SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO

Transcripción

1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE HIDALGO MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE REQUISICIONES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES JUNIO 2014.

2 SISTEMA INTEGRAL DE REQUISICIONES A. INTRODUCCIÓN: El sistema integral de requisiciones permite simplificar la solicitud de compra de bienes o servicios. En suma, es una herramienta que agiliza la recepción, modificación e impresión de las requisiciones. B. PANTALLA INICIAL DE ACCESO AL SISTEMA Para tener acceso al Sistema de Generación de Requisiciones, se requiere que tenga instalado Mozilla Firefox, Google Chrome u Opera, así mismo se requiere Acrobat siendo la versión IX, X, XI la correcta para visualizar el informe de Requisición. Existen 2 formas de acceso al sistema integral de requisiciones dependiendo del tipo de conexión: 1. Acceso intranet (Red Institucional SEPH ) 2. Acceso vía internet (Servicios externos y domésticos de internet) Cualquiera de las dos modalidades lo conducirá al sitio oficial de la SEPH. Usted deberá buscar e ingresar en la opción IntraSEPH, automáticamente se mostrará la siguiente pantalla. Página 2 de 13

3 Usted deberá seleccionar la opción POA, se desplegará el siguiente menú: Esta pantalla mostrará la opción Requisiciones 2014, dicha opción a su vez cuenta con 2 ligas de acceso (liga Interna y liga Externa), por lo que usted, deberá elegir la modalidad de acceso adecuada para ingresar al Sistema Integral de Requisiciones según el tipo de conexión, al elegir el vinculo correcto inmediatamente usted será conducido e ingresará a la pantalla principal de acceso al Sistema. Página 3 de 13

4 C. PANTALLA DE ACCESO AL SISTEMA En esta pantalla será necesario teclear la clave de usuario por proyecto en el apartado que dice Identificador, dicha clave de usuario es la misma que se utilizó en la captura de POA, una vez capturada la clave de usuario, a continuación haga click en el botón entrar. Nota: El identificador asignado a cada proyecto es único y solo se asigna al Responsable Administrativo de cada área. D. PANTALLA DE MENÚ PRINCIPAL En esta pantalla usted podrá tener acceso a los diferentes menús que el sistema contiene y al hacer click podrá interactuar con los submenús que se muestran a continuación: 1. MENÚ GENERAR Submenús: 1. Requisición 2. Impresión 3. Requisición manual 4. Modificar requisiciones 5. Responsables de Área 6. Modificar requisiciones rechazadas Página 4 de 13

5 2. MENÚ ENVIAR Submenú: 1. Requisiciones 3. MENÚ CONSULTAS Submenús: 1. Proyecto 2. Capitulo 5000 Menús Página 5 de 13

6 1. MENÚ GENERAR. 1.1 SUBMENÚ REQUISICIÓN. En este submenú se generan requisiciones en forma automática por mes, de acuerdo a lo capturado en el P.O.A., es preciso mencionar que las partidas en el sistema utilizan 4 dígitos, los ceros intermedios (posición 4,5) no se consideran. (Véase inciso 1, página 8) Así mismo, en este submenú usted podrá agregar las observaciones, leyenda alusiva y periodo, para que dicha información se registre y a continuación se genere la requisición correspondiente, posteriormente será necesario dar click en el botón enviar datos, de esta manera el sistema proporcionará un folio de requisición o compra menor según sea el caso. Nota importante: Esta opción generará requisiciones con los artículos capturados en su P.O.A., en caso de que sean varias áreas agrupadas en un solo proyecto y los artículos que se desplieguen no correspondan con los que se requieren, será necesario capturar la requisición en forma manual. (Véase Página 8 submenú requisición manual). Página 6 de 13

7 1.2 SUBMENÚ IMPRESIÓN REQUISICIONES. En este submenú, usted podrá elegir el número de requisición para generar un informe en formato PDF, por lo que, al posicionarse en la columna imprimir y hacer click en el botón correspondiente al número de requisición elegida, usted generará el informe correspondiente, dicho informe en Formato PDF, le permitirá guardar e imprimir. Nota importante: El informe PDF de la requisición generada, mostrará la partida de los artículos con los 6 dígitos correspondientes al catálogo de partidas. Nota importante: Se recomienda ampliamente realizar una revisión detallada de los datos del informe de la requisición generada, ya que, de contar con errores, será necesario que usted realice la modificación correspondiente, con esto, usted cumplirá con los requisitos emitidos por la Dirección de Adquisiciones para la recepción de las requisiciones, no obstante deberá recordar que los errores en los datos de las requisiciones ya generadas e impresas son causales de devolución de las mismas. Página 7 de 13

8 1.3 SUBMENÚ REQUISICIÓN MANUAL. En este submenú, usted podrá generar una requisición de forma manual, para lo cual tendrá que realizar el siguiente procedimiento: 1. Capturar la partida con los 4 dígitos que utiliza el sistema, los ceros (posición 4,5) como se menciono anteriormente no se consideran. Por ejemplo: la Partida presupuestal es , usted deberá capturar la partida de la siguiente manera Seleccione el mes de la requisición con previa autorización por la Dirección de Adquisiciones. 3. Agregue las observaciones correspondientes. 4. Agregue la Leyenda alusiva correspondiente. 5. Agregue el periodo de utilización correspondiente. 6. Para iniciar la captura de los artículos usted podrá emplear dos criterios de búsqueda: a. Si conoce la clave del artículo, usted deberá teclear el número correspondiente en la sección clave de artículo, a continuación, dará click en el botón buscar y enseguida se mostrará la descripción y precio del artículo, por lo que usted podrá seleccionarlo, escribir la cantidad que solicitará y agregarlo. b. Si usted desconoce la clave del artículo, podrá realizar la búsqueda por descripción, para lo cual, usted deberá escribir en la sección buscar articulo por descripción, la descripción correspondiente al artículo, inmediatamente se realizará una búsqueda y se desplegará una lista de resultados con el artículo descrito, de esta manera usted podrá escribir la cantidad a solicitar y finalmente agregarlo. c. Usted podrá repetir estos criterios de búsqueda y agregado de artículos tantas veces sea necesario. (véase punto numero 8). 7. Para eliminar los artículos de la lista generada, usted podrá emplear dos criterios de eliminación : a. Para descartar un artículo, bastará con un click sobre el botón de eliminación X, de esta manera el artículo quedará totalmente eliminado. b. Para eliminar todos los artículos de lista generada, usted deberá dar click en el botón parte inferior derecha limpiar lista. 8. Usted deberá tener en cuenta la suficiencia de presupuesto, para lo cual un icono en forma de semáforo le indicará este criterio, mientras el semáforo muestre a usted la luz verde, usted tendrá presupuesto y podrá continuar con la generación de la requisición y el agregado de artículos, pero en caso contrario, si la luz es de color rojo, usted no tendrá presupuesto disponible y por tanto no podrá continuar. 9. Una vez completada la captura de los datos y artículos de la requisición, usted deberá dar click en el botón enviar datos, de esta manera, se mostrará una pequeña ventana indicando el número de requisición o compra menor que usted acaba de generar. Página 8 de 13

9 Notas importantes: Si la requisición que usted desea generar es menor a $ pesos, el sistema marcara un error y no le permitirá generar la requisición o compra menor. Si la requisición que desea generar pertenece a capítulo 5000 y el importe es menor a $ pesos, el sistema le generara automáticamente un folio de requisición y no de compra menor, cabe mencionar que este tipo de requisiciones no se envían automáticamente, así que, usted deberá enviarla manualmente. Si su área esta agrupada con otras áreas dentro de un mismo proyecto, solo capture lo que solicitó y programó, aunque el semáforo siga en verde, ya que puede incurrir en tomar dinero de otra área que está integrada en el mismo proyecto, lo que puede causar una insuficiencia presupuestal del área de la que fue tomado el recurso motivo por el cual no podrá generar la requisición correspondiente. Si se trata de una requisición que pertenece a partidas centralizadas, recuerde que el sistema las envía automáticamente a la Dirección de Adquisiciones, por lo tanto no las visualizara en la lista de envió de requisiciones. Página 9 de 13

10 Cuando usted capture los artículos, la captura deberá realizarse en estricto orden alfabético, esto con la finalidad de simplificar, identificar y controlar los datos de la requisición. 1.4 SUBMENÚ MODIFICAR REQUISICIONES. A continuación se muestra la ventana y los pasos a seguir para modificar la requisición o compra menor una vez que usted la haya generado. Usted deberá seleccionar la requisición que desea modificar dando un click en el botón Mostrar Detalle, a continuación le mostrara una ventana en la parte inferior de la pantalla con los siguientes campos: Leyenda, periodo, área solicitante, departamento solicitante y observaciones. Una vez visualizada la ventana mencionada, usted podrá modificar el o los campos que desee actualizar. Al momento de que usted haya terminado de realizar las modificaciones necesarias, basta con un click en el botón Guardar Cambios para actualizar su requisición. Nota Importante: Si usted desea modificar la fecha tendrá que acudir a la Dirección de Adquisiciones con el Responsable de Recepción de Requisiciones con un horario de atención de 9:00 am a 14:00 pm. Página 10 de 13

11 1.5 SUBMENÚ MODIFICAR REQUISICIONES RECHAZADAS En este submenú es posible modificar las requisiciones que fueron rechazadas por el responsable del área de recepción de requisiciones de la Dirección de Adquisiciones para su modificación. Usted debe seleccionar el tipo ya sea requisición o compra menor. Usted debe seleccionar el Número de requisición o compra menor. A continuación el sistema desplegara una lista con los artículos correspondientes a la requisición o compra menor que usted selecciono, los cuales podrá eliminar dando click en el botón de eliminación X. Si usted requiere agregar algún otro artículo deberá dar click en el botón Agregar Artículo, el cual le mostrara una pequeña ventana donde deberá capturar la clave del artículo para obtener la descripción del mismo, posteriormente deberá capturar la cantidad requerida, finalmente será necesario guardar los cambios realizados con un click en el botón Guardar. En caso de que su proyecto no cuente con el presupuesto suficiente, el sistema automáticamente le enviara una notificación por insuficiencia presupuestal. Nota Importante: Una vez generada la requisición o compra menor se deberán enviar manualmente a la Dirección de Adquisiciones. 2. MENÚ ENVIAR. 2.1 SUBMENÚ PARA ENVIAR REQUISICIONES. En este submenú, usted podrá enviar las requisiciones que generó manualmente a la Dirección de Adquisiciones, este procedimiento de envío lo podrá realizar mediante un click en el botón Enviar para la visualización y consulta en el sistema por parte del responsable de recepción de requisiciones. Página 11 de 13

12 MENU CONSULTAS 3. MENÚ CONSULTAS. 3.1 SUBMENÚ CONSULTA POR REQUISICIÓN. En este submenú es posible desplegar las características inherentes a las requisiciones generadas para cada proyecto. Página 12 de 13

13 3.2 SUBMENÚ DE CONSULTA DE REQUISICIONES NO ENVIADAS. En este submenú usted podrá visualizar la lista de requisiciones que aún no han sido enviadas por parte del responsable de recepción de requisiciones. 3.3 SUBMENÚ DE CONSULTA DE APARTADO. En el submenú de consulta de apartado, usted podrá visualizar el monto que ha sido apartado por cada requisición generada, además de poder consultar el mes en que el recurso se ejerce. Al realizar click en el botón Exportar Excel, usted podrá guardar en una hoja de cálculo la información que visualiza en la pantalla del sistema. Página 13 de 13