Modular Messaging Versión 4.0 Guía de usuario del Cliente Microsoft Outlook

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1 Modular Messaging Versión 4.0 Guía de usuario del Cliente Microsoft Outlook Abril de 2008

2 Avaya Inc. Todos los derechos reservados. Aviso Si bien se realizaron esfuerzos razonables para garantizar que la información incluida en este documento fuera completa y precisa en el momento de la impresión, Avaya Inc. no asumirá ninguna responsabilidad por los errores. Es posible que se incorporen cambios y correcciones en la información incluida en este documento en versiones futuras. Renuncia de responsabilidad de la documentación Avaya Inc. no se hace responsable de ninguna modificación, adición o eliminación de información en la versión original publicada de esta guía, a menos que tales modificaciones, adiciones o eliminaciones las haya realizado Avaya. El cliente o el usuario final conviene en indemnizar y en no causar perjuicio alguno a Avaya, sus agentes, trabajadores y empleados por motivo de cualquier reclamación, procedimiento judicial, demanda o juicio interpuesto como consecuencia directa o indirecta de cualquier modificación, adición o eliminación de información posterior realizada en la presente documentación por el propio cliente o usuario final. Renuncia de responsabilidad del vínculo Avaya Inc. no es responsable por el contenido ni por la confiabilidad de los vínculos a sitios Web a los que se hace referencia en otras partes de este documento y, además, Avaya no avala necesariamente los productos, los servicios ni la información que se describe u ofrece en ellos. No podemos otorgar garantías en relación con el correcto funcionamiento de estos vínculos en todo momento ni tampoco controlamos la disponibilidad de las páginas a las que corresponden. Garantía Avaya Inc. proporciona una garantía limitada para este producto. Consulte su contrato de venta para determinar las condiciones de dicha garantía limitada. Además, puede obtener la redacción estándar de la garantía de Avaya, así como información respecto del soporte para este producto mientras se encuentra en garantía, en sitio Web del Centro de apoyo de Avaya: Licencia EL USO O LA INSTALACIÓN DEL PRODUCTO INDICA LA ACEPTACIÓN DEL USUARIO DE LOS TÉRMINOS ESTIPULADOS EN EL PRESENTE Y LOS TÉRMINOS GENERALES DE LA LICENCIA DISPONIBLES EN EL SITIO WEB DE AVAYA ( TÉRMINOS GENERALES DE LA LICENCIA ). SI NO DESEA ACEPTAR ESTOS TÉRMINOS, DEBE DEVOLVER EL O LOS PRODUCTOS AL PUNTO DE COMPRA DENTRO DE LOS DIEZ (10) DÍAS DE ENTREGA PARA OBTENER UN REEMBOLSO O CRÉDITO. Avaya otorga al usuario final una licencia dentro del alcance de los tipos de licencia que se describen a continuación. La cantidad de licencias aplicables y las unidades de capacidad para las que se otorga la licencia será una (1), a menos que se especifique un número de licencias o unidades de capacidad diferente en la Documentación u otros materiales disponibles para el usuario final. Procesador designado significa un dispositivo informático independiente único. Servidor significa un Procesador designado que aloja una aplicación de software a la que pueden acceder varios usuarios. Software significa los programas informáticos en código objeto, originalmente con licencia de Avaya y utilizados por el usuario final, ya sea como Productos independientes o instalados previamente en el hardware. Hardware significa los Productos de hardware estándar, originalmente vendidos por Avaya y utilizados por el usuario final. Tipo(s) de licencia Licencia de sistema(s) designado(s) (DS). El Usuario final puede instalar y utilizar cada copia del Software en un único Procesador designado, excepto que se indique un número de Procesadores designados diferente en la Documentación u en otros materiales disponibles para el Usuario final. Avaya posiblemente requiera que el o los Procesadores designados sean identificados por tipo, número de serie, clave de función, ubicación u otra designación específica; o que el Usuario final los proporcione a Avaya a través de medios electrónicos establecidos por Avaya específicamente para este fin. Licencia de usuario concurrente (CU). El Usuario final puede instalar y utilizar el Software en varios Procesadores designados o en uno o más Servidores, siempre y cuando sólo las Unidades con licencia obtengan acceso y utilicen el Software en todo momento. Una Unidad significa la unidad en función de la cual Avaya, a su entera discreción, estipula el precio de sus licencias y puede ser, sin limitación, un agente, puerto o usuario, una cuenta de correo electrónico o correo de voz en nombre de una persona o función corporativa (p. ej., administrador de Web o departamento de soporte), o una entrada de directorio en la base de datos administrativa utilizada por el Producto que permite a un usuario interactuar con el Software. Las unidades pueden vincularse con un Servidor específico identificado. Licencia de usuario designado (NU). El cliente puede: (i) instalar y utilizar el Software en un único Procesador designado o Servidor por Usuario designado autorizado (definido a continuación) o (ii) instalar y utilizar el Software en un Servidor siempre y cuando sólo los Usuarios designados autorizados obtengan acceso y utilicen el Software. Usuario designado significa un usuario o dispositivo expresamente autorizado por Avaya para que obtenga acceso y use el Software. A entera discreción de Avaya, un Usuario designado puede ser, sin limitación, designado por su nombre, función corporativa (p. ej., administrador de Web o departamento de soporte), una cuenta de correo electrónico o de correo de voz en nombre de la persona o función corporativa, o una entrada de directorio en la base de datos utilizada por el Producto que permite a un usuario interactuar con el Producto. Licencia Shrinkwrap (SR). En relación con el Software que incluye elementos proporcionados por otros proveedores, el Usuario final puede instalar y utilizar el Software de acuerdo con los términos y las condiciones de la licencia de Shrinkwrap o Clickwrap que acompaña al Software ( Licencia Shrinkwrap ). El texto de la Licencia Shrinkwrap estará disponible de Avaya a solicitud del Usuario final (consulte la sección Copyright a continuación para obtener más información). Copyright Excepto que se exprese lo contrario, el Producto está protegido por las leyes de propiedad intelectual y otras leyes relacionadas con derechos de propiedad. La reproducción, la transferencia o el uso no autorizados pueden constituir un delito criminal, además de civil, según las leyes aplicables. Componentes de otros fabricantes Algunos programas de software o partes de él incluidas en el Producto pueden incluir software distribuido según contratos de otros fabricantes ( Componentes de otros fabricantes ), que pueden incluir términos que amplían o limitan los derechos para usar algunas partes del Producto ( Términos de otros fabricantes ). Puede encontrar información que identifica los Componentes de otros fabricantes y los Términos de otros fabricantes que se aplican a ellos en el sitio Web de soporte técnico de Avaya: Contratos de licencia exentos del pago de regalías de otros fabricantes Este producto y sus futuras actualizaciones y paquetes de servicio pueden incluir tecnología de otros fabricantes exentas del pago de regalías proporcionadas a usted según términos y condiciones diferentes del contrato de licencia de productos de Avaya. Puede encontrar un archivo que incluye estas licencias de otros fabricantes exentas del pago de regalías, 3plirdme.txt o de nombre similar, en el directorio raíz del CD del producto. El uso de la tecnología que se describe en este archivo está sujeto a los términos y las condiciones de estos otros contratos de licencia y no al contrato de licencia de productos de Avaya. Prevención del fraude telefónico El fraude telefónico es el uso no autorizado de su sistema de telecomunicaciones de parte de una persona no autorizada (por ejemplo, alguien que no es un empleado, agente o subcontratista de la empresa, o no trabaja en nombre de su empresa.) Se debe tomar en cuenta que el uso de su sistema puede conllevar el riesgo de fraude telefónico y que, en el caso de existir fraude telefónico, se pueden producir importantes cargos adicionales en sus sistemas de telecomunicaciones. Intervención de Avaya en el fraude telefónico En el caso de que sospeche que es víctima de fraude telefónico y que necesite asistencia o soporte técnico, llame a la línea directa de Intervención de Fraude Telefónico del Centro de Servicio Técnico al para Estados Unidos y Canadá. Para conocer números de teléfonos de soporte adicionales, visite el sitio Web de soporte técnico de Avaya: Seguridad de las telecomunicaciones La seguridad de las telecomunicaciones de voz, datos y/o video consiste en impedir cualquier tipo de intrusión, es decir, ya sea el acceso no autorizado o malintencionado al sistema de telecomunicaciones de su compañía o el uso del mismo de parte de alguna persona. El equipo de telecomunicaciones de su compañía comprende tanto este producto Avaya como cualquier otro equipo de voz/datos/vídeo al que se puede acceder por medio de este producto Avaya (es decir, equipos conectados en red ). Una persona externa es cualquier persona que no es empleado, agente o subcontratista de la compañía, o que no trabaja en nombre de su compañía. Mientras que una persona malintencionada es cualquier persona, incluso alguna persona que podría estar de algún modo autorizada, que accede a su equipo de telecomunicaciones con malas intenciones o con intención de causar daño. Dichas intrusiones pueden producirse ya sea en equipos o interfaces sincrónicos (multiplexados por tiempo y/o basados sobre circuitos) o asincrónicos (basados sobre caracteres, mensajes o paquetes) o a través de los mismos con fines de: Utilización (de funciones especiales de los equipos a los que se accede) Robo (tales como robo de propiedad intelectual, activos financieros o acceso a instalaciones de larga distancia) Escuchas telefónicas (invasión a la privacidad de los seres humanos) Daños maliciosos (modificaciones que causan problemas, aunque sean aparentemente inocuas) Daños (tales como modificaciones, pérdida o alteración de datos dañinas, independientemente del motivo o la intención) Se debe tomar en cuenta que puede existir el riesgo de intrusiones no autorizadas relacionadas con su sistema y/o los equipos conectados en red con el mismo. También se debe tomar nota de que, en el caso de que se produzcan dichas intrusiones, éstas pueden ocasionar diversos perjuicios a su compañía, que incluyen, sin limitaciones, pérdida de privacidad humana/de datos, propiedad intelectual, activos materiales, recursos financieros, costos laborales y/o costos legales). Su responsabilidad respecto de la seguridad de las telecomunicaciones de su compañía La responsabilidad última por la seguridad tanto de este sistema como de los equipos conectados en red con el mismo le corresponde a usted como administrador del sistema Avaya del cliente, sus pares de telecomunicaciones y sus gerentes. El cumplimiento de su responsabilidad se debe basar sobre los conocimientos adquiridos y recursos de una variedad de fuentes tales como: Documentos de instalación Documentos de administración del sistema Documentos sobre seguridad Herramientas de seguridad basadas en hardware o software Información compartida entre usted y sus pares Expertos en seguridad de las telecomunicaciones

3 A fin de impedir la intrusión en sus equipos de telecomunicaciones, usted y sus pares deben programar y configurar cuidadosamente lo siguiente: Sistemas de telecomunicaciones provistos por Avaya y sus interfaces Aplicaciones de software provistas por Avaya, así como las plataformas e interfaces de hardware y software correspondientes. Cualquier otro equipo conectado en red con sus productos Avaya Funciones de TCP/IP Es posible que los clientes tengan experiencias diferentes en relación con el rendimiento, la confiabilidad y la seguridad del producto en función de las configuraciones/diseño de la red, incluso cuando el rendimiento del producto es el garantizado. Cumplimiento de los estándares Avaya Inc. no es responsable de las interferencias de radio o televisión ocasionadas por modificaciones no autorizadas de este equipo o la sustitución o anexo de cables de conexión y equipo diferentes de aquellos especificados por Avaya Inc. La corrección de las interferencias ocasionadas por estas modificaciones, sustitución o anexo no autorizados es responsabilidad del usuario. Según la Parte 15 de las Reglas de la Comisión Federal de Telecomunicaciones (FCC), se advierte al usuario de que los cambios o las modificaciones no aprobadas expresamente por Avaya Inc pueden anular la autoridad del usuario para usar este equipo. Declaración de la Comisión Federal de Telecomunicaciones Parte 15: Nota: Las pruebas realizadas en este equipo han demostrado que cumple con los límites de un dispositivo digital de clase A, según la Parte 15 de las Normas de la FCC. Estos límites se han establecido para proporcionar una protección razonable contra las interferencias perjudiciales que pudieran producirse durante la operación del equipo en un entorno comercial. Este equipo genera, usa y puede irradiar energía de radiofrecuencia y, si no se instala y utiliza de acuerdo con el manual de instrucciones, puede ocasionar interferencias perjudiciales en las comunicaciones de radio. El uso de este equipo en un área residencial probablemente provoque interferencias perjudiciales en cuyo caso el usuario debe corregir las interferencias por sí mismo. Información sobre interferencias del Departamento de Comunicaciones de Canadá (DOC) Este aparato digital de Clase A cumple con las normas canadienses ICES-003. Cet appareil numérique de la classe A est conforme à la norme NMB-003 du Canada. Este equipo cumple con las Especificaciones Técnicas para Equipos Terminales de Canadá. Esto se confirma mediante el número de registro. La abreviatura, IC, antes del número de registro significa que el registro se realizó en función de una Declaración de conformidad, lo que indica el cumplimiento de las especificaciones técnicas de Industry Canada. Esto no implica que Industry Canada haya aprobado el equipo. Declaraciones de conformidad de la Unión Europea Avaya Inc. declara que el equipo especificado en este documento con la marca CE (Conformité Europeénne) cumple con la Directiva de la Unión Europea para Equipos Terminales de Radio y Telecomunicaciones (1999/5/EC), incluida la Directiva de Compatibilidad Electromagnética (89/336/EEC) y la Directiva de Bajo Voltaje (73/23/EEC). Puede obtener copias de estas Declaraciones de conformidad (DoC) si se pone en contacto con su representante de ventas local o bien, visite el sitio Web de soporte técnico de Avaya: Marcas comerciales Avaya y Octel son marcas comerciales registradas de Avaya Inc. Todas las marcas comerciales que no pertenezcan a Avaya son propiedad de sus respectivos dueños. Descargando la documentación: Avaya Publications Center Para obtener las versiones más actuales de la documentación, diríjase al sitio Web de soporte técnico de Avaya: COMPAS También puede obtener este documento de la base de datos COMPAS. La identificación de COMPAS para este documento es Soporte técnico de Avaya Avaya proporciona un número de teléfono que puede usar para notificar problemas o para hacer preguntas sobre su producto. El número de teléfono de soporte técnico es en Estados Unidos. Para conocer números de teléfonos de soporte adicionales, visite el sitio Web de soporte técnico de Avaya:

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5 Prefacio Descripción general Esta guía describe cómo configurar Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging desde el escritorio. Le explica cómo puede usar el Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging y personalizarlo para adaptarlo a su entorno. Público al que va dirigida Esta guía está destinada a usuarios y administradores del software cliente para el Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Abril de

6 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Resumen de capítulos Esta guía incluye los siguientes capítulos: Capítulo Capítulo 1, Introducción a Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Capítulo 2, Instalación Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Capítulo 3, Configuración Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Capítulo 4, Modular Messaging Voice Form. Capítulo 5, Modular Messaging Voice Recorder. Resumen Presenta varios componentes de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Proporciona instrucciones sobre la instalación del software cliente. Proporciona instrucciones sobre la configuración de Cliente Outlook de Modular Messaging en su perfil de Outlook. Describe cómo componer, enviar y administrar mensajes de voz usando Voice Form. Describe cómo componer y reproducir mensajes de voz usando Voice Recorder. Documentación de Modular Messaging Para obtener más información sobre Modular Messaging, vea la siguiente documentación disponible en el CD-ROM de documentación de Avaya Modular Messaging Versión 4.0:! Guía del usuario de Subscriber Options de Avaya Modular Messaging Versión 4.0 Proporciona información acerca de cómo usar Avaya Modular Messaging Subscriber Options para grabar saludos y personalizar las funciones de gestión de llamadas y mensajes.! Guía de la interfaz de usuario de telefonía de Avaya Modular Messaging Versión 4.0 Proporciona información acerca de cómo utilizar la interfaz de usuario de telefonía (TUI) de Avaya Modular Messaging. 6 Abril de 2008

7 Prefacio Convenciones En esta guía se utilizan las siguientes convenciones: Convención Mayúscula inicial cursiva negrita TECLA+TECLA Descripción Los nombres de aplicaciones, programas, elementos de menú y cuadros de diálogo se muestran con mayúscula inicial. Por ejemplo, cuadro de diálogo Cambiar idioma de configuración. Los títulos de documentos se muestran en cursiva. Por ejemplo, Guía del usuario de Subscriber Options de Avaya Modular Messaging Versión 4.0 Los nombres de campos y botones y los elementos de menú se muestran en negrita. Por ejemplo, Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación. Combinaciones de teclas en las que se oprime y mantiene oprimida una tecla y luego se oprime otra. Por ejemplo, oprima Ctrl + Flecha hacia abajo. Esta información se aplica sólo a Modular Messaging versión Avaya Message Storage Server (MSS). Información que sólo se aplica a Modular Messaging versión Microsoft Exchange. Información válida únicamente para Modular Messaging, versión para IBM Lotus Domino. Abril de

8 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging 8 Abril de 2008

9 Contenido Prefacio Capítulo 1 Capítulo 2 Introducción a Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Descripción general Qué es Avaya Modular Messaging? Qué hace Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging? Uso de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Voice Form Cómo abrir Voice Form Cómo usar Voice Form Voice Recorder Abrir Voice Recorder Uso de Voice Recorder Subscriber Options Qué nuevas funciones ofrece esta versión? Instalación Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Introducción Antes de comenzar Configuración de permisos Requisitos de hardware y software Instalación de Cliente Outlook de Modular Messaging Asistente de instalación Instalación por línea de comandos Instalación silenciosa Instalación remota Distribución de software de SMS Instalación de software basada en políticas grupales Desinstalación de Cliente Outlook de Modular Messaging Abril de

10 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Capítulo 3 Capítulo 4 Configuración Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Introducción Configuración de Cliente Outlook de Modular Messaging para Microsoft Exchange Configuración de Microsoft Exchange para Outlook Configuración de Microsoft Exchange para Outlook 2002 (Outlook XP)/Outlook Configuración de Cliente Outlook de Modular Messaging para Outlook Configuración de Cliente Outlook de Modular Messaging para el almacén de mensajes de MSS Configuración de los proveedores de servicio para Outlook Configuración de los proveedores de servicio para Outlook 2002 (Outlook XP)/Outlook Configuración de los proveedores de servicio para Outlook Cuadro de diálogo Configuración de Avaya Modular Messaging MSP Ficha Conexión Ficha Configuraciones de directorio Ficha General Ficha Avanzada Modular Messaging Voice Form Introducción Abrir y cerrar el formulario Voice Form Personalización del formulario Voice Form Configuración de la reproducción automática Configuración del desplazamiento entre mensajes Configuración de la notificación cuando se entregan los mensajes Configuración de la notificación cuando se abren los mensajes Componer y enviar mensajes de voz Grabación de mensajes de voz Adjuntar comentarios a un mensaje de voz antes de enviarlo Envío de mensajes de voz Direccionamiento de mensajes de voz Asignación de opciones de entrega Solicitud de confirmaciones Marcar un mensaje de voz como Privado, Confidencial o Personal Asignación de niveles de prioridad Envío de mensajes de voz Guardar mensajes de voz Abril de 2008

11 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Trabajo con mensajes de voz entrantes Escuchar mensajes de voz Abrir un mensaje de voz Cerrar un mensaje de voz Escuchar un mensaje de voz Desplazamiento entre los mensajes de su buzón Modificación del asunto de mensajes en el buzón Cómo desplazarse entre los mensajes de voz Cómo desplazarse en una grabación Desplazamiento entre partes del mensaje en los mensajes con varias partes Respuesta a mensajes Responder a mensajes de voz con mensajes de voz Respuesta a mensajes de voz con mensajes de correo electrónico Respuesta a mensajes de correo electrónico con mensajes de voz Cómo incluir el mensaje de voz original al responder Reenvío de mensajes de voz Reenvío de mensajes de voz con mensajes de voz Reenvío de mensajes de voz con mensajes de correo electrónico Administración de mensajes de voz Adjuntar comentarios a un mensaje de voz Mostrar las propiedades de los mensajes con varias partes Eliminar mensajes de voz Capítulo 5 Modular Messaging Voice Recorder Presentación Abrir y cerrar Voice Recorder Revisión de grabaciones de voz Revisión de grabaciones de voz desde los documentos Revisión de grabaciones de voz abriendo Modular Messaging Voice Recorder Revisión de grabaciones de voz recibidas como archivos independientes Composición de grabaciones de voz Composición de una grabación de voz Envío de una grabación de voz Guardar una grabación de voz Inserción de grabaciones de voz en documentos Inserción de grabaciones de voz en un documento arrastrando las grabaciones Para insertar una grabación de voz en un documento Inserción de una grabación de voz vacía en un documento Abril de

12 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Preguntas más frecuentes Información de referencia Modular Messaging y fax RI-1 Envío de un fax RI-3 Visualización de un mensaje de fax RI-4 Administración de mensajes de fax para el acceso a través de la TUI RI-4 Glosario Índice 12 Abril de 2008

13 1 Introducción a Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Descripción general Esta guía describe cómo puede utilizar Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging incluye los siguientes componentes:! Modular Messaging Service Providers 1! Modular Messaging Voice Form! Modular Messaging Voice Recorder! Modular Messaging Subscriber Options Para obtener más información sobre la instalación y la configuración de Cliente Outlook de Modular Messaging, vea Capítulo 2, Instalación Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Para obtener más información sobre la configuración de Cliente Outlook de Modular Messaging, vea Capítulo 3, Configuración Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Para obtener más información sobre el uso de Modular Messaging Voice Form, vea Capítulo 4, Modular Messaging Voice Form. Para obtener más información sobre cómo usar Modular Messaging Voice Recorder, consulte Capítulo 5, Modular Messaging Voice Recorder. 1. Esto se aplica sólo a Avaya Modular Messaging Versión Message Storage Server (MSS). Abril de

14 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Para obtener más información sobre Modular Messaging Subscriber Options, consulte la Guía del usuario de Subscriber Options de Avaya Modular Messaging Versión 4.0. Para obtener más información sobre cómo usar la Interfaz de usuario de telefonía (TUI) de Avaya Modular Messaging, vea la Guía del usuario de la interfaz de usuario de telefonía de Avaya Modular Messaging Versión 4.0. Estos documentos están disponibles en el CD-ROM de documentación de Avaya Modular Messaging Versión 4.0. El administrador del sistema le proporcionará esta información. Qué es Avaya Modular Messaging? Avaya Modular Messaging administra los mensajes de voz y de fax de la misma forma que los mensajes de correo electrónico. Puede enviar, recuperar, responder y reenviar cualquier mensaje, e incluso almacenar los mensajes en carpetas personales. Los diferentes iconos que indican el tipo de mensaje (voz, correo electrónico o fax), el asunto del mensaje y el nombre del remitente, le permiten seleccionar un mensaje de forma rápida y sencilla y ejecutar alguna acción. El buzón de voz de Avaya Modular Messaging tiene una dirección de correo electrónico independiente. Según la configuración, los mensajes de voz y de fax se almacenan directamente en el buzón de correo electrónico o en un buzón independiente. En Modular Messaging la versión Microsoft Exchange los mensajes de correo electrónico, voz y fax se almacenan en la bandeja de entrada del correo electrónico. Si tiene buzones independientes para los mensajes de correo electrónico y de voz, puede recibir mensajes de correo electrónico en el buzón convencional o en el buzón de Modular Messaging. Avaya Modular Messaging proporciona acceso telefónico a los mensajes. Puede utilizar Modular Messaging a través del teléfono para:! Enviar, reenviar, responder y escuchar mensajes de voz y de texto.! Usar la función texto-voz para escuchar el asunto de los mensajes de texto y de fax.! Responder o agregar comentarios a un mensaje de texto con un mensaje de voz.! Enviar mensajes de texto y faxes a una impresora. 1-2 Abril de 2008

15 Introducción a Cliente Microsoft Outlook de Avaya Cuando usted no está en su oficina, puede llamar a su buzón a través de la interfaz de usuario de telefonía (TUI) para revisar sus mensajes. En Modular Messaging, versión MSS, la función texto-voz demodular Messaging convierte los asuntos de los mensajes de texto y de fax para que pueda escucharlos con la misma facilidad con la que escucha los mensajes de voz. Modular Messaging también le notifica que tiene mensajes de fax. Nota: Dado que la función de texto-voz no lee mensajes de correo electrónico desde otros buzones como su buzón corporativo independiente, esta función no está disponibles en la versión para Exchange de Modular Messaging. Qué hace Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging? Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging se integra con su programa de correo electrónico Microsoft Outlook y le permite enviar, reenviar, responder y escuchar mensajes de voz y texto desde Microsoft Outlook o a través del teléfono. Nota: Modular Messaging: Domino no es compatible con el Cliente Outlook de Modular Messaging. Puede utilizar the Cliente Outlook de Modular Messaging desde el equipo para:! Enviar, reenviar, responder y escuchar mensajes de voz y de texto.! Agregar comentarios a los mensajes de voz.! Ver los asuntos de los mensajes de fax e iniciar un visor de fax.! Usar la función texto-voz para escuchar mensajes de texto y los asuntos de los mensajes de fax recibidos en el buzón de Modular Messaging.! Grabar y escuchar saludos.! Crear faxes usando el controlador de impresión de faxes de Windows y enviarlos usando Modular Messaging. Abril de

16 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Uso de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Después de instalar Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging, aparecerán tres iconos nuevos en la barra de herramientas Estándar en la aplicación de correo electrónico. Estos son: Nuevo mensaje de voz (para crear nuevos mensajes de voz) Responder por voz (para responder a un mensaje con un mensaje de voz) Responder a todos por voz (para responder a todos los destinatarios con un mensaje de voz) Voice Form Avaya Modular Messaging usa un formulario de voz especialmente diseñado para facilitar la grabación, el envío y la reproducción de mensajes de voz dentro de la aplicación de correo electrónico. La parte superior de un formulario de voz es similar a la de un mensaje de correo electrónico. La parte inferior del formulario es similar a los controles de un reproductor de CD o grabador de cinta. Puede grabar y reproducir un mensaje utilizando estos controles de reproducción. Cómo abrir Voice Form Puede abrir Voice Form de Avaya Modular Messaging desde la aplicación de correo electrónico de cualquiera de estas formas:! Haga clic en uno de los iconos de mensajes de voz nuevos en la barra de herramientas Estándar. O BIEN,! En Microsoft Outlook, haga clic en Acciones > Nuevo mensaje de voz. Cómo usar Voice Form Use el formulario de voz para escuchar, grabar y enviar mensajes de voz. Consulte Personalización del formulario Voice Form en la página 4-4 para obtener información sobre cómo configurar Voice Form para:! Determinar si un mensaje de voz se reproducirá automáticamente al abrirlo.! Elegir si los comandos Mensaje siguiente y Mensaje anterior se desplazarán sólo entre mensajes de voz o entre todos los mensajes.! Recibir una notificación cuando los mensajes de voz son entregados.! Recibir una notificación cuando se abren sus mensajes de voz. 1-4 Abril de 2008

17 Introducción a Cliente Microsoft Outlook de Avaya Nota: La configuración de Recibir notificación es compatible actualmente sólo con la versión de Microsoft Exchange de Avaya Modular Messaging. Consulte Componer y enviar mensajes de voz en la página 4-9 para obtener información sobre cómo utilizar Voice Form para:! Grabe su mensaje de voz utilizando el teléfono o multimedia.! Adjuntar comentarios a un mensaje de voz antes o después de grabarlo.! Enviar un mensaje de voz y seleccionar las opciones de entrega.! Guardar un mensaje de voz en la Bandeja de entrada o en la ubicación deseada. Consulte Trabajo con mensajes de voz entrantes en la página 4-21 para obtener información sobre cómo utilizar Voice Form para:! Escuchar mensajes de voz.! Desplazarse dentro de un mensaje de voz y entre las partes de los mensajes de voz.! Responder a mensajes de voz por voz o por correo electrónico.! Reenviar mensajes de voz y agregar comentarios de voz o correo electrónico. Consulte Administración de mensajes de voz en la página 4-33 para obtener información sobre cómo utilizar Voice Form para:! Adjuntar comentarios a un mensaje de voz.! Mostrar detalles como el nombre del remitente y la hora en un mensaje de varias partes.! Eliminar mensajes de voz. Voice Recorder Puede utilizar Modular Messaging Voice Recorder para grabar comentarios de voz e incrustarlos en otra aplicación OLE2 o ActiveX como Microsoft Word, Microsoft Excel o Lotus También puede utilizar Voice Recorder para crear mensajes rápidamente sin necesidad de abrir su aplicación de correo electrónico. Abril de

18 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Una vez que ha incrustado la grabación, puede escucharla y cambiarla, mostrando la barra de herramientas de Voice Recorder dentro de la aplicación en la que está trabajando actualmente o abriendo la ventana de Voice Recorder. Voice Recorder funciona de forma independiente de la aplicación de correo electrónico y Modular Messaging Voice Form. También puede usarlo para enviar mensajes de voz. Abrir Voice Recorder Puede abrir Modular Messaging Voice Recorder desde el menú Inicio de Windows. Haga clic en: 1. Inicio 2. Programas 3. Avaya Modular Messaging 4. Voice Recorder Uso de Voice Recorder Consulte Revisión de grabaciones de voz en la página 5-3 para obtener información sobre cómo utilizar Voice Form para:! Escuchar una grabación de voz incrustada en un documento.! Editar una grabación de voz.! Desplazarse hacia atrás y hacia delante en un mensaje de voz. Consulte Composición de grabaciones de voz en la página 5-7 para obtener información sobre cómo utilizar Voice Form para:! Grabar voz.! Enviar una grabación de voz.! Guardar una grabación de voz.! Insertar grabaciones de voz en documentos creados en una aplicación OLE2 o Active X. Subscriber Options Puede usar Subscriber Options para cambiar las configuraciones del buzón para el manejo de llamadas y mensajes entrantes y para crear y administrar las Listas de distribución personales (PDL). Use la ficha Correo de voz para acceder a Subscriber Options desde Microsoft Outlook. La ficha Correo de voz se muestra como una página de propiedades adicional en las páginas de opciones de correo electrónico. 1-6 Abril de 2008

19 Introducción a Cliente Microsoft Outlook de Avaya Para ver la ficha Correo de voz desde Microsoft Outlook: 1. Haga clic en Herramientas > Opciones. 2. Haga clic en la ficha Correo de voz. La ficha Correo de voz muestra las siguientes opciones: Respuesta a llamadas (botón Opciones de respuesta a llamadas...) para:! Configurar el manejo de llamadas personalizado! Grabación de saludos desde su escritorio Interfaz de usuario del teléfono (botón Opciones de la interfaz de usuario del teléfono...) para:! Trabajar con Modular Messaging a través de la interfaz de usuario del teléfono (TUI)! Configuración de reglas! Administración de Listas de distribución personales Interfaz de usuario de escritorio (botón Opciones de la interfaz de usuario de escritorio...) para:! Cómo trabajar con Cliente Outlook de Modular Messaging desde el escritorio! Selección del idioma de visualización! Ordenar los mensajes de su Bandeja según una configuración de prioridad! Especificación del número predeterminado para imprimir faxes Para obtener información sobre Subscriber Options y estas funciones, vea la Guía de usuario de Subscriber Options de Avaya Modular Messaging Versión 4.0. Abril de

20 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Qué nuevas funciones ofrece esta versión? Esta versión de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging incluye las siguientes funciones: Compatibilidad para Message Application Server (MAS) con Modular Messaging, almacén de mensajes de Microsoft Exchange 2007 Ahora Modular Messaging es compatible con Exchange Server 2007 y Microsoft Outlook Si su almacén de mensajes es Exchange 2007, puede acceder a las funciones de Outlook Thick Client de Avaya Modular Messaging en Microsoft Outlook Compatibilidad con el servidor de fax nativo de Avaya en Modular Messaging Microsoft Exchange y Modular Messaging Domino Las versiones de Modular Messaging para Microsoft Exchange y Domino son compatibles con los servidores de fax nativos de Avaya y con los servidores de fax de otros proveedores. Los suscriptores de las versiones de Modular Messaging para Microsoft Exchange y Domino ahora pueden enviar y recibir mensajes de fax desde Microsoft Outlook a través de un servidor de fax nativo de Avaya. Vea Modular Messaging y fax, en la página IR-1 para obtener más información sobre:! Envío de un mensaje de fax! Visualización de un mensaje de fax! Administración de mensajes de fax para el acceso a través de la TUI 1-8 Abril de 2008

21 2 Instalación Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Introducción Para instalar el software de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging, sólo debe ejecutar el programa de instalación y especificar el nombre del Message Application Server (MAS) o la dirección IP. El resto de la instalación se realiza automáticamente. El programa de instalación instala los siguientes componentes:! Avaya Modular Messaging Voice Form! Avaya Modular Messaging Voice Recorder! Avaya Modular Messaging Subscriber Options! Avaya Modular Messaging Service Providers 1 Después de la instalación, Cliente Outlook de Modular Messaging debe configurarse al perfil de Microsoft Outlook del usuario. Vea Configuración Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging, en la página 3-1 para obtener más información. También puede configurar algunos otros aspectos de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging, por ejemplo, personalizar las funciones de manejo de llamadas. Para ello, use Avaya Modular Messaging Subscriber Options. Para obtener más información, vea la Guía del usuario de Subscriber Options de Avaya Modular Messaging Versión Esto se aplica sólo a Avaya Modular Messaging - Versión Message Storage Server (MSS). Abril de

22 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Antes de comenzar Debe cerrar la aplicación de Microsoft Outlook antes de iniciar la instalación. Asegúrese de que Microsoft Outlook sea la aplicación de correo electrónico predeterminada. 1. Haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control. 2. Haga doble clic en Opciones de Internet. 3. Haga clic en la ficha Programas. 4. En el campo Correo electrónico asegúrese de que Microsoft Outlook esté seleccionado. Para que el componente del reproductor de voz de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging funcione, debe verificar lo siguiente: 1. Haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control. 2. Haga doble clic en Sonidos y Multimedia. 3. Haga clic en la ficha Audio. 4. En Grabación, verifique si la opción Usar sólo los dispositivos preferidos está seleccionada. Si está seleccionada, quite la marca de verificación. Configuración de permisos Requisitos de permisos para clientes de Windows 2000 El cliente de Windows 2000 debe iniciar una sesión en el dominio al que pertenece el servidor de voz Avaya Modular Messaging o en un dominio que tenga una relación de confianza con el dominio al que pertenece el servidor de voz. Debe contar con derechos de Administrador local o privilegios superiores para el equipo en el que instala Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Si el cliente Windows actualmente no inicia la sesión en el dominio correcto, haga lo siguiente: 1. En el escritorio, haga clic con el botón secundario del mouse en Mi PC y haga clic en Propiedades. 2. Haga clic en la ficha Identificación de red. 2-2 Abril de 2008

23 Instalación Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging 3. Haga clic en Id. de red. 4. Use el Asistente para identificación de red para escribir el nombre del dominio Windows correcto. También debe escribir un nombre de usuario y contraseña válidos. Requisitos de permisos para clientes de XP/Millennium Edition Inicie una sesión en el dominio de Windows al que pertenece el Messaging Application Server deavaya Modular Messaging. Debe contar con derechos de Administrador local o privilegios superiores para el equipo en el que instala Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging. Abril de

24 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Requisitos de hardware y software Los requisitos mínimos de hardware y software son los siguientes: Hardware! Velocidad del procesador: Según las recomendaciones estándar de Microsoft! 512 MB de memoria RAM! 200 MB de espacio libre en disco (mínimo) Software Sistema operativo! Microsoft Windows 2000 (Service Pack 4)! Microsoft Windows XP (Service Pack 2)! Microsoft Windows XP (Networking)! Microsoft Windows Vista (versión de 32 bits) Clientes de correo electrónico (con Microsoft Windows 2000)! Microsoft Outlook 2000, SP3! Microsoft Outlook 2002, SP3! Microsoft Outlook 2003, SP 1 Clientes de correo electrónico (con Microsoft XP SP2 o Microsoft XP Networking)! Microsoft Outlook 2000, SP 3! Microsoft Outlook 2002, SP3! Microsoft Outlook 2003, SP 1! Microsoft Outlook 2007 Avaya Modular Messaging! Nombre o dirección IP de Messaging Application Server (MAS)! Nombre o dirección IP de Microsoft Exchange Server/Message Storage Server (MSS) 2-4 Abril de 2008

25 Instalación Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging Instalación de Cliente Outlook de Modular Messaging El programa de instalación de Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging se encuentra en el subdirectorio Client Distrib del directorio Modular Messaging de la red o en el CD-ROM donde se encuentra almacenado el programa de instalación. Comuníquese con el administrador del sistema para obtener más información. Nota: El Cliente Outlook de Modular Messaging y el Cliente Lotus Notes de Modular Messaging no puede instalarse en una misma computadora personal. Si se instala el Cliente Lotus Notes de Modular Messaging en la computadora personal del suscriptor, Modular Messaging no permitirá la instalación del Cliente Outlook de Modular Messaging. Puede instalar Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging utilizando uno de los siguientes métodos:! Asistente de instalación (recomendado)! Instalación por línea de comandos! Instalación silenciosa! Instalación remota Nota: Cliente Outlook de Modular Messaging puede implementarse con software de implementación disponible en los comercios. Para obtener más información sobre la creación de un archivo.msi desde el programa de instalación (Setup.exe), consulte Cómo creo un archivo.msi desde el programa de instalación de Cliente Outlook de Modular Messaging (Setup.exe)?, en la página 6-2. Abril de

26 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging Asistente de instalación Puede instalar Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging al hacer doble clic en el programa de instalación. Para instalar Cliente Outlook de Modular Messaging, realice las siguientes acciones: 1. Abra el Explorador de Windows. 2. Seleccione la unidad y el subdirectorio Client Distrib del directorio Modular Messaging de la red o del CD-ROM donde se encuentra almacenado el programa de instalación. 3. Haga doble clic en el archivo Setup.exe. El sistema muestra el cuadro de diálogo Seleccionar idioma de instalación. 4. Seleccione el idioma de visualización para el programa de instalación y haga clic en Aceptar. El sistema muestra el cuadro de diálogo Bienvenido. 5. Lea la información incluida en el cuadro de diálogo de bienvenida y haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Selección del paquete de idioma. 6. Seleccione el idioma de visualización para Cliente Outlook de Modular Messaging. Las opciones de idioma sólo están disponibles sólo si los archivos de idioma correspondientes están ubicados en el mismo directorio que el programa de instalación. Nota:! Si selecciona un idioma diferente del idioma instalado en el sistema, es posible que algunos botones y cuadros de diálogo aparezcan en el idioma del sistema en lugar de en el idioma seleccionado.! Si desea incluir opciones de idioma adicionales disponibles, copie los archivos del idioma deseado en el mismo directorio que el de los archivos del programa de instalación. Ejecute la instalación de Cliente Outlook de Modular Messaging de nuevo. A continuación, puede seleccionar el idioma deseado en el cuadro de diálogo Selección del paquete de idioma. Comuníquese con el administrador del sistema para obtener más información. 7. Haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Información del cliente. 2-6 Abril de 2008

27 Instalación Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging 8. Escriba su nombre y el nombre de la organización. 9. Haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Entrada del nombre de Message Application Server. 10. Escriba el nombre de MAS o la dirección IP proporcionada por el administrador del sistema. 11. Haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Tipo de instalación. Nota: El cuadro de diálogo Tipo de instalación muestra el almacén de mensajes asociado al MAS. 12. Realice una de estas acciones:! Seleccione Típica para instalar Cliente Outlook de Modular Messaging y Subscriber Options para el almacén de mensajes. Nota: Modular Messaging IBM Lotus Domino no es compatible con el Cliente Outlook de Modular Messaging. Por lo tanto, si el servidor de almacén de mensajes de MAS cuyo nombre ha ingresado en el cuadro de diálogo Entrada del nombre de Message Application Server es Modular Messaging Domino; sólo se instala Subscriber Options al seleccionar Típica.! Seleccione Personalizada para elegir las funciones que desea instalar. Nota: Debe seleccionar Personalizada si desea instalar solamente Subscriber Options. 13. Haga clic en Siguiente. Según el tipo de instalación que haya seleccionado en el cuadro de diálogo Tipo de instalación, realice alguna de las siguientes acciones:! Si ha seleccionado Típica: El sistema muestra el cuadro de diálogo Carpeta de destino. (1) Haga clic en Cambiar para cambiar la carpeta de destino. El sistema muestra el cuadro de diálogo Cambiar carpeta de destino actual. Abril de

28 Guía del usuario del Cliente Outlook de Modular Messaging (2) Haga clic en Aceptar para aprobar el cambio de la carpeta de destino o haga clic en Cancelar. (3) Haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Preparado para instalar el programa.! Si ha seleccionado Personalizada: El sistema muestra el cuadro de diálogo Instalación personalizada. (4) Seleccione la o las funciones que desee instalar. (5) Haga clic en Cambiar para cambiar la carpeta de destino. El sistema muestra el cuadro de diálogo Cambiar carpeta de destino actual. (6) Haga clic en Aceptar para aprobar el cambio de la carpeta de destino o haga clic en Cancelar. (7) Haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Preparado para instalar el programa. 14. Haga clic en Instalar. El sistema muestra el cuadro de diálogo Completado al finalizar la instalación. 15. Haga clic en Finalizar para completar el programa de instalación. 16. Reinicie el equipo, si se le indica. De esta manera se completa la instalación de Cliente Outlook de Modular Messaging en el equipo. Importante:Antes de comenzar a utilizar el software de Cliente Outlook de Modular Messaging, debe configurarlo al perfil de Outlook del usuario. Para Modular Messaging Message Storage Server, configure el perfil de Outlook con Microsoft Exchange Server y Modular Messaging Message Service. Para Modular Messaging - Exchange; configure el perfil con Microsoft Exchange Server. Vea Configuración Cliente Microsoft Outlook de Avaya Modular Messaging, en la página Abril de 2008