Gestión de cuentas de correo Gestión de cuentas de correo

Transcripción

1 Gestión de cuentas de correo Introducción...2 Entrando en la aplicación...3 Autenticación...3 Cuentas de Crear una cuenta de correo electrónico...7 Modificar usuario....9 Borrar usuario...10 Recibir todas las cuentas Reenvíos...12 Añadir nuevos re-envíos/alias...13 Eliminar y modificar re-envíos...14 Contestadoras de correo...18 Añadir contestadora...19 Ejemplos de uso de cuentas contestadoras...21 Modificar y eliminar contestadoras de correo...22 Listas de Correo...24 Añadir lista de correo...25 Modificar y borrar listas de correo...28 Otras opciones de las listas de correo...30 Otras Opciones...32 Créditos del Manual...33 Cuentas de 1

2 Introducción El servicio de gestión de dominios es un servicio que, como su nombre indica, permite la gestión de un dominio en concreto. Lo único que necesitamos para gestionar nuestro dominio es una conexión a Internet y un navegador sin restricciones. 2 Reenvíos

3 Entrando en la aplicación Lo primero que tenemos que hacer es conectarnos a Internet y en la barra de direcciones del navegador escribir de forma que aparecerá la siguiente página: Una vez en esta pantalla tendremos que identificarnos en el sistema. Autenticación Siempre hay que acceder con el usuario postmaster del dominio que se quiere gestionar, por lo que los datos que habría que poner son los siguientes: Cuenta de usuario: postmaster Nombre del dominio: el dominio que quiere gestionar. Contraseña: Introducir la contraseña de correo suministrada del usuario postmaster para ese dominio. Sería la misma que se usa en los clientes de correo POP. Cuentas de 3

4 Una vez que nos hemos autenticado nos aparece la siguiente ventana: En esta ventana aparecen distintas opciones, las cuales se explican en los siguientes capítulos. 4 Reenvíos

5 Cuentas de La opción Cuentas de se utiliza para el mantenimiento de las cuentas de correo: crear una cuenta, borrar una cuenta y modificar el usuario de una cuenta, así como otras utilidades que se verán más adelante. Seleccionando dicha opción nos aparece la siguiente ventana: En esta ventana se muestran todas las cuentas que hay creadas para el dominio gestionado. Como podemos observar, por cada cuenta, se muestra su nombre de usuario, un comentario, el espacio usado y limite de espacio en MB. Así como las acciones de Modificar usuario ( ( ) y Recibir todas las cuentas ( ). ), Borrar cuenta Cuentas de 5

6 El bloque que se encuentra debajo es para la localización de usuarios, bien accediendo a través de la inicial (haciendo clic en la letra correspondiente) o escribiendo el nombre del usuario en el cuadro de texto y pulsando el botón [Ir a Usuario]: En los últimos dos bloques aparecen el resto de las acciones que podemos realizar con las cuentas de correo gestionadas: [Borrar la cuenta principal receptora], [Devolver al remitente todos los correos no definidos], [Redireccionar correo a cuenta externa], [Crear una cuenta de ] y volver al [Menú Principal]. A continuación se describirán todas las acciones que podemos realizar. 6 Reenvíos

7 Crear una cuenta de correo electrónico Para crear una cuenta de correo electrónico tendremos que pulsar en el enlace [Crear cuenta de ] de la ventana Cuentas de o bien el en el enlace Nuevas cuentas de correo de la ventana principal. En ambos casos la ventana que se nos muestra es la siguiente: En ella introduciremos los datos referentes a la cuenta que queremos crear, como son: Nombre del usuario/a: El nombre de usuario/a lo introduciremos el campo de texto Cuenta de , completándose dirección de correo electrónico que se va a crear con el dominio, por ejemplo, si escribimos como nombre de usuario juanluque y nuestro dominio es borrame.es, la dirección de la cuenta será juanluque@borrame.es. Contraseña: Será la contraseña que tendrá la cuenta de correo electrónico. Contraseña (otra vez): Repetiremos la misma contraseña para comprobar que no nos hemos equivocado al introducir la inicial. Nombre real: Nombre del usuario/a al que le estamos creando la cuenta de correo electrónico. Cuentas de 7

8 Además, si lo deseamos podremos subscribir al nuevo/a usuario/a a las listas de correo que existan. Para ello bastará con pulsar en la casilla de validación de las listas de correo existentes como puede verse en la siguiente imagen: Una vez tengamos toda la información sólo nos queda hacer clic en el botón [Añadir]. De esta forma ya tenemos una nueva cuenta de correo electrónico tal y como puede apreciarse en la siguiente imagen: 8 Reenvíos

9 A la hora de crear nuevas cuentas de correo electrónico debemos tener en cuenta dos cosas: 1. El número de cuentas que tenemos disponibles. Aunque el número de cuentas puede ser ilimitado, sólo tenemos disponibles un paquete de cuentas. Si las agotamos y necesitamos más debemos contactar con EPRINSA para solicitar un nuevo paquete 2. El límite de espacio de las cuentas de correo. Éste es fijo con un tamaño de 47,68 Mb. Si deseamos ampliar el espacio del buzón de correo tendremos que contactar con EPRINSA. Modificar usuario. Otras de las acciones que podemos hacer es modificar un usuario/a. Esta opción se utiliza fundamentalmente para el cambio de contraseña cuando al usuario/a se le ha olvidado la que tenía, aunque por supuesto puede utilizarse para modificar el resto de los campos existentes. Para modificar un usuario/a pulsamos sobre el icono nos aparecerá la siguiente pantalla: correspondiente, Desde esta pantalla, además de cambiar la contraseña (debemos introducir dos veces la nueva contraseña) podemos cambiar el nombre del usuario/a, introducir un alias, habilitar o deshabilitar la redirección a otra cuenta de correo (en este caso podemos guardar una copia en esta cuenta) y habilitar una respuesta automática a los correos recibidos (esto se hace normalmente para responder a mensajes en caso de ausencia). En este último caso debemos indicar el Asunto y el Mensaje. Cuentas de 9

10 Borrar usuario. Como su nombre indica pulsando esta opción borraríamos el usuario en concreto. Al pulsar sobre el icono de borrar ( ) nos aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla podemos mandar un mensaje de confirmación de eliminación de la cuenta. Si estamos seguros de querer eliminar la cuenta haremos clic en el botón [Confirmar borrar]. Recibir todas las cuentas. En la parte derecha de la pantalla se encuentra una columna con botones de tipo radio donde al pulsar en uno de ellos, para un usuario/a en concreto, lo que ocurrirá es que todos los correos que lleguen a direcciones inexistentes del dominio gestionado, serán enviados a la cuenta de correo seleccionada. 10 Reenvíos

11 En la parte inferior de la ventana existen tres opciones relacionadas y que se describe en los siguientes apartados: [Borrar la cuenta principal receptora] todos los correos que lleguen a usuarios/as inexistentes serán borrados. [Devolver al remitente todos los correos no definidos] el remitente recibirá un correo indicándole que ese usuario/a no existe. [Redireccionar correo a cuenta externa] esta opción nos permite introducir una cuenta de correo externa a la que enviar los correos que lleguen a usuarios/as inexistentes. Cuentas de 11

12 Reenvíos En la gestión de cuentas de correo es habitual la creación y utilización de "alias", esto no es más que un nombre de cuenta de correo que en realidad no existe (no tiene buzón), cuando se reciba un correo al "alias", este correo se redirigirá a la cuenta de correo indicada. A través de la opción Re-envíos se nos muestran los alias existentes para una cuenta de correo permitiendo además crear nuevo y modificar los existentes. Para ello al pulsar sobre dicha opción nos aparecerá la siguiente ventana: En el ejemplo superior, borrameito y pepe son alias de borrame, por lo que cualquier correo enviado a borrameito@borrame.es y pepe@borrame.es será reenviado automáticamente a la cuenta borrame@borrame.es. 12 Reenvíos

13 Añadir nuevos re-envíos/alias En la parte inferior de la pantalla principal de re-envíos/alias tenemos la opción [Añadir nuevo re-envío / alias], desde la cual podremos añadir un nuevo re-envío/alias, como puede observarse en la pantalla siguiente: Al pulsar dicha opción se nos conduce a la siguiente ventana: Desde esta ventana indicamos, en el cuadro de re-envío, la dirección de re-envío a la que se remitirán todos los correos enviados a la dirección que nosotros pongamos en el cuadro Nombre local (a dicho alias se le y el nombre de nuestro en nuestro ejemplo). Una vez hayamos indicado el de re-envío y el nombre local, pulsamos el botón añadir. Cuentas de 13

14 Por ejemplo, queremos que todos los correos que lleguen a prueba@borrame.es (nuestro dominio) sean reenviados a borro@eprinsa.es, rellenaríamos los datos tal como se indican en la siguiente pantalla, y pulsamos [Añadir]: Al pulsar el botón [Añadir], si el re-envío se ha realizado correctamente nos aparecerá un mensaje indicándolo y el re-envío/alias se añadirá a la lista de los ya creados: Eliminar y modificar re-envíos En la ventana principal de re-envíos, junto a cada uno ellos tenemos los iconos (eliminar re-envío/alias) y (modificar re-envío/alias). Si pulsamos sobre el icono corresponda. borraremos el reenvío/alias al que 14 Reenvíos

15 Por ejemplo, vamos a borrar el re-envío que hemos realizado en el apartado anterior, para ello, pulsamos en el icono correspondiente: Antes de proceder al borrado, se no pedirá confirmación: Pulsamos sobre el botón [Conformar ahora]. Si el re-envío/alias se ha realizado de forma correcta nos aparecerá un mensaje indicándolo: Cuentas de 15

16 Con el icono podremos modificar un re-envío/alias. Al pulsar sobre él nos aparecerá la siguiente ventana, desde la cual podremos modificar el reenvío/alias seleccionado: En esta ventana podemos ver cómo todos aquellos correos enviados a borro@midominio.es se redirigirán a borro@mercurio.eprinsa.es, si queremos añadir otra redirección podemos hacerlo utilizando la lista desplegable Añadir cuenta de correo, esto nos permitirá seleccionar la cuenta de correo de nuestro dominio a la que vamos a realizar el re-envío. Si la redirección va a ser a una dirección de correo que no pertenece a nuestro dominio, escribiremos ésta en el cuadro Añadir dirección de correo. Una vez seleccionada la cuenta de correo de nuestro dominio o escrita en el caso de que sea de un dominio exterior, pulsamos el botón [Añadir] correspondiente, de esta manera el re-envío se añadirá a la lista superior. Por ejemplo, supongamos que los correos enviados a borro@midominio.es queremos que sean también redirigidos a borrame@mail.es, como esta cuenta pertenece a un dominio exterior, la escribimos en el cuadro Añadir dirección de correo electrónico y pulsamos [Añadir]: 16 Reenvíos

17 El re-envío aparecerá en la lista superior: Gestión de cuentas de correo Para eliminar el re-envío bastará con pulsar en el botón del re-envío que queremos eliminar. Si el re-envío se borra correctamente nos aparecerá un mensaje indicándolo: En la parte inferior encontramos la opción [Alias Re-envíos] mediante la cual volvemos a la pantalla principal de Re-envíos. Con la opción [Menú Principal] volvemos al menú principal de la aplicación. Cuentas de 17

18 Contestadoras de correo Mediante esta opción podremos crear una nueva cuenta de correo en nuestro dominio con un mensaje de respuesta automático asignado a la misma, que será enviado cuando alguien mande un correo a dicha cuenta de correo: Si no tenemos ninguna autorespuesta o contestadora configurada, nos aparecerá un mensaje indicándolo: 18 Reenvíos

19 Añadir contestadora Para añadir una nueva contestadora, pulsamos sobre la opción [Nuevas contestadoras] del menú principal o de la ventana principal de contestadoras: Al pulsar sobre dicha opción nos aparece la siguiente ventana: Cuentas de 19

20 En esta ventana debemos indicar: Nombre de la contestadora: la cuenta de correo que se creará para responder automáticamente a los correos que reciba. Enviar copia a: si se desea se puede indicar una cuenta de correo a la que enviar copia de los mensajes que responda la contestadora. Asunto: el asunto del mensaje que deseamos que se envíe El cuerpo del mensaje de correo de respuesta de dicha contestadora. Una contestadota solamente tendrá un único mensaje de respuesta, de tal manera que siempre responderá lo mismo, independientemente del mensaje que reciba. Por último haríamos clic en el botón [Añadir] y ya estaría creada. Si la contestadora se ha añadido correctamente aparecerá un mensaje indicándolo, además la contestadora se añadirá a la lista junto con las ya existentes (si las hubiera): Para acceder a la pantalla Contestadoras de correo existentes, bastará con pulsar sobre el enlace Contestadoras de correo de la pantalla principal. 20 Reenvíos

21 Ejemplos de uso de cuentas contestadoras Podemos usar una cuenta contestadora en los siguientes casos: Crear una respuesta automática a un evento concreto. Por ejemplo, si hemos convocado una prueba de selección para cubrir una plaza de administrativo, podríamos crear una respondedora llamada info_pruebas_administrativo@borrame.es con los datos del día y la hora de la prueba, como puede verse en la siguiente pantalla: Responder cuando llegue un correo a una dirección inexistente, usando la contestadora como cuenta principal receptora (ver apartado Recibir todas las cuentas de correo ). Cuenta de recepción de sugerencias, con el típico Su sugerencia ha sido registrada y será atendida a la mayor brevedad posible, como podemos ver en la pantalla siguiente: Cuentas de 21

22 Modificar y eliminar contestadoras de correo Para modificar cualquier contestadora de las creadas bastará con pulsar sobre el icono correspondiente, lo cual nos llevará a la pantalla desde la cual podremos realizar las modificaciones oportunas: Una vez hayamos hecho las modificaciones necesarias, pulsamos sobre el botón [Modificar la contestadora]. Si la modificación se ha hecho de manera correcta nos aparecerá un mensaje: Para eliminar una contestadora, bastará con pulsar sobre el icono contestadora que queramos borrar: de la Antes de proceder al borrado definitivo, se nos pedirá confirmación: Al igual que en los casos anteriores, si el borrado se realiza de forma correcta, se nos indicará mediante un mensaje: 22 Reenvíos

23 Cuentas de 23

24 Listas de Correo Una lista de correo es una forma masiva de comunicación por medio del e- mail. Las listas de correo tienen su origen en grupos de usuarios con algún interés en común y que desean por lo tanto intercambiar correspondencia sobre una temática particular, compartiendo sus conocimientos y debatiendo temas de interés común, formando una comunidad virtual. Una manera de hacer esto es que cada miembro del grupo tenga la dirección de todos los demás y que cuando quiera mandar un mensaje sobre el tema lo indique en el campo Asunto y le mande una copia a todos los miembros de la lista usando el campo Para. Para automatizar esta labor ha surgido lo que se llaman listas de correo, que se podrían definir como direcciones de correo colectivas que se usan para enviar ciertos mensajes o anuncios con un contenido de interés general para todos los miembros de la lista. Desde la opción Listas de correo podemos crear y gestionar las listas de correo de nuestro dominio: 24 Reenvíos

25 En el caso que no tengamos ninguna lista creada nos aparecerá el siguiente mensaje, y tendríamos que crear nuestra primera lista utilizando la opción Nueva lista de correo: Si ya hay listas creadas, nos aparecerá la siguiente ventana, desde la cual podremos gestionar las listas existente: Añadir lista de correo Para añadir una nueva lista de correo, pulsamos sobre la opción [Nueva lista de correo] del menú principal o de la ventana Listas de correo. Cuentas de 25

26 Al pulsar sobre cualquiera de ellas se nos abrirá la siguiente ventana: En ella tendremos que rellenar los siguiente campos: Nombre de la lista de correo: como su propio nombre indica es el nombre de la lista de correo, también la dirección a la que se deberán de mandar los correos que queremos que sean publicados en la misma. Por ejemplo, si nuestra lista se va a llamar "listaprueba", la dirección de la lista será listaprueba@borrame.es (puesto que borrame.es, es nuestro dominio). Dirección del propietario de la lista: dirección de correo de la persona propietaria de la lista. 26 Reenvíos

27 Una vez hemos indicado las características de nuestra lista bastará con pulsar el botón [Añadir]. Si la lista se ha añadido de forma correcta, se nos indicará mediante un mensaje, además la lista se habrá añadido a las listas de correo existentes (en este caso solamente tenemos la que acabamos de crear): Cuentas de 27

28 Modificar y borrar listas de correo Con los iconos y podremos borrar y modificar los datos de la lista de correo. Para modificar la lista bastará con pulsar sobre el icono de la lista que queremos modificar, nos aparecerá la ventana con las opciones de la misma: 28 Reenvíos

29 En esta ventana además del nombre de la lista y del correo del propietario de la lista podemos configurar una serie de opciones en cuanto a su funcionamiento: Haciendo Mensajes: aquí podremos decidir quién puede enviar mensajes a la lista: cualquier persona (opción 1, que además es la predeterminada), sólo las personas suscritas a ella (opciones 2 y 3) o sólo los moderadores (opciones 4 y 5). En el caso de restringir las personas que pueden mandar correo a la lista, también podremos decidir si los correos no autorizados serán devueltos (opciones 2 y 4), o reenviados a los moderadores para su aprobación (opciones 3 y 5). Opciones de la lista: desde aquí podremos decidir si las contestaciones a un mensaje enviado a la lista se mandarán a la persona que lo envió, a la lista completa (opción predeterminada), o a otra dirección de correo que indiquemos en el cuadro de texto dispuesto a tal efecto. El resto de opciones de este apartado son algo complejas y no aportan gran funcionalidad a la lista, por lo que no se explicarán en este manual. Administración Remota: las opciones de este apartado permiten dar una serie de permisos para la administración remota de la lista por parte de algunos usuarios de la misma (los moderadores), como mostrar la lista de suscriptores, o cambiar el texto de firma de los mensajes de la lista. Requisitos de suscripción: en este apartado decidiremos si la suscripción a la lista es libre, es decir, cualquier persona puede suscribirse a la misma (este es el modo predeterminado de funcionamiento de la lista), o si será necesaria una confirmación para poder hacerlo. En el primer caso (suscripción libre) debemos dejar todas las opciones sin marcar. En el caso de que queramos poner algún tipo de comprobación, tenemos dos opciones: que el suscriptor tenga que responder a un correo de confirmación que se le enviará cuando se de de alta en la lista (marcando la opción 1 de este apartado) o que un administrador tenga que permitir la suscripción (marcando la opción 2 de este apartado). También podremos decidir si el usuario puede darse de baja sin confirmación o debe confirmar la baja respondiendo a un correo enviado desde la lista cuando realice la petición de baja, para lo cuál deberemos marcar la opción correspondiente (opción 3) de este apartado. Mensajes archivados: en este apartado tenemos opciones relativas al archivado de los mensajes de la lista. Cuentas de 29

30 Una vez los hayamos modificado, pulsaremos sobre el botón [Modificar lista de correo]. Si la modificación se ha realizado correctamente nos aparecerá un mensaje indicándolo: Para eliminar una lista tendremos que pulsar sobre el icono de la misma. Al igual que en los casos anteriores, antes de proceder a su eliminación se nos pedirá confirmación. En caso de confirmar la eliminación y si ésta se ha realizado de forma correcta, nos aparecerá un mensaje indicando que la acción se ha realizado correctamente. Otras opciones de las listas de correo Además de las opciones de funcionamiento que hemos visto en el apartado anterior, una lista de correo tiene otras opciones que podemos configurar (moderadores, suscriptores etc.). En la ventana Listas de correo, tenemos todas estas opciones para acceder a cada una de ellas bastará con pulsar en el icono correspondiente. Las opciones relevantes son las siguientes: Añadir suscriptor: nos permite agregar una cuenta de correo que quedará suscrita a la lista y podrá recibir los correos que se manden a ésta. Bastará con escribir el correo en el campo de texto correspondiente y pulsar el botón [Añadir], como puede verse en la siguiente imagen: 30 Reenvíos

31 Borrar suscriptor: desde esta pantalla podremos borrar suscriptores de la lista. Para ello deberemos introducir el correo que deseamos dar de baja en el cuadro de texto y pulsar en el botón Borrar, como podemos ver en la siguiente imagen: La aplicación no pedirá confirmación a la hora de borrar el suscriptor, sino que lo borrará directamente, así que debemos estar seguros de que el correo introducido es el correcto, o tendremos que volver a darle de alta Mostrar suscriptores: esta opción nos mostrará una lista con los suscriptores de la lista de distribución con la que estamos trabajando. Desde esta ventana también podremos borrar a los suscriptores pulsando en el icono de la papelera ( uno de ellos: ) que aparece al lado de cada Añadir moderador: nos permite agregar una cuenta de correo que quedará suscrita a la lista como moderador y, por lo tanto, dispondrá de algunos privilegios adicionales a los de los suscriptores, dependiendo de las opciones de configuración que hayamos seleccionado para la lista de distribución al crearla. Bastará con escribir el correo en el campo de texto correspondiente y pulsar el botón Añadir, como puede verse en la siguiente imagen: Cuentas de 31

32 Borrar moderador: desde esta pantalla podremos borrar moderadores de la lista. Para ello deberemos introducir el correo que deseamos dar de baja en el cuadro de texto y pulsar en el botón Borrar, como podemos ver en la siguiente imagen: La aplicación no pedirá confirmación a la hora de borrar al moderador, sino que lo borrará directamente, así que debemos estar seguros de que el correo introducido es el correcto, o tendremos que volver a darle de alta Mostrar moderadores: esta opción nos mostrará una lista con los moderadores de la lista de distribución con la que estamos trabajando. Desde esta ventana también podremos borrar a los moderadores pulsando en el icono de la papelera ( al lado de cada uno de ellos: ) que aparece Otras Opciones Las demás opciones que hay son [Nuevas cuentas de correo], [Nuevos re-envíos], [Nuevas contestadoras] y [Nueva lista de correo]. Dichas opciones ya están explicadas anteriormente en este manual. 32 Reenvíos

33 Créditos del Manual El presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y fue terminado y preparado para su distribución el día 19/05/2008. Para obtener una copia, puede dirigirse al propio departamento de Formación de Eprinsa (Telef.: ), solicitarlo por correo electrónico a la dirección formacion@eprinsa.es. Los usuarios también tienen a su disposición en la Intranet ( apartado FAQ, una base de datos con las preguntas y respuestas que habitualmente se resuelven en el depto. de Formación de Eprinsa. Cuentas de 33