Solicitud de Cotización (SDC) PNUD-924/14. Adquisición de Sistema BPM y Gestor Documental para el MINGOB. Nota Aclaratoria No. 1

Transcripción

1 Solicitud de Cotización (SDC) PNUD-924/14 Adquisición de Sistema BPM y Gestor Documental para el MINGOB Nota Aclaratoria No. 1 Luego de haber leído los documentos que componen dicho evento, queremos solicitar a ustedes puedan dar respuesta a las preguntas que adjuntamos en este documento, esto con el fin de aclarar algunas dudas surgidas y así poder presentar a ustedes una propuesta que brinde una solución acorde a lo solicitado Pregunta 1: Quisiéramos saber si la solución que están cotizando funcionara (correrá) en la nube? a. En caso afirmativo, En una nube privada o de que tipo es? b. En caso de nube privada, cuál es el hypervisor privado? (PowerVM, VMWare, KVM, XEN, zvm, etc.) Respuesta 1: a. No correrá en la nube, correrá en un servidor web local. b. Ver respuesta 1.a. Pregunta 2: Cuenta con un SSO. Cuál es el sistema Single Sign On (SSO) que poseen? Respuesta 2: El sistema deberá contar con modo de autenticación vía Active Directory y autenticación local vía el motor de base de datos. Pregunta 3: a. Tienen algún Bus de integración o desean que la solución de BPM lo incluya? b. En caso de tenerlo podrían indicar (Fabricante/Producto/Versión)? Respuesta 3: Este deberá ser capaz de conectarse los motores de Base de Datos descritos como mínimo y web service. Pregunta 4: a. Con cuántos y cuáles sistemas se espera que los procesos puedan integrarse? b. Qué tan loosely coupled son las funcionalidades de estos sistemas? c. Podrían describir brevemente cada sistema y sus características técnicas (Fabricante, Producto, Plataforma, Versión, BD, Lenguaje de programación, Relación con el Fabricante, soporte, etc.)? Respuesta 4: Los procesos a modelar son procesos que se piensan sistematizar dentro de un sistema dentro del BPM, y no hay sistemas legatarios, que tenga que integrarse, por lo tanto la única integración requerida es sobre la firma electrónica de los documentos, los motores de bases de datos mencionadas en las especificaciones técnicas y web service.

2 Pregunta 5: Las licencias que ofrecemos son perpetuas, una vez adquiridas el cliente podrá hacer uso de ellas sin ninguna restricción de tiempo. E existe la posibilidad de renovación anual que le permite soporte del fabricante, acceso a nuevas versiones, fixes y adquisición de nuevas licencias por crecimiento con la última versión del producto. Estaría el cliente dispuesto a pagar la renovación anual para acceder a estos beneficios? De ser afirmativo debemos incluirlo en la oferta como una opción? Respuesta 5: Las licencias deben ser perpetuas, pagar una suscripción anual de soporte y actualizaciones es una opción que se puede contemplar posteriormente, para el primer año debe estar incluido en el precio. Pregunta 6: Por lo indicado en el punto parece que se está solicitando la utilización de la metodología RUP que utiliza UML para modelar. (Nombre de la empresa) con su experiencia ha creado una metodología ágil e iterativa especializada en el tema de procesos. Solicitamos sea aceptada esa metodología ya que es funcional y da mayores ventajas. Respuesta 6: Lo mencionado es documentación general casos de uso, diagramas de entidad relación y de procesos, reportes y coordinación para el desarrollo satisfactorio del proyecto, no se hace referencia a una metodología en particular. Pregunta 7: a. En el punto y indican que el proceso de compras no requieren levantado de los procesos y los procesos de correspondencia no requieren flujos, cual es la diferencia en la documentación que se tiene de ambos procesos, hasta que nivel de detalle se cuenta con el levantamiento de información de los mismos. b. Solicitamos proporcionar la documentación de los procesos que no requieren levantamiento? Respuesta 7: a. Los procesos de compras ya han sido levantados y documentados a nivel de pasos, tiempo y actores involucrados y para el caso de correspondencia el flujo es abierto. b. La documentación será otorgada al oferente adjudicado. Pregunta 8: a. De los procesos levantados se puede identificar cantidad de tareas humanas, tareas automáticas, reglas de negocio, servicios de integración y puntos de integración que se requieren? b. Cuántas hay de cada elemento mencionado? Respuesta 8: a. Un promedio de 150 tareas en cada proceso. b. La definición de cada tarea se establece en la documentación que se proporcionará. Pregunta 9: Cuál plataforma de correo utiliza la institución?

3 Respuesta 9: El sistema debe ser compatible con pop3, imap y smpt. Pregunta 10: Los procesos que no requieren levantamiento se encuentran modelados en función del estándar de notación de procesos BPMN 2.0? Respuesta 10: El sistema debe ser capaz de trabajar sobre notación BPM versión 2 para importar procesos ya modelados en dicha notación. Pregunta 11: a. Sobre qué base se estimó la implementación de todos los procesos en un plazo de 3 meses? b. se tomaron en cuenta cantidad de tareas humanas, de sistema, reglas de negocio, integraciones y puntos de integración que requerirá cada proceso para poder funcionar? Respuesta 11: a..dado la carga de trabajo este tiempo debe ser suficiente. b. Se entregará la documentación con esa información a oferente adjudicado. Pregunta 12: De los procesos que están documentados podrían suministrar la siguiente información: Análisis de Carga a. Cuál es la cantidad de días laborales por mes por usuario? b. Cuál es el número de horas laborales por día por usuario? c. Cuál es la cantidad de instancias por hora que el proceso generará (puede usar otra razón como por segundo, minuto o día)? d. Cuál es el número de interacciones (pantallas) por proceso promedio? e. Cuál es el número de interacciones sistémicas (Base de datos, llamadas a Web Services, etc.) en promedio? f. Cuál es el número interacciones entre usuario y portal o lista de tareas en promedio? g. Cuál es el número de puntos de decisión o eventos de proceso en el proceso promedio? h. Cuál es el número total de tareas por proceso? i. Cuál es el número de usuarios concurrentes (o activos)? Respuesta 12: a. La cantidad de días laborales por mes por usuario de ser necesario lo tendrá que calcular el consultor que desarrolle el proyecto. b. La cantidad de horas laborales por día por usuario de ser necesario lo tendrá que calcular el consultor que desarrolle el proyecto. c. La cantidad de instancias por hora, minuto o día de ser necesario lo tendrá que calcular el consultor que desarrolle el proyecto. d. La cantidad de interacciones por interacciones por proceso promedio de ser necesario lo tendrá que calcular el consultor que desarrolle el proyecto. e. La cantidad de interacciones sistemáticas en promedio de ser necesario lo tendrá que calcular el consultor que desarrolle el proyecto.

4 f. La cantidad de interacciones entre usuario y portal las tendrá que calcular el consultor que desarrolle el proyecto. g. La cantidad de puntos de decisión o eventos de proceso en promedio las tendrá que calcular el consultor que desarrolle el proyecto. h. La cantidad total de tareas por proceso levantado serán entregados con la documentación al consultor que desarrolle el proyecto. i. La concurrencia dependerá de la cantidad de procesos que en ese momento se estén llevando. Pregunta 13: Haciendo referencias al punto 8.2.1, Con cuántos usuarios con perfil diseñador piensan implementar la solución? Respuesta 13: La implementación es parte de las labores de la empresa, la empresa deberá colocar los diseñadores suficientes para garantizar el éxito del proyecto, al hablar de licenciamiento ilimitado esto quiere decir que no restringe a una cantidad en específico. Pregunta 14: Cuánto seria el límite máximo permitido para segunda fase del proyecto? Respuesta 14: Habrá que especificar el límite al que se refiere para poder contestar está pregunta Pregunta 15: Las herramientas de BPM y Gestión documental deben de autenticar usuarios mediante un single sign on? Respuesta 15: Ambos deben soportar como mínimo autenticación vía LDAP y los diferentes motores de base de datos. Pregunta 16: Los tiempos para la capacitación a usuarios finales y administrativos pudieran ser mayores a los requeridos en el punto ? Respuesta 16: Pueden ser mayores si no excede el tiempo total establecido para el desarrollo total del proyecto. Pregunta 17: Los manuales pueden venir en idioma inglés? Respuesta 17: La documentación técnica preferentemente debe estar en español. Los manuales de usuario deben estar en español. Pregunta 18: Para la solución de BPM Cuántos ambientes piensan tener, (DESARROLLO, PRUEBAS, PRODUCCIÓN)? Podrían detallar por favor

5 Respuesta 18: Como mínimo se contará con un ambiente de desarrollo y de producción. Pregunta 19: Cuentan con el HW para la implementación de la solución? De ser afirmativa la respuesta podrían indicar cuál es la plataforma y sus características tales como marca modelo, tipo procesador, sistema operativo. De ser negativa la respuesta se debe incluir el hardware necesario y darán ustedes las especificaciones del mismo? En el punto hablan de capacidad de crear ilimitados Departamentos/Divisiones como carpetas, La pregunta es: aproximadamente cuantos departamentos o divisiones tiene el ministerio, esto es con la finalidad de poder estimar los tiempos de construcción? Respuesta 19: Los ambientes serán virtualizados con las características adecuadas. El organigrama puede ser descargado de la página web del Ministerio de Gobernación en la unidad de acceso a la información pública. Pregunta 20: a. En el punto hablan de Single Sign On (SSO) con Active Directory, La pregunta es: En qué servidores van a requerir instalar la herramienta de ECM, AIX, Solaris, Linux Enterprise, Windows o HP- UX?, b. Cuántos ambientes piensan tener, (DESARROLLO, PRUEBAS, PRODUCCIÓN)? Respuesta 20: a. Windows b. Referirse a la respuesta 18 Pregunta 21: En el punto hablan de firmado con certificado digital, La pregunta es: Con que entidad certificadora maneja el ministerio la firma digital o cómo piensan que sea esto favor de describir? Respuesta 21: Firma-e Pregunta 22: En el punto hablan de un licenciamiento ilimitado, La pregunta es: Aproximadamente cuantos empleados tiene el ministerio?, De ese universo aproximadamente cuantos usuarios van a capturar documentos? Esto es necesario para el dimensionamiento del hardware. Respuesta 22: El hardware lo proporcionara el Ministerio de Gobernación, el dimensionamiento lo hará el consultor que desarrolle el proyecto. Pregunta 23: a. En el punto 8.4 hablan de digitalización, La pregunta es: Cuántos scanner tiene el ministerio aproximadamente?

6 b. Aproximadamente cuantos documentos diferentes van a digitalizar, esto es para determinar cuántos formularios se van a tener que construir? Respuesta 23: La cantidad de scanners será un dato proporcionado al consultor que desarrolle el proyecto de ser necesario, la cantidad de formularios a construir será calculada por el consultor que desarrolle el proyecto. Pregunta 24: En el punto habla de envió por fax, La pregunta es: El ministerio cuenta con un servidor de fax server? Respuesta 24: La Funcionalidad de envío de fax es deseable. (ver especificaciones técnicas) Pregunta 25: En el punto 8.5 hablan de los procesos a implementar, Las preguntas sobre este punto son: a. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Licitación? b. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Excepción? c. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Cotización? d. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Compra Directa? e. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Compra Directa (Guatecompras)? f. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Contrato Abierto? g. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Negociaciones entre el sector público? h. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Correspondencia interna? i. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Correspondencia externa? j. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Contratación interna? k. Cuántos documentos aproximadamente se utilizan en el proceso de Contratación externa? Respuesta 25: a. Dicha información será proporcionada al consultor encargado de desarrollar el proyecto. b. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. c. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. d. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. e. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. f. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. g. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. h. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. i. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. j. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. k. Dicha información será proporcionada a consultor encargado de desarrollar el proyecto. Pregunta 26: Al momento de estar llenando el formulario en el archivo de Excel : notice_doc_15701_ xls hemos notado que algunas celdas que son obligatorias de llenar están protegidas, por ejemplo:

7 En las líneas 59 (inciso 2.2.2) no puede ingresarse datos, dice que todas las columnas están protegidas 61 (inciso 2.2.4) no puede ingresarse datos, dice que todas las columnas están protegidas 104 (inciso 5.2.3) no puede ingresarse datos, dice que todas las columnas están protegidas 142 (inciso ) no puede ingresarse datos, dice que todas las columnas están protegidas Si se intenta desproteger la hoja electrónica pide un password y no puede hacerse, podrían por favor enviarnos la hoja actualizada con todos los campos en los que hay que ingresar información desbloqueados para así poder llenarla adecuadamente y no dejar ningún inciso sin llenar? Esto es muy importante porque sin eso no podemos llenar todas las casillas necesarias, Respuesta 26: La anterior hoja en Excel será retirada y sustituida por otra hoja en Excel que permitirá completar los datos conforme requerido. Se deberá utilizar dicho documento para completar su oferta. ---Última Línea---