Guía de referencia rápida del correo de voz de Avaya Distributed Office

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1 Telefonía IP Centros de contacto Movilidad Servicios Guía de referencia rápida del correo de voz de Avaya Distributed Office ES Número 1 Mayo de 2007 Esta guía explica cómo utilizar el correo de voz de Avaya Distributed Office. Conexión desde una ubicación local 1. Introduzca la extensión de correo de voz de Distributed Office,, para acceder al sistema de correo de voz. 2. Introduzca su extensión: - Desde su propia extensión telefónica - Desde otra extensión telefónica, introduzca su extensión y 3. Introduzca la contraseña y Conexión desde su teléfono particular o su teléfono móvil: 1. Realice una llamada a una línea que sea atendida por la Autooperadora de mensajería o el Servicio de respuesta de llamadas de Distributed Office. Cuando escuche el menú o el saludo, pulse *7. Pregunte al administrador del sistema el número de servicio del correo de voz. 2. Introduzca la extensión y 3. Introduzca la contraseña y - Nota: Cuando se conecta por primera vez, la contraseña no se ha configurado. Pulse #. Siga las indicaciones para introducir una nueva contraseña y grabe su nombre.

2 avaya.com 2 4. El sistema anuncia el número de mensajes nuevos y mensajes antiguos que tiene en su buzón. Opciones Después de conectarse, elija una opción: Pulsar Para 1 Grabación y envío de mensajes. 2 Cómo escuchar los mensajes 3 Administrar sus saludos personales. 4 Administrar su operadora personal. 5 Administrar sus opciones personales. 6 Configurar las llamadas automáticas del programa. 8 Cambiar el modo de respuesta de llamadas. *8 Transferir a otra extensión. Sus mensajes Sobre las categorías de mensajes Puede asignar las categorías Prioridad, Privado y Aviso de recepción a los mensajes que envía. Cuando escucha los mensajes nuevos, los mensajes de prioridad se escuchan primero. No puede reenviar mensajes privados. Los mensajes de Aviso de recepción le notifican cuando el mensaje ha sido escuchado por el destinatario. Puede asignar una, dos o bien, todas las categorías a un mensaje. Cómo escuchar los mensajes 2. Pulse 2 para escuchar los mensajes. El sistema reproduce el encabezado del mensaje. 3. Elija una opción: - Para escuchar el mensaje, pulse 0. Si el mensaje es un fax, se transferirá a su correo electrónico (si está configurado). - Para omitir el mensaje, El mensaje permanecerá como "nuevo" hasta que escuche el cuerpo del mensaje. - Para volver a reproducir sólo el encabezado, pulse Para borrar el mensaje, - Para volver a reproducir el mensaje, pulse 0. - Para volver a cambiar el estado del mensaje a nuevo, pulse *6 y, a continuación, pulse # para ir al siguiente mensaje. La próxima vez que se conecte para escuchar los mensajes, escuchará este mensaje otra vez como un nuevo mensaje. - Para volver al mensaje anterior, pulse *5. Para realizar una

3 copia del mensaje deseado, pulse *5 repetidamente. - Para responder al mensaje, Nota: elimine los faxes que ha transferido para dejar espacio libre en su correo de voz. Cómo responder a los mensajes 1. Después de reproducir el mensaje grabado, pulse 1 para responder al mensaje grabado. 2. Elija una opción: - Para responder al remitente, Vaya al paso 3. Nota: el remitente debe tener un buzón de correo en el sistema. - Para desviar el mensaje grabado, pulse 2. Vaya al paso 5. - Para devolver la llamada a un remitente interno, pulse 3. Vaya al paso Grabe la respuesta y, a continuación, 4. Elija una opción: - Para aprobar, - Para volver a reproducir sus comentarios, pulse Para volver a grabar su respuesta, pulse Para cancelar la respuesta o el desvío, 5. Realice alguno de los siguientes pasos: - Si está respondiendo al mensaje, vaya al paso 6. - Si lo está desviando, haga lo siguiente:. Grabe un comentario que los destinatarios escucharán antes de escuchar el mensaje y, a continuación,. Elija una opción:. Para volver a reproducir la grabación, pulse 23.. Para volver a grabar el comentario, pulse 21.. Para borrar el comentario,. Para aprobar la grabación,. Introduzca la extensión de un destinatario y, a continuación,. Para usar sus listas de correos personales, pulse *5. A continuación, introduzca el número de la lista de correos (de 1 a 10). Pulse #.. Para usar el directorio para agregar una extensión, pulse *2. (Consulte Uso del directorio para encontrar una extensión por nombre.). Para borrar la última entrada,. Repita el paso 5 para enviar el mensaje a otros destinatarios. 6. Pulse # cuando finalice. Grabación y envío de mensajes 2. Pulse 1 para grabar un mensaje. 3. Grabe su mensaje. 4. Pulse 1 cuando finalice la grabación. 3

4 avaya.com 4 5. Elija una opción: - Para aprobar el mensaje grabado, Vaya al paso 6. - Para volver a reproducir el mensaje grabado, pulse Para volver a grabar el mensaje, pulse 21. Vaya al paso 3. - Para borrar el mensaje grabado y volver al menú de actividades del correo de voz, 6. Elija una opción: - Introduzca la extensión de un destinatario y, a continuación, - Para usar sus listas de correos personales, pulse *5. A continuación, introduzca el número de lista de correos (de 1 a 10). Pulse #. - Para usar el directorio, pulse *2. (Consulte Uso del directorio para encontrar una extensión por nombre.) - Para borrar la última entrada, Repita el paso 6 para enviar el mensaje a otros destinatarios. 7. Pulse # cuando finalice. 8. Elija una opción: - Para convertir el mensaje en Privado, - Para convertir el mensaje en Prioridad, pulse 2. - Para solicitar un Aviso de recepción, pulse 3. - Para cancelar la categoría seleccionada anteriormente, pulse 0. - Para enviar el mensaje grabado, Personalización del buzón Grabación de su nombre 1. Conéctese al sistema de correo de voz. 2. Pulse 5 para cambiar la grabación del nombre o el saludo. 3. Pulse 5 para cambiar la grabación del nombre. 4. Elija una opción: - Para escuchar la grabación del nombre actual, pulse 0. - Para grabar su nombre, 5. Grabe su nombre y 6. Elija una opción: - Para aprobar su nombre, - Para volver a reproducir su nombre, pulse Para volver a grabar su nombre, pulse 21. Grabación o eliminación de un saludo personal Puede tener uno o dos saludos personales diferentes para cada idioma. 2. Pulse 3 para cambiar uno o ambos saludos. 3. Pulse 1 para cambiar el saludo de ocupado o 2 para cambiar un saludo de no disponible

5 El sistema anuncia la configuración actual. 4. Elija el idioma del saludo que desea cambiar. - Para seleccionar el idioma principal (Idioma del buzón 1), - Para seleccionar el idioma secundario (Idioma del buzón 2), pulse 2. El sistema anuncia el idioma seleccionado. 5. Elija una opción: - Para escuchar el saludo, pulse 3. - Para grabar su saludo, Vaya al paso 6. - Para eliminar su saludo, 6. Grabe su saludo y 7. Elija una opción: - Para aprobar el saludo, - Para volver a reproducir su saludo, pulse Para volver a grabar su saludo, pulse Para eliminar el saludo que acaba de grabar, Creación de listas de correos Utilice las listas de correos para enviar mensajes a varios buzones sin introducir cada extensión en forma individual. Puede tener hasta 10 listas de correos. Cada lista puede incluir hasta 50 buzones. 2. Pulse 5 para seleccionar Administrar opciones personales. 3. Pulse 1 para seleccionar las listas de correo. 4. Pulse 1 para crear una lista. 5. Introduzca el número que desea asignar a la lista (de 1 a 10) y, a continuación, 6. Elija una opción: - Introduzca la extensión del buzón y, a continuación, - Para usar el directorio para agregar una extensión, pulse *2. (Consulte Uso del directorio para encontrar una extensión por nombre.) - Para borrar la última entrada, Repita el paso 6 para cada buzón que desee agregar. 7. Pulse # cuando finalice. Revisión o modificación de listas de correos 2. Pulse 5 para seleccionar Administrar opciones personales. 3. Pulse 1 para seleccionar las listas de correo. 4. Pulse 3 para revisar o modificar las listas de correos. El sistema anuncia el número de entradas en la primera lista de correos. 5. Elija una opción: - Para revisar o modificar la lista, Vaya al paso 7. 5

6 avaya.com 6 - Para borrar la lista, - Para omitir la siguiente lista, pulse *#. - El sistema anuncia el número de entradas de la siguiente lista de correos. Repita el paso Pulse # cuando finalice. 7. Elija una opción: - Para omitir la extensión, pulse *#. - Para borrar la extensión, - Para agregar una extensión, pulse 1 y, a continuación, seleccione una opción:. Introduzca la extensión del buzón y, a continuación,. Para usar el directorio, pulse *2. (Consulte Uso del directorio para encontrar una extensión por nombre.) 8. Pulse # cuando finalice. Modificación del idioma del buzón El buzón de voz admite hasta dos idiomas para las solicitudes del sistema y sus saludos personales (de acuerdo con la configuración del sistema). 2. Pulse 5 para seleccionar Administrar opciones personales. 3. Pulse 2 para seleccionar el idioma del buzón. 4. Elija una opción: - Para seleccionar el idioma principal (Idioma del buzón 1), - Para seleccionar el idioma secundario (Idioma del buzón 2), pulse 2. El sistema anuncia el idioma seleccionado. 5. Pulse # cuando finalice. Cambio de la Operadora personal Puede cambiar la extensión que responde a sus llamadas cuando no está disponible. Si usa la opción Operadora personal, asegúrese de que su saludo indique a los abonados que deben pulsar 0 para comunicarse con su operadora personal. 2. Pulse 4 para cambiar la Operadora personal. 3. Elija una opción: - Introduzca la extensión de su Operadora personal y, a continuación, - Para eliminar la Operadora personal, 4. Pulse # cuando finalice. Cambio de la contraseña Su contraseña consta de cuatro a 15 dígitos dependiendo de cómo esté configurado el sistema. 2. Pulse 5 para seleccionar Administrar opciones personales. 3. Pulse 4 para cambiar su contraseña.

7 4. Introduzca la nueva contraseña y 5. Confirme la nueva contraseña y 6. Pulse # cuando finalice. Selección del modo de respuesta de llamadas El Modo de respuesta de llamadas determina si el que llama puede dejar un mensaje después del saludo personal. Cuando el buzón está en el modo de grabación, los que llaman pueden dejar un mensaje. Cuando el buzón está en el modo de sólo respuesta, los que llaman no pueden dejar un mensaje. 2. Pulse 8 para cambiar el modo de respuesta de llamadas. 3. Elija una opción: - Para el modo de grabación, - Para el modo de sólo respuesta, pulse Pulse # cuando finalice. Uso de las llamadas automáticas Sobre las llamadas automáticas Con las llamadas automáticas, el correo de voz llama a los números que ha programado para indicar que un nuevo mensaje ha llegado a su buzón. Puede usar la opción de llamada automática para todos los mensajes o sólo para los mensajes con prioridad si su buzón posee un permiso para llamadas automáticas. Sugerencia: Si elige la opción de Llamada automática sólo para mensajes con prioridad, indique a los que llaman cómo dejar un mensaje de prioridad. Activación o desactivación de llamadas automáticas 2. Pulse 6 para seleccionar Llamada automática. 3. Pulse 1 y, a continuación, seleccione una opción: - Para desactivar Llamada automática, pulse 0. - Para activar la Llamada automática para todos los mensajes, - Para activar sólo los mensajes con prioridad, pulse Pulse # cuando finalice. Configuración de los números de Llamada automática 2. Pulse 6 para seleccionar Llamada automática. 3. Pulse 4 para cambiar la lista de números de llamada automática. 4. Elija el número de entrada de 1 a 5. Si su buzón tiene permiso para llamadas automáticas, escuchará el número. De lo contrario, va a escuchar, "No se usa el número de entrada x". 7

8 avaya.com 5. Elija una opción: - Para cambiar o agregar un número de llamada automática, Vaya al paso 6. - Para borrar el número de llamada automática, - Para mantener el número de llamada automática y volver al menú de Llamada automática, 6. Introduzca el número de llamada automática y espere cinco segundos para la confirmación del sistema. 7. Elija una opción: - Si ha finalizado de introducir el número, Escuche la información de entrada de la llamada automática y vaya al paso 9. - Para introducir más dígitos, A continuación, repita el paso Elija una opción: - Para confirmar su entrada, pulse 9. - Para cancelar su entrada, pulse 6. - Para llamar a la operadora, pulse 0. - Para acceder al directorio, pulse *2.. Para escuchar una lista de extensiones por nombre en el directorio, Uso del directorio para encontrar una extensión por nombre 1. Para acceder al directorio, pulse *2. - Introduzca hasta las primeras diez letras del apellido y, a continuación, Descargo de responsabilidad legal Para obtener la información completa de las páginas legales, consulte los documentos Notas de soporte de Avaya para documentación de software y Notas de soporte de Avaya para documentación de hardware Puede acceder a estos documentos a través del CD de documentación y en el sitio Web En el sitio Web, busque el número de documento en el cuadro de búsqueda. Vuelva al paso 4 para programar más números de llamada automática. Para transferir a una extensión Para llamar a otra extensión sin dejar un correo de voz: 1. Pulse *8 2. Elija una opción: - Introduzca la extensión y LAS COMUNICACIONES EN EL CENTRO DE LOS NEGOCIOS