Manual de Usuario Administrador InvenSoft

Transcripción

1 Manual de Usuario Administrador InvenSoft Sistema de punto de venta para trabajar en red local y/o Internet. Es una poderosa aplicación de negocios y fácil de usar que le ayudara a controlar: Inventarios, Ventas, Compras, Proveedores, Clientes, Apartados, Pedidos, Ingresos y Egresos entre otros. ConstruSoft

2 Índice: Contenido Capítulo I InvenSoft... 5 Qué es InvenSoft?... 5 Requerimientos de Instalación Capítulo II Ejecución y uso del Programa... 7 Ejecución del Programa... 8 Acceso a la aplicación Conociendo la Pantalla Principal Acciones del Menú de Usuarios Cambio de contraseña de inicio Agregar un Usuario Consulta de usuarios: Acciones del Menú de Configuración Configuración de Empresa Configuración de Valores Configuración de Impresoras Acciones del Menú de Proveedores Alta de un proveedor Consulta de Proveedor Acciones del Menú de Producto Alta de un producto Consulta, Modificación o eliminación de Productos Acciones del Menú de Promociones Agregar o quitar una Promoción Quitar una Promoción: Consulta de promociones Mezclar promociones Consulta de Mezcla de promociones Eliminar Mezcla de promociones Acciones del Menú de Clientes

3 Agregar un cliente Consulta de Clientes Acciones del Menú de Compras Agregar una nueva Compra Consulta de Clientes Acciones del Menú de Ventas a Menudeo Agregar una nueva venta a menudeo Consulta de Ventas Reporte de ingresos Reporte por producto Acciones del Menú de Ventas a Mayoreo Agregar una nueva venta a Mayoreo Consulta de Ventas Reporte de ingresos Reporte por producto Acciones del Menú de Gastos Agregar un Gasto Consultar Gastos Reporte de Egresos Acciones del Menú de Archivo Reporte de caja Ver Bitácora Acerca de Salir

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5 Capítulo I InvenSoft Qué es InvenSoft? Es una herramienta informática de punto de venta para trabajar en red local y/o Internet para negocios dedicados a la venta y/o comercialización de diversos productos, con una facilidad de usar, permitiéndole controlar: Inventarios, Ventas, Compras, Proveedores, Clientes, Apartados, Pedidos, Cotizaciones, Ingresos y Egresos.

6 Invesoft cuenta con la posibilidad de conectarse con diversos dispositivos externos, para la salida de información como son los miniprinter, lector de código de barras, cajas de dinero, entre otros. Requerimientos de Instalación. Los Requerimientos de Hardware/Software para el correcto funcionamiento y uso de la herramienta de InveSoft Punto de Venta son los siguientes: Mínimos: Procesador a 1 GHz, 512 Mb en RAM, 100 Mb libres en disco duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, no-break en el servidor, Resolución de pantalla de 1280 x 800. Deseables: Procesador a 1.5 GHz, 1 GB en RAM, 300 Mb libres en disco duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, módem, internet, no-break en el servidor, Resolución de pantalla de 1280 x 800. Nota: Sistemas Operativos: Windows XP, 2000, NT, Vista, W7 (Excepto Windows Vista Starter).

7 Capítulo II Ejecución y uso del Programa

8 Ejecución del Programa Para la correcta ejecución y uso de la herramienta InveSoft realizaremos una serie de pasos los cuales se explicaran a detalle en este apartado, iniciaremos con el acceso al sistema, después con la manipulación de los diversos menús, diseñados para realizar la funciones a utilizar en el manejo de inventarios, entradas y salidas, así como los reportes (según lo necesite)y los respectivos cortes de caja por usuario- cajera, implementados en su negocio. Acceso a la aplicación. Para acceder a la aplicación realizaremos los siguientes pasos: Clic en el icono de carito de compras. Ingresar Usuario y Contraseña, por defaul ingresara con el siguiente Usuario: ADMIN y Contraseña ADMIN Clic en Tecla Enter Conociendo la Pantalla Principal. La Pantalla principal está compuesta por 4 áreas principales, Barras de Titulo, Barras de Menús, Barra de Iconos de Acceso Rápido y Área de Trabajo las cuales se describen a continuación: 1) Barras de Titulo: Muestra el nombre de la aplicación. 2) Barras de Menús; Contiene todos los menús a utilizar, con los submenús correspondientes a cada opción, que le permitirá realizar altas, bajas, modificaciones, consultas y configuraciones correspondientes. Los Menús son: Archivo.- En este menú podemos realizar Reportes de caja, Ver bitácora, acerca de y salir.

9 Proveedores.- Aquí vamos a dar de alta, modificar, y consultar a todos los proveedores y sus datos principales. Producto.- Podemos agregar, modificar, eliminar y consultar los datos de los productos en inventario Promociones.- Para el menú promociones podemos agregar o quitar una promoción, así mismo consultar y mezclar promociones.

10 Clientes.- Para este menú de clientes realizaremos acciones de Alta de nuevo cliente, modificación y consulta por cliente o de todos ellos. Compras.- Para el área de compras podremos realizar una nueva venta, consulta y sugerencias de las compras solicitada y realizadas.. Ventas Menudeo.- Realizaremos una nueva venta a menudeo, consultas de ventas, así como reporte de ingresos y reporte por producto.

11 Ventas Mayoreo.- Realizaremos una nueva venta a mayoreo, consultas de ventas, así como reporte de ingresos y reporte por producto. Gastos.- En Gastos podemos agregar un nuevo gasto, su respectiva consulta y reporte por periodo de fechas. Usuario.- Para el menú de usuarios nos permitirá agregar nuevos usuarios, modificar estatus y también cambiar las contraseñas.

12 Configuración.- En Configuracion tendremos los datos de la Empresa para aspectos de tiques y en valores los datos para mostrar en cuanto a pedidos y apartados. 3), Barra de Iconos de Acceso Rápido; presenta los accesos rápidos mediante iconos a las opciones más importantes y con mayor uso durante el manejo de la aplicación. 4) Área de Trabajo: El área de trabajo muestra toda la información y acciones necesarias sobre una opción solicitada, es aquí donde se desarrollara la mayor parte del trabajo de nuestra aplicación. 1.- Barra de Titulo 2.- Barra de Menús 3.- Barra de iconos de Acceso Rápido 3.- Área de Trabajo

13 Acciones del Menú de Usuarios. Cambio de contraseña de inicio Pasos para cambiar la contraseña de inicio haremos: Elegir el menú de Usuarios Clic en Cambiar Contraseña. Teclear la contraseña actual. Teclear la nueva contraseña y confirmar dicha contraseña, Clic en guardar para hacer los cambio o en cancelar si no desea hacer este cambio. Agregar un Usuario. Elegir menú Usuarios Clic en nuevos. Agregar todos los datos solicitados, los que están en color rojo son obligatorios. Elegir tipo de usuario Clic en guardar Consulta de usuarios: Elegir menú Usuarios Clic en Consulta de Usuarios. Nos aparecerá todos los usuarios agregados hasta la fecha de la consulta. Si necesitamos un usuario en específico, lo buscamos por el nombre y damos clic en filtrar. Acciones del Menú de Configuración. Configuración de Empresa Elegir menú Configuración. Clic en Empresa Ingresamos todos los datos, esto debido a que se utilizaran al momento de imprimir tikets y notas por parte de la aplicación. Clic en guardar.

14 Configuración de Valores. En este apartado nos servirá para modificar los valores con respecto, a cuanto se requiere sobre los pedidos y apartados, si se llegaran a solicitar, de la misma forma para activar las teclas de acceso rápido, y para activar impresión de tikets, así como la imagen de fondo para el sistema, eligiendo todos estos datos damos clic en guardar. Instrucciones Teclas de venta Rápida (Solo esta activada en venta a menudeo) Botón/Tecla Barra espaciadora Flecha izquierda Flecha Derecha Barra de retroceso Tecla suprimir Tecla Esc Tecla F1 Función Botón de Pago(Automático) Posiciona en el campo cantidad y lo cambia de color Posiciona en el campo código y lo cambia de color Limpia los campos cantidad y código y deja el enfoque en el segundo Borra el último producto de la lista Cancela toda la Venta Abre el cuadro de Clientes Configuración de Impresoras. En este apartado nos servirá para determinar a qué impresora se enviaran las impresiones de los tikets y los reportes, para ello hacemos los siguientes pasos Elegir menú Configuración. Clic en Impresoras Clic en reportes, se elige con doble clic la impresora. Clic en tikets, y seleccionamos la impresora con doble clic. Clic n guardar

15 Acciones del Menú de Proveedores. Alta de un proveedor. Elegir menú Proveedores. Clic en Altas Ingresar todos los datos solicitados Clic en guardar. Clic en Cerrar si no desea hacer la acción. Consulta de Proveedor Elegir menú Proveedores. Clic en Consulta Nos aparecerán en lista todos los proveedores Si necesitamos uno en especial ingresamos el dato en nombre de proveedor y clic en filtrar. Con la barra de desplazamiento horizontal podemos ver los demás datos. Cerrar para entrar a otro menú. Acciones del Menú de Producto. Alta de un producto. Elegir menú Productos. Clic en Altas Para dar de alta necesitamos primero dar de alta a un proveedor. Clic en el botón de carpeta para elegir un proveedor. Seleccione a el proveedor de la lista o buen buscarlo en Nombre de proveedor. Doble clic para insertar el registro seleccionado. Ingresar todos los datos solicitados. Elegir una imagen del equipo relacionado con el producto. Clic en guardar. Clic en Cerrar si no desea hacer la acción. Consulta, Modificación o eliminación de Productos. Elegir menú Productos. Clic en Consulta. Nos parece la lista de productos

16 Para encontrar uno en especial teclear el código de barras o por el escáner o bien escribir el nombre corto y filtrar. Para modificar un producto debemos seleccionar el producto y dar doble clic para modificarlo. Podemos introducir los datos para que la aplicación nos muestre Modificar el dato elegido o clic en borra para eliminar el producto del inventario, (Si borra el producto desaparecerá de todo el sistema). Acciones del Menú de Promociones. Agregar o quitar una Promoción. Para agregar o eliminar una promoción debemos realizar los siguientes pasos: Elegir menú Promociones. Las promociones solo funcionan con las ventas a menudeo. Damos clic en el botón de búsqueda para elegir el producto a ofertar. Nos parece una ventana donde nos muestra el listado de todos los productos y las opciones de búsqueda por código de barras o por nombre corto. Si es por código de barras, lo podemos escribir directamente o bien paras el lector sobre el código de barras del producto para que aparezca y podamos elegirlo. Le damos doble clic para agregarlo a la promoción. En la parte de promoción (del lado Derecho del área de trabajo). Se solicita la cantidad y el precio de promoción, escribimos estos datos conforme se desea dicha promoción. Le damos clic en agregar y guardar. Quitar una Promoción: Elegir menú Promociones. Las promociones solo funcionan con las ventas a menudeo. Damos clic en el botón de búsqueda para elegir el producto a ofertar. Nos parece una ventana donde nos muestra el listado de todos los productos y las opciones de búsqueda por código de barras o por nombre corto. Si es por código de barras, lo podemos escribir directamente o bien paras el lector sobre el código de barras del producto para que aparezca y podamos elegirlo, o bien escribir el nombre cortó para que aparezca el artículo. Le damos doble clic para agregarlo a la promoción.

17 En la parte de promoción (del lado Derecho del área de trabajo), nos aparecerá la promoción sobre ese producto. Seleccionamos la (s) que se vaya a quitar Le damos en clic en el botón quitar. Nos aparecerá un aviso de advertencia para verificar la eliminación de dicha promoción, si para quitarla o en no para dejarla. Clic en guardar y cerrar. Consulta de promociones. Elegir menú Promociones. Clic en Consulta de promociones. Nos parece la lista de productos con la promoción respectiva. Para encontrar una promoción en especial teclear el código de barras o por el escáner, o bien escribir el nombre corto y clic en el botón de filtrar. Clic en el botón X para cerrar la ventana. Mezclar promociones. La mezcla consiste en aplicar la promoción en los productos diferentes q tengan el mismo precio, es importante verificar q los precios de promociones sea idénticos para poder así efectuar de forma correcta esta modalidad Consulta de Mezcla de promociones. Elegir menú Promociones. Clic en Mezclar Elegir el primero producto dando clic en el botón de búsqueda, donde nos aparecerá una lista de productos los cuales podemos filtrar por código de barras nombre corto, para buscar uno en especial, elegimos el producto dando doble clic en el producto. Realizamos las mismas acciones del paso anterior para elegir el segundo producto, dando doble clic para elegir el producto. Clic en guardar para almacenar la mezcla y en X para cerrar la ventana. Clic en cancelar para no realizar la acción de guardar la mezcla.

18 Eliminar Mezcla de promociones. Elegir menú Promociones. Clic en Mezclar Buscamos a el primer producto con su nombre y filtrar, o en su caso si nos aparece rápido en la lista de la consulta por defaul. Damos doble clic sobre el registro. Nos aparecerá un aviso de advertencia para poder eliminar dicha mezcla. Le damos clic en si para borrarla y en no para dejarlo como esta. Clic en X para cerrar la ventana o bien en el botón Cerrar. Acciones del Menú de Clientes. Agregar un cliente. Elegir menú Clientes. Clic en Altas Ingresar todos los datos que solicita, las opciones marcadas con color rojo son necesarios para el correcto registro del cliente y para poder enviar información o felicitaciones en su caso. Clic en guardar para almacenar los datos Clic en cerrar para no realizar ninguna acción y volver al menú principal. Consulta de Clientes. Elegir menú Clientes Clic en Consulta. Nos parece la lista de clientes Para encontrar uno en especial teclear el nombre del cliente y dar clic en Filtrar. Clic en cerrar para regresar al menú principal.

19 Acciones del Menú de Compras. Agregar una nueva Compra. Elegir menú Compras. Clic en Nueva Compra. Clic en el botón de búsqueda para seleccionar el producto que se compro. Podemos hacer la búsqueda por el código de barras por medio del lector o escribiendo dicho código. Doble clic sobre el registro. Modificar el costo unitario, precio unitario, precio mayoreo y la cantidad comprada. Si es nuevo proveedor clic en el botón de búsqueda, y realizamos los pasos anteriores de búsqueda de productos. Clic en guardar para almacenar los datos. Clic en cerrar para no realizar ningún cambio y regresar a la pantalla principal. Consulta de Compras. Elegir menú Compras Clic en Consulta. Nos parece la lista de todas las compras realizadas, con un neto de compras. Podemos hacer consultas por un rango de fechas, por usuario. Elegir la fecha de inicio y fin y el usuario y damos clic en filtrar. Clic en cerrar para salir y regresar a la pantalla principal.

20 Acciones del Menú de Ventas a Menudeo. Agregar una nueva venta a menudeo. Ir a la barra de menús o en el botón de acceso rápido. Clic en Venta a Menudeo. Elegir nota sencilla o factura según requiere el cliente. Elegir el cliente, mediante el botón de búsqueda, filtrando por código o nombre, damos doble clic para agregarlo. Introducir la cantidad a comprar e Insertamos los productos por el lector de código de barras o bien escribiendo el código en la barra y pulsamos la tecla enter. En caso de no aparecer el producto podemos hacer una consulta por medio del botón de búsqueda para buscar dicho producto e introducirlo al carrito. Podemos ir quitando productos solo seleccionando el registro y dando clic en el botón QUITAR. Podemos introducir un descuento opcional en la parte de DESC $ el cual puede ser hasta el total del monto a cobrar, encaso de introducir un costo mayor al total de la compra producirá error, el cual la aplicación le mostrara el aviso. Una vez introducido todos los productos y si es el caso el descuento no vamos al botón PAGAR. Elegimos el tipo de pago si es efectivo o con tarjeta, si es en efectivo, introducimos con cuanto nos pagan, y el sistema le mostrara el cambio a entregar y tecleamos Enter Confirmamos venta Se almacena la venta y se manda a imprimir el tiket Consulta de Ventas. Elegir menú Ventas Menudo. Clic en Consulta. Nos parece la lista de las ventas amenudeo realizadas.

21 Podemos hacer consultas por rango de fechas, tipo de usuario o bien por el tipo de pago. Elegimos la opción deseada y clic en filtrar. Nos muestra el total de las ventas realizadas. Clic en cerrar. Reporte de ingresos- Elegir menú Ventas Menudo. Clic reporte de ingresos Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadas, con el monto total de esa ventas. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión. Reporte por producto Elegir menú Ventas Menudo. Clic reporte por producto Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadas de os productos vendidos. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión.

22 Acciones del Menú de Ventas a Mayoreo. Agregar una nueva venta a Mayoreo. Ir a la barra de menús o en el botón de acceso rápido. Clic en Venta a Mayoreo. Elegir nota sencilla o factura según requiere el cliente. Elegir el cliente, mediante el botón de búsqueda, filtrando por código o nombre, damos doble clic para agregarlo. Introducir la cantidad a comprar e Insertamos los productos por el lector de código de barras o bien escribiendo el código en la barra y pulsamos la tecla enter. En caso de no aparecer el producto podemos hacer una consulta por medio del botón de búsqueda para buscar dicho producto e introducirlo al carrito. Podemos ir quitando productos solo seleccionando el registro y dando clic en el botón QUITAR. Podemos introducir un descuento opcional en la parte de DESC $ el cual puede ser hasta el total del monto a cobrar, encaso de introducir un costo mayor al total de la compra producirá error, el cual la aplicación le mostrara el aviso. Una vez introducido todos los productos y si es el caso el descuento no vamos al botón PAGAR. Elegimos el tipo de pago si es efectivo o con tarjeta, si es en efectivo, introducimos con cuanto nos pagan, y el sistema le mostrara el cambio a entregar y tecleamos Enter Confirmamos venta Se almacena la venta y se manda a imprimir el tiket Consulta de Ventas. Elegir menú Ventas a Mayoreo. Clic en Consulta. Nos parece la lista de las ventas amenudeo realizadas. Podemos hacer consultas por rango de fechas, tipo de usuario o bien por el tipo de pago. Elegimos la opción deseada y clic en filtrar.

23 Nos muestra el total de las ventas realizadas. Clic en cerrar. Reporte de ingresos. Elegir menú Ventas Mayoreo. Clic reporte de ingresos Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadas, con el monto total de esas ventas. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión. Reporte por producto. Elegir menú Ventas Menudo. Clic reporte por producto Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadas de os productos vendidos. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión. Acciones del Menú de Gastos Agregar un Gasto. Elegir menú gastos o bien clic en el botón de acceso rápido. Clic Nuevo. Ingresar tipo de gasto, descripción de gasto y la cantidad. Clic en guardar. Clic en cancelar para no realizar la acción y regresar al menú anterior.

24 Consultar Gastos. Elegir menú gastos. Clic Consultar. Se puede hacer la consulta por rango de fechas, tipo de usuario o por tipo de gasto, una vez introducido estos datos damos clic en filtrar. Nos muestra la lista o el gasto dependiendo de las opciones ingresadas. Clic en cerrar. Reporte de Egresos. Elegir menú gastos. Clic Reporte de Egresos. Se puede hacer la consulta por rango de fechas, Una vez elegidas damos clic en ver reporte. Nos muestra la lista o el gasto dependiendo de las opciones ingresadas. Podemos mandar a imprimir dicho reporte Clic en cerrar. Acciones del Menú de Archivo. Reporte de caja. Elegir menú Archivo. Clic Reporte de Caja. Elegir rango de fechas, el tipo de pago y el o los usuarios, q desea aparezcan en el reposte Clic en ver reporte. Nos muestra la lista dependiendo de las opciones ingresadas con los montos generados hasta la última fecha ingresada. Podemos mandar a imprimir dicho reporte. Clic en cerrar. Ver Bitácora. Elegir menú Archivo. Clic Ver Bitácora.

25 Aparecerá un aviso y damos clic en aceptar Mostrara en hoja de cálculo de exel, el registro de todos los movimientos hasta la fecha en que se solicito la creación de la bitácora, realizados en el sistema. Acerca de. Elegir menú Archivo. Clic acerca de Muestra la información concerniente a la versión de la aplicación. Salir. Elegir menú Archivo. Clic en Salir Salimos de la aplicación, de igual forma salimos dando clic en el icono de acceso rápido.