Las funciones del auxiliar de enfermería en el ámbito de la gestión de los recursos materiales son: PETICIÓN DEL ORDENACIÓN DEL

Transcripción

1 Introducción La gestión de los recursos es una de las actuaciones más importantes dentro de los centros asistenciales, ya que influye notablemente en el buen funcionamiento de los mismos. De hecho, una inadecuada ejecución en las taras de control del material, su almacenamiento y organización, así como en la realización de pedidos puede provocar un déficit de determinados artículos que podría dar lugar a situaciones muy graves. Los recursos materiales de un centro asistencial no son sólo los directamente relacionados con la asistencia sanitaria (productos farmacológicos, material de curas ), sino también el material de oficina La gestión de recursos materiales es función del personal auxiliar que, para realizar correctamente las tareas que corresponden, deberá trabajar de una forma ordenada y metódica, previniendo situaciones antes de que ocurran para evitar momentos de caos. En este sentido, será fundamental la colaboración del resto de personal. Funciones del auxiliar de enfermería Las funciones del auxiliar de enfermería en el ámbito de la gestión de los recursos materiales son: Revisión del material. Petición del material. Recepción del pedido. Almacenamiento y ordenación del material. Reposición del material. REVISIÓN DEL MATERIAL PETICIÓN DEL MATERIAL QUE FALTA REPOSICIÓN DEL MATERIAL RECEPCIÓN DEL PEDIDO ORDENACIÓN DEL MATERIAL EN EL ALMACÉN - 1

2 El control de material del almacén, la organización del mismo y la formulación de pedidos son funciones propias a desarrollar por el auxiliar, que también ha de revisar las existencias de recursos en los puntos donde éstos se utilizan para evaluar cuándo es necesario reponer el que falte o realizar un pedido. Los programas informáticos utilizados para este tipo de gestión son, en general, bases de datos donde se encuentra todo el material existente en el almacén, de forma que los usuarios puedan saber donde se encuentra todo el material existente en el almacén, de forma que los usuarios puedan saber las existencias de cada artículo en un determinado momento. Además, un usuario puede efectuar un pedido de una o varias unidades al almacén quedando dicha cantidad restada inmediatamente del total de existencias. De la misma forma, al llegar el pedido, las cantidades que se introduzcan en el programa se sumarán a las que ya había. Los sistemas más modernos agilizan el proceso mediante un sistema de códigos de barras que permite, utilizando un lector, introducir el pedido recepcionado. Muchos programas tienen, además un sistema de alertas, esto es, cuando el número de unidades de un artículo es inferior a un mínimo fijado, el sistema lanza un mensaje de alerta para que se efectúe un pedio. Las ventajas de estos programas son: rapidez, eficacia, disminución de errores entre el número de existencias real y el contabilizado El control de material del almacén, la organización del mismo y la formulación de pedidos son funciones propias a desarrollar por el auxiliar, que también ha de revisar las existencias de recursos en los puntos donde éstos se utilizan para evaluar cuándo es necesario reponer el que falte o realizar un pedido. Control de stocks El término stock se refiere a cualquier material o producto que se encuentra almacenado en un lugar en determinado momento. Tipos de stocks El material que se encuentra en el almacén puede ser clasificado de muchas formas: según su peligrosidad, según su modo de uso, según su naturaleza, según su utilidad No obstante, existen dos tipos de clasificaciones que son las más utilizadas, en general: Clasificación de stocks según valor del producto. Clasificación de stocks según el uso del producto. - 2

3 Clasificación de stocks según valor del producto Esta clasificación se basa en el aspecto económico, es decir, en el precio que tenga un determinado producto. De esta forma distinguiremos: Productos de precio elevado: son los que, por su alto coste, no pueden almacenarse en grandes cantidades, y, por ello, requieren de un control más exhaustivo para evitar que se agoten. No obstante, existen excepciones, ya que en el ámbito sanitario hay productos caros que se utilizan con mucha frecuencia y, en consecuencia, debe haber un alto stock de ellos. Productos de precio bajo: Son los que, por su bajo coste, se almacenan en grandes cantidades. Deben ser muy tenidos en cuenta a la hora de organizar el almacén ya que, aunque no suponen un volumen económico importante, sí que son los que ocupan más espacio. Clasificación de stocks según el uso del producto Por este método de clasificación podemos diferenciar los materiales en: Fungibles: Aquellos que se consumen una vez han sido usados, es decir, los que se gastan. Estos materiales tienen un tiempo de vida relativamente corto, y pueden ser: o o Desechables: sólo se usan una vez y suelen ser aquellos que entran en contacto con la sangre o con alguna cavidad estéril del paciente. Ejemplo de ellos son las gasas, algodón, sondas, jeringas, agujas. Reutilizables: pueden usarse varias veces pero, por su fragilidad o dificultad de uso, no tienen un tiempo de vida largo. El ejemplo más típico son los materiales de vidrio, que pueden reutilizarse, ya que permiten esterilización, pero que se rompen con mucha facilidad. Inventariables: son aquellos que por su poco uso, su elevada consistencia, por ser reparables o por cualquier otro motivo, tienen un tiempo de vida largo. Dentro de este grupo se incluyen, además del material de cura (tijeras de metal, pinzas ) los equipos que se san en los centros asistenciales: camillas, mesas, fonendoscopios, esfingomanómetros Es importante tener en cuenta que hay material del que no podremos tener almacenadas muchas unidades de reserva debido a su gran volumen, como son las camillas, las sillas de ruedas Ahora bien, si podremos tener un cierto número de repuestos de las e estos artículos para reemplazarlas en caso de desgaste o deterioro. Es labor del personal auxiliar controlar los stocks existentes en la unidad o servicio en la que se encuentra ubicado - 3

4 Gestión de stocks Es el conjunto de actividades que se realizan para lograr el mantenimiento de una buena calidad de la atención prestada reduciendo al mínimo los costes de la misma. Para ello, es necesario evaluar el consumo de las unidades asistenciales que dependen del almacén para conocer qué tipo de productos se consumen más y cuáles menos y, según esto, tener un mayor o menor número de existencias almacenadas. La gestión de stocks no sólo se refiere al material sanitario, sino también al administrativo, informático cuyo control es tan importante como el primero. Algunos aspectos a tener en cuenta en la gestión de stocks son: Control de la fecha de caducidad: el control de la fecha de caducidad es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta en la gestión de stocks, sobre todo en los productos farmacológicos ya que, en función de ello y del volumen de consumo, se podrán tener en el almacén un mayor o menor número de unidades de éstos. El control de la fecha de caducidad de los productos es también función del auxiliar de enfermería y es especialmente importante en los productos farmacológicos. Intervalo de tiempo: Otra consideración a tener en cuenta en la gestión de stocks es el intervalo de tiempo entre la realización de un pedido y el siguiente, ya que tendremos que prever la cantidad de material que se va a usar durante dicho espacio temporal y, por tanto, la cantidad a almacenar para que no se produzcan déficits de ningún artículo. Este periodo de tiempo entre la realización de un pedido y otro no se elige de forma aleatoria, sino que depende de factores como el tamaño del almacén, la fecha de caducidad de los artículos, la optimización de costes de almacenaje y transporte En algunas ocasiones, se llevan a cabo acuerdos con los proveedores de material de forma que éstos se comprometen a reponerlo en cuanto se agoten. Esto facilita la gestión de stocks y reduce el volumen de material almacenado. Material de reserva: también se ha de tener en cuenta que siempre debe existir un material de reserva, pues pueden producirse circunstancias especiales por causas extraordinarias (retrasos en el suministro ) que pueden dar lugar a un gasto de material mayor del habitual. Aunque estas situaciones son imprevisibles, debemos estar preparados para afrontarlas ya que el agotamiento del material en stock en una situación crítica puede originar graves problemas para el centro asistencial. Valoración de datos estadísticos: en la gestión de stocks son muy utilizados los datos estadísticos, que nos permiten estudiar las cifras de forma individual, agrupadas por campos o de forma global, lo que nos ayuda a hacer previsiones, mejorar defectos en la gestión, ver zonas de mayor consumo, productos más empleados, es decir, son una herramienta muy útiles pues, basándonos en datos pasados, podemos estimar las necesidades futuras. - 4

5 Creación de nuevos programas, unidades : el caso más complicado al que podemos enfrentarnos en la gestión de stocks es cuando nos encontramos ante la creación de un nuevo programa, de una nueva unidad dentro del centro asistencial En estos casos, no dispondremos de ningún dato para ayudarnos en las previsiones. La mejor solución es emplear información de otros centros asistenciales con similares características de tamaño, volumen de pacientes aunque esto no nos asegura el éxito debido a que el comportamiento poblacional varía de unos sitios a otros. No obstante, los fallos que puedan producirse, entre unos márgenes razonables, se asumen dentro de un período conocido como de puesta en marcha, que es el tiempo que transcurre desde que se crea un programa, unidad hasta que funciona con total normalidad. El auxiliar d enfermería debe destinar parte de su jornada diaria a revisar todas las salas que le correspondan de su centro asistencial. Normalmente, a cada auxiliar se le asignan siempre las mismas zonas, de esta forma es más fácil prever la cantidad de material que se va a necesitar en cada una. Organización del almacén La organización del almacén incluye la colocación de los artículos recepcionados en su lugar correspondiente, la realización de inventarios, la distribución del espacio, la elaboración de fichas de material Es conveniente tener en cuenta que no todos los almacenes tienen el mismo tamaño y, por tanto no se organizan de la misma manera. Distribución del espacio en el almacén El espacio del que disponemos en el almacén debe distribuirse adecuadamente reservando mayor volumen para los artículos de los que se almacena más cantidad y/o son de mayor tamaño. En cualquier caso, en el almacén de un centro asistencial siempre debemos diferenciar distintas zonas: Zona para material sanitario limpio Se entiende por material sanitario limpio a todo aquel que está listo para ser utilizado, esto es, material desechable in usar, material no desechable que ya ha sido esterilizado, y material que, sin necesidad de estar esterilizado, ya está limpio. En esta parte del almacén no podrá colocarse ninguna fuente de suciedad, ya que podría resultar contaminante. Zona de recogida y almacenamiento de material sanitario sucio En esta zona del almacén se encuentran los recipientes donde se colocan los materiales desechables que ya han sido usados y los contenedores de residuos de papel, vidrio Estos contenedores son retirados periódicamente por empresas especializadas en su tratamiento. También se encuentran en esta zona el contenedor o contenedores de material para - 5

6 esterilizar, suele haber varios, uno para cada tipo, es decir, uno para vidrio, otro para metal Existen contenedores para lencería que también son retirados periódicamente. Zona de almacén general En esta debe haber varias áreas: para material de oficina, para informática, para material farmacológico, para repuestos, para objetos voluminosos En definitiva todo lo que no se encuentre en las otras dos zonas descritas anteriormente. Una de las partes más delicadas de este almacén es la dedicada a productos farmacológicos. En ella debe haber un área a temperatura ambiente y otra refrigerada adecuadamente. La temperatura debe poder ser controlada y observada, ya que existen fármacos que han de mantenerse a temperatura inferior a la ambiental. Esta zona requiere de una atención especial, ya que un corte de suministro eléctrico supondría el calentamiento de estos fármacos y el tener que deshacernos de ellos, de ahí que en los grandes centros asistenciales, y en otros no tan grandes pero si más modernos, estos equipos puedan llevar a situaciones complicadas, están conectados a una red especial llamada red segura, en la cual la alimentación eléctrica está garantizada mediante equipos autónomos. Formas de agrupar los productos en el almacén Según su naturaleza: se colocarán juntos los artículos que estén fabricados del mismo material: vidrio, plástico, metal Este tipo de clasificación no es muy habitual en los centros asistenciales y, cuando se da, requiere que cada grupo se subclasifique de alguna forma. Según su función: en este caso, se ubicarán próximos todos los artículos que se emplean para el mismo servicio. Así por ejemplo, se colocará junto todo el material necesario para extracciones de sangre Alfabéticamente: consiste en dividir el espacio en tantos sectores como letras del abecedario y colocar en cada uno todos los artículos cuyo nombre empiece por esa letra. Este método tiene el inconveniente que agrupa artículos sin relación, y también de que existen utensilios que se nombran de varias maneras. Otros: existen otros métodos de clasificar los productos en el almacén que son usados con escasa frecuencia: clasificación por tamaño, por peso, método sectorial (consiste en agrupar los productos por sectores o subsectores) Colocación del material en el almacén Una vez que hayamos recepcionado el material, el paso siguiente es colocarlo en el almacén. - 6

7 Mobiliario del almacén El almacén puede estar equipado con distinto tipo de mobiliario según el cual la ubicación del material se hará de una forma y otra: Colocación en baldas: las baldas permiten colocar el material en varios niveles de altura, consiguiendo un ahorro considerable de espacio. Es conveniente colocar en las más altas el material que menos se utiliza, ya que es el lugar menos accesible. De la misma forma, es necesario ubicar el material de posterior fecha de caducidad más próximo a la pared para ir usando antes el que tenga fecha de caducidad más cercana. En general, se prefieren las baldas metálicas a las de madera porque se deterioran menos, tienen mayor resistencia y no son inflamables. Para materiales ligeros pueden usarse baldas perforadas. Colocación en armarios: entendemos por armario todo mobiliario cerrado con llave. Así, hay productos que por su toxicidad, peligrosidad, elevado precio requieren un estricto control y deben guardarse en armarios cerrados. Las llaves de este tipo de mobiliario tan específico deben ser guardadas por los responsables de la unidad. Colocación en refrigeradores: aquí se guardarán normalmente las vacunas, las muestras que vayan a enviarse al laboratorio, los fármacos que deben mantenerse a temperatura inferior a la ambiental En estos lugares es muy importante la compartimentación para evitar mezclar productos de diferente naturaleza; por ejemplo una muestra de heces con una vacuna. Colocación en el suelo: cuando se trata de caja, en muchas ocasiones se colocan apiladas sobre el suelo. En caso de almacenes grandes donde existen carretillas elevadoras, las cajas se colocan sobre paléts, que son plataformas de tablas parar almacenar mercancías y facilitar su transporte. El problema de apilar cajas sobre el suelo es la dificultad de acceso a las que se encuentren más abajo. Otro problema adicional, es que, en caso de que se produzca un derrame de agua, se estropearán. Colocación del material en el mobiliario A granel: consiste en colocar todos los artículos que sean iguales en un recipiente sin ordenar. Suelen almacenarse así los materiales de pequeño tamaño para que ocupen menos espacio. Los recipientes en los que éstos se suelen meter son cajas que se colocan apiladas. Estas cajas son, normalmente de plástico, con una de sus caras semiabierta y con un sistema tal que la parte alta de la inferior encaja en la parte baja de la superior. Colocados en capas: este sistema consiste en colocar los productos de una capa en posición horizontal y la siguiente en vertical. - 7

8 Sujetando el material: para los materiales que, por su forma pueden caerse con facilidad se utilizan soportes adecuados, así, por ejemplo, los tubos de ensayo se colocan en gradillas, que son utensilios para mantener los tubos verticales y ordenados. La organización del almacén es tarea propia del auxiliar de enfermería. Cuando llega un nuevo pedido, el auxiliar lo recepciona y contabiliza, comprobando que la mercancía coincide con lo indicado en el albarán de entrega. En caso de existir algún error debe ponerlo en conocimiento del personal encargado de la administración del centro asistencial por si fuese necesaria alguna devolución o reclamación. El auxiliar se encargará también de almacenar correctamente todo el material recibido. Fichas de artículos Son unos formularios que deben rellenarse para cada artículo que se encuentre en el almacén y donde debe figurar información que permita describirlo, identificarlo y facilitar su búsqueda. Así, la ficha debe recoger, al menos, los siguientes datos: Nombre del artículo: en caso de determinarse más de una forma, deben ponerse todas para evitar tener varias fichas del mismo artículo. Descripción: se reseñarán las características más representativas del artículo, así como aquellas cualidades que lo diferencian de los demás y permiten identificarlo. Composición: detallará el material/es o producto/s de que está hecho. Por ejemplo, si es un guante, en la composición pondremos látex, si es una aspirina, pondremos ácido acetilsalicílico. Clasificación: se indicará el grupo en el que se encuentra clasificado, esto es, si es fungible o inventariable, y si es fungible, si por su naturaleza es desechable o reutilizable. En caso de clasificar los materiales de otra forma, indicaremos el criterio que se use en el centro asistencial en el que nos encontremos. Características especiales: este apartado debe tratarse con especial cuidado, ya que en él debemos indicar si el producto es tóxico, inflamable, volátil En caso de ser tóxico, debemos indicar la vía por la que lo es (aérea, contacto con la piel, ingestión ) así como las medidas de seguridad que debemos tomar para manejarlo. En caso de que el producto no presente ningún peligro, pondremos inocuo. Referencia: es un número que le asigna el centro asistencial, o bien los servicios sanitarios encargado de comprarlo, y que es el que sirve para hacer el pedido. Presentación: es la forma en que se encuentra el producto en el almacén, por ejemplo, caja de diez viales, unidad individual - 8

9 Situación: en este apartado debe ponerse, según el método de organización del almacén, las claves que nos permitan encontrarlo con facilidad dentro del mismo. Este dato es muy importante, ya que permite que cualquier persona nueva o que no esté familiarizada con el almacén pueda encontrar el producto, reduciendo al mínimo el tiempo empleado para ello. Además, en almacenes grandes es un dato fundamental, ya que buscar un artículo sin este dato sería una tarea complicada y tediosa. Fichas de almacén Estas fichas son la mejor manera de controlar las existencias en un momento concreto. Normalmente, tras inventariar, conocemos perfectamente todo lo que hay en el almacén, pero el inventario se hace cada cierto período de tiempo (seis meses, un año ) durante el cual se producen numerosas entradas y salidas de artículos en el almacén. Para controlar estos movimientos utilizamos las fichas de almacén, que son unos formularios donde deben aparecer los siguientes conceptos: Referencia del artículo. Nombre del artículo. Fecha en la que se realiza el movimiento. Entrada: es el número de unidades de un determinado artículo que llega al almacén como consecuencia, normalmente, de la recepción de un pedido, de la devolución de un material que no se ha usado o por cualquier otra causa. Salida: es el número de unidades de cada artículo que salen del almacén hacia las distintas unidades del centro asistencial. Total: es el número de existencias de un artículo que queda en el almacén. Se obtiene sumando las entradas y restando las salidas al total que se registró en el último inventario. Si estos controles se realizan bien, el número de unidades que se contabilicen en el inventario siguiente debe coincidir con el último total anotado. Si el número inventariado es mayor que el último total anotado, es que alguna entrada no la hemos registrado y si es menor, será alguna salida la que no habremos tenido en cuenta. Normas de seguridad e higiene en el almacén En los almacenes sanitarios, al igual que en cualquier otro tipo de almacén, deben existir unas normas básicas para mantener la seguridad de los que en él trabajan. El almacén, y todo el resto del centro asistencial, se engloba dentro de un plan de emergencias que garantiza la evacuación del personal que se encuentra en él en el menor tiempo posible para minimizar al máximo los daños personales que pudiesen producirse en situaciones de peligro. Además, todas las instalaciones públicas, y también el almacén como parte de ellas, deben contar con sistemas detectores de humo, aspersores, mangueras de - 9

10 extinción de incendios y una serie de medidas obligatorias por ley para tratar de reducir todo lo posible los riesgos de las personas en caso de emergencia. El almacén sanitario es considerado punto crítico respecto a las normas de seguridad e higiene, debido a que se encuentra en él gran cantidad de material inflamable y/o tóxico. Algunas normas básicas aplicables a los almacenes son: Evitar stocks excesivos, así como apilamientos desmesurados de material. No obstaculizar los pasillos ya que, además de suponer un inconveniente para entradas y salidas del material, dificultaría la salida de las personas en caso de emergencia. No ocultar ni tapar los detectores de humo, altavoces, chivatos luminosos o cualquier otro elemento de seguridad pasiva o activa. Separa los productos tóxicos, inflamables del resto y evitar colocarlos en puntos críticos para ellos, por ejemplo, evitar ubicar un producto inflamable como el alcohol junto a una luz encendida. Las paredes y suelos deben estar hechos de material fácilmente lavable. Debe haber detectores de humo y de temperatura, así como aspersores y/o mangueras de extinción de incendios. Cada persona que trabaje en el centro debe contar con una copia del plan de seguridad y emergencia para saber qué hacer en caso de surgir algún imprevisto. Deben situarse en lugares visibles los posibles recorridos que deberíamos seguir en caso de tener que evacuar el lugar. Además de estas indicaciones, muchos centros imparten cursos y charlas a su personal para que asimile mejor los conceptos y sepa como comportarse en caso de emergencia llegando, en algunos casos, incluso a la realización de simulacros para ver tiempos de respuesta, capacidad y control de personal Normas de señalización Junto con estas indicaciones existen unas normas de señales estándar que se colocan en sitios fácilmente visibles y que, por un código de formas y colores, permiten saber si nos encontramos ante una zona donde hay material explosivo, tóxico, radioactivo Estas señales de seguridad e higiene son universales, lo que facilita su interpretación por parte de cualquier persona. Deben situarse en aquellos lugares que atraigan fácilmente la atención del usuario. Los colores y formas de las señales de seguridad tienen un significado y una indicación que todo el personal del centro debe conocer. - 10

11 Colores: Rojo: indica prohibición de acciones específicas. Amarillo: indica precaución, advertencia de peligro. Verde: indica seguridad, salida de emergencia, rutas de evacuación Azul: indica obligación de realizar una acción específica. ALGUNAS SEÑALES DE PELIGRO SON: - 11

12 SEÑALES DE INFORMACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA: Formulación de pedidos Ésta es otra de las tareas del auxiliar de enfermería y consiste en realizar un pedido una vez que las existencias de uno o varios artículos estén llegando al límite de seguridad. El límite de seguridad es el número mínimo de existencias de un determinado artículo por debajo del cual debe realizarse un pedido ya que, de no hacerlo así, se corre el riesgo de agotar existencias, con las complicaciones que una situación de este tipo puede conllevar. No es labor del auxiliar la petición de presupuestos ni la de ponerse en contacto con los proveedores, de esto se encarga el área administrativa del centro. - 12

13 Como se dijo antes, los pedidos se hacen de acuerdo a una programación. De este modo, si la gestión de stocks ha sido realizada correctamente, la petición incluirá la mayoría de los artículos que se utilizan en el centro. El pedido se realiza en unos formularios donde se indica: La referencia del artículo. El nombre. El número de unidades necesarias. El centro a donde se envía. La fecha. Es conveniente tener en cuenta que no en todos los centros asistenciales se realizan los mismos pedidos, esto va a variar según la especificidad de cada uno de ellos y la función a la que se dedique. Hay que tener en cuenta la posibilidad de cometer errores en el control del almacén: el más frecuente es no anotar alguna salida, con lo cual el número total de existencias de ese artículo será inferior al total de unidades que queda reflejado en la ficha de almacén. Para compensarlo a la hora de elaborar un pedido siempre se recoge en éste un número ligeramente superior al total de las salidas anotadas en la mencionada lista. Pueden producirse situaciones ajenas el centro residencial o no, que provoquen que se agoten las existencias de un artículo antes de lo previsto. En estos casos, hay que realizar una petición de urgencias que consiste en un formulario similar al anterior que será tratado de forma especial. En casos extremadamente urgentes, además de realizar esta petición, se cursará otra a los centros asistenciales más cercanos que dispongan del artículo o artículos necesarios. En estos casos, la petición se hará también por vía telefónica para eliminar trámites que enlentezcan el proceso. Las circunstancias que pueden hacer necesaria la realización de un pedido de urgencias son aquellas que causen el agotamiento o deterioro de algunos de los artículos y pueden ser: Ajenas al centro Son aquellas que no se relacionan con el funcionamiento del centro, por ejemplo, un brote epidemiológico, una catástrofe, un retraso en la recepción de un pedido hecho por vía ordinaria - 13

14 Intrínsecas al centro Son aquellas en las que la finalización de las existencias se debe a circunstancias acaecidas en el centro, como el deterioro del material en el almacén debido a algún tipo de accidente, corte de luz, mala gestión de stocks En definitiva, la realización de pedidos es una función esencial para el correcto funcionamiento del centro asistencial, así como todo lo relacionado con el almacén, ya que para que las unidades funcionen correctamente necesitan disponibilidad permanente de existencias. En la gestión de los recursos materiales, la labor del auxiliar de enfermería finaliza en la formulación de pedidos, no siendo responsabilidad suya la elaboración de presupuestos, comparación de precios - 14