Instalando y configurando SUMA CENTRAL

Transcripción

1 Instalando y configurando SUMA CENTRAL Requerimientos técnicos 1. Los requerimientos mínimos que debe poseer la computadora para instalar SUMA CEN- TRAL son: Requerimientos de la Computadora Procesador RAM Uso de Mouse Versión Sistema Operativo (D.O.S.) Espacio libre en disco duro Impresora Unidad de disquete flexible 386 o superior 4 Mb Recomendado 3.1 o superior 10 Mb (mínimo) Matricial 132 columnas 3.5 pulg., 1.44 MB 2. Debe revisar su archivo CONFIG.SYS, de manera que registre las instrucciones FILES=50 y BUFFERS=40. Si estas instrucciones no están presentes o sus valores son inferiores, edite el archivo y arranque nuevamente la computadora para que los cambios tengan efecto. Recuerde el comando EDIT del D.O.S.. 3. Si desea utilizar un mouse, verifique que el controlador MOUSE.COM o uno similar haya sido cargado por el archivo AUTOEXEC.BAT. En caso contrario instale el software del fabricante que hará, por lo general, todo el trabajo automáticamente o verifique la existencia en el disco duro y modifique el archivo AUTOEXEC.BAT con la ruta correcta. 4. Verifique que la hora y fecha que reporta el programa sean las correctas, utilizando los comandos DATE (FECHA) y TIME (HORA) del D.O.S.. Esta verificación es importante porque el programa utiliza estos datos al grabar o buscar información. Instalación de SUMA CENTRAL 1. Verifique que tenga los tres disquetes necesarios para la instalación 2. Inserte el disquete de instalación #1 dentro de la unidad de disquetes de 3.5 pulgadas, seleccionando A: o B:, según corresponda, 3. Digite la instrucción SETUP y presione <ENTER>, seguidamente aparecerá una serie de información en pantalla sobre el proceso de instalación. 4. El programa le solicitará los disquetes #2 y posteriormente el #3 para continuar con el proceso de instalación.

2 5. Si no sucede algún tipo de problema durante la instalación, el programa iniciará, en caso contrario producirá el siguiente mensaje de error: Inicio de una sesión de trabajo Para iniciar una sesión de trabajo, desde el D.O.S., en C:\, digite CENTRAL y presione la tecla < ENTER>. Después de unos breves momentos, aparecerá la pantalla de presentación del programa: El menú principal Los menús son los medios por los cuales usted puede comunicarse con el programa. En ellos se encuentran definidas la mayoría de operaciones y acciones necesarias para accesar los diferentes módulos para el ingreso y salida de los datos recolectados en el área de trabajo. Pueden ser activados y utilizados desde el teclado o utilizando un mouse. Las partes del menú son mostradas en la siguiente figura:

3 Escogiendo opciones Con el Teclado 1. Al ingresar al programa la primera opción predeterminada es UNIDAD DE CAMPO SUMA. Para seleccionar otro encabezado, presione la tecla de la flecha izquierda ( ) o la de flecha derecha ( ) para moverse sobre la barra de menú y colocarse sobre el deseado. 2. Presione las tecla de flecha abajo ( ) o flecha arriba ( ) para colocarse sobre la opción y luego presione < ENTER. >. Otra alternativa es utilizar las letras resaltadas de los títulos de las opciones de la lista, como la L de Lista de envíos (Teclas Calientes) para accesar directamente a ellas sin utilizar las teclas de flecha. Con el Mouse 1. Mueva el apuntador del mouse sobre el encabezado deseado y presione el botón izquierdo del mouse una vez para mostrar la lista de opciones. 2. Apunte a la opción deseada y presione el botón izquierdo del mouse una vez. Importancia de la protección de los datos No existe una computadora o programa que pueda ofrecer seguridad perfecta para los datos y programas, especialmente si consideramos las condiciones que rodean al área de trabajo de los Equipos SUMA. La única manera de protegerlos es realizando respaldos regulares en disquetes. La versión 5.0 contempla un procedimiento de respaldo, así como la herramienta de recuperación en caso de problemas. Estas opciones serán tratadas luego en el capítulo Utilitarios. Finalizando la sesión de trabajo Para terminar la sesión de trabajo, seleccione el encabezado Salida de la barra de menú y luego la opción Salida, mostrada en la siguiente figura: Asegúrese de terminar siempre la sesión de trabajo con la opción Salida. Si apaga la computadora sin haber salido correctamente, puede causar daños o destruir los archivos e índices del programa que estaban en uso.

4 Configuración de SUMA CENTRAL La configuración se refiere a los pasos que se deben seguir para preparar el programa para la información específica de la emergencia o desastre, e incluye: ingresar la información sobre país, tipo y fecha donde se ha sucedido la emergencia, la definición de la claves de usuario para ingresar a las Unidades de Campo y los lugares de recepción, entre otros. Las opciones para cumplir con este objetivo están listadas en el encabezado del Menú Principal denominado Configuración del Sistema. Reinicializar el sistema La reinicialización implica la preparación del programa para recibir la información de una nueva emergencia o desastre, eliminando de los archivos de la Base de Datos cualquier información de una emergencia o desastre anterior. Recuerde respaldar esa información anterior, si es necesario. Tenga mucho cuidado al utilizar esta opción. Puede destruir los datos de la actual emergencia, sin posibilidad de recuperación. Una vez que ha escogido la opción el programa presenta la siguiente pantalla, y después que se selecciona Iniciar Proceso se despliega una pantalla similar solicitando la confirmación de continuación:

5 De existir datos sobre alguna emergencia anterior, el programa brinda la posibilidad de hacer un respaldo en disquetes, para guardar los datos y poder usarlos posteriormente. Información del desastre En esta sección se registra la información sobre el país afectado, el lugar, fecha del suceso y el tipo de desastre. Cuando se instala SUMA CENTRAL por primera vez, puede ser que los títulos de las pantallas y reportes sean en inglés. Al registrar la información del desastre, el usuario tiene la opción de cambiar del inglés al español. Definición del usuario del sistema El usuario del sistema es la organización que tiene a su cargo la administración integral de la emergencia, y el procesamiento y distribución de la información elaborada por SUMA CENTRAL y las Unidades de Campo subordinadas a ella. Por lo general se refiere a la Institución Gubernamental Nacional encargada de la atención de desastres (Comisión Nacional de Emergencia, Defensa Civil, etc.). El nombre que se digite aparecerá siempre en el encabezado de las pantallas y en los reportes del programa. Clave de usuario Las Unidades de Campo tienen un mecanismo de seguridad, basado en una clave de 5 letras,

6 que busca cumplir con dos objetivos generales: 1. Controlar el acceso de usuarios no autorizados. 2. Llevar un control de auditoría sobre los usuarios del programa, de manera que el administrador pueda saber cuándo y cuáles usuarios lograron acceso a las Unidades de Campo. Es en SUMA CENTRAL donde se definen estas claves, por medio de la siguiente pantalla: El menú en el área inferior tiene cuatro opciones de desplazamiento sobre la información de los usuarios registrados: < Prim> : lo lleva al primer registro de la lista de usuarios < Prev> : lo lleva al registro que precede al actual (sobre el que se encuentra en este momento), a excepción de si se encuentra en el primer registro < Próx> : accesa al siguiente registro del actual, a excepción de si se encuentra en el último registro < Ulti> : lo lleva al último registro de la lista de usuarios La opción < Ver> le muestra un listado para efectos de consulta de todos los posibles usuarios al momento registrados. Las otras opciones tienen las siguientes funciones: <Añad> : permite el registro de un nuevo usuario (primera vez) < Grab> : graba la información digitada < Canc> : no considera la información del último usuario registrado < Salir> : lo lleva al menú principal Sitios de recepción Los sitios o lugares de recepción son aquellos preestablecidos por el administrador de la emergencia en los cuales se instalarán las Unidades de Campo para recibir suministros.

7 Directorio Por lo general, después de sucedido un desastre, los administradores nacionales saben, basados en experiencias similares anteriores, cuales países, organismos o agencias internacionales, empresas del sector privado nacional o internacional ayudarán con suministros. También se sabe cuáles instituciones típicamente los recibirán. La opción de Directorio permite de antemano crear una lista de esas instituciones u organismos, de manera que en la Unidad de Campo no se repita el ingreso de esa información. La siguiente pantalla captura esa información : Lugares de origen La lista de lugares de origen corresponden a la gran mayoría de países conocidos y de algunas agencias internacionales, como la UNESCO, FAO, etc.. La ayuda puede llegar de regiones o provincias dentro del mismo, por lo que SUMA CEN- TRAL permite la definición de esos nuevos lugares.

8 Tipo de cambio La unidad monetaria que se ha utilizado tradicionalmente como base es el dólar de los Estados Unidos de América. SUMA permite el acceso a varios tipos de moneda, incluyendo la nacional y hace una conversión a dólares de manera automática basado en la relación del tipo de cambio entre esos dos tipos de moneda. SUMA CENTRAL por medio de la siguiente pantalla permite capturar el valor de esa relación: El valor de conversión será el resultado de la división: 1 dólar / tipo de cambio local Por medio de la opción <Ver>, del menú de pantalla podemos accesar al listado de tipos preestablecidos con sus respectivos factores de conversión: Si desea actualizar alguno de ellos, basta con colocar la barra de selección y presionar la teclas <ESC>, para retornar a la pantalla de definición y escoger la opción <Modi>. Se habilitarán dos opciones en el menú <GRAB> para grabar el cambio y <CANC> para cancelarlo. En el campo Actualizado, usted debe de digitar la fecha actual.