INSTALACIÓN DEL MÓDULO... 3 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO... 4 ACTIVACIÓN DEL MÓDULO EN LA ADMINISTRACIÓN:... 4 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO:...

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1 MANUAL 2DOCS 3.2

2 INDICE DEL CONTENIDO INSTALACIÓN DEL MÓDULO... 3 INSTALACIÓN DEL MÓDULO... 3 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO... 4 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO... 4 ACTIVACIÓN DEL MÓDULO EN LA ADMINISTRACIÓN:... 4 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO:... 4 AJUSTES DE PERMISOS DEL USUARIO:... 4 USO DEL MÓDULO... 5 UTILIZACIÓN DEL MÓDULO... 5 GESTION DE DIRECTORIOS... 7 EDICIÓN DE DIRECTORIOS... 8 SUBIR/CREAR ARCHIVOS O DOCUMENTOS... 8 EDICION DE ARCHIVOS O DOCUMENTOS Y ENVIO DE S... 9 FIN NOTAS AGRADECIMIENTOS MANUAL 2DOCS 3.2 2

3 INSTALACIÓN DEL MÓDULO INSTALACIÓN DEL MÓDULO En primer lugar hay que descargar el archivo del módulo (archivo.zip) desde la web dolistore.com Debemos mover el archivo en el directorio raíz de Dolibarr. Descomprir el archivo usando el comando: unzip modulefile.zip En este momento el módulo ya está listo para ser activado. PARA LA VERSIÓN 3.2 Deberíamos repetir los pasos anteriores, pero debemos tener en cuenta: Desde la versión 3.2 es posible definir un directorio "root" alternativo, esto permite almacenar, en un mismo lugar módulos, plugins y temas. Tan sólo hay que crear un directorio en el Raiz de Dolibarr (por ejemplo "custom"), y seguidamente, hay que declararlo en el archivo conf.php. Ejemplos de casos: $dolibarr_main_url_root=' MANUAL 2DOCS 3.2 3

4 $dolibarr_main_document_root='/path/of/dolibarr/htdocs'; $dolibarr_main_url_root_alt=' $dolibarr_main_document_root_alt='/path/of/dolibarr/htdocs/custom'; Copia el directorio del módulo, a el raiz del directorio "custom" (por ejemplo, llamado anteriormente) CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO ACTIVACIÓN DEL MÓDULO EN LA ADMINISTRACIÓN: Deberemos acceder al la configuración de los módulos, y una vez allí, deberemos activar el módulo "GED Terceros" (2Docs). CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO: Este módulo no dispone de configuración propia, pero si es recomendable seguir los siguientes pasos de ajustes de permisos del usuario, para una perfecta seguridad de acceso y de gestión del módulo. AJUSTES DE PERMISOS DEL USUARIO: MANUAL 2DOCS 3.2 4

5 Ir a la configuración de cada usuario para asignarle los permisos adecuados sobre el módulo. También se le puede asignar los permisos a los grupos, de esta forma, actuará sobre todos los usuarios que pertenezcan a ese grupo. Una vez tengamos el listado de usuarios, seleccionamos los que deseemos que interactúen con el módulo. Por defecto los permisos, están off, es decir, no podrá realizar ninguna acción con el módulo, tampoco podrá acceder. (1) Asignación de los siguientes permisos: 1) Ver documentos. De esta forma el usuario podrá acceder o no la zona de documentos de terceros. 2) Gestionar documentos: El usuario tendrá acceso o no, a la creación, edición, modificación y borrado de archivos (documentos) 3) Administrar los directorios: El usuario tendrá acceso o no, a la creación, edición, modificación y borrado de Directorios. 4) Enviar documentos por El usuario tendrá acceso o no, para el envío de adjuntando los documentos. USO DEL MÓDULO UTILIZACIÓN DEL MÓDULO MANUAL 2DOCS 3.2 5

6 El módulo 2Docs, viene a ser una extensión mejorada del módulo Gestor documental (GED), que ya conlleva Dolibarr en su CORE (incluido en la descarga de Dolibarr). Con este módulo vas a poder gestionar los documentos digitales (.doc,.xls,.odt,.jpg,.) de tus clientes de una forma ordenada, y sobre todo de una forma segura, ya que la funcionalidad añadida de protección de documentos, permitirá gestionar los permisos de acceso, de una forma cómoda y sencilla. 2Docs es un módulo que está indicado para empresas que desean organizar la documentación por clientes,y además desean integrar una seguridad de permisos para el acceso de los mismos. Ejemplo: Una clínica, desea tener las fichas y documentos de cada cliente en su ficha, pero existirán documentos a los cuales sólo deberían acceder ciertos perfiles de la clínica (usuarios de dolibarr). Los médicos del paciente serán los únicos que deberían acceder a el historíal clínico. del paciente. Aquí podrás encontrar más información del módulo, y un vídeo demostrativo. Acceso a la información Para acceder al módulo, debemos ir a TERCEROS -> FICHA CLIENTES/CLIENTES POTENCIALES/PROVEEDORES -> DOCUMENTOS (pestaña). MANUAL 2DOCS 3.2 6

7 Los pasos serían (1), (2) o (3) o (4), finalmente una vez seleccionado el tercero, en su fichas (pestañas) (5). Desde ahí ya podremos gestionar el arbol de directorios y documentos. (6) Una vez estamos situados en el arbol de directorios nos encontramos dos partes diferenciadas (1) y (2). (1) Es la parte donde se van a gestionar los directorios para su organización. (2) Es la parte donde se van a gestionar los archivos o documentos para su organización. GESTION DE DIRECTORIOS En la parte de gestión de directorios del explorador nos encontramos lo siguiente: (1) El propio arbol de directorios, que se puede desplegar o plegar haciendo click sobre las carpetas (directorios) (2) La opciónes de poder desplegar y plegar los directorios, y así no tener que ir uno a uno, si queremos extenderlos todos. MANUAL 2DOCS 3.2 7

8 (3) Esta columna, nos indica el número de ficheros o documentos que contiene el directorio. (4) Este botón, nos permitirá editar el directorio. (5) Muestra información del directorio, como puede ser, el creador, la fecha de creación, la descripción, y finalmente, el número de archivos y subdirectorios que contiene. EDICIÓN DE DIRECTORIOS Una vez le hemos dado al botón editar en el listado de directorios, podremos editar la ficha del directorio, haciendo de nuevo click sobre el botón "editar" (1). De esta forma podremos modificar, el nombre del archivo y la descripción del directorio. También podremos asignar los permisos de acceso a ese directorio en concreto, a los distintos usuarios de la aplicación (4). Así, podremos proteger la confidencialidad de los documentos que contiene el directorio o carpeta. Podremos crear un subdirectorio al directorio actual de forma rápida y sencilla (5). El borrado de directorios es en cascada, siempre que se cumpla la condición que no contiene absolútamente nada por debajo, ni directorios, ni ficheros o documentos, de esta forma evitamos una pérdida masiva de documentos. NOTA: Para que no exista una incoherencia referencial en la base de datos, se aconseja no borrar los archivos o documentos físicamente. SUBIR/CREAR ARCHIVOS O DOCUMENTOS MANUAL 2DOCS 3.2 8

9 Desde cualquier directorio, vas a poder añadir un archivo, teniendo en cuenta su extension o su tamaño es posible que no se puedan subir estos ficheros, pero para ello deberíamos repasar la configuración del servidor o de dolibarr, para permitir subir extensiones concretas y aumentar el tamaño de subida de archivos al servidor. Para subir un archivo, selecciona un directorio (1) y luego en la parte derecha haz click sobre "examinar" (2), así explorarás tu navegador de archivos local, y poder seleccionar el archivo deseado. Una vez esté seleccionado, hacer click en enviar archivo (3), de esta forma, tu archivo aparecerá en el listado perteneciente al directorio activo (4). También podremos editar el archivo o documento (5), eviar el documento por (6) y borrar dicho documento (7). NOTA: Para que no exista una incoherencia referencial en la base de datos, se aconseja no borrar los archivos o documentos físicamente. EDICION DE ARCHIVOS O DOCUMENTOS Y ENVIO DE S Desde la edición del archivo o documento podremos: MANUAL 2DOCS 3.2 9

10 (1) Editar el archivo. Desde aquí podremos modificar el nombre y la descripción del documento. (2) Eliminar el archivo: Eliminar tanto físicamente como desde la base de datos. Eliminación total. (3) Asignación de permisos de acceso a los distintos usuarios. Al igual que ocurría con los directorio, nos aseguraremos la confidencialidad de los archivos o documentos seleccionados, sin la necesidad de tener que quitar el acceso a todo un directorio. NOTA: Para que no exista una incoherencia referencial en la base de datos, se aconseja no borrar los archivos o documentos físicamente. FIN NOTAS Este manual, está en continua actualización, según vayan saliendo nuevas versiones, que necesite de hacer cambios en el mismo documento. Por lo tanto, este manual, hace siempre referencia a la útlima versión estable. En el caso de que estés utilizando una versión posterior, es posible, que el manual no se ajuste a éste. Si necesitas ayuda, por no encontrar lo que necesitas en el manual, puedes ponerte en contacto con nosotros. MANUAL 2DOCS

11 AGRADECIMIENTOS Queremos agradecer la compra de este módulo, que contibuirá las mejoras contínuas del mismo. Es por ello que queremos que participes activamente, con tus sugerencias, las cuales evaluaremos y tendremos en cuenta para posteriores actualizaciones del módulo. Para realizar tus sugerencias, puedes enviárnoslas directamente por info@2byte.es. Te responderemos en lo más breve posible y analizaremos tu caso particular. Gracias por confiar en 2byte.es MANUAL 2DOCS