DIRECCIÓN GENERAL DE CALIDAD Y ATENCIÓN AL CIUDADANO Subdirección General de Administración Electrónica

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIOS DENOMINADO DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL ARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS ÍNDICE I.- OBJETO...2 II.- ACTIVIDADES A DESARROLLAR... 2 III. PLAZO DE EJECUCIÓN... 5 IV. GESTIÓN DEL PROYECTO, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS TRABAJOS... 5 V. EQUIPO DE TRABAJO...6 VI. MODIFICACIÓN EN LA COMPOSICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO... 7 VII. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN... 7 VIII. PROPIEDAD INTELECTUAL, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD PROPIEDAD INTELECTUAL DE LOS TRABAJOS CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN de 10

2 I.- OBJETO El objetivo de este trabajo es la definición de las políticas, reglas, requerimientos y servicios necesarios para la implantación en el Ayuntamiento de Madrid de un modelo de gestión documental y archivo electrónico. Dando así cobertura a las necesidades globales del Ayuntamiento de Madrid, todo ello de conformidad con los requerimientos funcionales, tecnológicos y legales que se establezcan alineado con las siguientes premisas: Cumplimiento de la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, en los aspectos referentes al archivo electrónico. Cumplimiento de los principales estándares y buenas prácticas internacionales como MoReq, MoReq2, OAIS, etc. Facilitar la recuperación de los documentos electrónicos custodiados a través del almacenamiento en formatos longevos de preservación. Facilitar la gestión adecuada de firmas electrónicas a largo plazo. Establecer los mecanismos que permitan garantizar las transferencias de documentos electrónicos entre las distintas fases de archivo. Este contrato se realiza en el marco de lo previsto por Real Decreto-Ley 13/2009, de 26 de octubre, por el que se crea el Fondo Estatal para el Empleo y la Sostenibilidad Local. II.- ACTIVIDADES A DESARROLLAR Las principales actividades a desarrollar en el marco del contrato serán: 1. Análisis de la situación actual del Ayuntamiento de Madrid en el ámbito del archivo electrónico con una definición y relación de las necesidades y de los requerimientos funcionales, tecnológicos y normativos para la implantación de la solución de archivo electrónico, que consistirá en : 1.1. Identificar la situación de partida existente en el Ayuntamiento de Madrid en lo que respecta al archivo (soporte papel y electrónico) desde un punto de vista funcional, tecnológico y normativo Definición y relación de las necesidades y de los requerimientos funcionales, tecnológicos y legales para la implantación de la solución de archivo electrónico. 2 de 10

3 1.3. Análisis de la idoneidad de las soluciones actuales en el marco del archivo electrónico en el Ayuntamiento de Madrid en función de dichas necesidades y requisitos. 2. Definición del modelo conceptual de archivo electrónico: partiendo de la realidad del Ayuntamiento de Madrid se definirá un modelo de gestión documental y archivo electrónico que comprenderá tres niveles: Conceptual, Tecnológico y Organizativo. Conceptual: determinación del modelo de ciclo de vida de la documentación, de las herramientas documentales requeridas y de las estrategias de acceso y de conservación de los documentos a largo plazo. Tecnológico: determinación de la relación del archivo electrónico con las aplicaciones productoras o de gestión de documentos, visión general de las interacciones y tipo de servicios disponibles y requeridos. Organizativo: determinación de las necesidades organizativas para hacer efectivo el modelo. El objetivo del modelo es disponer de un repositorio que de soporte a la gestión de la documentación en formato electrónico. El modelo debe tener en cuenta los diferentes procesos y procedimientos relacionados con el archivo electrónico que sigue el Ayuntamiento de Madrid, con especial interés en aquellos relacionados con la administración electrónica y con la tramitación de expedientes administrativos. Entre estos procesos se encuentran el registro de entrada y salida de documentos, tramitación de expedientes, firma de documentos, gestión de formularios, archivo de expedientes en papel, formatos de documentos, etc. El modelo debe tener además en cuenta las normas y políticas propias del Ayuntamiento de Madrid que puedan afectar al archivo electrónico. Estas normas pueden incluir políticas de archivo papel, políticas de conservación de documentos, políticas de seguridad, y otras. En este contexto se deberá definir el mapa de elementos que configura el modelo propuesto que muestre los diferentes componentes especificando su funcionalidad, la relación entre elementos y los distintos participantes. 3. Definición de procesos y reglas a aplicar. Los criterios y reglas a aplicar, se derivan del modelo de gestión documental y archivo electrónico propuesto, y sientan las bases de las reglas y normas de actuación. Afectan a: análisis y control de la documentación, operaciones de gestión y organización de los documentos instrumentos comunes y normalizados del sistema trabajos tecnológicos, roles, y funciones del modelo organizativo Los criterios a establecer serán: 3 de 10

4 Requerimientos de los documentos electrónicos de archivo: criterios de autenticidad e integridad. Requerimientos de contextualización para el archivo electrónico de documentos: criterios de clasificación y metadatos a aplicar. Criterios de acceso a los documentos de archivo. Procedimiento para la valoración y determinación del ciclo de vida de los documentos electrónicos. Requerimientos y criterios para la preservación de documentos electrónicos. Requerimientos organizativos y de gestión. 4. Valoración de la necesidad de desarrollo normativo por parte del Ayuntamiento de Madrid en el ámbito del archivo electrónico, con especial atención en lo que respecta al documento y expediente electrónico. Valorar la necesidad de la elaboración de normativa por parte del Ayuntamiento de Madrid en el ámbito del documento y expediente electrónico. En caso de que se determine necesario, el informe deberá especificar aquellos ámbitos que deban ser objeto de desarrollo. Estudio del marco normativo en el ámbito de la administración electrónica, incluyendo la normativa nacional que sea de aplicación y la municipal en los ámbitos específicos. Identificación de la normativa municipal que necesite ser revisada, ajustada o modificada debido a su impacto en el ámbito del archivo electrónico o el documento electrónico. Identificación de los ámbitos que requieren desarrollo normativo específico para dar cobertura al modelo definido, sus componentes y procedimientos. incluyendo aquellos que requieran desarrollo normativo de figuras conexas a las que también se ha de dotar de una cobertura jurídica que respete la regulación ya existente 5. Definición de requerimientos tecnológicos: partiendo de los criterios y reglas establecidos en el modelo se establecerán los requerimientos tecnológicos y funcionales de los servicios a desarrollar para dar soporte al archivo electrónico: Requerimientos de servicios de archivo electrónico. Servicios de valoración documental y ejecución de la disposición. Requerimientos de servicios de conservación: preservación de firmas, resellado, conversión de formatos y soportes, servicios de migración y transferencia. Requerimientos de seguridad y servicios de acceso. Requerimientos de servicios de soporte a la gestión de los archivos físicos. 4 de 10

5 6. Elaboración de un plan de implantación para la puesta en marcha de la solución de archivo electrónico. El plan de implantación, identificará todas las acciones derivadas de los criterios y requerimientos establecidos de cara a definir los proyectos a abordar y situarlos en un marco temporal de actuación. Para cada proyecto identificado se establecerá: descripción, objetivo perseguido, acciones a llevar a cabo, recursos necesarios, periodificación, factores críticos. El plan de implantación se acompañará con una definición del proyecto piloto que sirva de patrón de actuación para su extensión a otros proyectos o Áreas municipales Como resultado de las tareas descritas se obtendrán los siguientes entregables: a. Análisis y diagnóstico de la situación. b. Modelo de gestión documental y archivo electrónico. c. Propuesta de política de gestión documental y archivo electrónico. d. Desarrollo del modelo de gestión documental y archivo electrónico: documento de criterios. e. Desarrollo del modelo de gestión documental y archivo electrónico: documento de requerimientos tecnológicos y servicios. f. Informe sobre las necesidades de desarrollo normativo. g. Plan de implantación y definición del proyecto piloto. h. Resumen ejecutivo del trabajo realizado y documento de presentación de los resultados. III. PLAZO DE EJECUCIÓN Los trabajos se desarrollarán a lo largo de un plazo máximo de cuatro meses del ejercicio de 2010, debiendo finalizar en todo caso, antes del 1 de enero de IV. GESTIÓN DEL PROYECTO, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS TRABAJOS La empresa adjudicataria desarrollará los trabajos de conformidad a lo previsto en este pliego y bajo la dirección de la Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano (DGCAC) que designará un responsable del contrato con funciones de dirección y coordinación. La empresa adjudicataria designará una persona como jefe de proyecto que asumirá la dirección del equipo de trabajo y la dirección ejecutiva y realizará las labores de seguimiento e interlocución con la Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano. De forma general en el desarrollo del contrato, la empresa adjudicataria responderá en un plazo máximo de cinco días laborables a las instrucciones puntuales planteadas por el responsable del contrato. 5 de 10

6 El seguimiento y control del proyecto se efectuará sobre las siguientes bases de carácter general: Reuniones de seguimiento y revisiones técnicas del proyecto: Se establecerá un grupo de trabajo integrado por el responsable del contrato y otros representantes de la Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano, representantes de los servicios administrativos municipales en las actuaciones en las que participan o que les afectan y de la empresa adjudicataria, con la periodicidad que establezca el responsable del contrato. Se levantará acta de cada sesión de seguimiento que redactará la empresa adjudicataria. Las actas se aprobarán en la reunión siguiente. Seguimiento de la evolución del proyecto entre el responsable del contrato y el jefe de proyecto de la empresa adjudicataria. Presentaciones del proyecto y resultados. La empresa adjudicataria realizará las presentaciones del proyecto y de sus resultados en el ámbito interno que el responsable del contrato considere necesarias. El responsable del contrato asegurará el cumplimiento de la planificación de los trabajos, y la calidad de los mismos, pudiendo rechazar en parte o en su totalidad los trabajos realizados en la medida en que su calidad fuera considerada insatisfactoria, exigiéndose su ejecución conforme a lo establecido. Los documentos resultantes intermedios y finales deberán ser aprobados por el responsable del contrato. La empresa adjudicataria para realizar los trabajos relativos a este contrato no podrá subcontratar servicios. El equipo de trabajo prestará sus servicios en las dependencias de la empresa adjudicataria, salvo que por las características del trabajo, entrevistas, reuniones, etc. el responsable del contrato considere necesario que se lleve a cabo en dependencias municipales. V. EQUIPO DE TRABAJO En función del objeto del proyecto, la empresa adjudicataria deberá aportar el personal especializado suficiente en número y perfil profesional que garantice la realización de los trabajos y que, siendo consultores, cuenten con conocimientos administrativos y jurídicos. El equipo de trabajo contará como mínimo con un jefe de proyecto, y tres consultores senior, que responderán a los siguientes perfiles: Jefe de proyecto. Titulación universitaria de grado superior y experiencia mínima de 5 años en la dirección de proyectos de similares características de asesoramiento en Administraciones Públicas. Consultor senior. Titulación universitaria de grado superior y experiencia mínima de 5 años en proyectos de consultoría en el sector público en el ámbito de la administración electrónica y en el ámbito de la gestión documental, digitalización 6 de 10

7 de documentos o documentos electrónicos, uno de ellos deberá contar con experiencia mínima de dos años de asesoramiento a administraciones públicas en aspectos jurídicos relacionados con la administración electrónica. La empresa adjudicataria deberá, además, asegurar el apoyo administrativo necesario para el equipo de trabajo en lo que se refiere a la elaboración de documentos, presentaciones, informes, gráficos, bases de datos, reprografía, etc. a lo largo de la duración del contrato. También aportará todos los medios materiales al equipo que sean necesarios para la realización del trabajo. Los medios humanos aportados por el adjudicatario para la ejecución del contrato estarán sometidos al poder de dirección y organización (retribuciones, horarios, instrucciones, etc.) del contratista adjudicatario en todo ámbito y orden legalmente establecido. Será, por tanto, éste el único responsable y estará obligado al cumplimiento de cuantas disposiciones legales resulten aplicables al caso, en especial en materia tributaria, de contratación, Seguridad Social, prevención de riesgos laborales, por cuanto dicho personal en ningún caso tendrá vinculación jurídico-laboral con el Ayuntamiento de Madrid. Todo ello con independencia de las facultades de control e inspección que legal o contractualmente corresponden al mismo. VI. MODIFICACIÓN EN LA COMPOSICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO La valoración de la productividad y calidad de los trabajos de las personas que ejecuten este proyecto la realizará el responsable del contrato designado por el órgano de contratación, que podrá, si hubiera alguna causa que lo aconsejase para el buen desarrollo del proyecto, solicitar el cambio de cualesquiera de los componentes del equipo. La empresa adjudicataria deberá comunicar al responsable del contrato, la modificación en la composición del equipo de trabajo antes de que se produzca. El responsable del contrato deberá dar su visto bueno previo a estas modificaciones. Las nuevas personas que se incorporen al equipo de trabajo deberán reunir los mismos requisitos que se exigen a los integrantes del equipo inicial y que se especifican en la cláusula quinta para cada categoría profesional. VII. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por la Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano, toda la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizadas. Las acciones objeto de este contrato, serán convenientemente documentadas. Toda la documentación se entregará en formato impreso, correctamente editada y en español, y en formato electrónico compatible para su tratamiento electrónico con Microsoft Office XP, y convenientemente maquetada para su impresión y publicación. La empresa 7 de 10

8 adjudicataria entregará, al menos, dos copias impresas de la documentación íntegra del proyecto. Esta deberá poderse publicar inmediatamente en la Intranet. VIII. PROPIEDAD INTELECTUAL, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD 1. PROPIEDAD INTELECTUAL DE LOS TRABAJOS El contratista acepta expresamente que los derechos de toda la documentación y productos obtenidos del presente contrato corresponden únicamente al Ayuntamiento de Madrid, con exclusividad y a todos los efectos. 2. CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD), están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta del Ayuntamiento de Madrid al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia. La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente: 1º. Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (art. 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato. 2º. Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas. 8 de 10

9 3º. Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. 4º. Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas y a las instrucciones que el Ayuntamiento de Madrid le pueda especificar en concreto. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el articulo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. 5º. A cumplir todas y cada una de las medidas de seguridad (nivel básico, medio o alto) que sean de aplicación en función de la tipología de datos que se utilicen y traten para la prestación del servicio objeto del presente contrato y que vienen previstas en el Título VIII del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. A este respecto no se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el referido Titulo VIII respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD). 6º. Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. Durante la realización de los servicios que se presten como consecuencia del cumplimiento del presente contrato, el adjudicatario y su personal se someterán al estricto cumplimiento de los documentos de seguridad vigentes para los ficheros de datos de carácter personal a los que tengan acceso, así como a las instrucciones de los responsables de seguridad de las dependencias municipales en las que desarrollen su trabajo. El acceso a las bases de datos del Ayuntamiento de Madrid necesarias para la prestación del servicio se autorizará al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. Lo anterior se extiende asimismo al producto de dichas tareas. El adjudicatario se compromete a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, para lo cual programará las acciones formativas necesarias. 9 de 10

10 El personal prestador del servicio objeto del contrato tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. 7º. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte del adjudicatario de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello. 8º. Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid. 9º. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al Ayuntamiento de Madrid conforme a las instrucciones que haya dado, al igual que cualquier soporte o documento que contenga algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. 10º. De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la LOPD, en relación con el artículo 9.4 de la Ley 8/2001, de 13 de julio de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el incumplimiento por parte del adjudicatario de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento. 11º. Aportará una memoria descriptiva de las medidas que adoptará para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, el adjudicatario deberá comunicar al organismo contratante antes de transcurridos siete días de la fecha de comunicación de la adjudicación definitiva la persona que serán directamente responsables de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad, adjuntando su perfil profesional. Madrid a 5 de febrero de 2010 LA SUBDIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Luisa Ana Blanco Losada 10 de 10