3. Cuál es la referencia de caja (x300 o x200) de las 360 Cajas a custodiar? RESPUESTA: La referencia es X300

Transcripción

1 ACTA DE ACLARACIONES INVITACIÓN A LICITAR No. A Acuerdo a Largo Plazo para la provisión de servicios de almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos 07 de septiembre de Agradecemos por favor indicar si durante los tres años de ejecución las tarifas indicadas se ajustarán anualmente de acuerdo al IPC RESPUESTA En el numeral G de la Sección 3a de la IAL: Requisitos y Especificaciones se indica: El proveedor indicará los precios con descuentos de los servicios solicitados que en caso de adjudicación deberán ser mantenidos o mejorados durante el plazo del LTA. Los precios unitarios deben mantenerse por tres años 2. En función de garantizar la igualdad de evaluación de los proveedores por favor indicar el incremento anual de las tarifas RESPUESTA: En el numeral G de la Sección 3a: Requisitos y Especificaciones se indica: El proveedor indicará los precios con descuentos de los servicios solicitados que en caso de adjudicación deberán ser mantenidos o mejorados durante el plazo del LTA. Los precios unitarios deben mantenerse por tres años 3. Cuál es la referencia de caja (x300 o x200) de las 360 Cajas a custodiar? RESPUESTA: La referencia es X Las 360 a trasladar es realizarán una única vez al año o este volumen se distribuirá mensualmente? RESPUESTA: Se distribuye según necesidad del PNUD 5. Por favor indicar el lugar de ubicación y recolección de las 360 cajas RESPUESTA: En las instalaciones del PNUD en Bogotá 6. Por favor indicar el número de unidades contenidas en las 360 cajas RESPUESTA: La cifra puede variar según el contenido de cada caja así: Libros promedio 6 por cada, AZ promedio 5 por caja, carpetas promedio 15 por caja 7. Cómo se realizará el relevo de responsabilidades de las unidades documentales contenidas en las 360 cajas? las unidades cuentan con base de datos? que campos se validarán? RESPUESTA: El relevo de responsabilidades se hará con base en el procedimiento que el oferente que resultase ganador haya establecido para la transferencia de archivos (nuevas cajas)

2 8. Cuál es la referencia de caja (x300 o x200) de las Cajas a custodiar? RESPUESTA: La referencia es X La recolección o traslado del crecimiento anual de las cajas iniciales con cual ítem se facturará? RESPUESTA: Favor remitirse al formulario de la Sección 7 de la oferta financiera, ítem 1: Almacenamiento y Custodia, primera fila llamada Caja (almacenamiento custodia y traslado). 10. Por favor indicar el número de unidades contenidas en las cajas RESPUESTA: Aproximadamente Cómo se realizará el relevo de responsabilidades de las unidades documentales contenidas en las cajas? las unidades cuentan con base de datos? qué campos se validarán? RESPUESTA: El relevo de responsabilidades se hará con base en el procedimiento que el oferente que resultase ganador haya establecido para la recepción, inventario, manejo y traslado a la sede donde se custodiará el acervo documental. Si se cuenta con base de datos, la que se entregará al oferente que resulte seleccionado. 12. Por favor confirmar si la cantidad estimada de 5 para el concepto de Solicitud de consulta normal de caja de documentos, corresponden al número de cajas a consultar RESPUESTA: No. Corresponde al número de veces que se puede solicitar este servicio 13. Por favor confirmar si la cantidad estimada de 3 para el concepto de Solicitud consulta express, urgente, extraordinaria de caja de documentos, corresponden al número de cajas a consultar RESPUESTA: No. Corresponde al número de veces que se puede solicitar este servicio 14. Por favor indicar si la unidad de medida de Solicitud consulta de caja en bodega es por caja consulta o por el evento de consulta en bodega del proveedor, en caso de ser evento por favor indicar la cantidad de cajas por cada uno RESPUESTA: Corresponde al número de veces que se puede solicitar este servicio. El número de cajas dependerá de lo que el PNUD requiera por consulta. 15. Por favor especificar la unidad de facturación del concepto del Solicitud envío documentos vía . RESPUESTA: Folios enviados 16. El concepto de Solicitud envío documentos vía , debe contemplar la recuperación y rearchivo de las unidades consultadas RESPUESTA: Lo determina cada oferente en su propuesta

3 17. El concepto de Re archivo de unidades consultadas también contempla el re archivo de cajas? RESPUESTA: Lo determina cada oferente en su propuesta 18. Las cajas x300 deben contemplar características técnicas específicas? De ser así por favor indicarlas RESPUESTA: Favor revisar el ítem 3 de la Sección 2 de la IAL: Ámbito del Suministro, Especificaciones Técnicas y Servicios Conexos, donde para el suministro de cajas X-300 se solicita que el oferente detalle las especificaciones de la caja que maneja. 19. El auxiliar de archivo solicitado requiere cumplir con un perfil específico? Cuál? RESPUESTA: Favor revisar el ítem 3 de la Sección 3a de la IAL: Requisitos y Especificaciones, donde se indica la formación académica y experiencia especifica mínima requerida. 20. El contratista deberá suministrar algún equipo o insumo junto con el auxiliar de archivo? De ser así por favor especificar cantidad mensual y características técnicas RESPUESTA: El contratista no suministrara insumos ni equipos de cómputo. En cuanto a otros equipos, el oferente que resulte seleccionado determinara si para facilitar las tareas del auxiliar de archivo suministra otros equipos como por ejemplo lector de código de barras. 21. El concepto de Elaboración de inventario Por caja de libros, será facturado por caja procesada? De ser así indicar el número de libros por caja RESPUESTA: Favor revisar el ítem 5 de la Sección 2 de la IAL: Ámbito del Suministro, documentales. (Libros, az, carpetas) El número de libros por caja es aproximadamente de ocho (8) 22. El concepto de Elaboración de inventario Por caja de carpetas, será facturado por caja procesada? De ser así indicar el número de libros por carpetas RESPUESTA: Favor revisar el ítem 5 de la Sección 2 de la IAL: Ámbito del Suministro, documentales. (Libros, az, carpetas) El número de carpetas por caja es aproximadamente de quince (15) 23. El concepto de Elaboración de inventario Por caja de????? RESPUESTA. Favor revisar el ítem 5 de la Sección 2 de la IAL: Ámbito del Suministro, documentales. (libros, az, carpetas) El número de AZ por caja es aproximadamente de cinco (5)

4 24. Cuáles serán los campos de captura de la elaboración de inventario? RESPUESTA: Estos se determinaran teniendo en cuenta el aplicativo que maneje el oferente que resulte seleccionado. 25. Por favor indicar el alcance y el detalle del concepto de Inventario punteo del contenido de las 6125 cajas (única vez), cuáles serán los campos a puntear? Las corresponden a unidades documentales? Esta actividad se realizará una vez se encuentre la información con el nuevo contratista? RESPUESTA: Los campos a puntear se determinaran teniendo en cuenta el aplicativo que maneje el oferente que resulte seleccionado; las si corresponden a unidades documentales; la actividad será consensuada entre el PNUD y el oferente que resultase ganador teniendo como base el procedimiento que este haya establecido para la recepción, inventario, manejo y traslado a la sede donde se custodiará el acervo documental. 26. Por favor indicar el alcance y el detalle del concepto de Inventario punteo contenido nuevas cajas, cuáles serán los campos a puntear? Las corresponden a unidades documentales? RESPUESTA: Los campos a puntear se determinaran teniendo en cuenta el aplicativo que maneje el oferente que resulte seleccionado; las si corresponden a unidades documentales 27. Por favor indicar el alcance y el detalle del concepto de Actualización de expedientes físicos RESPUESTA: Periódicamente y según se requiera, el PNUD enviará documentos para ser archivados en expedientes que están bajo custodia del proveedor. El PNUD dará las indicaciones del caso para que el proveedor haga el archivo de los expedientes físicos y por consiguiente la actualización de la base de datos del inventario del fondo documental del PNUD según corresponda. 28. Los valores unitarios a ofertar deben incluir el IVA? RESPUESTA: Si 29. Teniendo en cuenta lo siguiente; El PNUD tiene previsto llevar a cabo la destrucción de unidades documentales que reposen en el archivo inactivo que ya han cumplido su tiempo de conservación. Una vez verificada la destrucción de archivos se deberá realizar la disminución del precio por concepto de almacenamiento a que hubiere lugar en forma proporcional y a los precios pactados por favor aclarar si esa disminución será al valor total facturado del mes y en qué mes de la ejecución del contrato se contempla efectuar dicha eliminación RESPUESTA. Como se indica, corresponde al precio por concepto de almacenamiento a que hubiere lugar en forma proporcional y a los precios pactados al número de cajas que no se custodien. Es indeterminado el momento en que se haga la destrucción.

5 30. Se indica que requiere el proceso de actualización de documentos nuestra firma, realiza este proceso de esta manera por favor nos pueden indicar si es así como ustedes lo requieren: La documentación por incluir se recogerá en las instalaciones de PNUD, previo acuerdo entre las partes, la cual será entregada por un funcionario de PNUD y recibida por un funcionario de NUESTRA FIRMA., esta recolección se realizará en un día indicado semanal o mensual, el funcionario del PNUD entregará el documento a incluir dentro de la unidad con las debidas anotaciones donde este documento deberá reposar, NUESTRA FIRMA con las anotaciones descritas en papel y entregadas por el PNUD realiza la búsqueda en base de datos de la unidad documental, ubicando la zona donde reposa esta unidad, esta información nos servirá para ubicar la unidad y asi mismo poder realizar la organización de la documentación entregada, si la unidad documental no reposa en las instalaciones de NUESTRA FIRMA, la información será entregada nuevamente al PNUD. RESPUESTA: Es un procedimiento viable para hacer la actualización de expedientes.