División de Contratación Administrativa. Al contestar refiérase al oficio No de abril, 2015 DCA-0849

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio No de abril, 2015 DCA-0849 Licenciado Jairo Emilio Guzmán Soto Alcalde MUNICIPALIDAD DE SAN MATEO Estimado señor: Asunto: Se autoriza a la Municipalidad de San Mateo iniciar procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes en el período 2015, para promover el suministro, acarreo y colocación de aproximadamente 288 toneladas de mezcla asfáltica en el Cantón de San Mateo, objeto de dicha contratación, con un costo total estimado en 19,000, Nos referimos a su oficio N MSM-AM-CA del 4 de marzo de 2015, recibido en esta Contraloría General el 05 de marzo de 2015, mediante el cual solicita autorización para iniciar procedimiento de contratación sin el contenido presupuestario suficiente para promover el suministro, acarreo y colocación de aproximadamente 288 toneladas de mezcla asfáltica en el Cantón de San Mateo, que es el objeto de dicha contratación, por un monto total estimado en 19,000, Mediante oficio N (DCA-0651) de fecha 16 de marzo del corriente, este órgano contralor requirió información adicional, la cual fue atendida por la Administración gestionante según oficio N AMSM/ , de fecha 23 del mismo mes y año. I. Antecedentes y justificación Indica la Administración como motivos de su solicitud, los siguientes: 1. Que requiere contratar el suministro, acarreo y colocación de aproximadamente 288 toneladas de mezcla asfáltica en el Cantón de San Mateo, y por ello, solicita iniciar el procedimiento administrativo de dicha contratación sin contar con la totalidad del contenido presupuestario en este período 2015.

2 2 2. Que actualmente cuenta con 8,000, como parte del presupuesto para atender la erogación del objeto contractual, según certificación adjunta de la tesorera municipal de fecha 04 de marzo de 2015, código presupuestario ( ), cuenta Proyectos IBI Ordinario 2015 Servicios (Mejoramiento calle cuadrante de la Iglesia Labrador). 3. Que para cubrir el resto del monto a invertir en el proyecto, el contador municipal, Sebastián Chaves Fernández, según certificación adjunta de fecha 04 de marzo de 2015, confirma que existe en estudio un presupuesto extraordinario a ser aprobado por el Concejo Municipal durante el mes de marzo, mismo que sería enviado para su revisión ante la CGR. Se indica que en dicho documento y bajo el código presupuestario , en la cuenta Otras construcciones adiciones y mejoras se cuenta con el disponible de 8,000,000.00, y adicionalmente, se ubica en dicha cuenta el concepto para Reparación en calles urbanas de San Mateo con un disponible de 3,000, Que en suma, la totalidad a invertir en la contratación sería de 19,000, donde actualmente se cuenta con 8,000,000.00, y los otros 11,000, se encuentran pendientes de aprobación en el presupuesto extraordinario , según lo descrito con anterioridad. 5. Que se adjunta cronograma de actividades sobre las tareas y plazos máximos previamente definidos para la contratación que se entiende corresponde a una licitación abreviada, según el monto. 6. Que el período para iniciar el procedimiento de la contratación se tiene programado de abril a junio de Que el pago total de la contratación se estima será a finales del mes de junio 2015, tomando en consideración que el contenido presupuestario se incluiría en el presupuesto extraordinario N a principios del mes de abril del corriente. 8. Que el pago se haría en tres tractos iguales, según la colocación de la mezcla asfáltica realizada, distribuidos en los meses de abril, mayo y junio. Con montos aproximados de seis millones trescientos treinta y tres mil colones. 9. Que la presente solicitud se justifica no solo porque la contratación son de interés público al beneficiar el tránsito de vehículos y personas, sino porque ello también contribuye con el turismo y comercio de los habitantes de San Mateo.

3 3 10. Que en correspondencia a la solicitud de información adicional requerida, aclara que esta solicitud responde a la necesidad calificada de reparar las calles en el Cantón de San Mateo, ya que se debe aprovechar las condiciones climatológicas y esenciales para evitar el deterioro de la salud de los vecinos del Cantón. Evitándose con ello, que se contaminen con grandes cantidades de polvo que se desprenden de los caminos en la estación de verano. II. Criterio de la División Para efectos de la gestión presentada a estudio, debe precisarse lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa (en adelante LCA), en concordancia con el numeral 9 de su Reglamento (en adelante RLCA), al instituirse, en primer término, que todo inicio de un procedimiento de contratación administrativa requiere contar con los recursos económicos dispuestos para la erogación del objeto contractual a ejecutar. Como segundo aspecto, que solo en casos muy excepcionales, en atención a una necesidad muy calificada, podría iniciarse los procedimientos de un concurso sin el contenido presupuestario, pero con la garantía de que para su ejecución se contará con el recurso económico dispuesto para dichos efectos. Ahora bien, la salvedad aplicada a la regla para dar inicio un concurso sin el contenido presupuestario procede en dos escenarios. El primero, señala el numeral 9 del RLCA ocurre cuando la Administración tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que da inicio el procedimiento del concurso, o cuando éste se desarrolle por más de un período presupuestario, para lo cual la Administración licitante está obligada a tomar las previsiones presupuestarias necesarias que le garanticen, para los períodos presupuestarios respectivos, el saldo de dichas obligaciones. En el segundo escenario, es cuando la Administración tiene la posibilidad de iniciar los procedimientos de un concurso aún sin el contenido presupuestario para el mismo año en el que lo va a ejecutar, pero condicionada a que dicho inicio cuente con el aval de esta Contraloría General. Al respecto, valga resaltar lo indicado por este órgano contralor mediante el Oficio N (DCA-4064) del 15 de diciembre de 2006, del cual se tiene que: Al tenor de lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo que se comenta, será necesaria la autorización de la Contraloría General para necesidades calificadas y cuando el inicio y ejecución del procedimiento ambos supuestos-, se den dentro del mismo período presupuestario, como sería el caso, por ejemplo, que para atender la necesidad se deba formular un presupuesto extraordinario y no existe ningún recurso presupuestado en ese ejercicio.

4 4 En el caso bajo estudio, ha planteado la Municipalidad de San Mateo que requiere dar inicio con el procedimiento de una licitación abreviada para contratar el suministro, acarreo y colocación de aproximadamente 288 toneladas de mezcla asfáltica en dicho Cantón, sin contar con la totalidad del contenido presupuestario que asciende a 19,000,000.00, de donde solo cuenta con 8,000,000.00, siendo que los restantes 11,000, se encuentran en trámite de aprobación dentro del presupuesto extraordinario N , por parte del Concejo Municipal y eventual revisión ante esta Contraloría General. Adicionalmente, se tiene que el Intendente Municipal ha indicado en su escrito inicial lo siguiente: ( ) estas obras son de interés público pues no solo benefician el tránsito de vehículos y personas, sino que contribuyen también con el turismo y comercio de los habitantes de San Mateo. Aclarando mediante la información adicional requerida, que: El objeto de la presente contratación responde a una necesidad muy calificada; dado que la reparación de calles en el cantón es urgente; hay que aprovechar las condiciones climatológicas y esenciales porque evita el deterioro de la salud de los vecinos del cantón; evitando que se contaminen con grandes cantidades de polvo que se desprenden de los caminos en la estación de verano. Bajo el panorama expuesto, esta Contraloría General, conoce el hecho de que las municipalidades como entes descentralizados que administran los servicios e intereses locales están llamadas dentro de las actividades propias de su competencia, a mejorar las condiciones de vida de su comunidad. De lo anterior, se nos plantea en la presente solicitud una situación donde el suministro, acarreo y colocación de aproximadamente 288 toneladas de mezcla asfáltica en las vías del Cantón de San Mateo, según lo ha manifestado la Municipalidad de San Mateo, corresponden a una necesidad calificada, toda vez que la contratación descrita resulta fundamental para ofrecer mejores condiciones de circulación a los vehículos y personas que transitan por dicho Cantón, todo lo cual debe realizarse durante las condiciones climatalógicas de verano, tratando también de minimizar el impacto del polvo en las condiciones de salud de esa población. En este caso, siendo que la Administración ha indicado que tanto el inicio del procedimiento como la ejecución contractual, se darían en este mismo período presupuestario 2015 (estimando dar inicio con el procedimiento a partir del mes de abril hasta junio de 2015); se tiene que se estaría cumpliendo con el presupuesto del segundo párrafo del numeral 9 del RLCA.

5 5 Con base en el anterior análisis, es criterio de esta Contraloría General, que lo procedente es autorizar a la Municipalidad de San Mateo, dar inicio con el procedimiento de una contratación para el suministro, acarreo y colocación de aproximadamente 288 toneladas de mezcla asfáltica en las vías del Cantón de San Mateo, sin el contenido presupuestario suficiente, el cual ha sido estimado en un monto total de ,00, contándose para este inicio con la suma de 8,000,000.00, y completándose la suma de los restantes 11,000,000.00, con la aprobación del presupuesto extraordinario Aspecto que deberá ser advertido expresamente en el cartel; razón por la cual la presente autorización queda condicionada de conformidad con los términos que en el siguiente apartado se detallarán. III.-Condicionamientos bajo los que se otorga la autorización La autorización que aquí se otorga se condiciona a lo siguiente: a) La autorización concedida es exclusivamente para el inicio del procedimiento de contratación ordinaria sin el contenido económico suficiente, para el suministro, acarreo y colocación de aproximadamente 288 toneladas de mezcla asfáltica en las vías del Cantón de San Mateo; objeto contractual que ha sido estimado en un monto total de ,00, contándose para este inicio con la suma de 8,000,000.00, y completándose la suma de los restantes 11,000,000.00, con la aprobación del presupuesto extraordinario De ahí que será responsabilidad absoluta de esa Administración, llevar a cabo el procedimiento de contratación que por monto corresponda, de conformidad con lo establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, cumpliendo para ello con las respectivas formalidades. b) En las bases del concurso deberá indicarse expresamente, que el acto de adjudicación respectivo queda sujeto a la existencia del contenido económico completo. c) De conformidad con el párrafo final del artículo 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración no podrá dictar el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario ejecutable y completo para el fin propuesto. d) La presente autorización se otorga en el entendido que el procedimiento de contratación a realizar así como la respectiva ejecución contractual, serán desarrollados en el mismo año presupuestario Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del licenciado Jairo Emilio Guzmán Soto, en su condición de Alcalde

6 6 Municipal, o quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado María Auxiliadora Agüero Barboza Fiscalizadora Asociada MAB/chc Ci: Archivo Central NI: 6084/8329 G: