PORTAL DE NEGOCIOS OPC

Transcripción

1 INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DE PRE-AVISOS PORTAL DE NEGOCIOS OPC Pre-avisos de Exportación Notificación de unidades de exportación. Operadora Portuaria Centroamericana an ICTSI Group Company 0 P ág i n a

2 CONTENIDO CONTENIDO INTRODUCCIÓN CÓMO INGRESAR? TRABAJANDO CON LA APLICACIÓN OPERACIONES DE PRE-ADVISE EXPORT SOLUCIÓN DE PROBLEMA ANEXOS P ág i n a

3 1. INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como objetivo introducir a nuestros clientes en el uso de la aplicación para preavisos de unidades de Exportación a través del Sistema Operativo de la Terminal (Navis), la aplicación está a disposición de nuestros clientes en nuestro Portal de Negocios ubicado en la página oficiala con accesos restringidos y métodos de seguridad. La finalidad de este manual es brindar una guía rápida al cliente como parte de la herramienta que le permita elaborar sus preavisos de contenedores de exportación. 2 P ág i n a

4 2. CÓMO INGRESAR? Por razones de seguridad el ingreso a la aplicación se dividió en dos partes: una es la conexión a la red a través de una VPN y la otra a la aplicación Navis. A continuación se describen los pasos necesarios ingresar a la aplicación I. INFRAESTRUCTURA RECOMENDADA 1. Enlace a Internet con ancho de banda dedicado (1:1) mayor a 2Mbps 2. Microsoft Windows 7 o superior. 3. Microsoft Internet Explorer (Único soportado) 4. Java Standard Edition versión 7 (seguridad a nivel medio) 5. Si se utiliza algún firewall permitir conexión http en puerto 80 a y conexión https (SSL) en puerto 443 a 6. Computadora con las siguientes especificaciones: i. Procesador Intel core i5 o superior ii. 4GB de memoria RAM iii. 250GB de espacio en disco duro iv. Tarjeta de red 100/1000Mbps v. Tarjeta de video que soporte resolución 1024x768 3 P ág i n a

5 II. PASOS PARA INGRESO A PORTAL 1. Desde el navegador Internet Explorer, ingresar a y en el panel de lado derecho, seleccionar la opción Portal de Negocios. 2. En la pantalla de inicio ingresar usuario y clave proporcionada 4 P ág i n a

6 3. Cuando se ingresa por primera vez es necesario instalar el plugin de fortinet, utilizando el link que aparece en la pantalla de inicio del portal (si el plugin ya está instalado saltar a paso 13 ) 4. Dar clic y ejecutar la aplicación 5. Cuando aparezca la siguiente pantalla, dar clic en Run as Administrator (Ejecutar como administrador) 5 P ág i n a

7 6. Luego aparecerá la ventana de confirmación de Windows, dar clic en Yes : 7. Para continuar con la instalación de clic en Install : 6 P ág i n a

8 8. Espere mientras la instalación es completada 9. Cuando la instalación finalice de clic en Close 10. Reinicie el explorador de internet 11. Ingrese de nuevo a Portal de Negocios siguiendo los pasos del 1 al Antes de ejecutar la aplicación dar clic en connect: 7 P ág i n a

9 13. Verificar que el status de la conexión es UP : 14. Luego dar clic en el link Navis para abrir la aplicación: 15. La aplicación tardará algunos minutos en cargar la primera vez. 8 P ág i n a

10 16. Una vez que la aplicación ha cargado aparecerá un aviso de Java para ejecutarla, dar clic en I accept the risk y luego dar clic en Run : 17. La aplicación Navis cargará y le solicitará sus credenciales de inicio de sesión de Navis: 9 P ág i n a

11 III. CONSIDERACIONES 1. Es mandatorio realizar todos los pasos incluidos en este manual para garantizar la buena operación de la aplicación. 2. Si la sesión permanece desatendida por más 5 minutos está será automáticamente desconectada. 3. Si el usuario o clave son ingresados erróneamente más de 3 veces la cuenta será boqueada por intentos fallidos y tendrá que ponerse en contacto con OPC para reactivarla. 4. Debe cerrar sesión una vez que deje de trabajar en la aplicación para evitar problemas con su cuenta, esto se logra dando clic en el botón logoff en la parte superior derecha del portal. Una vez realizado todos los pasos previos aparecerá una ventana como la siguiente, donde se le solicitará un Username y Password Cuando ingrese por primera vez al sistema, por razones de seguridad, la misma aplicación le forzara a realizar un cambio de contraseña, mostrándole la siguiente pantalla para hacerlo: 10 P ág i n a

12 3. TRABAJANDO CON LA APLICACIÓN A continuación se muestra una pantalla general de trabajo con Navis y las opciones y herramientas de uso común: Menú Principal Búsqueda Rápida Botones de Acción Barra de Herramientas Grid de Datos Menú Principal: Aquí se presentan las opciones disponibles para el usuario, cada uno tendrá sus opciones dependiendo del nivel de acceso otorgado. Búsqueda Rápida: Esta opción es muy importante ya que nos permite filtrar la información presentada en el Grid de Datos. Botones de Acción Estos botones estarán disponibles dependiendo de la opción donde se encuentre, desde aquí podremos exportar registros, ver el detalle de un registro en particular, ver opciones, entre otros. 11 P ág i n a

13 Barra de Herramientas Esta barra de herramientas nos permitirá realizar tareas como agregar o eliminar un registro, refrescar la información en el Grid de los datos y otras opciones, dependiendo de la pantalla donde nos encontramos y el tipo de acceso que tengamos. Grid de Datos: Esta sección de la pantalla nos presenta todos los registros disponibles dependiendo de la opción en donde nos encontremos. En el encabezado del Grid se pueden ver los nombres de cada columna, haciendo clic derecho sobre los mismos, nos permitirá realizar tareas de ordenamiento y visualización de la columna seleccionada. 12 P ág i n a

14 4. OPERACIONES DE PRE-ADVISE EXPORT Esta sección se habilita a nuestros clientes con el propósito de que ellos realicen la tarea de pre-avisar sus contenedores para exportación, de esta forma pretendemos dar más agilidad a este proceso, sumado a la comodidad de poder hacerlo desde su oficina por medio de Internet. A continuación se describe el proceso paso a paso para el pre-avisado de contenedores para exportación: Paso para Pre-Avisar: Pasos para la elaboración de preavisos de exportación: 1. Después de realizar el ingreso en el sistema dirigirse al menú principal, seleccionar la opción Gate, seguidamente dar clic en Main y elegir la opción MAIN : Pre-advise EXPRT. 2. Se desplegará la siguiente pantalla: 13 P ág i n a

15 3. Dar clic en Select y seleccionar la opción Receive Export. 4. Se desplegará la pantalla donde se debe ingresar la informacion para la elaboración del preaviso. Los campos de color verde son los requeridos obligatorios. 14 P ág i n a

16 5. A continuación se detalla la información a ingresar en cada campo: CAMPO Equipment Number Equipment Type Freight Kind Gross Weight (kg) Cert. Solas (Y/N) Exportador/ Importador Fact. Cargos SOLAS a Line Operator Booking Number Seal Number 1, 2, 3, 4 Unit Notes Vessel Visit Port of Load Port of Discharge Second Port of Discharge Origin Destination Botón Add Hazard Botón Add Reefer Botón Add OGG DESCRIPCIÓN Número de contenedor Tipo de Contenedor según ISO Type 1. FCL: Contenedor lleno 2. LCL: Contenedor Consolidado 3. Empty: Contenedor vacío. 4. B-Bulk: Break Bulk. (No utilizado) Peso del contenedor en Kg (tara de contenedor + carga) Si posee certificado externo seleccionar Y caso de No poseer certificado seleccionar N. Para los vacíos siempre será N Nombre de cliente que exporta la carga A nombre de quién se emitirá factura por los cargos que aplique por el servicio de pesaje. Para los vacíos seleccionar la opción NINGUNO-- Línea Operadora Número de booking Número de sello Descripción de la carga Número de visita del Buque Puerto de Carga Puerto de Descarga Segundo Puerto de descarga Puerto de Origen Destino Se ingresa datos de contenedores con carga peligrosa Se ingresa datos de temperatura, ventilación, humedad de contenedores de carga refrigerada Se ingresa datos de sobredimensión en los equipos Una vez ingresada toda la información, presionar el botón de [Save], esto agregará una nueva línea en el Grid de Unit, actualizando el estatus de un contenedor a T-State a Inbound 15 P ág i n a

17 Pasos posteriores para verificar información Verificar el contenedor pre-avisado: Para verificar que un pre-advise se haya hecho correctamente podrá hacerlo entrando a la opción de menú Unit, esta opción mostrará todos los contenedores pertenecientes a su línea operadora. Para visualizar el contenedor recién pre-avisado deberá de filtrar la lista para todos los contenedores que en la columna T-State tengan Inbound y Category sea igual a Export y V-State igual a Active, ver el siguiente ejemplo: 1. Al entrar en la opción de Unit aparecerá la pantalla con todos los contenedores de su línea operadora, ver pantalla siguiente: 2. Filtrar todas la unidades por el campo T-State que tengan el valor Inbound, ver el siguiente ejemplo: En este campo ingresar el valor a buscar o filtrar Aquí seleccionar la columna por el cual voy a buscar 16 P ág i n a

18 3. Después y ubicando en el campo presionar [Enter], esto filtrará la lista en el Grid mostrando todos los contenedores donde el campo T-State es Inbound. Puede hacer mismo filtro para los Advised, ver la siguiente pantalla: Aquí podrá visualizar todos los contenedores que están pre-avisados. Si desea saber el estado de un contenedor en particular colocar el número de contenedor y seleccionar Unit Nbr presionar enter, ver ejemplo siguiente: Imprimir la boleta de Pre-Advised: Para imprimir la boleta que se presentará para entrar a la terminal deberá de ir al menú Reports y seleccionar la opción Report Definitions donde aparecerá una pantalla como la siguiente: 17 P ág i n a

19 Luego deberá de seleccionar el reporte PREADVISE después dar un clic al botón de [Actions] y seleccionar la opción de Run Report esto abrirá una ventana como la siguiente: Aquí ingresar el número de contenedor en el campo Unit Nbr (*), también podrá elegir el tipo de salida, por omisión será a formato PDF y luego presionar [OK]. Esto generara la boleta parecida a la siguiente: LEYENDA: Si el exportador o su representante no presenta el certificado original reuniendo los requisitos de SOLAS autorizado por la Marina Mercante en las oficinas de Servicio al cliente antes del ingreso físico del contenedor a la terminal Portuaria, OPC procederá sin derecho a reclamo, a certificar el peso según VGM emitido por la báscula ubicada dentro de la Terminal Portuaria y aplicará al cliente automáticamente en su factura el cargo por concepto de servicio balanza-pesaje detallado en nuestro tarifario. Esta imagen aparecerá si el cliente indica que posee Certificado SOLAS al momento del preaviso. Caso contrario pesará con OPC y acepta cargos por pesaje. 18 P ág i n a

20 Exportación de la información: Usted podrá exportar en cualquier momento la información presentada en la pantalla de navegación, siguiendo los siguientes pasos: 1. Seleccione el registros que desea exportar 2. Presionar el botón de [Display] 3. Luego podrá escoger una de las dos opciones disponibles Export to CSV o Export to Excel 4. Una vez haciendo esto la aplicación le preguntará si desea exportar todos los registros o solo el registro seleccionado 5. Para terminar, la aplicación descargara el archivo en el formato seleccionado en su computadora. 19 P ág i n a

21 5. SOLUCIÓN DE PROBLEMA Para la solución de problema, incidentes o consultas en general relacionados con la aplicación Portal de Negocios, OPC ha decidido poner a disposición de nuestros clientes una línea telefónica (Call Center) para atender todo tipo de consultas. Los clientes deberán llamar al Call Center para solucionar problemas como los siguientes: 1. Cancelación del pre-avisado, esta situación solo se podrá atender por medio del call center. 2. Problemas de usuarios. 3. Problemas en el pre-avisado de los contenedores. 4. Problema de acceso. 5. Cancelación de pre-avisado. 6. Modificación de información del contenedor. A continuación hemos identificados algunos de los problemas potencial que se podrían dar en el preavisado de contenedores: Problemas comunes Problema A. El Vessel Visit no está ingresado en el sistema, sin este número de visita no se puede pre-avisar el contenedor Posibles causas: a. Operaciones en OPC no tiene el Vessel Visit ingresado en el sistema b. La Naviera no ha pasado esta información a Operaciones OPC Solución al problema: a. OPC estará enviando un reporte automáticamente a cada Naviera con la información de los Vessel Visit que se han generado durante el día, este reporte será enviado dos veces al día uno a las 11 AM y el otro a las 11 PM, a continuación se presenta un ejemplo del mismo. 20 P ág i n a

22 b. Si operaciones no ha ingresado la visita al sistema, el cliente llamara al Call Center, estos notifican a Operaciones quienes actualizan la información. 21 P ág i n a

23 6. ANEXOS TABLA DE REFERENCIA PARA LOS ISO TYPE 22 P ág i n a

24 DIAGRAMA GENERAL DE SOLICITUD SOPORTE CALL CENTER Para comunicarse al Call Center llamar al siguiente número: Número: (504) Correo: servicios - enlinea@opc.hn 23 P ág i n a