clic sobre el que corresponda. Pantalla 44: Selección de la categoría e) Hacer clic sobre el botón. Pantalla 45: Listado de bienes con la categoría seleccionada f) En el casillero correspondiente escribir el nuevo precio unitario y hacer clic sobre el botón, ten presente que antes de escribir el nuevo precio deberá verificar adecuadamente el producto la marca y el modelo y las demás características detalladas. 23

25 Pantalla 46: Registro manual del nuevo precio unitario 1.-Verificar aquí 2.- Escribir aquí g) Para confirmar deberá hacer clic sobre el botón. Pantalla 47: Confirmación del registro de nuevo precio 1.-Verificar aquí Pantalla 48: Visualización de nuevo precio a publicar Visualizar aquí Previo al registro de nuevo precio deberá identificar adecuadamente el bien cuyo precio va ser materia de modificación. El sistema permite el registro de montos iguales o inferiores al actual, deberá tener en cuenta que solo se permite el ingreso de números positivos y máximo hasta con dos decimales. Sólo durante el día del último registro ingresado, es posible efectuar sobre el mismo alguna modificación que se requiera. 24

26 4.2.- REGISTRO DE MEJORA EN EL TIEMPO DE GARANTIA DE LOS PRODUCTOS La mejora está referida al incremento del tiempo de garantía de los productos, para el efecto deberá seguir los siguientes pasos: a) Ingresar al modulo de convenio marco y seleccionar la Ficha Modificar Garantías, haciendo clic sobre ella. Pantalla 49: Selección de la ficha Modificar Garantías b) Desplegar el listado de catálogos electrónicos, haciendo clic sobre el triangulo invertido que se encuentra en el extremo derecho del casillero y elija a través de un clic el catalogo correspondiente (BIENES DE AYUDA HUMANITARIA SEGÚN ESTÁNDAR INDECI Ó BIENES DE AYUDA HUMANITARIA Y USOS DIVERSOS). Pantalla 50: Selección del Catalogo Electrónico c) Desplegar la lista de las categorías y seleccionar la categoría del producto haciendo un clic sobre el que corresponda. 2. Pantalla 51: Selección de la categoría

27 d) Hacer clic sobre el botón. Pantalla 52: Listado de bienes con la categoría seleccionada e) En el casillero correspondiente escribir el nuevo periodo de garantía y hacer clic sobre el botón, ten presente que antes de escribir el nuevo periodo de garantía deberá verificar adecuadamente el producto la marca y el modelo y las demás características detalladas. Pantalla 53: Registro manual del nuevo periodo de garantía 1.-Verificar aquí 2.- Escribir aquí f) Para confirmar deberá hacer clic sobre el botón. Pantalla 54: Confirmación del registro del nuevo periodo de garantía Hacer clic aqui 26

28 Pantalla 55: Visualización del nuevo periodo de garantía Visualizar aquí REGISTRO NUEVAS PROVINCIAS CON COSTO DE ENVÍO CERO. Esta mejora esta referida a la incorporación de nuevas provincias en las cuales el proveedor no cobrara costo de envío o flete, las opciones están referidas a las provincias correspondientes a los departamentos considerados de atención por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO. Para el registro deberá seguirse los siguientes pasos: a) Ingresar al modulo CM-Proveedor, siguiendo los pasos establecidos anteriormente. b) Seleccionar de la ficha Modificar provincia con flete costo cero, haciendo clic sobre el nombre de la ficha. Pantalla 56: Selección de la ficha Modificar provincia con flete costo cero c) Seleccionar el convenio marco Bienes de Ayuda Humanitaria, desplegando el listado de convenios y haciendo clic sobre el que corresponde. Pantalla 57: Selección de convenio marco 27

29 d) Seleccionar el departamento que es coberturado por el proveedor en el cual se encuentre la provincia a considerar con flete costo cero y hacer clic sobre el botón. Pantalla 58: Selección de departamento que contiene a la provincia con flete costo cero e) Ubicar la provincia y en la columna flete seleccionar COSTO CERO. f) Establecer la fecha de inicio de vigencia y la fecha de fin de vigencia de la oferta, para el efecto deberá hacer clic sobre el icono del calendario, sobre el calendario que se visualiza ubicar la fecha deseada y hacer doble clic sobre ella a fin de seleccionarla. g) Hacer clic en el botón. Pantalla 59: Selección de la nueva provincia costo cero y delimitación de vigencia Hacer doble clic h) Confirmar el registro haciendo clic sobre el botón. Pantalla 60: Confirmación del registro 28

30 4.4.- REGISTRO DE INCREMENTO DE STOCK ACTUAL DE PRODUCTO CATALOGADO Esta mejora esta referida al incremento del stock actual ofertado por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO, esta mejora puede ser efectuada cuantas veces sea considerada necesaria por el proveedor y no modifica el stock inicial ofertado, el mismo que se renueva automáticamente al inicio de mes. Para el efecto deberá seguir los siguientes pasos a) Ingresar al modulo CM-Proveedor, siguiendo los pasos establecidos anteriormente. b) Seleccionar la ficha Modificar stock, haciendo clic sobre su nombre. Pantalla 61: Selección de la ficha modificar stock c) Seleccionar el catalogo electrónico, desplegando la relación y haciendo clic sobre el catalogo que corresponda. Pantalla 62: Selección del catalogo electrónico d) Del listado de categorías, seleccionar la categoría del producto haciendo clic sobre el nombre. Pantalla 63: Selección de la categoría del producto 29

31 e) Obtener el listado de productos haciendo clic sobre el botón. Pantalla 64: Visualización del listado de productos f) Digitar el stock adicional en el casillero correspondiente, luego hacer clic en el botón y confirmar el registro haciendo clic sobre el botón. Pantalla 65: Confirmación de registro 1.- Digitar stock adicional g) El nuevo registro de stock adicional estará listo para ser publicado. Pantalla 66: Visualización del nuevo registro efectuado Visualizar aquí 30

32 4.5.- REGISTRO DE INCLUSIÓN DE NUEVOS DEPARTAMENTOS (COBERTURA) Y PLAZOS DE ENTREGA DE PRODUCTOS. Esta mejora esta referida a la inclusión de nuevos departamentos a los cuales el PROVEEDOR ADJUDICATARIO atenderá, asimismo en esta oportunidad se establecerá los plazos de atención para los nuevos departamentos incorporados. a) Ingresar al módulo CM-Proveedor, siguiendo los pasos establecidos anteriormente. b) Seleccionar la ficha Registrar Cobertura, haciendo clic sobre el nombre de la ficha. c) Luego seleccionar el convenio BIENES DE AYUDA HUMANITARIA, haciendo clic sobre el nombre que aparece. Pantalla 67: Selección del convenio d) Hacer clic sobre el botón a fin de listar los departamentos actualmente coberturados por el proveedor. Pantalla 68: Visualización de los departamentos coberturados e) Para incorporar nuevos departamentos, deberá hacer clic en el triángulo invertido ubicado en el extremo derecho del casillero Agregar cobertura y elegir haciendo clic sobre el nombre del nuevo departamento a coberturar. 31

33 Pantalla 69: Selección de nuevos departamentos f) Digitar en el casillero correspondiente el plazo de entrega ofertado para el nuevo departamento. g) Hacer clic sobre el botón agregar. Pantalla 70: Digitación de plazo de entrega 1.- Digitar plazo aquí 2.- h) Confirmar el registro haciendo clic sobre el botón. Pantalla 71: Confirmación de registro 32

34 Pantalla 72: Visualización de nuevo departamento registrado i) Durante el día de registro de ésta mejora se puede eliminar el nuevo departamento registrado haciendo clic sobre el icono ubicado al costado derecho del último registro. Pantalla 73: Eliminación de nuevo departamento registrado 4.6 REGISTRO DE DESCUENTOS AL PRECIO UNITARIO POR VOLUMEN DE COMPRA Esta mejora se refiere al registro de descuento por volumen, ofertado por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO, dentro del proceso de registro se establece el periodo de la oferta, éste no podrá exceder el periodo de vigencia del convenio ni ser menor a un día. Para el registro deberá seguir los siguientes pasos. a) Ingresar al módulo CM-Proveedor, siguiendo los pasos establecidos anteriormente. b) Seleccionar la ficha Registrar descuento por volúmenes, haciendo clic sobre su nombre. c) Seleccionar el Catalogo Correspondiente, haciendo clic sobre su nombre. Pantalla 74: Selección de la ficha Registrar descuento por volúmenes

35 d) Seleccionar la categoría del producto, desplegando la relación de categorías y haciendo clic sobre el que corresponda. Pantalla 75: Selección de la categoría del producto e) Del listado de productos deberá identificar el producto del cual se registrara los descuentos por volumen, luego hacer clic sobre el botón Ver Ofertas para visualizar el formato electrónico. Pantalla 76: Visualización de listado de productos de la categoría seleccionada f) En el formato electrónico deberá registrar la información correspondiente siguiendo las indicaciones detalladas en él. g) Deberá digitar en los casilleros correspondientes los volúmenes mínimo y máximo que incluirá el descuento. Pantalla 77: Visualización del formato electrónico y registro de volumen Digitar aquí h) Deberá registrar la fecha de inicio y cierre de esta oferta, haciendo clic sobre el icono del calendario y haciendo doble clic sobre la fecha, para cada caso. 34

36 Pantalla 78: Registro de fechas 1.- Clic aquí 2.- Doble clic aquí i) Deberá registrar el precio ofertado para el volumen determinado, digitando el que corresponda en el casillero Precio Unitario. El precio digitado debe ser igual o menor al Precio Unitario Actual. j) Hacer clic sobre el botón para registrar la mejora. Pantalla 79: Digitalización de precio unitario ofertado Digitar aquí k) Hacer clic sobre el botón para confirmar el registro. Se pueden realizar varios registros de descuento por volumen para el mismo producto, siguiendo los mismos pasos anteriormente descritos, para el efecto deberá tener en cuenta que los tramos de los volúmenes no se traslapen. Pantalla 80: Confirmación de registro l) Durante el día del registro efectuado, éste se puede anular haciendo clic sobre el icono ubicada a su extremo derecho. 35

37 Pantalla 81: Anulación del nuevo registro REGISTRO DE MODIFICACIÓN DEL PLAZO DE ENTREGA DE PRODUCTOS POR DEPARTAMENTOS Esta mejora esta referida a la reducción de plazo de entrega de los productos para los departamentos que están incluidos en la cobertura del PROVEEDOR ADJUDICATARIO. Para su registro deberán seguirse los siguientes pasos: a) Ingresar al módulo CM-Proveedor, siguiendo los pasos establecidos anteriormente. b) Seleccionar la ficha Modificar Plazo de Entrega haciendo clic sobre el nombre de la ficha. c) Luego seleccionar el convenio BIENES DE AYUDA HUMANITARIA, haciendo clic sobre el nombre que aparece. d) Hacer clic sobre el botón para obtener el listado de departamentos coberturados y los plazos de entrega ofertados. Pantalla 82: Selección del convenio e) En el casillero correspondiente digitar el nuevo plazo de entrega ofertado. f) Hacer clic sobre el botón. Pantalla 83: Registro de nuevo plazo de entrega 1.- Digitar aquí

38 g) Hacer clic sobre el botón para confirmar el registro. Pantalla 84: Confirmación de registro 37

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