UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO Manual Operativo Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Septiembre 2004 Fructificar la Razón: Trascender Nuestra Cultura Revisión 3

2 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad anual operativo de DAF-RMSG CONTENIDO I. Presentación... 2 II. Compromiso con la calidad... 2 III. Antecedentes... 3 a. Objetivos de calidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales... 3 IV. Estructura Organizacional. 4 V. Procedimientos... 5 Documento Impreso: COPIA NO CONTROLADA

3 2 I. Presentación El presente manual operativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales surge ante el compromiso de participar en la implantación del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad, para conducir todos sus procesos hacia una orientación a la plena satisfacción de los usuarios de los servicios que ofrece el departamento. Así también, responde a las demandas de la sociedad de contar con una educación de calidad y de pertinencia, así como al mandato nacional de optimización de recursos, reducción de trámites, rendición de cuentas y de la facilidad para la toma de decisiones. El presente manual permitirá uniformizar, normar y establecer las actividades acordes a los procesos del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Su aplicación, en el ámbito general y particular, permitirá que cada una de las acciones que se realicen en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales se encuentren bajo el marco de la Norma ISO 9001:2000. II. Compromiso con la calidad En la actualidad, nuestro sistema educativo presenta, en diferentes medidas, fallas de articulación, rigidez en programas de estudio, insuficiente diversificación de las instituciones, repetición y deserción, falta de aprovechamiento, problemas de cobertura, así como desigualdades entre los estados, las regiones y los diversos sectores sociales; que obligan a establecer un compromiso y disposición para ofrecer todos los procesos, que apoyan a los programas educativos, de buena calidad y realizar todas las tareas referentes a la administración de los recursos materiales y servicios generales, que demanda la institución, en forma articulada y coordinada con las autoridades universitarias, educativas y con todas las instancias públicas y particulares que coincidan con nuestros propósitos de lograr que el sistema de educación superior en México sea promotor y creador de innovaciones, rinda cuentas de su desempeño y atienda la demanda de educación con equidad, solidez académica y pertinencia curricular. Asimismo, mediante la certificación de los procesos del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales buscaremos la eficiencia organizacional y el uso óptimo de los recursos que se reciben de la sociedad y de los particulares. La disposición del personal, adscrito al departamento, es plena y no tiene más límites que el respeto a los ordenamientos normativos y al régimen jurídico que rige a nuestra institución.

4 3 III. Antecedentes El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la universidad pertenece a la Dirección de Administración y Finanzas y realiza actividades puramente administrativas. Sus funciones genéricas corresponden al rubro de apoyo institucional. La personalidad y las atribuciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales se remiten a lo especificado la página 109 del Manual de Organización 2002 de la Universidad de Quintana Roo. La función genérica del departamento es administrar institucionalmente los recursos materiales que requiere la universidad para el desarrollo de sus funciones; así como prestar los servicios generales de intendencia, transporte, correspondencia, archivo, vigilancia y demás que requiera la administración central de la universidad. En el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales se realizan todas las actividades relacionadas a la adquisición de materiales de oficina, software, mobiliario y equipo, así como el registro y control de los inventarios, prestación y administración de los distintos servicios que demanda la institución, así como el mantenimiento, operación y desarrollo de la infraestructura física de la universidad. Para lo anterior, el departamento cuenta con disposición del personal para realizar las actividades inherentes a sus secciones o áreas, ha contado hasta la fecha con una organización de las diversas secciones, para resolver los problemas particulares e interactuando para resolver los problemas comunes o apoyarse en caso de carga de trabajo en alguna de ellas. Pese a lo anterior, existe una falta de espacios acordes al almacenaje y control de bienes muebles, carencia de normas y procedimientos respecto a los procesos de sus áreas, falta de apoyos, carencia de personal, materiales y equipo de trabajo, entre otros factores. Lo anterior, ha obligado que dentro de la dinámica de acción del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales se destaque la búsqueda constante de la satisfacción total de sus usuarios, lo que motivó que el personal adscrito al área se iniciara en la tarea de fomentar y establecer un sistema de gestión de la calidad a través del cual se pueda garantizar no sólo la eficiente prestación del servicio sino también la satisfacción del usuario. a. Objetivos de calidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Los objetivos de calidad identificados por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales son:

5 4 Agilizar los trámites y servicios para adquisición de bienes muebles y materiales. Mejorar la operación y mantenimiento de la infraestructura universitaria. Mejorar y consolidar los distintos servicios generales que ofrece el departamento. Mejorar el registro y control de Inventarios. Generar, mantener y consolidar un sistema integral de información de todas las actividades del departamento. Capacitar al personal de todas las áreas que integran al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que cumplan con las competencias laborales que exige el perfil de su puesto. Crear el clima laboral que propicie la conformación real de un equipo de trabajo, en el que todos los integrantes se interrelacionan para la consecución de un mismo fin. IV. Estructura Organizacional Ver Funciones y Perfil del Puesto en Manual de Organización

6 5 V. Procedimientos PROCEDIMIENTO Adquisición de bienes y servicios Registro y control de inventarios Diseño y construcción de obras Manejo y mantenimiento de infraestructura Administración de servicios CÓDIGO DRM-001 DRM-002 DRM-003 DRM-004 DRM-005 Modificaciones: Se actualizo el Manual Operativo quitando la Misión, Visión 2006 y Política de Calidad del Área; dejando solo los Objetivos de Calidad. Se elimino la estructura organizacional poniendo la referencia al Manual de Organización Se realizo el cambio de Revisión 2 a Revisión 3