INSTRUCTIVO PARA EL USO DE

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE Contenido: 1. Acceso a la web cobranzas 2. Solicitud y reenvío de contraseña 3. Login 4. Cambio de dirección de registrada 5. Consulta de Pagos 6. Impresión de Certificados de Retenciones 7. Consulta de Estado de Facturas 8. Módulo Comunicaciones

2 1. Acceso a la web A través de esta web, usted podrá consultar pagos disponibles, estado de facturas presentadas, bajar e imprimir el detalle de las Órdenes de Pago y Retenciones y hacer reclamos a través del Módulo Comunicaciones. Debe ingresar a y seleccionar el ícono de Falabella, Sodimac o CMR. Al hacerlo, aparecerá una ventana Pop-up donde encontrará mensajes actualizados que pueden ser de utilidad, como Instructivos, notificaciones y certificados de cambios en la condición impositiva, etc. Por favor, lea dicha información antes de cerrar la ventana.

3 2. Solicitud y reenvío de Contraseña. Si es la primara vez que accede a la web o no recuerda su contraseña, debe solicitarla haciendo click en el link Solicitar nueva contraseña. Aparecerá la siguiente pantalla donde debe ingresar su número de CUIT.

4 Nro. de CUIT completo Si es la primera vez que accede a la web o aún no tiene registrada una dirección de , aparecerá la siguiente pantalla que lo llevará a completar los sus datos. En el campo Mensaje deberá indicar Solicitud de contraseña. Solicitud de Contraseña

5 Una vez que haya completado los datos y presionado Enviar, la web le devolverá el siguiente mensaje: Y minutos más tardes recibirá el siguiente en la casilla que haya registrado como confirmación de que su clave ha sido emitida o reenviada: Dentro de las 24 hs de solicitada, le llegará el un mail con los datos para el login.

6 Una vez que haya ingresado a través del link, le solicitará el cambio de clave para mayor seguridad: Si Ud. ya contaba con una dirección de registrada, el sistema enviará automáticamente un correo a dicha dirección recordándole la contraseña vigente.

7 3. Login Para acceder a la información debe ingresar su Nro. de CUIT y contraseña y hacer click en Entrar. De esta forma puede ver toda la información organizada en 3 Solapas: Pagos Estado de Documentos Presentados Comunicaciones 4. Cambio de Contraseña y de dirección de mail. Para modificar la contraseña, debe ingresar a Mi Cuenta y aparecerá un desplegable donde debe elegir Modificar Contraseña. Allí también podrá modificar la dirección de mail de contacto principal a donde llegarán recordatorios de contraseñas o avisos emitidos por la web.

8 Deberá completar la contraseña vigente, la nueva contraseña y validarla. La nueva contraseña debe contener 8 caracteres o más. Por favor, tenga en cuenta que contempla mayúsculas y minúsculas. Luego de grabar, podrá comenzar a loguearse con su nuevo password. En esta ventana también podrá modificar en mail registrado para los avisos de cambio y recordatorio de contraseña. 5. Consulta de Pagos Al loguearse, por default ingresa a la Solapa Pagos donde encontrará la información de los pagos emitidos en los últimos 30 días. Contará con el detalle de la empresa emisora del pago, el número de Orden de Pago (OP), montos totales y parciales, documentos comprendidos, etc. Como datos relevantes, encontrará en la columna Fecha de Disponibilidad, la fecha a partir de la cual estará disponible el cheque; y en la columna Lugar de Pago, el lugar en el cual deberá retirarlo. Si en esta columna se menciona Multipay, entonces el pago fue emitido a través de ICBC - Multipay, sino, deberá retirarlo por nuestras oficinas de Florida 343 C.A.B.A. También podrá filtrar la información (ver sector remarcado en naranja) por Nro. de OP, fecha de disponibilidad y Nro. de Documento, completando el campo que Ud. desee y haciendo click en Buscar.

9 6. Impresión de Certificados de Retenciones En esta misma solapa Pagos, al final de la fila, podrá encontrar el acceso a un PDF que contiene los Certificados de Retención de cada pago. Si el pago generador del certificado que Ud. necesita tiene una antigüedad mayor a 30 días y menor a 90 días, deberá ingresar el número de Orden de Pago en el cuadro inferior al detalle de pagos. Podrá bajarlo a su PC e imprimirlo cuantas veces sea necesario, en tanto no se hayan cumplido los 90 días desde la emisión. Cumplido este plazo, deberá solicitar copia a través del módulo Comunicaciones en la 3ra. solapa.

10 7. Consulta de Estado de Facturas Para ello, debe acceder a la 2da. Solapa Estado de Documentos Presentados. Aquí encontrará la información de los documentos registrados en los últimos 150 días, su estado (pagado o pendiente) y, entre otros datos, la Fecha tentativa de Pago : indica el día en que se cumpliría el plazo según la orden de compra. Si la factura es por mercadería, la misma se estaría abonando el viernes de la semana siguiente a dicha fecha; si la factura es por concepto distinto a mercadería, debería abonarse el viernes de la semana en que se cumple el plazo. También podrá filtrar la información (ver sector remarcado en naranja) por Nro. de Documento y por Estado de la Factura, completando el campo que Ud. desee y haciendo click en Buscar 8. Módulo Comunicaciones A través de este módulo usted podrá hacer consultas y reclamos generando un caso que tendrá un número único para hacer seguimiento. Con cada actualización de este caso, usted recibirá un mail informándolo de que ha sido modificado para que ingrese y vea la respuesta. Para ello, deberá ingresar en la 3ra. solapa Comunicaciones.

11 Allí tendrá todo el historial de los casos, con el nro. asignado, motivo, fecha de apertura, última fecha de actualización y estado. Para ver todas las comunicaciones sobre un caso, debe hacer click sobre el Nro. del mismo. Cómo generar un nuevo caso? Para abrir un caso debe hacer click en el botón Nueva Comunicación. Esto abrirá una nueva pantalla donde deberá colocar los datos solicitados, de acuerdo a las siguientes observaciones:

12 1. Nombre y correo electrónico requeridos para dar aviso de las actualizaciones del caso. 2. Motivo: Deberá seleccionar el motivo de la comunicación. La lista desplegable contiene las siguientes opciones: Facturas No Registradas Mercaderías para el caso de facturas por mercaderías que no se encuentran pagados ni pendientes (es decir, no pueden visualizarse en la 2da. solapa Estado de documentos presentados ). Facturas No Registradas Gastos para el caso de facturas por servicios y bienes de consumo, no de reventa, que no se encuentren pagados ni pendientes. Falta de pago si la factura se encuentra informada en la solapa Estado de documentos pero, siendo que ya se cumplió el plazo de pago, el mismo no se informa como disponible. Concepto de un Documento: para el caso de Notas de Débito, Crédito o Compensación de Venta (CVT), y que se desea conocer pormenores del cálculo y concepto de los mismos. Copia de un Documento: para el caso de Notas de Débito, Crédito o Compensación de Venta (CVT) de los que se desee una copia. Retenciones incorrectas. Si se detecta que se han aplicado retenciones que no corresponden o en un porcentaje incorrecto, debe reclamarse con este concepto. Certificados de Retenciones. Solo si el pago tiene una antigüedad mayor a 3 meses, ya que las que tengan menos de 3 meses podrá consultarlas e imprimirlas desde la solapa Pagos. Canje de Cheque cuando el pago haya sido emitido pero el cheque no se depositó en tiempo y/o forma Proveedores de Exportación: Motivo habilitado solo para proveedores de Exportación Otros solo si el reclamo no encaja en ninguna de las causas anteriores. Al seleccionar el motivo, aparecerá en el cuadro grisado de abajo, las instrucciones que aplican al caso. 3. Mensaje: En este espacio deberá ingresar todos los datos solicitados según las instrucciones. Si los datos no están completos, su consulta podría demorarse o rechazarse. 4. Archivos adjuntos: podrá adjuntar archivos de acuerdo a lo solicitado en las instrucciones, como certificados de exención, Excel con detalle de facturas, facturas y remitos, etc. Deberá primero seleccionar el archivo en Examinar y luego Adjuntar. Una vez que haya completado el caso, deberá hacer click en el botón Enviar y con ello quedará grabado el caso; cada vez que se actualice, recibirá un mail en la casilla informada para recordarle que ingrese a ver las novedades. Una vez que se haya contestado cabalmente la consulta, el caso se cerrará no pudiéndose reabrirse.

13 Recomendaciones: Seleccione cuidadosamente el motivo de su comunicación, ya que de él depende la urgencia y el especialista asignado que atenderá el caso. Complete el 100% de la información solicitada en las instrucciones de cada motivo, ya que con ello se agiliza la solución del inconveniente. No olvide utilizar la posibilidad de adjuntar documentos, ya que es más práctico, p. ej., reclamar varias facturas si se detallan en un Excel. Próximamente podrá descargar la aplicación de Cobranzas.com para su dispositivo móvil. Atención a Proveedores Grupo Falabella Argentina