Documentos de Control Operativo Documentación de requerimientos para proyectos especiales Junio 2017 Documento de Interesado / Operaciones Ingressio

Transcripción

1 Introducción Este es un documento de perfil administrativo-operativo que enlista y describe una estructura o secuencia de apartados a desarrollar en base a la complejidad de un tema o proyecto de gestión de asistencia y control acceso a dimensionar. Este documento es nutrido de información y complementado estructuralmente por parte del interesado con la intención de obtener un documento de entrada formal que de sustento y justifique un inicio de procesos para dimensionamiento y análisis de alcances a una nueva funcionalidad técnica/administrativa/operativa con respecto a la automatización de procesos en la gestión de Asistencia y Control de Acceso con soluciones Ingressio. Apartados generales de archivo: A) Escenario actual, Propósito, Objetivo, Alcance B) Ventanas funcionales, casos de uso, escenarios a cubrir C) Descripción de puntos y/o conceptos D) Reglas de negocio, de cálculo y de operación E) Diagramas de flujo y manuales de operación Alcance: Brindar un modelo de referencia funcional que sirva como guía para la documentación formal de una necesidad detectada, nuevo requerimi9ento de cálculo o mejora con respecto a los escenarios de gestión de asistencia y control de acceso tanto desde el punto de vista administrativo como técnico operativo por parte de algún interesado. Obtener una base informativa suficiente que sustente un requerimiento o solicitud de dimensionamiento expresado al proveedor de servicios Ingressio México. En caso de no ser de su alcance el poder desarrollar dicho contenido la empresa Ingressio México le brinda la opción de servicios profesionales para el acompañamiento de dicha etapa de proyecto formal. Documentos de salida alcanzables: Diseño de reportes personalizados y reportes de importación en sistemas de nómina. Diseño y análisis técnico/operativo para la automatización de procesos administrativos en temas de gestión de Asistencia. Línea base de proyectos de implementación y post-implantación para la integración exitosa de las soluciones, monitoreo y gestión. Solicitud de cambio, basado en observaciones y recomendaciones identificadas para la mejora de las soluciones Ingressio. Entre otras más +52 (55) a 36 info@ingressio.com

2 A) Escenario actual, Propósito, Objetivo, Alcance En este apartado se describen de manera general pero bien definida y clara las funcionalidades que se desean obtener para dar solución a un escenario base real o posición actual, igualmente se recomienda describir de manera categorizada en caso de ser necesario las funcionalidades críticas requeridas y las funcionalidades deseadas a mediano o largo plazo. Escenario actual: El análisis de información en base a reglamentos internos que incluyen tres periodos diferentes para el goce de la prestación labora Vacaciones así como la solicitud formal de la prestación por parte de empleados y su gestión posterior se realiza de manera manual teniendo con esto tiempos altos de gestión y control deficiente. Propósito: Realizar una gestión de la prestación laboral en base a los diferentes criterios internos configurables que la empresa contempla, igualmente se debe garantizar que el procedimiento se realiza de manera funcional y se refleje el reajuste de la prestación laboral para su posterior solicitud automatizada por parte de empleado para nuevos periodos de goce de dicha prestación. Objetivo: Solicitud formar de vacaciones por parte del empleado mediante ventana que despliega el cálculo de vacaciones consumidas y dispensables. Gestión de autorización de vacaciones por parte de personal autorizado para dicha actividad. Envió en tiempo real de alertas de solicitudes y gestión de autorización de la prestación laboral a jefe inmediato y empleados. Análisis de información en tiempo real mediante reportes especializados. Configuración de perfiles de prestación laboral acorde a los criterios internos de asignación utilizados por la empresa. Alcance: Obtener una solución informática que eficiente los diferentes proceso individuales que tienen interacción con el propósito principal de proyecto para que la gestión integral de la prestación laboral se realice de manera automatizada obteniendo con esto mejores tiempos de procesamiento de la solicitud y a su vez genere una base documental sólida para el análisis de información de la prestación en sus diferentes etapas. Es deseable que la información procesada pueda ser descargada en formato especial con la intención de nutrir un sistema de nómina para el cálculo final de sueldos y compensaciones laborales. +52 (55) a 36 info@ingressio.com

3 B) Ventanas funcionales, casos de uso, escenarios a cubrir En este apartado se desarrollan de manera más visual, técnica y operativamente las interacciones informáticas requeridas en base a los objetivos, alcances del requerimiento documentado. 1.0 Formulario de solicitud de vacaciones, Reglas de cálculo para días a gozar 1.1 Formato de Reporte personalizado +52 (55) a 36 info@ingressio.com

4 C) Descripción de puntos y/o conceptos En este apartado se describen los puntos, conceptos o variables que constituyen las ventanas o casos de uso a requerir realizando esta descripción de manera técnica con la intención de entender el tipo de datos que se desea ver reflejado así como la intención informativa del mismo y posible origen u obtención del dato. Tabla de variables en ventanas: Nombre de campo Fecha de elaboración Nombre Departamento Jefe directo Fecha de ingreso No. de empleado Por disfrutar A partir del Número de días tomar Restan Periodo anterior periodo actual El usuario regresara a laboral Descripción Fecha de registro de solicitud en formato estándar DD/MM/AAAA Nombre completo de empleado a solicitar prestación Nombre de asignación de catálogo Departamento ha empleado Nombre completo de jefe inmediato de empleado que solicita prestación Fecha de ingreso de empleado en formato estándar DD/MM/AAAA Numero de empleado asignado a empleado Numero de días disponibles a solicitar por el empleado Fecha inicio de cálculo para los días de goce de prestación laboral Numero de días a solicitar Días restantes a gozar en base a los días a solicitar y días disponibles a gozar Días disponibles de un periodo/año anterior Días disponibles de un periodo/año actual Fecha de regreso a laboral de empleado en base a cálculo de fecha inicio a gozar y cantidad de días a solicitar Tabla de conceptos en reporte personalizado: Clave Nombre Regla de cálculo Ingressio V 1.1 Numero de empleado Numero de empleado asignado en la creación de los mismos V 1.2 Nombre Nombre de empleado asignado en la creación de los mismos V 1.3 Fecha de ingreso Fecha de ingreso del empleado asignado en la creación de los mismos V 1.4 Ejercicio Año de asignación de la prestación laboral V 1.5 Periodo vacacional Se entiende como un periodo de asignación de vacaciones dentro de un ejercicio/año dividiendo con esto el ejercicio/año en bloques V 1.6 Total de días por periodo Se entiende como el acumulado de días signado durante un periodo del ejercicio/año. V 1.7 Total de días por ejercicio Acumulado/cantidad de días asignados a empleado de la prestación laboral durante un ejercicio/año completo. +52 (55) a 36 info@ingressio.com

5 D) Reglas de negocio, de cálculo y de operación En este apartado se desglosan las reglas con las cuales se requiere que el sistema opere entendiendo con esto Lo que queremos que el sistema realice con la información base obtenida, igualmente debemos expresar el resultado esperado, finalmente se desglosan las interacciones requeridas entre las diferentes ventanas de operación o procesos independiente que en su conjunto dan solución a la necesidad documentada. 2.0 Tabla de reglas de negocio a aplicar en el formulario de vacaciones son los siguientes: Ventana de Solicitud de Vacaciones La fecha de elaboración deberá de ser automática El nombre de usuario deberá de ser automático La fecha de ingreso deberá de ser automático El departamento deberá de ser automático El No. Empleado deberá de ser automático El No. PeopleSoft deberá de ser automático, solo para los asociados de Empresa A El jefe directo deberá de ser automático El campo Por disfrutar, viene del catálogo de vacaciones y se calcula en base a la fecha de ingreso del asociado, menos los días que el asociado a gozado y se debe considerar que el asociado puede tener días de vacaciones de dos periodos disponibles, se deben de mostrar los días que le queda de cada periodo, ejemplo: 5 días periodo días periodo Tabla de reglas de cálculo para incidencias en reporte: Concepto Empresa Concepto Ingressio Descripción de regla Estructura de reporte de nómina dinámica final Comp Calend Emple Conc Cantid Periodo añía ario ado epto ad VISITA A CLIENTES Etiqueta de justificación: VISITA A CLIENTES Acumulado de las siguientes posibles asignaciones: Justificación de Falta-> Con Goce de sueldo. Justificación de Falta-> Sin Goce de sueldo. Justificación de Retardo-> No genera calculo complementario de goce de sueldo. Q /04/ CLIFZ (55) a 36 info@ingressio.com

6 D) Diagramas de flujo y manuales de operación En este apartado se comparte mediante técnica de modelado de procesos la lógica de interacción entre ventanas o procedimientos administrativos mismos a realizar entre los diferentes interesados o implicados en el la operación de la solución requerida. 4.0 Diagramas de Flujos y manuales de procedimientos varios: +52 (55) a 36 info@ingressio.com