DISPENSACION EJECUCION PROCESADOR (S) Personal autorizado para dispensar. ENTRADAS SUBPROCESO Y ACTIVIDADES SALIDAS Formula médica legal Planear:

Transcripción

1 OBJETO: Dispensacion de Medicamentos y Dispositivos Medicos ALCANCE: Todas las actividades relacionadas con la comunicación y recepción de los requisitos legales y del cliente, y las actividades de venta y postventa del producto RESPONSABLE : Auxiliares de Servicios Farmaceuticos y Direccion Tecnica del Servicio Farmaceutico CONDICIONES: Capacitacion del Auxiliar en Dispensacion de Medicamentos RECURSOS NECESARIOS : Cartelera Computador y papeleria EJECUCION PROVEEDOR (S) Reglamentación legal respectiva Cliente solicitando un producto o un servicio en la DROGUERIA XXXX PROCESADOR (S) Personal autorizado para dispensar USUARIO(S) Personas que soliciten los productos y servicios de nuestras DROGUERIA XXXX ENTRADAS SUBPROCESO Y ACTIVIDADES SALIDAS Formula médica legal Planear: Usuarios potenciales y sector en respectiva. Estudios de Mercado. que se puede desarrollar la Solicitud de medicamentos entrega del producto. de o productos autorizados Estrategias de servicios, Formula médica retenida o no para entregar en la publicidad y directrices para el con el sello de despachado. DROGUERIA XXXX. desarrollo de la misma. Factura y Garantía. Los requisitos legales y/o Registros de entrega y reglamentarios. retroalimentación con el cliente. La disposición de catálogos e implementos para la comunicación e información del producto. Las actividades y formatos para la determinación de los requisitos del usuario, (entrega) Formatos y medios adecuados de comunicación para la retroalimentación con el usuario. Recepción de quejas, reclamos y sugerencias Hacer: Ejecutar todas las actividades establecidas en la planeación. Verificar: Los requisitos del producto definidos.

2 RECURSOS Software de inventarios y análisis de datos. Papelería y archivos. Formatos de atención y realización de la entrega. El cumplimiento de los requisitos del usuario. El cumplimiento de los requisitos legales y complementarios. La información del producto y los canales de comunicación con el usuario. Actuar: Procedimientos de acciones correctivas y preventivas. Registrar las no conformidades junto con su disposición con el fin de proveer de conocimiento continuo. VARIABLE CRÍTICA O PARÁMETRO DE CONTROL. Equivocación en la dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. Normatividad vigente en la venta de medicamentos. REGISTROS. Facturas y Garantías. Retroalimentación del usuario. No conformidades y acciones tomadas. REQUISITOS A CUMPLIR REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS INDICADOR DE PROCESO. Procedimiento de Dispensación. % Satisfacción del usuario. Rapidez en la atención del Procedimiento de Inyectología. Número de productos usuario y solución de Manual de Bioseguridad. dispensados / Número de quejas y reclamos. productos a dispensar Legales y reglamentarios presupuestados. establecidos. Quejas atendidas / Quejas Relacionados con la presentadas. dispensacion. PROCEDIMIENTO DE DISPENSACION DE MEDICAMENTOS 1. FORMULACION : Las fórmulas deben estar diligenciadas completamente, es decir, deben poseer la siguiente información: Lugar y fecha de la prescripción Nombre del paciente y documento de identificación Tipo de usuario Nombre del medicamento Concentracion y forma farmacéutica Via de administración

3 Dosis y frecuencia de administración Periodo de duración del tratamiento Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento Vigencia de la prescripción Nombre y firma del prescriptor con su respectivo registro profesional Fecha de expedición de la fórmula. Las formulaciones no podrán exceder los treinta (30) días de tratamiento para patologías crónicas. Máximo tres ítems por fórmula, indicando la cantidad en números y letras. Firma, sello y registro del profesional que prescribe los medicamentos Firma, dirección y teléfono del usuario a quien se le formulan los medicamentos. Si es menor, la firma del padre. 2. DESPACHO DE MEDICAMENTOS: El despacho de los medicamentos se realizará de la siguiente forma: El proveedor suministrará los medicamentos conforme a las indicaciones y especificaciones consignadas en la correspondiente fórmula médica, motivo por el cual no está permitido: Cambiar presentaciones (ejemplo: tabletas por ampollas) y concentraciones de medicamentos. Transcribir fórmulas. Cambiar medicamentos prescritos a los pacientes y suministrar a cambio artículos diferentes a los especificados en la fórmula. Se entregarán las cantidades exactas de medicamentos formulados independientemente del número de unidades contenidas en cada presentación, siempre y cuando este fraccionamiento no implique manipulación de los medicamentos. El suministro de medicamentos del Régimen Subsidiado está exento de cancelar Cuota Moderadora. 3. VERIFICACION Y CONTROL DE SEGURIDAD: Ninguna fórmula se despachará cuando: La fórmula presente tachaduras, borrones o enmendaduras. Se sustituya un producto farmacéutico o medicamento por otro producto. La fórmula tenga información incompleta. Falte firma y sello del médico que prescribe los medicamentos. La formulación exceda los treinta (30) días de tratamiento. Dos o mas letras diferentes ACTIVIDADES EN EL PROCESO DE LA DISPENSACION La principal misión de la DROGUERIA XXXX es la Dispensación de medicamentos, dispositivos médicos, productos para el cuidado de salud y varios, que cumplan con la normatividad vigente. La DROGUERIA XXXX tiene un deber con los usuarios en cuanto a garantizar un buen servicio en la Dispensación y en lo posible un seguimiento a los usuarios o pacientes cuando retornan nuevamente a la DROGUERIA XXXX por el mismo u otro servicio. El acto de dispensación nunca debe ser algo rutinario o mecánico, debe ser un acto profesional el cual deberá mejorarse día tras día, de modo que cuando un cliente llega a la DROGUERIA XXXX la persona que vaya a dispensar debe tener como objetivo simultáneos entregar los medicamentos, dispositivos médicos y productos para el cuidado de la salud en condiciones óptimas, que se cumpla con la normatividad a que estamos obligados y que halla un proceso de servicio post venta.

4 RESPONSABILIDAD DE LA DROGUERIA EN EL PROCESO DE LA DISPENSACION 1. Adquisición: Es la custodia y conservación de los medicamentos. 2. Dispensación: Consiste en la entrega de medicamentos, dispositivos médicos y productos en general con o sin formula médica de acuerdo con la normatividad vigente. Cuando se requiera de la formula médica para dispensar se debe hacer la correcta interpretación de la misma, ofreciendo una entrega oportuna de las medicamentos a los pacientes, indicando a demás información en torno al buen uso y conservación de los mismos dentro y fuera de la droguería. 3. Vigilancia y Control: Se debe hacer de las formulas médicas dispensadas y custodia de las formulas de medicamentos de control especial y del principio activo Misoprostrol, teniendo en cuenta la vigencia y que su prescripción sea clara 4. La administración de medicamentos permitidos por la legislación vigente, dispensados en la droguería por vía intramuscular y el manejo adecuado de los residuos que se originan en la inyectología, cumpliendo el protocolo del manual de inyectología. ( Resolución 2330 de 2006) ELEMENTOS PRINCIPALES EN LAS BUENAS PRÁCTICAS DE LA DISPENSACION 1. Calidad de los medicamento, dispositivos médicos y productos para el cuidado de la salud: La DROGUERIA XXXX debe garantizar la calidad de los productos que dispensa, asumiendo toda la responsabilidad de la calidad de los productos desde el momento que llegan o se almacenan en la droguería, por lo tanto es su responsabilidad la correcta conservación, almacenamiento, fraccionamiento y el control de las fechas de vencimiento, control de registros sanitarios y números de lote de los medicamentos, dispositivos médicos y productos varios. 2. Cuando se dispensen medicamentos de venta con formula médica se debe verificar la legalidad de la formula, la correcta interpretación de la misma y asegurarse de una correcta dispensación. Si hay alguna duda en la formula médica presentada o si la misma no estuviese clara, no se podrá dispensar, y se informará de este hecho al prescriptor. 3. Información al paciente: la dispensación de cualquier medicamento, dispositivo médico o producto para el cuidado de la salud, requiere de algunas recomendaciones por parte de la persona que dispensa de acuerdo con lo permitido por la normatividad vigente, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente. Se debe dar información objetiva, amplia, actualizada, confiable y con respaldo científico. ETAPAS DE LA DISPENSACION 1. Recepción del paciente: Sonreír, saludar al paciente y presentarse. 2. Recepción, lectura e interpretación de la formula médica: Asegúrese que cumpla con la reglamentación vigente, que posea indicación de dosis, concentración, forma farmacéutica y cantidad de unidades para el tratamiento, debe tener también la firma y sello del médico prescriptor.

5 3. Selección del medicamento: Consulte el sistema o el material bibliografico para ver inventario de los productos y precios de los mismos, debe asegurarse que el nombre, la concentración, la forma farmacéutica y la prescripción del medicamento, dispositivo médico o productos para el cuidado de la salud que se dispensarán correspondan a los descritos. 4. Inspección visual: Antes de entregar el producto comprobar que el medicamento tenga el aspecto adecuado y verificar que los envases segundarios y primarios, estén en buenas condiciones, que el nombre, la concentración y forma farmacéutica coincidan, de igual forma se debe revisar que la fecha de vencimiento del producto que se dispensa este vigente. Verificada la existencia de los productos busque los mismos en el lugar en el cual deben encontrarse de acuerdo con el sistema de almacenamiento usado, pase el código de barras del producto por el lector. 5. Información: Se debe brindar al paciente información verbal que permite la normatividad vigente para la adecuada administración en casos de productos de venta libre y la correcta conservación de los productos. 6. Acondicionamiento: Entregar el medicamento en condiciones seguras para su conservación y traslado, respetando la cadena de frío cuando corresponda. OBLIGACIONES DEL DISPENSADOR. 1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción, establecidos en el presente decreto. ( Resolución 2200 de 2005) 2. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional. 3. Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos. 4. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, qué cuidados debe tener en la administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. Cuando la dirección técnica de la Droguería, esté a cargo de persona que no ostente título de Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de DROGUERIA XXXX la información que debe ofrecer al paciente está señalada en el artículo 3º del presente decreto Informar y concienciar a los usuarios sobre el no fraccionamiento de antibióticos. 6. Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del Sector Salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y destrezas necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando progresivamente las competencias laborales. PROHIBICIONES DEL DISPENSADOR. 1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

6 2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita. 3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos. 4. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña. 5. El fraccionamiento de antibióticos. 6. Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos. 7. Tener muestras médicas de medicamentos. 8. Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para realizar los procesos de reenvase o reempaque de medicamentos. 9. Inducir al usuario al cambio de un medicamento que reemplace o sustituya al prescrito. LISTA DE VERIFICACION EN PROCEDIMIENTO DE DISPENSACION 1. Recepcionar las formulas prescritas por el facultativo 2. Verificar que los datos en la formula medica estén completos 3. Revisar si hay Existencia en el sistema y Físico 4. Verificar si los medicamentos son de VENTA LIBRE o de CONTROL 5. Si son de Control, verifica que la formula medica este debidamente firmada y con el registro medico 6. Verificar si los Medicamentos son POS o NO POS 7. Si son NO POS, verificar que la formula medica contenga la respectiva autorización 8. Buscar los medicamentos según la organización establecida en la zona de almacénamiento 9. Verificar si los medicamentos para la entrega son GENERICOS o de MARCA 10. Revisar que la etiqueta y/o rotulo de los medicamentos no estén rotos 11. Si están rotos, los registra en el libro de actas y comunica la respectiva novedad 12. Revisar y comparar con la formula medica la presentación de los medicamentos Tabletas- Ampollas- Cremas 13. Si son Tabletas, Ampollas, Cremas,etc verificar su estado 14. Verificar la Fecha de Vencimiento de los Medicamentos 15. Si los medicamentos están vencidos seguir los procedimientos establecidos y registrarlos en el acta correspondiente 16. Entregar los Medicamentos según la prescripción medica

7 17. Recomendar al usuario sobre el modo de empleo de los medicamentos, según la prescripción medica 18. Verificar los requerimientos de la prescripción medica de acuerdo con la normativa vigente 19. Verificar las etiquetas, rótulos, empaques y vigencia de los medicamentos 20. Entregar los medicamentos y elementos de acuerdo a la prescripción medica 21. Registrar las prescripciones medicas, los medicamentos de control y sustancias tóxicas con la frecuencia respectiva 22. Manejar el sistema operativo de la droguería de acuerdo con el manual de productos PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: 100% medicamentos registrados con del año en curso ESTANDAR DE CALIDAD: 100% medicamentos dispensados