CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INSTITUTO DE LA DEFENSA PUBLICA PENAL Informe de Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006 Guatemala, mayo de 2007

2 Instituto de la Defensa Pública Penal Resumen Gerencial 583 Resultados de Auditoría 584 Objetivos de Auditoría 585 Alcance de Auditoría 586 Dictamen 588 Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 589 Informe sobre Control Interno 597 Informe sobre Cumplimiento 600 Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 604 Funcionarios Responsables 605

3 583 RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES El Instituto de la Defensa Pública Penal, fue creado a través del Decreto No del Congreso de la República, de fecha 13 de julio de 1,998, como un organismo administrador del servicio público de defensa penal, para asistir gratuitamente a personas de escasos recursos económicos. También tiene a su cargo las funciones de gestión, administración y control de los abogados en el ejercicio profesional privado cuando realicen funciones de defensa pública. El Instituto goza de autonomía funcional y total independencia técnica para el cumplimiento de su función. De conformidad con el Decreto No , Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2006, publicado el 19 de diciembre de 2,005, el Instituto de la Defensa Pública Penal aprobó mediante Acuerdo Interno No para el ejercicio fiscal 2,006, inicialmente la cantidad de Q82,115, el cual se modificó por ampliaciones, por valor de Q9,818,543.55, para un presupuesto vigente de Q91,934, Se ejecutaron al 31 de diciembre de 2,006 del presupuesto de ingresos, la cantidad de Q87,262, y de egresos la cantidad de Q81,844, quedando un saldo presupuestario por ejecutar por la cantidad de Q10,089,

4 584 RESULTADOS DE AUDITORÍA HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO 1 Incumplimiento a Leyes y Reglamentos Internos (Hallazgo de Control Interno No.1) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO 1 2 Utilización de formularios sin autorización por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Presentación extemporánea de copia de los contratos al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2)

5 585 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Emitir opinón sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, ejecución y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos para el ejercicio fiscal Evaluar la estructura del Control Interno del Instituto de la Defensa Pública Penal. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos. Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía de los programas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración.

6 586 Control Interno ALCANCE DE AUDITORÍA Se evaluaron las operaciones financieras y se realizaron pruebas sustantivas y de cumplimiento a los procesos, sistemas integrados, registros de operaciones y otros documentos y procedimientos que generan la información financiera. Se evaluó la estructura y ambiente de Control Interno en el entorno al Sistema de Contabilidad Integrada. Se evaluaron los informes y trabajo desarrollado por la Unidad de Auditoría Interna UDAI. Se evaluó el nivel de riesgo inherente, nivel de riesgo de control y se determinó el nivel de riesgo de detección. Se evaluó la ejecución presupuestaria orientada al análisis de los resultados y efectos de los programas presupuestarios del Instituto de la Defensa Pública Penal. Ingresos Con base a la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, se aplicaron los criterios para la selección de la muestra elaborando los programas de auditoría, para cada rubro de ingresos aplicando los procedimientos siguientes: Se verificó que los ingresos privativos generados por el Instituto de la Defensa Pública Penal, hayan sido percibidos y registrados de conformidad con la base legal que los establece. Se verificaron las conciliaciones bancarias durante el período 2006, para comprobar los movimientos de efectivo por los ingresos percibidos y sus intereses devengados. Se verificó su adecuado registro y presentación de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Se verificó que hayan sido ingresados íntegra y oportunamente a cuentas del Instituto de la Defensa Pública Penal. Se evaluó el % establecido, en la planificación, aplicando el criterio de importancia relativa, a manera de satisfacerse la razonabilidad del ingreso por rubro. Egresos Con base en la ejecución presupuestaria del Instituto de la Defensa Pública Penal, se aplicaron criterios para la selección de la muestra, elaborando los programas de auditoría para cada grupo de egresos. Se examinó el % establecido en la evaluación de control interno y los riesgos inherente y de control, aplicando el criterio de importancia relativa, a manera de satisfacerse de la razonabilidad de los egresos por programa y grupo de gasto. En el Grupo 000 Servicios Personales, se evaluaron los renglones 011, 015, 022, 029, se examinó el control, existencia y registro, nóminas, contratos, planillas, informes de labores e información del personal permanente, personal por contrato, personal temporal y jornales. En el grupo 100 Servicios no Personales se evaluaron los renglones 113, 131, 151, 183, 196 y 199; se

7 587 evaluó la razonabilidad, autenticidad, existencia, registro, y presentación de las cifras a través del examen de la documentación legal de soporte, así como que el servicio haya sido recibido satisfactoriamente. En el grupo 200 Materiales y Suministros, se evaluaron los renglones, 262 y 267; se evaluó la razonabilidad, autenticidad, existencia, registro y presentación de las cifras a través del examen de la documentación legal de soporte, así como el ingreso de los materiales al almacén. En el Grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, que comprende los renglones 322 y 328, se examinaron las compras de bienes tangibles e intangibles y donaciones, que estas hayan sido registradas en el inventario, que los bienes se encuentren al servicio de la entidad y que se encuentren debidamente asignados en una tarjeta de responsabilidad. Modificaciones Presupuestarias Se examinaron las modificaciones al presupuesto de la entidad, verificando que estuvieran de conformidad con el Manual de Modificaciones Presupuestarias y la Ley Orgánica del Presupuesto. Se verificó el presupuesto asignado, incluyendo las modificaciones de más o de menos para verificar la exactitud del presupuesto vigente. Disponibilidades de Efectivo en Caja y Bancos. Se verificó la razonabilidad y legitimidad de los saldos de efectivo en caja y bancos al 31 de diciembre de 2006.

8 DICTAMEN Licenciada Blanca Aída Stalling Dávila Directora General Instituto de la Defensa Pública Penal Su Despacho Hemos auditado el Balance General adjunto del Instituto de la Defensa Pública Penal, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre los mismos, basados en nuestra auditoría. Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certeza razonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen sobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra opinión. En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del Instituto de la Defensa Pública Penal al 31 de diciembre de 2006, los resultados de sus operaciones, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Guatemala, 30 de mayo de 2007

9 ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS

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17 597 Licenciada Blanca Aída Stalling Dávila Directora General Instituto de la Defensa Pública Penal Su Despacho INFORME SOBRE CONTROL INTERNO En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto del Instituto de la Defensa Pública Penal, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. El asunto que nos llama la atención y que está relacionado con deficiencias en el diseño y operaciones de la estructura de control interno, que podría afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Gerencia en los estados financieros, es el siguiente: 1 Incumplimiento a Leyes y Reglamentos Internos (Hallazgo de Control Interno No.1) Guatemala, 30 de mayo de 2007

18 598 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Incumplimiento a Leyes y Reglamentos Internos (Hallazgo de Control Interno No.1) Condición Al realizar el arqueo de valores al fondo rotativo, el 16 de noviembre de 2006, se encontraron las siguientes deficiencias: Incumplimiento en el plazo establecido en el Reglamento Interno de Viáticos como consta en el formulario viático anticipo No de fecha 20 de junio de 2006, formulario viático liquidación, de fecha 07 de noviembre de Se determinó que los gastos de viáticos formularios viático liquidación No. 3207, de fecha 15 de mayo de 2006, formulario viático liquidación 3257 de fecha 14 de junio de 2006, al 16 de noviembre de 2006, fecha del arqueo del fondo rotativo aún formaba parte de los documentos de abono. Los formularios viático liquidación Nos. 3738, 3747, 3757, 3799, y 3808, fueron presentados por los beneficiarios y aceptados por la administración con tachones y correcciones. El nombramiento de comisión oficial, de fecha 24 de octubre de 2006, figura con fecha posterior al viático anticipo No que tiene fecha octubre 9 de 2006 y la entrega del cheque No de fecha 10 de octubre de 2006, por valor de Q Criterio El Acuerdo Interno No. 2-99, emitido por el Consejo del Instituto de la Defensa Pública Penal, Reglamento General de Gastos de Viáticos artículo 12, establece: "En el plazo de diez días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, se liquidarán los viáticos". Causa Falta de control administrativo para la liquidación de viáticos por la Dirección Administrativa y Financiera Efecto Se fomenta el desorden administrativo. Recomendación Que la Directora Administrativa y Financiera de a conocer los reglamentos internos a las personas directamente relacionadas, para que puedan darle cumplimiento y no se incurra en faltas. Comentarios de la administración "En relación a las liquidaciones de viáticos consideradas extemporáneas, tal como lo exponemos en nuestro oficio /DAF/AE-nr, estás si fueron liquidadas por los interesados al fondo rotativo en los plazos establecidos en el reglamento. Pero por falta de firma y otros requisitos internos al llenar en el formulario, la encargada del fondo no podía solicitar su reembolso a la caja general, y por eso aparecían formando parte de los documentos de legitimo abono que amparaban el saldo disponible en el Fondo Rotativo, de la misma forma ocurrió con los viáticos liquidación 3207 y En relación a los viáticos 3738, 3747, 3757, 3799 y 3808 es necesario su comprensión en el sentido de que corresponden a personal operativo y de mantenimiento, por lo que resulta imposible un manejo perfecto y exacto del formulario respectivo; dada la dificultad en su diseño, y estaríamos desperdiciando formularios, pero en el fondo las correcciones han sido para que se consignen las cifras exactas de viáticos que corresponden y en ningún momento se está violando alguna norma, ya que las cifras pagadas corresponden

19 599 a las comisiones desarrolladas y que aparecen en la caja fiscal. Esto se puede evidenciar al ser liquidados dichos viáticos con otros formularios Se deja claro que el documento que respalda el gasto de toda comisión es el viático constancia y el viático liquidación es un documento para fines administrativos. Por otro lado me permito informarle que con fecha 20 de noviembre de 2006 se giró la circular No DAF-AE-, dirigida a todo el personal del Instituto de la Defensa Pública Penal, en la cual se giraron importantes instrucciones en relación a la liquidación de viáticos por comisiones oficiales, en este contexto y recientemente el 16 de febrero de 2007, se envió la circular No DAF-AE-nr, en la cual se hace un atento recordatorio en relación al contenido de la circular anterior, es decir la No (Fotocopias adjuntas). Si se observa del total de formularios de viáticos utilizados en el año, son pocos los que han sido objeto de tachones, o sea es un mínimo relacionado al total utilizado en el año. Por lo que se puede observar que ya se han tomado las medidas administrativas para evitar que se emitan formularios de viáticos de liquidación con tachaduras y borrones, y creemos que por unos pocos casos ( Bajo el Principio de la Materialidad) no se puede señalar como hallazgo, estos pocos, que no constituyen ni un 0.5% en relación al número de viáticos tramitados en el año. En cuanto a los viáticos del señor Romeo Gudiel García, nuevamente insistimos en que obedeció a un error en el nombramiento; (creemos que es un caso único), pues todas las operaciones financieras y administrativas permiten evidenciar que siendo la comisión del 9 al 11 de octubre del 2006, se le dio un anticipo el día 9, la comisión fue realizada del día 9 al 11 y liquidado el día 19 de octubre. Además el documento que respalda el cumplimiento de una comisión, lo constituye el Viático Constancia, que esta correctamente lleno, en relación a la fecha de la comisión. Esperamos con estas pruebas y aseveraciones, desvanecer los hallazgos que nos fueron presentados, no dudando de su buen y amplio criterio, ante todo porque son hallazgos de orden administrativo insignificantes y de poca importancia material, en relación al presupuesto global que se maneja con absoluta transparencia y responsabilidad, como parte del eje de transparencia que se incorporo en nuestro programa quinquenal como fundamento de una sana y adecuada administración de los fondos asignados a este Instituto". Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, porque estas deficiencias no contribuyen al fortalecimiento del control interno en la Entidad. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para la Directora Administrativa y Financiera, por la cantidad de Q4,

20 600 INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO Licenciada Blanca Aída Stalling Dávila Directora General Instituto de la Defensa Pública Penal Su Despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonable acerca de sí el Balance General adjunto del Instituto de la Defensa Pública Penal, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad del Instituto de la Defensa Pública Penal. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia no expresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsiones resultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento: 1 Utilización de formularios sin autorización por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1) 2 Presentación extemporánea de copia de los contratos al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a si los estados financieros del Instituto de la Defensa Pública Penal, por el año terminado al 31 de diciembre de 2006, se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes y regulaciones aplicables. Guatemala, 30 de mayo de 2007

21 601 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Utilización de formularios sin autorización por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Condición Derivado de la revisión a las conciliaciones bancarias de la cuenta de depósitos monetarios Crédito Hipotecario Nacional del período 2006, se estableció que dichas conciliaciones no se realizan en hojas habilitadas por la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4, inciso k, indica: "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares, que se operen en forma manual, electrónica, o por otros medios legalmente autorizados, de las entidades sujetas a fiscalización". El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 2.7, indica: "Cada ente público debe aplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de formularios numerados, independientemente del medio que se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos. Todo diseño de formularios debe ser autorizado previamente por los respectivos entes rectores de los sistemas". Causa Se incumple los reglamentos legales, porque la administración considera que son registros auxiliares Efecto Riesgo de que la información no sea confiable. Recomendación El Gerente Financiero, debe velar porque se cumpla con el uso de formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración "Reiteramos los conceptos de nuestro oficio /DAF/AE-nr, he insistimos que esta institución es muy cuidadosa en cuanto al registro de sus operaciones financieras, en los libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas; siendo así que disponemos de libros de bancos autorizados en varios bancos conforme autorizaciones que se acompañan, en donde actualmente se registra el movimiento financiero de las cuentas bancarias de depósitos monetarios; en tal sentido y a nuestro criterio las conciliaciones bancarias no son operaciones propiamente dichas para reflejar los ingresos y egresos, sino constituyen registros auxiliares que son utilizados para verificar y conciliar el movimiento bancario del mes. En las anteriores auditorias realizadas por los delegados de la Contraloría General de Cuentas, nunca se objeto que los registros auxiliares deberían de llevarse en libros autorizados, únicamente en la auditoria del año 2,003, los auditores actuantes, hicieron la recomendación de que el Departamento de Contabilidad debería ser la unidad responsable de elaborarlas y la Auditoria Interna quedar a cargo de su revisión, para efectos de control. A pesar de lo anteriormente señalado, hemos tramitado la autorización de la Contraloría General de Cuentas Hojas Móviles, (copias adjuntas), habiéndose ya operado en dichos libros, las conciliaciones bancarias del presente año".

22 602 Comentarios de auditoría El hallazgo se confirma, debido que los argumentos de la administración no lo desvanecen. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 19, para el Gerente Financiero, por la cantidad de Q4,

23 603 Presentación extemporánea de copia de los contratos al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Condición Derivado de la revisión a los contratos administrativos de servicios cargados al renglón 029, se comprobó que las autoridades responsables no enviaron en el tiempo estipulado, la copia de 39 contratos, por la cantidad de Q1,388, Criterio El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75, indica: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización". Causa Las autoridades de la Entidad en su comentario argumentan que presentaron extemporáneamente la copia de los contratos, porque la persona responsable, no le dió la importancia debida a esta situación por lo que fue separada del cargo. Efecto Por lo expuesto anteriormente, se produjo un inadecuado control interno, incumpliendo lo ordenado por la Ley de Contrataciones del Estado. Recomendación Que el Director Ejecutivo gire instrucciones al Director de Recursos Humanos, para que instruya a la persona encargada de enviar los contratos, observando la legislación vigente, respecto a los contratos y evitar que estas deficiencias persistan. Comentarios de la administración " En cuanto a dicho hallazgo mediante oficio /DAF/AE-nr cuyas copias adjuntamos, acompañamos información mediante la cual se demostró que solo en algunos contratos se incumplió dicha disposición, y ante la negligencia del personal responsable de darle cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado, esta Dirección tomó las medidas administrativas necesarias separando del cargo al personal responsable, habiéndose regularizado dicho envío en los tiempos y plazos establecidos en la ley, a partir de dicha separación. Adicionalmente hemos enviado circulares a las unidades responsables para darle estricto cumplimiento a la norma legal". Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo. Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Director Ejecutivo y Director de Recursos Humanos, por la cantidad de Q27,

24 604 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES La Dirección de Calidad de Gasto Público de la Contraloría General de Cuentas, efectuó la verificación, seguimiento y registro de las acciones dictadas en los informes de auditoría y su adecuado cumplimiento por parte de la Institución.

25 605 FUNCIONARIOS RESPONSABLES No. Nombre Cargo Del Al 1 BLANCA AIDA STALLING DAVILA DIRECTORA GENERAL 01/01/ /12/ HUGO VIDAL REQUENA BELTETON AUDITOR INTERNO 01/01/ /12/ REMBERTO LEONEL RUIZ BARRIENTOS DIRECTOR DE LA DIVISION EJECUTIVA Y DE RECURSOS HUMANOS 01/01/ /12/ MIRNA ELIZABETH CABALLEROS SALGUERO DIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 01/01/ /07/ ADRIANA ESTEVEZ CLAVERIA DIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 01/08/ /12/ ROLANDO JIMENEZ GODOY GERENTE FINANCIERO 01/01/ /12/ ESTELA MARIA ANTONIETA BARRERA MELGAR JEFE DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 8 THELMA YOLANDA JUAREZ CARRILLO JEFE DE PRESUPUESTO 01/01/ /08/ /12/ /12/2006