Informe final PROYECTO: Transferencia de información para promover una gestión tecnológica e innovadora en las MIPYMES del país.

Transcripción

1 Informe final PROYECTO: Transferencia de información para promover una gestión tecnológica. Noviembre

2 2

3 Índice de Contenidos II. LA MEMORIA Resumen del proyecto Objetivos del proyecto Objetivos de investigación Objetivos de desarrollo tecnológico Objetivos de innovación Análisis situacional / estudio del estado del arte Avances científicos y/o técnicos que propone el proyecto Protección de la propiedad intelectual Legislación y otras regulaciones... 9 III. PLANIFICACIÓN Fases y tareas, y sus interacciones Identificación y evaluación de los riesgos y puntos críticos Estructura organizacional y de personal (organigrama) Control del programa de trabajo IV. PRESUPUESTO Costos reales del proyecto V. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO VI. RESULTADOS DEL PROYECTO Ver informe 30 mayo 2013 San Carlos Ver informe 26 junio 2013 Cartago Ver informe 21 y 22 agosto Palmares Ver informe 25 y 26 setiembre 2013 San Ramón Ver informe 16 noviembre 2013 Palmar Norte CONCLUSIONES GENERALES RECOMENDACIONES GENERALES VII. EXPLOTACIÓN Y APROVECHAMIENTO DE RESULTADOS Identificación de nuevos productos o procesos Mercado potencial Protección de resultados Beneficios del proyecto Comentario final VIII. FUENTES CONSULTADAS Personal colaborador en las distintas actividades empresariales

4 II. LA MEMORIA 2.1. Resumen del proyecto El país ha venido realizando esfuerzos para fortalecer el desarrollo de las Mipymes, prueba de ello es la publicación de la Ley 8262 del 17 de mayo de 2002 "Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas" que precisamente adiciona algunos cambios a la Ley Orgánica del INA, donde se establece que el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) coordinará y articulará la creación de programas sectoriales de capacitación y asistencia técnica, velando porque la calidad, evaluación y formación empresarial respondan a los requerimientos de las PYMES, el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), los centros de enseñanza, las universidades y los institutos técnicos y tecnológicos establecerán programas de educación y extensión, así como cátedras especiales para las PYMES, y promover la iniciativa empresarial. Es por lo anterior, que la Institución ha incorporado desde hace varios años dentro de su quehacer, el brindar asistencia técnica a esa población empresarial. El Núcleo Sector Comercio y Servicios (NSCS) por medio del Proceso de Gestión Tecnológico (PGT), no sólo ha llevado a gran cantidad de Mipymes en todo el país asistencia técnica en las áreas de Administración, Mercadeo, Contabilidad y Finanzas, Producción, Gestión Secretarial y Salud Ocupacional e Informática, sino que ha venido planteando proyectos de I+D+i, con el fin de contribuir a esta necesidad imperante en el mercado, y por eso este proyecto denominado e innovadora en las Mipymes del país, forma parte de estas iniciativas, con el fin de contribuir al fortalecimiento de la gestión empresarial de este sector. De esta manera, en el año 2007 se plantea la necesidad de contratar una investigación que permitiera determinar los requerimientos tecnológicos en las Mipymes del país de los sectores: Industrial, Comercio y Servicios. Como parte de los resultados de la mencionada investigación, se detectó que gran parte de las Mipymes consultadas manifestaron requerir recibir información sobre servicios tecnológicos, y concuerdan que la revista o material impreso, así como un boletín digital con temas educativos de emisión periódica son los medios idóneos, mencionan también pero en menor proporción los programas informativos en televisión. 4

5 Dentro de las conclusiones a las que esa investigación llegó, cabe mencionar que dentro de los factores que limitan la adopción de nuevas tecnologías en especial TIC s, haciendo referencia a las Mipymes, está la ausencia de cultura empresarial orientada a la gestión de innovación, lo que limita el crecimiento y la competitividad de las mismas. Precisamente los objetivos que enmarcan este proyecto y que se indican en el apartado 1.2, abordará la problemática detectada en dicho estudio, en congruencia con el Plan Estratégico Institucional , donde claramente dentro de las políticas institucionales que marcan dicho plan está el Fortalecimiento de iniciativas innovadoras en el ámbito institucional e internacional; para el desarrollo y atención de programas, proyectos, PYMES y leyes, que benefician a poblaciones específicas. Asimismo, dentro de los objetivos del plan estratégico institucional, los objetivos seis y once también se relacionan directamente con el proyecto: En el objetivo seis se establece: promover la aplicación de recursos tecnológicos que favorezcan el desarrollo sostenible en los diferentes sectores productivos Por su parte el objetivo once indica: Atender oportunamente la demanda de los grupos de interés, donde se destaca: Incrementar el uso de las TIC s en la atención y resolución de servicios de asistencia técnica Proporcionar herramientas que faciliten la empleabilidad para la adopción egresada y al sector empresarial, el recurso humano calificado Se plantea con este proyecto la creación de material tanto impreso como digital para promover alianzas estratégicas y soluciones innovadoras que permitan mejorar la gestión empresarial de las empresas, así como facilitar información relacionada con investigaciones y servicios que brindan instituciones públicas tecnológica y procesos de innovación. u otros organismos sobre transferencia Y como complemento se realizaron actividades empresariales que permitan intercambio de experiencias y aprendizaje entre las mismas empresas. 5

6 2.2. Objetivos del proyecto Objetivos de investigación 1. Transferir información de impacto obtenida por parte del proceso de vigilancia estratégica que sirva para elevar la competitividad de la MIPYMES del país Objetivos de desarrollo tecnológico 1. Fomentar la generación de sinergias que faciliten la creación de nuevas oportunidades de negocios mediante la organización de encuentros empresariales. 2. Concientizar a las personas empresarias de las Mipymes sobre la necesidad de incorporar nuevas tecnologías que eleven su gestión administrativa y técnica, a través de los eventos empresariales y el envío de publicaciones impresas y digitales de manera periódica. 3. Propiciar alianzas estratégicas, encadenamientos productivos e intercambio de experiencias de distintos grupos económicos del país, con el fin de que incorporen soluciones innovadoras y de alta calidad, que contribuyan con la sustentabilidad en su gestión empresarial Objetivos de innovación 1. Facilitar a las personas empresarias de las Mipymes, herramientas que contribuyan con la incorporación de los procesos de innovación dentro de su gestión empresarial por medio de medios convergentes y de manera permanente y continua. 2. Fortalecer la competitividad e innovación empresarial de la MIPYMES mediante la transferencia de información técnica, investigaciones y servicios que brindan las instituciones públicas y organismos nacionales e internacionales. 3. Facilitar a las personas empresarias de las Mipymes las herramientas útiles, prácticas e innovadoras que les permitan la definición de las estrategias tecnológicas para desarrollo de innovaciones, de acuerdo con criterios técnicos de expertos 2.3. Análisis situacional / estudio del estado del arte Por medio de proyecto de vigilancia tecnológica 2013, se identificaron las necesidades de capacitación y formación profesional que presentan las unidades productivas Mipymes en las zonas geográficas en las que esta planificado ejecutar eventos empresariales, se logró 6

7 obtener estas necesidades por medio de monitoreos del entorno realizados en los siguientes lugares: San Carlos, Cartago, Palmares, San Ramón, además se aplicaron encuestas, perfiles empresariales y se realizaron diagnósticos técnicos a las personas empresarias de la zona Brunca pertenecientes al proyecto Germinadora también se contó con solicitudes de necesidades de capacitación por parte de las unidades regionales. La subgerencia técnica en el marco del proyecto interinstitucional Germinadora hace una solicitud (SGT el día 14 de mayo 2013) al PGT del NSCS requiriendo apoyo para realizar con las personas empresarias de la Huetar Brunca un evento denominado Oportunidades de encadenamientos para las PYMES, sin embargo, el Núcleo analizando los perfiles empresariales de la empresas a participar, propone realizar los diagnósticos técnicos en: mercadeo, informática, salud ocupacional, producción, administración, contabilidad y finanzas. Como resultado de los mismos, el determinó que la mayor cantidad de necesidades de capacitación y formación profesional que presentan las unidades productivas es promoción y mercadeo, por lo que en unanimidad con las personas representantes del proyecto Germinadora se propuso realizar el evento empresarial en Palmar Norte, con una duración de 8 horas con el nombre de Estrategias de mercadeo innovadoras y en armonía con el ambiente. Las principales recomendaciones derivadas de los monitoreos y diagnósticos dan fundamento para planificar los eventos empresariales, las mismas se anotan a continuación: 1-Realizar eventos empresariales de transferencia de información empresarial en las cuales se desarrollen temas como: a) servicio al cliente, innovación y creatividad aplicados en la atención al cliente b) publicidad y promoción: imagen comercial, usos de redes sociales para marketing. c) negociación de ventas: identificación tipos de clientes y estrategias en cierres de ventas. 2- Tomar en cuenta temas como gestión empresarial, mercadeo y administración de la pequeña empresa. 7

8 1. Con base en la información anterior, se destaca una gran preocupación por mejorar la gestión empresarial, por saber quiénes ofrecen qué y dónde, por identificar las fuentes de apoyo que permitan mejorar la gestión empresarial. Otra línea de preocupación en las personas empresarias encuestadas, es incursionar en el tema de innovación y tecnología. En las mencionadas fuentes de recolección de información, es contundente en sus conclusiones, en relación con la necesidad que tienen las empresas Mipymes para integrar dentro de su gestión empresarial tecnologías de información y procesos de innovación. Como se planteó en los objetivos, este proyecto contribuye a llenar ese vacío detectado en investigaciones existentes en el país sobre el tema. Por lo tanto, dentro de los resultados o productos que se esperan, están los siguientes: Sector empresarial (Mipymes) más competitivo, productivo y sustentable. Mipymes desarrollando productos, procesos y servicios más innovadores, competitivos y sustentables. Empresas aplicando herramientas prácticas de gestión empresarial a nivel administrativo y productivo. Empresas más informadas, producto de la transferencia de información tecnológica e innovación mediante actividades que promuevan el clima de negocios. Alianzas estratégicas realizadas entre empresas beneficiarias de los proyectos. Personas empresarias desarrolladas social y económicamente. Sector empresarial aplicando medidas de salud ocupacional, control de riesgos, protección ambiental y atención ante emergencias. MIPYMES con mejores criterios para seleccionar o adaptar y utilizar tecnologías digitales Mipymes más posicionadas en el mercado al estar fortalecidas en el tema de mercadeo, ventas e innovación. Empresas con cultura y herramientas innovadoras para crear nuevas ideas de negocios. Núcleo de Comercio y Servicios articulado con las Unidades Regionales trabajando en conjunto para fomentar el desarrollo de las Mipymes. Empresas con tecnológicas nuevas incorporadas en su gestión. 8

9 2.4. Avances científicos y/o técnicos que propone el proyecto El proyecto a nivel técnico contribuye a llenar un vacío que presentan las empresas Mipymes del país en relación con la transferencia de información para promover una gestión empresarial tecnológica e innovadora. Con esa finalidad se difundirán publicaciones digitales y escritas que permitan la transferencia de conocimientos y herramientas prácticas en las áreas de Administración, Mercadeo, Contabilidad y Finanzas, Producción, Salud Ocupacional e Informática. Así como información relacionada con investigaciones y servicios que brindan las instituciones públicas y organismos nacionales e internacionales sobre transferencia tecnológica y los procesos de innovación. Utilizar diferentes tipos de medios o una combinación de éstos para transferir información Protección de la propiedad intelectual La estrategia que se utilizará en torno a la propiedad intelectual, radica fundamentalmente en incluir dentro del cártel de licitación para la contratación de material educativo, temas estratégicos para el sector Mipymes. Por otro lado, tanto en la producción del material educativo, la toma de fotografías, como la información digital, se remitirá utilizando archivos en formatos que no se puedan modificar, además se incorporan leyendas en el material sobre derechos de autor Legislación y otras regulaciones Desde el punto de vista legal el proyecto es totalmente viable, no existe alguna legislación, ni regulaciones que limiten poder desarrollarlo, por el contrario el país ha venido en un proceso de apoyo al sector empresarial constituido por las Mipymes y ha promulgado leyes, decretos para impulsar y apoyar este sector empresarial. Parte fundamental de ese apoyo se dio con la promulgación de la Ley No Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas, la cual crea un marco normativo para promover un sistema estratégico integrado de desarrollo de largo plazo, que permita la productividad de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) 9

10 III. PLANIFICACIÓN El proyecto e innovadora en la MIPYMES del país, desarrollado por medio del Proceso de Gestión Tecnológica del Núcleo Sector Comercio y Servicios, ha sido estructurado en seis etapas o fases bien definidas que buscan facilitar las labores de gestión, seguimiento y control durante el ciclo de vida del proyecto. A continuación se hace una breve descripción de cada una de estas fases: 3.1 Fases y tareas, y sus interacciones Fase 1-Planificación inicial: en esta fase se realiza la formulación del adendum, se organiza logística para el desarrollo de las actividades y se elaboran las justificaciones de alimentación, material educativo, decoración, videos, expertos, además se revisan los respectivos carteles (formulario FR GNSA 02 edición 03). Las actividades desarrolladas en esta fase son: a. Se planifico las actividades empresariales del 2013 y presupuesto. b. Se formuló, reviso y aprobó el documento del proyecto, en un proceso continuo de análisis, acompañamiento y retroalimentación entre los miembros del equipo de trabajo y la jefatura del PGT. c. Se organizó la siguiente logística: - monitoreos del entorno y diagnósticos técnicos para determinar las necesidades de capacitación actuales de las personas empresarias. - se definieron temas para ejecutarlos en los eventos empresariales, según los resultados de los monitoreos. - Las personas expositoras de los cinco eventos empresariales se ejecutaron con personal docente de del Núcleo sector Comercio y Servicios, así como también el evento empresarial del proyecto Interinstitucional Germinadora. 10

11 Se elaboró las justificaciones y especificaciones técnicas, así como la revisión de carteles para compra de productos y servicios a requerir en los eventos. d. El proyecto de vigilancia estratégica elaboró los monitoreos del entorno en temas a ejecutarse en los eventos, donde se justifique la ejecución de las actividades. e. Se definió y coordinó logística con las Unidades Regionales respectivas donde se ejecutaron los eventos empresariales, Cartago y Regional Central Occidental (Palmares y San Ramón) y Huetar Brunca, alimentación, transporte, información de personas empresarias. gestionando: locales, materiales y / o recursos, f. Se visitó previamente los lugares donde se ejecutaron las actividades para evaluar las condiciones (espacio, condiciones ambientales, servicios generales, mobiliario, ley 7600, emergencias, entre otros.) g. Se solicitó al proyecto de vigilancia estratégica hacer un sondeo en los diagnósticos de asistencias técnicas del 2011 y 2012 ejecutados por el Núcleo, para identificar los temas más solicitados por las personas empresarias y poder proponer la elaboración de algunos temas en los artículos técnicos para los fascículos. h. Se definieron los contenidos de los artículos a incluir en los materiales educativos, a desarrollar durante el año. i. Justificación de compras y / o servicios a contratar en el cartel. j. Se elaboraron especificaciones técnicas para: expertos, alimentación, material educativo, lugares, decoración, k. Se revisaron los respectivos carteles. l. Se coordinó con el Proceso de Asesoría de la Comunicación para elaborar videos testimoniales de éxito empresarial. El NSCS realizó el scouting en las unidades productivas y lugares de ubicación geográfica para ser entregados a Asesoría de la Comunicación, sin embargo, este proceso no pudo producir el video ya que la persona profesional encargada del rodaje dejo de laborar en el proceso, por lo que en este año no se puede realizar, se gestionará para el m. Se evaluaron las muestras por parte del PGT de ofertas (degustación, expertos, material educativo, decoración, acto cultural, imagen gráfica) n. Definió y elaboró imagen gráfica de cada eje transversal (innovación, sostenibilidad, TICS, MIPYMES, vigilancia estratégicas y necesidades 11

12 especiales) a utilizarse en todos los materiales a imprimir, así como también en banners. -El PGT del NSCS se encargó de diseñar los iconos y Asesoría de la Comunicación dio el visto bueno. o. Se elaboró el diagnóstico técnico para cada evento empresarial, según los problemas productivos identificados. p. Se elaboró y aprobaron los diseños de asesoría en los distintos temas para las diferentes actividades. q. Revisión y aprobación del informe por parte del PGT y jefatura. Fase 2- Gestión de contactos: en esta etapa se recolecta información de las personas empresarias, suministradas por las distintas unidades regionales involucradas y también se actualiza la información de la base de datos empresarial que tiene el PGT del Núcleo Sector Comercio y Servicios. Las siguientes actividades formaron parte de esta fase: a. Se obtuvo información de las empresas, mediante la bases de datos (PGT), e información provista por las unidades regionales (enlace Pymes) interesadas y determinar el ámbito de acción, así como el perfil empresarial a invitarse. b. Se requirió contar con más unidades productivas a invitar, se buscó en otras fuentes. c. Realizo contactos vía telefónica para registrar y/o actualizar la información de las empresas a invitar. d. Se diseñó una herramienta que permitió recolectar información de las personas empresarias, para determinar su perfil empresarial. e. Se clasificaron las unidades productivas por actividad económica y perfil empresarial (conocimientos básicos, intermedios y avanzados). f. Se creó formatos en Excel para registrar toda la información. g. Se definió finalmente, las empresas que recibirán las publicaciones físicas y electrónicas (fascículos) a enviar mensualmente por el PGT del Núcleo. h. Se diseñó invitación digital (incluye mecanismo de confirmación) e impresa para convocar a las personas empresarias a la actividad. 12

13 i. Se enviaron invitaciones (por correo electrónico y/o fax), estas deben incluir un mecanismo que permita a las empresas confirmar su asistencia. j. Se generó un listado definitivo de empresas confirmadas que participarán en los eventos. k. Se enviaron recordatorios periódicamente a las personas confirmadas para asegurar su asistencia. l. Cada Unidad Regional realizó las matriculas de las personas participantes a los eventos. Fases 3- Eventos empresariales Actividad Nª y 5. En esta fase se organizan los encuentros empresariales de las Unidad Regional Huetar Norte, Cartago, Occidental (Palmares, San Ramón) respectivamente y Brunca (Interinstitucional - Germinadora). Las actividades en estas fases fueron: a. Se contó con lista de empresas MIPYMES de la zona para invitar al evento empresarial. b. Se elaboraron las agendas del día. c. Se recibieron las confirmaciones finales de asistencia a los eventos. d. Se contó con un formulario de evaluación para ser entregado a las personas participantes y estas evalúen la actividad. e. Se elaboró un formulario para evaluar los distintos carteles. f. Se diseñaron gafetes de identificación de la persona empresaria que incluya: nombre del evento, nombre de la persona empresaria y nombre de la unidad productiva, actividad productiva e imagen alusiva. g. Se ejecutaron los eventos empresariales en las siguientes fechas: - Unidad Regional Huetar Norte 30 de mayo Unidad Regional Cartago 26 de junio Unidad Regional Occidental en Palmares 21 y 22 agosto Unidad Regional Occidental en San Ramón 25 y 26 de setiembre Unidad Regional Brunca en Palmar Norte 16 de noviembre 2013 h. Las personas participantes evaluaron las actividades (ponencias) 13

14 i. Se evaluó el cartel contratado (alimentación, expertos, material educativo, acto cultural, imagen gráfica) por parte de las personas asignadas al proyecto. j. Se realizó diagnóstico técnico y diseño en informática, para ejecutar la recomendaciones realizadas en el informe del 30 de mayo 2013 k. Se ejecutaron las recomendación 4 y 5 propuestas en el informe de la actividad empresarial ejecutada en la Unidad Regional Norte, (ver informe del 30 mayo San Carlos 2013) l. Se elaboró un informe respectivo de cada actividad. (ver informes). m. Se elaboró el informe final (DI GFST07 Edición ) respectivo de todo el proyecto. Fase 4- Diseño e impresión de porta fascículo y fascículos: en esta etapa se realiza el diseño del porta fascículo y fascículos de la colección. Esta fase implica una estrecha colaboración entre las personas funcionarias del PGT y la empresa contratada para desarrollar los productos. Se contrató la elaboración de (dos mil) porta fascículos y (dieciséis mil) fascículos tiro y retiro. Las labores realizadas fueron: a. Se estableció contacto inicial con las personas oferentes para coordinar sobre las especificaciones técnicas e invitar visita al Núcleo para explicar y poder observar los prototipos que se requieren contratar. b. Se definió el diseño y elaboró el prototipo y secciones del porta fascículo, también se diseña y elabora prototipo de los fascículos. c. Por medio del proyecto de vigilancia estratégica se hizo un sondeo sobre los temas más frecuentes que solicitan las personas empresarias al momento de hacer un diagnóstico técnico y que sirva de insumo o justificante para proponer los temas para los artículos técnicos de los fascículos. d. Se identificó y asignó a las personas docentes responsables por subsector, para elaborar los artículos técnicos para los distintos fascículos (ediciones 1-2 y 3). e. Se redactan los artículos para el primer, segundo y tercer fascículo. f. Se aprobaron los artículos técnicos por parte del PGT. g. Una vez contratados los servicios, la persona encargada de supervisar la contratación PGT hace las observaciones y explicaciones de lo que se quiere contratar. 14

15 h. Se realizaron reuniones periódicas con la empresa contratada para coordinar detalles de la contratación (modificaciones y avances). i. Se entregó digital a la empresa contratada los borradores de artículos técnicos a desarrollar en las tres ediciones de fascículos. j. Se aprobaron los diseños del porta fascículos y de los tres fascículos. k. Se aprobó la impresión del material (porta fascículos y fascículos) l. La empresa contratada entrego al PGT el material contratado, con su respectiva revisión filológica. m. Los fascículos y porta fascículos se entregaran en los eventos empresariales en el año 2014 a las distintas unidades productivas participantes. Fase 5- Publicación electrónica: en ésta fase se creó un sistema de publicaciones electrónicas (artículos técnicos) que se envían por medio de correo electrónico mensualmente a las personas empresarias. Los artículos enviados en el año 2013 son: - Importancia del control de inventarios - Estrategias para innovar - Beneficios de la ecoeficiencia - Redacción de cartas - Etapas para realizar un diagnóstico de salud ocupacional - Plan de acción - Opciones tecnológicas para su empresa - Como generar productos y/o servicios innovadores - Sistemas de gestión ambiental - Administración del tiempo - Requisitos generales de cumplimiento en salud ocupacional - Importancia de la calidad en las MIPYMES - Proteja su equipo de computo - Ruta de la innovación - Ecoeficiencia empresarial - Reduzca costos en su empresa - Gestión de riesgos laborales - Componentes de la gestión empresarial 15

16 Las tareas que se ejecutaron en esta fase fueron: a. Crear una base de datos de empresas a las que se va a enviar la publicación electrónica. b. Diseñar una herramienta de evaluación de los artículos técnicos recibidos por parte de las personas empresarias. 16

17 c. Se analizó y tabulo los resultados de las distintas evaluaciones. Núcleo Sector Comercio y Servicio Evaluación artículos técnicos Grafico N 1 Distribución porcentual de opiniones, según contenidos de artículos técnicos 0% 32% 36% e innovadora 32% en las MIPYMES del país 17 Excelente Muy bueno Bueno Regular Malo

18 En cuanto al contenido de los fascículos técnicos: - El 68% de las personas entrevistadas considera que es muy buena o excelente, el 32% considera que es buena. - Ante la consulta de si consideran que la información contenida en los artículos es aplicable a la realidad de sus empresas, el 100% respondió de manera afirmativa. d. Se subió la información de los artículos técnicos a la plataforma de vigilancia estratégica y a la página del INA (en la sección destinada al PGT). Para accesar a la plataforma de vigilancia estratégica se requiere de una contraseña en caso de requerirse debe solicitarla al PGT del NSCS, para observar los artículos se puede ingresar a: 18

19 También la información técnica se subió a la página del INA, para ingresar puede seguir la siguiente ruta: / Núcleos de Formación / Núcleo Comercio y Servicios / / Registro gráficos y videos / fascículos y darle clic a la letra fascículos y se despliega una tabla con la lista de artículos técnicos de los distintos subsectores. Fase 6 Medios convergentes a. Se planificó realizar un video con información de testimonios de personas empresarias que han asistido a eventos empresariales, con el objetivo de difundir información y concientizar a las personas empresarias a participar a futuros eventos empresariales. El NSCS en coordinación con Asesoría de la Comunicación escogieron las unidades productivas en donde se aplicaría el guion, sin embargo por problemas internos no se podrá realizar en el año 2013 b. Se enviaron a las personas empresarias artículos técnicos por medio de correo electrónico. 19

20 c. En coordinación con el proceso de asesoría de la comunicación y usando los mecanismos de divulgación internos se informa sobre los empresariales y futuros eventos, algunos ejemplos resultados de los eventos 20

21 3.2 Identificación y evaluación de los riesgos y puntos críticos Con respecto a los riesgos y puntos críticos que pudieron afectar de forma relevante en la ejecución del programa de trabajo en los eventos empresariales dentro del proyecto se consideraron de importancia los siguientes: CAUSAS EVENTO CONSECUENCIAS Desastres naturales (amenaza en la asistencia a las actividades) Infraestructura tecnológica (limita a desarrollar productos y/o servicios según estándares solicitados) Requerimientos de las personas empresarias (falta interés de empresarios por adoptar una cultura innovadora) Indisposición al cambio Falta recurso financiero (poco o nada de inversión en promoción e innovación de bienes y servicios) Poca asistencia por parte de las personas empresarias a las actividades de los encuentros empresariales del proyecto Transferencia de información para promover una gestión tecnológica e innovadora en la MIPYMES del país No implementar ajustes a los procesos y servicios y responder a las necesidades del entorno Las personas empresarias no puedan responder a los clientes en el tiempo y forma según necesidades. No se transmite el conocimiento de manera efectiva a las personas empresarias No contar con equipos de hardware y que afecten la integridad, confiabilidad y disponibilidad de la información. 21

22 Efectuar actividades que fomenten la innovación empresarial, estrategias de mercadeo efectivas innovadoras y de bajo costo, gestión y mercadeo empresarial, estrategias de mercadeo innovadoras y en armonía con el ambiente Tomar medidas preventivas ante eventuales emergencias en el desarrollo de actividades Asignar en caso requerido recurso humano preparado para atender emergencias. Transferencia de información a las personas empresarias MIPYMES sobre aspectos tratados, acuerdos, recomendaciones y conclusiones sobre estrategias de mercadeo efectivas, innovadoras y de bajo costo. Controles preventivos existentes Apegarse al cumplimiento del cronograma de trabajo programado en el proyecto Capacitación del recurso humano en temas y actividades atinentes al proyecto Controles correctivos existentes Proveer a las personas empresarias de información técnica sobre investigaciones y servicios que brindan las instituciones públicas y organismos internacionales Orientar a las personas empresarias con la información necesaria para realizar alianzas estratégicas, 22

23 Valoración del Riesgo CAUSAS VOTACIÓN Probabilidad Impacto Resultado NIVEL DE RIESGO Desastres naturales Indisposición al cambio Requerimientos de las personas empresarias MEDIO Infraestructura tecnológica Falta recurso financiero El riesgo es medio, por sus características puede afectar de manera considerable el desarrollo de las actividades propuestas, se debe definir medidas para llevar éste nivel a un riesgo aceptable. Carmen Berrocal Monge Nombre de la Jefatura Firma 23

24 Plan de Acciones para Administrar el Riesgo Acción Propuesta para controlar el Riesgo 1- Invitación y confirmación de las personas empresarias a las diferentes actividades. 2- Monitoreo y seguimiento a la invitación de asistencia de las personas empresarias a las actividades. 3- Vincular a las personas empresarias según sus necesidades específicas de productos y servicios. 4- Orientar a las personas empresarias con el fin de obtener el mayor provecho posible de los recursos con los que cuenta cada unidad productiva. 5- Asignar personal preparado para atender una emergencia Indicador Cantidad de empresas participantes en las actividades. 24

25 CAUSAS EVENTO CONSECUENCIAS Desastres naturales o antrópicos (amenaza para la entrega del material educativo) Infraestructura tecnológica (no contar con los equipos de hardware, software y comunicación) Atraso en la producción de los materiales educativos físico y digital Demora o no aprobación de la contratación del cartel de licitación del material educativo Falta recurso financiero (poco presupuesto para contratar expertos para desarrollar los temas y artículos técnicos y proponer diseños innovadores) Demora en la distribución a las empresas del material educativo Las personas empresarias no reciban en el tiempo oportuno la invitación, material educativo físico y digital del proyecto Transferencia de información para promover una gestión tecnológica e innovadora en la MIPYMES del país Atención inoportuna de las necesidades de las personas empresarias No implementar ajustes a los procesos y servicios para responder a las necesidades de las empresas No cumplir con los productos esperados en el proyecto 25

26 Valoración del Riesgo CAUSAS VOTACIÓN Probabilidad Impacto Resultado NIVEL DE RIESGO Desastres naturales Atraso en la producción materiales Falta recurso financiero Infraestructura tecnológica MEDIO Demora contratación del cartel Demora en distribución de las invitaciones y entrega de material impreso y/ o digital El riesgos es medio por sus características puede afectar de manera considerable el desarrollo de las actividades propuestas, se debe definir medidas para llevar éste nivel a un riesgos aceptable. Carmen Berrocal Monge Nombre de la Jefatura Firma 26

27 Plan de Acciones para Administrar el Riesgo Acción Propuesta para controlar el Riesgo 1- Coordinar con las personas empresarias para atenderlas oportunamente. 2- Revisión minuciosa de las especificaciones técnicas del material a contratar. 3- Cumplimiento de los tiempos para la entrega de las distintas invitaciones y material educativo. 4- Informar a las personas empresarias sobre los requerimientos tecnológicos para recibir la información. 5- Capacitación a las personas colaboradores INA en la elaboración de carteles de licitación. 6- Capacitación al personal en temas de actuación ante una emergencia. Indicadores Cantidad de material impreso y empresas receptoras de información. Cantidad de capacitaciones dirigidas a las personas asignadas de proyectos. Cantidad de personas participantes a los eventos empresariales 27

28 3.3 Estructura organizacional y de personal (organigrama) Núcleo Sector Comercio y Servicio Jefatura del Núcleo Comercio Servicios (Luis Morice Mora) Encargada Gestión Tecnológica (Carmen Berrocal) Coordinador proyecto (Octavio Jiménez) Personas docentes colaboradoras del PGT Distintas personas docentes colaboraron en la coordinación y ejecución de las actividades, según los temas por desarrollar requieren de una metodología más personalizada con las personas empresarias por lo que se hizo necesario solicitar a otras unidades regionales apoyo de personas docentes en el área de mercadeo, en estos casos se contó con la ayuda de la Unidad Pymes de la Uruca y Unidad Regional Brunca, así como el Proceso de Planeamiento y Evaluación del NSCS. Se contó con la participación de personas docentes del NSCS quienes se encargaron de ejecutar las charlas en las distintas actividades desarrolladas en San Carlos, Cartago, Palmares, San Ramón y Palmar Norte. En el anexo N 1 se puede observar la lista del personal docente del PGT de NSCS que participaron en la planificación y ejecución de los distintos eventos empresariales. 28

29 3.4 Control del programa de trabajo Como parte de las medidas de control necesarias establecidas en el proyecto, para la debida programación de la entrega de informes de avances del mismo se consideró oportuno tomar como medio de apoyo para tal fin el documento denominado Informe de avance y seguimiento de proyectos I+D+i con código FRGFST37, el mismo se encuentra en la intranet institucional y forma parte del sistema de gestión de la calidad del INA. La entrega del mismo tuvo como fin la revisión del programa de trabajo para asegurar el control adecuado de las fases y tareas del proyecto y de los resultados relacionados con las mismas. IV. PRESUPUESTO 4.1. Costos reales del proyecto Para el desarrollo del proyecto se contó con los siguientes costos reales: Actividades desarrolladas Costo Costo de alimentación, acto cultural, decoración, sonido para la actividad de San Carlos Costo de alimentación acto cultural, decoración, sonido para la actividad de Cartago Costo de alimentación acto cultural, decoración, sonido para la actividad de Palmares Costo de alimentación acto cultural, decoración, sonido para la actividad de San Ramón Equipamiento y papelería ,00 Material educativo (2.000 unidades de porta fascículos y unidades de fascículos (tiro y retiro) Monto de gastos en horas del personal y viáticos en actividad de San Carlos ,21 Monto de gastos en horas y viáticos del personal en actividad de Cartago ,79 Monto de gastos en horas del personal en actividad ,51 de Palmares Monto de gastos en horas del personal en actividad ,54 de San Ramón Monto de gastos en horas del personal en actividad ,84 de Palmar Norte Total

30 V. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Para el seguimiento del proyecto se elaboró tres informes a saber: Informe N. 1 Objetivo(s): Potenciar la capacidad de gestión tecnológica y de innovación en empresas Mipymes, mediante la transferencia de conocimiento y herramientas prácticas en los temas de Comercio y Servicios, contribuyendo con la sustentabilidad de las actividades que estas realicen.. Actividad del proyecto Estado de avance (%) Resultados a. Planificar las actividades empresariales del 2013 Acciones para corrección o ajuste de desviaciones Observaciones Planificación inicial y presupuesto. b. Formulación, revisión, aprobación del documento del proyecto, en un proceso continuo de análisis, 90% acompañamiento y retroalimentación entre los miembros del equipo de trabajo y la jefatura del PGT. c. Organización de la siguiente logística: - monitoreos para determinar las necesidades de capacitación actuales de las personas empresarias - definir temas para ejecutarlos en los eventos empresariales, según los resultados de los monitoreos - determinar los perfiles de expertos a requerirse en los diferentes eventos. d.elaborar las justificaciones y especificaciones técnicas, así como la revisión de carteles para compra de productos y servicios a requerir en los eventos. 30

31 e. Solicitar al proyecto de vigilancia estratégica asignar monitoreo del entorno en temas a ejecutarse en los eventos donde se justifique la ejecución de las actividades. f. Definir y coordinar logística con las Unidades Regionales respectivas donde se ejecutaran los eventos empresariales (Cartago, Regional Huetar Norte y Regional Central Occidental (Palmares y San Ramón) y Palmar Norte gestionando: locales, materiales y / o recursos, alimentación, transporte, información de personas empresarias. g. Visitar las unidades regionales para evaluar las condiciones ( espacio, condiciones ambientales, servicios generales, mobiliario, ley 7600, emergencias entre otros) h. Solicitar al proyecto de vigilancia estratégica para hacer un sondeo en los diagnósticos de asistencias técnicas del 2011 y 2012 ejecutados por el Núcleo, para identificar los temas más solicitados por las personas empresarias y poder incluir algunos temas en los artículos técnicos para los fascículos. i. Definir los contenidos de los artículos, a incluir en los materiales educativos a desarrollar durante el año. j. Justificación de compras y / o servicios a contratar en el cartel. k. Elaborar las especificaciones técnicas para: alimentación, decoración, acto cultural, material educativo.. Ya se han definido los contenidos de artículos 31

32 n. Revisión de los respectivos carteles. m. Coordinar con el Proceso de asesoría de la comunicación para elaborar videos testimoniales de éxito empresarial. n. Analizar las muestras por parte del PGT de ofertas (degustación, expertos, material educativo, decoración, acto cultural, imagen gráfica) o. Definición y elaboración de la imagen gráfica con los ejes transversales (innovación, sostenibilidad, TICS, MIPYMES, vigilancia estratégicas) a utilizarse en todos los materiales a imprimir, así como la decoración de los salones para los eventos empresariales. p. Elaborar el diagnóstico técnico para cada evento empresarial, según los problemas productivos identificados. q. Elaboración y aprobación de los diseños de asesoría en los distintos temas para las diferentes actividades. r. Revisión y aprobación del informe por parte del PGT y jefatura. Los ejes transversales se está en la etapa de diseño por parte de la unidad de asesoría de la comunicación El PGT realizó el scouting en las unidades productivas de las zonas de Puntarenas, San Ramón Palmares Miramar, Alajuela, actualmente se está en espera que asesoría de la comunicación realice la grabación y edición Se está en proceso de diseño de las asesorías para los eventos empresariales de Palmares y San Ramón 32

33 a. Obtener información de las empresas, mediante la bases de datos (PGT), e información provista por Gestión de contactos 90% las unidades regionales (enlace Pymes) interesadas y determinar el ámbito de acción, así como el perfil empresarial a invitarse. b. En caso de requerirse más unidades productivas a invitar, se buscará en otras fuentes. c. Realizar contactos vía telefónica para registrar y/o actualizar la información de las empresas a invitar. d. Diseñar una herramienta que permita recolectar información de las personas empresarias, para determinar su perfil empresarial Falta recolectar la información de las personas empresarias de Palmares y San Ramón (ya esta solicitada a la unidad regional occidental y la contacto de la cámara de detallista) e. Clasificar las unidades productivas por actividad económica y perfil empresarial f. Crear formatos en Excel para registrar toda la información. g. Definir finalmente, las empresas que recibirán las publicaciones físicas y electrónicas a enviar Falta elaborar las invitaciones para la actividad de Palmares y San Ramón mensualmente por el PGT del Núcleo. h. Coordinación con las unidades regionales que estén interesadas en hacer la promoción e invitación de participación a los eventos. i. Diseño de invitación digital (incluye mecanismo de confirmación) e impresa para convocar a las personas empresarias a la actividad. j. Enviar invitaciones (por correo electrónico y/o fax), estas deben incluir un mecanismo que permita a las empresas confirmar su asistencia. k. Generar el listado definitivo de empresas confirmadas que participarán en los eventos. l. Se enviara recordatorios periódicamente a las personas confirmadas para asegurar su asistencia 33

34 a. Contar con lista de empresas MIPYMES de la Eventos empresariales zona para invitar al evento empresarial. b. Elaborar la agenda del día. c. Recibir confirmación final de asistencia al evento Unidad Regional Huetar Norte 100% d. Elaboración del formulario de evaluación por parte de las personas participantes. e. Elaborar instrumento para recolectar información (determinación de necesidades) f. Elaborar formulario para evaluar los distintos servicios contratados en el cartel En este momento se está redactando el informe de la actividad g. Realizar gafete de identificación de la persona empresaria que incluya: nombre del evento, nombre de la persona empresaria y nombre de la unidad productiva, actividad productiva e imagen alusiva. h. Ejecución de los eventos empresariales en las siguientes fechas: -Unidad Regional Huetar Norte 30 de mayo Unidad Regional Cartago 26 de junio 2013 o. Evaluación de las actividades por parte de las personas participantes. - Evaluación del cartel contratado (alimentación, expertos, material educativo, acto cultural, imagen gráfica) por parte de las personas asignadas al proyecto. - Elaboración del informe respectivo de cada actividad 34

35 Diseño e impresión de porta fascículo y fascículos 40% a. Establecer contacto inicial con las personas oferentes para coordinar las especificaciones técnicas e invitar visita al Núcleo para explicar y poder observar los prototipos que se requieren contratar. b. Definir el diseño y elaborar prototipo y secciones del porta fascículo, diseño y elaborar prototipo de los fascículos. En este apartado en el momento se está revisando la orden de compra y coordinando los diseños con la personas contratista c. Por medio del proyecto de vigilancia estratégica se hará un sondeo sobre los temas más frecuentes que solicitan las personas empresarias al momento de hacer un diagnóstico técnico y que sirva de insumo o justificante para proponer los temas para los artículos técnicos de los fascículos. Falta la redacción de los artículos de la segunda y tercera edición d. Identificación de las personas docentes responsables de elaborar los artículos técnicos para los distintos fascículos (ediciones 1-2 y 3). e. Redactar los artículos para el primer, segundo y tercer fascículo. f. Aprobar los artículos técnicos por parte del PGT g. Recibir de las empresas oferentes las muestras de lo contratado y varias personas asignadas al proyecto hará la evaluación de los respectivos prototipos (fascículos y porta fascículos). 35

36 h. Una vez contratados los servicios, en caso de requerir el PGT hará las observaciones necesarias Núcleo Sector Comercio y Servicio i. Una vez en conformidad el PGT, aprueba los materiales a contratar j. Realizar reuniones periódicas con la empresa contratada para coordinar detalles de la contratación (modificaciones y avances). k. Entregar a la empresa contratada los borradores de artículos técnicos a desarrollar en las tres ediciones de fascículos. l. Aprobar el diseño del porta fascículos y los fascículos. m. Aprobar la impresión del material (porta fascículos y fascículos) n. La empresa contratada entrega al PGT el material contratado, con su respectiva revisión filológica o. Distribuir los porta fascículos y los fascículos a las distintas unidades productivas Publicación electrónica 30% a. Crear base de datos de empresas a las que se va a enviar la publicación electrónica. b. Diseñar herramienta de evaluación de los artículos técnicos recibidos por parte de las personas empresarias. Falta asignar personas para evacuar consultas realizadas en la plataforma de vigilancia 36

37 Medios convergentes c. Crear un espacio en la plataforma de vigilancia estratégica para responder dudas de las personas empresarias, sobre los artículos técnicos recibidos. d. Designar a las personas funcionarias encargadas de evacuar consultas de las personas empresarias y especificar en qué momento se leerá y se dará respuesta a las consultas. e. Realizar envío de publicaciones y formulario de evaluación vía correo electrónico a las personas empresarias. f. Subir la información a la plataforma de vigilancia estratégica y a la página del INA (en la sección destinada al PGT). g. Análisis y tabulación de resultados de la evaluación. 30% a. Realizar transferencia de información a nivel de radio mediante entrevistas a personas expertas en temas de comercio y servicios b. Realizar video con información de testimonios de personas empresarias, relacionados a eventos empresariales, con el objetivo de difundir información y concientizar a las personas empresarias a seguir participando a los eventos empresariales. d. En coordinación del proceso de asesoría de la comunicación y usando los mecanismos de divulgación se informara sobre los futuros eventos y además los resultados de los eventos empresariales. tecnológica No se ha analizado los resultados de la evaluación, por contarse con pocas respuestas Se le entregó a asesoría de la comunicación el scauting para que ellos decidan a cuales empresas le hacen la grabación 37

38 Informe N 2 Objetivo(s): Potenciar la capacidad de gestión tecnológica y de innovación en empresas Mipymes, mediante la transferencia de conocimiento y herramientas prácticas en los temas de Comercio y Servicios, contribuyendo con la sustentabilidad de las actividades que estas realicen... Actividad del proyecto Estado de avance (%) Resultados a. Planificar las actividades empresariales del Acciones para corrección o ajuste de desviaciones Observaciones Planificación inicial 2013 y presupuesto. b. Formulación, revisión, aprobación del documento del proyecto, en un proceso continuo 90% de análisis, acompañamiento y retroalimentación entre los miembros del equipo de trabajo y la jefatura del PGT. c. Organización de la siguiente logística: - monitoreos para determinar las necesidades de capacitación actuales de las personas empresarias -definir temas para ejecutarlos en los eventos empresariales, según los resultados de los monitoreos - determinar los perfiles de expertos a requerirse en los diferentes eventos. d. Elaborar las justificaciones y especificaciones técnicas, así como la revisión de carteles para Las actividades empresariales se están ejecutando con personas docentes del PGT del NSCS expertas en los temas requeridos, ya que no existieron oferentes en el cartel de expertos compra de productos y servicios a requerir en los eventos. 38

39 e. Solicitar al proyecto de vigilancia estratégica asignar monitoreo del entorno en temas a ejecutarse en los eventos donde se justifique- la ejecución de las actividades. f. Definir y coordinar logística con las Unidades Regionales respectivas donde se ejecutaran los eventos empresariales (Cartago, Regional Huetar Norte y Regional Central Occidental (Palmares y San Ramón), gestionando: locales, materiales y / o recursos, alimentación, transporte, información de personas empresarias. g. Visitar las unidades regionales para evaluar las condiciones ( espacio, condiciones ambientales, servicios generales, mobiliario, ley 7600, emergencias entre otros) h. Solicitar al proyecto de vigilancia estratégica para hacer un sondeo en los diagnósticos de asistencias técnicas del 2011 y 2012 ejecutados por el Núcleo, para identificar los temas más solicitados por las personas empresarias y poder incluir algunos temas en los artículos técnicos para los fascículos. i. Definir los contenidos de los artículos, a incluir en los materiales educativos a desarrollar durante el año. j. Justificación de compras y / o servicios a contratar en el cartel. k. Elaborar las especificaciones técnicas para: expertos, alimentación, material educativo. Ya están terminados los monitoreos relacionados con las actividades empresariales 2013 Falta visitar San Ramón para evaluar el local y demás aspectos logísticos Ya se han definido los contenidos de artículos 39

40 l. Revisión de los respectivos carteles. m. Coordinar con el Proceso de asesoría de la comunicación para elaborar videos testimoniales de éxito empresarial. n. Analizar las muestras por parte del PGT de ofertas (degustación, expertos, material educativo, decoración, acto cultural, imagen gráfica) o. Definición y elaboración de la imagen gráfica con los ejes transversales (innovación, sostenibilidad, TICS, MIPYMES, vigilancia estratégicas) a utilizarse en todos los materiales a imprimir, así como la decoración de los salones para los eventos empresariales. p. Elaborar el diagnóstico técnico para cada evento empresarial, según los problemas productivos identificados. q. Elaboración y aprobación de los diseños de asesoría en los distintos temas para las diferentes actividades. r. Revisión y aprobación del informe por parte del PGT y jefatura. Los ejes transversales se está en la etapa de diseño por parte de la unidad de asesoría de la comunicación El PGT realizó el scouting en las unidades productivas de las zonas de Puntarenas, San Ramón Palmares Miramar, Alajuela, actualmente se está en espera que asesoría de la comunicación realice la grabación y edición Se está en proceso de elaborar el diseño de la asesorías para el evento empresarial de San Ramón 40