Indice Facturación. Menú Vertical

Transcripción

1 Indice Facturación I Instalación Instalación del Software por primera vez Activación y Registro del Software Instalación de una Nueva Version Mediante un Nuevo CD Mediante los archivos bajados de Internet II Desactivación Desactivación. 5 III Ingreso al Sistema... 7 IV Menú del Sistema Menú Horizontal 1. Archivo Selección de Compañía Respaldar Base de Datos Recuperar Datos Compañía Recuperar Datos Facturación Reportes Salir Mantenimiento Mantenimiento Compañías Agregar Compañía Modificar Compañía Borrar Compañía Mantenimiento Monedas Agregar Monedas/Tipos de Cambio Modificar Monedas/Tipos de Cambio Borrar Monedas/Tipos de Cambio Clientes Agregar Clientes Modificar Clientes Borrar Clientes Categorías Agregar Categorías Modificar Categorías Borrar Categorías Productos Agregar Productos o Servicios Modificar Productos o Servicios Borrar Productos o Servicios... 33

2 Indice Facturación 2.6. Productos por Cliente Agregar Productos por Cliente Modificar Productos por Cliente Borrar Productos por Cliente Cajas Agregar Cajas Modificar Cajas Borrar Cajas Vendedores Agregar Vendedores Modificar Vendedores Borrar Vendedores Tipos de Pago Agregar Tipos de Pago Modificar Tipos de Pago Borrar Tipos de Pago Apartados Misceláneos Cambiar Usuario Abrir Caja Cerrar Caja Ver Aperturas Aumentar Precios Devoluciones Configuración Configuración Seguridad Cambiar Contraseña Usuarios Agregar Usuarios Modificar Usuarios Eliminar Usuarios Permisos Agregar Permisos Modificar Permisos Eliminar Permisos Configurar Permisos Bitácora Ayuda Acerca de Contenido... 68

3 Indice Facturación Menú Vertical 1. Configuración Clientes Agregar Clientes Modificar Clientes Borrar Clientes Categorías Agregar Categorías Modificar Categorías Borrar Categorías Productos o Servicios Agregar Productos o Servicios Modificar Productos o Servicios Borrar Productos o Servicios Productos por Cliente Agregar Productos por Cliente Modificar Productos por Cliente Borrar Productos por Cliente Cajas Agregar Cajas Modificar Cajas Borrar Cajas Reportes Reporte de Caja Detallado Ventas por Producto Ventas por Cliente (Detallado) Ventas por Tipo (Contado/Crédito) Listado de Cotizaciones Ventas por Producto por Cliente (Resumido) Ventas por Producto por Cliente (Detallado) Ventas por Cliente por Producto (Detallado) Ventas por Vendedor Listado de Apartados (Resumido) Ventas por Cliente (Resumido) Apartados con Abonos Vendedores Agregar Vendedores Modificar Vendedores Borrar Vendedores Tipos de Pago.. 111

4 Indice Facturación 9.1. Agregar Tipos de Pago Modificar Tipos de Pago Borrar Tipos de Pago Facturar Recibos Cotizaciones Prefacturar Apartados Abonar Modificar un Abono Liquidar Reimprimir Anular 130

5 I Instalación El programa instalador se encarga de crear los subdirectorios adecuados y copiar todos los archivos del sistema al disco duro. 1. Instalación del Software por primera vez: Para instalar el software solo deberá introducir el CD con el programa Facturación y esperar a que se inicie el proceso de instalación. Durante la instalación pulse <Enter> a cada pantalla que se presente solicitando alguna respuesta. Procure no usar el Mouse. Es posible que durante la instalación se presenten varias pantallas que indican el error: Conflicto de Versiones/Version Confict. Si es así solo pulse <Enter> a cada pantalla. 2. Activación y Registro del Software: Si tiene varias licencias o el software va ha estar integrado a otros módulos, como Contabilidad, Cuentas x Pagar, Facturación, etc. Primero deberás crear una carpeta en el equipo que va a funcionar como Servidor y copiar ahí todas las bases de datos. La carpeta podrá llamarse BDMillenium y deberá estar compartida con todos los derechos para los usuarios. Las bases de datos a copiar en la carpeta BDMillenium son las que se encuentran en la carpeta de cada sistema y se identifican con el nombre del sistema. La de Contador Millenium es Contador.mdb, la de Inventarios es Inventarios.mdb la de Facturación es DBFacturación.mdb, la de SISOT es DBSisot.mdb Luego en cada equipo deberás crear una unidad de red (mapear) con la carpeta compartida. Al ingresar por primera vez al sistema se mostrará una pantalla con los términos de la licencia del producto: 1

6 Lea el acuerdo de la licencia y pulse Aceptar para proseguir con el registro del sistema. Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nombre: ingrese su nombre y pulse <Enter>. 2

7 Compañía: escriba el nombre de la empresa dueña de la licencia del programa o bien sus iniciales o la palabra Personal, Hogar, Servicios Contables, etc. y pulse <Enter>. Base de Datos: aquí se debe indicar la dirección de la base de datos usada por el sistema Facturación. Normalmente deberás dar clic sobre el botón de la derecha < > y abrir la base de datos BDFacturacion.mdb de la carpeta del sistema. Pero si el sistema va a usar una base de datos que se encuentra en otra carpeta o equipo (normalmente cuando va a poner en red varias licencias) entonces deberás pulsar el botón de la derecha y abrir la carpeta compartida (o mapeada) que contiene la base de datos BDFacturacion.mdb, luego de doble clic sobre la base de datos. Base de Datos Millenium: aquí se debe indicar la dirección de la base de datos usada por el sistema Contador Millenium. Normalmente deberás dar clic sobre el botón de la derecha < > y abrir la base de datos Contador.mdb de la carpeta del sistema. Pero si el sistema va a usar una base de datos que se encuentra en otra carpeta o equipo (normalmente cuando va a poner en red varias licencias) entonces deberás pulsar el botón de la derecha y abrir la carpeta compartida (o mapeada) que contiene la base de datos Contador.mdb, luego de doble clic sobre la base de datos. Llave de Activación: para obtener la llave de activación deberás llamar a Tecsis de Costa Rica y solicitar la llave de Activación. Una vez ingresada la llave de activación esta ya no se necesitara más, ahora podrá pulsar <Enter> o dar clic en el botón Aceptar I M P O R T A N T E! El Sistema cuenta con un usuario administrador que tiene derecho a realizar cualquier operación dentro del sistema. El Nombre del Usuario es ADMINISTRADOR y la clave es MASTER. Existe una compañía de ejemplo o de prueba llamada ABASTECEDOR LOS CIPRESES S.A.. 3. Instalación de una nueva versión: La instalación de una nueva versión podrá hacerse de dos formas: Mediante un Nuevo CD o bajándola de Internet. 3

8 3.1. Mediante un nuevo CD: si recibió un nuevo CD con la última versión del Software deberá seguir los siguientes pasos: a) Renombrar la carpeta donde se encuentra la versión antigua. Normalmente la carpeta se encuentra en C:\Archivos de Programa\Facturacion a no ser que al instalarlo haya indicado otro nombre de carpeta. Podría cambiar el nombre a BKFacturacion. b) Insertar el CD y seguir los pasos descritos en el Capítulo: Instalación del Software. c) Una vez finalizada la instalación ingrese al sistema si la información no aparece, deberá recuperar la Información de Facturación como se indica en los Capítulos: Recuperar Datos Compañía y Recuperar Datos Facturación. Si el sistema esta en red es posible que no tenga que recuperar la información ya que esta debería estar en una carpeta compartida Mediante los archivos bajados de Internet: en este caso deberá seguir las instrucciones en el documento: Instrucciones.doc el cual es uno de los archivos que se bajan de Internet. 4

9 II Desactivación Antes de proceder a la desactivación del programa deberá sacar un respaldo de todas las compañías que haya creado. La desactivación deberá hacerse en cualquiera de los siguientes casos: Antes de instalar un nuevo Windows aunque sea de la misma versión previamente instalada. Si desea cambiar el programa a otra computadora. Antes de formatear el disco duro para cualquier propósito. Antes de llevar la computadora al taller para cualquier revisión o reparación, ya que es posible que el técnico realice cambios en la configuración del disco duro o Sistema Operativo. La desactivación cuenta con los pasos que se describen a continuación: 1. Desactivación: Este proceso es el encargado de brindar una numeración que será necesaria para volver a instalar el programa en una computadora, aunque sea en la misma. 1- Haga clic en Inicio/Start 2- Haga clic en Programas/Programs 3- Haga clic en 4- Haga clic en Al hacerlo se le solicitará la confirmación. 5

10 Para desactivar el programa pulse el botón Si. Seguidamente se mostrará el código de la desactivación, el cual deberá reportar a Tecsis de Costa Rica a la mayor brevedad posible. SN/60701 Cod: Nota: la desactivación no borra el programa. Para volver a usarlo solo deberá ingresar al sistema y activarlo nuevamente solicitando la llave de activación a Tecsis de Costa Rica. 6

11 III Ingreso al Sistema Para ingresar al sistema de clic en el icono que aparece en Inicio o si lo puso en el escritorio hágalo desde ahí. También podrá accesar el sistema desde Inicio/Programas/Tecsis/Facturacion. Al ingresar al sistema aparecerá una pantalla informativa durante unos cuantos segundos, la pantalla es como la siguiente: Seguidamente si es la primera vez que ingresa se le solicitará seleccionar la compañía con la que va a trabajar. 7

12 Seleccione la compañía de la lista. Para hacerlo puede utilizar las flechas de cursor para moverse a través de la lista. Una vez seleccionada puede dar clic sobre el botón <Abrir>. Al hacerlo se le solicitará el nombre del usuario y el password. Ingrese el nombre del usuario y el password para la compañía que esta abriendo y haga clic en el botón <Ingresar>. 8

13 IV Menú del Sistema Una vez ingresados al sistema se mostrará la pantalla principal donde se muestran todas las opciones disponibles por el Sistema. El sistema de facturación se compone de dos menús: el Menú Horizontal y el Menú Vertical. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en este sistema: Menú Horizontal: El menú horizontal es el que esta situado en la parte superior de la pantalla. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en este menú: 9

14 1. Archivo: Al dar clic sobre la opción Archivo del Menú del Sistema se despliegan las siguientes opciones: 1.1. Seleccionar Compañía: esta opción nos permite seleccionar una compañía diferente a la actual. Al dar clic sobre esta opción se presenta la pantalla de selección de compañías. Seleccione la compañía de la lista. Para hacerlo puede utilizar las flechas de cursor para moverse a través de la lista. Una vez 10

15 seleccionada puede dar clic sobre el botón <Abrir>. Al hacerlo se le solicitará el nombre del usuario y el password. Digite el nombre del usuario y el password y de clic sobre el botón <Ingresar>. El nombre de la compañía seleccionada aparecerá en el título de la pantalla principal Respaldar Base de Datos: esta opción permite hacer una copia de la base de datos del Sistema Inventarios. Al hacer clic sobre esta opción se presenta la pantalla de respaldo: 11

16 El sistema asigna un nombre automáticamente a la copia de la base de datos agregándole la fecha del día en que se realiza el respaldo. Seleccione la carpeta y/o unidad de disco donde desea guardar el respaldo y de clic en el botón <Guardar>. Recuerde que es muy importante hacer respaldos periódicamente (de ser posible todos los días) y guardar la información en un medio diferente al disco duro donde se encuentra la base de datos original (puede usar una llave maya o una unidad de CD o DVD) Recuperar Datos Compañía: esta opción permite recuperar la información de la compañía. La cual se almacenará en la base de datos contador.mdb y solo deberá recuperarse en caso de que la computadora que contiene el Sistema de Inventarios vaya a afectar la contabilidad y no este en red con el equipo donde está instalado el Sistema de Contabilidad. Sin embargo debido al peligro de perder información se recomienda que solicite asistencia técnica a Tecsis de Costa Rica. En esta pantalla deberá seleccionar la carpeta o unidad de disco donde se encuentra la base de datos de la compañía a respaldar. Para buscarla puede dar clic en Mi PC o Mis sitios de red (si estuviera en otro equipo que esta en red). Una vez encontrada de clic sobre el archivo y de clic sobre el botón <Abrir>. Seguidamente se mostrara la pantalla de recuperación de datos. 12

17 Seleccione la compañía a recuperar de la lista de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) y pulse el botón > para pasarla a la lista de la derecha (Listado de compañías a recuperar). Luego de clic sobre el botón <Recuperar>. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en esta pantalla: Listado de Compañías en Backup: En esta ventana se muestra el listado de todas las compañías existentes en la base de datos a recuperar. Listado de Compañías a Recuperar: En esta ventana se muestra el listado de las compañías que serán recuperadas. Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). 13

18 Pasa todas las compañías de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Pasa todas las compañías de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Una vez seleccionadas las compañías a recuperar de clic en este botón para realizar la recuperación. Seguidamente se le solicitará la confirmación. De clic en el botón <Si> para recuperar la información o de clic sobre el botón <No> para cancelar la recuperación. Una vez recuperada la información se mostrará el siguiente aviso. 14

19 De clic en el botón <Aceptar> Recuperar Datos Facturación: esta opción permite recuperar la información de facturación. La cual se almacenará en la base de datos BDFacturacion.mdb y solo deberá recuperarse en caso de traslado del sistema a otro equipo. Sin embargo debido al peligro de perder información se recomienda que solicite asistencia técnica a Tecsis de Costa Rica. En esta pantalla deberá seleccionar la carpeta o unidad de disco donde se encuentra la base de datos de Facturación. Para buscarla puede dar clic en Mi PC o Mis sitios de red (si estuviera en otro equipo que esta en red). Una vez encontrada de clic sobre el archivo y de clic sobre el botón <Abrir>. 15

20 Seleccione la compañía a recuperar de la lista de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) y pulse el botón > para pasarla a la lista de la derecha (Listado de compañías a recuperar). Luego de clic sobre el botón <Recuperar>. A continuación veremos cada una de las opciones presentes en esta pantalla: Listado de Compañías en Backup: En esta ventana se muestra el listado de todas las compañías existentes en la base de datos a recuperar. Listado de Compañías a Recuperar: En esta ventana se muestra el listado de las compañías que serán recuperadas. Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). 16

21 Pasa todas las compañías de la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup) a la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar). Pasa la compañía seleccionada de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Pasa todas las compañías de la ventana de la derecha (Listado de Compañías a Recuperar) a la ventana de la izquierda (Listado de Compañías en Backup). Una vez seleccionadas las compañías a recuperar de clic en este botón para realizar la recuperación. Seguidamente se le solicitará la confirmación. De clic en el botón <Si> para recuperar la información o de clic sobre el botón <No> para cancelar la recuperación. Una vez recuperada la información se mostrara el siguiente aviso. De clic en el botón <Aceptar>. 17

22 1.5. Reportes: Al pulsar el botón de reportes se mostrará la pantalla de reportes que contiene un listado de todos los reportes disponibles para el módulo activo. La explicación detalla se encuentra en el Menú Vertical Salir: Haga clic sobre esta opción para salir del sistema. 2. Mantenimiento: Al dar clic sobre la opción Mantenimiento del Menú del Sistema se despliegan las siguientes opciones: 2.1. Mantenimiento de Compañías: Esta opción nos permite Consultar, Agregar, Modificar o Eliminar Compañías. La pantalla es como sigue: 18

23 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas compañías. Editar: permite modificar la información de una compañía. Eliminar: permite borrar una compañía que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Compañías: permite agregar una nueva compañía. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 19

24 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Compañías: seleccione la compañía que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la compañía y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información de la compañía seleccionada. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Compañías: seleccione la compañía que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la compañía y pulsando el botón <Eliminar> para borrar la compañía seleccionada. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar la compañía seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 20

25 2.2. Mantenimiento de Monedas: Esta opción nos permite Consultar, Agregar, Modificar o Eliminar monedas y tipos de cambio. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas monedas o tipos de cambio. Editar: permite modificar la información de una moneda o tipo de cambio. Eliminar: permite borrar una moneda que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Monedas o Tipos de Cambio: permite agregar una nueva moneda o tipo de cambio. Si desea agregar una nueva moneda primero deberá dar clic sobre la ventana de las monedas (izquierda) y luego dar clic sobre el botón <Nuevo> entonces se mostrará la siguiente pantalla: 21

26 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. Si desea agregar un nuevo tipo de cambio primero deberá dar clic sobre la ventana de las monedas (izquierda) y luego dar clic sobre la ventana de los tipos de cambio (derecha) después dar clic sobre el botón <Nuevo> entonces se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. 22

27 Nota: el botón de la derecha de los tipos de cambio permite obtener el tipo de cambio del dólar americano del Banco Central de Costa Rica Modificar Monedas o Tipos de Cambio: si desea modificar el nombre de una moneda seleccione la moneda que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la moneda y luego seleccione el tipo de cambio de la ventana de los tipos de cambio (derecha) por ultimo de clic sobre el botón <Editar> entonces se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Si desea modificar el tipo de cambio de una moneda seleccione la moneda que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la moneda y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información de la moneda seleccionada. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 23

28 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Monedas: seleccione la moneda que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la moneda y pulsando el botón <Eliminar> para borrar la moneda seleccionada. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar la compañía seleccionado o <No> para salirse sin borrar Clientes: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Clientes. Además de agregar información valiosa a los clientes, como descuentos por cliente, si es exonerado del impuesto de ventas total o parcialmente, etc. La pantalla es como sigue: 24

29 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos clientes. Editar: permite modificar la información de un cliente y agregar información adicional como días crédito, descuento, porcentaje de exoneración, etc. Eliminar: permite borrar un cliente que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Clientes: permite agregar un nuevo cliente. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrara la siguiente pantalla: 25

30 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Clientes: seleccione el cliente que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del cliente y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del cliente. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 26

31 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Clientes: seleccione el cliente que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del cliente y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el cliente. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar Categorías: esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Categorías o Familias de Productos que se encuentran solo en facturación. La pantalla es como sigue: 27

32 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas categorías. Editar: permite modificar la información de una categoría. Eliminar: permite borrar una categoría que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Categorías: permite agregar una nueva categoría. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 28

33 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Categorías: seleccione la categoría que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la categoría y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información de la categoría. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 29

34 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Si desea aplicar un aumento de precio a todos los productos de la categoría deberá digitar un monto en el campo Aumento. Si se trata de un porcentaje debe marcar la casilla % dando clic con el Mouse para indicar que el aumento es un porcentaje y luego pulsar el botón <Aplicar> Borrar Categorías: seleccione la categoría que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la categoría y pulsando el botón <Eliminar> para borrar la categoría. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 30

35 2.5. Productos o Servicios: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Productos o Servicios que se encuentran solo en facturación. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos productos o servicios. Editar: permite modificar la información de un producto o servicios. Eliminar: permite borrar un producto o servicio que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Productos o Servicios: permite agregar un nuevo producto o servicio. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 31

36 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Productos o Servicios: seleccione el producto o servicio que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto o servicio y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del producto o servicio. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 32

37 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Productos o Servicios: seleccione el producto o servicio que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto o servicio y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el producto o servicio. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 33

38 2.6. Productos por Cliente: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Productos o Servicios que se encuentran solo en facturación y asignarle un precio especial por cliente. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos productos o servicios con un precio especial para un cliente específico. Editar: permite modificar la información de un producto o servicio de un cliente específico. Eliminar: permite borrar un producto o servicio de un cliente específico que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Productos por Cliente: permite agregar un nuevo producto o servicio con un precio especial para un cliente específico. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 34

39 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Productos por Cliente: seleccione el producto o servicio que desea modificar de un cliente específico dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del producto. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios. 35

40 Borrar Productos por Cliente: seleccione el producto por cliente que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el producto por cliente. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar Cajas: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Cajas que se usaran en los distintos puntos de venta. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas cajas. Editar: permite modificar la información de una caja. Eliminar: permite borrar una caja que no se este usando o se haya creado por error. 36

41 Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Cajas: permite agregar una nueva caja. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Cajas: seleccione la caja que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la caja y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información de la caja. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 37

42 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Cajas: seleccione la caja que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la caja y pulsando el botón <Eliminar> para borrar la caja. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar Vendedores: Esta opción nos permite consultar, agregar, modificar o eliminar vendedores. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos vendedores. 38

43 Editar: permite modificar la información de un vendedor. Eliminar: permite borrar un vendedor que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Vendedores: permite agregar un nuevo vendedor. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Los vendedores deberán estar registrados como usuarios del sistema, aunque no es necesario que se les asigne permisos si no van a usar el sistema. Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. En el campo Usuario deberá digitar el nombre del usuario y pulsar <Enter> o dejar el campo en blanco y pulsar <Enter> para seleccionar el usuario de una lista, o bien dar clic sobre el botón de la derecha. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Vendedores: seleccione el vendedor que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del vendedor y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del usuario. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 39

44 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Vendedores: seleccione el vendedor que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del vendedor y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el vendedor. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el vendedor seleccionado o <No> para salirse sin borrar Tipos de Pago: Esta opción nos permite consultar, agregar, modificar o eliminar tipos de pago. La pantalla es como sigue: 40

45 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos tipos de pago. Editar: permite modificar la información de un tipo de pago. Eliminar: permite borrar un tipo de pago que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Tipos de Pago: permite agregar un nuevo tipo de pago. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 41

46 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Tipos de Pago: seleccione el tipo de pago que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del tipo de pago y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del tipo de pago. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Tipos de Pago: seleccione el tipo de pago que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del tipo de pago y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el vendedor. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el vendedor seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 42

47 2.10. Apartados: Desde esta pantalla se realizan los apartados. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Bodega: permite seleccionar la bodega de donde se tomaran los productos que se van a facturar. El sistema mostrará la bodega configurada. Para seleccionar una bodega distinta digite el número de la bodega y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Bodega y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar una bodega del listado de bodegas. Cliente: permite seleccionar el cliente al cual se le va a facturar. Para seleccionar un cliente digite el número del cliente y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Cliente y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un cliente del listado de clientes. Vendedor: permite seleccionar el vendedor. El sistema mostrará como vendedor al usuario del sistema. Para seleccionar un vendedor distinto digite el número del vendedor y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Vendedor y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de 43

48 la derecha del campo para seleccionar un vendedor del listado de vendedores. Fecha: el sistema muestra la fecha actual. Cédula: digite el número de cedula del cliente. Nombre: el sistema muestra el nombre del cliente. Si desea que la factura se imprima con otro nombre puede digitarlo acá. Teléfono: digite el número de teléfono del cliente. Días Plazo: se refiere al plazo en días del vencimiento del apartado. Se debe indicar un número mayor a cero. Producto: digite el código del producto. Deje el campo en blanco y pulse <Enter> para seleccionarlo de la lista de productos. Si el sistema trabajo con productos de Inventarios y de Facturación y desea incluir un producto de facturación deberá digitar el signo + seguido del numero y pulsar <Enter>, o bien solo digite el signo + y pulse <Enter> para seleccionar el producto de una lista. A la derecha del nombre del producto se encuentra un icono que podrá pulsarse para mostrar una lista de las existencias del producto por bodega. Cantidad: digite la cantidad de productos. Precio: el sistema mostrará el precio del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. Descuento: el sistema mostrará el descuento del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. De clic sobre el botón <Agregar Línea> para agregar un producto a la factura de apartado. Cuando ya no desee agregar mas productos digite un asterisco * en el campo <Producto>. 3. Misceláneos: Al dar clic sobre la opción Misceláneos del Menú del Sistema se despliegan las siguientes opciones: 44

49 3.1. Cambiar Usuario: Esta opción nos permite cambiar de usuario sin salir del sistema. La pantalla es como sigue: Ingrese el nombre del usuario y la contraseña u pulse el botón <Ingresar> para cambiar de usuario Abrir Caja: esta opción permite abrir una caja para empezar a facturar. Al terminar de facturar deberá cerrarse la caja para emitir el informe de caja. La pantalla es como sigue: 45

50 Indique el código de la caja que se usará por defecto para facturar. Para seleccionar una caja digite el código de la caja y pulse <Enter> o deje el campo en blanco y pulse <Enter> o de clic sobre el botón que aparece a la derecha del campo Caja en cuyo caso se mostrará un listado con las cajas existentes. Seleccione una caja de la lista. Para hacerlo puede utilizar las flechas de cursor para moverse a través de la lista. Una vez seleccionada 46

51 puede dar clic sobre el botón <Abrir>. Si no existiera ninguna caja puede dar clic sobre el botón <Nueva> y crear una nueva caja y seleccionarla después de creada. Una vez seleccionada la caja digite el monto del Fondo Inicial para esa caja y pulse el botón <Abrir> 3.3. Cerrar Caja: esta opción permite realizar el cierre de una caja abierta. La pantalla es como sigue: Al cerrar la caja en la pantalla de Efectivo deberá ingresar la cantidad de monedas y/o billetes que haya en caja y en la ventana de Formas de Pago deberá digitar el total en documentos de cada uno de los tipos de pago. En el campo Vales de Caja deberá ingresar el monto correspondiente a vales de caja. Pulse el botón <Aceptar> para grabar el cierre de caja o pulse la tecla <Esc> para cancelar el cierre. Una vez realizado el cierre se mostrara un reporte con la información del cierre Ver Aperturas: esta opción muestra un listado de todas las cajas que se han abierto. Además permite modificar los cierres de caja. La pantalla es como sigue: 47

52 Para imprimir un reporte de un Cierre de Caja seleccione la apertura que desea dando clic sobre la fecha de la apertura, luego pulse el botón <Imprimir> para imprimir el Cierre de Caja. Para modificar un Cierre de Caja seleccione la apertura que desea dando clic sobre la fecha de la apertura, luego pulse el botón <Editar>. Pulse la tecla <Esc> para abandonar esta pantalla Aumentar Precios de Productos: esta opción permite hacer aumentos fijos o porcentuales de un rango de categorías y dentro de un rango de clientes. La pantalla es como sigue: 48

53 Indique el rango de categorías y el rango de clientes a los cuales se aplicara el aumento. En el campo Aumento digite el monto o porcentaje del aumento. Si se tratara de un aumento por un monto fijo haga clic en la casilla del porcentaje para quitar la marca. Pulse el botón <Aceptar> para aplicar el aumento. Pulse la tecla <Esc> para salir sin aplicar el aumento Devoluciones: esta opción permite registrar devoluciones de productos por parte de nuestros clientes. La pantalla es como sigue: 49

54 A continuación veremos cada una de las opciones de la pantalla de configuración: Tipo: las devoluciones pueden ser de dos tipos: por NOTA CREDITO o por CAMBIO DIRECTO. Fecha: ingrese la fecha del documento digitándola directamente o dando clic sobre el botón de la derecha para escogerla del calendario. Factura: digite el número de la factura a la cual se le aplicara la Nota de Crédito o el Cambio Directo. # Doc.: ingrese el numero de la Nota de Crédito o de la boleta del Cambio Directo. Cliente: tanto el código del cliente como el nombre se mostraran automáticamente después de digitar el número de factura. Desc.: ingrese una breve explicación de la devolución. # Ref.: ingrese un número de referencia. Nota: al ingresar el número de factura el sistema mostrará de forma automática todas las líneas de la factura. 50

55 Para eliminar una línea (producto) de la factura deberá dar clic sobre el botón de la izquierda de la línea a borrar y luego pulsar la tecla <Suprimir>. Al hacerlo el sistema le solicitará una confirmación. Si lo que desea el modificar la cantidad de productos antes de aplicar la devolución, solo digite una nueva cantidad. Una vez realizado los cambio pulse el botón <Aceptar> para grabar la devolución. 4. Configuración: Al dar clic sobre la opción Configuración del Menú del Sistema despliegan las siguientes opciones: 4.1. Configuración: El primer paso es configurar el sistema. De clic sobre la opción Configuración. A continuación se mostrará una serie de pantallas para que ingrese la información necesaria para el sistema. A continuación veremos cada una de las opciones de la pantalla de configuración: 51

56 Afecta Módulo Contabilidad: si desea que el sistema de facturación este integrado a este módulo deberá marcar esta casilla dando clic con el Mouse. Afecta Módulo Inventarios: si desea que el sistema de facturación este integrado a este modulo deberá marcar esta casilla dando clic con el Mouse. Afecta Módulo Cuentas por Cobrar: si desea que el sistema de facturación este integrado a este modulo deberá marcar esta casilla dando clic con el Mouse. Ultima Factura Impresa: Ingrese el número de la ultima factura que se imprimió o hizo manualmente. Ultimo Recibo Impreso: Ingrese el número del último recibo que se imprimió o hizo manualmente. Ultima Nota Crédito: Ingrese el número de la última nota de crédito que se imprimió o hizo manualmente. Caja: Indique el código de la caja que se usará por defecto para facturar. Si existen varios puntos de venta, no se preocupe ya que al abrir una caja esta quedará seleccionada para el punto de venta donde se abrió. Para seleccionar una caja digite el código de la caja y pulse <Enter> o deje el campo en blanco y pulse <Enter> o de clic sobre el botón que aparece a la derecha del campo caja en cuyo caso se mostrará un listado con las cajas existentes. 52

57 Seleccione una caja de la lista. Para hacerlo puede utilizar las flechas de cursor para moverse a través de la lista. Una vez seleccionada puede dar clic sobre el botón <Abrir>. Si no existiera ninguna Caja puede dar clic sobre el botón <Nueva> y crear una nueva caja y seleccionarla después de creada. Moneda Facturación: Indique la moneda en que se facturará dando clic sobre el icono de la izquierda y seleccionando la moneda. Al facturar también podrá seleccionar una moneda diferente a la configurada. Factor de Redondeo: digite el número al cual desea que el sistema de facturación redondee el total de la factura. El sistema redondeará al número que este más cercano al indicado o a cero. Ej. Si digitó el número 5 el sistema redondeará el total de la factura al número que este mas cercano a 5 o a cero. Use un número igual a la denominación menor de la moneda local. Mediante Precios Definidos por Cliente: si desea manejar los precios de los productos diferentes para cada cliente puede marcar esta opción. De hacerlo posteriormente deberá ingresar los precios para de los productos para cada cliente. (No es una práctica muy recomendable). Mediante Productos Generales: marque esta opción si los precios de los productos estarán definidos por producto y no por cliente. Código del Cliente: Indique el código Si indico que afectara el modulo de contabilidad deberá dar clic sobre la pestaña Contabilidad e ingresa la información que se le solicita. 53

58 Indique los códigos de las distintas cuentas contables que se le solicitan. Si alguna cuenta no existe o no se va a utilizar digite un cero y pulse <Enter>. Para indicar un código de cuenta solo deberá dejar el campo en blanco y pulsar <Enter> y seleccionar la cuenta de una lista o bien puede dar clic sobre el botón de la derecha de la cuenta. En el campo Número de Asiento digite el número en que desea que queden registradas contablemente las facturas. Si indicó que afectara el módulo de inventarios deberá dar clic sobre la pestaña Inventarios e ingresar la información que se le solicita. 54

59 Bodega: Indique el código de la bodega que se utilizará por defecto al facturar. Para seleccionar una bodega digite el código de la bodega y pulse <Enter> o deje el campo en blanco y pulse <Enter> o de clic sobre el botón que aparece a la derecha del campo bodega en cuyo caso se mostrará un listado con las bodegas existentes. Al facturar se puede seleccionar una bodega diferente a la configurada. Bodega Apartados: Indique el código de la bodega de apartados que se utilizará por defecto al facturar. Para seleccionar una bodega digite el código de la bodega y pulse <Enter> o deje el campo en blanco y pulse <Enter> o de clic sobre el botón que aparece a la derecha del campo bodega en cuyo caso se mostrará un listado con las bodegas existentes. Permite facturar sin existencias: si desea que al facturar el sistema no verifique las existencias marque esta casilla dando clic con el Mouse. Para continuar de clic sobre la pestaña Impresora Facturas e ingrese la información que se le solicita. 55

60 Seleccionar Impresora al Imprimir: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le muestre las impresoras configuradas cada vez que se dispone a imprimir una factura. Se Imprimirán Recibos: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema imprima recibos de dinero para cada factura de contado. Seleccionar Impresora: de clic sobre este botón para seleccionar una impresora por defecto en la que siempre se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrara una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. # Copias: digite el número de copias que desea imprimir de cada factura. # Líneas por Página: digite el número de líneas que caben en la factura. El sistema también usara este número para limitar la cantidad de líneas ingresadas por factura. 56

61 Si en la pantalla anterior marco la casilla Se Imprimirán Recibos deberá dar clic sobre la pestaña Impresora Recibos e ingresar la información que se le solicita. Seleccionar Impresora al Imprimir: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le muestre las impresoras configuradas cada vez que se dispone a imprimir un recibo. Seleccionar Impresora: de clic sobre este botón para seleccionar una impresora por defecto en la que siempre se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrara una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. # Copias: digite el número de copias que desea imprimir de cada factura. Para continuar de clic sobre la pestaña Otros e ingrese la información que se le solicita. 57

62 Permita Cambiar Nombre del Producto al Facturar: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le permita cambiar el nombre de los productos al facturar. Permita Cambiar Precio al Facturar: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le permita cambiar el precio de los productos al facturar. Permita Aplicar Descuentos por Producto: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le permita cambiar el nombre de los productos al facturar. Archivo Formato Factura: de clic sobre el botón de la derecha de esta opción para seleccionar el archivo del formato de la factura con la que se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrará una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. (Normalmente el nombre del archivo ya viene puesto, de manera que no necesitara seleccionarlo). Archivo Formato Recibo: si el sistema está configurado para imprimir recibos de clic sobre el botón de la derecha de esta opción 58

63 para seleccionar el archivo del formato del recibo con la que se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrará una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. (Normalmente el nombre del archivo ya viene puesto, de manera que no necesitara seleccionarlo). De clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. 5. Seguridad: Al dar clic sobre la opción Misceláneos del Menú del Sistema se despliegan las siguientes opciones: 5.1. Cambiar Contraseña: De clic sobre la opción Cambiar Contraseña para modificar su contraseña. Al hacerlo se le solicitará el nombre del usuario y la contraseña o password actual. 59

64 Ingrese la información solicitada y pulse el botón <Ingresar>. A continuación se muestra la pantalla para variar la contraseña o password: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Login: el sistema muestra el login del usuario. Password: digite la contraseña o password actual. Password Nuevo: digite la nueva contraseña o password. Repita el Password: digite nuevamente la nueva contraseña o password. Vigencia en días: el sistema muestra automáticamente la vigencia del password. Pulse el botón <Aceptar> para grabar la nueva contraseña o password Usuarios: De clic sobre la opción Usuarios del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 60

65 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos usuarios. Editar: permite modificar la información de un usuario. Eliminar: permite borrar un usuario que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Usuarios: permite agregar un nuevo usuario. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 61

66 Digite la información que se le solicita y pulse el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse el botón <Cancelar> para salir sin agregar el nuevo usuario Modificar Usuarios: permite cambiar la información de un usuario, como nombre, contraseña o vigencia de la misma. La pantalla es como sigue: Modifique la información que desee y pulse la tecla <Aceptar> para grabar los cambios. Pulse el botón <Cancelar> para salir sin grabar los cambios Borrar Usuarios: seleccione el usuario que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del usuario y pulsando el botón <Eliminar> para borrarlo. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 62

67 5.3.. Permisos: De clic sobre la opción Permisos del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la asignación de permisos para un usuario. Editar: permite modificar los permisos de un usuario. Eliminar: permite borrar los permisos de un usuario que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Asignar Permisos: permite asignar permisos a un usuario. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 63

68 A continuación veremos cada una de las opciones de la pantalla de asignación de permisos: Login: digite el login del usuario o deje en blanco el campo y pulse la tecla <Enter> o de clic sobre el botón de la derecha del campo y seleccione el usuario de la lista de usuarios. Nombre: el sistema despliega automáticamente el nombre del usuario correspondiente al login ingresado. Compañía: el sistema despliega automáticamente el nombre de la compañía sobre la cual se asignaran los permisos al usuario seleccionado. Tipo de Usuario: el sistema despliega automáticamente el tipo de usuario correspondiente al login ingresado. Permisos: muestra una lista de los permisos correspondientes al tipo de usuario. De clic con el Mouse sobre las casillas de la columna OK para marcar o quitar la marca de cada permiso. Las casillas marcadas son los permisos a que tiene derecho el usuario. Pulse el botón <Aceptar> para grabar los permisos asignados al usuario. Pulse la tecla <Esc> para salirse sin grabar los permisos Modificar Permisos: permite agregar o quitar permisos asignados al usuario indicado. Al dar clic sobre el botón <Editar> se mostrará la siguiente pantalla: 64

69 De clic con el Mouse sobre las casillas de la columna OK de la ventana Permisos para marcar o quitar la marca de cada permiso. Las casillas marcadas son los permisos a que tiene derecho el usuario Borrar Permisos: seleccione el usuario al que desea eliminarle los permisos asignados dando clic con el Mouse sobre el nombre del usuario y pulsando el botón <Eliminar> para borrar los permisos asignados. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar los permisos asignados al usuario seleccionado o <No> para salirse sin borrar Configurar Permisos: De clic sobre la opción Configurar Permisos del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 65

70 Marque las casillas de la columna Solicitar Password que desea que le pida password al ingresar a esa opción o quite las marcas de la misma forma. Para hacerlo de clic con el Mouse sobre la casilla correspondiente al permiso. Para volver a dejar los permisos configurados como los trae el sistema originalote solo de clic sobre el botón <Valores Sist>. Pulse el botón <Aceptar> para guardar los cambios o de clic sobre el botón <Cancelar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla sin grabar los cambios Bitácora: De clic sobre la opción Bitácora del Menú del Sistema. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 66

71 A continuación veremos cada una de las opciones de la pantalla de bitácora: Login: digite el login del usuario que desea consultar o deje en blanco el campo para consultar todos los usuarios. Desde: Ingrese la fecha inicial de la consulta o de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar la fecha del calendario. Hasta: Ingrese la fecha final de la consulta o de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar la fecha del calendario. Pulse el botón <Ver> para hacer la consulta en base a los parámetros ingresados. De clic sobre el botón <Cancelar> para salir de esta pantalla. 6. Ayuda: Al dar clic sobre la opción Ayuda del Menú del Sistema se despliegan las siguientes opciones: 67

72 6.1. Acerca de : De clic sobre la opción Acerca de para consultar información sobre el sistema como número de Serie y Versión del mismo. La pantalla informativa es como sigue: 6.2. Contenido: De clic sobre la opción Contenido para obtener ayuda sobre el manejo del sistema. También puede pulsar la tecla <F1>. 68

73 Menú Vertical: El menú horizontal es el que esta situado en la parte izquierda de la pantalla. Este menú esta dividido en el Menú General y el Menú de Facturación. 1. Configuración: El primer paso es configurar el sistema. De clic sobre el botón <Configuración>. A continuación se mostrará una serie de pantallas para que ingrese la información necesaria para el sistema. A continuación veremos cada una de las opciones de la pantalla de configuración: Afecta Módulo Contabilidad: si desea que el sistema de facturación este integrado a este módulo deberá marcar esta casilla dando clic con el Mouse. Afecta Módulo Inventarios: si desea que el sistema de facturación este integrado a este modulo deberá marcar esta casilla dando clic con el Mouse. 69

74 Afecta Módulo Cuentas por Cobrar: si desea que el sistema de facturación este integrado a este modulo deberá marcar esta casilla dando clic con el Mouse. Ultima Factura Impresa: Ingrese el número de la ultima factura que se imprimió o hizo manualmente. Ultimo Recibo Impreso: Ingrese el número del último recibo que se imprimió o hizo manualmente. Ultima Nota Crédito: Ingrese el número de la última nota de crédito que se imprimió o hizo manualmente. Caja: Indique el código de la caja que se usará por defecto para facturar. Si existen varios puntos de venta, no se preocupe ya que al abrir una caja esta quedará seleccionada para el punto de venta donde se abrió. Para seleccionar una caja digite el código de la caja y pulse <Enter> o deje el campo en blanco y pulse <Enter> o de clic sobre el botón que aparece a la derecha del campo caja en cuyo caso se mostrará un listado con las cajas existentes. Seleccione una caja de la lista. Para hacerlo puede utilizar las flechas de cursor para moverse a través de la lista. Una vez seleccionada puede dar 70

75 clic sobre el botón <Abrir>. Si no existiera ninguna Caja puede dar clic sobre el botón <Nueva> y crear una nueva caja y seleccionarla después de creada. Moneda Facturación: Indique la moneda en que se facturará dando clic sobre el icono de la izquierda y seleccionando la moneda. Al facturar también podrá seleccionar una moneda diferente a la configurada. Factor de Redondeo: digite el número al cual desea que el sistema de facturación redondee el total de la factura. El sistema redondeará al número que este más cercano al indicado o a cero. Ej. Si digitó el número 5 el sistema redondeará el total de la factura al número que este mas cercano a 5 o a cero. Use un número igual a la denominación menor de la moneda local. Mediante Precios Definidos por Cliente: si desea manejar los precios de los productos diferentes para cada cliente puede marcar esta opción. De hacerlo posteriormente deberá ingresar los precios para de los productos para cada cliente. (No es una práctica muy recomendable). Mediante Productos Generales: marque esta opción si los precios de los productos estarán definidos por producto y no por cliente. Código del Cliente: Indique el código Si indico que afectara el modulo de contabilidad deberá dar clic sobre la pestaña Contabilidad e ingresa la información que se le solicita. 71

76 Indique los códigos de las distintas cuentas contables que se le solicitan. Si alguna cuenta no existe o no se va a utilizar digite un cero y pulse <Enter>. Para indicar un código de cuenta solo deberá dejar el campo en blanco y pulsar <Enter> y seleccionar la cuenta de una lista o bien puede dar clic sobre el botón de la derecha de la cuenta. En el campo Número de Asiento digite el número en que desea que queden registradas contablemente las facturas. Si indicó que afectara el módulo de inventarios deberá dar clic sobre la pestaña Inventarios e ingresar la información que se le solicita. 72

77 Bodega: Indique el código de la bodega que se utilizará por defecto al facturar. Para seleccionar una bodega digite el código de la bodega y pulse <Enter> o deje el campo en blanco y pulse <Enter> o de clic sobre el botón que aparece a la derecha del campo bodega en cuyo caso se mostrará un listado con las bodegas existentes. Al facturar se puede seleccionar una bodega diferente a la configurada. Bodega Apartados: Indique el código de la bodega de apartados que se utilizará por defecto al facturar. Para seleccionar una bodega digite el código de la bodega y pulse <Enter> o deje el campo en blanco y pulse <Enter> o de clic sobre el botón que aparece a la derecha del campo bodega en cuyo caso se mostrará un listado con las bodegas existentes. Permite facturar sin existencias: si desea que al facturar el sistema no verifique las existencias marque esta casilla dando clic con el Mouse. Para continuar de clic sobre la pestaña Impresora Facturas e ingrese la información que se le solicita. 73

78 Seleccionar Impresora al Imprimir: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le muestre las impresoras configuradas cada vez que se dispone a imprimir una factura. Se Imprimirán Recibos: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema imprima recibos de dinero para cada factura de contado. Seleccionar Impresora: de clic sobre este botón para seleccionar una impresora por defecto en la que siempre se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrara una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. # Copias: digite el número de copias que desea imprimir de cada factura. # Líneas por Página: digite el número de líneas que caben en la factura. El sistema también usara este número para limitar la cantidad de líneas ingresadas por factura. 74

79 Si en la pantalla anterior marco la casilla Se Imprimirán Recibos deberá dar clic sobre la pestaña Impresora Recibos e ingresar la información que se le solicita. Seleccionar Impresora al Imprimir: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le muestre las impresoras configuradas cada vez que se dispone a imprimir un recibo. Seleccionar Impresora: de clic sobre este botón para seleccionar una impresora por defecto en la que siempre se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrara una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. # Copias: digite el número de copias que desea imprimir de cada factura. Para continuar de clic sobre la pestaña Otros e ingrese la información que se le solicita. 75

80 Permita Cambiar Nombre del Producto al Facturar: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le permita cambiar el nombre de los productos al facturar. Permita Cambiar Precio al Facturar: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le permita cambiar el precio de los productos al facturar. Permita Aplicar Descuentos por Producto: marque esta casilla dando clic con el Mouse si desea que el sistema le permita cambiar el nombre de los productos al facturar. Archivo Formato Factura: de clic sobre el botón de la derecha de esta opción para seleccionar el archivo del formato de la factura con la que se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrará una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. (Normalmente el nombre del archivo ya viene puesto, de manera que no necesitara seleccionarlo). Archivo Formato Recibo: si el sistema está configurado para imprimir recibos de clic sobre el botón de la derecha de esta opción 76

81 para seleccionar el archivo del formato del recibo con la que se imprimirán las facturas. Al hacerlo se mostrará una ventana con las impresoras disponibles de clic sobre la impresora deseada y de clic sobre el botón <Imprimir>. La información de la impresora (nombre, Controlador y Puerto) se mostrará en los campos indicados. (Normalmente el nombre del archivo ya viene puesto, de manera que no necesitara seleccionarlo). De clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. 2. Clientes: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Clientes. Además de agregar información valiosa a los clientes, como descuentos por cliente, si es exonerado del impuesto de ventas total o parcialmente, etc. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos clientes. Editar: permite modificar la información de un cliente y agregar información adicional como días crédito, descuento, porcentaje de exoneración, etc. Eliminar: permite borrar un cliente que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla. 77

82 2.1. Agregar Clientes: permite agregar un nuevo cliente. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrara la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Clientes: seleccione el cliente que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del cliente y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del cliente. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 78

83 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar> Borrar Clientes: seleccione el cliente que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del cliente y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el cliente. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 3. Categorías: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Categorías o Familias de Productos que se encuentran solo en facturación. La pantalla es como sigue: 79

84 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas categorías. Editar: permite modificar la información de una categoría. Eliminar: permite borrar una categoría que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Categorías: permite agregar una nueva categoría. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 80

85 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Categorías: seleccione la categoría que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la categoría y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información de la categoría. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 81

86 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Si desea aplicar un aumento de precio a todos los productos de la categoría deberá digitar un monto en el campo Aumento. Si se trata de un porcentaje debe marcar la casilla % dando clic con el Mouse para indicar que el aumento es un porcentaje y luego pulsar el botón <Aplicar> Borrar Categorías: seleccione la categoría que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la categoría y pulsando el botón <Eliminar> para borrar la categoría. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 82

87 4. Productos o Servicios: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Productos o Servicios que se encuentran solo en facturación. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos productos o servicios. Editar: permite modificar la información de un producto o servicios. Eliminar: permite borrar un producto o servicio que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Productos o Servicios: permite agregar un nuevo producto o servicio. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 83

88 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Productos o Servicios: seleccione el producto o servicio que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto o servicio y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del producto o servicio. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 84

89 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Productos o Servicios: seleccione el producto o servicio que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto o servicio y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el producto o servicio. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 85

90 5. Productos por Cliente: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Productos o Servicios que se encuentran solo en facturación y asignarle un precio especial por cliente. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos productos o servicios con un precio especial para un cliente específico. Editar: permite modificar la información de un producto o servicio de un cliente específico. Eliminar: permite borrar un producto o servicio de un cliente específico que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Productos por Cliente: permite agregar un nuevo producto o servicio con un precio especial para un cliente específico. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 86

91 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Productos por Cliente: seleccione el producto o servicio que desea modificar de un cliente específico dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del producto. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios. 87

92 5.3. Borrar Productos por Cliente: seleccione el producto por cliente que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del producto y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el producto por cliente. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 6. Cajas: Esta opción nos permite agregar, modificar o eliminar Cajas que se usaran en los distintos puntos de venta. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevas cajas. Editar: permite modificar la información de una caja. Eliminar: permite borrar una caja que no se este usando o se haya creado por error. 88

93 Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Cajas: permite agregar una nueva caja. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Cajas: seleccione la caja que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la caja y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información de la caja. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 89

94 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Cajas: seleccione la caja que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre de la caja y pulsando el botón <Eliminar> para borrar la caja. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el cliente seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 7. Reportes: Esta opción nos permite imprimir o visualizar los distintos reportes del sistema. La pantalla es como sigue: Seleccione el reporte que desee dando clic con el Mouse sobre el nombre del reporte y pulsando alguno de los botones de abajo. Una vez hecho se desplegará la pantalla de 'Parámetros de Impresión' que permite cambiar 90

95 algunas opciones del reporte. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. Pulse este botón si lo que desea el grabar el reporte en formato de Microsoft Word. Pulse este botón para grabar el reporte en formato de Microsoft Excel. Pulsando este botón puede ver el reporte por pantalla. Una vez visualizado en pantalla desde ahí podrá imprimirlo se lo desea. Si lo que desea es imprimir el reporte a la impresora o enviarlo por fax, pulse este botón. 91

96 7.1. Reporte de Caja Detallado: al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. 92

97 Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Producto: al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de productos a imprimir. 93

98 Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Cliente (Detallado): al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. 94

99 En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Aquí podrá seleccionar un rango de clientes a imprimir marcando la opción Clientes y digitando el código del cliente inicial y el código del cliente final. 95

100 Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Tipo (Crédito/Contado): al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. 96

101 Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Seleccione el tipo de facturas que desea imprimir en el reporte: CREDITO o CONTADO. Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Listado de Cotizaciones: al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. 97

102 En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Aquí podrá seleccionar un rango de clientes a imprimir marcando la opción Clientes y digitando el código del cliente inicial y el código del cliente final. 98

103 Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Producto por Cliente (Resumido): al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. 99

104 Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Aquí podrá seleccionar un rango de clientes a imprimir marcando la opción Clientes y digitando el código del cliente inicial y el código del cliente final. Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Producto por Cliente (Detallado): al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. 100

105 En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. 101

106 Aquí podrá seleccionar un rango de clientes a imprimir marcando la opción Clientes y digitando el código del cliente inicial y el código del cliente final. Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Cliente por Producto (Detallado): al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. 102

107 Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Aquí podrá seleccionar un rango de clientes a imprimir marcando la opción Clientes y digitando el código del cliente inicial y el código del cliente final. Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Vendedor: al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. 103

108 En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. 104

109 Aquí podrá seleccionar un vendedor a imprimir digitando el código del vendedor o dando <Enter> al campo en blanco o pulsando el botón de la derecha del campo Vendedor para seleccionarlo de una lista. Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Listado de Apartados (Resumido): al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. 105

110 Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Ventas por Cliente (Resumido): al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. 106

111 En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Aquí podrá seleccionar un rango de fechas a imprimir marcando la opción Fechas y digitando la fecha inicial y la fecha final, o dando clic sobre el botón de la derecha de las fechas para seleccionarlas del calendario. Recuerde que la fecha final no puede ser mayor a la fecha del reporte de la pantalla anterior. Aquí podrá seleccionar un rango de clientes a imprimir marcando la opción Clientes y digitando el código del cliente inicial y el código del cliente final. 107

112 Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Apartados con Abonos: al seleccionar este reporte se mostrará la pantalla de Parámetros de Impresión. En esta pantalla se muestra la fecha del reporte. Si desea puede cambiar la fecha para imprimir la información a otra fecha. Seleccione el apartado dejando el campo en blanco y pulsando la tecla <Enter> o dando clic sobre el botón de la derecha para seleccionar el apartado de la lista de apartados. 108

113 Para imprimir este reporte de clic sobre el botón <Aceptar> o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. 8. Vendedores: Esta opción nos permite consultar, agregar, modificar o eliminar vendedores. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos vendedores. Editar: permite modificar la información de un vendedor. Eliminar: permite borrar un vendedor que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Vendedores: permite agregar un nuevo vendedor. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 109

114 Los vendedores deberán estar registrados como usuarios del sistema, aunque no es necesario que se les asigne permisos si no van a usar el sistema. Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. En el campo Usuario deberá digitar el nombre del usuario y pulsar <Enter> o dejar el campo en blanco y pulsar <Enter> para seleccionar el usuario de una lista, o bien dar clic sobre el botón de la derecha. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Vendedores: seleccione el vendedor que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del vendedor y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del usuario. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: 110

115 Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Vendedores: seleccione el vendedor que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del vendedor y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el vendedor. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el vendedor seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 9. Tipos de Pago: Esta opción nos permite consultar, agregar, modificar o eliminar tipos de pago. La pantalla es como sigue: 111

116 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Nuevo: permite la creación de nuevos tipos de pago. Editar: permite modificar la información de un tipo de pago. Eliminar: permite borrar un tipo de pago que no se este usando o se haya creado por error. Cerrar: pulse la tecla <Esc> o este botón para salir de esta pantalla Agregar Tipos de Pago: permite agregar un nuevo tipo de pago. Al dar clic sobre el botón <Nuevo> se mostrará la siguiente pantalla: 112

117 Ingrese la información que se le solicita y de clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la información. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla Modificar Tipos de Pago: seleccione el tipo de pago que desea modificar dando clic con el Mouse sobre el nombre del tipo de pago y pulsando el botón <Modificar> para modificar la información del tipo de pago. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Modifique los datos que desee y pulse el botón <Aceptar>. Pulse la tecla <Esc> para salir sin grabar los cambios Borrar Tipos de Pago: seleccione el tipo de pago que desea eliminar dando clic con el Mouse sobre el nombre del tipo de pago y pulsando el botón <Eliminar> para borrar el vendedor. Al hacerlo se mostrará la siguiente pantalla: Pulse el botón <Si> para borrar el vendedor seleccionado o <No> para salirse sin borrar. 113

118 10. Facturar: Esta opción nos permite facturar. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Bodega: permite seleccionar la bodega de donde se tomaran los productos que se van a facturar. El sistema mostrará la bodega configurada. Para seleccionar una bodega distinta digite el número de la bodega y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Bodega y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar una bodega del listado de bodegas. Cliente: permite seleccionar el cliente al cual se le va a facturar. Para seleccionar un cliente digite el número del cliente y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Cliente y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un cliente del listado de clientes. Vendedor: permite seleccionar el vendedor. El sistema mostrará como vendedor al usuario del sistema. Para seleccionar un vendedor distinto digite el número del vendedor y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Vendedor y pulse 114

119 <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un vendedor del listado de vendedores. Moneda: el sistema mostrara la moneda configurada. Si desea hacer la factura en una moneda diferente de clic sobre el icono de la moneda y seleccione una moneda del listado de monedas. La factura se imprimirá en la moneda indicada. Tipo: seleccione CONTADO o CREDITO usando las flechar del cursor. Días Crédito: si selecciono el tipo de CONTADO deberá indicar un número mayor a cero en el campo Días Crédito. Cotización: si la factura corresponde a una cotización realizada anteriormente puede hacer referencia a la cotización digitando el número de la cotización en el campo Cotización, en dicho caso el sistema desplegará los productos cotizados. Fecha: el sistema muestra la fecha actual. Nombre: el sistema muestra el nombre del cliente. Si desea que la factura se imprima con otro nombre puede digitarlo acá. O.C.: si la factura corresponde a una orden de compra previa puede hacer referencia a la orden de compra digitando el número de la misma en el campo O.C.. Producto: digite el código del producto. Deje el campo en blanco y pulse <Enter> para seleccionarlo de la lista de productos. Si el sistema trabajo con productos de Inventarios y de Facturación y desea incluir un producto de facturación deberá digitar el signo + seguido del numero y pulsar <Enter>, o bien solo digite el signo + y pulse <Enter> para seleccionar el producto de una lista. A la derecha del nombre del producto se encuentra un icono que podrá pulsarse para mostrar una lista de las existencias del producto por bodega. Cantidad: digite la cantidad de productos. Precio: el sistema mostrará el precio del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. Descuento: el sistema mostrará el descuento del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. Exonerado: en esta campo se mostrara el porcentaje de exoneración que tiene el cliente. Si desea modificar esta información deberá hacerlo desde la opción Clientes. 115

120 De clic sobre el botón <Agregar Línea> para agregar un producto a la factura. Cuando ya no desee agregar mas productos digite un asterisco * en el campo <Producto>. De clic sobre el botón <Imprimir> para imprimir la factura. Si la factura es de contado se desplegará la siguiente pantalla: Digite el monto del pago en el tipo de pago correspondiente y pulse <Enter> varias veces hasta que la pantalla desaparezca. Una vez impresa la factura se desplegara la siguiente pantalla: 116

121 Si la factura se imprimió sin problemas pulse la tecla <Enter> o de clic sobre el botón Si, de lo contrario de clic sobre el botón No. Pulsando este botón puede ver un listado de todas las facturas realizadas. De clic sobre el botón <Anular> para anular la factura seleccionada. Para seleccionar una factura de clic sobre el número de la factura. 11. Recibos: Esta opción nos permite registrar abonos a las facturas o a los apartados. La pantalla es como sigue: 117

122 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Cliente: digite el numero de cliente, deje en blanco el campo y pulse la tecla <Enter> o de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un cliente de la lista de clientes. Recibo: ingrese el número de recibo. Fecha: el sistema mostrara la fecha actual. Digite una fecha diferente o de clic sobre el botón de la derecha para seleccionarla del calendario. Moneda: seleccione la moneda del abono dando clic sobre el icono de moneda. Monto: ingrese el monto del abono. Factura: ingrese el número de factura a la cual esta abonando. es Apartado: marque esta casilla dando clic sobre la misma para indicar que se trata de un abono a un apartado. De clic sobre el botón <Aceptar> para grabar el abono o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla sin grabar el abono. De clic sobre el botón <Ver> para ver un listado de abonos como el siguiente: 118

123 De clic sobre el botón <Borrar> para eliminar el abono. Si lo que desea es modificar algún dato del abono pulse el botón <Editar>. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. 12. Cotizaciones: Esta opción nos permite hacer cotizaciones de productos para nuestros clientes. La pantalla es como sigue: 119

124 Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Sistema de Facturación Cliente: permite seleccionar el cliente al cual se le va a facturar. Para seleccionar un cliente digite el número del cliente y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Cliente y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un cliente del listado de clientes. Vendedor: permite seleccionar el vendedor. El sistema mostrará como vendedor al usuario del sistema. Para seleccionar un vendedor distinto digite el número del vendedor y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Vendedor y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un vendedor del listado de vendedores. Forma: seleccione CONTADO o CREDITO dando clic con el Mouse y moviéndose con las flechas de cursor. Fecha: el sistema muestra la fecha actual. Vigencia: digite el la vigencia de la cotización en días. Moneda: el sistema mostrara la moneda configurada. Si desea hacer la factura en una moneda diferente de clic sobre el icono de la moneda y seleccione una moneda del listado de monedas. La factura se imprimirá en la moneda indicada. Contacto: digite el nombre del contacto. Teléfono: digite el/los números telefónicos del cliente. Facturar a: Escriba a nombre de quien se facturará. Entregar a: escriba el nombre de la persona que recibirá la mercadería/cotización. Solicitado por: escriba el nombre de la persona que solicito la cotización. Hecho por: escriba el nombre de la persona que preparo la cotización. Aprobado por: escriba el nombre de la persona que aprobó el envió de la cotización. Plazo Entrega: digite el plazo de entrega del producto en días. Observaciones: escriba algún comentario o descripción. Código: digite el código del producto. Deje el campo en blanco y pulse <Enter> para seleccionarlo de la lista de productos. Si el sistema trabajo con productos de Inventarios y de Facturación y desea incluir un producto de facturación deberá digitar el signo + seguido del numero y pulsar <Enter>, o bien solo digite el signo + y pulse <Enter> para seleccionar el producto de una lista. A la derecha del nombre del producto 120

125 se encuentra un icono que podrá pulsarse para mostrar una lista de las existencias del producto por bodega. Descripción: el sistema muestra la descripción del producto correspondiente al código digitado. Cantidad: digite la cantidad de productos. Costo: el sistema mostrará el precio del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. Total: muestra el total producto de la multiplicación de la cantidad por el costo. Descuento: el sistema mostrará el descuento del producto. Exonerado: en este campo se mostrará el porcentaje de exoneración que tiene el cliente. Si desea modificar esta información deberá hacerlo desde la opción Clientes. De clic sobre el botón <Aceptar> para grabar la cotización o pulse la tecla <Esc> para abandonar esta pantalla sin grabar. De clic sobre el botón <Ver> para ver un listado de las cotizaciones realizadas. La pantalla es como sigue: En esta pantalla se muestran la información de las cotizaciones en dos columnas: en la primera columna (izquierda) muestra los números de cotización y la fecha y en la columna de la derecha el detalle de los productos cotizados. Algunas opciones disponibles en esta pantalla son las siguientes: 121

126 Anular: permite la anulación de una cotización. Editar: permite modificar el contenido de una cotización. Imprimir: permite imprimir una cotización. Seleccione la cotización dando clic sobre el número de la cotización ubicado en la columna de la izquierda, luego pulse el botón correspondiente a la actividad que desea realizar. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. 13. Prefacturar: Desde esta pantalla se puede prefacturar. Una vez realizada la prefacturación al facturar el sistema carga los productos de la prefacturación automáticamente al seleccionar el cliente. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Cliente: permite seleccionar el cliente al cual se le va a facturar. Para seleccionar un cliente digite el número del cliente y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Cliente y pulse 122

127 <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un cliente del listado de clientes. Nombre: el sistema muestra el nombre del cliente automáticamente. Si desea cambiar el nombre puede hacerlo escribiendo un nombre diferente. Días Crédito: si selecciono el tipo de CONTADO deberá indicar un número mayor a cero en el campo Días Crédito. Producto: digite el código del producto. Deje el campo en blanco y pulse <Enter> para seleccionarlo de la lista de productos. Si el sistema trabajo con productos de Inventarios y de Facturación y desea incluir un producto de facturación deberá digitar el signo + seguido del numero y pulsar <Enter>, o bien solo digite el signo + y pulse <Enter> para seleccionar el producto de una lista. A la derecha del nombre del producto se encuentra un icono que podrá pulsarse para mostrar una lista de las existencias del producto por bodega. Cantidad: digite la cantidad de productos. Precio: el sistema mostrará el precio del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. Descuento: el sistema mostrará el descuento del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. De clic sobre el botón <Agregar Línea> para agregar un producto a la factura. Cuando ya no desee agregar mas productos digite un asterisco * en el campo <Producto> y pulse la tecla <Enter>. De clic sobre el botón <Guardar> para guardar la prefacturación que luego será impresa con la opción Facturar del menú vertical. Al hacerlo se mostrará el siguiente mensaje: 123

128 Pulse el botón <Aceptar> para finalizar. De clic sobre el botón <Ver> para ver todas las prefacturaciones. La pantalla es como sigue: En esta pantalla se muestran todas las prefacturaciones pendientes de facturar de cada uno de los clientes. En la columna de la izquierda se muestra el cliente y en la de la derecha el detalle de los productos prefacturados. Seleccione el cliente dando clic con el Mouse sobre del nombre del cliente ubicado en la columna de la izquierda ay pulse el botón <Eliminar> para eliminar la prefacturación de un cliente. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. 124

129 14. Apartados: Desde esta pantalla se realizan los apartados. La pantalla es como sigue: Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: Bodega: permite seleccionar la bodega de donde se tomaran los productos que se van a facturar. El sistema mostrará la bodega configurada. Para seleccionar una bodega distinta digite el número de la bodega y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Bodega y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar una bodega del listado de bodegas. Cliente: permite seleccionar el cliente al cual se le va a facturar. Para seleccionar un cliente digite el número del cliente y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Cliente y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un cliente del listado de clientes. Vendedor: permite seleccionar el vendedor. El sistema mostrará como vendedor al usuario del sistema. Para seleccionar un vendedor distinto digite el número del vendedor y pulse <Enter> o deje en blanco el campo Vendedor y pulse <Enter>, o bien de clic sobre el botón de 125

130 la derecha del campo para seleccionar un vendedor del listado de vendedores. Fecha: el sistema muestra la fecha actual. Cédula: digite el número de cedula del cliente. Nombre: el sistema muestra el nombre del cliente. Si desea que la factura se imprima con otro nombre puede digitarlo acá. Teléfono: digite el número de teléfono del cliente. Días Plazo: se refiere al plazo en días del vencimiento del apartado. Se debe indicar un número mayor a cero. Producto: digite el código del producto. Deje el campo en blanco y pulse <Enter> para seleccionarlo de la lista de productos. Si el sistema trabajo con productos de Inventarios y de Facturación y desea incluir un producto de facturación deberá digitar el signo + seguido del numero y pulsar <Enter>, o bien solo digite el signo + y pulse <Enter> para seleccionar el producto de una lista. A la derecha del nombre del producto se encuentra un icono que podrá pulsarse para mostrar una lista de las existencias del producto por bodega. Cantidad: digite la cantidad de productos. Precio: el sistema mostrará el precio del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. Descuento: el sistema mostrará el descuento del producto. Si desea puede variar el precio del producto digitando un nuevo precio siempre y cuando esta especificado en la configuración y el usuario cuente con el permiso respectivo. De clic sobre el botón <Agregar Línea> para agregar un producto a la factura de apartado. Cuando ya no desee agregar mas productos digite un asterisco * en el campo <Producto>. De clic sobre el botón <Imprimir> para imprimir el apartado o pulse la tecla <Esc> para abandonar esta pantalla sin grabar la información. De clic sobre el botón <Ver> para ver un listado de todos los apartados. La pantalla es como sigue: 126

131 A continuación veremos cada una de las opciones de esta pantalla. Abonar: permite realizar un abono a un apartado. Liquidar: permite liquidad un apartado. Reimprimir: permite reimprimir un apartado. Anular: permite anular un apartado Abonar: Seleccione el número del apartado dando clic con el Mouse sobre el número del apartado, luego pulse el botón <Abonar > para realizar un abono al apartado seleccionado. Veamos cada una de las opciones de esta pantalla: 127

132 Cliente: digite el numero de cliente, deje en blanco el campo y pulse la tecla <Enter> o de clic sobre el botón de la derecha del campo para seleccionar un cliente de la lista de clientes. Recibo: ingrese el número de recibo. Fecha: el sistema mostrara la fecha actual. Digite una fecha diferente o de clic sobre el botón de la derecha para seleccionarla del calendario. Moneda: seleccione la moneda del abono dando clic sobre el icono de moneda. Monto: ingrese el monto del abono. Factura: ingrese el número de factura a la cual esta abonando. es Apartado: marque esta casilla dando clic sobre la misma para indicar que se trata de un abono a un apartado. De clic sobre el botón <Aceptar> para grabar el abono o pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla sin grabar el abono. De clic sobre el botón <Ver> para ver un listado de abonos como el siguiente: De clic sobre el número de recibo y luego pulse el botón <Borrar> para eliminar el abono. Si lo que desea es modificar algún dato del abono pulse el botón <Editar>. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla. 128

133 Modificar un abono: al dar clic sobre el botón <Editar> se mostrará la pantalla de abonos con la información del recibo para que haga los cambios necesarios: Realice los cambios que desee y pulse el botón <Aceptar> para grabar los cambios. Pulse la tecla <Esc> para salir de esta pantalla sin realizar los cambios Liquidar: Seleccione el número del apartado dando clic con el Mouse, luego pulse el botón <Liquidar> para liquidar el apartado seleccionado. De clic sobre el botón <Si> para liquidar el apartado seleccionado o sobre el botón <No> para cancelar la liquidación Reimprimir: Seleccione el número del apartado dando clic con el Mouse, luego pulse el botón <Imprimir> para imprimir el apartado seleccionado. 129