Recepción de medicamentos en FAR

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Silvia Vega Camacho
hace 7 años
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1 Página 1 de 5 Definición: - Proceso para la recepción y colocación de la medicación en almacén de farmacia. Objetivos: Registrar en aplicación informática los datos de todo medicamento que se recepcione en farmacia. Garantizar una correcta colocación del medicamento en su ubicación predefinida en el almacén en farmacia atendiendo a las características de cada uno. Disponer la medicación recibida en el almacén de manera que se pueda priorizar la salida/utilización de la medicación con la caducidad más temprana. Recursos y material: Ordenador. Programa Excel. Impresora. Teléfono. Estanterías. Carpetas de pedidos. Material oficina. Guantes anticorte. Cámaras frigoríficas. Almacenes especiales para estupefacientes, inflamables y citostáticos. Mostrador recepción. Sellos de fechas Procedimiento Acciones previas Descripción de la Recepción de medicamentos y paquetería : El horario de la recepción de farmacia es de las 8 a las 15 h de lunes a viernes. Los días festivos no habrá servicio de recepción, salvo la medicación urgente. Se actualizan los sellos de recepción de bultos con el día en curso. Se recoge la carpeta con pedidos pendientes ubicada en el armario de las administrativas. Se abre la aplicación informática especialmente diseñada para el registro de

2 Página 2 de 5 recepción. Los viernes a primera hora se obtiene la lectura del registro de temperatura de las tres sondas de las cámaras frigoríficas y de la sonda a temperatura ambiente del almacén. Se anota en cada una de las tiras los siguientes datos: el nombre de la cámara y la fecha de la impresión. La situación de las sondas de temperatura es la siguiente: centro del almacén entre las columnas nº 2-N al nº 3-N que mide la temperatura del almacén. nevera con puertas de cristal donde se almacenan las insulinas. cámara frigorífica. Nevera del área de preparación de citostáticos En caso de detectar alguna anomalia en la lectura de los registros de temperatura ( por debajo de 2 ºC y por encima de 8 ºC en caso de temperaturas de nevera; y por debajo de 20º C y por encima de 25ºC en caso de temperatura ambiental) se informará a la coordinadora de enfermeria y al farmacéutico responsable. Se pondrà un parte a mantenimiento (FERROSER) explicando la incidencia y el tiempo en que la temperatura ha estado fuera de rango. Si ese tiempo es mayor de 8 h, se procederá a revisar la medicación afectada con la bibliografía disponible para retirar y descartar lo que sea necesario por obsolescencia. Asimismo se elaborará una lista final de la medicación que haya sido descartada, con su correspondiente valoración económica. La medicació retirada se sacará del sistema de gestión como caducada y se destruirá como tal. Si los sistemas de registro de temperaturas fallan ( rotura de los mismos, falta de papel, fallo eléctrico, informático) se dispondrá de un registro manual que se cumplimentará de manera horaria. Se comprueba el estock de sueros del almacén exterior y se hace el pedido de reposición Se entrega el pedido a las administrativas para que realicen la petición al proveedor. Las cajas vacías, cartones y restos de envases se depositan en la calle de servicios por la puerta de entrada de mercancías de farmacia para su posterior recogida por parte del servicio de limpieza. Se realiza reposición del almacén de farmacia y se ordena el mismo adecuando los envases y cajas facilitando su accesibilidad por parte del personal para la preparación de pedidos (apertura de cajas, retirada de tapas, ) Asimismo se retiran los posibles envases vacíos. Se reponen fármacos que no se encontraran colocados en su ubicación: medicamentos de gran volumen de los que se dispone de un estoc de reposición en la parte posterior de la farmacia o en estanterías superiores. Cuando se recepcionen medicamentos citostáticos se manipularan siempre con guantes de nitrilo. ACCIONES Se recoge la carpeta de pedidos pendientes del armario de las administrativas. Se lleva a cabo la recepción a la llegada de los transportistas con las siguientes acciones:

3 Página 3 de 5 1. Se reciben las entregas, se verifican que son para farmacia, se sella el albarán de entrega del transportista o agencia, con el sello de recepción, se indica el nº de bultos recibidos, la hora de entrega firmando la persona responsable de recepción de ese turno. 2. Se recepcionan los fármacos verificando el número de pedido con la hoja de pedidos de la carpeta de pendientes. Si el pedido es correcto se procede a su introducción en la hoja Excel de registro de farmacia con los siguientes datos: o hora de llegada del transportista o agencia, nº de bultos, nº de pedido interno o farmacia, proveedor, transportista o agencia, código interno del o medicamento, nº de lote de fabricación., fecha de caducidad, cantidad en cajas *unidades. En caso de alguna anomalía, se indicará en el apartado observaciones. Una vez registrado se procederá a su colocación en la ubicación predeterminada. RECEPCIONES ESPECIALES: Si el medicamento es de nevera o congelador se recepcionará inmediatamente a su llegada. En el caso de tratarse de un ensayo clínico o un sobre o un paquete dirigido a una persona en concreto se sellará igualmente su recepción y acto seguido se le entregará a la persona indicada. Los medicamentos estupefacientes se recepcionaran inmediatamente a su llegada, dando aviso inmediato a la coordinadora de farmacia o enfermera que en ese turno este al cargo y control de estos. Se le pedirá la llave del almacén de estupefacientes y se ubicaran en el mismo, cerrando con llave, y devolviendo ésta inmediatamente a la enfermera. Si hay alguna observación se comunicará siempre por escrito. También se informará al técnico de farmacia para que pueda hacer la correspondiente entrada en el libro oficial de estupefacientes En el caso de medicamentos inflamables (ALCOHOLES, FORMOL, ETC) se ubicaran en el almacén especialmente preparado para estos productos. Cuando el envió proceda de la Cooperativa d Apotecaris; se procederá igual que en el apartado 2. Dado su carácter urgente, se avisará inmediatamente vía verbal y por correo electrónico de su llegada a los farmacéuticos, a la coordinadora, la auxiliar de incidencias y a las administrativas. Este pedido no tiene hoja de pedidos en la carpeta de pendientes puesto que es un pedido telefónico de medicación urgente. En el caso de recibir sueros, líquidos de hemodiálisis o cualquier otro medicamento que tenga ubicación en el almacén exterior por su volumen o medidas, se procederá igual que en los apartados 1 i 2

4 Página 4 de 5 el almacén exterior deberá permanecer cerrado con llave siempre salvo para las labores de entrada de sueros y dispensación a las unidades solicitantes. Los medicamentos extranjeros siguen el circuito de recepción habitual. Los medicamentos de uso compasivo no tienen código ni hoja de pedido y se entregan directamente al farmacéutico que los solicitó Kits de alergenos, para este producto aparte del procedimiento común de recepción existen controles adicionales de caducidad por sus especiales características. En el momento de la recepción del pedido se deben revisar las caducidades del resto de alergenos existentes en stock. OBSERVACIONES - Se debe procurar mantener el espacio de recepción de la farmacia despejado de cartones y cajas vacías - Se debe observar el correcto funcionamiento de la nevera de las insulinas y de la cámara frigorífica, dando aviso inmediato a mantenimiento en el caso de algún signo de anomalía.. Complicaciones: Corte de luz Programa no responde Fallo informático. Impresora desprogramada. Criterios de resultados: Mantener el registro rigurosamente actualizado. Colocar la medicación en su ubicación predeterminada en el menor plazo posible Conocer de forma instantánea mediante el libro Excel ubicaciones la zona y espacio de estantería donde está la medicación que queremos localizar Almacenar por orden de fecha de caducidad facilitando la salida del medicamento con la fecha más antigua en el lado de la izquierda de la estantería y su accesibilidad a las auxiliares en la preparación de pedidos y solicitudes urgentes. Autores:

5 Página 5 de 5 José María Prieto Valle. Ismael Díaz Burgos Realización y revisión: Realizado: Diciembre 2004 Revisado: Montse Vilanova, Malen Perelló Ene 2004 Próxima revisión: Diciembre 2005

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