Listas de distribución

Transcripción

1 Listas de distribución 21/08/2014 Siomaris Fernanda Canabal Peraza

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3 Índice Introducción 1 Qué es una lista de distribución? 2 Para qué sirve una lista de distribución 3 Cómo se usa una lista de distribución? 5 Tipos de listas de distribución 10 Conclusión 11 Referencias 12 Glosario 13

4 Introducción El correo electrónico ha sido desde hace algunos años, una de las herramientas de la comunicación más importantes sobre todo para las nuevas generaciones, pero a pesar de que estamos familiarizados con el correo electrónico, desconocemos algunas de las funciones del mismo. Por esta razón en este trabajo se hiso una búsqueda respecto a las listas de distribución y su uso no solo personal sino profesional. 1

5 Qué es una lista de distribución? Una lista de distribución es un medio de comunicación basado en el correo electrónico al que se accede por suscripción individual. Todos los socios de una lista reciben los mensajes de los restantes miembros, de esta forma se consigue una comunicación muy amplia y activa. Normalmente en las listas se hacen consultas, se piden opiniones o se hacen comentarios sobre la temática de la misma. Es un medio tremendamente rápido y eficaz para estar al día en un tema concreto. Una lista de distribución es una herramienta que permite enviar un mensaje a un conjunto de direcciones de correo electrónico escribiendo a la dirección de la lista en lugar de a cada uno de ellos por separado. Una lista de distribución es una lista de contactos (contacto: persona, de su organización o de fuera de ella, acerca de la que puede guardar varios tipos de información, como su calle y dirección de correo electrónico, números de teléfono y fax y dirección URL de la página Web.). Supone una manera sencilla de enviar mensajes a un grupo de personas. Por ejemplo, si envía a menudo mensajes al equipo de marketing, puede crear una lista de distribución denominada "Equipo de marketing" con los nombres de todos los miembros que lo integran. Los mensajes enviados a esta lista de distribución se envían a todos los destinatarios enumerados en la lista de distribución. Las listas de distribución se pueden usar en mensajes, solicitudes de tareas, convocatorias de reuniones, así como en otras listas de distribución. 2

6 Para qué sirve una lista de distribución? Una lista de distribución ofrece muchas otras funcionalidades entre las que se encuentran: Los usuarios pueden suscribirse o de suscribirse de la lista. + El administrador decide quién puede suscribirse y que mensajes llegan a los usuarios. + El suscriptor puede dejar de recibir mensajes de manera temporal + Pueden recibirse los mensajes agrupados cada cierto tiempo en lugar de uno a uno. + Los suscriptores pueden acceder vía web a un histórico de los mensajes remitidos a la lista. + El suscriptor puede configurar sus opciones vía web o enviando comandos al servidor mediante correos electrónicos. Una lista de distribución personal es un conjunto de contactos. Es un medio sencillo de enviar mensajes a un grupo de personas. Por ejemplo, si envía mensajes al equipo de marketing con frecuencia, puede crear una lista de distribución denominada Equipo de marketing que contenga los nombres de todos los miembros de dicho equipo. Un mensaje que se envíe a esta lista de distribución se entregará a todos los destinatarios incluidos en la misma. Los destinatarios ven su nombre y el de los demás destinatarios en la línea para del mensaje, en lugar de ver el nombre de la lista de distribución. Puede utilizar las listas de distribución en mensajes, solicitudes de tarea, convocatorias de reunión y otras listas de distribución. Puede agregar y eliminar nombres fácilmente de una lista de distribución, enviarla a otros e imprimirla. Las listas de distribución se identifican con y, de forma predeterminada, se almacenan en la carpeta Contactos, de forma que puede clasificarlas y asignarles categorías. Si utiliza el servidor de Microsoft Exchange, su lista global de direcciones podrá contener listas de distribución globales, disponibles para todos los que usen dicha red. Las listas de distribución personales creadas en la carpeta Contactos sólo estarán disponibles para usted, pero puede compartirlas copiándolas y enviándolas a otras personas. Puede enviar un mensaje o una convocatoria de reunión a parte de una lista de distribución haciendo clic en el signo más (+) que aparece junto al nombre de la 3

7 lista de distribución para ver los miembros de la lista y, después, eliminar los nombres que no desee. Las listas de distribución del campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir. En muchas ocasiones, la distribución de información a grupos de usuarios mediante correo electrónico es un medio eficaz y rápido de comunicar información, evitando la acumulación de papel. Una lista de distribución está formada por un conjunto de direcciones de correo electrónico, de forma que un mensaje enviado a la lista (que se ve como una única dirección de correo electrónico) es distribuido a todas las direcciones que en ella se incluyen. El servicio de listas de distribución de correo electrónico permiten agilizar la comunicación permitiendo distribuir mensajes a diferentes colectivos. Toda la información sobre las listas (personas que reciben de la lista, y las autorizadas a enviar y administrar) se mantiene en el servicio de directorio. 4

8 Cómo se usa una lista de distribución? De manera predeterminada, las listas de distribución se guardan en la carpeta Contactos. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, la Lista global de direcciones (Lista global de direcciones: libreta de direcciones que contienen todas las direcciones de correo electrónico de usuarios, grupos y listas de distribución de la organización. El administrador crea y mantiene esta libreta de direcciones. También puede contener direcciones de correo electrónico de una carpeta pública.) Puede contener listas globales de distribución disponibles para todos los usuarios que utilicen la misma red. Las listas personales de distribución (lista personal de distribución: colección de direcciones de correo electrónico que crea y agrega a la Libreta de direcciones de Outlook como un alias. Cuando envía un mensaje a una lista de distribución, va a cada dirección de correo electrónico de la lista.) Que cree en la carpeta Contactos sólo estarán disponibles para usted, pero puede compartirlas copiándolas y enviándolas a otros usuarios. Para hacer una lista de distribución: Cree una lista de distribución utilizando los nombres de la Libreta de direcciones En el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Lista de distribución. En el cuadro Nombre, escriba un nombre. En la ficha Lista de distribución, haga clic en Seleccionar integrantes. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo electrónico que desee agregar a la lista de distribución. En el cuadro Buscar, escriba un nombre que desee incluir. En la lista inferior, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Integrantes. Repita esta acción para todas las personas que desee agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si desea escribir una descripción más larga de la lista de distribución, en la ficha Lista de distribución, haga clic en Notas y, a continuación, escriba el texto. La lista de distribución se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que le haya dado. + Crear una lista de distribución copiando los nombres de un mensaje de correo electrónico En el mensaje de correo electrónico del que desee copiar los nombres, seleccione los nombres de los campos Para o CC (cuadros Para, CC y CCO: mensaje que se envía a los destinatarios del mensaje del cuadro Para. Los destinatarios de los 5

9 cuadros CC (con copia) y CCO (con copia oculta) también reciben el mensaje; no obstante, los nombres de los destinatarios del cuadro CCO no son visibles a los otros destinatarios.). Haga clic con el botón secundario en la selección y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual. Haga clic en el Botón de Microsoft Office y, en Crear nuevo elemento de Outlook, haga clic en Lista de distribución. En la ficha Lista de distribución, en el grupo Integrantes, haga clic en Seleccionar integrantes. En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar integrantes, en el cuadro Integrantes, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual. Nota No es necesario que un integrante esté en la Libreta de direcciones para agregarlo a la lista de distribución. El nombre y la dirección del integrante se agregarán cuando realice la operación de copiar y pegar del mensaje de correo electrónico original. Haga clic en Aceptar. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la lista de distribución. En la ficha Lista de distribución, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. + Agregar o eliminar un nombre en una lista de distribución En la carpeta Contactos, abra la lista de distribución. Nota En las vistas de lista, las listas de distribución están marcadas con. Siga uno o varios de estos procedimientos: Agregue una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de contactos En la ficha Lista de distribución, haga clic en Seleccionar integrantes. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo electrónico que desee agregar a la lista de distribución. En el cuadro Buscar, escriba un nombre que desee incluir. En la lista Nombre, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Integrantes. Repita esta acción para todas las personas que desee agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Aceptar. + Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones? 6

10 Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar. + Agregar una dirección que no se encuentra en una carpeta de contactos ni en una libreta de direcciones En la ficha Lista de distribución, haga clic en Agregar. Escriba la información de la dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Aceptar. + Eliminar un nombre Haga clic en el nombre y, a continuación, en Quitar. Mostrar los nombres de una lista de distribución Si desea comprobar cuáles son los integrantes de una lista de distribución antes de enviar un mensaje, puede hacer lo siguiente: En un mensaje nuevo, haga clic en Para. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones en que se encuentre la lista de distribución sobre la que desea información. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución. En la lista Nombre, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. + Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones? Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar. Sugerencia Para que los nombres de los integrantes se muestren rápidamente en la lista, puede hacer clic en el signo más (+) que hay al lado de la lista de distribución en el cuadro Para. Después de expandir la lista. Puede eliminar algunos nombres para enviar un mensaje o una convocatoria de reunión a parte de la lista de distribución. Una vez que se ha expandido la lista, ya no se puede contraer. Las listas de distribución del campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir. + Enviar un mensaje a una lista de distribución Cree un mensaje. 7

11 Haga clic en Para y, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución. En la lista Nombre, haga clic en el nombre, haga clic en Para y, a continuación, en Aceptar. + Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones? Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar. Sugerencia También puede arrastrar la lista de distribución de Contactos al mensaje. Enviar el mensaje. Enviar un mensaje a parte de una lista de distribución Cree un mensaje. Haga clic en Para y, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución. En la lista Nombre, haga clic en el nombre, haga clic en Para y, a continuación, en Aceptar. + Por qué no aparece la lista Nombre en la Libreta de direcciones? Es posible que la última vez que utilizó la Libreta de direcciones usara la opción de búsqueda Más columnas. Para restaurar la vista de lista de nombres, haga clic en Sólo nombre, que está al lado de Buscar. En el mensaje, en el cuadro Para, haga clic en el signo más (+) que hay al lado del nombre de la lista de distribución para mostrar sus integrantes y, a continuación, elimine los nombres a los que no desea enviar el mensaje. Nota Después de expandir una lista de distribución, su nombre se sustituye con el de todos y cada uno de los nombres que contiene. Los nombres ya no se pueden contraer para volver al nombre de la lista de distribución. + Enviar una convocatoria de reunión a parte de una lista de distribución En una Convocatoria de reunión nueva, en el Asistente para programación, haga clic en Agregar asistentes. En el cuadro Buscar, escriba el nombre de la lista de distribución. 8

12 En la lista que hay debajo, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Requerido. Haga clic en Aceptar. En la lista Todos los asistentes, haga clic en el signo más (+) que hay al lado del nombre de lista de distribución para que se muestren sus integrantes. Desactive la casilla de verificación que hay al lado del nombre de cada persona a la que no desea enviar la convocatoria de reunión. Cuando vuelva a la vista Cita, en el cuadro Para sólo se mostrarán los nombres que no ha eliminado. Nota Después de expandir una lista de distribución, su nombre se sustituye con el de todos y cada uno de los nombres que contiene. Los nombres ya no se pueden contraer para volver al nombre de la lista de distribución. + Agregar una lista de distribución de un mensaje a la carpeta Contactos Abra el mensaje que contiene la lista de distribución. En el encabezado del mensaje, haga clic con el botón secundario en la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual. + Imprimir una lista de distribución Haga clic en Contactos. Abra la lista de distribución que desea imprimir. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir. Elija las opciones de impresión que desee y haga clic en Aceptar. 9

13 Tipos de Listas En función del uso que se les dé, las listas de distribución puede clasificarse como: + Boletín electrónico, que se usa principalmente como un medio unidireccional de información y al que sólo pueden escribir determinadas personas encargadas de la publicación de dicho boletín. + Lista de debate, a la cual puede escribir cualquier suscriptor. En una lista de debate, un suscriptor utiliza la lista de correo para enviar un mensaje al resto de suscriptores, los cuales pueden responder de la misma manera. Así, se pueden generar debates e intercambios de información. En esta clasificación influye el tipo de moderación con que se configure la lista. + Listas totalmente moderadas: Son aquellas en las que todos los mensajes son filtrados por el moderador de la lista, con lo que solo se reciben los mensajes de interés para el colectivo de la lista y se evita el spam, el principal inconveniente es que el/los moderadores deben realizar el trabajo de filtrado de todos los mensajes que llegan, que es la principal razón por la que un administrador puede delegar este trabajo en el/los moderadores. + Listas moderadas a los no suscriptores: Una vez el usuario se suscribe a la lista puede enviar a la lista sin moderación. El administrador solo intervendrá cuando el mensaje sea remitido por un usuario no suscrito o para apercibir a los suscriptores que remitan contenido que estime que no es apropiado para la lista. + Listas abiertas: Este tipo de listas están en desuso ya que favorecen el envío de correo no deseado. 1o

14 Conclusión Para concluir podemos decir que la lista de distribución es una herramienta muy poderosa para la comunicación en base al correo electrónico. La lista de distribución nos sirve para comunicarnos con un grupo de personas (correos electrónicos) que podrán recibir nuestros correos sin necesidad de mandarlos más de una vez. La lista de distribución nos puede servir como profesionales de la educación para a través de ella enviar información a un grupo de alumnos, hacer debates, e inclusive marcar tareas y demás. Crear una lista de distribución es muy sencillo, solo se necesita un correo electrónico y seguir unos sencillos pasos que se detallan en este documento o bien en la página de office Microsoft. 11

15 Referencias &_dad=portal n.asp 6. MENU 12

16 Glosario 1. Spam: Se llama spam, correo basura o mensaje basura a los mensajes no solicitados, no deseados o de remitente no conocido (correo anónimo), habitualmente de tipo publicitario, generalmente enviados en grandes cantidades (incluso masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor. 2. Marketing: Es el proceso social y administrativo por el que los grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios. 3. Unidireccional: De una sola dirección. 13