Instalando y configurando SUMA Módulo de Bodega

Transcripción

1 Instalando y configurando SUMA Módulo de Bodega Requerimientos técnicos 1. Los requerimientos mínimos que debe poseer la computadora para implementar un Módulo de Bodega son: Requerimientos de la Computadora Procesador 386 o superior RAM 4 Mb Uso de Mouse Recomendado Versión Sistema Operativo (D.O.S.) 5.0 o superior Espacio libre en disco 10 Mb (mínimo) Impresora Matricial 80 y/o 132 columnas Unidad de disco flexible 3.5 pulg., 1.44 MB 2. Debe revisar su archivo CONFIG.SYS, de manera que registre las instrucciones FILES=50 y BUFFERS=40. Si estas instrucciones no están presentes o sus valores son inferiores, edite el archivo y arranque nuevamente la computadora para que los cambios tengan efecto. 3. Si desea utilizar un mouse, verifique que el controlador MOUSE.COM o uno similar haya sido cargado por el archivo AUTOEXEC.BAT. En caso contrario instale el software del fabricante que hará, por lo general, todo el trabajo. Modifique el archivo AUTOEXEC.BAT con la ruta correcta. 4. Verifique que la hora y fecha que reporta el programa sean las correctas, utilizando los comandos DATE (FECHA) y TIME (HORA) del D.O.S.. Es importante esta verificación porque el programa utilizará estos datos al grabar o buscar información. 5. Verifique el espacio en el disco duro. Si no posee el mínimo requerido el programa no iniciará su ejecución y le mostrará un mensaje de error. 6. Se recomienda utilizar la computadora en el cual está instalada la bodega, sólo para este fin, en la medida de lo posible. Se puede tener en la computadora un procesador de texto, un paquete para elaborar rótulos, una hoja de cálculo y otro software de apoyo que se considere necesario Instalación de SUMA Módulo de Bodega 1. Inserte el disco de instalación dentro de la unidad de disquete de 3.5 pulgadas, seleccionando A: o B:.

2 2. Digite la instrucción INSTALL y presione <ENTER>. Verá una serie de información en pantalla sobre el proceso de instalación. Si no sucede algún tipo de problema durante la instalación, el programa iniciará, en caso contrario producirá el siguiente mensaje de error: Inicio de una sesión de trabajo Para iniciar una sesión de trabajo, desde la línea de comandos del sistema operativo en C:\ digite STOCK y presione la tecla <ENTER>. Después de unos breves momentos, aparecerá la pantalla de presentación del programa: El menú principal Los menús son los medios por los cuales usted comunica con el programa. En ellos se encuentran definidas la mayoría de operaciones y acciones necesarias para utilizar los diferentes módulos para el ingreso y salida de los datos recolectados en el área de trabajo. Pueden ser activados y utilizados desde el teclado o utilizando un mouse. Las partes del menú son mostradas en la siguiente figura:

3 Escogiendo opciones Con el Teclado 1. Al ingresar al programa la primera opción predeterminada es Entradas. Para seleccionar otro encabezado, presione la tecla de la flecha izquierda ( ) o la de flecha derecha ( ) para moverse sobre la barra de menú y posicionarse sobre el deseado. 2. Presione las tecla de flecha abajo ( ) o flecha arriba ( ) para moverse sobre la opción y luego presione <ENTER>. Otra alternativa es utilizar las letras resaltadas de los títulos de las opciones de la lista (Teclas Calientes) para accesar directamente a ellas sin utilizar las teclas de flecha. Con el Mouse 1. Coloque el apuntador del mouse sobre el encabezado deseado y presione el botón izquierdo del mouse una vez para mostrar la lista de opciones. 2. Apunte a la opción deseada y presione el botón izquierdo del mouse una vez. Usted puede configurar los colores de presentación de su Módulo de Bodega desplazándose al encabezado Utilitarios de la barra de menú y seleccionando la opción Configurar Colores. Muévase sobre la lista y escoja el que mejor se ajuste a sus preferencias. Importancia de la protección de los datos No existe una computadora o programa que pueda ofrecer seguridad perfecta para los datos y programas, especialmente si consideramos las condiciones que rodean al área de trabajo de los Equipos SUMA. La única manera de protegerlos es realizando respaldos regulares en disquetes. El Módulo de Bodega tiene un procedimiento de respaldo, así como la

4 herramienta de restauración en caso de problemas. Estas opciones serán tratadas luego en el capítulo Los utilitarios. Finalizando la sesión de trabajo Para terminar la sesión de trabajo seleccione el encabezado Salida de la barra de menú y luego la opción Salir de la Bodega, mostrada en la siguiente figura: Asegúrese de terminar siempre la sesión de trabajo con la opción Salir de la Bodega. Si apaga la computadora sin haber salido correctamente, puede causar daños o destruir los archivos e índices del programa que estaban en uso. Configuración de SUMA Módulo de Bodega Al hablar de la configuración nos estamos refiriendo a todos los pasos que debemos seguir para preparar el programa con ciertas especificaciones. IMPORTANTE... Para poder utilizar el programa después de instalado, es necesario configurarlo primeramente utilizando la opción Configuración del Menú Principal. Es necesario hacerlo para poder utilizar el Módulo. Las opciones disponibles en Configuración son:

5 Configurar bodega Esta es la principal opción del proceso de configuración de la bodega, la cual implica Definir la clave de acceso (password) para la configuración, Reinicialización del programa (en caso necesario) y la Identificación de la bodega. La primera actividad es la definición de la clave de acceso para la configuración: La definición de la clave de configuración es un mecanismo de seguridad, cuyo objetivo es minimizar el riesgo de que personal no autorizado haga modificaciones o borre los datos almacenados. Luego de digitar la clave seleccionada, el programa solicitará la reconfirmación de la misma, por lo que deberá digitarla nuevamente. En caso de que no corresponda a la originalmente digitada, el programa saldrá al Menú principal. Una vez confirmada la clave se presentará la pantalla para definir los datos principales de la bodega: La fecha de configuración es asignada automáticamente por el programa. Próxima entrada: es asignado por el programa. Se coloca en uno y corresponde a la próxima entrada de suministros a registrar. Próxima entrega: es asignado por el programa. Se coloca en uno y corresponde a la próxima entrega o salida de suministros a ser efectuada. Si se selecciona la opción <Grabar>, la bodega se configura con los datos que se han digitado.

6 Sectores de la bodega A través de esta opción se definen los diferentes sectores de almacenamiento dentro de la bodega, junto con su nomenclatura, por ejemplo: Sector de Medicamentos, o sector G2. IMPORTANTE... Al recibir los ítems de un envío, el programa solicitará su ubicación. De ahí la importancia de tener la organización de los sectores bien elaborada. Puede tomar como punto de partida las categorías técnicas de clasificación utilizadas por SUMA, descritas en la introducción de este manual. Al aparecer la pantalla para el registro de los sectores se debe utilizar la opción <Añad>. El menú en el área inferior tiene cuatro opciones de desplazamiento sobre la información de los sectores registrados: < Prim> : lo lleva al primer registro de la lista de sectores < Ante> : lo lleva al registro anterior al actual (sobre el que se encuentra en este momento), a excepción si se encuentra en el primer registro < Próx> : lo lleva al siguiente registro, a excepción si se encuentra en el último registro < Ulti> : lo lleva al último registro de la lista de sectores Con la opción <Ver> podrá ver un listado para efectos de consulta de todos los sectores registrados.

7 Las otras opciones tienen las siguientes funciones: <Añad> : permite el ingreso de un nuevo sector < Grab> : graba la información digitada < Canc> : no considera la información del último usuario registrado y cancela < Salir> : lo lleva al menú principal Reinicializar el sistema La reinicialización prepara el sistema para recibir la información de una nueva emergencia, eliminando de forma irrecuperable los archivos de información de la emergencia anterior. La bodega queda lista para iniciar el proceso de configuración nuevamente. Tenga mucho cuidado al utilizar esta opción. Puede destruir los datos hasta el momento registrados, sin posibilidad de recuperación. Para reinicializar el sistema, se debe suministrar la clave de configuración (password) que definió inicialmente en la fase de configuración del sistema, de lo contrario no podrá hacerlo. Si se suministra la clave apropiado y se selecciona <Aceptar>, el programa presentará dos pantallas más de confirmación. Seguidamente los datos registrados en la bodega serán eliminados y será necesario configurar de nuevo.

8 De existir datos sobre alguna emergencia anterior, el programa brinda la posibilidad de hacer el respaldo de la información en disquetes.