INSTRUCTIVO PRESENTACIÓN DE FACTURAS PARA EL PAGO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PRESENTACIÓN DE FACTURAS PARA EL PAGO Objeto: El presente documento tiene como propósito brindar al proveedor todas las instrucciones necesarias para la correcta emisión y envío de las facturas correspondientes a los bienes/servicios que ha brindado a Tetra Pak de acuerdo a la orden de compra enviada, y que el proveedor cobre la misma de acuerdo a las condiciones pactadas. Tetra Pak, tiene tercerizado con un proveedor en China el proceso de contabilización de las facturas por tal motivo es indispensable el estricto cumplimiento del presente instructivo a fin que el proveedor pueda cobrar su factura en tiempo y en forma. Proceso de compras Tetra Pak: El Proceso de compras de Tetra Pak se inicia necesariamente con el envío de la Orden de compra al proveedor vía mail. La Orden de compra es una condición indispensable para la prestación de un servicio o la entrega de un bien a Tetra Pak. En dicha orden de compra se encuentra información que deberá validar antes de emitir la factura, ya que cualquier factura que no coincida con la orden de compra, quedará afuera del circuito de pagos. Información de la Orden de Compra: 1. Código de proveedor: es el código interno de Tetra Pak que lo identifica como proveedor y el que deberá utilizar al momento de realizar las consultas de pago. 2. Número de orden de compra: este número deberá figurar SIEMPRE en la factura sin errores u omisiones de caracteres. 3. Condición de pago: es el plazo acordado con el comprador para el pago de su factura. 4. Detalle de los ítems: son los ítems incluidos en la orden de compra y que pueden ser facturados, respetando siempre los mismos precios y cantidades fijados en la orden de compra. En el caso de facturar varios ítems en el mismo documento, por favor indicar en la factura el número de ítem de la orden de compra que se está facturando, caso contrario la factura no ingresará en el circuito de pagos.

2 Modelo de orden de compra:

3 Datos de Facturación: Razón Social: Tetra Pak S.R.L. Cuit: Dirección de Facturación: Uruguay 2887, CP 1644, Victoria Buenos Aires, o bien Ruta 5 KM 5.5 Barrio Parque Industrial La Rioja - La Rioja (cualquiera de estas dos son validas) Condición de Pago: Toda Factura debe tener aclarado la condición de pago negociada EJEMPLO: 60 DIAS Número de Orden de Compra: Toda Factura debe informar dicho número. Ítem: En el caso de facturar varios ítems en el mismo documento, se deberá especificar tantas líneas como ítems facturados respetando estos las cantidades pactadas en la Orden de compra como precio unitario de la misma. Así mismo será obligatorio informar el N de Item al lado de cada línea facturada. Todas las facturas deberán respetar las condiciones establecidas en este instructivo Fecha y Lugar de entrega de Materiales Los materiales solicitados deberán ser entregados en la locación acordada con el comprador, dentro de los siguientes horarios: San Fernando Uruguay 2887, CP 1644 Lunes a Miércoles de 8.00 a hs y de hs a 16:00 hs. Jueves de 8.00 a hs La Rioja Ruta 5 Km 5.5 Parque Industrial La Rioja (5300) Lunes a Viernes de 8.00 a hs. La mercadería deberá adjuntar el remito original en el cual debe figurar el número de Orden de compra correspondiente. Facturas La emisión de la factura deberá realizarse una vez entregada la mercadería ó prestado el servicio. Todas las facturas deberán indicar el número de orden de compra, número de ítem y tener idénticas cantidades, precios, moneda y condiciones establecidas en ésta. Las correctas y únicas direcciones a colocar en las facturas emitidas a nombre de Tetra Pak SRL son Uruguay 2887, CP 1644, Victoria Buenos Aires y Ruta 5 KM 5.5 Barrio Parque Industrial La Rioja - La Rioja. Si la factura no cumple con estos requisitos, será rechazada. A su vez, pedimos que en la factura se indique el número de remito con el cual se entregó la mercadería y rogamos traten de consolidar varias facturas de similares condiciones en un solo documento, indicando los distintos números de Orden de compra e ítems a las cuales pertenecen. Facturas NO electrónica (las que no tienen CAE): deberán ser entregadas en Uruguay 2887, CP 1644 Buenos Aires, de Lunes a Viernes de 8.00 a hs dentro de los 5 (cinco) días hábiles posteriores a la fecha de emisión de la factura.

4 Factura Electrónica (solo las que tengan CAE): deberán enviar la misma a la siguiente dirección de e- mail: 177.accountspayable@ap.tetrapak.com cumpliendo los requisitos detallados más abajo. No deberán enviar el documento físico a nuestras oficinas. A dicha dirección de mail solo deberán enviarse facturas electrónicas, ya que no se aceptara ningún tipo de consulta relacionada con el área de compras, comercio exterior o pago a proveedores. Requisitos de envío de factura electrónica (solo las que tengan CAE) El mail únicamente podrá contener 1 factura en formato PDF y, en caso de ser necesario, se podrá adjuntar uno o más archivos de Excel o Word relacionados específicamente a dicha factura. (Tener en cuenta que el archivo de PDF podrá contener 1 sólo documento válido como factura). En caso de enviarse una factura en un formato que no sea el solicitado ó varios PDF en un mismo mail, el sistema automáticamente rechazará dicho mail y esa factura no entrara en el circuito de pagos de Tetra Pak. En el asunto del mail deberá detallarse el número de proveedor (indicado en las órdenes de compra), el número de factura y el número de orden de compra. Además, les informamos que se rechazarán automáticamente aquellos mails que no contengan PDF adjunto, que sean detectados como virus o que tengan mal la dirección de destino. Pago a Proveedores Los pagos se emiten dos veces por semana desde Tesorería mediante transferencia bancaria, con acreditación en cuenta los días Martes y Viernes. Para ver el estado de sus facturas Ud. debe ingresar a Una vez que se ingresa a la página se deberá elegir el logo de Tetra Pak ó seleccionar Tetra Pak en el campo Empresas y a continuación se le solicitará el Código de Proveedor (número que se encuentra en la Orden de compra) y contraseña (deberá repetir el mismo número). Allí podrá ver las facturas contabilizadas, las fechas de vencimiento y los pagos realizados, así como también las retenciones efectuadas. Cuando su factura aparece en la misma ya se encuentra en el circuito de pagos, por lo tanto la cancelación de la deuda se efectuará 2 (dos) días antes ó posteriores al vencimiento. Si Ud. tiene alguna consulta ó inconveniente, puede contactarse con Tetra Pak a través de seleccionado el módulo de Comunicaciones. Cuando ingrese al módulo deberá seleccionar el motivo de su consulta y completar la información que el sistema requiere. A la brevedad, un responsable de la compañía le estará respondiendo por el mismo medio. Ingreso a

5

6 Repetir el código de proveedor

7 Acceso al modulo de Comunicaciones: Envio de Documentación Impositiva Toda documentación relacionada a la situación Impositiva, actualizaciones y/o certificados de exclusión debe ser enviada a la a la siguiente dirección de infoimpositiva@tetrapak.com.