IP Office Guía para el usuario del modo de buzón Intuity

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1 Guía para el usuario del modo de buzón Intuity ESM Issue 11a - (15/07/2010)

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3 Contenido 1. Introducción 1.1 Resumen de... las opciones del buzón Opciones para... las personas que llaman al buzón 9 2. Inicio de sesión en su buzón 2.1 Inicio de sesión... por primera vez Inicio de sesión... después de la primera vez Inicio de sesión... remoto Otras formas... de iniciar sesión Escuchar mensajes 3.1 Escuchar sus... mensajes Llamado a... la persona que envió el mensaje Respuesta... a un mensaje Remisión de... un mensaje Envío de un... mensaje nuevo Grabación... de un mensaje Búsqueda de... mensajes Contenido Especificación... del perfil de hora Respuesta... a llamadas externas 57 Administración del buzón 7.1 Cambio de... la contraseña Grabación... de su nombre Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo Cancelación... de futuras llamadas y mensajes Configuración del orden en el que se reproducen los mensajes Mensajes de fax 8.1 Remisión de... un mensaje de fax Cambio de... un número de fax personal Eliminación... de un número de fax personal Index Visual Voice (voz visual) Listas de correo 4.1 Creación de... una lista de correo Utilización de... una lista de correo Remisión a... una lista Revisión de... una lista Cambio del... estado de una lista Agregado de... miembros a una lista Eliminación... de miembros de una lista Eliminación... de una lista Saludos personales 5.1 Saludos temporales Saludos de... grupos de búsqueda Saludos personales Grabación... de un saludo Administración... de saludos Activación de... un saludo Desactivación... de un saludo Búsqueda de... saludos Escuchar un... saludo Cambio de... un saludo Eliminación... de un saludo Creación de... un saludo temporal Opción de transferencia para las personas que llaman Notificación de correo de voz 6.1 Activación o... desactivación del timbrado Llamadas externas Configuración de los destinos de las llamadas externas Activación o desactivación de las llamadas externas Cambio... de números de teléfono Cambio... de los valores de tiempo de espera Creación... de una lista de derivación Selección de cuándo recibir llamadas externas Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 3

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5 Capítulo 1. Introducción Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 5

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7 1. Introducción Introducción: Este documento abarca el funcionamiento de un servidor de correo de voz que se ejecuta en modo de emulación Intuity. Actualmente, dicho modo de funcionamiento es compatible con Voic Pro. No es compatible con Embedded Voic y Voic Lite. 1.1 Resumen de las opciones del buzón Este es un resumen de las opciones disponibles para recolectar los mensajes del correo de voz. Las opciones mostradas en gris no son compatibles con emulación Intuity. La ausencia de cualquier otra función no implica que dicha función sea compatible salvo que así se lo especifique en otro lugar. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 7

8 Si el administrador del sistema ha configurado por lo menos 1 número de transferencia del correo de voz, puede presionar *0 mientras está recolectando los mensajes y se lo transferirá a un número de recepción. Normalmente no es necesario que espere a que terminen las indicaciones antes de elegir una opción. Sin embargo, no se le permitirá marcar durante los mensajes de error o las indicaciones que el sistema quiera que escuche. Para conocer los detalles de las opciones disponibles para las personas que llaman y desean dejar un mensaje, consulte la Descripción general de las opciones para las personas que llaman al buzón. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 8

9 Introducción: Opciones para las personas que llaman al buzón 1.2 Opciones para las personas que llaman al buzón Cuando llama a una extensión y se lo dirige al correo de voz, puede acceder a algunas otras opciones. Puede omitir el mensaje de saludo y pasar directamente al tono que le indica cuándo dejar el mensaje. Para omitir el saludo de un buzón: 1. Llame al número de extensión. 2. En cuanto se responda la llamada, presione 1 para omitir el saludo. Entonces escuchará el tono tras el cual puede grabar su mensaje. Opciones después de dejar un mensaje: Cuando deja un mensaje de correo de voz, puede designar el mensaje como prioritario, privado o ambos. Los dueños de los buzones oyen primero los mensajes prioritarios al escuchar sus mensajes. Los mensajes prioritarios privados se reproducen antes que los mensajes prioritarios. Los mensajes privados no pueden remitirse a otro buzón. 1. Llame al número de extensión. 2. Deje un mensaje. 3. En lugar de colgar, presione #. 4. Para marcar un mensaje como privado, presione 1. Para marcar un mensaje como prioritario, presione 2. Escuchará un mensaje de confirmación. Sigas las instrucciones que escuche si necesita volver a cambiar el estado. 5. Presione # nuevamente para enviar el mensaje. 6. Entonces puede presionar *7 para iniciar sesión en un buzón de voz o *8 para que se lo transfiera a un número de extensión. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 9

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11 Capítulo 2. Inicio de sesión en su buzón Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 11

12 2. Inicio de sesión en su buzón La forma en la que inicia sesión en su buzón Intuity es la misma independientemente de que sea la primera vez que inicia sesión o no. Las indicaciones que escucha son diferentes. Cuando inicia sesión en su buzón por primera vez 12, es posible que se le solicite que configure una contraseña y grabe su nombre. Para los inicios de sesión siguientes, 13 sólo necesitará ingresar el número de su buzón y la contraseña. Muchos teléfonos Avaya tienen teclas o menús especiales para acceder a los buzones del correo de voz. También puede utilizar la aplicación Phone Manager, que puede mostrar cuándo tiene mensajes de correo de voz. Para obtener más información, consulte Otras formas de iniciar sesión 14. En ocasiones puede desear iniciar sesión en su buzón desde un teléfono que no pertenece al sistema telefónico de su empresa. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión remoto Inicio de sesión por primera vez La primera vez que llame a su buzón se le indicará que grabe su nombre y cambie la contraseña del buzón. El nombre que grabe se utilizará en varios mensajes del sistema y en la búsqueda en el directorio de correos de voz del sistema. En general, el número de buzón coincide con su número de extensión, que es el número interno que la gente marca para llamarlo. El administrador del sistema puede decirle si su número de buzón es distinto. Asimismo, el administrador del sistema también puede indicarle si su buzón ya tiene configurada una contraseña. En general, no se configura una contraseña hasta que usted inicia sesión por primera vez. Para iniciar sesión por primera vez: 1. Marque * Si está marcando desde su propia extensión, presione #. Si no, ingrese su número de extensión y presione #. 3. Si todavía no se ha configurado una contraseña, presione #. Se le pedirá que ingrese una contraseña nueva. Si ya se ha configurado una contraseña, ingrésela y presione #. 4. Ingrese una contraseña nueva y presione #. Su contraseña no puede ser igual a su número de extensión, ni un grupo de dígitos repetidos o números consecutivos. 5. Vuelva a ingresar la contraseña nueva y presione #. Puede volver a cambiar la contraseña 60 en otro momento. 6. Grabe su nombre cuando se le indique. Puede volver a grabar su nombre 60 en otro momento. 7. Presione 1 y, al escuchar el tono, diga su nombre. 8. Presione 1 nuevamente. Se volverá a reproducir su grabación. 9. Presione # para aceptar la grabación, o 1 para volver a grabar. 10.Después de que inicie sesión, escuchará indicaciones de qué hacer. Puede encontrar un resumen de muchas de las opciones en Resumen de las opciones del buzón 7. Presione *4 para obtener ayuda en cualquier momento. Presione *7 para volver al menú de actividad. Presione # al final de un menú para volver al menú anterior. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 12

13 Inicio de sesión en su buzón: Inicio de sesión por primera vez 2.2 Inicio de sesión después de la primera vez Si ya ha iniciado sesión una vez y ha grabado su nombre y configurado una contraseña, sólo necesita ingresar su número de buzón y la contraseña. Para iniciar sesión después de la primera vez: 1. Marque *17 o utilice un método alternativo admitido por su teléfono o su software de Phone Manager. 2. Si está marcando desde su propia extensión, presione #. Si no, ingrese su número de extensión y presione #. 3. Ingrese su contraseña para el correo de voz y presione #. Después de que inicie sesión, escuchará indicaciones de qué hacer. Puede encontrar un resumen de muchos de los controles en Resumen de las opciones del buzón 7. Presione *4 para obtener ayuda en cualquier momento. Presione *7 para volver al menú de actividad. Presione # al final de un menú para volver al menú anterior. 2.3 Inicio de sesión remoto Puede iniciar sesión en su propio buzón desde un teléfono externo al sistema telefónico de su empresa. En general, el sistema está configurado con un número especial para marcar y luego seleccionar el buzón solicitado. Sin embargo, si no se hubiera realizado dicha configuración, puede utilizar el siguiente método para iniciar sesión de manera remota. Para iniciar sesión de manera remota: 1. Llame a su empresa y solicite que lo conecten a un número en el cual acceda al correo de voz. Eso significa que debe ser un número en el que no responda una persona; por ejemplo, su propio número de extensión. 2. Espere a que el sistema del correo de voz responda y le solicite que deje. 3. Después del tono, en lugar de dejar un mensaje, presione #. En algunos casos puede escuchar un mensaje que le indicará que no hay ningún mensaje para guardar. 4. Marque *7. Se le solicitará que seleccione el buzón que desea. 5. Ingrese su número de extensión y presione #. 6. Cuando se le indique, ingrese la contraseña de su buzón y presione #. Escuchará un resumen de sus mensajes de correo de voz, como siempre. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 13

14 2.4 Otras formas de iniciar sesión Existen otras formas de iniciar sesión en su buzón, además de utilizar el código de acceso *17. Las opciones disponibles dependen del tipo de teléfono que utilice y la configuración que se haya aplicado. Para obtener más información, consulte al administrador de sistema. Las opciones disponibles son mediante: El botón de Recolección del correo del correo de voz 14. La tecla de Menú 14. El botón de Visual Voice (voz visual) 14. Phone Manager 15. Un teléfono de texto 15. Uso del botón de Recolección del correo de voz Puede recolectar sus mensajes de voz desde su propia extensión utilizando un botón programado para la recolección del correo de voz. Si su extensión es una extensión confiable, no necesitará ingresar su código del correo de voz. Para iniciar sesión a través de un botón de Recolección del correo de voz: 1. Presione el botón de Recol.CV. 2. Se reproducirá el menú de actividad. Uso de una tecla de Menú En algunos teléfonos de Avaya, existe una tecla de proceso de evaluación a cargo de Brian. Menú que puede utilizarse para iniciar sesión en su buzón. En Para iniciar sesión a través de una tecla de Menú: 1. Presione Menú dos veces. 2. Presione la tecla ubicada debajo de Msjs. 3. Presione la tecla ubicada debajo de Voz. Se mostrarán los nombres de los buzones para los que recibe indicaciones de mensajes en espera y el número de mensajes nuevos en cada buzón. 4. Presione la tecla ubicada debajo del buzón deseado. Continúe iniciando sesión como lo hace habitualmente. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión después de la primera vez 13. Uso de un botón de Visual Voice (voz visual) Un botón de Visual Voice (voz visual) brinda un menú en pantalla para acceder a su buzón. El menú le ofrece opciones para escuchar los mensajes, enviar mensajes, y cambiar sus saludos y su contraseña. Para iniciar sesión a través de un botón de Visual Voice (voz visual): 1. Presione el botón de Voz. 2. Seleccione una de las acciones mostradas. Las opciones que pueden estar disponibles son: Escuchar: reproducir sus mensajes nuevos o viejos. Mensaje: enviar un mensaje de voz. Saludo: cambiar sus saludos personales. Correo electrónico: cambiar el estado de las alertas de su notificación de correo electrónico. Contraseña: cambiar la contraseña de su correo de voz. Grupo: reproducir los mensajes de voz del grupo del que tiene acceso al correo de voz. Para obtener más información acerca del uso de Visual Voice (voz visual), consulte la guía para el usuario del teléfono pertinente. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 14

15 Inicio de sesión en su buzón: Otras formas de iniciar sesión Uso de Phone Manager Phone Manager es una aplicación de para administrar las llamadas telefónicas y la configuración del buzón del correo de voz. Para iniciar sesión con Phone Manager: 1. Inicie sesión en Phone Manager. 2. Haga clic en la ficha Mensajes. Se mostrarán los nombres de los buzones para los que recibe indicaciones de mensajes en espera y el número de mensajes nuevos en cada buzón. 3. Haga doble clic en el buzón al que desee acceder. Si su teléfono está colgado, sonará cuando se conecte el servido de correo de voz. Descuelgue el auricular. Según como esté configurado su teléfono, es posible que se active automáticamente el altavoz. Si su teléfono está descolgado, se lo conectará con el servidor de correo de voz en cuanto se lo ubique. 4. Inicie sesión normalmente. Si está utilizando Phone Manager Pro, puede utilizar la ficha Correo de voz de Phone Manager para reproducir los mensajes tras iniciar sesión en un buzón. Para obtener más información, consulte la Guía para el usuario de Phone Manager. Uso de un teléfono de texto Si utiliza un teléfono de texto (dispositivo TTY), los pasos para iniciar sesión en su buzón son los siguientes: Para iniciar sesión con un teléfono de texto: 1. Marque * Descuelgue el auricular del teléfono analógico. Cuando esté conectado, verá las indicaciones en la pantalla del teléfono de texto. Para las indicaciones tales como "Presione 1 para ", debe utilizar el teclado del teléfono. Para mensajes seguidos por GA (go ahead, continúe), debe escribir desde el teléfono de texto. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 15

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17 Capítulo 3. Escuchar mensajes Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 17

18 3. Escuchar mensajes Cuando ha iniciado sesión exitosamente en su buzón, escucha un aviso que le indica los mensajes que tiene. Por ejemplo, escuchará el número mensajes de voz y el número de mensajes de fax y correo electrónico, si hubiera alguno. Puede escuchar sus mensajes o grabar un nuevo mensaje y enviarlo. Si alguno de sus mensajes es de correo electrónico, también puede responder. Si alguno de sus mensajes es de fax, puede especificar un número de fax personal para poder remitir o imprimir el mensaje. Sólo recibirá mensajes de correo electrónico si su cuenta del correo de voz ha sido configurada para recibir correos electrónicos en el correo de voz. Para obtener más información, consulte al administrador de sistema. Cada mensaje comienza con un encabezado, que contiene detalles acerca del remitente (si se lo conoce) y de cuándo se dejó el mensaje. Para los mensajes de fax, el encabezado incluye la cantidad de páginas. De manera predeterminada, los mensajes se reproducen en el orden mencionado a continuación. Puede cambiar el orden si prefiere escuchar los tipos de mensajes en otro orden, por ejemplo, los mensajes de correo electrónico primero. Para obtener más información, consulte Configuración del orden en el que se reproducen los mensajes Mensajes de voz. 2. Mensajes de fax. 3. Mensajes de correo electrónico. Todos los tipos de mensajes se agrupan en las siguientes categorías. Primero se presentan los mensajes prioritarios. Luego se reproducen los mensajes nuevos, seguidos por los mensajes viejos. Prioritario Cuando una persona deja un mensaje, puede marcarlo como mensaje prioritario. Nuevo Un mensaje que no se ha escuchado. Viejo Una vez que ha escuchado un mensaje nuevo, éste se convierte en un mensaje viejo. Salvo que los borre antes, los mensajes se eliminan automáticamente tras 30 días (720 horas). Ése es el período predeterminado, pero el administrador del sistema puede cambiar la configuración para distintos tipos de mensajes. Consulte a su administrador para averiguar por cuánto tiempo se guardan los mensajes antes de que se los borre automáticamente. Si especifica el orden en el que desea que se reproduzcan los distintos tipos de mensajes, escuchará todos los mensajes de un determinado tipo antes de pasar al tipo siguiente. Por ejemplo, si especifica que desea escuchar primero los correos electrónicos, luego los mensajes de voz y por último los mensajes de fax, escuchará los correos electrónicos prioritarios, nuevos y viejos, seguidos por los mensajes de voz prioritarios, nuevos y viejos, y luego por los mensajes de fax prioritarios, nuevos y viejos. Mientras escucha un mensaje, tiene opciones para: Buscar u omitir mensajes o los encabezados de los mensajes 24. Pasar al siguiente tipo de mensaje, por ejemplo, si no desea escuchar mensajes de los que ya se ha ocupado. Regresar la llamada a quien envió el mensaje 20. Responder a un mensaje, con o sin el mensaje original 20. Remitirlo a otra extensión o a varias extensiones al mismo tiempo 21. Puede agregar un comentario al principio o al final de un mensaje que remitirá. Desde su buzón también puede enviar un mensaje nuevo o grabar un sólo mensaje y enviarlo a varios buzones al mismo tiempo. Sus mensajes se guardan hasta que usted los borra o hasta que se borran automáticamente tras un período de tiempo preestablecido. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 18

19 3.1 Escuchar sus mensajes Escuchar mensajes: Cuando recibe mensajes puede omitir el encabezado y escuchar el mensaje. Al escuchar sus mensajes, puede volver a escuchar todo el mensaje o sólo una parte. Puede escuchar los detalles del encabezado cuando llega al final del mensaje presionando 23. Para escuchar los mensajes en su buzón: 1. Inicie sesión en su buzón. Se indicará el número de mensajes y cuántos de esos mensajes son prioritarios. 2. Presione 2 para recibir sus mensajes. Se reproducirá el encabezado del primer mensaje. Puede presionar 0 para omitir el encabezado y escuchar el mensaje. 3. Mientras escucha sus mensajes, puede utilizar los siguientes controles para volver a escuchar el mensaje completo o una parte de él. Presione 2 para reiniciar el mensaje. Presione 23 para volver a reproducir el encabezado. Presione 3 para pausar o continuar. Presione 5 para rebobinar 5 segundos. Presione *5 para reiniciar. Presione 6 para avanzar 5 segundos. 4. Una vez escuchado el mensaje, tiene las siguientes opciones: Presione 1 para responder al mensaje o remitirlo. Para obtener más información, consulte Respuesta a un mensaje 20. Presione *1 para remitir un mensaje de fax 64. Presione *3 para borrar el mensaje y continuar con el siguiente. Presione # para omitir el mensaje y reproducir el mensaje siguiente. También están disponibles los siguientes controles. Presione *# para pasar a la siguiente categoría. Presione **8 para restaurar el mensaje que acaba de borrar. Presione **4 para dejar el mensaje en la categoría en la que está y pasar a la categoría siguiente. Presione *2 para volver al mensaje anterior. Presione **9 para colgar y finalizar con el correo de voz. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 19

20 3.2 Llamado a la persona que envió el mensaje Si el mensaje se envió desde un número interno, puede llamar al remitente. La llamada debe ser de otra extensión, o si se conoce la CLI interna de la persona que llama (se la menciona en el encabezado del mensaje), puede ser posible regresarle la llamada. Para llamar al remitente: 1. Mientras escucha el mensaje, presione Para intentar realizar la llamada, presione 0. Se cerrará su sesión en el buzón. 3.3 Respuesta a un mensaje Cuando recibe un mensaje de voz o de correo electrónico, puede enviar un mensaje de respuesta al remitente. Puede elegir responder con o sin el mensaje original adjunto. Para responder un mensaje: 1. Mientras escucha un mensaje, presione Para responder al mensaje con correo de voz, presione 1 nuevamente. 3. Seleccione el tipo de respuesta: Presione 6 para responder sin el mensaje original adjunto. Presione 9 para responder con el mensaje original adjunto. 4. Después del tono, grabe su respuesta. 5. Presione # cuando haya finalizado. El envío de su mensaje de respuesta quedará programado y usted volverá a la opción de recolección de mensajes. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 20

21 3.4 Remisión de un mensaje Escuchar mensajes: Respuesta a un mensaje Puede remitir un mensaje de voz a otro buzón o a varios buzones al mismo tiempo. Los mensajes de correo electrónico sólo pueden remitirse a un buzón por vez. No puede remitir un mensaje de voz si la persona que lo envía lo marca como privado. Los comentarios grabados se reproducen seguidos por el mensaje remitido. Si remite mensajes al mismo grupo de gente, puede utilizar una lista de correo para seleccionar los buzones a los que desea remitir un mensaje. Para obtener más información, consulte Utilización de una lista de correo 28. Puede configurar la dirección para un mensaje remitido antes de grabar el comentario. Para más información, consulte Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo 61. Para remitir un mensaje de voz a otros buzones: 1. Mientras escucha un mensaje, presione Presione 2 para remitir el mensaje con un comentario. 3. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. Se le solicitarán las direcciones para la remisión. 4. Ingrese un número de buzón (o marque el nombre correspondiente) y luego presione #. Repita la operación hasta que haya ingresado todos los buzones a los que desee remitir el mensaje. Para borrar el último número ingresado, presione *3. 5. Presione # para finalizar la asignación de direcciones. 6. Presione # para enviar el mensaje remitido. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 21

22 3.5 Envío de un mensaje nuevo Puede enviar un mensaje nuevo a otro buzón u otros buzones. De manera predeterminada, debe especificar la dirección de un mensaje después de grabarlo, pero puede cambiar esa opción si prefiere especificar la dirección primero. Para más información, consulte Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo 61. Para enviar un mensaje nuevo: 1. Mientras escucha su mensaje, presione Presione 4. Se le indicará que grabe su mensaje nuevo. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. 3. Se le solicitarán las direcciones para la remisión. Mientras ingresa las direcciones, puede presionar *2 para cambiar entre ingresar una dirección por número de extensión o ingresarla buscando un nombre de usuario. Ingrese un número de buzón (o marque el nombre correspondiente) y luego presione #. Repita el proceso hasta que haya ingresado todos los buzones a los que desee remitir el mensaje. Para seleccionar y agregar una lista de correo, presione *5. Se le indicará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo y luego el número de la lista. Para borrar el último número ingresado, presione *3. Vuelva a presionar # para finalizar la asignación de direcciones. 4. Seleccione cualquier de las siguientes opciones: Presione 1 para marcar el mensaje remitido como privado. Presione 2 para marcar el mensaje remitido como prioritario. Presione # para enviar el mensaje remitido. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 22

23 3.6 Grabación de un mensaje Escuchar mensajes: Envío de un mensaje nuevo Puede grabar un mensaje y enviarlo a otro buzón o a varios buzones al mismo tiempo. Si envía mensajes de voz con frecuencia al mismo grupo de dueños de buzones, puede crear una lista de correo. Para obtener más información, consulte Creación de una lista de correo 27. Las grabaciones deben durar por lo menos 3 segundos. De manera predeterminada, debe especificar la dirección de un mensaje después de grabarlo, pero puede cambiar esa opción si prefiere especificar la dirección primero. Para obtener más información, consulte Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo 61. Para grabar un mensaje: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Para seleccionar grabar, presione Después del tono, comience a grabar su mensaje. 4. Presione # para finalizar la grabación o presione 1 para detenerse para editar la grabación que acaba de realizar. Presione 1 para detener o iniciar la grabación. Presione 2 para rebobinar la grabación. Presione 23 para volver a reproducir la grabación. Presione *3 para borrar la grabación. Presione # para aprobar la grabación. 5. Se le indicará que ingrese la dirección o las direcciones a las que desee remitir el mensaje. Mientras ingresa las direcciones, puede presionar *2 para cambiar entre ingresar una dirección por número de extensión o ingresarla buscando un nombre de usuario. Ingrese un número de buzón (o marque el nombre correspondiente) y luego presione #. Repita el proceso hasta que haya ingresado todos los buzones a los que desee remitir el mensaje. Para seleccionar y agregar una lista de correo, presione *5. Se le indicará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo y luego el número de la lista. Para obtener más información, consulte Listas de correo 26. Para borrar el último número ingresado, presione *3. Vuelva a presionar # para finalizar la asignación de direcciones. 6. Seleccione cualquier de las siguientes opciones: Presione 1 para marcar el mensaje remitido como privado. Presione 2 para marcar el mensaje remitido como prioritario. Presione # para enviar el mensaje remitido. Cuando está escuchando un mensaje, puede grabar un mensaje nuevo y enviarlo a cualquier dueño de un buzón. Para obtener más información, consulte Envío de un mensaje nuevo 22. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 23

24 3.7 Búsqueda de mensajes Puede buscar en sus mensajes o en los encabezados de los mensajes sin tener que realizar ninguna otra acción. El encabezado de un mensaje le indica cuándo se recibió el mensaje, quién lo dejó (si se sabe) y su duración. Para buscar en sus mensajes: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Presione 7 para seleccionar buscar mensajes. 3. Seleccione el modo de búsqueda deseado: Presione 1 para buscar en los encabezados y en los mensajes. Presione 2 para buscar sólo en los encabezados. Presione 3 para buscar sólo en los mensajes. 4. Mientras se está reproduciendo el mensaje o el encabezado del mensaje, usted puede realizar las siguientes acciones: Presione 2 para rebobinar el mensaje actual. Presione 3 para pausar o continuar. Presione *7 para salir de la búsqueda de mensajes. 5. Cuando está escuchando un mensaje, puede presionar 1 para responder al mensaje o remitirlo. Luego tiene las siguientes opciones: Presione 0 para llamar al remitente del mensaje 20. Presione 1 para dejar un mensaje de voz en el buzón de la persona que llamó 20. Presione 2 para remitir el mensaje a otro buzón 21. Presione 4 para enviar un mensaje nuevo al dueño de otro buzón 22. Una vez escuchados todos los mensajes, usted volverá al menú de actividad. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 24

25 Capítulo 4. Listas de correo Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 25

26 4. Listas de correo Con las listas de correo (también conocidas como listas de distribución personales o PDL, por las siglas en inglés), puede guardar grupos de números de buzones para poder enviar un mensaje de voz a varios destinatarios al mismo tiempo. Eso es útil si manda mensajes frecuentemente a las mismas personas, por ejemplo, a los miembros de uno o más departamentos, o incluso a toda la empresa. Su buzón puede tener hasta 20 listas de correo relacionadas con él. Cada lista puede contener hasta 360 números de buzones. Las listas pueden ser privadas o públicas. Las listas privadas sólo pueden ser usadas por usted, mientras que las listas públicas pueden ser utilizadas por los usuarios de otros buzones al remitir un mensaje. Si usted crea una lista pública, los demás usuarios no pueden modificarla. Cuando asigna la dirección de un mensaje, puede seleccionar una de sus propias listas de correo o una lista pública de otro buzón. Si ha configurado varias listas de correo, puede ser útil buscar en ellas si necesita revisarlas y verificar cuántos miembros (números de buzones) contiene cada una. Durante la búsqueda, puede eliminar una lista. Uso de Phone Manager Si prefiere trabajar con una representación visual de una lista de correo, puede utilizar la aplicación de Phone Manager si está disponible. Phone Manager le permite configurar o modificar una lista utilizando su computadora en lugar del auricular del teléfono. También puede crear una nueva lista de correo a partir de una lista pública que no haya creado usted. Todas las listas de correo creadas a través del teléfono están disponibles en Phone Manager. En Phone Manager, las listas de correo se denominan listas de distribución personales (PDL, por las siglas en inglés). Todos los cambios realizados a las listas de distribución personales en Phone Manager se ven reflejados cuando utiliza el auricular de su teléfono para administrar las listas de correo. Para obtener más información, consulte la Guía para el usuario de Phone Manager. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 26

27 4.1 Creación de una lista de correo Listas de correo: Puede crear hasta 20 listas de correo para su buzón. Cada lista de correo puede contener hasta 360 números de buzones. Todas las listas de correo creadas pueden verse y editarse mediante Phone Manager. Para obtener más información, consulte la Guía para el usuario de Phone Manager. Para crear una lista de correo: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las opciones de las listas de correo. 4. Presione 1 para crear una nueva lista de correo. 5. Ingrese un número para identificar la lista y luego presione #. El número de identificación de la lista debe tener menos de 6 dígitos. Si el número es demasiado largo o ya está en uso, se le pedirá que ingrese otro número diferente seguido de #. 6. Marque la lista como privada o pública. Presione 1 para marcar la lista como privada. Presione 2 para marcar la lista como pública. Las listas de correo públicas pueden ser usadas por los dueños de otros buzones, mientras que las privadas no. 7. Cuando se le indique, comience a agregar buzones a la lista de correo. Para agregar un buzón, ingrese el número de buzón y presione #. En el caso de los buzones locales, se confirma el nombre del usuario del buzón. También puede seleccionar las siguientes opciones mientras agrega buzones: Presione *2 para pasar a seleccionar buzones por nombre. Presione *5 para importar los contenidos de una lista pública de otro buzón. Se le pedirá que ingrese el número de buzón del dueño de la lista seguido por # y luego el número de la lista seguido por #. Si el buzón o la lista no son válidos o la lista es privada, se lo llevará nuevamente a la opción para crear una lista de correo de la forma habitual. Si la lista existe y es pública, los contenidos de ésta se importarán siempre y cuando la importación no haga que la lista exceda las 360 entradas. Las entradas duplicadas se quitarán automáticamente. 8. Presione # para terminar de agregar direcciones de buzones. La lista de correo ya puede usarse. Cuando se crea una lista, se la puede utilizar para enviar y remitir mensajes tanto a través del teléfono como de la aplicación de Phone Manager. Para obtener más información, consulte Utilización de una lista de correo 28. También es posible modificar o eliminar la lista tanto a través del teléfono como de la aplicación de Phone Manager. Para obtener más información, consulte Administración de las listas de correo 30. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 27

28 4.2 Utilización de una lista de correo Una vez que ha iniciado sesión en su buzón, puede grabar un mensaje y enviarlo a todos los buzones que figuran en una lista de correo. Para enviar un mensaje a los miembros de una lista de correo privada: 1. Presione 1 para grabar el mensaje que desea enviar a todas las personas de la lista. 2. Después del tono, comience a grabar su mensaje. 3. Presione # para finalizar la grabación. Se le indicará que ingrese las extensiones a las que desee enviar el mensaje. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 4. Presione *5. Utilizará una lista de correo privada que usted creó. 5. Presione #. Se mencionará su nombre y se le solicitará que ingrese la identificación de la lista. 6. Ingrese la ID de la lista y presione #. Se le indicará el número de la lista y la cantidad de miembros en ella. Se le solicitará que ingrese los números de extensión. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 7. Presione #. 8. Presione # para enviar el mensaje. Escuchará un mensaje que confirmará que la entrega está programada. Su mensaje se enviará a todas las extensiones de la lista de correo. Para enviar un mensaje a los miembros de una lista de correo pública: 1. Presione 1 para grabar el mensaje que desea enviar a todas las personas de la lista. 2. Después del tono, comience a grabar su mensaje. 3. Presione # para finalizar la grabación. Se le indicará que ingrese las extensiones a las que desee enviar el mensaje. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 4. Presione *5. Utilizará una lista de correo pública que no creó usted. 5. Ingrese el número de extensión del dueño de la lista de correo pública y presione #. Escuchará el nombre del dueño del buzón y se le pedirá que ingrese la identificación de la lista. 6. Ingrese la ID de la lista y presione #. Se le indicará el número de la lista y la cantidad de miembros en ella. Se le solicitará que ingrese los números de extensión. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 7. Presione #. 8. Presione # para enviar el mensaje. Escuchará un mensaje que confirmará que la entrega está programada. Su mensaje se enviará a todas las extensiones de la lista de correo. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 28

29 4.3 Remisión a una lista Listas de correo: Utilización de una lista de correo Puede remitir un mensaje a varios buzones al mismo tiempo mediante una lista de correo. Los mensajes marcados como privados por la persona que los envió no pueden remitirse. Para remitir un mensaje a los miembros de una lista de correo: 1. Mientras escucha el mensaje, presione Presione 2 para remitir el mensaje con un comentario. Se le solicitará que grabe el comentario después del tono. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. 3. Se le indicará que ingrese las extensiones a las que desee enviar el mensaje. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. Presione *5. Utilizará una lista de correo que usted creó. 4. Presione #. Se mencionará su nombre y se le solicitará que ingrese la identificación de la lista. 5. Ingrese la ID de la lista y presione #. Se le indicará el número de la lista y la cantidad de miembros en ella. Se le solicitará que ingrese los números de extensión. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 6. Presione #. 7. Presione # para enviar el mensaje. Escuchará un mensaje que confirmará que la entrega está programada. Su mensaje se enviará a todas las extensiones de la lista de correo. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 29

30 4.4 Revisión de una lista Todas las listas de correo creadas pueden verse y editarse mediante Phone Manager. Los cambios realizados a través del teléfono actualizan los detalles mostrados en Phone Manager. Para obtener más información, consulte la Guía para el usuario de Phone Manager. Cuando se ha creado una lista de correo, puede averiguar el número de identificación de y los miembros de la lista buscando o revisando sus listas de correo. Para revisar todas sus listas de correo: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 2 para buscar sus listas de correo. Escuchará el número de la lista que tenga el número más bajo, la cantidad de miembros que contiene y si es privada o pública. 5. Entonces puede utilizar las siguientes opciones: Presione 0 para escuchar los detalles de la lista. Presione # para pasar a la siguiente lista. 4.5 Cambio del estado de una lista El estado de una lista de correo puede ser privado o público. Cuando una lista de correo es pública, cualquier persona puede utilizarla para mandar un mensaje a todos los miembros que figuran en ella. Una lista de correo privada sólo puede ser usada por el dueño de la lista. Una vez que se ha creado una lista, es posible cambiar su estado. Para cambiar el estado de una lista de correo: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 3 para modificar su lista de correo. Se le solicitará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo. 5. Presione # para indicar que usted es el dueño del buzón. El sistema le solicitará que ingrese el número de lista de correo. 6. Ingrese el número de identificación de la lista y presione #. Se mencionarán los detalles de la lista. 7. Presione 1 para agregar o cambiar detalles de la lista de correo. Se mencionará el estado de la lista de correo. 8. Presione 9 para cambiar el estado de la lista de correo. Se mencionará el nuevo estado de la lista de correo. 9. Presione #. 10.Presione *# para finalizar la revisión. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 30

31 4.6 Agregado de miembros a una lista Cuando se ha creado una lista de correo, es posible agregar nuevos miembros a la lista. Listas de correo: Agregado de miembros a una lista Para agregar miembros a una lista de correo: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 3 para modificar su lista de correo. Se le solicitará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo. 5. Presione # para indicar que usted es el dueño del buzón. El sistema le solicitará que ingrese el número de lista de correo. 6. Ingrese el número de identificación de la lista y presione #. Se mencionarán los detalles de la lista. 7. Presione 1 para agregar o cambiar detalles de la lista de correo. Se mencionará el estado de la lista de correo. 8. Presione 6 para dejar el estado de la lista como está. 9. Ingrese el nuevo número de extensión y presione #. 10.Presione # para finalizar la asignación de dirección. 11.Presione *# para finalizar la revisión. 4.7 Eliminación de miembros de una lista Cuando se ha creado una lista, es posible quitar miembros del listado. Para eliminar miembros de una lista de correo: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 3 para modificar su lista de correo. Se le solicitará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo. 5. Presione # para indicar que usted es el dueño del buzón. El sistema le solicitará que ingrese el número de lista de correo. 6. Ingrese el número de identificación de la lista y presione #. Se mencionarán los detalles de la lista y el primer número de buzón o nombre en la lista. Revise los miembros de la lista. Presione *3 para eliminar el miembro de la lista de correo. Presione # para escuchar el siguiente miembro. 7. Presione *# para finalizar la revisión. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 31

32 4.8 Eliminación de una lista Si ya no se necesita una lista de correo, se la puede eliminar. Para eliminar una lista de correo: 1. Inicie sesión en su buzón. 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 2 para buscar sus listas de correo. 5. Presione # para omitir las listas que no correspondan. 6. Presione *3 cuando escuche los detalles de la lista de correo que desee eliminar. 7. Presione *7 para volver al menú de actividad. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 32

33 Capítulo 5. Saludos personales Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 33

34 5. Saludos personales De manera predeterminada, las personas derivadas a su buzón de voz escuchan el saludo del sistema que indica que 'la llamada está siendo respondida por, que usted (se indicará su nombre) no está disponible, y que para dejar un mensaje esperen el tono'. El saludo predeterminado del sistema no puede modificarse. Sin embargo, puede reemplazar el saludo del sistema por un saludo que usted haya grabado. Puede grabar un archivo de hasta 9 saludos personales, que son los mensajes de saludo que las personas que llaman escuchan al ser derivadas a su correo de voz. Puede asignar un saludo distinto para determinadas situaciones de llamada. Por ejemplo, puede asignar un saludo para las llamadas recibidas internamente distinto al usado para las llamadas externas a la empresa. También puede utilizar un mensaje de saludo personal para informar a las personas que llaman las opciones de transferencia disponibles 43. Se puede acceder a todos los saludos grabados con la interfaz de usuario del teléfono a través de Phone Manager, en donde es posible nombrar, asignar y volver a grabar los mensajes. Para obtener más información, consulte la Guía para el usuario de Phone Manager. Existen tres tipos de saludos: Temporal 34. Grupo de búsqueda 35. Personal 36. Para utilizar los saludos, se deben seguir los siguientes pasos principales: 1. Grabe sus saludos Asigne un saludo a un tipo de llamada. Existen dos formas de asignar los saludos a los tipos de llamadas: Puede seleccionar el tipo de llamada y luego asignar el saludo 38. Seleccionar un saludo y asignarlo a un tipo de llamada Saludos temporales Es posible crear un saludo temporal y reproducirlo para todos los tipos de llamadas. Por ejemplo, puede utilizar un saludo temporal cuando no está en la oficina, que le brinde a la persona que llama los datos de una persona de contacto alternativa. Si utiliza un saludo temporal, ningún otro saludo estará activo. Para obtener más información, consulte Creación de un saludo temporal 42. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 34

35 5.2 Saludos de grupos de búsqueda Saludos personales: Saludos temporales Es posible crear saludos personales para grupos de búsqueda. Si inicia sesión en un buzón de un grupo de búsqueda, hay dos tipos de saludos adicionales disponibles. Fuera de servicio: si el saludo está activo, se lo reproduce si llega una llamada cuando el grupo de búsqueda está fuera de servicio. Fuera de horario: si el saludo está activo, se lo reproduce si llega una llamada durante las horas especificadas como fuera de horario. Los saludos para grupos de búsqueda se reproducen cuando no se está utilizando el saludo temporal. Si no se ha configurado ningún saludo específico para grupos de búsqueda, se verifica la configuración de los saludos personales. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 35

36 5.3 Saludos personales Los saludos personales se reproducen cuando no se está utilizando el saludo temporal. Si no ha aplicado ningún mensaje personal, las personas derivadas a su buzón escuchan el saludo predeterminado del sistema, que indica que la llamada está siendo respondida por, que usted (se indicará su nombre) no está disponible, y que para dejar un mensaje esperen el tono. Se pueden crear saludos personales para ciertos tipos de llamadas. Por ejemplo, si está ocupado con una llamada, las personas que llamen a su extensión pueden escuchar un saludo personalizado que indique está en atendiendo una llamada, pero que está en la oficina. Existen seis tipos de saludos personales: Todas las llamadas Llamadas internas Llamadas externas Llamadas a número ocupado Llamadas sin respuesta Predeterminado Cuando asigna un saludo personal para más de un tipo de llamada, el saludo utilizado para cualquier llamada se decide según un orden de prioridad. El orden de prioridad se muestra en el diagrama de flujo. Si la llamada es a un grupo de búsqueda, los saludos de grupos de búsqueda se verifican antes que los saludos personales. Guía para el usuario del modo de buzón Intuity Página 36