MEJOR BOGOTÁ 4 MAY 2018 CIRCULAR

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1 Jet zbe8bgo7fi'd C;," Isracciallbstc~t CIRCULAR In PARA: DE: DIRECTORES LOCALES DE EDUCACION, RECTORES - ORDENADORES DEL GASTO, AUXILIARES ADMINISTRATIVOS 'CON FUNCIONES FINANCIERAS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL ASUNTO: MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE 1. MARCO NORMATIVO T> Resolución MEN del 30 de junio de 2017 "mediante el cual se reglamentan las Cuentas Maestras de los Fondos de Servicios Educativos para la administración de los Recursos del Sistema General de Participaciones en Educación en el componente calidad gratuidad" > Resolución MEN 660 del 09 de marzo de 2018 "Por la cual se reglamentan las CuentaS Maestras Pagadoras..." > Resolución Secretaría de Hacienda 0323 del 29 de diciembre de 2017 "por la cual se dictan directrices para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias de las entidades que conforman parte del Presupuesto Anual del Distrito Capital y los Fondos de Desarrollo Local" 3> Circular DDT 05 Secretaría de Hacienda del 09 de febrero de 2018 "Directrices apertura, manejo, control y cierro de cuentas bancarias distritales, Identificación de cuentas bancarias como exentas del GMF" > Circular DDT 07 Secretaría de Hacienda del 22 de mayo de 2018 "Directrices a las IED para presentación, pago y remisión de soportes de los conceptos de Contribución Especial de Obra Pública y Estampilla 50 años de labor de la Universidad Pedagógica Nacional" > Circular 31 Secretaría de Educación Subsecretaría de. Gestión Institucional del 10 de octubre de 2017 "Implementación cuentas maestras Resolución de 2017 Expedida por el Ministerio de Educación Nacional. MEN" > Memorando Secretaría de Educación Dirección Financiera del 14 de marzo de 2018 "lineamientos generales para el manejo de las cuentas bancarias en los fondos de servicios educativos FSE" OPERATIVIDAD a. Los Fondos de Servicios Educativos deben tener convertidas las cuentas donde manejan los recursos asignados del Sistema General de Participaciones SGP, aperturadas las cuentas maestras pagadoras y las cuentas bancarias que manejan o administran los recursos asignados por la Secretaria de'educación del Distrito. b. Deben solicitar al banco, las características de la IP para la instalación del portal transaccional y luego informar a la Oficina Administrativa de REDP la IP definida por la entidad financiera, así como los permisos y accesos a las páginas de las entidades bancarias y las actualizaciones de los programas en los equipos para su funcionamiento. Código postal: A2 4 MAY 2018 BOGOTÁ

2 "Vr1.0 1ü-WILS.aY0itt PESPGPIAOSC. ~pgrayi-ovii5 c. Solicitar a la Entidad Financiera la instalación del. Portal Bancario en los computadores que el Colegio designe. d. Solicitar a la Entidad Financiera la entrega de tokens sistemas de seguridad transaccional y la correspondiente capacitación para el manejo y operatividad del Portal. 3. CUENTA MAESTRA Conforme a la Resolución de 2017, expedida por el Ministerio de Educación Nacional MEN, la Cuenta Maestra es aquella que se convierta o aperture en una entidad bancaria vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, en condiciones de mercado, la cual acepta únicamente trasferencias electrónicas de crédito y débito a beneficiarios previamente inscritos. Para este proceso los FSE realizaron la conversión a cuenta maestra de la cuenta donde administraban los recursos correspondientes al SGP. Para esto cada Ordenador de Gasto suscribió un convenio con la entidad financiera haciendo dicha conversión. Operaciones Crédito Autorizadas 3> La transferencia que realiza la Nación-Ministerio de Educación Nacional de los recursos del Sistema General de Participaciones para educación, componente Calidad Gratuidad. > Los rendimientos financieros, que producto del convenio, sean reconocidos por la entidad bancaria, de acuerdo con lo establecido en el artículo 91 de la Ley 715 de Las transferencias por una única vez, según la fuente respectiva de los saldos de recursos disponibles en otras cuentas bancarias donde se manejen recursos del Sistema General de Participaciones para educación. Operaciones Débito Autorizadas Y> Las transferencias que los Fondos de Servicios Educativos realicen a los terceros beneficiarios previamente inscritos. > Pago de impuestos Distritales (Contribución Especial y Estampilla) a través de Transferencia Electrónica. > Transferencias a la Cuenta Maestra Pagadora Calidad Gratuidad, para el pago inmediato de impuestos a través de botón PSE. Nota. Se requiere inscribir como tercero beneficiario a la Secretaría de Hacienda Distrital para el pago de estás impuestos. Operaciones No Autorizadas á) > Los pagos por botón electrónico de Pagos del Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE) > Los cheques de gerencia > Las operaciones por ventanilla > Las operaciones por corresponsal bancario > Los retiros por cajero automático y los débitds automáticos. Código postal: MAY 2018". 44;\ A 115-9r9,11

3 IÁLCILIANIS,(9Fti addopko d1-; 4.. CUENTA MAESTRA PAGADORA De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución MEN No. 660 de 2017, se entiende por cuenta maestra pagadora aquella cuenta de ahorros que se apertura de manera complementaria, a la cuenta maestra existente registrada ante el Ministerio de Educacióh Nacional, la,cual acepta exclusivamente transferencias electrónicas de crédito y como única operación débito la aplicadón de pagos mediante el botón de pago electrónico seguro en. línea PSE en los conceptos autorizados. Los Fondos de Servicios Educativos FSE, deberán abrir la Cuenta Maestra Pagadora en, el mismo establecimiento bancario donde se encuentra aperturada la Cuenta Maestra que administra el componente Calidad Gratuidad. Operaciones Crédito Autorizadas > Las Cuentas Maestras Pagadoras solamente aceptarán las transferencias por medio electrónico desde la Cuenta Maestra para el pago inmediato de obligaciones a través del botón de pago electrónico seguro en línea PSE. Las Cuentas Maestras Pagadoras no recibirán consignaciones por ventanilla, corresponsal bancario o depósito de cheques. Operaciones Débito Autorizadas Las únicas operaciones débito autorizadas a través de la Cuenta Maestra Pagadora de los FSE son las siguientes: > Pago de impuestos nacionales administrados ponla DIAN. > El pago de la denominada Reteica. Operaciones No Autorizadas > Las trasferencias electrónicas hacia otras cuentas > La expedición de cheques de gerencia > Retiros por ventanilla, operaciones por corresponsal' bancario, retiros por cajero electrónico, débitos automáticos y aquellos pagos no indicados en la Resolución 660 de CUENTA SED Y RECURSOS PROPIOS Pará la administración de los recursos provenientes de fuentes diferentes a SGP, los Fondos de Servicios Educativos deberán abrir una cuenta de ahorros que-contengan las siguientes parametros: a. Reconocimiento de rendimientos financieros. b. Permitir operaciones tanto de Débito como de Crédito. c. NO permitir el uso de tarjeta débito. jl d. Mención clara de la inembargabilidad de los recursos de la Secretaría de Educación del Distrito. Código pos al: Info: Línea MAY 2018

4 ;ALeAu2iNIvIY.PF - ; a9,-. isudi dilm.),»- I. ~coi, e. Exención del gravamen a ros movimientos financieros (solo para las cuentas que manejan únicamente los recursos de trasferencias de la SED). f. Brindar las condiciones de seguridad y manejo tanto para el Ordenador del Gasto como para el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. Operaciones Crédito Autorizadas > Los giros que realice la Secretaría de Educación del Distrito. > Rendimientos financieros. > Dineros recibidos por concepto de certificados y constancias, tienda escolar, reposición de carne, reposición de agenda y manual de convivencia, duplicado de actas de grado y diplomas. Operaciones Débito Autorizadas > Transferencia electrónica para pago a proveedores previamente inscritos. > El pago de impuestos Nacionales DIAN y Distritales (Reteica) que se generen en la ejecución de los recursos transferidos por la SED o Recursos Propios a través del botón de pago electrónico seguro en línea - PSE. > Pago de impuestos Distritales (Contribución Especial y Estampilla) a través de Transferencia Electrónica. > Primer giro y reembolsos de la caja menor a través de un débito por ventanilla, previamente autorizado por el Ordenador del Gasto al funcionário responsable del manejo de la caja menor. Nota: Para el pago de Reteica utilizando el botón de pago electrónico seguro en línea - PSE, es necesario que los FSE lo hagan con firma digital vigente (Certicamara). Operaciones No Autorizadas > Expedición de cheques de gerencia, 3> Retiros por ventanilla (a excepción, del giro y reembolsos de la caja menor), > Operaciones por corresponsal bancario )1> Retiro por cajero electrónico. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE IMPUESTOS Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN La DIAN, a través de su plataforma web permite emitir facturas de pago por valores parciales que sumen la totalidad del valor de la única declaración, para' el caso del pago de ketefuente y Reteiva, que sea necesario cancelar por dos.o más fuentes (ej: SGP y otra fuente). Para ello, una vez presentada la Declaración en el Formulario 350, deben entrar por la opción "Diligenciar recibo de pago", modificar el renglón "valor impuesto" y diligenciar el valor con cargo al SGP, generando así el formulario MAY 2011 Código pos al: PBX: Fax:

5 - 5Ái:OISAYIDItz 1 I " 1 Sara ' Igual procedimiento al señalado en el texto anteriormente subrayado, se debe realizar para generar el formulario 490 correspondiente al pago con otra fuente de financiación diferente al SGP. NOTA: La sumatoria de los dos formularios 490 debe ser igual al valor liquidado en el formulario 350. a. CONTRIBUCIÓN ESPECIAL DE OBRA PÚBLICA > Las IED deben diligenciar el "Formato de pago de la contribución especial por contrato de obra pública, concesión de obra pública y sus adiciones" en adelante el "Formato", establecido por la Dirección de Impuestos de Bogotá de la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH. Este documento puede ser descargado de la Web-SDH ēn el enlace > Dentro de los tres. (3) primeros días hábiles del mes siguiente a cada mes de recaudo, las IED efectuarán el pago del valor retenido por concepto de la Contribución Especial. > Dicho pago se cumplirá únicamente mediante transferencia electrónica realizada desde la Cuenta Maestra para los recursos del SGP-Educación y/o la Cuenta Bancaria Institucional de cada IED hacia la cuenta de ahorros No del Banco de Occidente cuyo titular es la Dirección Distrital de Tesorería - DDT. > Al diligenciar el "Formato", se debe reflejar la totalidad del pago y no se aceptan formatos en ceros. En todos los casos, el valor diligenciado en este "Formato" debe coincidir exactamente con el valor de la(s) transferencia(s) electrónica(s) realizada(s). > Por cada periodo mensual se debe diligenciar un "Formato". > Sin excepciones, es obligatoria la firma del Ordenador del Gasto de la IED en el "Formato". Sin dicha firma el documento se tendrá por no presentado y la IED y sus funcionarios incurrirán en las sanciones legales aplicables. > Solamente serán aceptados "Formatos" diligenciados y firmados en original. Se tendrá por no presentado cualquier formato que venga total, o parcialmente diligenciado en fotocopia, o con enmendaduras. > A más tardar el cuarto (42) día hábil de cada mes, las IED enviarán a la Dirección Financiera de la Secretaría de Educación del Distrito - SED un oficio firmado por el Rector, adjuntando: El original del "Formato", debidamente diligenciado y firmado por el Ordenador del Gasto. Fotocopia de la(s) transferencia(s) electrónica(s) realizada(s),,a la cuenta bancaria de la DDT indicada, en la cual se pueda verificar claramente la fecha del pago y el valor transferido. Se reitera que la SED actuará como la única entidad centralizadora de estos documentos. Por tanto, ni el original ni la copia de los mismos se remitirá a la DDT o a otra área de la SDH. b. RECAUDO DE LA ESTAMPILLA DISTRITAL "CINCUENTA AÑOS DE LABOR DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL" > Las IED diligenciarán la "Declaración de retención de la Estampilla Cincuenta Años de labor de la Universidad Pedagógica Nacional" en adelante la "Declaración", establecida por la Dirección de Impuestos de Bogotá de la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH. Este documento puede ser descargado de la Web-SDH en el enlace Código pos 'al: PBX: Fax: k2 4 MMV 2018

6 Las IED pagarán en la siguiente oportunidad el valor retenido por concepto de la Estampilla Cincuenta Años de labor de la Universidad Pedagógica Nacional, según se ordena en el parágrafo 1 del artículo 15 de la Resolución SDH-198 de 2017: Retenciones practicadas de enero a junio de cada año: Deben pagarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de JULIO de cada año. Retenciones practicadas de julio a diciembre de cada año: Deben pagarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de ENERO de cada año. > Dicho pago se cumplirá únicamente mediante transferencia electrónica realizada desde la Cuenta Maestra para los recursos del SGP-Educación y/o la Cuenta Bancaria Institucional de cada IED hacia la cuenta de ahorros No del Banco de Occidente cuyo titular es la Dirección Distrital de Tesorería - DDT. > Al diligenciar la "Declaración" de esta Estampilla se debe reflejar la totalidad del pago y no se aceptan declaraciones en ceros. En todos los casos el valor de esta "Declaración" debe coincidir exactamente con el valor de la(s) transferencia(s) electrónica(s) realizada(s). > Por cada semestre se debe diligenciar una "Declaración". > Sin excepciones, es obligatoria la firma de la "Declaración" por parte del Ordenador del Gasto de la IED. Sin dicha firma el documento se tendrá por no presentado y la IED y sus funcionarios incurrirán en las sanciones legales aplicables. > Solamente serán aceptadas "Declaraciones" diligenciadas y firmadas en original. Se tendrá por no presentado cualquier formato que venga total o parcialmente diligenciado en fotocopia, o con enmendaduras. > A más tardar el sexto (69) día hábil de los meses de julio y enero de cada año, las IED enviarán a la Dirección Financiera de la Secretaría de Educación del Distrito -SED un oficio firmado por el Rector, adjuntando: El original de la "Declaración", debidamente diligenciada y firmada. Fotocopia de la transferencia electrónica realizada ala cuenta bancaria de la DDT indicada, en la cual se pueda verificar claramente la fecha del pago y el valor transferido. Se reitera que la SED actuará como la única entidad centralizadora de estos documentos. Por tanto, ningún documento o soporte será enviado a la DDT o a otra área de la SDH. CONDICIONES DE SEGURIDAD Y MANEJO DE OPERACIONES-ATRAVÉS DE LOS PORTALES BANCARIOS. El artículo. 6 de la resolución 323 de la SHD indica lo siguiente "Seguridad y gestión del riesgo: Es responsabilidad exclusiva de las entidades a las que aplica la presente resolución y de sus servidores públicos competentes preservar las condiciones para el correcto manejo y debida seguridad de las cuentas bancarias, cumpliendo rigurosamente con: las,normas de gestión de riesció y administración de recursos púb icos. y protocolos bancarios:de seguridad. Para ello, entre otras medidas, las entidades distritales deberán establecer y comunicar por escrito al respectivo banco y en la, misma forma, mantenerlo actualizado sobre cuáles son las condiciones y procedimientos en materia de: Manejo y custodia de chequeras; firmas registradas y servidores públicos autórizados; uso y custodia de sellos restrictivos; tokens, caiillas u otros medios de seguridad; instrucciones para confirmaciones telefónicas; correos institucionales horarios y demás instrucciones generales y de carácter operativo para garantizar la seguridad en el cierre, cumplimiento y seguimiento de las Código postal: a 4 MAY n8

7 .i.zu±~511, 1.10, ;1. operaciones; roles' y claves para ingreso a portales bancarios: seguimiento y control de las cuentas y su cierre en los casos previstos en el artículo octavo." Por tal motivo para definir las direcciones IP, la institución educativa debe solicitar al banco las características de la misma para la instalación.del portal transaccional y luego informar a la Oficina Administrativa de REDP la IP definida por la entidad financiera, así como los permisos y accesos a las páginas de las entidades bancarias y las actualizaciones de los programas en los equipos para su funcionamiento. Estos requerimientos lo deben dirigir al Ingeniero Armando Leyton al siguiente correo electrónico alevton@educacionbogota.gov.co Cumplido lo anterior, el colegio debe realizar la gestión ante la entidad bancaria para que instale el portal transaccional, efectúe la capacitación correspondiente a su manejo (inscripción de los terceros, pagos) y coordinar la entrega de los tokens o disposjtivos para las transacciones a realizarse. PERIODO DE TRANSICIÓN En relación con la creación de las cuentas maestras pagadoras mediante la Resolución MEN 0660 de 2018 y otras circunstancias operativas como las demoras por parte de la Entidades Financieras en la instalación de los Portales Bancarios en los Colegios, la entrega de Tokens y capacitaciones en el manejo del mismo a los Ordenadores del Gasto y a los Auxiliares Administrativos con Funciones Financieras, la Secretaría de Educación del Distrito considera pertinente establecer un periodo de transición, en el cual los FSE puedan realizar sus operaciones con los recursos transferidos por la SED y Recursos Propios con los mecanismos de pagos que brinden actualmente las Entidades Financieras, por lo tanto se da como plazo máximo de esta transición el próximo 29 de junio de Por lo anterior, se requiere que los Ordenadores del Gasto realicen la, gestión necesaria ante las Entidades Financieras para resolver cualquier tipo de inconveniente que demore u obstaculice el cumplimiento a la normatividad existente. Es importante resaltar que, a partir del primero (1) de julio de 2018, todos los FSE deberán estar ejecutando los recursos por medio de transferencias electrónicas, conforme lo establecido en las normatividades expuestas en esta circular NAY 2018 r--)0 h -0 F. KARINA RICAURTE FARFAN. Subsecretaria de Gestión Institucional P.R Aprobó: Derly González Ariza Directora Financiera Revisó: Rubén Darío Carvajal Pardo Jefe Oficina de Tesorería y jilidad Antonio Mosquera Ramos Jefe Oficina de Presupuesto avier Eduardo Serna Pineda Contratista Oficina de PresuVesto FSE rabio González Sánchez Contratista Contratista Oficina de Presupuesto.FSE Juan Carlos Villamil Ramírez-Contratista Oficina de Presupuesto FSE Códigapostal: BOGOTÁ